Quer aprender como automatizar tarefas?
A necessidade de automação de tarefas tem crescido constantemente nos últimos anos. Uma das razões por trás disso é que a automação pode liberar 30% do tempo que você gasta trabalhando em tarefas diárias!
Naturalmente, muitas empresas veem a automação como uma varinha mágica que pode transformar sua empresa para melhor.
É por isso que faremos uma viagem ao Mundo Mágico de Hogwarts, de Harry Potter, para entender os segredos por trás da automação!
Neste artigo, abordaremos o que é automação de tarefas, quais tarefas você pode automatizar e revelaremos a melhor solução de automação para o local de trabalho em 2021.
Vamos para a Plataforma 9¾!
O que é automação de tarefas?
Automação de tarefas é o uso de ferramentas ou softwares para automatizar tarefas manuais repetitivas.
Pense no feitiço “Accio” por um momento.
Ela pode ser usada para invocar um objeto, sem que você precise levantar um dedo!
Se fosse real, a gente usaria para pegar nossas chaves, arquivos, celulares ou, na verdade, qualquer coisa!
Mas o que isso tem a ver com automação?
Assim como os feitiços ajudam você a realizar tarefas sem muito esforço, a automação de tarefas ajuda você a concluir o trabalho sem muito esforço.
E na automação de tarefas, em vez de magia, a tarefa é atribuída a ferramentas, aplicativos e inteligência artificial.
Então, quais são as ferramentas necessárias para a automação?
Existem várias ferramentas de automação de tarefas que podem ajudá-lo a automatizar literalmente qualquer coisa!
Se você não puder esperar para ler sobre ferramentas de automação de tarefas, clique no portkey (imagem) para acessar diretamente a seção sobre software de automação de fluxo de trabalho!
Quais são os benefícios da automação de tarefas?
A automação de tarefas oferece muito mais vantagens do que apenas reduzir o esforço manual! Ela reduz custos operacionais, aumenta a confiabilidade e libera o verdadeiro potencial da sua equipe.
Veja como a automação de tarefas pode otimizar seu fluxo de trabalho e suas atividades comerciais:
1. Reduz os custos operacionais
Quer reduzir custos?
Diga olá à automação!
Você pode automatizar tarefas administrativas, como entrada de dados e assistência pessoal, para economizar na contratação de funcionários para essas funções.
Além disso, você pode identificar processos redundantes dentro da organização e removê-los completamente.
2. Aumenta a confiabilidade
A automação reduz o erro humano, garantindo que a tarefa seja executada sem falhas do início ao fim.
Como?
Cada tarefa tem uma série de etapas que precisam ser seguidas para que ela seja concluída. Enquanto pessoas comuns como nós podem pular uma etapa quando estamos cansados ou distraídos, um sistema de computador trabalha incansavelmente para concluir a tarefa sem erros.
3. Liberta o verdadeiro potencial da sua equipe
Você pode ter contratado os funcionários mais qualificados, mas eles não serão capazes de colocar essa habilidade em prática se trabalharem apenas em tarefas tediosas e simples todos os dias.
É como contratar o Dumbledore como zelador de Hogwarts!
Isso simplesmente não faz sentido!
A automação no local de trabalho libera seus funcionários dessas tarefas rotineiras, permitindo que eles tenham mais tempo para se dedicar a tarefas comerciais mais avançadas. Como resultado, eles poderão colocar suas habilidades em prática e realmente crescer na sua empresa.
Quais tarefas podem ser automatizadas?
Lembre-se, existe um feitiço mágico para tudo — até mesmo para transformar uma escada em um escorregador! Da mesma forma, existe automação no local de trabalho para quase todas as tarefas recorrentes.
Você pode automatizar o gerenciamento de leads, marketing, finanças e contabilidade, recursos humanos e tarefas administrativas.
Na verdade, um relatório da McKinsey revelou que quase metade (45%) das tarefas comerciais podem ser automatizadas com as tecnologias atuais, como aprendizado de máquina e inteligência artificial.
Vamos dar uma olhada em como a automação de processos de negócios pode ser aplicada a todos os departamentos da sua empresa:
1. Gestão de leads
Lembra-se das Horcruxes?
São objetos que contêm uma parte da alma de um mago.
Da mesma forma, com um pouco de imaginação literária e o bom e velho humor britânico, os leads são Horcruxes para sua equipe de vendas, pois são o coração e a alma do que eles fazem!
Veja como você pode automatizar a parte mais importante do processo de vendas:
Gerenciamento de leads recebidos
Psst... procurando uma maneira rápida de obter mais leads?
Ofereça conteúdo gratuito no final do funil, como um e-book, PDF, vídeo ou qualquer recurso valioso para os visitantes do seu site. Tudo o que eles precisam fazer é preencher um formulário com seu endereço de e-mail e as informações que você deseja coletar, como nome e idade.
Depois de preencherem o formulário, eles recebem o livro gratuito, mas você ganha algo ainda mais valioso: os dados deles!
Você pode então usar os recursos de automação em sua ferramenta de formulários para armazenar e organizar automaticamente em um sistema de automação de marketing e enviar diretamente os leads para um CRM (Customer Relationship Manager). Essa automação simples pode poupar o trabalho de inserir dados em uma planilha do Excel.
2. Marketing
Como o marketing é crucial para o crescimento dos negócios, você precisa garantir que todos os seus processos de marketing estejam otimizados.
E como você faz isso?
Com a ajuda da automação de marketing!
Veja como você pode melhorar sua eficiência nesse departamento:
A. Pesquisa do setor
Quer estar um passo à frente da concorrência?
Você precisa ficar atento às tendências do setor, tecnologias e concorrentes.
Mas isso não significa que você precise passar horas pesquisando.
Assim como Voldemort usou Wormtail para cumprir suas ordens, ferramentas como o Google Alerts podem ser seu assistente digital!
Ele pode monitorar menções online de tendências específicas e, em seguida, compilá-las automaticamente em e-mails para você!
B. Mídias sociais
Você ainda está fazendo upload manualmente de publicações nas redes sociais em 2021?
É hora de sair da idade das trevas e abraçar a automação de marketing!
Existem inúmeras ferramentas de mídia social, como o Hootsuite, que permitem programar postagens nas mídias sociais com bastante antecedência. Elas também permitem publicar o mesmo conteúdo em todos os canais simultaneamente, para que você não precise passar horas fazendo uploads no Twitter, Facebook e Instagram separadamente. Outras ferramentas, como as de redação com IA, podem ajudar você a escrever suas legendas e economizar ainda mais tempo.
3. Finanças e contabilidade
Você precisa ter cuidado com as finanças da sua empresa.
Mesmo o menor erro humano pode causar enormes perdas!
Veja como a automação de tarefas e fluxos de trabalho em softwares de contabilidade torna esses processos mais seguros:
A. Gerenciamento de faturas
Você não precisa que um Remembrall fique vermelho para saber que esqueceu alguma coisa!
O software de faturamento em nuvem pode enviar um lembrete automático sempre que você precisar enviar faturas por e-mail.
Ele também pode automatizar o processo de faturamento ao:
- Agendamento e envio automático de faturas recorrentes
- Acompanhamento do pagamento das faturas
B. Imposto sobre vendas
Calcular o imposto sobre vendas é como jogar uma partida de quadribol.
Pense nisso.
Em ambos os casos, mesmo um único deslize pode trazer resultados desastrosos!
Você precisa evitar qualquer erro humano ao fazer seus impostos, ou isso lhe custará muito em multas.
Então, como fazer isso?
Você pode terceirizar seus esforços fiscais para uma ferramenta automatizada como a Avalara. O sistema pesquisa as alíquotas de impostos com base na sua localização, produto ou serviço oferecido e gera o valor do imposto que você precisa pagar.
4. Recursos humanos
De todos os departamentos, a equipe de RH é a que lida com o maior número de tarefas recorrentes.
Por quê?
Todo processo de negócios que envolve um funcionário segue um conjunto de tarefas repetitivas, como entrevistas, integração, treinamento etc.
Agora imagine que sua empresa tem 50 funcionários.
Isso significa que essas tarefas comerciais precisam ser repetidas 50 vezes!
Suas equipes de RH precisam da automação do local de trabalho para colocar essas tarefas simples no piloto automático, enquanto se concentram em processos mais complexos.
Vamos ver o que elas podem automatizar:
A. Seleção de candidatos em potencial
Você pode receber muitas candidaturas para uma oferta de emprego.
Mas como você sabe se eles são adequados para a função?
Assim como o chapéu seletor decidia a qual casa os alunos pertenciam, você pode ter uma ferramenta automatizada que o ajuda a identificar os candidatos mais adequados para sua “casa” ou empresa.
Depois que os candidatos em potencial preencherem seus dados de contato no seu site, ferramentas como o Paperform podem enviar a eles um formulário com perguntas preliminares sobre seus pontos fortes e experiências.
Depois que eles terminarem de preencher o formulário, você poderá analisar rapidamente a inscrição e decidir o destino deles: assim como o chapéu seletor faz!
B. Gerenciamento de benefícios
Após um determinado período, seus novos funcionários se tornam elegíveis para benefícios como licenças remuneradas, auxílio-moradia, etc.
A menos que você gerencie uma pequena empresa, é difícil rastrear quando um funcionário se qualificou para esses benefícios. Felizmente, você pode automatizar lembretes que notificam sua equipe de RH assim que o período de experiência terminar.
5. Tarefas administrativas
Tarefas administrativas são aqueles processos cotidianos que são simples e não exigem muito raciocínio, como arquivar documentos e agendar compromissos.
Na verdade, elas são tão fáceis que até mesmo um elfo doméstico como o Dobby consegue fazer!
Assim como o Dobby, a automação pode desempenhar o papel de um assistente virtual pessoal. Ela pode ajudá-lo com essas tarefas simples, para que você possa se concentrar no que realmente importa:
A. Agendamento de compromissos
Mesmo a simples tarefa de agendar compromissos pode ser demorada. Você e seu convidado podem ter dificuldade em encontrar um horário adequado para encaixar uma reunião em suas agendas lotadas.
Por que não usar um assistente virtual robótico para agendar todas as suas reuniões?
Ferramentas como o x.ai ajudam você a automatizar esse processo, oferecendo automaticamente ao seu convidado a oportunidade de escolher um horário para suas reuniões.
B. Classificação de e-mails
Harry ficaria chocado se soubesse que um trouxa médio passa cerca de 11 horas por semana verificando seus e-mails!
A maior parte do tempo é gasta vasculhando a caixa de entrada em busca de e-mails importantes e respondendo a eles.
Não seria melhor se sua caixa de entrada estivesse bem organizada?
Você pode permitir que o Gmail classifique automaticamente os e-mails em pastas com base nas regras que você definir, para que possa encontrar e-mails importantes de clientes instantaneamente.
Automação bônus: Quer surpreender seu cliente no aniversário dele? Use ferramentas automatizadas como o Automator para enviar um e-mail personalizado de aniversário. Parece bobagem, mas é uma ótima maneira de melhorar o relacionamento com seus clientes!
Como decidir quais tarefas automatizar?
Agora que você sabe quais tarefas podem ser automatizadas, isso não significa que você precisa começar a automatizar tudo imediatamente!
Você pode decidir o que automatizar identificando o problema que precisa resolver, acompanhando as tarefas que realiza em um dia e revisando suas tarefas diárias.
Você precisa dedicar algum tempo para pensar sobre quais tarefas automatizadas podem beneficiar melhor o seu negócio. Aqui está um guia passo a passo para ajudá-lo a descobrir quais tarefas específicas devem ser automatizadas:
1. Identifique o problema que você precisa resolver
É fácil pensar que qualquer automação pode ajudar você a economizar tempo e dinheiro.
Mas você precisa ter cuidado ao escolher uma ferramenta de automação adequada para o seu negócio.
Você não beberia uma poção sem saber o que ela faz, certo?
Da mesma forma, você não deve escolher uma automação sem entender seus efeitos; caso contrário, ela pode causar mais problemas do que resolver!
Comece fazendo a si mesmo algumas perguntas, como:
- Que problemas desejo resolver no processo de negócios existente?
- O que minha equipe está fazendo atualmente para resolver o problema?
- De que outras maneiras a automação de tarefas pode ajudar minha equipe?
Depois de decidir por que você deseja automatizar, é hora de descobrir o que você pode automatizar.
2. Acompanhe as tarefas que você realiza em um dia
Comece anotando todas as tarefas específicas que você e sua equipe realizam diariamente. Também é útil acompanhar o tempo gasto em cada tarefa para ter uma ideia de quanto tempo é necessário para realizá-las.
No entanto, não exagere a verdade como a questionável jornalista Rita Skeeter!
Dica: você pode fazer isso facilmente usando as ferramentas certas de controle de tempo.
3. Revise suas tarefas diárias
Depois de documentar todos os processos de negócios, é hora de verificar se eles são adequados para automação.
E como você faz isso?
Você precisa verificar se a tarefa atende a pelo menos dois desses critérios:
- Exige que você repita os mesmos processos várias vezes
- Pode ser feito sem muito esforço
- Não desafia suas habilidades
- Interrompe seu foco regularmente
- Não requer muita atenção personalizada
Bônus: modelos de gerenciamento de tarefas
Vamos dar uma olhada em um exemplo de uma tarefa comum na Biblioteca de Hogwarts:
Hermione precisa devolver e organizar os livros na biblioteca.
Esta tarefa pode ser automatizada?
Vamos descobrir.
Essa tarefa pode ser automatizada porque é repetitiva (nº 1), é simples de implementar (nº 2), não desafia suas habilidades (nº 3) e não requer atenção personalizada (nº 4).
Na verdade, essa tarefa repetitiva já foi automatizada em Hogwarts.
Os livros agora se organizam sozinhos:
Mas como isso pode ser automatizado no mundo real?
Em vez de procurar a prateleira correta para devolver o livro, um sistema automatizado será capaz de:
- Identifique o livro que ela pegou emprestado pela última vez
- Procure a prateleira relevante no banco de dados
- Mostre exatamente onde ela deve devolver o livro
4. Use uma ferramenta de automação do local de trabalho para automatizar essas tarefas
Depois de listar as tarefas simples que podem ser automatizadas, você precisa descobrir duas coisas:
- É possível automatizar toda a tarefa com um único aplicativo?
- Apenas algumas partes da tarefa devem ser automatizadas?
Depois de entender isso, você precisa encontrar uma boa ferramenta de automação que o ajudará a ser mais produtivo.
Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a tomar uma decisão informada sobre a seleção de uma ferramenta de automação de tarefas:
Como encontrar uma solução de automação no local de trabalho para sua empresa
Veja o que você deve procurar em uma ferramenta de automação no local de trabalho:
A. Deve ser fácil de usar
Ao introduzir um novo processo ou sistema para sua equipe, você pode encontrar muita resistência. É por isso que você precisa garantir que sua ferramenta de automação possa ser usada por qualquer pessoa.
Por exemplo, se você gerencia uma equipe não técnica, a ferramenta não deve exigir que os usuários conheçam a linguagem de programação favorita de Voldermort: Python!
(Entendeu?)
B. Ela deve ser capaz de lidar com a maioria das suas tarefas
Não faz sentido comprar uma ferramenta separada para lidar com cada tarefa individual do seu fluxo de trabalho. É como comprar uma varinha mágica separada para cada feitiço!
Fique atento às ferramentas que possuem recursos capazes de lidar com mais do que uma única tarefa automatizada.
Por exemplo, uma ferramenta de automação de e-mail que ajuda você com a automação de marketing é uma boa escolha.
C. Seu custo deve justificar os benefícios
Nem todo mundo é tão rico quanto o pai de Draco Malfoy, que uma vez comprou Nimbus 2001s para todos os membros do time de quadribol do filho!
Crie um orçamento para todas as suas ferramentas de automação de tarefas e outros softwares relacionados, como RPA (Robot Process Automation).
Em seguida, crie uma lista das ferramentas que podem ajudá-lo e escolha aquela que oferece o melhor custo-benefício.
A melhor ferramenta para automatizar tarefas em 2021
Agora que você sabe o que torna uma ferramenta de automação excelente, é hora de mergulhar fundo em uma ferramenta que satisfaz as características acima: ClickUp!
O ClickUp é o software de gerenciamento de projetos remoto mais bem avaliado do mundo. Quer você use Agile, Scrum ou qualquer outro método de gerenciamento de projetos, ele tem tudo o que você precisa para automatizar suas tarefas administrativas.
Vamos dar uma olhada mais de perto nas automações do ClickUp e como elas ajudam sua empresa:
Automações ClickUp
Quer ser um mago, como o Harry? Você está com sorte!
Aqui estão alguns exemplos de feitiços mágicos que você pode lançar com as automações de fluxo de trabalho do ClickUp:
- Atribua automaticamente pessoas a tarefas específicas – Assignio!
- Quando a data de vencimento se aproximar, altere uma tarefa para alta prioridade para incentivar os membros da sua equipe a acelerarem o ritmo! – Hurrius!
- Publique automaticamente um comentário sempre que o status da tarefa mudar – Commentato!
Como funcionam as automações do ClickUp?
Vamos começar revelando os componentes que fazem uma automação funcionar:
1. Elementos da automação
A. Gatilhos
São eventos ou coisas que precisam acontecer para iniciar uma automação.
Aqui estão apenas alguns gatilhos que você pode escolher no ClickUp:
- Alterações no responsável: sempre que a pessoa responsável por uma tarefa for alterada, uma ação será executada automaticamente.
- Chegada da data de vencimento: quando a data de vencimento se aproxima, uma ação será realizada automaticamente
- Todas as subtarefas resolvidas: sempre que todas as subtarefas relacionadas a uma tarefa forem concluídas, uma ação será executada automaticamente.
Por exemplo:
Dumbledore criou uma tarefa chamada “Torneio Tribruxo”. Então, quando a data de vencimento do torneio chegar, ele cria uma automação para atribuir a tarefa aos participantes.
B. Condições
As condições oferecem mais controle sobre a automação. São declarações que devem ser verdadeiras para que a automação de tarefas ou fluxos de trabalho seja executada.
Vamos dar uma olhada em algumas delas:
- Prioridade: filtre as tarefas que não têm prioridade.
- Status: escolha tarefas que tenham um determinado status
- Tag: a tarefa deve ter uma determinada tag anexada a ela
Observação: você pode adicionar várias condições para uma única automação.
Seguindo o exemplo anterior, Dumbledore sabe que o torneio é perigoso, então ele impede que alunos menores de 17 anos participem.
Portanto, ele adicionou uma condição em que a automação inclui todas as tags, exceto: “Menor de idade”.
C. Ações
Ações são coisas que acontecerão quando a automação for acionada e as condições forem atendidas.
Existem várias ações automatizadas que podem ser realizadas, como:
- Alterar status: altera o status (“A fazer”, “Em andamento”, “Concluído”) de uma tarefa
- Adicione um comentário: adicione qualquer comentário que desejar sobre a tarefa.
- Alterar responsáveis: permite adicionar, remover e reatribuir membros da equipe.
Observação: você pode adicionar várias ações para uma única automação.
Assim, quando o torneio Tribruxo se aproximar, a automação irá designar os finalistas – “Harry”, “Cedric”, “Victor” e “Fleur” para a tarefa. Além disso, uma nova subtarefa será criada, informando aos quatro o que fazer a seguir.
2. Como os elementos funcionam juntos
Agora, vamos juntar todos os elementos e obteremos este esquema:
“Quando isso acontece (gatilho) , e isso é verdade (condição) , então o sistema faz isso (ação). ”
Considerando todos os exemplos anteriores, temos:
‘Quando a data do torneio se aproximar (gatilho) e não houver a tag “menor de idade” (condição), adicione Harry, Cedric, Viktor e Fleur à tarefa (ação 1) e crie uma subtarefa intitulada “Recuperar o ovo de ouro dos dragões” (ação 2).
Dessa forma, os finalistas sabem o que fazer a seguir, sem que Dumbledore precise se levantar da cadeira!
3. Criando uma automação no ClickUp
Existem duas maneiras de usar as automações no ClickUp.
Você pode escolher entre uma grande biblioteca com mais de 50 automações pré-definidas ou criar sua própria automação personalizada para atender às suas necessidades.
Veja como:
- Abra a visualização em lista das suas tarefas.
- Clique no ícone do robô fofo
- Clique em + Adicionar automação
- Crie seu próprio gatilho, condições e ação.
- Pronto. Você criou uma automação personalizada!
É muito simples.
E você não precisa se preocupar em aprender Python ou qualquer outro script de automação complicado para isso!
4. Integre com outras ferramentas
O ClickUp permite que você conecte suas automações a qualquer ferramenta de sua escolha com a ajuda de Webhooks!
O que é um webhook?
É um conceito de API (Application Programming Interface) que permite conectar dois aplicativos e enviar informações de um aplicativo para outro.
Crie um gatilho e copie um link Webhook como ação.
Dessa forma, quando a automação for acionada, os dados serão enviados automaticamente para o outro aplicativo.
A automação não é o único truque na manga do ClickUp!
O ClickUp tem vários recursos que podem ser usados por todas as equipes:
- Gráficos de Gantt: visualize e gerencie o cronograma do seu projeto mesmo quando estiver trabalhando remotamente
- Controle de tempo nativo: gerencie seu tempo com eficiência para um gerenciamento remoto eficiente de projetos Pulse : veja o que os membros da sua equipe estão fazendo em tempo real
- Pulse: veja o que os membros da sua equipe estão fazendo em tempo real
- Status personalizados: crie seus próprios status para se adequar ao seu fluxo de trabalho
- Várias visualizações: organize suas tarefas em uma lista de verificação, quadro scrum ou formato de calendário
- Painéis ágeis: monitore as métricas do projeto Agile ou Scrum a partir do seu escritório em casa
- Aplicativos: adicione o aplicativo ClickUp à lista de seus aplicativos favoritos, pois ele ajuda você a ficar por dentro de seus projetos e fluxo de trabalho com um aplicativo iOS ou Android!
- Pulse: veja o que os membros da sua equipe estão fazendo em tempo real
Conclusão
A automação de tarefas é realmente mágica.
Quando usada corretamente, ela economiza muito tempo para sua equipe.
E com todo esse tempo extra, sua equipe pode aprimorar suas habilidades e se tornar verdadeiros especialistas!
É por isso que é importante descobrir o que você precisa automatizar agora.
Mas você não pode automatizar tarefas recorrentes sem um software de automação de tarefas, certo?
Mas não se preocupe.
O ClickUp tem todos os recursos de que você precisa para automatizar processos de trabalho e tarefas recorrentes, garantindo que tudo corra bem.
Inscreva-se hoje mesmo no ClickUp e lute contra os magos das trevas da improdutividade!