Har du någonsin drömt om att smutta på kokosvatten vid stranden medan du bockar av din att göra-lista? Det är charmen med en arbetsresa, där du får saker gjorda samtidigt som du njuter av nya vyer och ett nytt tankesätt.
Men en produktiv arbetsresa sker inte av en slump. Om du dyker upp utan en plan kan du hamna med att arbeta hela dagen på ett hotellrum med dålig Wi-Fi-uppkoppling och utan tid att njuta av den plats du flög över hela världen för att se.
Därför är planering A och O.
I den här guiden lär du dig hur du väljer rätt plats, sätter upp realistiska mål, skyddar din kalender och skapar ett schema som låter dig hålla fokus utan att missa magin omkring dig.
När det gäller arbetsresor är en stark intention avgörande. S när du vill kombinera meningsfullt arbete med en meningsfull paus.
Vad är en arbetsresa?
En arbetsresa är en arbetsemester. Enkelt.
Det är en resa där du reser till en ny plats men fortsätter att arbeta på distans. Du tar inte ledigt från jobbet, men du byter fysisk miljö. De flesta väljer att åka på arbetsresa för att ladda sina mentala och emotionella batterier samtidigt som de förblir produktiva.
Några frågor att ställa sig innan du börjar packa 👇
- Måste jag vara tillgänglig för samtal i realtid, eller kan jag arbeta asynkront?
- Vilka är de tre viktigaste uppgifterna jag måste slutföra under resan?
- Finns det några deadlines, lanseringar eller granskningar som kräver att jag är extremt tillgänglig?
- Kan jag samla eller automatisera vissa uppgifter innan jag reser?
- Vilken tidszon kommer jag att arbeta från?
Varför överväga en arbetsresa?
Om orden ”arbete” och ”semester” låter som motsatser, har du inte fel. Men de kan kombineras, vilket många arbetstagare gör.
🧐 Visste du att nästan 67 % av de anställda inom teknikbranschen arbetar på distans! Det är den högsta andelen av alla branscher.
När det kombineras på rätt sätt ger en arbetsresa dig det bästa av två världar – struktur och frihet, deadlines och ledig tid.
En arbetsresa är också ett utmärkt tillfälle att utveckla nya färdigheter, oavsett om det handlar om att lära sig ett språk eller bemästra tidsplanering.
Här är varför denna nya resetrend kan vara precis vad du behöver:
- Färre distraktioner: Överraskande nog kan det vara lättare att koncentrera sig när man är borta. Inga kontorsprat, färre slumpmässiga möten och ingen tvätt som staplas upp i ditt perifera synfält innebär mer utrymme för verkligt koncentrerat arbete.
- Ökad motivation: När du vaknar upp på en spännande plats känns till och med din morgonlista annorlunda. Förväntan på att utforska en ny destination efter jobbet kan ge dig den extra drivkraften du behöver för att effektivt beta av dina uppgifter.
- Bättre balans: Det är lättare att integrera välbefinnande i din arbetsvärld när du inte är fast i dina vanliga arbetsmönster. Du kan börja morgonen med en vandring, äta frukost utomhus eller varva ner med att titta på solnedgången, samtidigt som du fortsätter att arbeta med dina projekt.
- Flexibel struktur: Utan den rigida 9-till-5-rutinen kan du anpassa din arbetsdag efter din energinivå – den största fördelen med flexibilitet på arbetsplatsen. Om du är mest fokuserad på morgonen kan du göra det tyngsta arbetet tidigt och njuta av din semester senare på dagen .
- Nytt perspektiv: Att fysiskt ta ett steg tillbaka hjälper dig att zooma ut mentalt. Du kanske inser att projektet kräver att du betraktar det från en annan vinkel eller att ditt team behöver en ny inriktning för att det ska fungera. Vissa medarbetare upplever att deras kreativitet skjuter i höjden när deras fysiska miljö förändras.
- Medveten omstart: För kunskapsarbetare kan arbetsresor bidra till att förbättra balansen mellan arbete och privatliv, främja den mentala hälsan och göra distansarbete mer tillfredsställande
- Personalbehållning och teammoral: Ur ett teamledarperspektiv bidrar uppmuntran till arbetsresor till att behålla personalen. När medarbetarna känner att de har förtroende att arbeta på distans och ändå uppnå sina mål är de mer benägna att förbli engagerade och lojala. Det visar att företaget värdesätter balans mellan arbete och privatliv samt mental hälsa, inte bara produktivitet.
🤝🏻 Vänlig påminnelse: Att välja en destination med pålitligt Wi-Fi och minimala distraktioner är klokt om ditt mål är att förbli produktiv samtidigt som du njuter av en miljöombyte.
Hur planerar man en lyckad arbetsresa?
Om du vill få saker gjorda och koppla av under dina dyrbara semesterdagar behöver du en plan för din arbetsresa.
Så här gör du rätt:
1. Välj rätt resmål
På en arbetsresa kombinerar du arbete med resande. Det innebär att du måste tänka på följande:
- Pålitligt internet (inte bara hastighet, utan också stabilitet)
- Arbetsvänliga utrymmen, som ett skrivbord, en ergonomisk stol eller tillgång till coworking-utrymmen
- Tidszonsanpassning om du synkroniserar med ett team på distans
- Komfort och klimat, särskilt om du ska ha långa telefonsamtal eller göra koncentrerat arbete
- Lokala bekvämligheter, som kaféer, livsmedelsbutiker eller till och med apotek
- Fritidsaktiviteter för att balansera arbete och produktivitet med lek och fritidsaktiviteter
Ett smart knep? Granska destinationen som om det vore ett nytt kontor. Läs recensioner på plattformar som Nomad List, Workfrom eller WiFi Tribe för att få en uppfattning om internetkvaliteten, hur väl den passar digitala nomader och levnadskostnaderna.
Dyk in i Reddit-trådar, som r/digitalnomad, för att få förstahandserfarenheter av distansarbete. Inget stör koncentrationen mer än hackiga Zoom-samtal eller bullriga grannar när du försöker hinna med en deadline.
När du har valt ut några alternativ kan du jämföra, samarbeta och slutföra med ClickUp, appen som har allt för arbetet. En av de bästa lösningarna för detta steg är ClickUp Docs.
Du kan:
- Fånga upp idéer när du är på språng: Anta att du arbetar från ett strandcafé och får en produktidé mitt i en klunk. Med Docs som verktyg för distansarbete kan du omedelbart skriva ner den och länka den till en uppgift.
- Samarbeta smidigt: Även i olika tidszoner, när du arbetar på distans, låter Docs dig redigera tillsammans i realtid, tilldela åtgärder direkt från dokumentet och lägga in kommentarer som ditt team kan agera på, för hybridsamarbete.
- Samla allt på ett och samma ställe: Använd Docs för att hantera både arbets- och resplaner. Skapa en personlig resplan med tabeller för flyginformation, hotellbokningar och lokala sevärdheter. Lägg till emojis, banners, färgkoder eller bädda in externa länkar för att göra det roligare och mer visuellt.
💡 Proffstips: Behöver du snabbt samordna med en kollega medan du är på resande fot? Öppna bara ClickUp Chat. Skicka ett meddelande till kollegorna, lägg in en länk till uppgiften och håll konversationen fokuserad utan att fylla din e-post med onödiga meddelanden.
2. Sätt upp tydliga arbetsmål för resan
Ett av de största misstagen man kan göra på en arbetsresa? Att behandla den som en vanlig arbetsvecka med finare utsikt.
Utan struktur kan dina dagar snabbt förvandlas till spridda att göra-listor, halvfärdiga uppgifter och skuldkänslor för att du inte gjort mer eller njutit tillräckligt av resan.
För att undvika den spiralen, sätt upp några mål innan du åker. Fråga dig själv:
- Vad vill jag egentligen uppnå under denna resa?
- Är det här mål som kräver djup koncentration (t.ex. att skriva ett strategidokument) eller dagliga uppgifter (t.ex. kundkontakter)?
- Vad är måste-göra-uppgifter jämfört med bra-att-ha-uppgifter?
- Hur mäter jag framgång – efter resultat, timmar, milstolpar eller något annat?
Tänk också på rytmen i dina dagar. Du kan reservera förmiddagarna för kreativt arbete och hålla eftermiddagarna mer lediga för administration eller utforskning. ClickUp gör detta enklare med ClickUp Goals.
Varje mål är en behållare för de framsteg du vill göra. Inuti den kan du sätta upp delmål som:
- Antalsbaserat (t.ex. skriv tre blogginlägg)
- Sant/falskt (t.ex. har du skickat in ett förslag till kunden?)
- Valuta (t.ex. avsluta affärer värda 5 000 dollar)
- Uppgifter slutförda (länka till uppgifter du redan arbetar med)
Varje mål kan kopplas till specifika ClickUp-uppgifter med:
- Deluppgifter och checklistor för att hantera komplexitet
- Deadlines och prioriteringar som hjälper dig att hålla dig på rätt spår utan att känna dig överväldigad.
- Anpassade taggar som "Deep Work", "Async" eller "Calls" för att filtrera och planera din dag intuitivt.
📚 Bonusläsning: Hur man håller distansanställda engagerade och produktiva
3. Utforma ett flexibelt men fokuserat dagligt schema
En produktiv arbetsresa handlar om att utforma ett schema som respekterar din energi, passar din omgivning och ger utrymme för både koncentrerat arbete och avkoppling.
Här är vad som fungerar:
✅ Välj en huvudsaklig arbetsperiod (kl. 9–11 för koncentrerat arbete) och en paus- eller fritidsperiod (kl. 16–18 för att utforska omgivningarna). Dessa blir dina ankare. Allt annat kan anpassas efter dem.
✅ Fyll inte bara din kalender med timmar. Tänk i lägen:
- Djuparbete: Skrivande, strategi eller kodning
- Lätt arbete: E-post, statusuppdateringar
- Samtal/samarbete: Möten, granskningar
- Återhämtning: Promenader, mat, tupplurar
✅ Varje kväll, för att spara tid nästa dag, lägg 5 minuter på att planera morgondagen. Sätt upp 1–2 högsta prioriteringar, gå igenom din kalender och rensa bort distraktioner.
Använd ClickUps verktyg för tidshantering för att organisera din arbetsresa:
- Förvandla dina arbetsblock till ClickUp Time Estimates så att du inte överbokar dig själv. ClickUp visar om du pressar in 9 timmars arbete i ett 4-timmarsfönster.
- För att hålla koll på tiden kan du använda ClickUp Time Tracking för att övervaka hur lång tid varje uppgift tar och justera ditt schema utifrån vad som är möjligt.
📮 ClickUp Insight: 1 av 5 yrkesverksamma lägger mer än 3 timmar om dagen på att leta efter filer, meddelanden eller ytterligare information om sina uppgifter. Det är nästan 40 % av en hel arbetsvecka som går åt till något som borde ta bara några sekunder!
ClickUps Connected Search samlar allt ditt arbete – uppgifter, dokument, e-postmeddelanden och chattar – så att du kan hitta exakt det du behöver när du behöver det utan att behöva hoppa mellan olika verktyg.
4. Automatisera det du kan innan du reser
Innan du packar dina väskor, ta dig tid att se över ditt arbetsflöde och identifiera vad som kan automatiseras.
Börja med att identifiera uppgifter som:
- Upprepa enligt ett schema (t.ex. skicka statusuppdateringar eller veckorapporter)
- Förlita dig på tydliga triggers (”när en uppgift är markerad som klar → meddela kunden”).
- Använd manuella påminnelser (uppföljningar, checklistor eller dokumentuppdateringar)
Använd ClickUp Automations för att skapa if-this-then-that-arbetsflöden som sköter det tunga arbetet åt dig.
När du har ont om tid kan du fråga ClickUp Brain vad du har på agendan för dagen.
I korthet, så här hjälper ClickUp Brain dig att vara produktiv på din arbetsresa:
- Hämta direkt information från dokument, uppgifter och anteckningar genom att ställa en fråga.
- Sammanfatta projektuppdateringar automatiskt så att du inte slösar bort din morgon på att komma ikapp.
- Generera idéer eller dispositioner mellan intensiva arbetsperioder.
5. Samla allt du behöver på ett ställe
Du inser inte hur många små saker du är beroende av förrän du befinner dig på en ny plats. En enda saknad fil kan slösa bort timmar när din Wi-Fi-anslutning är instabil och ingen i ditt team är online för att hjälpa dig.
Innan du reser, gör en checklista över allt du troligen kommer att behöva tillgång till:
- Viktiga dokument: Projektbeskrivningar, SOP:er, kundinformation, kontrakt och interna instruktioner
- Resurser: Mallar, varumärkesfiler, presentationsmaterial och designriktlinjer
- Kontext: Tidigare mötesanteckningar, prestationsdashboards och arbetsflöden
- Personer: Vem är kontaktpersonen för varje projekt, eskaleringskontakter och tidszoner?
Fråga sedan: Var finns all denna information? Är det lätt för mig att få tillgång till den utan att behöva fråga någon?
Samla allt på ett ställe innan du reser. Skapa en central plats där dina arbetsflöden, referensmaterial och samarbetspunkter är sammankopplade och sökbara.
Och det bästa sättet att centralisera hela ditt arbetsflöde? ClickUp Knowledge Management!
Lagra och organisera alla dina dokument, wikis och resurser på ett och samma ställe. Detta centraliserade arkiv säkerställer att du har tillgång till all nödvändig information, oavsett var du befinner dig.
Under denna tid kan du använda ClickUps Remote Team Solution för att samla allt (och alla) på ett ställe. Den kopplar samman dina dokument, uppgifter, chattar och mål i ett enda utrymme, så att ditt team kan hålla sig synkroniserat över hela världen.
När du har samlat alla dina resurser kan du använda ClickUps mall för distansarbetsplanering.
Det hjälper dig att:
- Tilldela tydliga ansvarsområden per avdelning, så att alla vet vad de ansvarar för.
- Fastställ förväntningarna i förväg med hjälp av ClickUps anpassningsbara fält som leveranser, mål, tilldelad budget och faktisk kostnad.
- Spåra verkliga framsteg med hjälp av ClickUps anpassade statusar som Att göra, Pågår, Blockerad och Klar.
ClickUp Views, precis som Work Activities, låter dig organisera uppgifter efter team (HR, försäljning och marknadsföring), medan Work Timeline visar hur alla rörliga delar hänger ihop.
6. Glöm inte livet utanför arbetet
En lyckad arbetsresa handlar om att vara närvarande. Om allt du gör är att flytta din att göra-lista till en ny plats, missar du poängen. Bygg in tid i ditt schema för sådant som inte ser ut som arbete:
- Morgonpromenader innan ditt första samtal
- Utforska lokala matställen mellan uppgifterna
- En timme att sitta stilla, skriva dagbok eller bara njuta av var du är
Att ta ett steg bort från skärmen skapar utrymme för klarhet, kreativitet och energi som du inte kan fejka genom möten i rad.
Låt inte dessa reflektioner försvinna ur ditt huvud. Använd ClickUp Notepad – ett snabbt och smidigt utrymme där du kan anteckna tankar, reseidéer eller kreativa idéer som dyker upp mitt under frukosten.
Och när det gäller ditt faktiska arbetsliv? Låt ClickUp AI Notetaker sköta det tunga arbetet under möten. Det registrerar automatiskt viktiga punkter, åtgärdspunkter och beslut så att du kan vara närvarande utan att behöva stressa med att skriva ner allt.
Om du vill göra livet utanför arbetet lite mer organiserat är ClickUp Business Travel Itinerary Template din perfekta följeslagare för affärsresan. Denna mall hjälper dig att hålla dina resplaner, boende och dagliga aktiviteter på ett ställe när du arbetar på distans.
Översikt:
- Spara alla dina boendeuppgifter, såsom hotellnamn, adress, rumsnummer, in- och utcheckningstider, så att du har dem till hands när du anländer.
- Planera din dagliga schema med utrymme för datum, tid, plats, aktivitet och anteckningar. Oavsett om det är en coworking-session, stadstur eller kundmiddag, vet du exakt vad som väntar härnäst.
- Lägg in flygplatsuppgifter, gatenummer, flygbolagsinformation, restid och bekräftelsekoder (perfekt när du är på resande fot och behöver snabb tillgång till all information).
Utmaningar med en arbetsresa (och hur man övervinner dem)
Även om en arbetsresa kan låta som den perfekta kombinationen av arbete och semester, finns det några utmaningar du måste tänka på för att kunna koppla av och upprätthålla balansen mellan arbete och fritid.
1. Svårigheter att sätta gränser
När du tar en arbetsresa kan det vara svårt att dra en tydlig gräns mellan arbete och avkoppling. Utan kontorsstrukturen kan du hamna i att arbeta sent på kvällen, vilket kan leda till stress eller skuldkänslor.
✅ Lösning: Fastställ specifika arbetstider, till exempel kl. 9–17, och håll dig till dem varje dag när du arbetar på distans. Använd verktyg som ClickUp Reminders för att påminna dig om när du ska börja och sluta arbeta. Ställ till exempel in en påminnelse 30 minuter före arbetsdagens slut för att börja avsluta dina uppgifter.
2. Otillförlitlig teknik och uppkoppling
Det är inte alla platser som erbjuder den typ av pålitlig Wi-Fi-anslutning eller teknisk infrastruktur som du behöver för att kunna arbeta smidigt med ditt hybridschema. Om internet är långsamt eller opålitligt, eller om du saknar en lämplig arbetsplats, kommer störningar att störa ditt schema och orsaka frustration.
✅ Lösning: När du väljer boende i en ny stad, se till att det finns stabilt Wi-Fi. Leta efter nyckelord som ”affärsvänligt” eller ”dedikerad arbetsplats” i annonsen. Om du bokar via Airbnb, kolla recensionerna för att se om andra gäster nämner internethastigheten.
📚 Läs mer: Lås upp framtidens produktivitet med ClickUp
3. Tidszonskonflikter
Om du befinner dig i en annan tidszon under din arbetsresa innebär realtidssamarbete med ditt team att du måste anpassa dina arbetstider efter deras. Med andra ord kan det hända att du måste delta i samtal sent på kvällen eller tidigt på morgonen.
✅ Lösning: Fastställ "kärntider" som fungerar för dig och ditt team, även om det bara är för korta avstämningar under arbetsresan. Använd schemaläggningsverktyg som ClickUp Calendar för att automatiskt anpassa dig till din tidszon, så att du inte behöver lägga tid på att fundera ut när ni ska träffas.
4. Hantera hälsa och välbefinnande
Att anpassa sig till ny mat, nytt vatten eller klimatförändringar kan påverka din hälsa och energinivå under arbetsresan. Om du inte är noga med din kost eller träningsrutin kan det bli svårare att hålla fokus och vara produktiv. Att hålla koll på din hälsa är avgörande för att bibehålla din prestationsförmåga under en arbetsresa.
✅ Lösning: Om du befinner dig på en plats med annorlunda mat eller vatten, drick flaskvatten och undvik gatumat tills du har vant dig. Packa med snacks eller kosttillskott som du är beroende av, till exempel vitaminer eller proteinbarer.
Hitta ett lokalt gym eller använd fitnessappar för att träna hemma, eller ta en 30-minuters promenad på morgonen för att starta dagen. Om du befinner dig i ett varmt eller förorenat område, planera dina utomhusaktiviteter till tidig morgon eller sen kväll.
De bästa destinationerna för en arbetsresa
Baserat på användarrecensioner från hela världen har vi sammanställt en lista över de bästa resmålen för din nästa arbetsresa, där du kan balansera produktivitet med avkoppling:
1. Bali, Indonesien
Bali erbjuder den perfekta blandningen av arbete och avkoppling för digitala nomader. Med ett stort utbud av coworking-utrymmen och en frodig tropisk miljö kan du utföra dina arbetsuppgifter samtidigt som du njuter av öns lugna atmosfär på din fritid.
💡 Proffstips: För att få ut det mesta av din arbetsresa till Bali, använd ett resehanteringsprogram för att centralisera alla dina uppgifter. Skapa en tydlig resplan, ställ in påminnelser för viktiga incheckningar eller visumdeadlines och håll allt tillgängligt även när du är på resande fot.
2. Lissabon, Portugal
Lissabons kombination av moderna coworking-utrymmen och rik historia gör staden till en utmärkt plats för en arbetsresa. Du får en produktiv arbetsdag och kan koppla av med kulturella upplevelser, fantastisk mat och vackra vyer.
💡 Proffstips: Använd resplanmallar för att få en överblick över din resa, inklusive boende, evenemang, restauranger och packlista. Vissa mallar möjliggör även samarbete, så att du kan dela dina planer med dina teammedlemmar och hålla ordning.
3. Tulum, Mexiko
I Tulum kan du arbeta i coworking-utrymmen vid stranden och ta pauser med yoga eller strandpromenader. Den avslappnade atmosfären är perfekt om du vill koppla av samtidigt som du håller koll på dina arbetsuppgifter.
💡 Proffstips: Om du är en entreprenör på arbetsresa i Tulum, använd Pomodoro-tekniken, som innebär 25 minuters fokuserat arbete följt av korta pauser. Denna produktivitetsmetod är utmärkt för att hantera uppgifter effektivt och sedan belöna dig själv med en kort promenad längs stranden eller ett snabbt dopp.
4. Barcelona, Spanien
Barcelonas dynamiska atmosfär lockar kunskapsarbetare som söker resmål för arbetsresor. Efter arbetsdagen kan du utforska stadens fantastiska arkitektur, livliga kultur och utsökta mat.
💡 Proffstips: Använd ett digitalt nomadverktyg som är kompatibelt med flera plattformar under din arbetsresa. Oavsett om du använder en bärbar dator, surfplatta eller telefon ska verktyget synkroniseras smidigt mellan olika enheter.
5. Kyoto, Japan
Kyotos fridfulla tempel och trädgårdar erbjuder en lugn plats för din arbetsresa. Du kan fokusera under dagen och koppla av på kvällarna i en av Japans mest fridfulla miljöer.
💡 Proffstips: Under din arbetsresa till Kyoto kan du reservera förmiddagarna för koncentrerat arbete på ett lugnt café och ägna eftermiddagarna åt att utforska tempel eller promenera längs Filosofens stig.
Här är några exempel på balans mellan arbete och privatliv från verkliga livet som hjälper dig att strukturera din dag utan att bli utbränd eller missa något.
6. Kapstaden, Sydafrika
Distansarbete i vacker miljö är hur kunskapsarbetare beskriver Kapstaden. Det är en idealisk destination för din arbetsresa, där du kan vara produktiv samtidigt som du utnyttjar utomhusaktiviteterna under dina dyrbara semesterdagar.
💡 Proffstips: Använd en produktivitetsmall under din arbetsresa för att planera både personliga och professionella mål på ett och samma ställe. Du måste undvika att överengagera dig i ena sidan och skapa utrymme för det som är viktigt på båda fronterna.
7. Chiang Mai, Thailand
Chiang Mai är en prisvärd destination med fantastiskt väder, många coworking-utrymmen och en välkomnande atmosfär. Det är en perfekt plats för att vara produktiv utan att tömma plånboken.
💡 Proffstips: Budgetvänliga arbetsresmål med pålitligt Wi-Fi, prisvärda coworking-utrymmen och en blomstrande digital nomad-scen är perfekta platser för att experimentera med produktivitet på olika platser.
Skapa struktur i din arbetsresa med ClickUp
Att planera en produktiv arbetsresa innebär att du känner till dina mål, respekterar din energi och planerar varje dag så att den stödjer ditt arbete och ditt välbefinnande.
När du arbetar på distans behöver du ett system som hjälper dig att planera i förväg, hålla ordning på resan och hålla ditt team synkroniserat.
Det är där du behöver ClickUp.
Här finns allt du behöver på ett och samma ställe – från Docs för att planera din resplan och lagra projektinformation till Tasks och Goals som hjälper dig att dela upp det som behöver göras. Med Time Tracking och Calendar kan du ha en realistisk bild av din arbetsbelastning, medan Reminders hjälper dig att strukturera din dag.
När du hanterar flera rörliga delar i ett stort projekt hjälper Automations och ClickUp Brain dig att effektivisera repetitiva uppgifter och snabbt få klarhet.
För att strukturera din arbetsresa kan du registrera dig gratis på ClickUp.