Många av oss kämpar för att nå våra produktivitetsmål, och det känns som att dagen är över innan vi har hunnit göra allt på vår agenda. Men vi kan övervinna detta och öka vår produktivitet genom att sätta upp mål och följa upp framstegen mot att uppnå dem. Detta hjälper oss att uppskatta de framsteg vi har gjort, men ger oss också ett sätt att hålla oss på rätt spår för att uppnå det vi vill, istället för att fastna i distraktioner.
Denna detaljerade genomgång av målsättningsprocessen stöds av forskning om hur teamledare, VD:ar och projektledare får mer gjort på kortare tid. Vi kommer till exempel att undersöka vad smarta (och SMART) mål är och hur man använder dem. Genom att följa råden nedan kommer du att kunna göra konsekventa framsteg mot dina mål.
Vikten av att sätta mål
Att sätta upp mål är ett av de bästa sätten att uppnå dina projektmål. Om de är rätt satta ger målen en realistisk färdplan till framgång, vilket minskar en del av den stress som är förknippad med osäkerhet och gör att du kan hantera din tid bättre. Mål ger också ansvarskänsla som kan bidra till bättre arbets- och personliga vanor.
Typer av mål
Varje typ av mål har en roll i att säkerställa att du uppnår det du har satt dig för att göra. Inkorporera dessa vanliga måltyper i din strategi, så kommer du snabbt att se hur de kompletterar varandra och ökar din produktivitet.
Kortsiktiga kontra långsiktiga mål
Kortsiktiga mål måste uppnås omedelbart eller inom en snar framtid. Att slutföra en uppgift i ett projekt kan till exempel vara ett kortsiktigt mål.
Långsiktiga mål, eller framtida mål, handlar om helheten. Att slutföra ett specifikt projekt kan till exempel vara ett kortsiktigt mål, och du kan använda de ökade intäkterna från det slutförda projektet för att växa ditt företag som ett långsiktigt mål. Kortsiktiga mål hjälper till att uppnå den ideala framtiden.
Personliga kontra professionella mål
Ett av de enklaste sätten att misslyckas med att uppnå mål är att bli utbränd. Detta händer när det inte finns tillräcklig balans mellan arbete och privatliv. Om du fokuserar för mycket på ett område i ditt liv, blir det andra lidande.
När detta händer kan produktiviteten sjunka och den mentala hälsan försämras. Personliga mål kan verka som om de stör ditt yrkesliv, men i själva verket hjälper de dig att hålla motivationen för dina karriärmål hög.
Balansera strävanden som ledarskapsmål med mer personliga mål för att komplettera dina ansträngningar.
Fördelar med målsättning
Mål kan vara skrämmande. Vissa undrar om stressen med att sätta upp mål för sig själva är värt det. När du väl har börjat sätta upp mål och regelbundet följa upp dina framsteg kommer du att upptäcka att de motiverar dig snarare än demotiverar dig.
Fokus och riktning
Genom att sätta upp mål kan du planera din dag och hålla dig ansvarig för den planen. Välorganiserade mål ger dig en översikt över vad du måste göra.
Denna metod gör det lättare att fokusera på den aktuella uppgiften och undvika distraktioner när du går från en uppgift till nästa. Ännu bättre är att denna typ av riktlinjer är ett enkelt sätt att öka produktiviteten.
Motivation och engagemang
När du arbetar med dina mål kommer du att känna dig nöjd med dig själv varje gång du uppnår ett mål. När ett mål är uppnått och nästa börjar, kommer önskan att uppleva den känslan igen att ge dig den motivation du behöver för att sätta igång och få jobbet gjort.
Mäta framsteg och framgång
Utan att sätta upp mål och mäta framsteg är det lätt att falla i fällan att känna att man trampar vatten. Ibland åstadkommer vi mycket utan att ge oss själva erkännande för det.
Men när du sätter upp mål och försöker hålla dem, ger det dig en möjlighet att se tillbaka på vad du har gjort. Ofta kommer du att upptäcka att det är mer än du trodde. Detta kan hjälpa till att förhindra att negativa attityder dödar motivationen.
Vanliga utmaningar vid målsättning
En dålig planeringsprocess när du sätter upp mål kan skada din motivation istället för att stärka den. Nedan följer några saker som kan gå fel när du sätter upp mål och hur du kan motverka dem för att få den positiva känsla som effektiva mål ger.
Brist på tydlighet
Om du inte planerar dina mål noggrant kan du skapa alltför breda mål. När det är dags att sätta sig ner och uppnå ett sådant mål saknar du den riktning som ett välplanerat mål ger.
När du sätter upp dina mål ska du alltid skriva ner mål som är tydliga och lätta att förstå. Du vill veta exakt var målets start- och slutpunkt är så att du kan uppnå det på ett effektivt sätt.
Orealistiska förväntningar
När du börjar sätta upp mål kanske du upptäcker att du inte känner till din kapacitet så väl. Detta kan leda till att du sätter upp mål som ligger långt över vad du kan uppnå under dagen. Utan realistiska mål kommer du att hamna efter i ditt schema eller riskera att bli demotiverad eller utbränd.
Sätt alltid upp mål som du kan uppnå inom den tid du har avsatt för dig själv. Du kanske inte känner till din kapacitet direkt. I dessa fall är det bättre att vara försiktig och sätta upp mindre mål för dig själv.
Dålig tidshantering
Även om du lyckas hålla dig till uppgiften och arbeta mot dina mål, kan du inte slutföra de viktiga sakerna. Chansen är stor att du har många mål av varierande betydelse. Din tid spenderas bäst på de viktiga först.
Genom att prioritera dina mål kan du se till att viktiga uppgifter alltid blir utförda och att du utnyttjar din tid på bästa sätt. Många av de tekniker som vi kommer att diskutera senare hjälper dig att prioritera dina mål utifrån deras betydelse.
Strategier och tekniker för målsättning
De problem vi diskuterade tidigare är inte nya. Det är utmaningar som målsättare har ställts inför sedan målen började sättas upp. Det positiva med detta är att det finns många metoder du kan använda för att motverka dem. Här presenterar vi några tekniker för målsättning som du kan använda för att skapa mer effektiva mål.
1. Sätt upp SMART-mål
SMART-målramverket är en teknik för målsättning som är utformad för att säkerställa att du skapar mål som du kan uppnå. Mål som hjälper dig att hålla motivationen uppe istället för att ta bort den. Namnet SMART är en lättminnet akronym:
SMART: Specifikt, mätbart, uppnåeligt, relevant, tidsbundet
Dessa fem faktorer utgör ett mål som maximerar chansen till framgång. Låt oss undersöka var och en av dem:
- Specifikt: Ett specifikt mål är entydigt. När du sätter upp målet bör du veta exakt vad som behöver uppnås.
- Mätbara: Du måste kunna spåra framstegen mot ditt mål. Mätbara mål besvarar frågor som: Hur mycket? Hur många? Hur länge?
- Uppnåeligt: Vi har redan diskuterat vikten av uppnåeliga mål. De hindrar dig från att sätta för höga mål och misslyckas.
- Relevant: Det mål du sätter upp bör vara relevant för dig och alla övergripande teman i dina mål.
- Tidsbegränsade: Genom att ge dig en tidsram för att uppnå dem hjälper tidsbegränsade mål dig att behålla en känsla av brådska samtidigt som du prioriterar dina framsteg.
2. Bestäm dina prioriteringar
Tidigare diskuterade vi hur ett mål kan vara brådskande, viktigt eller både och. Brådskande mål måste alltid slutföras i tid, så det är viktigt att ha ett ramverk för att prioritera dina mål. En vanlig metod kallas Eisenhower-matrisen (eller brådskande-viktig-matrisen).
Det är en teknik för målsättning som definierar fyra kvadranter beroende på målets brådskande karaktär eller betydelse. Den kvadrant som ett mål hamnar i talar om hur du bör hantera det.
Eisenhower-matrisen
- Brådskande och viktigt: Om ett mål är både brådskande och viktigt bör det finnas med på listan över saker du gör omedelbart.
- Inte brådskande men viktigt: Viktiga mål som inte behöver slutföras omedelbart bör schemaläggas utifrån deras betydelse.
- Brådskande men inte viktigt: Ett mål som anses brådskande men inte viktigt kan behöva slutföras omedelbart, men inte av dig. Delegera ansvaret för dessa
- Varken brådskande eller viktigt: Ett mål som varken är brådskande eller viktigt bör tas bort helt från din att göra-lista.
3. Använd kontinuerliga övervakningssystem
Mål hjälper dig att spåra din tid och motiverar dig att uppnå dem. Men utan ständig övervakning kanske den motivationen inte uppstår. Det finns flera mallar för målsättning som kan hjälpa dig att sätta upp och övervaka mål.
Gå över till digital målformulering och uppföljning
Det bästa sättet att övervaka dina mål är genom en app för måluppföljning. Med ClickUp får du en fullfjädrad app för måluppföljning tillsammans med en komplett produktivitetsplattform.
ClickUp Goals låter dig tilldela och spåra specifika mål för en omfattande lösning för måluppföljning, komplett med ett veckovis resultatkort. Att dela upp stora mål i mindre delmål ger flexibilitet som hjälper dig att hålla dig på rätt spår. Du kan till exempel fira framgångar, utveckla en tillväxtplan när du vill ha mer struktur eller hålla koll på hur mycket framsteg du har gjort.
4. Tillämpa metoden Get Things Done
Ibland har du så många idéer som snurrar runt i huvudet att det är svårt att veta var du ska börja. David Allen utvecklade ramverket Getting Things Done (GTD) för att hjälpa dig att få ut dessa idéer ur huvudet och organisera dem. Den centrala filosofin är att fånga upp alla uppgifter och idéer som dyker upp och sedan ordna dem på ett sätt som gör dem lätta att hantera. En GTD-mall kan hjälpa dig att sortera metoden.
De fem stegen i GTD
GTD-ramverket består av fem steg. När du arbetar dig igenom processen får du en organiserad lista över projekt som bör arbetas med och sådana som kan läggas åt sidan.
- Registrera: Samla alla uppgifter, idéer, projekt eller andra åtaganden och registrera dem med den metod du föredrar.
- Förtydliga: Bearbeta vad varje punkt innebär. Bestäm om det är värt att fullfölja eller inte. Om det är det, bestäm nästa steg och resultatet.
- Organisera: Placera alla åtgärdsbara objekt i kategorier. Hur du kategoriserar dem är upp till dig.
- Reflektera: Gå igenom dina listor regelbundet för att friska upp minnet och hålla fokus på de uppgifter som är viktigast just nu.
- Engagera: När dina uppgifter och listor är klara kan du börja arbeta dig igenom dem med hjälp av den uppgiftshanteringsprogramvara du föredrar.
5. Prova mål och nyckelresultat (OKR)
Att dela upp uppgifterna i en uppsättning mål och nyckelresultat är en av de bästa teknikerna för målsättning för en hel organisation. Det hjälper till att förenkla utmanande mål och ger ett sätt att spåra företagets strategiska mål med hjälp av mätbara resultat. Det finns flera OKR-programvaruprojekt som kan hjälpa företag att få ut det mesta av detta ramverk.
Principer för OKR
OKR omfattar mål som är kvalitativa och handlingsinriktade. De ska vara tydliga och lätta att komma ihåg. Varje mål ska stämma överens med ditt företags vision och strategi.
Eftersom mål alltid ska vara mätbara är den andra halvan av OKR:er nyckelresultat. Dessa mått kommer att användas för att mäta framstegen mot målen.
OKR är avsedda att flytta gränser och är utformade för att vara mycket ambitiösa men ändå uppnåeliga. På grund av denna extra svårighet anses en framgångsgrad på 60–70 % vanligtvis vara bra. Om du inte når ditt mål kan du använda dina OKR för att utforska metoder för processförbättring så att du kan fortsätta sträva efter ditt önskade resultat.
Det är också därför dessa är mål på organisationsnivå. OKR fungerar bäst för att skapa teammål och mäta framsteg. Om de användes som individuella prestationsmått skulle frestelsen att förenkla dem för rättvisans skull bli för stark.
6. Hantera scope creep genom projektprognoser
Vissa projekt, särskilt inom mjukvarubranschen, har en tendens att växa till ohanterliga storlekar. Teamet kommer med fler bra idéer än vad som kan implementeras inom den tid som krävs, och försök att göra det resulterar i missade deadlines och försenade lanseringar.
Verktyg för projektprognoser kan hjälpa till att planera projektets varaktighet, men detta problem hanteras bättre i målsättningsfasen.
MoSCoW-metoden
Denna metod hanterar projekt som växer i storlek genom att rangordna uppgifternas betydelse. Uppgifterna rangordnas i fyra kategorier: måste ha, bör ha, kan ha eller kommer inte att ha. Metoden har fått sitt namn från den första bokstaven i varje kategori. Här är vad varje kategori betyder:
- Måste ha: Dessa uppgifter är icke-förhandlingsbara krav för projektet. Detta inkluderar efterlevnad av lagkrav, kritiska funktioner eller viktiga leveranser.
- Bör ha: Dessa är viktiga men inte kritiska uppgifter. De har hög prioritet och bör inkluderas om möjligt, eftersom de bidrar stort till slutresultatet.
- Kunde ha: Detta är mindre viktiga men ändå önskvärda element som kan förbättra projektet men som lättare kan tas bort om tidsbrist uppstår.
- Kommer inte att finnas: Dessa uppgifter har övervägts men kommer inte att finnas med i den slutliga produkten. Det kan betyda att det är bra idéer, men att de måste skjutas upp till en senare version.
Uppnå dina mål med ClickUp
ClickUp förser din organisation med alla verktyg som krävs för att sätta upp och uppnå mål. Funktionen ClickUp Goals har en lång lista med användningsfall, men programvaran är mer än bara måluppföljning. ClickUp erbjuder flera produktivitets- och projektledningsverktyg som hjälper dig att förbättra arbetsprestandan inom alla delar av din verksamhet.
Prova ClickUp gratis idag för att se hur det kan förbättra din effektivitet och hjälpa dig att uppnå dina projektmål i tid!