Por que a gestão da mudança é o fator decisivo, agora mais do que nunca
Se você lidera uma equipe ou uma organização hoje, sabe que o terreno está mudando sob seus pés.
O ritmo das mudanças no local de trabalho é implacável, especialmente quando se trata de navegar pela transformação da IA. Passei minha carreira ajudando organizações a se adaptarem e posso afirmar com certeza: a verdadeira diferença entre equipes que prosperam e aquelas que estagnam não é o conjunto de ferramentas, mas a eficácia com que gerenciam as mudanças.
E a urgência de acertar nunca foi tão grande.
Sem a gestão de mudanças adequada, investir em novas tecnologias não vai trazer os resultados que você busca. Os líderes precisam refletir profundamente sobre como o trabalho é realizado, como as equipes colaboram e como as novas ferramentas geram valor.
Os riscos estão mais altos do que nunca, e a urgência de acertar na gestão da mudança da IA nunca foi tão grande.
Expansão do trabalho: o custo oculto da fragmentação
Antes de ingressar na ClickUp, eu gerenciava sistemas de negócios em uma grande empresa de saúde. Tínhamos todas as ferramentas SaaS que você poderia imaginar, incluindo plataformas de contabilidade, RH, engenharia, marketing e investimento.
Cada equipe tinha seus próprios favoritos, e nenhum deles se comunicava entre si. O resultado? Gargalos persistentes, horas perdidas e interrupções constantes de TI apenas para obter uma atualização de status.
Isso é dispersão de trabalho: a proliferação de ferramentas desconectadas, fluxos de trabalho fragmentados e contexto perdido — um obstáculo para o gerenciamento eficaz de mudanças. Enquadrar isso como um problema de TI é perder o foco. É um problema de negócios, puro e simples.
Quando as informações estão dispersas e as equipes alternam entre sistemas, a produtividade diminui, a inovação estagna e o engajamento diminui
Isso também acarreta um alto custo financeiro: US$ 2,5 trilhões perdidos em produtividade global.
Mesmo quando as empresas tentam corrigir isso, as implementações geralmente ficam aquém do esperado.
Quando tentamos implementar o Jira para marketing na minha antiga empresa, a equipe participou diligentemente do treinamento, mas depois voltou direto para seus quadros brancos. Por quê? Porque não explicamos por que a mudança era importante, como ela os ajudaria ou que tipo de suporte eles receberiam.
A adoção falha não porque as ferramentas não funcionam, mas porque as pessoas não percebem como a mudança se conecta ao seu trabalho diário.
A corrida para a convergência: por que o contexto é tudo
A Harvard Business Review descobriu que os funcionários gastam 61% do seu tempo passando informações adiante, procurando por elas ou atualizando-as em várias ferramentas.
Todos os dias, novas ferramentas e tecnologias prometem facilitar o trabalho, mas a maioria das organizações acaba ficando com mais silos e mais complexidade. A verdadeira inovação ocorre quando você converge seu trabalho, conhecimento e contexto em um único lugar — um princípio fundamental para o gerenciamento de mudanças bem-sucedido e a transformação da IA.
Porque a verdade é que a IA, a automação e a transformação digital são tão poderosas quanto o contexto ao qual têm acesso. Se você precisa alimentar sua ferramenta de IA manualmente todas as vezes, ainda está fazendo trabalho duplo. O futuro pertence às organizações que unificam o contexto — onde trabalho, conhecimento e dados coexistem, e a inteligência pode operar perfeitamente dentro dos fluxos de trabalho reais. E esse futuro está chegando, esteja você pronto ou não.
Para entender o impacto real dos fluxos de trabalho fragmentados, recentemente fizemos uma pesquisa com profissionais do conhecimento sobre como eles transformam conversas em itens de ação. Os resultados revelam uma lacuna crítica: a maioria das equipes ainda depende de métodos manuais ou inconsistentes para acompanhar as próximas etapas, e muito poucas usam ferramentas dedicadas de gerenciamento de projetos. Essa falta de estrutura significa que tarefas importantes muitas vezes passam despercebidas, tornando mais difícil para as equipes se manterem alinhadas e produtivas.
Na ClickUp, esse é o nosso norte. Fomos fundados para tornar as pessoas mais produtivas e, para isso, vamos além da criação de recursos para criar uma base onde o contexto é unificado, os fluxos de trabalho são conectados e as equipes podem se mover mais rapidamente com menos atrito. As organizações que agirem agora — que quebrarão silos e convergirão seu trabalho — definirão a próxima década.
Mas, primeiro, você precisa entender onde está hoje. É aí que entra a Matriz de Transformação de IA.
A Matriz de Transformação de IA: diagnosticando sua posição atual
Para ajudar as organizações a ver onde estão e para onde precisam ir, uso a Matriz de Transformação de IA — uma ferramenta prática para diagnosticar seu estado atual e traçar um caminho a seguir.
Aqui está uma representação visual da Matriz de Transformação de IA:
Os quatro quadrantes da Matriz de Transformação de IA
- Baixo contexto, baixa convergência: é aqui que a maioria das organizações começa. As ferramentas são fragmentadas, os dados estão dispersos e a inteligência se limita a projetos-piloto isolados. Soluções manuais são a norma, e cada nova iniciativa parece reinventar a roda
- Alto contexto, baixa convergência: algumas equipes possuem dados ricos e profundo conhecimento, mas eles permanecem isolados em silos. Os projetos podem parecer promissores, mas é impossível escalá-los porque o contexto não flui por toda a organização
- Baixo contexto, alta convergência: aqui, você unificou suas ferramentas, mas os dados e conhecimentos que alimentam a inteligência ainda são escassos ou desatualizados. A automação é possível, mas os resultados são genéricos e sem impacto, pois ainda falta contexto
- Alto contexto, alta convergência: esse é o objetivo. Trabalho, conhecimento e contexto são unificados. A inteligência opera em fluxos de trabalho em tempo real, fornecendo insights personalizados e automações que realmente fazem a diferença. As equipes gastam menos tempo pesquisando e mais tempo criando valor
Então, comece respondendo honestamente à pergunta: Onde estou nessa matriz? Pela minha experiência, a maioria das empresas pensa que está mais avançada do que realmente está.
A próxima pergunta é: Como posso avançar? É aí que a gestão da mudança se torna a ponte.
Do diagnóstico à ação: por que a gestão da mudança é a ponte
Compreender o seu lugar na matriz é apenas o começo.
O verdadeiro desafio — e oportunidade — é avançar para o quadrante superior direito, uma zona caracterizada por alto contexto e alta convergência.
Vale a pena repetir: a tecnologia por si só não o levará ao seu objetivo. Mas as pessoas sim.
A jornada da fragmentação à convergência, dos dados isolados ao contexto unificado, é fundamentalmente uma jornada das pessoas — e a espinha dorsal de qualquer estratégia eficaz de transformação digital.
Isso requer mudar mentalidades, criar novos hábitos e criar as condições para uma mudança sustentável. As ferramentas mais avançadas do mundo não produzirão resultados se suas equipes não acreditarem e se comprometerem com a ideia. Você também precisa de líderes que deem o exemplo e de processos flexíveis que apoiem a melhoria contínua.
Descreverei isso com os quatro pilares da gestão de mudanças — as alavancas que levam as organizações a saber o que precisa mudar e a realmente fazer isso acontecer.
Os quatro pilares da gestão de mudanças e como os praticamos na ClickUp
Veja como os quatro pilares da gestão de mudanças se manifestam na prática.
1. Patrocínio executivo: a base
A mudança começa no topo. Os melhores líderes não se limitam a aprovar a mudança; eles mergulham de cabeça. Eles usam a plataforma, aprendem suas peculiaridades e seu valor, depois comunicam a visão e garantem que as equipes tenham o que precisam. O patrocínio executivo é visível, vocal e contínuo.
Como isso funciona na ClickUp:
- Nosso CEO e COO participam regularmente de iniciativas de IA, compartilham seus próprios fluxos de trabalho e comemoram vitórias em canais de toda a empresa
- A liderança “pratica o que prega” usando o ClickUp e ferramentas de IA em seu próprio trabalho diário e compartilhando os resultados
- Quando os executivos demonstram adesão, isso define um padrão para todos os demais
Passos para impulsionar o patrocínio executivo:
- Obtenha apoio visível da alta liderança
- Elabore uma estratégia de comunicação clara para que os líderes comuniquem as razões da mudança e os benefícios esperados
- Alocar o tempo, o orçamento e o pessoal necessários para uma implementação bem-sucedida
- Crie condições para que os líderes utilizem as novas ferramentas e compartilhem suas experiências ativamente
2. Aderência da equipe: envolva-se desde o início e com frequência
Mudanças impostas de cima para baixo raramente são duradouras. Os melhores resultados são obtidos quando as equipes se sentem responsáveis desde o início. Envolva os membros da equipe desde o início, convide-os a testar a nova mudança e crie ciclos de feedback quando eles oferecerem sugestões de melhoria. Em seguida, convide-os a mostrar como a mudança afeta seu trabalho de maneira significativa.
Como isso funciona na ClickUp:
- Realizamos concursos de IA em toda a empresa, nos quais qualquer pessoa, de qualquer departamento, pode enviar seus próprios fluxos de trabalho baseados em IA
- As inscrições vencedoras são exibidas em nossos principais canais de bate-papo para inspirar outras pessoas e divulgar ideias
- A participação abrange vendas, finanças, operações de pessoal e marketing — não apenas produtos e engenharia
Passos para impulsionar a adesão da equipe:
- Envolva os membros da equipe desde o início da implantação e da tomada de decisões
- Crie canais abertos para que os funcionários compartilhem ideias, preocupações e sugestões
- Use o feedback para refinar os fluxos de trabalho e demonstrar capacidade de resposta
- Explique claramente como as mudanças afetam o trabalho diário e responda à pergunta “o que eu ganho com isso?”
- Reconheça as contribuições publicamente, mesmo que nem todas as sugestões sejam adotadas
3. Identifique seus campeões: preencha a lacuna
Os campeões são agentes de mudança em sua organização que conectam a liderança e a organização como um todo. Eles são amplamente respeitados, inovadores e profundamente familiarizados com a forma como o trabalho é realmente feito. Os campeões não se limitam a evangelizar — eles constroem, resolvem problemas e inspiram confiança no processo de mudança.
Como isso funciona na ClickUp:
- Os campeões lideram pela frente, arregaçando as mangas para ajudar os colegas de equipe a adotar novas ferramentas
- Minha equipe e eu organizamos workshops e webinars semanais, onde tanto os campeões quanto os novatos podem aprender, fazer perguntas e obter suporte prático
- Quando as equipes encontram obstáculos, os campeões e os membros da minha equipe entram em ação para solucionar problemas, cocriar fluxos de trabalho e compartilhar as melhores práticas
Passos para capacitar os campeões:
- Selecione campeões respeitados e inovadores com forte conhecimento de fluxo de trabalho
- Envolva-os como consultores, construtores e promotores da mudança
- Envolva os campeões desde o início nas sessões de treinamento e mantenha-os presentes durante as implementações
- Capacite os defensores para reforçar as mensagens, abordar preocupações e modelar a adoção
- Garanta que os defensores atuem como embaixadores ativos da mudança em toda a organização
4. Abrace a mudança incremental: crie impulso
Tentar mudar tudo de uma vez gera resistência. O impulso se constrói quando as equipes podem experimentar com segurança, personalizar sua experiência e comemorar o progresso ao longo do caminho.
Como isso funciona na ClickUp:
- Cada competição de IA se concentra em um fluxo de trabalho ou problema de negócios, com melhorias iterativas ao longo do tempo
- As equipes são incentivadas a personalizar sua experiência, com limites claros para o que pode e o que não pode ser alterado
- Os usuários criam visualizações privadas que atendem às suas necessidades, mantendo-se alinhados com os padrões organizacionais
- Pequenas vitórias são comemoradas em canais de toda a empresa, reforçando o progresso como uma jornada contínua
Passos para adotar mudanças incrementais:
- Implemente mudanças em fases gerenciáveis para criar impulso
- Permita que as equipes testem novos recursos e sugiram melhorias
- Defina limites para fluxos de trabalho flexíveis versus fixos
- Permita a personalização com visualizações privadas e experimentação segura
- Faça parceria com campeões para difundir a adoção e normalizar a mudança como uma prática compartilhada
O papel do gerente: transformar a visão em ação
Grandes líderes lideram pelo exemplo, e os gerentes são o eixo central de qualquer transformação. Na ClickUp, espera-se que os gerentes comuniquem o “porquê” e o “como”, facilitem o feedback e modelem os comportamentos que esperam dos membros de sua equipe.
Como isso funciona na ClickUp:
- Os gerentes não são meros espectadores. Eles participam de workshops, compartilham suas próprias conquistas em termos de fluxo de trabalho e incentivam suas equipes a enviar inscrições para concursos
- Eles apoiam os campeões, criam espaços seguros para experimentação e utilizam novas ferramentas
Passos para gerentes:
- Explique claramente o objetivo e o processo de mudança
- Facilite o feedback aberto e aborde as preocupações
- Use novas ferramentas e processos junto com suas equipes
- Apoie e colabore com os campeões
O papel do gerente de sucesso do cliente
Quando ajudamos nossos clientes a implementar o ClickUp, o processo que incentivamos é o mesmo. E aqui, nossos Gerentes de Sucesso do Cliente (CSM) são parceiros essenciais na transformação.
Como isso funciona na ClickUp:
- Nossos CSMs oferecem serviços de consultoria, ajudam no planejamento e compartilham as melhores práticas
- Eles impulsionam os resultados comerciais, facilitam as revisões executivas e garantem que as equipes tenham acesso a treinamento e recursos
- Eles nos ajudam a acompanhar KPIs, executar programas de “treinamento de instrutores” e nos conectam a novos recursos e webinars
Passos para aproveitar seu CSM:
- Use serviços de consultoria para governança e melhores práticas
- Desenvolva planos de sucesso personalizados e treine instrutores internos
- Use o engajamento e os relatórios de KPI para acompanhar o progresso
- Aproveite os recursos disponíveis, como treinamentos e webinars
Planejando para o sucesso: em que se apoiar
Implementações bem-sucedidas não acontecem por acaso ou com base em boas intenções. Elas precisam ser projetadas e estrategicamente planejadas.
Como isso funciona na ClickUp:
- Planejamos lançamentos em fases, com marcos e comunicação claros
- Identificamos restrições antecipadamente, como limitações de recursos, desafios técnicos ou prioridades conflitantes, e as abordamos de frente
- Definimos MVPs para cada iniciativa, estabelecemos metas mensuráveis e criamos equipes de projeto multifuncionais
Passos para planejar o sucesso:
- Decida entre uma implementação única ou uma implementação em fases com base na prontidão da organização
- Defina metas realistas e comunique-as com clareza
- Identifique possíveis obstáculos antecipadamente
- Esclareça o que significa “produto mínimo viável” para sua transformação
- Estabeleça objetivos mensuráveis para o novo sistema ou processo
- Reúna uma equipe multifuncional que inclua um patrocinador, defensores, líderes de implantação, suporte de treinamento e testadores
Incorporando inteligência à mudança
Um dos maiores obstáculos à mudança não é a resistência direta, mas sim o atrito. As pessoas querem adotar novas formas de trabalhar, mas se isso significar mais etapas, mais ferramentas ou mais despesas, elas tendem a voltar aos velhos hábitos confortáveis.
É aqui que o ClickUp Brain e o ClickUp Brain Max mudam o jogo. Em vez de pedir às equipes que se lembrem de novos processos, o Brain incorpora inteligência diretamente nos fluxos de trabalho diários.
- O ClickUp Brain torna o conhecimento universalmente pesquisável em tarefas, documentos e comentários. Em vez de perguntar “Onde está essa atualização?”, as equipes simplesmente perguntam ao Brain e obtêm a resposta instantaneamente
- O ClickUp Brain MAX vai além: captura atualizações por meio de entrada de voz, transforma notas em itens de ação e até mesmo exibe trabalhos urgentes automaticamente
Ao reduzir a carga cognitiva e tornar as ações corretas mais fáceis, novos hábitos se estabelecem de forma natural e sustentável.
Lições da linha de frente
A gestão de mudanças não é uma lista de verificação; é um trabalho contínuo — ouvir, iterar e comemorar vitórias. Na ClickUp, realizamos concursos de IA, oferecemos incentivos e divulgamos os sucessos em canais para toda a empresa. Mas o maior impacto vem da criação de hábitos e de mostrar às equipes como a ferramenta resolve seus problemas específicos de trabalho. Nada é mais impactante do que ver seu problema ser resolvido diante dos seus olhos.
Um dos meus momentos favoritos foi em um evento Secret Supper na Cidade do México. Eu fiz uma demonstração de um fluxo de trabalho automatizado para pontuar chamadas de vendas e gerar conteúdo de campanha. Ver as pessoas perceberem que “isso realmente resolve meu problema” foi um momento decisivo.
Esses momentos de revelação são o que impulsionam a adoção real.
A urgência do agora
O impulso acelerado em direção à convergência de contexto — combinando fluxos de trabalho, contexto e IA — significa que a janela para a vantagem competitiva está diminuindo. As organizações que tratam a gestão de mudanças como estratégia — e não como algo secundário — vão superar as demais.
Se você está iniciando sua própria transformação, não espere. Comece aos poucos, comemore as vitórias, empodere seus campeões e nunca perca de vista as pessoas que estão no centro da mudança. As organizações que agem agora — aquelas que unificam o contexto de trabalho, reduzem a dispersão do trabalho e impulsionam a transformação da IA — definirão o futuro do trabalho.
Vamos construir algo melhor — juntos.