_Já se sentiu sobrecarregado pela bagunça em sua conta do Google Drive?
Inúmeros usuários expressaram essas frustrações em fóruns on-line como Reddit, Quora e o fórum de Ajuda do Google Drive, com alguns até mesmo pensando em apagar suas contas e começar do zero .
Ao contrário da desordem física, que é facilmente visível, a desordem digital geralmente permanece oculta, escondida nas profundezas do seu computador ou no armazenamento em nuvem.
É fácil ignorá-la até chegar o dia em que você se sente sobrecarregado pelo grande número de pastas, arquivos e arquivos duplicados, tornando quase impossível encontrar o que precisa.
Se estiver trabalhando com uma equipe ou compartilhando o Google Drive com a família, é muito provável que o espaço de trabalho fique bagunçado, especialmente se não houver um sistema em vigor. Portanto, vamos discutir como implementar um sistema que garanta um Google Drive bem organizado, independentemente do número de usuários.
Como organizar seu Google Drive
Já vimos como o Google Drive pode ficar rapidamente desorganizado. Aqui estão algumas estratégias para limpar seu Google Drive e, o que é mais importante, garantir que ele permaneça assim.
1. Criar pastas (e subpastas) para arquivos diferentes
As pastas e subpastas são a base de um Google Drive bem organizado. Ao criar estruturas lógicas e hierárquicas para organizar seus arquivos e pastas eles oferecem uma maneira clara e estruturada de classificar os arquivos.
Você pode começar criando uma estrutura de nível superior para suas pastas do Google Drive que reflita suas necessidades gerais de organização ou projeto. Isso pode se basear em categorias como trabalho, pessoal, trabalho paralelo e outras. Em seguida, divida as pastas maiores em subpastas para organizar ainda mais seus arquivos.
exemplo
Sua pasta de trabalho pode ter subpastas como "Projetos", "Documentos", "Relatórios" e "Apresentações" Da mesma forma, sua pasta pessoal pode conter subpastas para "Fotos", "Documentos", "Música" e "Vídeos"
via Google Drive Se você não tiver certeza de onde colocar um documento do Google, crie uma pasta "Não classificado" ou "Diversos" como um local de retenção temporário. Depois de determinar o local apropriado, você poderá mover o arquivo para ele.
Leia também: 10 melhores softwares organizadores de arquivos
2. Implemente convenções de nomenclatura consistentes
Uma estrutura de nomenclatura padronizada pode ajudá-lo não apenas a organizar seus arquivos com mais eficiência, mas também a evitar confusão se estiver trabalhando com uma equipe. Não é de se admirar que a maioria das universidades, como a Harvard e Purdue têm convenções rígidas de nomenclatura de arquivos.
Essas convenções especificam tudo, desde quantos caracteres são permitidos até quais informações devem ser incluídas, facilitando o acesso de alunos e professores aos arquivos, mesmo que eles tenham sido movidos de sua pasta original.
Embora talvez você não precise de protocolos tão rigorosos, aqui estão algumas dicas para ter em mente ao nomear arquivos:
- Comece perguntando a si mesmo o que você pensa (as palavras-chave que vêm à mente) quando olha para um arquivo e inclua-as no nome
- Vá do geral para o específico ao nomear algo. Por exemplo, Plano de Marketing_Budget_Quarter_Year_Version (Especifique o trimestre, o ano e a versão)
- Se você atualiza arquivos com frequência, inclua um número de versão ou data no nome para rastrear as alterações
3. Facilite a pesquisa com descrições de arquivos e pastas
Além dos nomes de arquivos e pastas, a função de pesquisa do Google Drive aproveita as descrições para fornecer resultados precisos. Ao incorporar palavras-chave relevantes, você aumenta as chances de seus arquivos aparecerem nos resultados de pesquisa quando você procura por termos específicos.
Não é possível incluir todos os detalhes no nome do arquivo, portanto, as descrições são o local ideal para fornecer contexto adicional, o que também garante a conformidade com os padrões de acessibilidade. As descrições são uma ótima maneira de fornecer aos usuários de leitores de tela mais informações sobre o conteúdo dos seus arquivos e pastas, tornando o Google Drive mais inclusivo para todos.
Veja como você pode adicionar descrições:
- Clique com o botão direito do mouse no arquivo ou na pasta
- Vá para Informações do arquivo > Detalhes
- Adicione uma descrição detalhada (até 25.000 caracteres)
via Google Drive dica profissional: Crie um modelo para escrever descrições que inclua informações essenciais, como finalidade, partes envolvidas e palavras-chave relevantes. Dessa forma, você inclui todas as informações relevantes e garante que os arquivos certos apareçam nos resultados da pesquisa.
4. Marque seus arquivos importantes para acesso rápido
O recurso Fixar com estrela é uma ótima maneira de priorizar e acessar rapidamente documentos importantes. Ao marcar um arquivo com uma estrela, você pode localizá-lo facilmente na seção Marcado, mesmo que ele esteja enterrado na estrutura de pastas.
via Google Drive Clique com o botão direito do mouse em uma pasta ou arquivo, vá para Organizar, e selecione Adicionar aos favoritos. Se você prefere atalhos de teclado, clique com o botão direito do mouse em um arquivo/pasta e digite:
- Option + Command + S para Mac ou,
- Ctrl + Alt + S para Windows
Lembre-se, evite marcar muitos arquivos! Isso pode dificultar a localização daqueles que realmente importam.
dica profissional: Para quem trabalha em espaços de trabalho de equipe, use rótulos junto com arquivos marcados com estrela para uma melhor classificação. Solicite ao administrador de sua organização que habilite os rótulos. Seu administrador pode criar até 150 rótulos, e você pode aplicar até 5 rótulos a cada arquivo. Isso permite uma categorização mais precisa.
Além disso, o recurso de classificação de IA do Google sugere rótulos automaticamente, tornando o processo ainda mais simples.
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5. Codifique suas pastas por cores para facilitar a categorização
Embora seja útil marcar os arquivos prioritários por estrelas, a codificação por cores das pastas oferece uma abordagem em grande escala para a "organização visual" Ao usar cores diferentes para várias pastas, você pode distingui-las facilmente, economizar tempo na localização de arquivos e desfrutar de um Google Drive visualmente atraente.
Para codificar uma pasta por cores, clique com o botão direito do mouse nela, vá para Organizar e selecione uma cor na seção Cor da pasta.
via Google Drive Aqui estão algumas dicas para codificar suas pastas por cores:
- Atribua cores a categorias específicas: Determine as categorias que você deseja codificar por cores e atribua uma cor exclusiva a cada uma delas. Por exemplo, você pode usar azul para pastas relacionadas ao trabalho e verde para as pessoais
- Aplique as cores de forma consistente: Certifique-se de aplicar as mesmas cores de forma consistente aos arquivos e pastas de cada categoria. Isso ajudará a manter uma estrutura clara e organizada
6. Revise e organize seu disco rígido
A última dica para organizar o Google Drive é examinar regularmente seus arquivos e excluir tudo o que não for mais necessário. Isso o ajudará a encontrar as coisas com facilidade e garantirá que você não fique sem espaço.
Uma maneira de fazer isso é reservar intervalos de tempo específicos para organizar seu Google Drive. Isso pode ser semanal, mensal ou trimestral, dependendo do seu uso e da taxa de acúmulo de novos arquivos.
via Google Drive Aqui estão algumas dicas para ajudar você a começar:
- Assinale arquivos desnecessários: Ao identificar um arquivo que não é mais necessário, adicione uma tag como
, ou ao nome dele. Durante suas sessões de organização, procure essas tags de nome e exclua os arquivos marcados com eficiência - Revise o histórico do arquivo: Verifique a data da última modificação dos arquivos para avaliar sua atividade recente. Se um arquivo não tiver sido acessado ou atualizado em um período de tempo significativo, é provável que ele seja um candidato à exclusão
E se esta é a primeira vez que você faz uma organização, sugerimos que comece aos poucos. Comece com uma seção gerenciável do seu Google Drive, como uma pasta específica ou um tipo de arquivo específico. Isso o ajudará a não se sentir sobrecarregado e tornará a tarefa menos assustadora.
dica profissional: Se você não tiver certeza sobre a exclusão de um arquivo, considere a possibilidade de criar uma pasta "Arquivo". Isso é semelhante à abordagem minimalista de manter itens físicos armazenados por um determinado período. Mova o arquivo para a pasta Archive e revise-o após alguns meses.
Se você não precisar dele durante esse período, é provável que ele seja desnecessário e possa ser excluído. Esse método ajuda a organizar seus arquivos do Google Drive e, ao mesmo tempo, minimiza o risco de exclusão acidental de arquivos importantes.
**Leia também 15 Hacks do Google Drive para se organizar
Limitações do uso do Google Drive
O Google Drive se tornou uma ferramenta onipresente para indivíduos, empresas e instituições acadêmicas. Entretanto, apesar de sua popularidade, ele tem suas deficiências.
- Estrutura tradicional de armazenamento de arquivos: A dependência do Google Drive em uma estrutura familiar de arquivos e pastas pode não ser ideal para os hábitos de trabalho modernos, que geralmente exigem uma organização mais flexível e dinâmica
- Limitações ocultas de armazenamento: Não existe armazenamento ilimitado. O Google Drive tem limites de tamanho de arquivo e de upload, e arquivos grandes ou uploads excessivos podem acionar restrições
- Personalização limitada: A interface e os recursos do Google Drive podem não ser totalmente personalizáveis, limitando sua capacidade de se adaptar às preferências individuais ou às necessidades específicas de trabalho
- Limitações de rotulagem: O recurso de rótulos, que pode ser uma ferramenta organizacional valiosa, é restrito a espaços de trabalho e requer aprovação do administrador, limitando a acessibilidade para usuários individuais
- Desafios de colaboração: O Google Drive não vem com uma ferramenta de colaboração "abrangente". As discussões são divididas em silos em cada arquivo, o que aumenta as chances de falhas de comunicação
Por fim, embora o Google tenha políticas de privacidade rígidas, ele também analisa seu conteúdo (inclusive e-mails) para fornecer anúncios relevantes e sugerir recursos - portanto, pensando bem, seus dados não são realmente tão privados.
via Google Leia também: 10 melhores softwares de compartilhamento de arquivos para documentos on-line
Crie e gerencie seus arquivos com o ClickUp
Se você estiver procurando uma plataforma que permita não apenas armazenar arquivos, mas também criar um sistema e processos para a maneira como você trabalha, o ClickUp é uma ótima opção.
Criado para o futuro do trabalho, ClickUp é uma plataforma de produtividade completa que permite criar e gerenciar arquivos, acompanhar projetos e colaborar com colegas (ou familiares) a partir de uma única interface, usando recursos como bate-papos diretos, comentários em documentos e até mesmo videoclipes.
O ClickUp me ajudou a eliminar o caos e a organizar as operações da minha agência para que eu pudesse me concentrar na estratégia de crescimento da minha agência
Germano Matta, sócio executivo, V4 Agency
Vejamos como o ClickUp ajuda você a organizar seu trabalho.
Organizar informações em documentos aninhados e wikis
Ao contrário do Google Drive, que é um espaço virtual para armazenar seus arquivos, ClickUp Docs é uma ferramenta de gerenciamento de conhecimento que está totalmente integrada à plataforma.
Isso significa que você pode criar documentos individuais, mas também páginas aninhadas e wikis completos para organizar suas informações de forma mais lógica como seções e capítulos, tornando-a uma ferramenta de gerenciamento de conhecimento melhor alternativa ao Google Docs e ao Google Drive.
Crie páginas e wikis aninhados e colabore neles em tempo real com o ClickUp Docs
Com o ClickUp Docs, você pode:
- Criar uma variedade de "blocos de conteúdo" - de listas e tabelas a blocos de código
- Colaborar com outras pessoas usando comentários, edição em tempo real e bate-papos diretos
- Adicionar tags a documentos para categorizá-los
- Filtrar documentos por título, data de visualização ou atualização, colaborador e local do espaço de trabalho
- Arquive documentos que você não usa mais, mas prefere não excluir
Visualize usando quadros brancos Quadro branco do ClickUp -a ferramenta gratuita de quadro branco digital, pode ajudá-lo a visualizar suas ideias, elaborar estratégias e mapear fluxos de trabalho de forma colaborativa.
Torne a colaboração visual, envolvente e sem esforço com o ClickUp Whiteboard
Além disso, você pode adicionar seus documentos e tarefas ao quadro branco ou criar uma tarefa diretamente no quadro branco, o que resulta em uma experiência de usuário holística e suave que não interrompe seu fluxo.
Vincule seus documentos aos seus processos
Com o ClickUp, você não apenas cria documentos; você também os associa aos seus fluxos de trabalho operacionais. Por exemplo, digamos que você esteja acompanhando um projeto; você pode adicionar links para documentos importantes para cada tarefa e subtarefa.
Da mesma forma, você pode incorporar seus Projeto ClickUp em seu documento para que você possa visualizar tudo no mesmo lugar.
Traga suas listas de verificação de tarefas para o seu documento para facilitar o acesso ao seu Projeto ClickUp
Outro recurso útil é o Automações do ClickUp . Aqui, você pode usar automações de fluxo de trabalho if/then para automatizar tarefas de rotina, como sincronização de informações, envio de e-mails ou até mesmo atribuição de tarefas.
Acelere as operações, como adicionar responsáveis, agendar atualizações de status e muito mais com o ClickUp Automations apoiado por IA
Encontre qualquer coisa com uma pesquisa universal
Já vimos como o ClickUp pode ajudá-lo a criar e gerenciar documentos, projetos e quadros brancos em um só lugar. Essa interface totalmente integrada também traz outro benefício: a automação Pesquisa conectada do ClickUp .
Esse recurso de pesquisa com tecnologia de IA pode encontrar qualquer coisa para você, desde que esteja no ClickUp. Não importa se é um documento, tarefa, bate-papo direto ou tópico de comentário.
Encontre qualquer coisa - documento, arquivo ou tarefa - com o ClickUp Connected Search
A melhor parte é que você pode ampliar os recursos do ClickUp Connected Search conectando-se com seus outros aplicativos. Isso reúne todas as informações em um único espaço e ajuda a evitar silos de dados - seja um arquivo do GitHub, uma gravação do Zoom ou até mesmo um arquivo do Google Drive.
Amplie sua pesquisa para toda a sua pilha de tecnologia integrando-as usando as Integrações do ClickUp
Integre-se com toda a sua pilha de tecnologia
Por fim, o ClickUp se integra a mais de 1.000 plataformas, de CRMs a ferramentas de design, ferramentas de automação e até mesmo plataformas de armazenamento de arquivos, para que você possa configurar um sistema integrado que agilize seus fluxos de trabalho e elimine a sincronização manual de dados.
E a boa notícia: se você não estiver pronto para abandonar o Google Drive, mas quiser configurar um sistema de trabalho no ClickUp, poderá usar Integração ClickUp-Google Drive para obter o melhor dos dois mundos.
Traga seus documentos e arquivos do Google Drive para o ClickUp
Com isso Integração com o Google Drive você pode:
- Adicionar arquivos do Google Drive ao ClickUp Tasks
- Navegar em seu Google Drive a partir do ClickUp
- Criar Google Docs, Slides e muito mais a partir do ClickUp
Isso significa que você não precisa alternar entre diferentes aplicativos - simplificando seus fluxos de trabalho e economizando tempo.
Trabalhe melhor com o ClickUp e o Google Drive
O ClickUp e o Google Drive podem se complementar para aumentar sua produtividade e otimizar seus fluxos de trabalho - para que você não apenas armazene seus arquivos, mas também trabalhe com mais eficiência.
O gerenciamento centralizado de projetos, a colaboração perfeita e as automações de fluxo de trabalho com tecnologia de IA são apenas alguns dos benefícios.
Além disso, você (e sua equipe) não precisa alternar entre várias ferramentas. Tudo pode acontecer no ClickUp.
Deseja saber mais sobre como o ClickUp ajuda você a trabalhar melhor? Registre-se no ClickUp gratuitamente e veja por si mesmo.