Quer saber como automatizar tarefas ?
A necessidade de automação de tarefas tem crescido constantemente nos últimos anos. Um dos motivos por trás disso é que a automação pode liberar 30% do tempo que você gasta trabalhando nas tarefas diárias!
Naturalmente, muitas empresas veem a automação como uma varinha mágica que pode transformar sua empresa para melhor.
É por isso que faremos uma viagem ao Mundo Mágico de Hogwarts, de Harry Potter, para entender os segredos por trás da automação!
Neste artigo, explicaremos o que é automação de tarefas, quais tarefas você pode automatizar e revelaremos a melhor solução de automação do local de trabalho para 2021.
Vamos para a Plataforma 9¾!
O que é automação de tarefas?
Automação de tarefas é o uso de ferramentas ou software para automatizar tarefas manuais e repetitivas.
Pense na grafia "Accio" por um momento.
Ele pode ser usado para invocar um objeto, sem que você precise levantar um dedo!
Se fosse real, nós o usaríamos para buscar nossas chaves, arquivos, telefones celulares ou, na verdade, qualquer coisa!
Mas o que isso tem a ver com automação ?
Assim como os feitiços ajudam você a realizar tarefas sem trabalho duro, a automação de tarefas ajuda você a concluir o trabalho sem muito esforço.
E na automação de tarefas, em vez de mágica, a tarefa é atribuída a ferramentas, aplicativos e inteligência artificial.
_Então, quais são as ferramentas necessárias para a automação?
Existem muitas ferramentas de automação de tarefas que podem ajudá-lo a automatizar literalmente qualquer coisa!
Se você mal pode esperar para ler sobre as ferramentas de automação de tarefas, clique no link (imagem) para pegar um atalho para a seção sobre software de automação de fluxo de trabalho!
Quais são os benefícios da automação de tarefas?
Há muito mais vantagens na automação de tarefas do que apenas reduzir o esforço manual! Ela reduz os custos operacionais, aumenta a confiabilidade e libera o verdadeiro potencial da sua equipe.
Veja como a automação de tarefas pode otimizar seu fluxo de trabalho e suas atividades comerciais:
1. Reduz os custos operacionais
_Quer reduzir os custos?
Diga olá para a automação!
Você pode automatizar tarefas administrativas como entrada de dados e assistência pessoal para economizar na contratação de funcionários para essas funções.
Além disso, você pode identificar processos redundantes na organização e removê-los completamente.
2. Aumenta a confiabilidade
A automação reduz o erro humano ao garantir que a tarefa seja executada sem falhas do início ao fim.
como?
Toda tarefa tem uma série de etapas que precisam ser seguidas para que seja concluída. Enquanto "malucos" como nós podem perder uma etapa quando estão cansados ou distraídos, um sistema de computador trabalha incansavelmente para concluir a tarefa sem erros.
3. Desbloqueia o verdadeiro potencial da sua equipe
Você pode ter contratado os funcionários mais qualificados, mas eles não conseguirão colocar essa habilidade em prática se trabalharem apenas em tarefas simples e entediantes todos os dias.
É como contratar Dumbledore como jardineiro de Hogwarts!
Isso não faz sentido!
A automação do local de trabalho elimina essas tarefas rotineiras das mãos de seus funcionários, liberando tempo para que eles assumam tarefas comerciais mais avançadas. Como resultado, eles estarão colocando suas habilidades em prática e realmente crescendo em sua empresa.
Quais tarefas podem ser automatizadas?
Lembre-se de que existe um feitiço mágico para tudo, até mesmo para transformar uma escada em um escorregador! Da mesma forma, há automação do local de trabalho para quase todas as tarefas recorrentes.
Você pode automatizar o gerenciamento de leads, marketing, finanças e contabilidade, recursos humanos e tarefas administrativas.
De fato, um Relatório da McKinsey revelou que quase metade (45%) das tarefas comerciais pode ser automatizada com as tecnologias atuais, como aprendizado de máquina e inteligência artificial.
Vamos dar uma olhada em como a automação de processos de negócios pode ser aplicada a todos os departamentos da sua empresa:
1. Gerenciamento de leads
_Lembra-se dos Horcruxes?
São objetos que contêm uma parte da alma de um mago.
Da mesma forma, com um pouco de imaginação literária e o bom e velho humor britânico, os leads são Horcruxes para sua equipe de vendas, pois são o coração e a alma do que eles fazem!
Veja como você pode automatizar a parte mais importante do processo de vendas:
Gerenciar leads de entrada
_Psst... está procurando uma maneira rápida de obter mais leads?
Ofereça conteúdo gratuito na parte inferior do funil, como um e-book, pdf, vídeo ou qualquer outro recurso valioso para os visitantes do seu site. Tudo o que eles precisam fazer é preencher um formulário com o endereço de e-mail e as informações que você deseja coletar, como nome e idade.
Depois de preencherem o formulário, eles recebem o livro gratuito, mas você recebe algo ainda mais valioso: os dados deles!
Você pode usar os recursos de automação da sua ferramenta de formulário para armazenar e organizar automaticamente esses dados em um arquivo sistema de automação de marketing e enviar diretamente os leads para um CRM (Customer Relationship Manager). Essa automação simples pode evitar que você tenha que digitar dados em uma planilha do Excel.
2. Marketing
Como o marketing é crucial para o crescimento dos negócios, você precisa garantir que todos os seus processos de marketing sejam otimizados.
e como você faz isso?
Com a ajuda de automação de marketing !
Veja como você pode aumentar sua eficiência nesse departamento:
A. Pesquisa do setor
quer estar um _passo à frente de sua concorrência?
Você precisa ficar de olho nas tendências, tecnologias e concorrentes do setor.
Mas isso não significa que você precise gastar horas em pesquisas.
Da mesma forma que Voldermort usou Wormtail para fazer o que queria, ferramentas como o Google Alerts podem ser seu assistente digital!
Ele pode monitorar menções on-line de tendências específicas e depois automaticamente compilá-las em e-mails para você!
B. Mídia social
você ainda está **_manualmente carregando publicações de mídia social em 2021?
É hora de sair da idade das trevas e adotar a automação de marketing!
Existem inúmeras ferramentas de mídia social, como o Hootsuite, que permitem agendar publicações nas mídias sociais com bastante antecedência. Ela também permite que você publique o mesmo conteúdo em todos os canais simultaneamente, para que você não passe horas carregando publicações no Twitter, Facebook e Instagram separadamente. Outras ferramentas, como Ferramentas de redação de IA podem ajudá-lo a escrever suas legendas para economizar ainda mais tempo.
3. Finanças e contabilidade
Você precisa ser cauteloso com as finanças da sua empresa.
Até mesmo o menor erro humano pode causar grandes perdas!
Veja como a automação de tarefas e fluxos de trabalho em software de contabilidade torna esses processos mais seguros:
A. Gerenciamento de faturas
Você não precisa que uma lembrança fique vermelha para avisá-lo de que esqueceu algo!
O software de faturas na nuvem pode enviar um lembrete automático sempre que você precisar enviar faturas por e-mail.
Ele também pode automatizar o processo de faturamento:
- Agendamento e envio automático de faturas recorrentes
- Rastrear se as faturas foram pagas
B. Imposto sobre vendas
Calcular o imposto sobre vendas é como jogar uma partida de Quidditch.
Pense nisso.
Em ambos os casos, até mesmo um único deslize pode gerar resultados desastrosos!
Você precisa evitar qualquer erro humano ao fazer seus impostos, ou isso lhe custará muito caro em multas.
_Então, como você faz isso?
Você pode terceirizar seus esforços fiscais com uma ferramenta automatizada como o Avalara. O sistema pesquisa as alíquotas de impostos com base em sua localização, produto ou serviço oferecido e gera o valor do imposto que você precisa pagar.
4. Recursos humanos
De todos os departamentos, a equipe de RH é a que tem de lidar com o maior número de tarefas recorrentes.
_Por quê?
Todo processo de negócios que envolve um funcionário segue um conjunto de tarefas repetitivas, como entrevistas, integração, treinamento etc.
Agora imagine que sua empresa tenha 50 funcionários.
Isso significa que essas tarefas comerciais precisam ser repetidas 50 vezes!
Suas equipes de RH precisam da automação do local de trabalho para colocar essas tarefas simples no piloto automático, enquanto se concentram em processos mais complexos.
Vamos dar uma olhada no que elas podem automatizar:
A. Triagem de candidatos potenciais
Você pode receber muitas inscrições para uma oferta de emprego.
_Mas como você sabe se eles são adequados para a função?
Da mesma forma que o chapéu de classificação decide a quais casas os alunos pertencem, você pode ter uma ferramenta automatizada que o ajude a identificar os candidatos mais adequados para a sua "casa" ou empresa.
Depois que os possíveis candidatos preencherem os dados de contato no seu site, ferramentas como Formulário de papel pode enviar a eles um formulário com perguntas preliminares sobre seus pontos fortes e experiências.
Depois que eles terminarem de preencher o formulário, você poderá analisar rapidamente a inscrição e decidir o destino deles: exatamente como o chapéu de classificação faz!
B. Gerenciamento de benefícios
Após um determinado período de tempo, seus novos contratados se tornam elegíveis a benefícios como licenças remuneradas, auxílio moradia etc.
A menos que você gerencie uma pequena empresa, é difícil rastrear quando um funcionário se qualificou para esses benefícios. Felizmente, é possível automatizar lembretes que notificam a equipe de RH assim que o período de experiência termina.
5. Tarefas administrativas
Tarefas administrativas são aqueles processos cotidianos que são simples e não exigem muita reflexão, como arquivar papéis e agendar compromissos.
De fato, são tão fáceis que até um elfo doméstico como Dobby pode fazer isso!
Assim como Dobby, a automação pode desempenhar o papel de um assistente virtual pessoal. Ela pode ajudá-lo com essas tarefas simples, para que você possa se concentrar no que realmente importa:
A. Agendamento de compromissos
Até mesmo a simples tarefa de agendar compromissos pode consumir muito tempo. Você e seu convidado podem ter dificuldades para encontrar um horário adequado para encaixar uma reunião em suas agendas lotadas.
por que não usar um assistente virtual robótico para agendar todas as reuniões para você?
Ferramentas como o x.ai ajudam a automatizar esse processo, oferecendo automaticamente ao seu hóspede a chance de escolher um horário para as reuniões.
B. Classificação de e-mails
Harry teria ficado chocado ao saber que um muggle médio gasta cerca de 11 horas por semana verificando seus e-mails!
A maior parte do tempo é gasta vasculhando a caixa de entrada em busca de e-mails importantes e respondendo a eles.
_Não seria melhor se sua caixa de entrada fosse bem organizada?
Você pode permitir que o Gmail classifique automaticamente os e-mails em pastas com base nas regras que você definiu para ele, para que você possa localizar instantaneamente os e-mails importantes do cliente.
Automação de bônus: Quer surpreender seu cliente no aniversário dele? Use ferramentas automatizadas, como o Automator, para enviar uma mensagem personalizada para seu cliente e-mail de aniversário . Parece bobagem, mas é uma ótima maneira de melhorar o relacionamento com seus clientes!
Como você decide quais tarefas automatizar?
Agora que você sabe quais tarefas podem ser automatizadas, isso não significa que você precisa começar a automatizar tudo imediatamente!
Você pode decidir o que automatizar identificando o problema que precisa resolver, monitorando as tarefas que realiza em um dia e analisando suas tarefas diárias.
Você precisa dedicar algum tempo para pensar em quais tarefas automatizadas podem beneficiar melhor sua empresa. Aqui está um guia passo a passo para ajudá-lo a descobrir quais tarefas específicas devem ser automatizadas:
1. Identifique o problema que você precisa resolver
É fácil pensar que qualquer automação pode ajudá-lo a economizar tempo e dinheiro.
Mas você precisa ser cuidadoso ao escolher uma ferramenta de automação adequada para sua empresa.
_Você não beberia uma poção sem saber o que ela faz, certo?
Da mesma forma, você não deve escolher uma automação sem entender seus efeitos; caso contrário, ela pode causar mais problemas do que resolver!
Comece fazendo a si mesmo algumas perguntas como:
- Quais problemas eu quero resolver no processo de negócios existente?
- O que minha equipe está fazendo atualmente para resolver o problema?
- De que outras maneiras a automação de tarefas pode ajudar minha equipe?
Depois de decidir por que você quer automatizar, é hora de descobrir o que você pode automatizar.
2. Acompanhe as tarefas que você faz em um dia
Comece anotando todas as tarefas específicas que você e sua equipe realizam diariamente. Também é útil acompanhar o tempo gasto em cada tarefa para ter uma ideia de quanto tempo é dedicado a elas.
Entretanto, não exagere a verdade como a questionável jornalista Rita Skeeter!
Dica_: Você pode fazer isso facilmente usando a ferramenta certa ferramentas de controle de tempo .
3. Revise suas tarefas diárias
Depois de documentar todos os processos de negócios, é hora de verificar se eles são adequados para automação.
_E como você faz isso?
Você precisa verificar se a tarefa atende a pelo menos dois destes critérios:
- Exige que você faça os mesmos processos repetidamente
- Pode ser feita sem muita reflexão
- Não desafia suas habilidades
- Interrompe seu foco regularmente
- Não requer muita atenção personalizada
Bônus ***Modelos de gerenciamento de tarefas* Vamos dar uma olhada em um exemplo de uma dessas tarefas comuns na Biblioteca de Hogwarts:
Hermione precisa devolver e organizar os livros da biblioteca.
essa tarefa pode ser automatizada?
Vamos descobrir.
Essa tarefa pode ser automatizada porque é repetitiva (nº 1), é simples de implementar (nº 2), não desafia suas habilidades (nº 3) e não requer atenção personalizada (nº 4).
De fato, essa tarefa repetitiva já foi automatizada em Hogwarts.
Os livros agora se organizam sozinhos:
_Mas como isso pode ser automatizado no mundo real?
Em vez de procurar a prateleira correta para devolver o livro, um sistema automatizado será capaz de:
- Identificar o último livro que ela pegou emprestado
- Procurar a prateleira relevante no banco de dados
- Exibir exatamente onde ela deve devolver o livro
4. Use uma ferramenta de automação do local de trabalho para automatizar essas tarefas
Depois de listar as tarefas simples que podem ser automatizadas, você precisa descobrir duas coisas:
- A tarefa inteira pode ser automatizada por um único aplicativo?
- Apenas algumas partes da tarefa devem ser automatizadas?
Depois de descobrir isso, você precisa encontrar uma boa ferramenta de automação que o ajudará a ser mais produtivo.
Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a tomar uma decisão informada sobre a seleção de uma ferramenta de automação de tarefas:
Como encontrar uma solução de automação do local de trabalho para sua empresa
Veja o que você deve procurar em uma ferramenta de automação do local de trabalho:
A. Deve ser fácil de usar Ao introduzir um novo processo ou sistema para a sua equipe, você pode encontrar muita resistência. É por isso que você precisa garantir que sua ferramenta de automação possa ser usada por qualquer pessoa
Por exemplo, se você estiver gerenciando uma equipe não técnica, a ferramenta não deve exigir que os usuários conheçam o script de programação favorito de Voldermort - Python!
(Entendeu?)
B. Ele deve ser capaz de lidar com a maioria de suas tarefas Não faz sentido comprar uma ferramenta separada para lidar com cada tarefa individual de seu fluxo de trabalho. É como comprar uma varinha separada para cada feitiço!
Procure ferramentas que tenham recursos que possam lidar com mais do que uma única tarefa automatizada.
Por exemplo, uma ferramenta de automação de e-mail que o ajude com a automação de marketing é uma boa opção.
C. Seu custo deve justificar os benefícios Nem todo mundo é tão rico quanto o pai de Draco Malfoy, que uma vez comprou Nimbus 2001 para todos os membros da equipe de quadribol de seu filho!
Crie um orçamento para todas as suas ferramentas de automação de tarefas e outros softwares relacionados, como RPA (Robot Process Automation).
Em seguida, crie uma lista restrita das ferramentas que podem ajudá-lo e escolha a que oferece o maior valor pelo menor preço.
A melhor ferramenta para automatizar tarefas em 2021
Agora que você sabe o que torna uma ferramenta de automação excelente, é hora de se aprofundar em uma ferramenta que satisfaça as características acima: ClickUp! ClickUp é o maior site de mais bem avaliado software de gerenciamento remoto de projetos. Se você usa Agile, Scrum ou qualquer outro método de gerenciamento de projetos ele tem tudo que você precisa para automatizar suas tarefas administrativas.
Vamos dar uma olhada mais de perto nas Automações do ClickUp e como elas ajudam sua empresa:
Automações do ClickUp
Quer ser um mago, como Harry? Você está com sorte!
Aqui estão alguns exemplos de feitiços mágicos que você pode lançar com Automações do fluxo de trabalho do ClickUp :
- Automaticamente*atribuir pessoas a*o tarefas específicas - Assignio!
- quando a data de vencimento se aproximar, altere uma tarefa para alta prioridade _para incentivar os membros da sua equipe a acelerar! - Hurrius!
- publique automaticamente um comentário sempre que o*[_status da tarefa](HREF/)* _alterações - Commentato!
Como funcionam as automações do ClickUp?
Vamos começar revelando os componentes que fazem uma automação funcionar:
1. Elementos de automação
A. Gatilhos São eventos ou coisas que precisam acontecer para iniciar uma automação.
Aqui estão apenas alguns acionadores que você pode escolher no ClickUp:
- Assignee changes: sempre que a pessoa atribuída a uma tarefa mudar, uma ação será executada automaticamente
- Chegada da data de vencimento: quando a data de vencimento se aproximar, uma ação será executada automaticamente
- Todas as subtarefas resolvidas: sempre que todas as subtarefas relacionadas a uma tarefa forem concluídas, uma ação será executada automaticamente
Por exemplo:
Dumbledore criou uma tarefa chamada "Torneio Tribruxo" Assim, quando chega a data de vencimento do torneio, ele cria uma automação para atribuir a tarefa aos participantes.
B. Condições As condições lhe dão mais controle sobre a automação. São declarações que devem ser verdadeiras para que a automação da tarefa ou do fluxo de trabalho seja executada.
Vamos dar uma olhada em algumas delas:
- Prioridade: filtra tarefas que não têm prioridade
- **Status: escolha tarefas que tenham um determinado status
- **Tag: a tarefa deve ter uma determinada tag anexada a ela
Observação: Você pode adicionar várias condições para uma única automação.
Continuando com o exemplo anterior, Dumbledore sabe que o torneio é perigoso e, por isso, impede a entrada de alunos com menos de 17 anos.
Portanto, ele adicionou uma condição em que a automação **inclui todas as tags, exceto: "Menor de idade"
C. Ações Ações são coisas que acontecerão quando a automação for acionada e as condições forem atendidas.
Há várias ações automatizadas que podem ser realizadas, como:
- Alterar status: altera o status ("A fazer", "Em andamento", "Concluído") de uma tarefa
- Adicionar um comentário: adiciona qualquer comentário que você queira sobre a tarefa
- Alterar responsáveis: permite adicionar, remover e reatribuir membros da equipe
Observação: Você pode adicionar várias ações para uma única automação.
Assim, quando o torneio Triwizard se aproximar, a automação vai atribuir os finalistas - "Harry", "Cedric", "Victor" e "Fleur" à tarefa. Além disso, uma nova subtarefa é criada, que informa aos quatro o que fazer em seguida.
2. Como os elementos funcionam juntos
Agora vamos juntar todos os elementos e obteremos este esquema:
'Quando isso acontece (acionador) , e isso é verdadeiro (condição) , então o sistema faz isso (ação).'
Considerando todos os exemplos anteriores, obtemos:
'Quando a data do torneio se aproximar (gatilho), e não houver nenhuma etiqueta de 'menor de idade' (condição), então adicione Harry, Cedrico, Viktor e Fleur à tarefa (ação 1 ), e crie uma subtarefa intitulada 'Recuperar o ovo de ouro dos Dragões' (ação 2).
Dessa forma, os finalistas saberão o que fazer em seguida, sem que Dumbledore se levante de sua cadeira!
3. Como criar uma automação no ClickUp
Há duas maneiras de usar Automações no ClickUp.
Você pode escolher entre uma grande biblioteca de mais de 50 automações pré-fabricadas ou pode criar sua própria automação personalizada para atender às suas necessidades.
Veja como:
- AbraExibição de lista de suas tarefas.
- Clique no ícone do robô bonitinho
- Clique em + Add Automation
- Crie seu próprio acionador, condições e ações.
- E pronto. Você criou uma automação personalizada!
É muito fácil.
E você não precisa se preocupar em aprender um script Python ou qualquer outro script de automação complicado para isso!
4. Integração com outras ferramentas
O ClickUp permite que você conectar suas Automações a qualquer ferramenta de sua escolha com a ajuda de Webhooks! **O que é um webhook? É um conceito de API (Interface de Programação de Aplicativos) que permite vincular dois aplicativos e enviar informações de um aplicativo para outro.
Crie um acionador e copie um link de Webhook como uma ação.
Dessa forma, quando a automação for acionada, os dados serão enviados automaticamente para o outro aplicativo.
A automação não é o único truque nas mangas do ClickUp!
O ClickUp tem muitos recursos que podem ser usados por todas as equipes:
- Gráficos de Gantt:
visualize e gerencie a linha do tempo de seu projeto mesmo quandotrabalhando remotamente
- Rastreamento de tempo nativo: Veja o que os membros da sua equipe estão trabalhando em tempo real
- Status personalizados: crie seus próprios status para se adequar ao seu fluxo de trabalho
- [Múltiplas visualizações:](https://docs.clickup.com/en/articles/3517565-all-about-views)adicione o aplicativo ClickUp à lista de seus aplicativos favoritos, pois ele ajuda a manter o controle de seus projetos e do fluxo de trabalho com um aplicativo para iOS ou Android!
Conclusão
A automação de tarefas é verdadeiramente mágica.
Quando usada corretamente, ela economiza muito tempo para sua equipe.
E com todo esse tempo extra, sua equipe pode aprimorar suas habilidades e se tornar um mago por direito próprio!
É por isso que é importante descobrir o que você precisa automatizar agora mesmo.
mas você não pode automatizar _tarefas recorrentes sem um software de automação de tarefas _, certo?
Mas não se preocupe.
O ClickUp tem todos os recursos de que você precisa para automatizar processos de trabalho e tarefas recorrentes para garantir que tudo ocorra sem problemas. Registrar-se com o ClickUp hoje e lute contra os feiticeiros das trevas da improdutividade!