As faculdades e universidades dos EUA perderam 2,7 milhões de alunos desde 2010, e prevê-se que essa queda demográfica reduza o número de formandos do ensino médio em mais 13% até 2041. As equipes de matrículas ainda gerenciam o fluxo desde a consulta inicial até a matrícula por meio de sistemas de CRM, planilhas e cadeias de e-mails desconexos. Um agente de IA integrado a uma plataforma de gerenciamento de projetos pode automatizar o processamento de inscrições, o acompanhamento de resultados, as campanhas de comunicação, a avaliação de transferência de créditos e a coordenação entre departamentos, desde a primeira consulta até o dia da mudança. Abaixo está um prompt de agente de IA pronto para copiar, que você pode colar no ClickUp para criar um espaço de trabalho completo para operações de matrículas em poucos minutos.
Abaixo está um prompt pronto para copiar para o agente de IA que você pode colar no ClickUp para criar um espaço de trabalho completo para operações de matrícula em poucos minutos. Mas, antes de usá-lo, é importante analisar os problemas de coordenação que esse tipo de sistema se destina a resolver. Para a maioria das equipes de matrícula, o problema não é a falta de ferramentas. O problema é que o funil abrange muitos sistemas e muitos escritórios, de modo que ninguém consegue ter uma visão clara do processo completo, desde a consulta inicial até o dia da mudança.
Quem deve utilizar esta configuração de operações de matrícula
Esta configuração foi projetada para equipes de operações de matrículas, líderes de admissões, equipes de auxílio financeiro, responsáveis por sistemas de CRM, coordenadores de transferência, equipes de orientação e gerentes de matrículas multifuncionais responsáveis por acompanhar os alunos desde a primeira consulta até a conclusão da matrícula. É especialmente útil para instituições que já possuem um CRM e um SIS, mas ainda dependem de coordenação manual para gerenciar transferências, prazos e apoio à captação entre departamentos.
O problema: sua equipe de matrículas está gerenciando um funil cada vez mais estreito com as mesmas ferramentas que usava quando ele estava em expansão
Se você trabalha na área de gestão de matrículas, os números não estão a seu favor. O chamado “abismo das matrículas” já chegou: as faculdades, coletivamente, registraram um declínio de 15% nas matrículas entre 2010 e 2021, e o WICHE projeta que 38 estados terão novos declínios no número de formandos do ensino médio até 2041. A taxa média de aproveitamento em instituições de quatro anos caiu para cerca de 33,7%, o que significa que dois em cada três alunos admitidos se matriculam em outro lugar.
No entanto, a maioria dos departamentos de admissão ainda opera com o mesmo conjunto de ferramentas fragmentado: um CRM para gerenciamento de consultas, um SIS separado para processamento de inscrições, planilhas para modelagem de taxas de aceitação, e-mail para coordenação entre departamentos com os setores de auxílio financeiro, alojamento e orientação, além de transferências manuais de informações em cada etapa do funil. Quando um candidato passa da fase de consulta para a de inscrição, depois para a de admissão, para a de pagamento da matrícula e, finalmente, para a de matrícula, os dados são inseridos várias vezes, surgem falhas de comunicação e nenhum sistema único oferece uma visão completa do processo.
O que está em jogo é maior do que nunca. Cada ponto percentual de aumento na taxa de retenção pode significar milhões em receitas com mensalidades. Cada ponto de contato perdido na sequência de comunicação pode levar um aluno para a concorrência. E cada dia de atraso na avaliação de créditos transferidos pode custar uma decisão de matrícula.
Como a Universidade de Wake Forest resolveu isso: A Universidade de Wake Forest unificou equipes que trabalhavam em plataformas isoladas em um único sistema usando os painéis do ClickUp, conseguindo gerar relatórios de dados em tempo real e promover o alinhamento entre departamentos.
Morey Graham, Diretor do Projeto de Serviços para Ex-Alunos e Doadores:
Agora podemos colaborar em um único sistema e ter visibilidade dos dados essenciais. Isso permite que nossas diversas equipes relatem o andamento dos trabalhos, identifiquem problemas relacionados à carga de trabalho e à capacidade e planejem com maior precisão.
Essa é a oportunidade que temos aqui. Não se trata de substituir os principais sistemas de matrícula, mas de criar uma camada operacional visível em torno das transições entre eles. A maneira mais rápida de testar esse modelo é criar uma configuração operacional de matrícula funcional dentro da sua plataforma de gerenciamento de projetos.
Quer testar um modelo semelhante em seu próprio processo de matrículas? Comece com o modelo abaixo e adapte-o aos objetivos da sua turma, aos segmentos de alunos e aos pontos críticos do seu fluxo de trabalho.
Como a Universidade de Wake Forest resolveu isso: A Universidade de Wake Forest unificou equipes que trabalhavam em plataformas isoladas em um único sistema usando os painéis do ClickUp, conseguindo gerar relatórios de dados em tempo real e promover o alinhamento entre departamentos.
Morey Graham, Diretor do Projeto de Serviços para Ex-Alunos e Doadores:
Agora podemos colaborar em um único sistema e ter visibilidade dos dados essenciais. Isso permite que nossas diversas equipes relatem o andamento dos trabalhos, identifiquem problemas relacionados à carga de trabalho e à capacidade e planejem com maior precisão.
Agora podemos colaborar em um único sistema e ter visibilidade dos dados essenciais. Isso permite que nossas diversas equipes relatem o andamento dos trabalhos, identifiquem problemas relacionados à carga de trabalho e à capacidade e planejem com maior precisão.
Essa é a oportunidade que temos aqui. Não se trata de substituir os principais sistemas de matrícula, mas de criar uma camada operacional visível em torno das transições entre eles. A maneira mais rápida de testar esse modelo é criar uma configuração operacional de matrícula funcional dentro da sua plataforma de gerenciamento de projetos.
Quer testar um modelo semelhante em seu próprio processo de matrículas? Comece com o modelo abaixo e adapte-o aos objetivos da sua turma, aos segmentos de alunos e aos pontos críticos do seu fluxo de trabalho.
Essa é a oportunidade que temos aqui. Não se trata de substituir os principais sistemas de matrícula, mas de criar uma camada operacional visível em torno das transições entre eles. A maneira mais rápida de testar esse modelo é criar uma configuração operacional de matrícula funcional dentro da sua plataforma de gerenciamento de projetos.
Quer testar um modelo semelhante em seu próprio processo de matrículas? Comece com o modelo abaixo e adapte-o aos objetivos da sua turma, aos segmentos de alunos e aos pontos críticos do seu fluxo de trabalho.
Quer testar um modelo semelhante em seu próprio processo de matrículas? Comece com o modelo abaixo e adapte-o aos objetivos da sua turma, aos segmentos de alunos e aos pontos críticos do seu fluxo de trabalho.
O desafio: Crie seu ambiente de trabalho para operações de matrícula com IA
Copie este prompt, cole-o no ClickUp Brain para criar seu próprio Super Agente do ClickUp, preencha os dados da sua instituição e você terá um espaço de trabalho completo para operações de matrícula, com acompanhamento do funil, fluxos de trabalho de comunicação, regras de automação e tudo mais.
O resultado deve fornecer um primeiro rascunho sólido da sua estrutura operacional, incluindo fluxos de trabalho por etapas, pontos de verificação de transferência, lógica de prazos e visibilidade entre as equipes. Sua equipe poderá então personalizá-lo para se adequar ao seu volume de matrículas, estratégia de funil e restrições institucionais.
O resultado deve fornecer um primeiro rascunho sólido da sua estrutura operacional, incluindo fluxos de trabalho por etapas, pontos de verificação de transferência, lógica de prazos e visibilidade entre as equipes. Sua equipe poderá então personalizá-lo para se adequar ao seu volume de matrículas, estratégia de funil e restrições institucionais.
Sugestão:
→ Pronto para criar seu primeiro Super Agente?
Abra o ClickUp Brain e cole o prompt acima para criar um Super Agent personalizado para o seu Workspace.
Como configurar no ClickUp (4 etapas)
Passo 1: Crie a estrutura do seu espaço de trabalho
Crie um Espaço dedicado chamado “Operações de Matrícula” com cinco pastas:
- Funil de recrutamento: listas organizadas por etapa do funil (Candidatos em potencial, Consultas, Candidatos, Admitidos, Com depósito, Matriculados) ou por ano letivo
- Campanhas de comunicação: listas para cada sequência de campanha (acompanhamento de consultas, conclusão de inscrições, aumento da taxa de adesão, prevenção de desistências) com tarefas por ponto de contato
- Coordenação de Auxílio Financeiro: listas para processamento do FAFSA, montagem de pacotes de auxílio, recursos e gestão de bolsas de estudo
- Transferência e Avaliação de Créditos: listas de avaliações pendentes, acordos de articulação e avaliações concluídas
- Orientação e integração: listas para gestão de sessões, listas de verificação pré-matrícula e coordenação de tarefas entre departamentos
Passo 2: Configurar campos personalizados em cada tarefa de inscrição
Adicione esses campos aos seus modelos de tarefas de inscrição para que cada cliente potencial e cada processo tenham seus dados essenciais ( veja todos os tipos de campos personalizados ):
| Campo | Tipo | Objetivo |
| Etapa do funil | Menu suspenso | Interessado, Candidato, Inscrito, Admitido, Com pagamento efetuado, Matriculado |
| Fonte: aluno | Menu suspenso | Visita a escolas de ensino médio, Feira de universidades, Digital, Indicação, Transferência |
| Interesse acadêmico | Menu suspenso | Curso ou área de formação pretendida |
| Situação de residência | Menu suspenso | Residentes no estado, Não residentes no estado, Estrangeiros |
| Situação da ajuda financeira | Menu suspenso | Sem FAFSA, FAFSA recebida, Verificada, Processada, Concedida |
| Risco de rendimento | Menu suspenso | Baixo, Médio, Alto (com base nos sinais de engajamento) |
| Preço líquido | Moeda | Custo total menos todas as ajudas |
| Prazo para o depósito | Data | Data até a qual o aluno deve efetuar o depósito |
Passo 3: Cole o prompt no ClickUp Brain
Abra o ClickUp Brain no seu novo Espaço e cole o prompt acima. Preencha suas variáveis (nome da instituição, tamanho da turma-alvo, volume de inscrições, taxa de aceitação, número de funcionários). O Brain cria a estrutura do pipeline, os fluxos de trabalho de comunicação e as regras de automação na forma de tarefas e subtarefas que você pode usar imediatamente. (Não conhece os Super Agents? Veja como criar o seu primeiro passo a passo.)
Passo 4: Configure automações para o gerenciamento contínuo
Configure essas automações principais para que o sistema funcione de forma autônoma ( saiba como funcionam os campos personalizados nas automações ):
| Quando… | Então… |
| É criada uma nova consulta | Iniciar a sequência de comunicação de acompanhamento pós-lançamento e designar um consultor regional |
| O status da inscrição muda para “Concluída” | Iniciar a tarefa de análise da candidatura e notificar a comissão de admissões |
| O aluno admitido não efetuou o pagamento da matrícula após 14 dias | Alterar o risco de rendimento para “Alto” e acionar o contato pessoal por parte do orientador |
| O aluno matriculado não se inscreveu para a orientação dentro do prazo | Criar tarefa de acompanhamento, notificar o coordenador de matrículas |
| A avaliação de créditos transferidos excede o SLA de 5 dias | Encaminhar ao chefe do departamento e sinalizar no painel do fluxo de transferências |
O que o agente abrange ao longo do ciclo de matrícula
Um agente de IA para operações de matrículas não é um chatbot que responde às perguntas de alunos em potencial. É um sistema que funciona dentro do seu ambiente de gerenciamento de projetos e realiza o trabalho estruturado e repetitivo que sua equipe de matrículas atualmente faz manualmente: conduzir os alunos em potencial pelas etapas do funil, acionar comunicações, coordenar entre departamentos e sinalizar alunos em risco antes que eles desistam.
| Fase do ciclo de vida | O que o agente faz | O que substitui |
| Recrutamento | Rastreia fontes de clientes potenciais, gerencia a atribuição de territórios e monitora o volume de consultas em relação às metas por região e programa | Gestão de territórios com base em planilhas e rastreamento manual de fontes |
| Processamento de inscrições | Conduz os pedidos pelas etapas de análise, sinaliza os arquivos incompletos, designa revisores e acompanha o status das decisões | Soluções alternativas para o CRM e coordenação dos revisores por e-mail |
| Gestão de rendimento | Monitora as taxas de depósito por segmento, aciona ações de contato progressivas para clientes qualificados que não realizaram depósitos e sinaliza indicadores de risco de rendimento | Relatórios semanais de rendimento elaborados manualmente a partir de exportações do SIS |
| Coordenação de auxílio financeiro | Acompanha o status do processamento do FAFSA, gerencia os fluxos de trabalho de recurso e oferece visibilidade aos setores de admissão sobre os prazos de elaboração dos pacotes financeiros | Consultas por e-mail sobre o andamento do processo entre o setor de admissões e o de auxílio financeiro |
| Avaliação de transferência | Gerencia o fluxo de trabalho de avaliação de históricos escolares com acompanhamento de prazos de entrega, links para acordos de transferência de créditos e encaminhamento de avaliações em atraso | Registros de avaliação em papel e divulgação manual pelo departamento |
| Integração | Coordena as tarefas de pré-matrícula envolvendo os serviços de alojamento, secretaria acadêmica, TI, alimentação e saúde, com acompanhamento da conclusão | Listas de verificação separadas por departamento, sem uma visão unificada dos alunos |
Quer ver como os Super Agents funcionam em um ambiente real do ClickUp? Assista ao tutorial abaixo para ver como os fluxos de trabalho, tarefas e automações gerados por IA se integram na prática.
Variações para diferentes tipos de instituições
O prompt acima funciona em todas as instituições de ensino superior que utilizam o ClickUp. Adapte o prompt à sua instituição:
| Tipo de instituição | Principais ajustes |
| Universidade de pesquisa R1 (mais de 20.000 inscrições) | Adicionar fluxos de processos para programas de pós-graduação e profissionais. Incluir o acompanhamento de bolsas de pesquisa e bolsas de estudo na seção de auxílio financeiro. Adicionar fluxos de trabalho para o processamento do formulário I-20 de estudantes internacionais. Adaptar as campanhas de comunicação por faculdade/escola. |
| Universidade de nível R2 (5.000–20.000 inscrições) | Concentre-se nos fluxos de alunos de graduação e mestrado. Adicione painéis de controle sobre as áreas de recrutamento regionais. Inclua os programas de matrícula dupla e os percursos de ingresso antecipado na faculdade como fontes de candidatos. |
| Instituição voltada principalmente para o ensino de graduação (1.000–5.000 inscrições) | Enfatizar a gestão da taxa de matrícula efetiva para um grupo de admitidos menor. Incorporar o agendamento e o acompanhamento de visitas ao campus como um indicador de taxa de matrícula efetiva. Incluir a coordenação do recrutamento esportivo. Simplificar para um único fluxo de alunos de graduação. |
| Faculdade comunitária (admissão aberta) | Substituir o fluxo de admissões seletivas pelo fluxo de matrículas. Concentrar-se nas taxas de preenchimento do FAFSA e na oferta de pacotes de auxílio financeiro. Incluir o acompanhamento das matrículas em cursos sem créditos e em programas de capacitação profissional. Dar ênfase à integração voltada para a retenção. |
| Escola profissionalizante (admissão contínua) | Concentre-se na gestão de turmas por data de início, em vez de ciclos anuais. Adicione o acompanhamento de parcerias com empregadores para a colocação profissional. Inclua a coordenação dos benefícios do VA e do financiamento para o desenvolvimento da força de trabalho. Acompanhe a elegibilidade para o exame de licenciamento como requisito prévio à matrícula. |
Gerencie as operações de matrícula em um único lugar
As operações de matrícula ficam prejudicadas quando o acompanhamento de candidatos, as comunicações, a coordenação de auxílios financeiros, as avaliações de transferência e as tarefas de integração estão espalhadas por sistemas separados, sem uma visão operacional compartilhada. Com o ClickUp Brain, os campos personalizados e as automações, sua instituição pode transformar as operações de matrícula em um único sistema padronizado que permite um acompanhamento mais rápido, transferências de tarefas mais claras, maior visibilidade dos resultados e uma conclusão mais eficaz do processo de pré-matrícula.
O objetivo não é substituir seus sistemas de CRM, SIS ou de auxílio financeiro. Trata-se de reduzir o trabalho de coordenação em torno deles, melhorar a visibilidade em todo o funil de matrículas e ajudar sua equipe a agir mais cedo diante dos sinais que afetam a formação das turmas e a desistência. Comece com o modelo acima, adapte-o ao seu volume de matrículas e aos seus desafios, e crie uma estrutura que sua equipe possa realmente utilizar a cada ciclo. Comece gratuitamente com o ClickUp.
Perguntas frequentes
A IA pode realmente melhorar as taxas de rendimento?
O agente não prevê quais alunos irão se matricular. Ele garante que todos os alunos admitidos recebam um acompanhamento oportuno e personalizado e que ninguém seja deixado de lado. Ao automatizar sequências de comunicação, sinalizar depósitos de matrícula não confirmados e oferecer aos orientadores visibilidade em tempo real dos indicadores de engajamento dos alunos, o sistema ajuda sua equipe a concentrar esforços onde é mais importante. Mesmo pequenas melhorias na taxa de matrícula, de 1 a 2 pontos percentuais, podem se traduzir em receitas significativas em grande escala.
Isso substitui nosso CRM de matrículas, como o Slate ou o TargetX?
Não. Seu CRM é o sistema oficial de registro de dados de candidatos, detalhes de inscrições e histórico de comunicações. O ClickUp é a camada operacional onde sua equipe coordena o trabalho interdepartamental: transferências de processos de auxílio financeiro, avaliações de transferência de créditos, planejamento de orientação e fluxos de trabalho internos que abrangem vários departamentos. Eles têm finalidades diferentes e funcionam melhor em conjunto.
E quanto à segurança dos dados dos registros dos alunos e à conformidade com a FERPA?
O ClickUp possui as certificações SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 e ISO 42001 e oferece suporte a SSO, permissões baseadas em funções e criptografia de dados em repouso e em trânsito. As tarefas de inscrição podem ser restritas por função, de modo que os orientadores vejam seus territórios, enquanto a equipe de auxílio financeiro tenha acesso aos fluxos de trabalho de montagem de pacotes. Nenhum dado é utilizado para treinar modelos de IA.
Isso é útil para faculdades comunitárias com admissão aberta?
Com certeza. As instituições de admissão aberta ainda enfrentam processos complexos de matrícula: acompanhamento do preenchimento do FAFSA, coordenação de testes de nivelamento, gestão da orientação e inscrição em programas sem créditos. O agente automatiza a parte operacional da matrícula, independentemente de você ter um processo de admissão seletivo. As variáveis de prompt permitem que você ignore o fluxo seletivo e se concentre na inscrição e na integração.
Como isso se relaciona com outros fluxos de trabalho do ensino superior?
As operações de matrículas envolvem praticamente todos os departamentos. Este espaço de trabalho se integra naturalmente ao planejamento de recursos para a capacidade das salas de aula e do alojamento, ao planejamento curricular com base nos sinais de demanda dos programas e ao acompanhamento do desenvolvimento profissional para a capacitação da equipe de admissões. Os campos de relacionamento do ClickUp permitem vincular dados de matrículas a tarefas em qualquer outro espaço de trabalho.