As faculdades dos EUA receberam US$ 61,5 bilhões em doações beneficentes no ano fiscal de 2024, mas o número de ex-alunos doadores caiu 30%, mesmo com o valor total das doações permanecendo robusto. Os escritórios de desenvolvimento estão perdendo a ampla base de ex-alunos engajados que sustenta as doações de longo prazo.
Um agente de IA integrado a uma plataforma de gerenciamento de projetos pode automatizar a pontuação de engajamento, o acompanhamento de campanhas de arrecadação de fundos, a coordenação de eventos e os fluxos de trabalho de gestão de doadores, transformando dados fragmentados de ex-alunos em um sistema organizado.
Abaixo está um prompt de agente de IA pronto para copiar que você pode colar no ClickUp para criar um espaço de trabalho completo de relações com ex-alunos em poucos minutos. Mas antes de usá-lo, é importante analisar a lacuna operacional que esse tipo de sistema se destina a resolver. Para a maioria das equipes de desenvolvimento, o problema não é a falta de dados sobre ex-alunos. É o fato de que o engajamento, as campanhas, os eventos e a gestão de doadores estão espalhados por muitos sistemas desconectados, impedindo que alguém tenha uma visão clara e completa do relacionamento.
Quem deve usar esta configuração de relações com ex-alunos
Esta configuração foi projetada para equipes de relações com ex-alunos, equipes de operações de desenvolvimento, equipes de doações anuais, equipes de gestão de doadores, responsáveis pelo engajamento e líderes de desenvolvimento universitário responsáveis pelo contato com ex-alunos, eventos, campanhas e acompanhamento de doadores. É especialmente útil para instituições que já possuem um CRM, mas ainda dependem da coordenação manual para gerenciar a pontuação de engajamento, a execução de campanhas e os fluxos de trabalho de gestão de doadores.
O problema: seu departamento de desenvolvimento está gerenciando 200.000 registros de ex-alunos em cinco sistemas desconectados
Se você trabalha com relações com ex-alunos, o desafio não é a falta de ex-alunos. É a falta de visibilidade sobre quem está engajado, quem está se afastando e quem está pronto para doar. Sua equipe gerencia dezenas de milhares (às vezes centenas de milhares) de registros de ex-alunos espalhados pelo seu CRM, plataforma de e-mail, sistema de inscrição em eventos, banco de dados de voluntários e qualquer planilha que seu coordenador do dia de doações tenha criado no ano passado.
O resultado é previsível: as taxas de participação de ex-alunos caíram de cerca de 20% na década de 1980 para aproximadamente 7,8%; as campanhas de arrecadação de fundos são conduzidas com base em intuição, em vez de dados de engajamento; o acompanhamento de eventos ocorre com semanas de atraso (ou nem ocorre); e 70% das organizações de ex-alunos afirmam que aumentar o engajamento é sua principal meta, enquanto 27% admitem não ter uma estratégia dedicada para alcançá-la. Enquanto isso, os padrões da CASE continuam evoluindo e sua equipe ainda está reconciliando registros manualmente.
A questão mais profunda é que o relacionamento com ex-alunos se tornou um jogo de volume conduzido com ferramentas rudimentares. Não é possível personalizar o contato com 100.000 ex-alunos usando os mesmos métodos que funcionaram para 10.000. E não é possível construir um fluxo sustentável de doações quando sua equipe dedica mais tempo à entrada de dados do que à construção de relacionamentos.
Como a Wake Forest University resolveu isso: O Serviço de Ex-Alunos e Doadores da Wake Forest University unificou equipes que estavam espalhadas por diferentes plataformas em um único sistema, conseguindo relatórios de dados em tempo real por meio dos painéis do ClickUp e alinhamento interdepartamental em toda a área de Desenvolvimento Universitário.
Morey Graham, Diretor do Projeto de Serviços para Ex-Alunos e Doadores:
Agora podemos colaborar em um único sistema e ter visibilidade dos dados essenciais. Isso permite que nossas diversas equipes relatem o progresso, identifiquem problemas de carga de trabalho e capacidade e planejem de forma mais precisa.
Agora podemos colaborar em um único sistema e ter visibilidade dos dados essenciais. Isso permite que nossas diversas equipes relatem o progresso, identifiquem problemas de carga de trabalho e capacidade e planejem de forma mais precisa.
Essa é a oportunidade aqui. Não se trata de substituir os sistemas de desenvolvimento, mas de criar uma camada operacional visível em torno do trabalho que ocorre entre eles. A maneira mais rápida de testar esse modelo é criar uma estrutura funcional de relações com ex-alunos dentro da sua plataforma de gerenciamento de projetos.
Quer testar um modelo semelhante em sua própria operação de desenvolvimento? Comece com o prompt abaixo e adapte-o à sua base de ex-alunos, combinação de campanhas e metas de engajamento.
Essa é a oportunidade aqui. Não se trata de substituir os sistemas de desenvolvimento, mas de criar uma camada operacional visível em torno do trabalho que ocorre entre eles. A maneira mais rápida de testar esse modelo é criar uma estrutura funcional de relações com ex-alunos dentro da sua plataforma de gerenciamento de projetos.
Quer testar um modelo semelhante em sua própria operação de desenvolvimento? Comece com o prompt abaixo e adapte-o à sua base de ex-alunos, combinação de campanhas e metas de engajamento.
O desafio: Crie seu espaço de trabalho para engajamento de ex-alunos com IA
Copie este prompt, cole-o no ClickUp Brain para criar seu próprio ClickUp Super Agent, preencha os dados da sua instituição e você terá um espaço de trabalho completo para relações com ex-alunos, com pontuação de engajamento, acompanhamento de campanhas, gerenciamento de eventos e fluxos de trabalho de gestão de doadores.
O resultado deve fornecer a você um primeiro rascunho sólido da sua estrutura operacional, incluindo lógica de segmentação, pontos de verificação da campanha, fluxos de trabalho de eventos e acompanhamento da gestão de doadores. Sua equipe poderá então personalizá-lo para se adequar ao seu grupo de ex-alunos, às prioridades de arrecadação de fundos e aos canais de comunicação.
Sugestão:
→ Pronto para criar seu primeiro Super Agente?
Abra o ClickUp Brain e cole o prompt acima para criar um Super Agente personalizado para o seu Workspace.
Depois que seu modelo de agente for gerado, o próximo passo é transformá-lo em um espaço de trabalho prático que sua equipe de desenvolvimento possa usar diariamente.
Como configurar no ClickUp (4 etapas)
Antes de configurar seu Space, reúna as informações que sua equipe já utiliza para gerenciar o engajamento dos ex-alunos. Isso geralmente inclui categorias de engajamento, calendários de campanhas, níveis de doadores, tipos de eventos, segmentos de comunicação e expectativas de gestão. Começar com dados organizados torna suas automações, painéis e fluxos de trabalho de divulgação muito mais úteis.
- Crie a estrutura do seu espaço de trabalho Configure um espaço dedicado chamado “Relações com Ex-Alunos e Desenvolvimento”. Adicione quatro pastas para organizar o trabalho ao longo do ciclo de vida do engajamento dos ex-alunos: Engajamento e Divulgação para segmentação de ex-alunos, comunicações, filiais regionais e grupos de afinidade; Campanhas de Captação de Recursos para fundo anual, dia de doações, campanhas de capital, doações planejadas e doações em reuniões; Eventos e Programas para reuniões, homecoming, eventos regionais, programas de mentoria e coordenação de voluntários; e Gestão e Reconhecimento para fluxos de trabalho de agradecimento a doadores, relatórios de impacto, acompanhamento de reconhecimento e reengajamento de doadores inativos.
- Configure campos personalizados em todas as tarefas relacionadas a ex-alunos Adicione campos personalizados aos seus modelos de tarefas relacionadas a ex-alunos para que cada registro inclua os dados essenciais de que sua equipe precisa para acompanhar o engajamento e coordenar as ações de divulgação. Inclua campos para pontuação de engajamento, ano de formatura, nível de doador, data do último engajamento, região geográfica, preferência de comunicação, campanha atribuída e doações ao longo da vida. Essa estrutura consistente torna os painéis, as automações e os relatórios de portfólio muito mais confiáveis.
- Cole o prompt no ClickUp Brain Abra o ClickUp Brain no seu novo Espaço e cole o prompt acima. Preencha suas variáveis, incluindo nome da instituição, número de ex-alunos, tamanho da equipe, ferramentas atuais, meta anual de arrecadação de fundos, taxa de participação e canais de engajamento. Use o resultado gerado para criar um primeiro rascunho do seu modelo de pontuação de engajamento, fluxos de trabalho de campanha, modelos de eventos e estrutura de gestão de doadores e, em seguida, refine-o para sua operação de desenvolvimento.
- Configure automações para o gerenciamento contínuo Crie automações para manter o trabalho de relações com ex-alunos em andamento sem a necessidade de acompanhamento manual constante. Use regras para acionar ações de engajamento, lançar marcos de campanha, agendar acompanhamento de eventos, solicitar check-ins de mentoria e iniciar sequências de gestão após o recebimento de doações.
Crie um Espaço dedicado chamado Relações com Ex-Alunos e Desenvolvimento. Adicione quatro pastas para organizar o trabalho ao longo do ciclo de vida do engajamento dos ex-alunos: Engajamento e Divulgação para segmentação de ex-alunos, comunicações, filiais regionais e grupos de afinidade; Campanhas de Arrecadação de Fundos para fundo anual, dia de doações, campanhas de capital, doações planejadas e doações em reuniões; Eventos e Programas para reuniões, homecoming, eventos regionais, programas de mentoria e coordenação de voluntários; e Gestão e Reconhecimento para fluxos de trabalho de agradecimento aos doadores, relatórios de impacto, acompanhamento de reconhecimento e reengajamento de doadores inativos.
Adicione campos personalizados aos seus modelos de tarefas de ex-alunos para que cada registro inclua os dados essenciais de que sua equipe precisa para acompanhar o engajamento e coordenar as ações de divulgação. Inclua campos para pontuação de engajamento, ano de formatura, nível de doador, data do último engajamento, região geográfica, preferência de comunicação, campanha atribuída e doações acumuladas. Essa estrutura consistente torna os painéis, as automações e os relatórios de portfólio muito mais confiáveis.
Abra o ClickUp Brain no seu novo Espaço e cole o prompt acima. Preencha suas variáveis, incluindo nome da instituição, número de ex-alunos, tamanho da equipe, ferramentas atuais, meta anual de arrecadação de fundos, taxa de participação e canais de engajamento. Use o resultado gerado para criar um primeiro rascunho do seu modelo de pontuação de engajamento, fluxos de trabalho de campanha, modelos de eventos e estrutura de gestão de doadores; em seguida, refine-o para sua operação de desenvolvimento institucional.
Crie automações para manter o trabalho de relações com ex-alunos em andamento sem a necessidade de acompanhamento manual constante. Use regras para acionar ações de engajamento, lançar marcos de campanha, agendar acompanhamento de eventos, solicitar check-ins de mentoria e iniciar sequências de gestão de doadores após o recebimento de doações.
Pronto para transformar esses fluxos de trabalho em um sistema repetível? Crie seu Espaço de Trabalho de gestão de subsídios no ClickUp.
💡 Dica profissional: Comece com um fluxo de trabalho, como o dia de doações, o reengajamento de doadores inativos ou o acompanhamento de eventos de ex-alunos, antes de implementar o sistema em toda a operação de desenvolvimento. Um projeto-piloto menor ajuda sua equipe a refinar modelos, lógica de pontuação e regras de comunicação antes de expandir.
Campos personalizados recomendados para tarefas de relações com ex-alunos
Esses campos criam um histórico operacional consistente em todos os fluxos de trabalho de pontuação de engajamento, campanhas, eventos, mentoria e gestão de doadores.
| Área | Tipo | Objetivo |
|---|---|---|
| Pontuação de engajamento | Número | Pontuação ponderada com base na atividade dos ex-alunos |
| Ano de formatura | Número ou lista suspensa | Turma de ex-alunos |
| Nível de doadores | Menu suspenso | Doador de primeira vez, Doador recorrente, Contribuição anual de liderança, Doação significativa, Doação planejada |
| Data do último engajamento | Data | Interação mais recente com ex-alunos |
| Região geográfica | Menu suspenso | Região ou localização da filial |
| Preferências de comunicação | Menu suspenso | E-mail, mala direta, telefone, SMS, redes sociais |
| Campanha atribuída | Menu suspenso | Fundo anual, Dia da Doação, Campanha de capital, Doações em reuniões, Doações planejadas |
| Doações ao longo da vida | Moeda | Valor total histórico de doações |
| Segmento de engajamento | Menu suspenso | Altamente engajado, Engajado, Ligeiramente engajado, Desengajado, Perdeu contato |
| Grupo de Afinidade | Etiquetas | Esportes, Fraternidades, Programa acadêmico, Voluntariado, Ex-alunos jovens, Seção regional |
| Status de participação no evento | Menu suspenso | Convidado, Inscrito, Presente, Ausente, Acompanhamento concluído |
| Status da gestão de doadores | Menu suspenso | Recibo enviado, Agradecimento enviado, Relatório de impacto enviado, Reengajamento ativo |
📘 Leia também: Veja todos os tipos de campos personalizados para decidir quais campos funcionam melhor para o seu fluxo de trabalho de subsídios.
Exemplos de automação essencial para relações com ex-alunos
Depois de configurar seus campos personalizados, crie automações que mantenham o acompanhamento do engajamento, as campanhas, os eventos e a gestão de doadores em andamento sem a necessidade de acompanhamento manual repetitivo.
| Quando… | Então… |
|---|---|
| Um ex-aluno faz uma doação | Acionar a sequência de gestão com base no nível do doador e atribuir tarefas de acompanhamento |
| A pontuação de engajamento cai para a faixa de desengajamento | Crie uma tarefa de reengajamento e atribua o segmento de divulgação apropriado |
| A contagem regressiva para o dia de doações atinge um marco | Crie a próxima lista de verificação da campanha e atribua tarefas específicas para cada canal |
| Um evento é marcado como Concluído | Envie a pesquisa pós-evento e crie tarefas de acompanhamento para os participantes e aqueles que não compareceram |
| Um doador está inativo há 13, 18 ou 24 meses | Acionar a próxima sequência de reengajamento de doadores inativos |
| É criada uma combinação de mentoria | Programe tarefas de acompanhamento e atribua revisões de acompanhamento de marcos |
📘 Leia também: Saiba como os campos personalizados funcionam nas automações
O que o Agente abrange ao longo do ciclo de vida do engajamento dos ex-alunos
Um agente de IA para relações com ex-alunos não é um chatbot que responde a perguntas sobre sua alma mater. É um sistema que opera dentro do seu ambiente de gerenciamento de projetos e lida com o trabalho estruturado e repetitivo que sua equipe de desenvolvimento atualmente realiza manualmente, incluindo a pontuação de engajamento, a coordenação de campanhas, o acompanhamento pós-eventos e a garantia de que a gestão de doadores não seja negligenciada.
| Fase do ciclo de vida | O que o agente faz | O que isso substitui |
|---|---|---|
| Acompanhamento do engajamento | Avalia a atividade dos ex-alunos nos modos de engajamento da CASE e atualiza o status do segmento | Registros de engajamento fragmentados em planilhas e ferramentas desconectadas |
| Campanhas de arrecadação de fundos | Acompanha metas de campanha, pipelines, marcos e acompanhamento de doadores | Planilhas de campanha pontuais e coordenação manual entre equipes |
| Eventos e programas | Gerencia o planejamento de eventos, inscrições, funções dos voluntários, pesquisas e acompanhamento | Cadeias de e-mails, unidades compartilhadas e notas de eventos que nunca servem de base para o próximo evento |
| Programas de mentoria | Acompanha correspondências, reuniões, satisfação e engajamento contínuo | Planilhas ad hoc de mentores e acompanhamento inconsistente do programa |
| Comunicação | Coordena segmentos de público, cronograma de campanhas, combinação de canais e conformidade com opções de cancelamento | Calendários de comunicação separados e gerenciamento manual do público |
| Gestão e reconhecimento | Acompanha o momento certo para enviar agradecimentos, relatórios de impacto, itens de reconhecimento e gatilhos para reengajamento | Acompanhamento atrasado e gestão de doadores enterrados nas caixas de entrada |
Quer ver como os Super Agents funcionam em um ambiente real do ClickUp? Assista ao tutorial abaixo para ver como os fluxos de trabalho, tarefas e automações gerados por IA se combinam na prática.
Variações para diferentes tipos de instituições
O prompt acima funciona em todas as instituições de ensino superior que utilizam o ClickUp. Adapte o prompt à sua instituição:
| Tipo de instituição | Principais ajustes |
|---|---|
| Universidade de pesquisa R1 | Use o prompt completo tal como está. Adicione uma segmentação de campanha mais complexa, populações de ex-alunos maiores e uma coordenação mais forte do portfólio dos responsáveis por doações. |
| Universidade R2 | Mantenha a estrutura completa, mas simplifique algumas camadas da campanha onde as equipes de funcionários são menores. Dê ênfase ao fundo anual, aos eventos e ao engajamento regional. |
| Faculdade de Ciências Humanas | Concentre-se no engajamento personalizado dos ex-alunos, nas doações em reuniões, nos programas de voluntariado e na gestão eficaz de grupos menores de ex-alunos. |
| Faculdade comunitária | Dê ênfase ao engajamento dos ex-alunos locais, à mentoria alinhada com a força de trabalho, a estruturas de campanha menores e à construção de relacionamentos, em vez da complexidade das doações de grande valor. |
| Escola profissionalizante ou de formação profissional | Concentre-se nos resultados profissionais dos ex-alunos, na orientação profissional, no engajamento vinculado a empregadores e na gestão direcionada, associada a histórias de sucesso profissional. |
Gerencie as relações com ex-alunos em um único lugar
As relações com ex-alunos ficam prejudicadas quando o histórico de engajamento, as campanhas, os eventos, os programas de mentoria e a gestão de doadores ficam em sistemas separados, sem uma visão operacional compartilhada. Com o ClickUp Brain, os Campos Personalizados e as Automações, sua instituição pode transformar o engajamento dos ex-alunos em um sistema repetível que oferece um acompanhamento mais eficaz, uma segmentação mais clara, uma melhor coordenação de eventos e uma gestão mais consistente.
O objetivo não é substituir seu CRM ou banco de dados de desenvolvimento. É reduzir o trabalho de coordenação em torno deles, melhorar a visibilidade sobre quem está engajado e quem está se distanciando, e ajudar sua equipe a dedicar mais tempo aos relacionamentos em vez de à limpeza de registros. Comece com o prompt acima, adapte-o à sua base de ex-alunos e às prioridades de desenvolvimento, e crie uma configuração que sua equipe possa realmente usar durante todo o ano.
Comece a usar o ClickUp gratuitamente.
Perguntas frequentes
A IA pode realmente melhorar as taxas de participação dos ex-alunos?
Os agentes de IA não ligam para ex-alunos nem escrevem cartas de agradecimento sinceras. Eles automatizam o trabalho operacional que torna possível o engajamento personalizado em grande escala: pontuação de engajamento, segmentação de públicos, acionamento de contato oportuno e sinalização de doadores inativos antes que eles desapareçam. Quando sua equipe gasta menos tempo com entrada de dados, ela dedica mais tempo aos relacionamentos. É assim que as taxas de participação melhoram.
Isso funciona com nosso CRM atual, como o Raiser’s Edge ou o Salesforce?
O espaço de trabalho do agente de IA funciona em conjunto com seu CRM de desenvolvimento já existente. Os dados de engajamento do Raiser’s Edge, Blackbaud ou Salesforce são sincronizados em campos personalizados nas tarefas relacionadas aos ex-alunos. O agente não substitui seu sistema de registros. Ele se torna a camada operacional onde sua equipe acompanha campanhas, coordena eventos e gerencia fluxos de trabalho de gestão de doadores com base nesses dados.
E quanto à segurança dos dados de informações confidenciais dos doadores?
A ClickUp possui as certificações SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 e ISO 42001 e oferece suporte a SSO, permissões baseadas em funções e criptografia em repouso e em trânsito. As permissões por doador permitem que os responsáveis por doações vejam apenas as carteiras que lhes foram atribuídas. Nenhum dado é utilizado para treinar modelos de IA. Detalhes completos na página de segurança.
Como isso lida com os requisitos de relatórios da CASE?
O sistema de pontuação de engajamento está alinhado com os quatro modos de engajamento da CASE (filantrópico, voluntário, experiencial e de comunicação). Campos personalizados rastreiam cada modo separadamente, para que você possa gerar relatórios de engajamento em conformidade com a CASE diretamente do seu espaço de trabalho. O agente estrutura os dados da maneira que a CASE espera, o que simplifica a preparação das respostas às pesquisas.
Isso é útil apenas para grandes escritórios de desenvolvimento?
Não. O prompt inclui variáveis para tipo de instituição, número de ex-alunos e tamanho da equipe. Um escritório de ex-alunos com duas pessoas em uma faculdade comunitária se beneficia das mesmas automações de acompanhamento de campanhas e gestão de doadores que um departamento de desenvolvimento com 50 pessoas em uma universidade R1. O sistema se adapta à sua base de ex-alunos e à sua equipe.