Mais de 60% dos estudantes universitários atendem atualmente aos critérios para pelo menos um problema de saúde mental, e 97% das instituições possuem uma equipe de intervenção comportamental no campus. No entanto, a maioria das equipes de CARE ainda coordena os casos por meio de cadeias de e-mails, relatórios Maxient desconexos e notas de reuniões que ficam na caixa de entrada de alguém.
Um agente de IA integrado a uma plataforma de gerenciamento de projetos pode automatizar o recebimento de casos, a triagem por nível de risco, os encaminhamentos entre departamentos e o acompanhamento de resultados, mantendo controles de acesso em conformidade com a FERPA.
Abaixo está um prompt de agente de IA pronto para copiar que você pode colar no ClickUp para criar um espaço de trabalho completo de gerenciamento de casos de alunos em poucos minutos. Mas antes de usá-lo, é útil examinar a falha de coordenação que esse tipo de sistema se destina a resolver. Para a maioria das equipes de apoio ao aluno, o problema não é a falta de encaminhamentos. É o fato de que esses encaminhamentos chegam por meio de muitos setores desconexos, o que dificulta ter uma visão completa da situação com antecedência suficiente para responder adequadamente.
Quem deve usar esta configuração de gerenciamento de casos de alunos
Esta configuração foi projetada para equipes de CARE, equipes de intervenção comportamental, reitorias, equipes de conduta estudantil, equipes de coordenação de aconselhamento, gestores de casos e líderes de assuntos estudantis responsáveis pela triagem, encaminhamentos e acompanhamento em vários departamentos. É especialmente útil para instituições que já recebem encaminhamentos por meio de vários sistemas, mas ainda dependem da coordenação manual para gerenciar riscos, transferências e visibilidade dos casos.
O problema: sua equipe de atendimento está coordenando crises de alunos por e-mail e planilhas
Os profissionais de assuntos estudantis já conhecem a realidade. Um membro do corpo docente envia um relatório sobre um comportamento preocupante. Um orientador residente sinaliza um aluno que não sai do quarto há dias. Um relatório do Título IX chega pelo portal online. Um orientador acadêmico percebe que um aluno parou de frequentar as aulas. Cada um desses encaminhamentos entra em um sistema diferente, é encaminhado para um departamento diferente, e a equipe CARE ou BIT deve ter uma visão completa da situação durante uma reunião semanal que depende de quem se lembrou de trazer suas anotações.
A demanda não para de crescer. O número de estudantes que procuram ajuda nos centros de aconselhamento do campus aumentou quase 40% entre 2009 e 2015 e continuou a crescer até a pandemia. O Estudo Healthy Minds 2024–25 constatou que quase 40% dos estudantes universitários sofrem de depressão moderada a grave, com 68% relatando que dificuldades mentais ou emocionais afetaram seu desempenho acadêmico. Esses alunos não vêm com rótulos bem definidos. Eles aparecem como casos de conduta, reclamações relacionadas à moradia, alertas de probação acadêmica e solicitações de adaptações para pessoas com deficiência, muitas vezes em vários departamentos simultaneamente.
O resultado é previsível: contato duplicado, em que três departamentos entram em contato com o mesmo aluno sem saber que os outros já o fizeram; falhas na transferência de responsabilidades entre a equipe de conduta estudantil e a de aconselhamento; planos de intervenção que existem apenas nas atas das reuniões; e nenhuma maneira sistemática de acompanhar se um aluno encaminhado realmente teve contato com os recursos para os quais foi direcionado.
Como a Universidade de Miami resolveu isso: O Centro de Exploração e Sucesso Profissional da Universidade de Miami utilizou o ClickUp para gerenciar mais de 200 eventos estudantis por ano com uma taxa de sucesso de 98%, envolvendo 19.107 alunos por meio de processos padronizados e acompanhamento centralizado.
Michael Turner, Diretor Associado:
O ClickUp é uma ótima ferramenta que usamos para nos mantermos organizados e em dia com os eventos. A plataforma nos proporcionou um repositório de conhecimento.
O ClickUp é uma ótima ferramenta que usamos para nos mantermos organizados e em dia com os eventos. A plataforma nos proporcionou um repositório de conhecimento.
Esse mesmo valor é importante na gestão de casos de alunos. Não se trata de substituir sistemas de conduta ou aconselhamento, mas de criar uma camada operacional visível em torno de encaminhamentos, transferências e acompanhamento. A maneira mais rápida de testar esse modelo é criar uma configuração funcional de gestão de casos de alunos dentro da sua plataforma de gerenciamento de projetos.
Quer testar um modelo semelhante no seu próprio fluxo de trabalho CARE ou BIT? Comece com o prompt abaixo e adapte-o à estrutura da sua equipe, ao volume de encaminhamentos e aos requisitos de conformidade.
Esse mesmo valor é importante na gestão de casos de alunos. Não se trata de substituir sistemas de conduta ou aconselhamento, mas de criar uma camada operacional visível em torno de encaminhamentos, transferências e acompanhamento. A maneira mais rápida de testar esse modelo é criar uma configuração funcional de gestão de casos de alunos dentro da sua plataforma de gerenciamento de projetos.
Quer testar um modelo semelhante no seu próprio fluxo de trabalho CARE ou BIT? Comece com o prompt abaixo e adapte-o à estrutura da sua equipe, ao volume de encaminhamentos e aos requisitos de conformidade.
Esse mesmo valor é importante na gestão de casos de alunos. Não se trata de substituir sistemas de conduta ou aconselhamento, mas de criar uma camada operacional visível em torno de encaminhamentos, transferências e acompanhamento. A maneira mais rápida de testar esse modelo é criar uma configuração funcional de gestão de casos de alunos dentro da sua plataforma de gerenciamento de projetos.
Quer testar um modelo semelhante no seu próprio fluxo de trabalho CARE ou BIT? Comece com o prompt abaixo e adapte-o à estrutura da sua equipe, ao volume de encaminhamentos e aos requisitos de conformidade.
Quer testar um modelo semelhante no seu próprio fluxo de trabalho CARE ou BIT? Comece com o prompt abaixo e adapte-o à estrutura da sua equipe, ao volume de encaminhamentos e aos requisitos de conformidade.
A sugestão: Crie seu espaço de trabalho para gerenciamento de casos de alunos com IA
Copie este prompt, cole-o no ClickUp Brain para criar seu próprio ClickUp Super Agent, preencha os dados da sua instituição e você terá um espaço de trabalho completo para gerenciamento de casos de alunos com fluxos de trabalho de admissão, estruturas de avaliação de risco, acompanhamento de encaminhamentos e documentação de resultados.
O resultado deve fornecer um bom rascunho inicial da sua estrutura operacional, incluindo hierarquias de tarefas, lógica de triagem, fluxos de trabalho sensíveis a permissões e pontos de verificação de acompanhamento. Sua equipe poderá então personalizá-lo para se adequar ao volume de casos, à estrutura do campus e ao ambiente de conformidade.
O resultado deve fornecer um bom rascunho inicial da sua estrutura operacional, incluindo hierarquias de tarefas, lógica de triagem, fluxos de trabalho sensíveis a permissões e pontos de verificação de acompanhamento. Sua equipe poderá então personalizá-lo para se adequar ao volume de casos, à estrutura do campus e ao ambiente de conformidade.
Sugestão:
→ Pronto para criar seu primeiro Super Agente?
Abra o ClickUp Brain e cole o prompt acima para criar um Super Agente personalizado para o seu Workspace.
Depois que o modelo do seu agente for gerado, o próximo passo é transformá-lo em um espaço de trabalho prático que sua equipe de gerenciamento de casos possa usar diariamente.
Como configurar no ClickUp (4 etapas)
Antes de configurar seu Espaço, reúna os dados de apoio ao aluno que sua equipe já utiliza em encaminhamentos, notas de caso, alertas precoces, transferências entre departamentos e relatórios de conformidade. Isso geralmente inclui dados de identificação do aluno, fontes de encaminhamento, tipos de preocupação, níveis de risco atuais, gestores de caso designados, histórico de intervenções anteriores, destinos de encaminhamento e quaisquer requisitos de tratamento da FERPA ou do Título IX. Começar com dados limpos torna suas automações, painéis e fluxos de trabalho de transferência muito mais confiáveis.
- Crie a estrutura do seu espaço de trabalho Configure um espaço dedicado chamado “Gerenciamento de Casos de Alunos”. Adicione quatro pastas com configurações de permissão rígidas desde o início: Casos Ativos para casos em aberto organizados por nível de risco; Encaminhamentos e Alertas Antecipados para novos encaminhamentos, alertas acadêmicos e autoencaminhamentos aguardando análise; Coordenação Interdepartamental para encaminhamentos enviados para aconselhamento, serviços para pessoas com deficiência, conduta, Título IX e recursos externos; e Relatórios e Conformidade para relatórios agregados, acompanhamento Clery, cronogramas do Título IX e resumos dos resultados dos casos.
- Configure campos personalizados em cada tarefa de caso Adicione campos personalizados aos seus modelos de tarefas de caso para que cada caso de aluno inclua os dados essenciais de que sua equipe precisa para triar, coordenar e documentar o suporte de forma consistente. Inclua campos para identificação do aluno, fonte do encaminhamento, tipo de preocupação, nível de risco, gestor do caso, status de liberação da FERPA, data do último contato, encaminhamentos enviados e status do resultado. Essa estrutura consistente torna os painéis, as automações e a coordenação de casos muito mais confiáveis.
- Cole o prompt no ClickUp Brain Abra o ClickUp Brain em seu novo Espaço e cole o prompt acima. Preencha suas variáveis, incluindo nome da instituição, composição da equipe, volume mensal de encaminhamentos, requisitos de conformidade e ferramentas atuais. Use o resultado gerado para criar um primeiro rascunho do seu fluxo de trabalho de admissão, estrutura de avaliação de risco, rastreador de encaminhamentos e painel de conformidade; em seguida, refine-o para o processo de gerenciamento de casos da sua instituição.
- Configure automações para o gerenciamento contínuo Crie automações para manter o andamento dos casos dos alunos sem a necessidade de acompanhamento manual constante. Use regras para notificar a equipe de plantão sobre casos de crise, escalar o risco quando houver acúmulo de encaminhamentos, solicitar tarefas de acompanhamento após reuniões, sinalizar faltas em encaminhamentos e agendar revisões de encerramento para que nenhum aluno seja deixado de lado.
Crie um Espaço dedicado chamado “Gerenciamento de Casos de Alunos”. Adicione quatro pastas com configurações de permissão rígidas desde o início: “Casos Ativos” para casos em andamento organizados por nível de risco; “Encaminhamentos e Alertas Precoces” para novos encaminhamentos, alertas acadêmicos e autoencaminhamentos aguardando análise; “Coordenação Interdepartamental” para encaminhamentos enviados para aconselhamento, serviços para pessoas com deficiência, conduta, Título IX e recursos externos; e “Relatórios e Conformidade” para relatórios agregados, acompanhamento Clery, cronogramas do Título IX e resumos dos resultados dos casos.
Adicione campos personalizados aos seus modelos de tarefas de caso para que cada caso de aluno inclua os dados essenciais de que sua equipe precisa para triar, coordenar e documentar o suporte de maneira consistente. Inclua campos para identificação do aluno, fonte do encaminhamento, tipo de preocupação, nível de risco, gestor do caso, status de liberação da FERPA, data do último contato, encaminhamentos enviados e status do resultado. Essa estrutura consistente torna os painéis, as automações e a coordenação de casos muito mais confiáveis.
Abra o ClickUp Brain no seu novo Espaço e cole o prompt acima. Preencha suas variáveis, incluindo nome da instituição, composição da equipe, volume mensal de encaminhamentos, requisitos de conformidade e ferramentas atuais. Use o resultado gerado para criar um primeiro rascunho do seu fluxo de trabalho de admissão, estrutura de avaliação de risco, rastreador de encaminhamentos e painel de conformidade; em seguida, refine-o para o processo de gerenciamento de casos da sua instituição.
Crie automações para manter o andamento dos casos dos alunos sem a necessidade de acompanhamento manual constante. Use regras para notificar a equipe de plantão sobre casos de crise, escalar o risco quando houver acúmulo de encaminhamentos, solicitar tarefas de acompanhamento após reuniões, sinalizar faltas em encaminhamentos e agendar revisões de encerramento para que nenhum aluno seja deixado de lado.
Pronto para transformar esses fluxos de trabalho em um sistema repetível? Crie seu Espaço de Trabalho no ClickUp.
💡 Dica profissional: Comece com um único fluxo de trabalho, como triagem de admissão ou encaminhamentos entre departamentos, antes de implementar o sistema em toda a operação CARE ou BIT. Um projeto-piloto menor ajuda sua equipe a refinar modelos, permissões e lógica de escalonamento antes da ampliação.
Campos personalizados recomendados para tarefas de gerenciamento de casos de alunos
Esses campos criam um registro operacional consistente que abrange admissão, triagem, encaminhamentos, intervenções e resultados dos casos.
| Campo | Tipo | Objetivo |
|---|---|---|
| Identificação do aluno | Texto curto | Identificador único do aluno |
| Fonte do encaminhamento | Menu suspenso | Docentes, Funcionários, Alunos, Auto-encaminhamento, Anônimo |
| Tipo de problema | Menu suspenso | Acadêmico, Comportamental, Saúde mental, Conduta, Segurança, Financeiro, Moradia |
| Nível de risco | Menu suspenso | Nível 1, Nível 2, Nível 3, Nível 4, Nível 5 |
| Gerente de Casos | Pessoas | Funcionário principal responsável pela coordenação |
| Status de liberação da FERPA | Menu suspenso | Registrado, Não registrado, Não necessário |
| Data do último contato | Data | Contato mais recente do aluno ou da secretaria |
| Encaminhamentos enviados | Etiquetas ou Relações | Aconselhamento, Orientação, Conduta, Título IX, Auxílio Financeiro, Serviços para Pessoas com Deficiência, Recursos externos |
| Status do resultado | Menu suspenso | Ativo, Em monitoramento, Resolvido, Encaminhado externamente, Retirado |
| Nível de urgência | Menu suspenso | Imediato/Crise, Alto, Moderado, Baixo/Informativo |
| Status do envolvimento | Menu suspenso | Conectados, Ausentes, Serviços recusados, Em lista de espera, Em andamento |
| Status do consentimento | Menu suspenso | Consentimento do aluno obtido, consentimento limitado, consentimento não necessário |
📘 Leia também: Veja todos os tipos de campos personalizados para decidir quais campos funcionam melhor para o seu fluxo de trabalho de subsídios.
Exemplos de automação essencial para o gerenciamento de casos de alunos
Depois de configurar seus campos personalizados, crie automações que mantenham os fluxos de trabalho de triagem, encaminhamentos, intervenções e acompanhamento em andamento, sem a necessidade de acompanhamento manual repetitivo.
| Quando… | Então… |
|---|---|
| Um novo encaminhamento é marcado como Imediato/Crise | Notifique imediatamente a equipe de plantão e a segurança do campus e, em seguida, atribua o caso ao fluxo de trabalho de crise |
| Um aluno recebe um segundo encaminhamento em aberto enquanto já existe um caso ativo | Sinalize o caso para revisão de duplicidade e aumente a prioridade da análise de risco |
| Um encaminhamento é enviado e o aluno não entra em contato dentro do prazo previsto | Notifique o gestor de casos e crie uma tarefa de acompanhamento |
| Um aluno recebe o Nível de Risco 4 ou 5 | Acionar o fluxo de trabalho de intervenção intensiva e notificar toda a equipe de resposta |
| Chega a data de acompanhamento sem que nenhum contato atualizado tenha sido registrado | Crie uma tarefa de acompanhamento e atribua-a ao gestor de casos |
| Um caso é marcado como Resolvido | Agende um ponto de verificação para revisão de encerramento e gere o prompt de resumo de resultados |
📘 Leia também: Saiba como os campos personalizados funcionam nas automações
O que o agente abrange ao longo do ciclo de vida do suporte ao aluno
Um agente de IA para gerenciamento de casos de alunos não é um chatbot que dá conselhos aos alunos. É um sistema que funciona dentro do seu espaço de trabalho de gerenciamento de projetos e lida com o trabalho de coordenação estruturado e repetitivo que sua equipe de CARE atualmente realiza manualmente, incluindo o encaminhamento de casos, o acompanhamento de intervenções, o gerenciamento de transferências entre departamentos e o registro de se os alunos realmente entram em contato com o apoio.
| Fase do ciclo de vida | O que o agente faz | O que ele substitui |
|---|---|---|
| Admissão e triagem de casos | Padroniza encaminhamentos, atribui urgência, sinaliza duplicatas e direciona os casos para o fluxo de trabalho correto | Cadeias de e-mails, registros em planilhas e notas de admissão inconsistentes |
| Avaliação de risco | Acompanha fatores de risco, atualiza a prioridade dos casos e oferece suporte à escalação por nível | Memória da equipe, pontuação manual e suposições nas reuniões semanais |
| Encaminhamentos entre departamentos | Acompanha para onde os encaminhamentos foram enviados, se os alunos entraram em contato e qual acompanhamento é necessário | Transferências desconexas e responsabilidades pouco claras entre os escritórios |
| Acompanhamento de intervenções | Mantém uma linha do tempo cronológica de contatos, reuniões, intervenções e decisões sobre os casos | Notas enterradas em caixas de entrada, atas de reuniões ou registros separados do escritório |
| Conformidade e relatórios | Oferece suporte a acompanhamento com controle de permissões, relatórios agregados e gerenciamento de cronograma para obrigações relacionadas à Lei Clery ou ao Título IX | Planilhas de relatórios separadas e revisão reativa de conformidade |
| Resposta a alertas precoces | Converte padrões de alertas acadêmicos e comportamentais em casos ativos quando o risco aumenta | Alertas de canal único que nunca se combinam para formar um panorama completo |
Ao contrário das ferramentas genéricas de IA, este é um Super Agente do ClickUp que funciona dentro do mesmo espaço de trabalho onde sua equipe já gerencia tarefas. Todas as ações acontecem onde as pessoas já estão trabalhando. Sem login extra, sem sistema separado para verificar.
Quer ver como os Super Agents funcionam em um ambiente real do ClickUp? Assista ao tutorial abaixo para ver como fluxos de trabalho, tarefas e automações gerados por IA se combinam na prática.
Variações para diferentes tipos de instituições
O prompt acima funciona em todas as instituições de ensino superior que utilizam o ClickUp. Adapte o prompt à sua instituição:
| Tipo de instituição | Principais ajustes |
|---|---|
| Universidade de pesquisa R1 | Use o prompt completo tal como está. Adicione estruturas de equipe mais complexas, maior volume de encaminhamentos e coordenação mais forte entre orientação, conduta, alojamento e aconselhamento. |
| Universidade regional | Mantenha a estrutura completa de gestão de casos, mas simplifique os caminhos de encaminhamento para especialidades em que menos consultórios estejam envolvidos. Dê ênfase a transferências eficientes e relatórios em escala moderada. |
| Faculdade de artes liberais | Concentre-se em intervenções personalizadas, coordenação de equipes menores e transferências de responsabilidade que exigem autorização em um ambiente de apoio ao aluno altamente integrado. |
| Faculdade comunitária | Dê ênfase ao contato com alunos que se deslocam diariamente, às questões financeiras e acadêmicas, aos encaminhamentos para a comunidade externa e às equipes menores que desempenham várias funções. |
| Escola profissionalizante ou de formação profissional | Concentre-se em intervenções relacionadas ao progresso, questões de frequência, barreiras relacionadas à moradia ou transporte, quando relevante, e vias de encaminhamento simplificadas. |
Gerencie os casos dos alunos em um único lugar
A gestão de casos de alunos fica comprometida quando encaminhamentos, notas de intervenção, alertas precoces e transferências entre departamentos ficam em sistemas separados, sem uma visão operacional compartilhada. Com o ClickUp Brain, os Campos Personalizados e as Automações, sua instituição pode transformar o recebimento de casos, a triagem, o acompanhamento de encaminhamentos e o acompanhamento de intervenções em um único sistema operacional repetível.
O objetivo não é substituir seu sistema de conduta, registros de aconselhamento ou sistemas institucionais de registro. É reduzir o trabalho de coordenação em torno deles, melhorar a visibilidade em todo o processo de apoio e garantir que nenhum aluno seja esquecido entre os departamentos. Comece com o prompt acima, adapte-o à estrutura da sua equipe e aos requisitos de conformidade e crie uma configuração que sua equipe possa realmente usar todos os dias.
Comece a usar o ClickUp gratuitamente.
Perguntas frequentes
Um agente de IA pode lidar com informações de alunos protegidas pela FERPA?
Sim, com a configuração adequada. O espaço de trabalho utiliza permissões baseadas em funções, de modo que apenas membros autorizados da equipe CARE tenham acesso aos detalhes dos casos. O ClickUp oferece suporte às certificações SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 e ISO 42001, integração com SSO e criptografia em repouso e em trânsito. As permissões no nível do caso podem restringir a visibilidade a membros específicos da equipe. Nenhum dado é usado para treinar modelos de IA. O responsável pela FERPA da sua instituição deve revisar as configurações de permissão durante a instalação.
Isso substitui o Maxient ou outros sistemas de conduta estudantil?
Não. O Maxient e plataformas semelhantes são sistemas de registro de conduta projetados para julgamento, aplicação de sanções e manutenção de registros de conformidade. O espaço de trabalho do agente de IA é a camada de coordenação e fluxo de trabalho onde sua equipe CARE faz a triagem de casos, acompanha encaminhamentos, documenta intervenções e gerencia transferências entre departamentos. Muitas instituições utilizam ambos: o Maxient como sistema de registro de conduta e o ClickUp como camada operacional para a coordenação do gerenciamento de casos.
Como isso ajuda nos sistemas de alerta precoce?
O agente converte gatilhos de alerta precoce (ausências nas aulas, queda nas notas, preocupações do corpo docente) em tarefas de gerenciamento de casos quando os padrões indicam risco elevado. Em vez de um membro do corpo docente enviar um alerta que vai para um único orientador, o sistema agrega alertas juntamente com encaminhamentos comportamentais e outros sinais para fornecer à equipe CARE uma visão holística. Essa é a mesma abordagem de coordenação usada para outros fluxos de trabalho no ensino superior, como conformidade e gestão de subsídios.
E quanto à privacidade dos alunos quando vários departamentos estão envolvidos?
O espaço de trabalho impõe o acesso “segundo a necessidade de saber” por meio do sistema de permissões do ClickUp. Um gestor de casos pode ver a linha do tempo completa do caso. Um contato de encaminhamento do centro de aconselhamento vê apenas que um encaminhamento foi feito e se o aluno entrou em contato, não os detalhes da conduta subjacente. Um membro do corpo docente que enviou o alerta original vê apenas a confirmação de que o caso foi recebido e está sendo tratado. Os níveis de permissão correspondem ao padrão de interesse educacional legítimo da FERPA.
Isso é útil apenas para grandes universidades com equipes dedicadas de assistência ao aluno?
Não. Faculdades comunitárias e pequenas instituições com equipe limitada são as que mais se beneficiam da triagem automatizada e do acompanhamento de encaminhamentos, pois geralmente contam com menos pessoas desempenhando mais funções. Um escritório de assuntos estudantis com duas pessoas obtém o mesmo fluxo de trabalho estruturado, caminhos de escalonamento e trilha de documentação que uma equipe CARE de 15 pessoas em uma universidade de pesquisa. O sistema se adapta de acordo com o tamanho da sua equipe e o volume de encaminhamentos.