Os pesquisadores do corpo docente das universidades dos Estados Unidos gastam 44,3% do seu tempo de pesquisa financiado pelo governo federal em tarefas administrativas, em vez de pesquisa propriamente dita. Em todo o setor, só a conformidade relacionada à pesquisa custa cerca de US$ 10 bilhões por ano. Um agente de IA integrado a uma plataforma de gerenciamento de projetos pode automatizar o acompanhamento de protocolos, o monitoramento de conformidade, as divulgações de COI, as inspeções de segurança de laboratório e a coordenação de vários PI, economizando horas de trabalho semanais para os administradores de pesquisa e o corpo docente.
Abaixo está um prompt de agente de IA pronto para copiar que você pode colar no ClickUp para criar um espaço de trabalho completo de administração de pesquisa em minutos. Mas antes de usá-lo, é útil observar a expansão operacional que esse tipo de sistema foi projetado para corrigir. Para a maioria dos escritórios de pesquisa, o problema não é a falta de sistemas. É o trabalho de coordenação manual espalhado por plataformas de protocolo, planilhas, caixas de entrada e ferramentas de conformidade desconectadas.
Quem deve usar essa configuração de administração de pesquisa: essa configuração foi projetada para escritórios de conformidade de pesquisa, administradores de IRB e IACUC, líderes de operações de pesquisa, coordenadores de conformidade, equipes de controle de exportação e equipe de apoio docente que gerencia ambientes de pesquisa com muitos protocolos ou exigências de conformidade.
Isso é especialmente útil para instituições que já possuem sistemas de envio, mas ainda dependem da coordenação manual para gerenciar renovações, inspeções, divulgações e acompanhamento entre equipes.
O problema: seu escritório de pesquisa está sobrecarregado com a papelada de conformidade, enquanto os pesquisadores principais aguardam respostas
Se você trabalha em um escritório de pesquisa, o cenário é familiar. Sua equipe gerencia centenas de protocolos ativos em IRB, IACUC, IBC e controle de exportação, cada um com seus próprios requisitos de envio, cronogramas de revisão e prazos de renovação. As divulgações de conflitos de interesse chegam em cronogramas diferentes de diferentes agências. As inspeções de segurança do laboratório são rastreadas em um sistema, os planos de gerenciamento de dados em outro e as divulgações de invenções em um terceiro.
A Pesquisa sobre Carga de Trabalho do Corpo Docente de 2018, realizada pela Federal Demonstration Partnership, confirmou o que os administradores de pesquisa já sabiam: os professores relataram dedicar 44,3% de seu tempo de pesquisa a tarefas administrativas, um aumento em relação aos 42% registrados em pesquisas anteriores, sem sinais de melhora, apesar das promessas federais de reduzir essa carga ao longo dos anos. Enquanto isso, todo o setor de ensino superior gasta cerca de US$ 27 bilhões por ano em conformidade com regulamentações federais, sendo que US$ 10 bilhões desse valor são direcionados diretamente à conformidade relacionada à pesquisa.
Isso é diferente da gestão de subsídios, que se concentra no ciclo de vida financeiro das concessões. A administração de pesquisas é mais ampla. Ela inclui os sistemas de conformidade, governança e operacionais que dão suporte às aprovações de protocolos, divulgações, inspeções, governança de dados e coordenação de várias equipes em toda a empresa de pesquisa. Em muitas instituições, esse trabalho ainda é mantido por meio da memória institucional, cadeias de e-mails e planilhas nas quais ninguém confia totalmente.
Isso é diferente da gestão de subsídios, que se concentra no ciclo de vida financeiro das concessões. A administração de pesquisas é mais ampla. Ela inclui os sistemas de conformidade, governança e operacionais que dão suporte às aprovações de protocolos, divulgações, inspeções, governança de dados e coordenação entre várias equipes em toda a empresa de pesquisa. Em muitas instituições, esse trabalho ainda é mantido por meio da memória institucional, cadeias de e-mails e planilhas nas quais ninguém confia totalmente.
Como a CU Anschutz resolveu isso: O campus CU Anschutz da Universidade do Colorado substituiu cinco sistemas legados pelo ClickUp em mais de 170 usuários em sua equipe centralizada de TI. Os relatórios manuais caíram para zero.
Anna Alex, Diretora de Serviços de Tecnologia do Campus:
O moral da equipe aumentou porque as pessoas querem resolver problemas, não criar tabelas dinâmicas.
O moral da equipe aumentou porque as pessoas querem resolver problemas, não criar tabelas dinâmicas.
Essa é a oportunidade aqui. Não substituir os sistemas institucionais, mas reduzir o trabalho de coordenação manual em torno deles. A maneira mais rápida de testar esse modelo é gerar uma configuração de administração de pesquisa funcional dentro da sua plataforma de gerenciamento de projetos.
Essa é a oportunidade aqui. Não substituir os sistemas institucionais, mas reduzir o trabalho de coordenação manual em torno deles. A maneira mais rápida de testar esse modelo é gerar uma configuração de administração de pesquisa funcional dentro da sua plataforma de gerenciamento de projetos.
A sugestão: crie seu espaço de trabalho de administração de pesquisa com IA
Copie este prompt, cole-o no ClickUp Brain para criar seu próprio ClickUp Super Agent, preencha os detalhes da sua instituição e você terá um espaço de trabalho completo para administração de pesquisa com rastreadores de protocolos, calendários de conformidade, regras de automação e fluxos de trabalho relacionados.
O resultado deve fornecer uma primeira versão sólida da sua estrutura operacional, incluindo hierarquias de tarefas, lógica de prazos e pontos de verificação de conformidade. Sua equipe pode então personalizá-la para se adequar ao tipo de instituição, comitês de revisão e requisitos do patrocinador.
Quer testar um modelo semelhante em seu próprio escritório de pesquisa? Comece com o prompt de administração de pesquisa abaixo e adapte-o à sua instituição!
Prompt:
→ Pronto para criar seu primeiro Super Agente de administração de pesquisa?
Abra o ClickUp Brain e cole o prompt acima para gerar uma estrutura de espaço de trabalho com acompanhamento de protocolos, marcos de conformidade e fluxos de trabalho de escalonamento. Comece gratuitamente.
Depois que o projeto do seu agente for gerado, a próxima etapa é transformá-lo em um espaço de trabalho prático que seu escritório de pesquisa possa usar todos os dias.
Como configurar no ClickUp (4 etapas)
Antes de configurar seu Espaço, reúna as informações que sua equipe já usa para gerenciar as operações de pesquisa. Isso geralmente inclui listas de protocolos ativos, propriedade do PI, datas de validade, ciclos de divulgação, cronogramas de inspeção, requisitos do patrocinador, registros de treinamento e quaisquer sistemas usados atualmente para rastreamento de IRB, IACUC, IBC ou COI. Começar com entradas limpas torna suas automações, painéis e fluxos de trabalho de escalonamento muito mais confiáveis.
- Crie a estrutura do seu espaço de trabalho Configure um espaço dedicado chamado Administração de pesquisa. Adicione cinco pastas para organizar o trabalho ao longo do ciclo de vida da administração de pesquisa: Gerenciamento de protocolos para IRB, IACUC, IBC e revisões de controle de exportação, Conformidade e divulgações para divulgações de COI e conformidade de treinamento, Segurança do laboratório para inspeções e ações corretivas, IP e invenções para divulgações e atividades de patentes e Equipes de pesquisa para projetos com vários PI, subconcessões e mudanças de pessoal.
- Configure campos personalizados em todas as tarefas de pesquisa Adicione campos personalizados aos seus modelos de protocolo e tarefas de conformidade para que sua equipe possa acompanhar os mesmos dados essenciais em todos os fluxos de trabalho de pesquisa. Inclua campos para número do protocolo, pesquisador principal, tipo de revisão, agência patrocinadora, status de conformidade, data de validade, nível de risco e subsídios associados. Essa estrutura consistente torna os painéis, as automações e os fluxos de trabalho de escalonamento muito mais confiáveis.
- Cole o prompt no ClickUp Brain Abra o ClickUp Brain em seu novo espaço e cole o prompt acima. Preencha suas variáveis, incluindo nome da instituição, tipo de instituição, despesas com pesquisa, contagem de protocolos ativos, tamanho da equipe e patrocinadores principais. Use a saída gerada para criar um primeiro rascunho do seu sistema de acompanhamento de protocolos, calendários de conformidade e lógica de automação e, em seguida, refine-o para os fluxos de trabalho da sua instituição.
- Configure automações para gerenciamento contínuo Crie automações para manter o trabalho de administração de pesquisa em andamento sem acompanhamento manual constante. Use regras para acionar tarefas de renovação de protocolos, iniciar ciclos anuais de divulgação de COI, escalar descobertas de segurança de laboratório não resolvidas, criar tarefas de relatório Bayh-Dole e sinalizar mudanças importantes de pessoal que exigem notificação do patrocinador.
Configure um espaço dedicado chamado Administração de Pesquisa. Adicione cinco pastas para organizar o trabalho ao longo do ciclo de vida da administração de pesquisa: Gerenciamento de Protocolos para IRB, IACUC, IBC e revisões de controle de exportação, Conformidade e Divulgações para divulgações de COI e conformidade de treinamento, Segurança do Laboratório para inspeções e ações corretivas, PI e Invenções para divulgações e atividades de patentes e Equipes de Pesquisa para projetos com vários PIs, subconcessões e mudanças de pessoal.
Adicione campos personalizados aos seus modelos de protocolo e tarefas de conformidade para que sua equipe possa acompanhar os mesmos dados essenciais em todos os fluxos de trabalho de pesquisa. Inclua campos para número do protocolo, pesquisador principal, tipo de revisão, agência patrocinadora, status de conformidade, data de validade, nível de risco e subsídios associados. Essa estrutura consistente torna os painéis, as automações e os fluxos de trabalho de escalonamento muito mais confiáveis.
Abra o ClickUp Brain em seu novo espaço e cole o prompt acima. Preencha suas variáveis, incluindo nome da instituição, tipo de instituição, despesas com pesquisa, contagem de protocolos ativos, tamanho da equipe e patrocinadores principais. Use a saída gerada para criar uma primeira versão do seu sistema de acompanhamento de protocolos, calendários de conformidade e lógica de automação e, em seguida, refine-a para os fluxos de trabalho da sua instituição.
Crie automações para manter o trabalho de administração de pesquisa em andamento sem acompanhamento manual constante. Use regras para acionar tarefas de renovação de protocolos, iniciar ciclos anuais de divulgação de COI, escalar descobertas de segurança de laboratório não resolvidas, criar tarefas de relatório Bayh-Dole e sinalizar mudanças importantes de pessoal que exigem notificação do patrocinador.
Pronto para transformar esses fluxos de trabalho em um sistema repetível? Crie seu espaço de trabalho de administração de pesquisa no ClickUp.
💡 Dica profissional: comece com um escritório, tipo de protocolo ou fluxo de trabalho de conformidade antes de implementar o sistema em toda a empresa de pesquisa. Um piloto menor ajuda sua equipe a refinar estruturas, regras de automação e permissões antes de expandir.
Campos personalizados recomendados para tarefas de administração de pesquisa
Esses campos criam um registro operacional consistente entre protocolos, divulgações, inspeções e fluxos de trabalho da equipe de pesquisa, tornando os painéis e as automações muito mais úteis.
| Campo | Tipo | Objetivo |
|---|---|---|
| Número do protocolo | Texto curto | Identificador IRB, IACUC ou IBC |
| Pesquisador principal | Pessoas | Pesquisador principal |
| Tipo de revisão | Menu suspenso | Isenção, Agilização, Pleno, Não aplicável |
| Agência patrocinadora | Menu suspenso | NSF, NIH, DOE, DOD, ED, Fundação, Estado, Outros |
| Status de conformidade | Menu suspenso | Em conformidade, Ação necessária, Atrasado, Em análise |
| Data de validade | Data | Expiração de protocolo ou credencial |
| Nível de risco | Menu suspenso | Baixo, Médio, Alto, Crítico |
| Subsídios associados | Relacionamento | Link para tarefas de subsídios no espaço de trabalho de subsídios |
📘 Leia também: Veja todos os tipos de campos personalizados para decidir quais campos funcionam melhor para o seu fluxo de trabalho de subsídios.
Exemplos básicos de automação para a administração de pesquisas
Depois de configurar seus campos personalizados, crie automações que mantenham os prazos, renovações e fluxos de trabalho de escalonamento em andamento sem a necessidade de acompanhamento manual repetido.
| Quando... | Então... |
|---|---|
| O protocolo expira em 90 dias | Crie uma tarefa de revisão contínua e atribua-a ao PI e ao coordenador de conformidade. |
| O prazo para divulgação de COI chega no início do ano fiscal | Crie tarefas de divulgação para todos os PIs ativos e defina um prazo de 30 dias. |
| A conclusão sobre a segurança do laboratório não foi resolvida em 30 dias | Escalar a questão, notificar o chefe do departamento e alterar o nível de risco para Alto. |
| A divulgação da invenção é registrada em um projeto financiado pelo governo federal | Crie uma tarefa de relatório Bayh-Dole com o prazo de notificação da agência. |
| Alteração de pessoal-chave enviada | Crie uma tarefa de notificação do patrocinador e verifique as atualizações da alocação de esforços. |
📘 Leia também: Saiba como os campos personalizados funcionam nas automações
O que o agente abrange em todo o ciclo de vida da administração de pesquisa
Um agente de IA para administração de pesquisa não é um chatbot que interpreta regulamentos federais. É um sistema que funciona dentro do seu espaço de trabalho de gerenciamento de projetos e realiza o trabalho estruturado e repetitivo que seu escritório de pesquisa atualmente faz manualmente: rastrear renovações de protocolos, monitorar prazos de conformidade, coordenar equipes com vários pesquisadores principais e escalar itens vencidos.
| Estágio do ciclo de vida | O que o agente faz | O que substitui |
| Envio de protocolos | Estrutura tarefas de protocolos com requisitos específicos da agência, acompanha o status da revisão nas etapas do comitê e gerencia ciclos de revisão. | Acompanhamento de envios por e-mail e painéis de status em planilhas |
| Monitoramento de conformidade | Gerencie ciclos de divulgação de COI, conformidade de treinamento (CITI, RCR) e revisões de controle de exportação com acompanhamento automatizado de prazos. | Auditorias anuais de planilhas e e-mails de lembrete manuais |
| Segurança do laboratório | Programe inspeções por tipo de laboratório e frequência, acompanhe as conclusões por meio de fluxos de trabalho de ações corretivas e encaminhe questões não resolvidas. | Formulários de inspeção em papel e registros de descobertas em arquivos |
| Governança de dados | Acompanha planos de gerenciamento de dados de acordo com os requisitos dos financiadores, monitora a conformidade do DMP para concessões ativas e gerencia o arquivamento de dados para projetos encerrados. | Documentos DMP arquivados no início da concessão e nunca revisitados |
| Gerenciamento de propriedade intelectual | Acompanha as divulgações de invenções por meio da avaliação de patenteabilidade e licenciamento, garante a conformidade com a lei Bayh-Dole para invenções financiadas pelo governo federal. | Acompanhamento reativo de divulgações após consultas do escritório de transferência de tecnologia |
| Coordenação da equipe | Gerencie marcos de múltiplos pesquisadores principais, monitoramento de subconcessões, mudanças de pessoal que exigem notificação do patrocinador e agendas de reuniões da equipe de pesquisa. | Cadeias de e-mails desconexas e planilhas gerenciadas por PI |
Quer ver como os Super Agentes funcionam em um ambiente real do ClickUp? Assista ao tutorial abaixo para ver como os fluxos de trabalho, tarefas e automações gerados por IA se combinam na prática.
Variações para diferentes tipos de instituições
A mensagem acima funciona em todas as instituições de ensino superior que utilizam o ClickUp. Adapte a mensagem à sua instituição:
| Tipo de instituição | Principais ajustes |
| Universidade de pesquisa R1 (mais de 1.000 protocolos ativos) | Use o prompt completo como está. Adicione painéis de conformidade no nível do departamento. Espere mais de 15 comitês IRB/IACUC/IBC ativos. Inclua controle de exportação e rastreamento de CUI. Integre com fluxos de trabalho de gerenciamento de subsídios. |
| Universidade R2 (200–500 protocolos ativos) | Simplifique o acompanhamento do IRB e do IACUC (remova o IBC e o controle de exportação, a menos que aplicável). Reduza os níveis de escalonamento em um nível. Combine a segurança do laboratório e a conformidade em uma única pasta. |
| Instituição principalmente de graduação (20 a 100 protocolos ativos) | Concentre-se no IRB para projetos de pesquisa de graduação. Simplifique o COI para apenas divulgações anuais do corpo docente. Adicione listas de verificação de orientação de pesquisadores estudantes. Remova o monitoramento de subconcessões, a menos que você tenha colaborações externas. |
| Faculdade comunitária (5 a 20 protocolos ativos) | Concentre-se em revisões isentas do IRB para pesquisas em sala de aula. Simplifique para o acompanhamento básico do treinamento de conformidade (CITI). Remova o acompanhamento de IP/invenções. Adicione a coordenação de pesquisas participativas baseadas na comunidade. |
| Escola profissionalizante/de carreira (atividade mínima de pesquisa) | Concentre-se na conformidade de pesquisas patrocinadas pela indústria e nos acordos de uso de dados. Substitua o IRB/IACUC pelo acompanhamento da certificação da indústria. Adicione fluxos de trabalho de proteção de dados proprietários para parcerias corporativas. |
Execute a administração de pesquisa em um único lugar
A administração de pesquisas não falha porque as instituições não têm sistemas. Ela falha quando o trabalho crítico está espalhado por muitos deles. Com o ClickUp Brain, campos personalizados e automações, sua equipe pode transformar o acompanhamento de protocolos, o monitoramento de conformidade, as divulgações, as inspeções e a coordenação entre várias equipes em um sistema operacional repetível.
Em vez de depender da memória, cadeias de e-mails e ferramentas desconectadas, seu escritório ganha um espaço de trabalho compartilhado que ajuda todos a ver os prazos mais rapidamente, agir com mais agilidade e permanecer alinhados durante todo o ciclo de vida da pesquisa. Comece com a sugestão acima, adapte-a à sua instituição e crie uma configuração que sua equipe possa executar com confiança todos os dias.
Perguntas frequentes sobre administração de pesquisa usando IA
Sim. O agente não interpreta regulamentos; ele aplica fluxos de trabalho específicos da agência. NIH, NSF, DOE e DOD têm limites de COI, prazos de relatório e requisitos de gerenciamento de dados diferentes. O prompt cria trilhas de conformidade separadas por agência para que sua equipe siga a lista de verificação correta para cada prêmio, sem precisar se lembrar quais regras se aplicam.
Não. Sistemas como IRBManager, Cayuse IRB e iRIS são plataformas de envio e revisão. O agente ClickUp é a camada operacional que rastreia o status do protocolo, gerencia prazos de renovação, coordena entre o escritório de pesquisa e os PIs e garante que nada seja esquecido entre os ciclos de envio. Eles têm finalidades diferentes e funcionam melhor juntos.
O ClickUp possui as certificações SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 e ISO 42001 e oferece suporte a SSO, permissões baseadas em funções e criptografia em repouso e em trânsito. As permissões no nível do protocolo permitem que os PIs vejam apenas seus próprios envios. Nenhum dado é usado para treinar modelos de IA. Para pesquisas CUI ou controladas por exportação, consulte seu escritório de segurança de TI para obter configurações adicionais.
A gestão de subsídios concentra-se no ciclo de vida financeiro: orçamentos, taxas de consumo, relatórios de esforços e encerramento. A administração de pesquisa abrange a conformidade mais ampla e a infraestrutura operacional: protocolos, COI, segurança de laboratório, governança de dados e IP. A maioria das instituições precisa de ambos e compartilha dados (protocolos vinculados a subsídios, divulgações de COI referenciando fontes de financiamento), mas eles atendem a diferentes escritórios e diferentes fluxos de trabalho.
Com certeza. Instituições menores geralmente têm uma única pessoa responsável por todas as tarefas relacionadas à conformidade da pesquisa. O agente é especialmente valioso nesses casos, pois cria a estrutura e os lembretes que um escritório com equipe completa proporcionaria. Ele transforma uma operação realizada por uma única pessoa em um sistema que não depende da memória.