De affärsprocesser som fungerade när du hade färre teammedlemmar eller innan du nådde den nuvarande storleken kan nu vara föråldrade, ineffektiva och verkningslösa.
Affärsprocesshantering (BPM) hjälper dig att analysera och optimera dina nuvarande processer genom beprövade metoder för processförbättring. Detta kan innebära förbättringar av affärsprocesser som automatisering av repetitiva arbetsuppgifter, eliminering av flaskhalsar, åtgärdande av ineffektiva processer eller omformulering av mål kring affärsresultat.
Låt oss titta på några exempel på affärsprocesshantering och bästa praxis som förbättrar effektiviteten, minskar kostnaderna och underlättar den digitala omvandlingen.
Vad är affärsprocesshantering?
Affärsprocesshantering, eller BPM, är en metod där organisationer utvärderar, modellerar och omformar sina affärsprocesser för att uppnå maximal effektivitet och intäktsökning.
En affärsprocess är en serie uppgifter eller aktiviteter som ditt företag utför genom att samordna människor, system och information för att uppnå affärsresultat som stöder din affärsstrategi eller uppnå specifika mål.
BPM anpassar företagets IT-investeringar till affärsstrategin och bidrar till att standardisera verksamheten, förbättra flexibiliteten, öka effektiviteten i arbetsflödena och förbättra efterlevnaden.
Hur skiljer sig affärsprocesshantering från affärsprocesser?
En affärsprocess omfattar olika uppgifter, aktiviteter och arbetsflöden som gör det möjligt för organisationer att uppnå sina mål. Den styr ett företags dagliga verksamhet, inklusive kundsupport, tillverkning, inköp, ekonomisk förvaltning etc.
Affärsprocesshantering optimerar dessa affärsprocesser för att göra dem mer effektiva. Det hjälper till att hantera både den strategiska och operativa sidan av dina affärsprocesser.
Förstå affärsprocesshantering i detalj
Hur skiljer sig affärsprocesshantering från projekt- och uppgiftshantering?
Uppgiftshantering fokuserar på att organisera, tilldela, prioritera och spåra uppgifter och aktiviteter för att säkerställa att de slutförs i tid. Du övervakar de dagliga uppgifterna som bidrar till större projekt eller processer.
Projektledning innebär att övervaka alla aktiviteter i ett projekt från start till mål. Detta innefattar att definiera projektets omfattning, fördela uppgifter, skapa scheman, följa upp framsteg och fördela resurser.
Läs mer: Projektledning kontra uppgiftshantering
BPM optimerar olika affärsprocesser och verksamheter för att hjälpa organisationer att uppnå större mål såsom kundrelationshantering, upphandling, introduktion av nya medarbetare, hantering av leveranskedjan och orderhantering.
| Översikt | Uppgiftshantering | Projektledning | Affärsprocesshantering BPM |
| Vad är det? | Innebär att självständiga och individuella uppgifter slutförs | Involverar händelser som har ett start- och slutdatum | Behandlar pågående strategier och befintliga processer |
| Fokuserar på | Hantera ditt teams arbetsbelastning | Övervakar enskilda händelser när behov uppstår | Maximerar effektiviteten i dagliga affärsprocesser |
| Mål | Teamledning | Transparens | Effektivitet |
Fördelar med affärsprocesshantering:
- Ökad effektivitet: Processoptimering minimerar driftskostnaderna, förbättrar medarbetarnas produktivitet och eliminerar överflödiga arbetsmoment, vilket sparar tid och arbete.
- Bättre beslutsfattande: Programvara för affärsprocesshantering ger intressenter värdefull insikt i den operativa effektiviteten hos specifika affärsprocesser. Den hjälper dem att optimera processer inom hela företaget genom omstrukturering av affärsprocesser med hjälp av analyser och rapportering för att fatta välgrundade beslut.
- Ökad flexibilitet: En anpassningsbar och skalbar process kan motstå förändrade marknadsförhållanden, fluktuerande kundkrav och konkurrens.
- Bättre kundupplevelse: Leverera konsekvent värde till kunderna genom att förbättra processprestanda och automatisera arbetsflöden för alla avdelningar.
- Bättre efterlevnad: Genomför regelbundna processrevisioner för att kontrollera att reglerna efterlevs. Att anpassa affärsprocesser till branschens efterlevnadsstandarder och interna policyer bidrar till att minska risker, upprätthålla säkerheten och undvika påföljder.
- Minskade kostnader: Ett verktyg för affärsprocesshantering hjälper dig att automatisera repetitiva uppgifter och identifiera processer som kan förbättras, vilket minskar slöseri och optimerar affärsprocesser för att spara arbetskraft och materialkostnader.
Typer av affärsprocesshantering
1. Mänskocentrerad BPM
Mänskocentrerad BPM kretsar kring mänskligt engagemang, vanligtvis för uppgifter som kräver godkännande.
Ett exempel på detta är att granska data och skapa dokument såsom rapporter, förslag och leverantörsavtal.
Du kan använda BPM för att automatisera stödjande funktioner såsom uppgiftsfördelning och meddelanden till intressenter.
2. Integrationscentrerad BPM
Denna typ av affärsprocesshantering kräver inte mycket mänsklig inblandning för kontinuerlig förbättring.
Integrationscentrerade affärsprocesser är beroende av API:er och system som integrerar data mellan olika applikationer, såsom kundrelationshantering (CRM) eller projektledning.
3. Dokumentcentrerad BPM
Denna typ av BPM fokuserar på specifika dokument, såsom förslag eller kontrakt.
Det centraliserar och standardiserar alla processer, från dokumentskapande till godkännande och arkivering.
När ett företag köper en produkt måste kontraktet till exempel gå igenom olika avdelningar och flera godkännanderundor innan en överenskommelse mellan kunden och leverantören kan träffas.
Tio exempel på affärsprocesshantering
Låt oss titta på några relaterade exempel på affärsprocesshantering innan du sätter dem i praktiken.
1. Kundintroduktion
Så här kan du implementera BPM-livscykeln för att effektivisera arbetsflödena i kundens onboarding-process.
Exempel: En bank vill optimera sin kundregistreringsprocess för att öka effektiviteten, minimera fel och förbättra den övergripande kundupplevelsen.
Börja med att skapa en processkarta över de olika stegen i onboardingprocessen. Detta inkluderar kontoansökan, identitetsverifiering och kontoinställningar.
Fundera sedan över vilka processer du kan automatisera med hjälp av BPM-teknik.
Till exempel kan onlinekontoansökningar integreras med bankers CRM-system för att samla in kundinformation och automatiskt initiera identitetsverifieringsprocessen.
Ett centraliserat system för hantering av affärsprocesser kan lagra kunddokument digitalt, vilket gör dem lättillgängliga och minskar pappersarbetet. BPM standardiserar dessa processer och säkerställer smidiga överlämningar mellan olika avdelningar som är involverade i onboardingprocessen.
Resultat: Snabbare kundregistrering som också uppfyller nödvändiga regler.
Läs mer: Här är våra 10 favoritmallar för arbetsflöden för praktiskt taget alla team och processer
2. Introduktion av nya medarbetare
Onboarding av anställda BPM hjälper dig att effektivt introducera nya medarbetare. BPM effektiviserar allt från pappersarbete till integration i din organisation.
Ställ in triggers och tilldela uppgifter med hjälp av verktyg för automatisering av arbetsflöden eller en BPM-plattform för att säkerställa smidiga överlämningar mellan avdelningar.
När HR-avdelningen till exempel har mottagit en anställds ifyllda formulär och dokumentation tilldelar systemet automatiskt uppgifter till IT-avdelningen för att hjälpa till att konfigurera den anställdas dator och systemåtkomst.
Resultat: Snabbare introduktion med minimal manuell insats, vilket förbättrar HR-processerna för introduktion.
3. Compliancehantering
Du kan standardisera processer relaterade till regelefterlevnad i hela organisationen för att säkerställa efterlevnad av branschregler och interna policyer.
Verktyg för processautomatisering hjälper dig att kartlägga efterlevnadsaktiviteter och automatisera efterlevnadskontroller, godkännandearbetsflöden och datavalidering.
Exempel: Ett läkemedelsföretag måste följa hälso- och sjukvårdsbestämmelser och myndighetsföreskrifter avseende tillverkning och distribution av läkemedel.
I det här fallet utlöser BPM-programvaran omedelbart en utvärderingsprocess för att bedöma företagets aktuella efterlevnadsprocesser när en ny förordning släpps. Systemet tilldelar automatiskt olika uppgifter till de relevanta avdelningar som är involverade i efterlevnadshanteringsprocessen.
När utvärderingen är klar sammanställs resultaten i en rapport och ett arbetsflöde skapas för att genomföra nödvändiga förändringar samt granska och godkänna dem.
Detta ger dig en fullständig översikt över dina efterlevnadsprocesser så att du kan säkerställa att varje steg följs. Systemet skickar ut varningar när en uppgift är försenad eller när det finns en brist i efterlevnaden. Det upprätthåller också en revisionsspår för att hålla reda på alla efterlevnadsrelaterade uppgifter och aktiviteter.
Resultat: Ditt företag uppfyller kraven med mindre ansträngning.
Läs mer: 10 bästa programvaror för dokumentation av affärsprocesser
4. Produktlivscykelhantering
Affärsprocesshantering hjälper dig att systematiskt hantera allt från idé till design, utveckling och distribution av en produkt.
Exempel: Ett mjukvaruföretag utvecklar en ny CRM-mjukvara för små och medelstora företag.
Implementera BPM för att effektivisera processen för insamling och hantering av viktig information, såsom användarkrav och produktspecifikationer. Detta gör det möjligt för produktchefer och utvecklare att enkelt få tillgång till viktig information under produktutvecklingen.
BPM-verktyg kan också hjälpa dig att samordna implementeringsprocessen och hantera kundkommunikation och supportärenden.
Resultat: Minskar tiden till marknadslansering för programvarureleaser och säkerställer att produkten bättre motsvarar kundernas behov och förväntningar.
5. Projektledning
BPM kan användas för att effektivisera processer från projektets start till slutförande.
Exempel: En marknadsföringsbyrå som har implementerat BPM för bättre projektledning.
BPM kan hjälpa till att standardisera kampanjplanering och kundkommunikation, automatisera uppgiftsfördelning, hantera data med relevant dokumentation och fördela resurser effektivt. Det kan också ge intressenterna en 360-graders bild av hur olika kampanjlanseringsaktiviteter fortskrider.
Resultat: Optimerade projektarbetsflöden, ökat samarbete och förbättrad kvalitet på projektresultaten.
6. Kontraktshantering
Processautomatisering inom avtalshantering gör det möjligt för team att skapa och hantera avtal snabbare.
Exempel: En advokatbyrå använder automatisering av affärsprocesser för att skapa och hantera kontrakt. Dessa kontrakt skickas sedan vidare genom ett godkännandeprocess med flera godkännare. När en godkännare undertecknar ett dokument skickas det automatiskt vidare till nästa godkännare i processen tills det har godkänts av alla berörda parter.
Eftersom kontrakt är tidsbegränsade kan du ställa in automatiska påminnelser för att skicka ut förnyelseaviseringar till alla som ingår i kontraktet.
Resultat: Snabbare kontraktshantering och förnyelser.
7. Riskhantering
Ett av de bästa exemplen på affärsprocesshantering är BPM, som utvärderar riskbedömningsprocesser.
Exempel: Ett finansinstitut implementerar programvara för processautomatisering för att hantera risker i samband med lånegodkännande.
Systemet effektiviserar lånebehandlingsprocessen genom att analysera kunddata, kreditbetyg och tidigare finansiell information för att avgöra om låntagaren utgör en kreditrisk. Om analysen visar att kunden utgör en hög risk skickas ansökan vidare till ett annat team för ytterligare granskning.
Applikationer med låg risk behandlas omedelbart utan fördröjningar. Detta hjälper finansinstitutet att betala ut lån utan att riskera sina tillgångar.
Resultat: Minskar fel och bidrar till riskminimering.
8. Förvärv och upphandling
Affärsprocesshantering inom förvärv och upphandling effektiviserar leverantörsval, varuleveranser och fakturahantering.
Exempel: Affärsprocesshantering hjälper ett tillverkningsföretag att automatisera skapandet av inköpsförfrågningar.
När lagret av en viss produkt når en fördefinierad tröskel utlöser BPM-programvaran omedelbart en inköpsbegäran. Begäran går igenom ett godkännandearbetsflöde och utvärderas utifrån budget, tillgänglighet och leverantörskvalifikationer.
När begäran har fått slutgiltigt godkännande skapas en inköpsorder som skickas elektroniskt till leverantören. BPM-systemet spårar sedan inköpsorderns status och hanterar kommunikationen tills produkten i fråga har fyllts på igen.
Resultat: Kompatibel och effektiv upphandlingsprocess.
9. Leverantörshantering
Du kan skapa processer för att automatisera leverantörsintroduktion och avtalshantering.
Exempel: En tillverkare av bildelar vill förbättra leverantörshanteringen.
Det krävs maskininlärning och BPM-teknik för att samla in och utvärdera leverantörsinformation. Algoritmen betygsätter varje leverantör utifrån faktorer som efterlevnad, kvalifikationer och tidigare prestationer.
Dessa betyg sammanställs sedan i rapporter och skickas till berörda intressenter, som kan besluta vilken leverantör de vill gå vidare med.
När leverantören har valts kan BPM-system också användas för att hantera kontrakt, förnyelser och efterlevnad. På så sätt kan du automatisera manuella uppgifter som leverantörsval och få insyn i statusen för leverantörsrelationer, kontrakt, efterlevnad och betalningar.
Resultat: Förbättrade relationer med leverantörer.
10. Logistik
Affärsprocesshantering inom logistik kan optimera lagerhantering och transport.
Exempel: Ett globalt rederi använder BPM-verktyg för att förbättra effektiviteten i sin logistikverksamhet.
När en kund lägger en beställning utlöser BPM-systemet omedelbart en leveransbegäran. Begäran tilldelas sedan den mest lämpliga transportören baserat på faktorer som leveranstider, transportvägar, kostnader och tillgänglighet av fordon.
När beställningen är på väg spårar systemet försändelsens position och skickar statusuppdateringar till kunden så att denne vet var beställningen befinner sig och när den förväntas levereras.
Om det uppstår några hinder får transportören omedelbart ett meddelande, så att korrigerande åtgärder kan vidtas direkt.
Resultat: Förbättrade leveranstider och ökad kundnöjdhet.
Bästa praxis för affärsprocesshantering
ClickUps projektledningsprogramvara har många mångsidiga funktioner som hjälper dig att skapa arbetsflöden och bygga ett system för hantering av affärsprocesser som passar just dig.
Låt oss titta på några exempel på affärsprocesshantering med ClickUp. Plattformen kan hjälpa dig att förbättra din BPM med automatiserade arbetsflöden, teamsamarbete, rapportering i realtid, mallar för processkartläggning, en inbyggd AI-assistent och formulär för insamling av feedback.
1. Design
Det bästa sättet att utforma en BPM-strategi för din organisation beror på dina processer och organisationens strategiska mål.
En SWOT-analys hjälper dig att förstå vad som behöver förändras i befintliga affärsprocesser, identifiera potentiella flaskhalsar och de nya processförbättringar som behövs.
Be också intressenterna om synpunkter på den dagliga verksamheten och de nya affärsprocesser som du planerar att införa.
Docs samarbetsfunktioner, inklusive redigering i realtid, lägga till kommentarer och tilldela uppgifter samt avancerad formatering, gör det enkelt för intressenter och dina teammedlemmar att delta i diskussionen om affärsprocesshantering.
Du kan använda Docs för att skapa SOP:er, som är ett centraliserat arkiv med all processrelaterad information för nuvarande och framtida anställda.
2. Modellering
Använd processkartor i modelleringsfasen för att visualisera de föreslagna affärsprocesserna, inklusive en översikt över de olika uppgifter, aktiviteter, flöden och händelser som kommer att bidra till den process du arbetar med.
Skapa processmodeller med hjälp av ett BPM-verktyg eller programvara för arbetsflödeshantering för att analysera flödet av aktiviteter, beslutspunkter och beroenden. Detta bryter ner komplexa processer och steg som ingår i processautomatisering, vilket tillför värde och eliminerar ineffektiva aktiviteter.
Här hjälper ClickUps mall för processkartläggning dig att utvärdera de processer som behöver förbättras, samla in insikter om flaskhalsar och visualisera processer från början till slut.
Mallen innehåller alla verktyg du behöver för att:
- Utvärdera hur processerna kan förbättras
- Samla in information om flaskhalsar eller svaga punkter i ditt system
- Visualisera processer snabbt och enkelt från början till slut
Affärsanalytiker och projektledare älskar att använda den här mallen eftersom den förenklar komplexa processer till lättförståeliga diagram och visar relationerna mellan olika steg i en process.
3. Genomförande
Denna fas syftar till att använda automatisering för att minska repetitiva uppgifter och manuella fel.
ClickUp Automations stöder affärsprocesshantering genom att automatisera skapande, tilldelning och statusuppdatering av uppgifter. Det kan automatiskt ändra uppgifternas status när de går igenom de olika stegen i ditt BPM-arbetsflöde.
Du kan konfigurera automatiseringen så att en uppgifts status uppdateras från "Pågående" till "Slutförd" när alla nödvändiga åtgärder har slutförts.
ClickUps integrationer med över 1000 applikationer säkerställer felfri dataflöde mellan BPM-programvaran och din teknikstack.
4. Övervakning
Det är viktigt att regelbundet övervaka prestandan hos dina affärsprocesser för att identifiera flaskhalsar och vidta korrigerande åtgärder i realtid. Detta kan bidra till att säkerställa att processerna inte avviker från de förväntade resultaten.
För att övervaka prestandan hos dina affärsprocesser, identifiera flaskhalsar och vidta korrigerande åtgärder behöver du realtidsdashboards som visualiserar hur olika uppgifter fortskrider.
ClickUp Dashboards hjälper dig att göra detta med realtidsdata om din affärsprocessmodell och dess prestanda. Få en övergripande och detaljerad bild av dina verksamheter och processer.
Kom ihåg att definiera nyckeltal och prestationsindikatorer för att mäta den operativa effektiviteten av dina förbättringar av affärsprocesser. Du kan mäta nyckeltal som genomströmning, kostnad per process, NPS och efterlevnad för att hjälpa dig att mäta prestandan hos affärsprocesser.
5. Optimering
Organisera regelbundna möten med intressenter och teammedlemmar för att uppdatera alla om statusen för olika processer i arbetsflödet. Du kan granska prestandadata och få feedback från intressenterna för att förbättra ditt BPM-arbetsflöde. Detta bidrar till processförbättringar.
Clickups formulärvy samlar in feedback från alla i ett standardiserat format för att hjälpa dig att optimera affärsprocessen, särskilt för uppgifter som kräver kontinuerlig förbättring, såsom kundsupport och produktutveckling.
Proffstips💡: Ta hjälp av ClickUp Brain för att analysera den feedback du fått och skapa åtgärdspunkter.
Fortsätt att göra iterativa förändringar i din BPM baserat på förändrade organisatoriska behov, feedback från intressenter och kunder samt dataanalys för att säkerställa dess effektivitet.
Affärsprocesshantering: Framtida trender
Low-code- eller no-code-plattformar
Oavsett om du är affärsanalytiker eller projektledare kan du med hjälp av lågkods- och kodfria verktyg för affärsprocesshantering utforma processautomatisering utan att vara beroende av ditt teknikteam, påskynda utvecklingscyklerna och reagera snabbare på förändrade marknadsförhållanden.
AI och ML
När artificiell intelligens integreras i BPM automatiseras uppgifter som att skapa dokumentation och processflöden. Maskininlärning analyserar stora datamängder för att ge insikter som kan optimera befintliga och nya processer.
Kundfokus
Kundcentrerad BPM sätter kundens behov i centrum och fokuserar på att förbättra kundupplevelsen. Processer som kartläggning av kundresan, kundundersökningar, insamling av feedback och personalisering kommer även i fortsättningen att vara avgörande för att implementera effektiva affärsprocesser.
Läs även: Mallar för processförbättring
BPM:s betydelse och konsekvenser för moderna företag
Ovanstående exempel på BPM visar hur det går utöver att förbättra processprestanda och gör ditt företag flexibelt och lyhört för marknadsförhållanden och kundförväntningar.
Oavsett var du planerar att implementera automatisering av affärsprocesser – försäljning, leverantörshantering, kundonboarding eller logistik – kommer det att ha en betydande inverkan på ditt företag, dess framgång och konkurrenskraft.
ClickUp är ett nybörjarvänligt program för hantering av affärsprocesser som hjälper dig att snabbt och enkelt skapa komplexa affärsprocesser.
Om du är ny på BPM-plattformen rekommenderar vi att du registrerar dig gratis på ClickUp och provar den.
Vanliga frågor (FAQ)
1. Vilka är några exempel på affärsprocesshantering?
Affärsprocesshantering spänner över olika branscher och avdelningar. Här är några populära exempel på BPM:
BPM kan effektivisera kundregistreringen för banker, automatisera orderhantering, fakturering och lagerhantering för e-handelsföretag samt automatisera processer som insamling och validering av medarbetarinformation vid nyanställningar.