Kunderna är nyckeln till framgång för ditt företag.
Oavsett om du är ny inom kundprojektledning eller ett proffs vet du att det kan vara knepigt att hantera deras konton. Att hantera projekt är en sak, men att hantera kunder är något helt annat.
Det handlar inte bara om dagliga uppgifter, kvartalsmål och att lägga manken till för att arbeta intensivt. Nu måste du också ta hänsyn till konfliktlösning, diplomatisk kommunikation och förväntningshantering.
Vissa kunder kommer att ställa krav inom tidsramar som helt enkelt inte är realistiska för din bransch. Andra kan ha personligheter som gör det svårare att kommunicera. Sedan finns det pressen att göra vinst och uppnå mål.
Med allt detta på dina axlar är det lätt att förstå varför det är svårt att hantera kundprojekt. Lyckligtvis kan du lära dig strategier för kundprojektledning som gör det enklare och mer effektivt att utföra ditt arbete – särskilt med rätt projektledningsverktyg.
Här går vi igenom vad projektledning för kunder egentligen innebär och går igenom de fyra huvudsakliga faserna. Därefter delar vi med oss av några av våra bästa strategier för projektteam för dina kunder, som hjälper dig att hantera alla situationer. 🙌
Vad är kundprojektledning?
Projektledning för kunder innebär att hantera kundkommunikation, förväntningar och leveranser samtidigt som man övervakar det interna arbete som krävs för att uppfylla kundens mål. Det skiljer sig från vanlig projektledning genom att arbetet innebär kontinuerlig input från en kund eller en leverans specifikt för din kund, inte för ditt eget företag.
Det finns vissa överlappningar med normal projektledning i det dagliga arbetet. Projektledare eller teamledare planerar och fördelar uppgifter, skapar leverabler och planerar projektet från start till mål.
Skillnaden med kundprojekt är att du också behöver upprätta kommunikationsplaner för kunderna, hantera ändringar i projektets omfattning och bygga upp kundrelationer. Se det som att du hanterar ditt interna team och samtidigt hanterar ett externt team av intressenter.
En stor skillnad i kundhantering är kommunikationskomponenten – och det är ofta här som kundprojektledare hamnar i svåra situationer. Kunderna kanske inte förstår din bransch lika bra som du, och de har också sina egna vinstkrav.
De kan komma med önskemål som ditt team inte kan uppfylla. Ibland kan de reagera negativt på lägesrapporter eller kräva förändringar som inte är genomförbara. Din uppgift som kundprojektledare är att använda tekniker för att hantera förväntningar, styra samtal och säkerställa kundens framgång.
4 steg i kundprojektledning
Som kundprojektledare vet du allt om projektets livscykel, som vanligtvis delas upp i fyra faser: initiering, planering, genomförande och avslutning. Vad du kanske inte vet är att var och en av dessa faser har unika komponenter när de tillämpas på kundprojekt. Här går vi igenom varje fas och vad du bör tänka på.
1. Inledning
Detta är lanseringsfasen där du samlar in information och fastställer projekt- och kundförväntningar. I detta skede planerar du budgeten, skissar upp en översiktlig projektplan och definierar leverabler och projektdetaljer. 🤔
Här tar du hänsyn till kundens behov, samlar in data och lägger grunden för ett framgångsrikt projekt både internt och med kunden. Det kan verka enkelt, men det är viktigt att vara uppmärksam på detaljerna i detta skede.
Det är nämligen lätt att missa viktig information som senare kan förstöra ett projekt. En kund kanske inte vet hur hen ska kommunicera vad hen vill ha eller behöver. Om du inte klarar av det i ett tidigt skede kommer du att få problem längre fram när du hanterar förväntningar och leveranser.
Fokusera på att skapa tydliga förväntningar, projektmål och projektomfattning i detta skede. Träffa kunden flera gånger, se till att du förstår vad de vill ha och upprepa det tydligt för att visa att ni är överens.
2. Planering
Nästa steg är att planera. Denna fas överlappar ibland inledningsfasen, men förtjänar att nämnas eftersom den kräver en betydande arbetsinsats. Här skapar du en arbetsbeskrivning och ett projektschema – vanligtvis i ett projektledningsverktyg som ClickUp. 🗺️
Som projektledare utformar du projektplanen och delar upp den i hanterbara uppgifter för både dina teammedlemmar och kunden. Här lägger du till deadlines för projektarbetet, fastställer tydliga milstolpar och fördelar arbetet mellan alla som är involverade i projektet.
Detta gäller även kunder. Fundera över var kunderna behöver komma med synpunkter, till exempel granskningar och godkännanden. Fundera över om kunden behöver tillhandahålla något för att ditt team ska kunna slutföra arbetet.
Skapa uppgifter för dina kunder och fastställ realistiska tidsplaner för när de ska slutföra arbetet. Se till att kommunicera förväntningarna och gör det enkelt för kunden att göra sin del.
3. Genomförande
Under genomförandefasen skiftar ditt arbete från planering till hantering. Ditt team kommer att arbeta med att slutföra uppgifter som för dem ett steg närmare dina leveranser. Din roll innebär nu att övervaka schemat för att säkerställa att allt går enligt plan. ✍️
Du måste ingripa när det behövs för att hjälpa teammedlemmarna att övervinna hinder. Dessutom har du översikt över arbetsflödena och måste vidta åtgärder om något missas, försenas eller produceras felaktigt.
Din roll som kommunikatör är också central i detta skede av kundhanteringsprocessen. Du måste regelbundet informera ditt team, olika avdelningar och kunden om läget.
Dessutom måste du agera som medlare vid eventuella meningsskiljaktigheter och hjälpa till att lösa konflikter som uppstår – oavsett om det är inom ditt eget team eller på grund av ett kundproblem. Det innebär att du måste ge vägledning till teammedlemmar som hanterar svåra samtal eller kliva in och ta över om det uppstår ett verkligt problem.
4. Avslutning
Du har gjort ditt jobb, ditt team har uppnått alla mål och kunden har fått de överenskomna leveranserna. Men ditt arbete är inte slut ännu. Nu är det dags att sammanfatta och utvärdera projektet. 🛠️
Avsätt tid för att gå igenom vad som gick bra i projektet och vad som behöver förbättras. Samarbeta med teammedlemmarna för att arkivera arbete och spara mallar som kan vara användbara för framtida projekt. Avsluta alla onödiga uppgifter och rensa upp i din projektledningsarbetsyta inför nästa projekt.
Nu är det också dags att ta kontakt med kunden och se om det finns något annat arbete du kan erbjuda framöver. Kanske finns det ett liknande projekt som de behöver hjälp med, eller så kan de rekommendera dina professionella tjänster till en annan organisation.
Hur man hanterar kundprojekt: 7 praktiska strategier
Nu när du känner till den övergripande omfattningen av projektledningsprocessen för kunder undrar du förmodligen hur du kan bli mer effektiv.
Vi har sammanställt ett antal strategier som du kan prova redan idag för att få mer framgångsrika kundprojekt. Från projektledningsprogramvara till kommunikationstips – här hittar du tekniker som hjälper dig att få jobbet gjort. 💪
1. Använd projektledningsprogramvara
Att hantera projekt är inte enkelt. Beroende på arbetets omfattning måste du jonglera uppgifter för flera avdelningar, kommunicera med kunder och övervaka scheman för olika team. 👨🏽💻
Att använda ett kalkylblad som Excel räcker helt enkelt inte till. Använd istället ett verktyg som ClickUps projektledningsprogramvara. Den erbjuder hundratals funktioner, inklusive automatisering av uppgifter, prioritering och flera vyer för att effektivisera arbetsflöden.
Denna projektledningsprogramvara är helt anpassningsbar så att du kan skapa en arbetsyta – eller flera! – som är utformad för dina projektbehov. Skapa instrumentpaneler för att hantera projektets framsteg och skapa en kundinstrumentpanel där kunderna kan hantera godkännanden, granskningar och ge feedback.
Integrationer med verktyg som Slack gör kommunikationen snabbare och enklare än någonsin. Omedelbara aviseringar och uppgiftsutlösare håller arbetet igång och uppdaterar kunder och intressenter när milstolpar uppnås.
Ytterligare funktioner inkluderar tankekartor för brainstorming i inledningsfasen och wikis för att bygga upp en kunskapsbas för hantering av kundkommunikation. Dessutom finns det mer än tusen mallar för att skapa saker som projektstadga, arbetsbeskrivning eller kundkontrakt.
2. Utnyttja visuella verktyg för att introducera kunder
Det är lätt att gå vilse i sidor och sidor av ord. Istället för att uppdatera kunderna med långdragna e-postmeddelanden och formella uttalanden, ge dem visuella verktyg för att se projektets framsteg.
ClickUps flera vyer, inklusive Kanban-tavlor och Gantt-diagram, låter kunderna visualisera arbetsflödet och se hur läget är. De får en realtidsbild av projektstatusen så att de kan kolla läget utan att behöva störa dig hela tiden.
Kontrollera åtkomsten genom att ställa in behörigheter och begränsa kundens vy till endast de uppgifter som de behöver se. Dela kundportalen tidigt och erbjud en snabb utbildning eller ett webbinarium för att hjälpa dem att navigera i verktyget om de inte vet hur man gör.
Det bästa av allt är att en kundportal underlättar kundens onboarding och projektstart. Lägg till uppgifter för kunden att underteckna sitt kontrakt och ge feedback på föreslagna leveranser. Tilldela förfallodatum och använd portalen för att spåra kommunikation och framsteg när projektet startar.
3. Upprätta tydliga kommunikationsplaner
En av de största hindren i kundprojekt är kommunikation. Vi har alla olika sätt att kommunicera, och vissa av oss är tydligare än andra. Skär igenom bruset och kom till kärnan i vad din kund förväntar sig genom att upprätta tydliga kommunikationsplaner och kanaler. 🎙️
ClickUps samling av mallar för kommunikationsplaner hjälper dig att hantera frekvensen, innehållet och målen för dina kunddiskussioner. Använd dem för att skapa regelbundna projektuppdateringar, meddelandestrategier och kommunikationsmatriser för att hålla alla uppdaterade efter behov.
När du har en kommunikationsplan på plats kan du automatisera aviseringar i din projektledningsplattform för att skicka uppdateringar eller påminnelser för att hålla kontakten med kunden.
4. Skapa en enkel godkännandeprocess
Ett annat hinder som chefer för kundorienterade projekt stöter på är förseningar i godkännanden från kundens sida. Oavsett om du fakturerar, skickar priskontrakt eller söker godkännande för ett utkast till leverans är det viktigt att få kundens godkännande.
Använd ClickUp för att skapa ett effektivt godkännandearbetsflöde för att begära, spåra och godkänna nästa steg. Hoppa in i den visuella whiteboarden för att brainstorma godkännandeprocessen med teammedlemmarna eller visa en kund vad som kan förväntas. Skapa uppgifter, uppdatera ansvariga och lägg till taggar för att påskynda granskningsprocessen.
5. Skapa mål som är realistiska, uppnåbara och transparenta
Ett säkert sätt att sabotera ditt projekt redan från början är att sätta upp mål som inte är realistiska, tydliga eller uppnåbara. Eftersom kunderna inte är experter på projektledning kan de föreslå idéer som inte fungerar i din bransch.
En annan sak att tänka på är kunder som tror att de vet vad de vill ha, men vars ord eller handlingar kanske inte speglar dessa önskemål. Din uppgift är att hantera deras förväntningar genom att förklara vad som är möjligt och vad som inte är det. Ju tydligare du är, desto bättre förutsättningar har du för att lyckas. 👀
Använd ett verktyg som ClickUps mall för kundframgång för att sätta dig in i kundens tankesätt och förstå deras förväntningar. Det är ett utmärkt sätt att visa att du bryr dig om kundupplevelsen. Dessutom kommer ni att vara på samma våglängd eller åtminstone få idéer att diskutera när det gäller leveranser.
När du har kommit överens om projektets resultat och mål, skriv ner dem i ett verktyg som ClickUp Docs. På så sätt har du en dokumentation av era diskussioner och kan hantera avvikelser från den överenskomna planen. Dessutom kan dessa dokument delas, vilket gör det enkelt att kommunicera förändringar och mål direkt med ditt interna team.
6. Visualisera scheman och sätt upp tydliga deadlines, tidsplaner och milstolpar
Som med alla projekt är det viktigt att vara organiserad och planera i förväg för att lyckas. Börja med att använda ett verktyg som ClickUp för uppgiftshantering och schemaläggning för projektet. Använd de olika vyerna för att få en uppfattning om varje teammedlems arbetsbelastning och för att tilldela uppgifter enligt en realistisk tidsplan.
Integrera ett tidsspårningsverktyg för att se hur lång tid varje uppgift tar och justera schemat efter behov. Skapa checklistor för att hålla projektteamet uppdaterat om projektstatus och vad som är nästa steg i processen.
7. Använd ett CRM-system för att hantera kundrelationer och förbättra rapporteringen
Om du arbetar med kundfokuserade uppgifter är det troligt att du arbetar med mer än en kund åt gången. Att hålla reda på deras data, kommunikation och projekt kan vara svårt om du inte är organiserad. Använd ClickUps CRM för att övervaka kundnöjdheten, centralisera kundkontakterna och bygga databaser för förbättrad rapportering. 📈
Spara kontakter så att du enkelt kan nå kunderna med kort varsel och lägg till anpassade fält för konton, projekt och kommunikationsstilar. Använd CRM-mallar för att spara tid när du skapar kundinformation, spårar kundernas hälsa och förbättrar rapporteringsprocesserna.
Använd historiska datapunkter och projektmått från ditt CRM-system för att förbättra kundrapporteringen. Med hjälp av tavlor och diagram kan du snabbt skapa visuella översikter över projektstatusen. Använd sedan måtten och omvandla dem till en imponerande presentation för din kund.
CRM-systemet gör det enkelt att spåra alla kundinteraktioner och resultaten av dessa diskussioner. Dessutom kan ditt team med hjälp av mätvärden sammanställa statusrapporter på några minuter istället för timmar.
Hantera kundprojekt med ClickUp
Projektledning för kunder kan vara svårt, men med dessa strategier för framgång kan du anta utmaningen. Från ledningsprogramvara som förenklar kundintroduktionen och effektiviserar arbetsflöden till kommunikationstips finns det enkla sätt att förbättra dina kundprojekt.
Registrera dig för ClickUp idag och börja bygga bättre kundrelationer och hantera framgångsrika kundprojekt. Med funktioner för automatisering av arbetsflöden, instrumentpaneler och databaser har du allt du behöver för att uppnå milstolpar för alla typer av kunder. ✨