Hur man bygger ett leverantörshanteringssystem som fungerar

Alla organisationer samarbetar med ett antal leverantörer inom en rad olika områden. Det kan handla om inköp av bärbara datorer/annan elektronik, hantering av löner, genomförande av utbildning/workshops, kontorssäkerhet, kvalitetsrevisioner eller outsourcing av projektledning.

Studier visar att antalet tredjepartsleverantörer som används av en organisation har ökat under de senaste två åren. Denna trend kommer att fortsätta.

För att hantera detta växande nätverk av leverantörer på ett effektivt och säkert sätt behöver du ett robust leverantörshanteringssystem. Låt oss se hur du kan bygga ett leverantörshanteringssystem som fungerar.

Vad är leverantörshantering?

Leverantörshantering är processen att upprätthålla goda relationer med en organisations leverantörer och tjänsteleverantörer. Det omfattar flera aktiviteter, såsom:

En effektiv leverantörshanteringsprocess är grundläggande för att arbetet ska utföras på rätt sätt. Den gör det möjligt för organisationer att bygga strategiska relationer med leverantörer och säkerställa kvaliteten, tillförlitligheten och kostnadseffektiviteten hos deras produkter och tjänster. Den är också avgörande för smidig drift, riskminimering och hantering av leveranskedjan.

Här är några av fördelarna i detalj.

Fördelarna med leverantörshantering

Framgångsrik leverantörshantering är lika viktigt som personalhantering eller medarbetarupplevelse. Det hjälper organisationen att utnyttja sitt nätverk av leverantörer/tjänsteleverantörer för att maximera ömsesidiga fördelar. Så här gör du.

Detaljerad insyn

Den främsta fördelen med god leverantörshantering är synlighet. Det hjälper organisationer att förstå:

Med realtidsuppföljning av all leverantörsrelaterad aktivitet kan du eliminera slöseri, stärka säkerheten och optimera effektiviteten.

Förbättrad produktivitet

Ett leverantörshanteringssystem skapar förutsättningar för leverantörens framgång. Det beskriver det arbete som behöver utföras, acceptanskriterier och deadlines.

För leverantören underlättar denna tydlighet processen att leverera produkten/tjänsten. För organisationens inköpsteam effektiviserar detta relationen. Med god leverantörshantering kan du:

Riskminimering

Leverantörshantering hjälper till att skapa en strategisk metod för att identifiera och minska risker, oavsett om det gäller bristande efterlevnad eller bristande prestanda. Ett välfungerande leverantörshanteringssystem har processer, automatisering och checklistor för:

Du kan använda leverantörshanteringsmetoder för att göra bakgrundskontroller, begära finansiell information och granska referenser för att säkerställa att en leverantör inte utgör en juridisk eller operativ risk. Genom att identifiera och minska dessa risker i förväg kan du undvika kostsamma störningar, juridiska påföljder och skador på ditt rykte.

ESG-resultat

Miljö-, social- och styrningsmål (ESG) blir allt viktigare för organisationer över hela världen. Ett bra leverantörshanteringssystem hjälper dig att anpassa leverantörsvalet till din ESG-strategi, inklusive arbetsförhållanden, mångfald och samhällsengagemang.

Strategisk hantering

Ett bra verktyg för leverantörshantering ger värdefull insikt i utgiftsmönster, leverantörers prestanda och marknadstrender, vilket underlättar strategiska beslut.

Om data till exempel visar att du spenderar mer på teknikkonsulter kan du överväga att anställa ett internt team som alternativ.

När du implementerar ett system som ger fördelar inom leverantörshantering kommer du sannolikt att stöta på några utmaningar.

Utmaningar inom leverantörshantering och lösningar

Utmaningarna kring leverantörshanteringssystem kan förstås inom kontraktshantering och riskminimering.

Kontraktshantering

Ett avtal är en omfattande uppsättning villkor som definierar relationen mellan leverantören och företaget. Detta skapar olika utmaningar, till exempel:

Skala: Om du måste göra sex kontroller för en leverantör, kommer ett nätverk med bara tio leverantörer att kräva att du utför 60 uppgifter. Att göra detta manuellt för varje ny leverantör eller omförhandling av kontrakt kan vara tidskrävande.

Komplexitet: Kontrakt kan innehålla flera sammanflätade klausuler för att spåra skyldigheter, milstolpar, leveranser, betalningar, tvistlösning etc. Ännu viktigare är att du inte kan använda samma kontrakt för en leverantör av mjukvarutjänster och din kaffeleverantör: ju fler leverantörer, desto mer komplexa blir villkoren.

Flexibilitet: Kontrakt är utformade för att vara strikta så att de kan verkställas. Men företag måste göra dem tillräckligt flexibla för att kunna anpassa sig till förändrade affärsbehov, uppdateringar av regelverk eller prestationsproblem.

Efterlevnad: I ett avtal kommer båda parter överens om specifika villkor. Att säkerställa att de uppfyller dessa villkor under hela avtalets giltighetstid kan vara en betydande utmaning.

Livscykelhantering: Att hantera hela livscykeln, inklusive förnyelser, omförhandlingar och uppsägningar, kan vara komplicerat, särskilt om kontrakten är mycket långsiktiga.

Synlighet och integration: Underhåll en centraliserad databas med register som är tillgänglig för alla när det behövs. Olika system kan hindra informationsflödet, vilket leder till ineffektivitet och fel.

Riskbedömningar

Alla ovanstående frågor inom kontraktshantering förvärras av den risk de medför för organisationer. Några av de vanligaste utmaningarna inom riskhantering är:

Standardisering: Du kan inte göra samma riskbedömning för alla leverantörer. Det kan dock vara tidskrävande att skapa en unik checklista för varje leverantör.

Konsekvens: Att säkerställa konsekvens i utvärdering, poängsättning och prioritering av risker mellan olika avdelningar eller affärsenheter kan komplicera leverantörshanteringsprocessen.

Resursbegränsningar: Att genomföra grundliga utvärderingar kräver betydande resurser i form av tid, expertis och teknik.

Cybersäkerhet och dataintegritet: Den snabba digitaliseringen gör det komplicerat att hantera cybersäkerhets- och dataintegritetsrisker i samband med leverantörer.

För att övervinna dessa utmaningar och stärka din leverantörshantering behöver du rätt verktyg och processer.

Hur bygger man ett leverantörshanteringssystem?

Att bygga ett effektivt leverantörshanteringssystem behöver inte innebära att man utvecklar ny programvara. Du kan välja programvara som är gjord för det ändamålet eller anpassa ett robust projektledningsverktyg för att hantera dina leverantörsrelationer.

Flera organisationer använder ClickUp för leverantörshantering, för att skapa processer, uppgifter, checklistor och påminnelser. Om du vill bygga ett leverantörshanteringssystem för din organisation kan du göra det så här.

1. Definiera krav

Börja med att tydligt definiera målen och kraven för ditt leverantörshanteringssystem. Att sätta upp tydliga mål kommer att vägleda utvecklingen och implementeringen av ditt system.

Några av de vanligaste affärsmålen som organisationer strävar efter att uppnå med leverantörshanteringsstrategier är:

2. Konfigurera programvaran för leverantörshantering

Baserat på de behov och krav du har identifierat tidigare, ställ in följande funktioner för att skapa en stark grund.

Begäran om förslag

Varje leverantörsrelation börjar med en offertförfrågan (RFP). Konfigurera din programvara för inköpshantering så att information samlas in via ett enda standardiserat formulär. Gör det möjligt att visa dessa leverantörsdata som en lista/sorterade efter specifika taggar så att du enkelt kan göra en kortlista och jämföra enheter.

ClickUp-formulär är ett utmärkt verktyg för att implementera detta som en del av din leverantörshantering. Använd ClickUps mall för offertförfrågan (RFP) för att komma igång direkt.

Bedöm leverantörsrisker

Inrätta standardiserade riskrevisioner som utvärderar leverantörer utifrån flera dimensioner, såsom finansiell hälsa, operativ stabilitet, efterlevnad av regler och cybersäkerhetsrutiner.

Du kan samla in dessa data med hjälp av ClickUp-formulär. Du kan också skapa uppgifter med återanvändbara checklistor för att hjälpa inköpsteamen att påskynda processen.

Integrera

Anslut din leverantörs-/entreprenörshanteringsprogramvara till olika företagsverktyg som ERP, fakturering, betalningshantering etc. Detta säkerställer ett smidigt dataflöde och processer mellan systemen, vilket förbättrar den operativa effektiviteten och minimerar fel.

ClickUp integreras med över 1000 verktyg, inklusive Zendesk, Dropbox, Google Suite, etc.

Anpassa

Anpassa din leverantörshanteringsprogramvara efter dina unika behov. ClickUps över 15 kraftfulla vyer, över 35 ClickApps, många mallar och integrationer gör att du kan skapa en programvara precis som du vill ha den.

Implementera policyer

Dokumentera de policyer och procedurer som leverantörerna måste följa och gör dem tillgängliga för alla som behöver dem. Om du till exempel vill att dina leverantörer ska ladda upp fakturor som PDF-filer till ditt ERP-system, skriv en standardprocedur (SOP) med support för felsökning.

ClickUp Docs erbjuder ett modernt, dynamiskt och lättanvänt gränssnitt för att skriva ner SOP:er. Med ClickUp Brain kan du också ställa frågor och få svar istället för att slösa tid på att söka.

Se till att dessa policyer överensstämmer med dina organisatoriska mål och regleringsstandarder. Använd kontraktsmallarna.

Automatisera

Använd leverantörshanteringssystemet för att centralisera och automatisera processer. Istället för att ta emot offerter via e-post och sammanställa dem manuellt kan du skapa mallar för offertförfrågningar (RFQ) som underlättar datainsamlingen.

ClickUp Automations låter dig också utföra rutinmässiga arbetsuppgifter på autopilot. Några av de mest värdefulla automatiseringarna inom leverantörshantering är:

När leverantörshanteringsprogramvaran är installerad är det dags att hantera dina relationer.

3. Hantera leverantörsrelationer

Onboarding

Skapa en strukturerad process för leverantörsintroduktion för att säkerställa att alla nya leverantörer uppfyller dina organisatoriska standarder och krav.

Kommunicera

Inför regelbundna avstämningar och utvärderingsmöten med dina leverantörer. Be dem kommentera uppgifterna och deluppgifterna så att de kan förtydliga allt i sitt sammanhang och i realtid.

Använd ClickUp-chattvyn för att samla leverantörssamtal och svara effektivt.

Utvärdera

Definiera tydliga prestationsmått och upprätta regelbundna övervaknings- och utvärderingsprocesser.

Om du är nybörjare när det gäller att bygga leverantörshanteringssystem, oroa dig inte. ClickUps mall för checklista för leverantörshantering är en idealisk utgångspunkt. Det är en heltäckande lösning för hantering av leverantörer, från initiala kontroller till prestationsutvärdering.

4. Optimera efterhand

Med tiden kommer du att lära dig mer om dina leverantörshanteringsprocesser, vilket du kan använda för att optimera dina verktyg. Om faktureringen till exempel är felbenägen kan du använda ClickUp Clips för en handledning i skärmdumpning.

Om du har leverantörer från flera olika geografiska områden kan du ställa in ett anpassat fält för valuta. Du kan ställa in beroendevarningar om du har två leverantörer som arbetar med samma process.

Lär dig av dina leverantörsrelationer och investera i kontinuerlig förbättring.

Stärk din leverantörshanteringsprocess med ClickUp

Det främsta syftet med att anlita en leverantör är att minska arbetsbelastningen för interna team. Hela övningen är meningslös om leverantörshanteringen skapar ytterligare arbetsbelastning för dina projekt-/upphandlingsgrupper.

Därför är ett välstrukturerat leverantörshanteringssystem avgörande. ClickUps kostnadsfria projektledningsprogramvara är flexibel och anpassningsbar, vilket gör den perfekt även för leverantörshantering.

Det hjälper dig att hantera hela livscykeln, från leverantörsintroduktion till efterintroduktion. Det är flexibelt, anpassningsbart och specialdesignat för dina behov. Det effektiviserar processen och automatiserar arbetsflöden.

Det gynnar både dig och leverantören. Prova ClickUp gratis idag!

Vanliga frågor om leverantörshanteringssystem

1. Vad menar du med leverantörshantering?

Leverantörshantering avser hur organisationer hanterar sina relationer med leverantörer och tjänsteleverantörer. Det innefattar leverantörsval, kontraktsförhandlingar, kostnadskontroll, leveranshantering och prestationsutvärdering.

2. Vilka är de fyra stegen i leverantörshantering?

De fyra stegen i leverantörshantering är följande.

3. Vem ansvarar för leverantörshanteringen?

Ansvaret för leverantörshantering delas vanligtvis mellan inköpsavdelningen, projektteam och ekonomiavdelningen.

En bra leverantörsrelationshantering kräver att alla dessa tre parter samarbetar.