Kunderna begär inte mycket; de behöver bara tydlighet, uppdateringar, enkel tillgång till information och ett sätt att nå dig när det behövs. Men dessa enkla behov leder ofta till ständiga e-postmeddelanden, spridda filer och statusmöten som går i cirklar, vilket skapar frustration på båda sidor.
En välstrukturerad kundportal centraliserar allt så att kunderna alltid vet var de ska vända sig för uppdateringar, dokument och kommunikation.
I det här blogginlägget ska vi titta på hur man skapar en kundportal i ClickUp, appen som har allt för arbetet! PS: Vi ska titta på några färdiga mallar så att du kan komma igång på nolltid. 💁
⏰ 60-sekunderssammanfattning
Följ dessa steg för att skapa kundportaler med ClickUp:
Steg 1: Skapa ett dedikerat kundutrymme digitalt
Steg 2: Centralisera kundinformation med ClickUp Docs
Steg 3: Organisera kunduppdrag och projekt
Steg 4: Förbättra kundkommunikationen med ClickUp Chat
Steg 5: Skapa en kunddashboard för realtidsdataanalys med ClickUp Dashboards
Steg 6: Automatisera repetitiva arbetsflöden med ClickUp Automations
Steg 7: Integrera externa appar för bättre funktionalitet med ClickUp-integrationer
Vad är en kundportal?
En kundportal är en säker, centraliserad plats där organisationer och kunder kan samarbeta, komma åt dokument, spåra projektets framsteg och kommunicera effektivt.
Systematiserade kundportaler undviker spridda e-postmeddelanden och förhindrar missförstånd, och ClickUp gör det enkelt att skapa portaler som passar ditt arbetsflöde.
Du behöver inte längre oroa dig för att känslig information hamnar i fel händer. Med anpassningsbara behörigheter i ClickUp kan du bestämma exakt vad kunderna ska se och ha tillgång till, vilket gör att allt förblir transparent utan att för mycket information delas.
Från uppgiftsuppföljning till automatiska uppdateringar erbjuder plattformen anpassningsbara alternativ för att hantera flera kunder.
💡 Proffstips: Att implementera en kundportal kan innebära utmaningar, till exempel låg användning bland kunderna. För att övervinna detta kan du kommunicera portalens fördelar, erbjuda incitament för tidiga användare och tillhandahålla grundlig utbildning för att säkerställa att kunderna känner sig bekväma med och engagerade i det nya systemet.
Vem använder en kundportal?
Organisationer som byråer, konsulter, frilansare, advokatbyråer och finansiella tjänsteleverantörer använder kundportaler för att dela information utan att behöva förlita sig på ändlösa e-postmeddelanden.
Här är några yrken som använder sådana portaler för bättre hantering av kundprojekt: ⚒️
- Marknadsförings- och kreativa byråer: Dela projektuppdateringar, designresurser och kundfeedback på ett organiserat ställe.
- Konsulter och coacher: Ge kunderna strukturerade planer, uppföljning av framsteg och enkel tillgång till resurser.
- Jurister och finansiella experter: Dela känsliga dokument, ärendeakter och finansiella rapporter på ett säkert sätt samtidigt som du säkerställer efterlevnad.
- Kundsupportteam: Erbjud kunderna en självbetjäningshub för vanliga frågor, ärenden och kommunikation i realtid.
- IT- och SaaS-företag: Effektivisera kundonboarding, funktionsförfrågningar och löpande support genom en enda portal.
- Bygg- och fastighetsföretag: Förse kunderna med fastighetsuppdateringar, kontrakt och projektplaner i en strukturerad miljö.
Hur man skapar en kundportal i ClickUp
Att skapa en kundportal med ClickUp CRM kan låta komplicerat, men det är faktiskt ganska enkelt. Oavsett om du behöver ett enkelt utrymme för fildelning eller en helt interaktiv hubb med uppgifter, uppdateringar och automatisering, kan du med plattformen skapa en portal som fungerar för dig och dina kunder.
Här är en steg-för-steg-guide till hur du bygger en effektiv portal. 👀
Steg 1: Skapa ett dedikerat kundutrymme i ClickUp
Skapa en dedikerad ClickUp-arbetsyta för att hålla all kundrelaterad information organiserad och tillgänglig.
Logga in på ClickUp och skapa ett nytt arbetsområde med namnet ”Exempel på kundportal” med en mapp för varje kund inom ditt befintliga arbetsområde.
Du kan sedan importera kundinformation eller projekt till ClickUp med några enkla steg.
Se till att data mappas till specifika anpassade fält i ClickUp så att projektinformationen visas i ett snyggt format och är redo att användas.
När projektdata är klara i ClickUp kan du eller dina kunder använda anpassade vyer, till exempel listvyn, för att göra informationen lättare att överblicka.
Å andra sidan kan du med ClickUp Custom Statuses markera kundprojektets livscykel, till exempel "Väntande", "Pågående", "Granskning" och "Slutfört". Överväg att ställa in behörigheter från början för att kontrollera vad kunderna kan se och redigera. Detta säkerställer att de endast får tillgång till relevanta uppgifter och dokument.
🤝 Vänlig påminnelse: Implementera tvåfaktorsautentisering (2FA) och enkel inloggning (SSO) för att säkerställa säker åtkomst till känslig information. Detta skapar förtroende hos kunderna när det gäller dataskydd.
Steg 2: Centralisera kunddokumentationen
Varje kundportal behöver en strukturerad kunskapsbas där kunderna kan få tillgång till viktiga resurser som riktlinjer och rapporter. Lägg till en dokumentvy högst upp, bredvid översikten, och lagra alla viktiga dokument där.
Använd helt enkelt Slash-kommandona i Doc-vyn för att skapa eller bädda in dokumentation med hjälp av ClickUp Docs. Det fungerar som en interaktiv hubb för att lagra kundkontrakt, offerter, vanliga frågor och policyer på ett och samma ställe. Du kan också skapa projektplaner eller introduktionsguider för enkel referens.
Docs centraliserar din databas, från inbäddning av multimediainnehåll och länkar med sina omfattande formateringsalternativ till tillägg av relevanta projektspecifika uppgifter. Dessutom kan du använda Doc Relationships för att länka kundrelaterade dokument mellan uppgifter och projekt för snabb navigering.
Steg 3: Organisera kunduppdrag och projekt
Att hantera kundarbete kan snabbt bli rörigt – olika projekt, skiftande prioriteringar och en oändlig lista med uppgifter. Skapa ClickUp-uppgifter för att skapa en flexibel struktur för att organisera interna uppgifter, projekt och uppdrag.
Skapa specifika uppgifter för olika kundprojekt med prioriteringsflaggor, ansvariga och uppgiftsbeskrivningar för att enkelt kunna fördela resurser. Varje uppgift har också deluppgifter och checklistor som hjälper dig att dela upp den i genomförbara steg.
En digital byrå kan till exempel skapa uppgiftslistor som ”Webbplatsutveckling” med deluppgifter som ”Designgodkännande”, ”Innehållsuppdatering” och ”Slutlig testning”. Du kan också aktivera uppgiftsberoenden för sekventiell utförande. Detta sparar dig timmar av förseningar och förhindrar flaskhalsar i projektets arbetsflöden.
💡 Proffstips: Inkorporera ditt företags varumärkesfärger i kundportalen för en enhetlig varumärkesidentitet. Använd dessutom hög kontrast mellan text- och bakgrundsfärger för att förbättra läsbarheten. Du kan använda lugnande färger som blått eller grönt som bakgrund för att skapa en känsla av förtroende och professionalism.
Steg 4: Förbättra kundkommunikationen
En bra portal gör kommunikationen smidig. Använd ClickUp Chat, som finns i vänster sidomeny, för att hålla konversationerna igång utan att de försvinner i ändlösa e-posttrådar.
Skapa dedikerade kanaler för projekt, lägg upp snabba uppdateringar, diskutera i realtid och använd trådade kommentarer för att hålla allt kopplat till rätt uppgifter. Med inbyggda aviseringar missar ingen något. Det är enkelt, smidigt och mindre kaotiskt.
Här är några andra sätt du kan använda ClickUp Chat på:
- Omvandla meddelanden till genomförbara uppgifter med AI-genererade detaljer för att säkerställa ansvarsskyldighet.
- Länka relevanta uppgifter, ClickUp Docs eller andra resurser för enkel åtkomst.
- Använd Inlägg för att dela viktiga meddelanden och milstolpar.
- Starta SyncUps direkt från chatten för smidiga kundmöten.
📖 Läs också: Bästa B2B-CRM-programvaran för säljteam
Vill du samarbeta bättre med dina kunder? Använd ClickUp Whiteboards! Se hur. 👇🏼
💡 Proffstips: Lägg till en ClickUp-formulärvy i din kundportal för att göra projektintagsprocesserna mycket mer strukturerade och lätta att spåra.
Steg 5: Skapa en kunddashboard för realtidsdata
Kunder uppskattar tydlighet.
Genom att ge dem tillgång till en personlig kundpanel kan de kontrollera viktiga mätvärden när som helst – utan väntetider, utan e-postväxlingar, bara den information de behöver.
ClickUp Dashboards ger dina kunder en plats på första parkett när det gäller deras projekt. Skapa ett anpassat gränssnitt med diagram och on-demand-mätvärden så att de kan kontrollera uppdateringar närhelst det behövs. Välj bland över 50 anpassade widgets för att visa projektets slutförandegrad och framstegsrapporter för aktiva uppgifter eller deadlines.
Vill du göra den mer personlig? Lägg till deras logotyp, justera färgerna och ordna korten på ett sätt som passar dem. Du kan också lägga till tidrapporteringskort för att logga fakturerbara timmar och dela tidrapporter med kunderna på ett korrekt sätt.
Ett konsultföretag kan till exempel skapa en instrumentpanel som visar projektets milstolpar, kundfakturor och engagemangsanalyser på ett och samma ställe.
🤝 Vänlig påminnelse: Använd relevanta bilder eller ikoner för att guida användarna genom portalen, så att din kundportal för projektledningsprogramvara blir visuellt tilltalande och funktionell.
Steg 6: Automatisera repetitiva arbetsflöden med ClickUp Automations
Tänk på all tid (och pengar) som går åt till att upprepa samma uppgifter om och om igen – tilldela arbete, skicka påminnelser och jaga fakturor. Det blir snabbt mycket tid. Med rätt arbetsflöde på plats kan du automatisera allt detta.
Med ClickUp Automations kan du automatisera dina arbetsflöden, ställa in triggers och åtgärder samt hantera repetitiva uppgifter som kundonboarding, uppföljningar och skickande av projektuppdateringar.
Du kan till exempel automatisera hela kundens onboarding-process. När en ny kund läggs till i arbetsytan skapar ClickUp automatiskt en lista för "Kundens onboarding", tilldelar uppgifterna till onboarding-specialisten, anger förfallodatum och ändrar uppgiftsstatus.
Jag stötte på ClickUp när jag letade efter en kundportal. Jag hade ingen aning om att det skulle bli vårt virtuella kontor eftersom det kunde göra så mycket mer. Det ersatte flera andra programvaror och kostnader och kan anpassas till varje teams processer. Jag använder det både privat och i arbetet, och jag har hjälpt andra att göra detsamma. ClickUp för livet!
Jag stötte på ClickUp när jag letade efter en kundportal. Jag hade ingen aning om att det skulle bli vårt virtuella kontor eftersom det kunde göra så mycket mer. Det ersatte flera andra programvaror och kostnader och kan anpassas till varje teams processer. Jag använder det både privat och i arbetet, och jag har hjälpt andra att göra detsamma. ClickUp för livet!
Steg 7: Integrera externa appar för bättre funktionalitet
ClickUps tredjepartsintegrationer gör att du kan koppla din kundportal till vanliga verktyg för en smidigare upplevelse. På så sätt kan du synkronisera dina kunders favoritprogramvara och samtidigt visa att du bryr dig om deras preferenser.
Du kan använda ClickUp Integrations för att integrera med andra verktyg som:
- Google Drive och Dropbox: Möjliggör säker och smidig fildelning inom hela organisationen med delade Google Drive-mappar.
- Microsoft Teams: Meddela kunderna om projektuppdateringar i deras föredragna kommunikationsplattform.
- CRM-verktyg (HubSpot, Salesforce, etc. ): Synkronisera kunduppgifter för en helhetslösning för kundrelationshantering
- Google Kalender: Synkronisera deadlines med Google Kalender för automatisk schemaläggning.
Ett advokatbyrå kan till exempel integrera Google Drive för att lagra kundkontrakt och konversationer och automatiskt länka dem till motsvarande uppgifter i ClickUp.
📮ClickUp Insight: 92 % av arbetstagarna använder inkonsekventa metoder för att spåra åtgärdspunkter, vilket resulterar i missade beslut och försenad genomförande.
Oavsett om du skickar uppföljningsmeddelanden eller använder kalkylblad är processen ofta splittrad och ineffektiv. ClickUps lösning för uppgiftshantering säkerställer en smidig omvandling av konversationer till uppgifter, så att ditt team kan agera snabbt och hålla sig samordnat.
Mallar för kundportaler i ClickUp
ClickUps mallar för kundportaler effektiviserar kundkommunikationen och projektledningen. Dessa mallar är anpassningsbara och användarvänliga och erbjuder en central plats där kunderna kan få tillgång till projektinformation, tidsplaner och uppgifter.
Låt oss titta på några som du kan använda. 📝
1. ClickUp Quick Start-mall för kundtjänst
ClickUp Quick Start Client Services Template effektiviserar dina kundhanteringsprocesser. Dess omfattande tillvägagångssätt för kundkontokontroll gör att du kan avgränsa förfrågningar och spåra projektets framsteg på ett smidigt sätt.
Mallen innehåller ett exempelprojekt som ger praktiska referenser som hjälper dig att snabbt visualisera hur du kan använda varje funktion i verkliga situationer.
Dessutom främjar teamwikin smidig kunskapsdelning. Denna användarvänliga mall fokuserar på viktiga element som ger fantastiska resultat och är idealisk för att förbättra kundtjänsten utan krångliga inställningar.
2. ClickUp CRM-mall
ClickUp CRM-mall förbättrar kundrelationshanteringen och erbjuder ett organiserat sätt att hantera leads och vårda kundrelationer.
Oavsett om du är ett nystartat företag eller ett etablerat företag, erbjuder denna mall ett strukturerat men flexibelt sätt att spåra kundinteraktioner, försäljningsframsteg, slutförda leveranser och uppföljningar utan besväret med spridda kalkylblad eller isolerade verktyg.
Organisera listor över potentiella och befintliga kunder och övervaka dina kampanjlanseringar med hjälp av flexibla diagramvyer. Med CRM-mallen kan du också spåra kundrelationer genom mätvärden som nöjdhetsbetyg, förnyade kontrakt och lösta frågor.
3. ClickUp-mall för samarbete kring kundframgång
ClickUp Client Success Collaboration Template spårar din resa från idé, genomförande och prestationsutvärderingar till åtgärder för att behålla kunder.
Du kan lägga till kort och deluppgifter inom uppgifter för att skriva anteckningar i olika skeden av samarbetet, till exempel under onboarding, månatliga avstämningar, efter kontraktsskrivning och mer.
Övervaka kundförvärv och förnyelsefrekvens och informera dina team om förbättringsområden när det gäller specifika kunder. Du kan också lägga till formulär för att samla in kunddata under olika projektfaser och skapa guider för bättre projektförståelse.
⚙️ Bonus: Få tillgång till ytterligare mallar för kundhantering för att komma igång med att skapa en funktionsspäckad kundportal.
Bästa praxis för hantering av kundportaler
Förutom kontinuerlig optimering inkluderar en effektiv kundportal digitaliserade strategier för kundhantering och obegränsade anpassningsmöjligheter.
Här är några tips för att skapa en effektiv kundportal:
- Anpassa portalen efter kundernas behov: Skräddarsy instrumentpaneler, uppgiftsvyer och behörigheter efter kundernas önskemål och branschkrav för att förbättra engagemanget och användbarheten.
- Automatisera rutinmässiga kundinteraktioner: Använd ClickUp Automations för att skicka statusuppdateringar, tilldela uppgifter och aktivera påminnelser, vilket sparar tid och säkerställer snabba svar.
- Övervaka portalens prestanda och engagemang: Spåra kundaktivitet, uppgiftsgenomförande och feedback med hjälp av ClickUp Dashboards för att identifiera potentiella problem och förbättra effektiviteten.
- Säkerställ säker åtkomst och rollbaserade behörigheter: Ställ in anpassade behörigheter för att kontrollera datavisibiliteten och ge kunderna åtkomst endast till relevanta filer, projekt och kommunikation.
- Håll regelbundna uppdateringar och granskningar: Planera återkommande granskningar för att förfina arbetsflöden, uppdatera resurser och förbättra portalens funktioner baserat på användarnas feedback.
- Förenkla kommunikationen med ClickUp Chat: Centralisera diskussioner genom att tagga kunder i uppgiftskommentarer och använda chatt i realtid, vilket minskar behovet av spridda e-postmeddelanden.
⚙️ Bonus: Upptäck några beprövade hemligheter för att enkelt hålla koll på kunderna.
Öppna portalen till framgång med ClickUp
En väl utformad kundportal främjar transparens och bättre kundengagemang. Verktyg som ClickUp, den kompletta appen för arbete, ger ultimat flexibilitet för att skapa en skräddarsydd, högpresterande central hubb för många kunder.
Dess funktioner, som ClickUp Docs för kunskapshantering, anpassade instrumentpaneler för KPI-övervakning och chatt för intern och extern kommunikation, säkerställer att allt går enligt plan.
Du får också färdiga mallar för att enkelt upprätthålla kundrelationer.
Registrera dig gratis på ClickUp idag. ✅