Budgetoverschrijding is een epidemie. En vaak gaat het gepaard met een late oplevering van een project. Samen zijn dit tekenen van een mislukt project.
Helaas zijn alleen
/href/
https://wellingtone.co.uk/wp-content/uploads/2020/06/The-State-of-Project-Management-Report-2020-Wellingtone.pdf
43% van de projecten
/%href/
zijn veilig voor deze epidemie. Vraag je je af waarom? Omdat de meeste projecten geen functionele en goed gevestigde projectcontroles hebben.
Gelukkig is projectbeheersing geen raketwetenschap. Dus blijf lezen, want in dit artikel lees je waar het allemaal om draait en welke bruikbare inzichten je krijgt om het te implementeren!
Wat zijn projectcontroles?
Projectcontroles zijn systemen en processen die worden gebruikt om de reikwijdte, kosten, tijdlijn, kwaliteit, middelen en risico's van een project te beheren. Deze tools vormen de basis voor efficiënt projectmanagement en ondersteunen de besluitvorming tijdens de gehele cyclus van een project.
Het gebruik van projectbeheersingsprocessen kan ervoor zorgen dat projecten op schema blijven door potentiële problemen in een vroeg stadium te identificeren en zo nodig corrigerende maatregelen te nemen. Het stelt managers ook in staat om de prestaties te meten ten opzichte van de gestelde doelen en waar nodig snel corrigerende maatregelen te nemen.
Projectbeheersing versus projectmanagement: Wat is het verschil?
Projectbeheersing en projectmanagement worden vaak verondersteld hetzelfde te betekenen en soortgelijke projectelementen te definiëren, wat niet het geval is Voor iets anders, laten we dat ophelderen.
/href/
https://clickup.com/teams/project-management
Projectmanagement
/%href/
is de verzameling kennis, vaardigheden en technieken om een project succesvol af te leveren. Het beheert zes primaire
/href/
/blog?p=64992
projectbeperkingen
/%href/
zoals hieronder weergegeven.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/Marketing-Ideas-For-Small-Business-Diagram-Instagram-Post.png
Project beperkingen
/%img/
Projectbeperkingen
Aan de andere kant zijn projectcontroles een onderdeel van projectmanagement dat toezicht houdt op twee van deze beperkingen: projectkosten en tijd. In wezen zijn projectcontroles een onderdeel van projectmanagement dat helpt bij het analyseren en optimaliseren van projectgegevens om ervoor te zorgen dat het project op tijd en binnen het vastgestelde budget wordt opgeleverd.
Eenvoudig gezegd adviseert de projectcontroller de manager over problemen met betrekking tot tijd en planningen. Vervolgens beslist de manager of hij deze suggesties al dan niet uitvoert.
Zie een projectmanager als de kapitein van een schip en de projectcontroller als de navigatieofficier die vertelt hoe ver of dichtbij het schip bij de eindbestemming is. Deze rol stelt ook de snelste route naar de bestemming voor en laat het aan de kapitein over om zijn suggestie op te volgen of te negeren.
Het belang van projectbeheersing in projectmanagement
Projectcontroles zorgen ervoor dat alles op schema blijft en binnen je
/href/
/blog?p=9436
projectomvang
/%href/
van de initiële
/href/
/blog?p=46419
project planning
/%href/
fase tot de afsluiting van het project.
Als de ruggengraat van projectmanagement helpen projectcontroles bij het maken van een projectplan. In het project abonnement zijn de controles verantwoordelijk voor het voorstellen van optimale planningen, uitgaven planning,
/href/
/blog?p=8919
toewijzing van middelen
/%href/
enz.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/11/image17-1.gif
Terugkerende taken om repetitief werk in ClickUp-taak te stroomlijnen
/%img/
Stel terugkerende taken in om uw werk te stroomlijnen door uw vergaderschema te kiezen en een voorbeeld te bekijken in uw kalender in ClickUp
Naarmate het project de uitvoeringsfase ingaat, informeren projectmanagers de projectmanager over hoe het gaat met het budgetgebruik en de tijdige oplevering. Dit helpt bij het creëren en bijhouden van kosten- en planninggerelateerde KPI's.
Projectcontroles voorspellen ook waar het project naartoe gaat in termen van budget en tijd. En als er misschien een afwijking is, worden deze problemen uitgezocht en worden praktische manieren voorgesteld om ze te herstellen.
Met projectbeheersing hebt u ook meer kans om kostenoverschrijdingen uit de levenscyclus van uw project te elimineren. Een rapportage van
/href/
https://www.pwc.com/gx/en/capital-projects-infrastructure/pdf/pwc-correcting-the-course-of-capital-projects-v3-pdf.pdf
PWC
/%href/
ontdekte dat een gebrek aan goede projectbeheersing een van de belangrijkste oorzaken is van kostenoverschrijdingen.
Laten we daarom eens kort kijken naar enkele factoren die van invloed zijn op projectbeheersing.
4 factoren die projectbeheersing beïnvloeden
Hier zijn vier factoren die je projectbesturing kunnen beïnvloeden.
1\. Omvang van het project
De
/href/
/blog?p=52072
project scope is een document
/%href/
waarin alles staat wat nodig is voor het succes van het project. Het document definieert de belanghebbenden van het project,
/href/
/blog?p=9560
nivellering van middelen
/%href/
deadlines,
/href/
/blog?p=46421
te leveren prestaties
/%href/
en limieten die relevant zijn voor het project.
Hier is een voorbeeld.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/image10-1400x882.jpg
Projectdocumentatie in ClickUp Docs
/%img/
Gebruik ClickUp Docs om de projectomvang en andere belangrijke details over uw project te documenteren en deel ze eenvoudig met uw team
Instance, als uw project het maken van een digitale visitekaart is, moet u de software en vaardigheden identificeren,
/href/
/blog?p=12592
tijdlijn
/%href/
en andere betrokken variabelen. Dit maakt
/href/
/blog?p=57042
de reikwijdte van het project
/%href/
.
Het ontbreken van een
/href/
/blog?p=52210
definieerde project scope
/%href/
maakt het moeilijk om af te stemmen op een planning of kostenraming. Maar als je werkt met een gedefinieerde scope, wordt het makkelijker om de status van je project te bewaken. Zo kun je gemakkelijk zien of het binnen de deadline en binnen het budget zal worden Voltooid.
Bekijk deze_
_/href/_
_/blog?p=70917_
_budgetvoorstel sjablonen_
_/%href/_
_!_
2\. Risico's en uitdagingen
Projectbeheersing is onderhevig aan veel risico's en uitdagingen. Meestal scharen we deze risico's onder twee noemers.
De eerste zijn de financiële risico's, waaronder een onverwachte stijging van de materiaalkosten, hoger dan verwachte arbeidsvereisten, enz. Deze risico's kunnen het vermogen om
/href/
/blog?p=65946
projecten te bewaken
/%href/
nauwkeurig zijn of financiële prognoses maken.
De andere projectrisico's zijn de risico's die de oplevering van het project kunnen vertragen tot na de vooraf bepaalde periode. Enkele van deze risico's zijn gestolen materialen, niet getraceerde bugs of een plotselinge afname in de populatie van werknemers.
In wezen kunnen de onvoorziene uitkomsten van deze risico's het projecttraject sterk beïnvloeden en er in sommige gevallen voor zorgen dat je de vergadering niet haalt
/href/
/blog?p=14169
tijdlijn van het project
/%href/
en targets voor het budget.
Als je proactieve maatregelen neemt om deze risico's in projectmanagement te definiëren en effectieve risicomanagementstrategieën instelt, kun je ze voorkomen of effectief beheren om stabiliteit op alle fronten te garanderen.
Lees ook:_
_/href/_
_https://clickup.com/nl/blog/57042/sjablonen-voor-projectomvang/_
_Project scope sjablonen_
_/%href/_
3\. Kosten van het project
Inzicht in de kosten van een project is de basis van projectbeheersing. Over het algemeen zijn er twee soorten kosten voor elk project: directe en indirecte kosten.
* Directe kosten houden verband met bepaalde producten. Deze omvatten kosten van materialen, vaste arbeid, enz.
* Indirecte kosten zijn kosten die te maken hebben met het hele project. Deze kosten omvatten kosten voor kwaliteitscontrole en nutsvoorzieningen.
Zonder inzicht in deze kosten is het definiëren van een
/href/
/blog?p=45706
het budget van een project bepalen
/%href/
is onmogelijk.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/Money-Custom-Field-in-ClickUp-List-View.gif
Aangepast veld voor geld in de lijstweergave ClickUp
/%img/
Gebruik de aangepaste velden in ClickUp om geldwaarden toe te voegen aan elke taak en projectbudgetten altijd zichtbaar te houden
U zult ook niet in staat zijn om de financiële realiteit van het project bij te houden of nauwkeurige prognoses te maken. Het project zal dus vatbaar zijn voor budgetoverschrijdingen, wat duidt op een falen van uw projectbeheersingsproces.
4\. Deadlines voor projecten
De projectdeadline is de vastgestelde tijd en datum waarop het project voltooid moet zijn. Volgens de
/href/
https://academic.oup.com/jcr/article-abstract/45/5/1068/4962206?redirectedFrom=fulltext
tijdschrift voor consumentenonderzoek
/%href/
deze deadline bepaalt de relevantie en de urgentie van een project.
Het ontbreken van een deadline betekent dat er geen criteria zijn voor het voltooien van het project. Daarom zul je het analyseren van tijdsgegevens met betrekking tot de status van je project een uitdaging vinden.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/drag-and-drop-a-task-on-a-gantt-chart-in-clickup.gif
Gantt grafiek in ClickUp
/$$$img/
Gebruik de weergave Gantt Grafiek in ClickUp om
/href/
/blog?p=66110
taken te plannen
/%href/
de voortgang van projecten bijhouden, deadlines beheren en knelpunten oplossen.
Zonder vaste deadlines kun je bepaalde taken niet inplannen in het project. Bovendien kun je geen prioriteiten instellen voor taken of andere beperkingen met betrekking tot tijd in je werkstroom regelen.
Nu je de vier hoofdfactoren begrijpt die van invloed zijn op projectbesturing, laten we dit beantwoorden: hoe krijg je deze factoren op de juiste manier en
/href/
/blog?p=68674
implementeren in je projectmanagement abonnement
/%href/
?
Maak je geen zorgen. We hebben je gedekt.
Hoe implementeer je projectbeheersing in je team?
Er zijn vijf manieren om projectbeheersing te implementeren. Met deze manieren kun je je project beter bewaken en je resultaten bijhouden zonder je vooraf vastgestelde budget te overschrijden.
1\. Hulpmiddelen
Middelen zijn de drijvende krachten achter het succes van elk project. Ze omvatten geld, tijd, leden van het team en
/href/
/blog?p=6165
tools voor projectmanagement
/%href/
zoals
/href/
https://clickup.com/
ClickUp
/%href/
en
/href/
https://tara.ai/
Tara AI
/%href/
.
Bij projectmanagement bepaalt hoe goed je deze middelen beheert hoe effectief je de kosten, materialen en tijd van een project kunt beheersen.
Tijdens de
/href/
/blog?p=126188
projectinitiatie
/%href/
fase, kostenraming en
/href/
/blog?p=60346
extensieve middelenplanning
/%href/
kan je helpen om aan het project te beginnen zonder het budget te overschrijden. Deze processen vertellen je welke middelen beschikbaar zijn en hoe je ze optimaal kunt gebruiken.
Naarmate het project vordert, moet je ook een duidelijk gevoel hebben hoe je deze middelen kunt bijhouden. Voer een
/href/
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/cost-variance
schatting van de kostenvariatie
/%href/
om te controleren hoe goed je je financiële middelen gebruikt. Deze schatting helpt je om de huidige financiële prestaties van het project te achterhalen.
Natuurlijk wil je er ook zeker van zijn dat het team van het project effectief werkt. Het is dus essentieel om
/href/
/blog?p=12212
hun werklast te beheren
/%href/
en ervoor zorgen dat niemand overweldigd raakt.
Met behulp van een teambeheertool zoals ClickUp kunt u de werklast van uw team bekijken en specifieke leden aanwijzen die overwerkt zijn of niet hun volledige capaciteit werken.
Met de kaderweergave kunt u zien waar uw team aan werkt, wat ze hebben bereikt en wat hun capaciteit is
Met dit inzicht zult u het volgende beter begrijpen
/href/
/blog?p=64978
hoe je taken delegeert
/%href/
en uw personeel effectief kunt beheren.
2\. Project
Consequent bijhouden en analyseren van uw
/href/
/blog?p=62170
projectplanningen
/%href/
helpt je te begrijpen of je voortgang boekt langs de vooraf gedefinieerde tijdlijn. Je kunt deze gegevens krijgen van je projectmanagement of
/href/
https://tara.ai/features/sprint-planning/
hulpmiddel voor sprint planning
/%href/
als je je project door iteratieve Sprints laat lopen.
Hier is een voorbeeld van een release project kalender in
/href/
https://clickup.com/features/calendar-view
ClickUp's kalender weergave
/%href/
.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/02/image4-3-e1644959553412.png
Weergave kalender in ClickUp
/$$$img/
Organiseer projecten, plan tijdlijnen en visualiseer het werk van uw team op een flexibele kalender die iedereen op dezelfde pagina houdt
Zoals hierboven getoond, heeft u een duidelijk inzicht in uw deadlines, taken en andere sleutel gerelateerde gebieden. Bovendien maken deze inzichten het makkelijker om sleutel prestatie indicatoren en mijlpalen in te stellen om je voortgang te beoordelen.
Vergeet niet om je belanghebbenden te synchroniseren met de voortgang van je project. Als het project afwijkt van het oorspronkelijke abonnement, kun je de oorzaken moeiteloos achterhalen en oplossingen aandragen.
Nu weet je hoe je projectplanningen kunt bijhouden. Maar hoe kun je effectieve planningen maken? Dat is waar Gantt grafieken om de hoek komen kijken. Met deze grafieken kun je planningen definiëren, afhankelijkheid bijhouden, en
/href/
/blog?p=2181
taken prioriteren
/%href/
zoals hieronder weergegeven.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/gantt-view-in-clickup.png
Weergave van gantt in ClickUp
/%img/
Projecten plannen, afhankelijkheid beheren en taken prioriteren met de weergave Gantt in ClickUp-taak
Wanneer u deze inzichten in uw werkstroom integreert, kunt u beginnen met het schrijven van een afscheidsbrief aan gemiste planningen.
3\. Risicoanalyse
/href/
/blog?p=44927
Risicoanalyse
/%href/
is nodig om knelpunten en risico's te identificeren die de levertijd en het budget van je project kunnen doen ontsporen.
Om risico's goed te analyseren, moet je de meest voorkomende risico's voor je project identificeren, wat je gemakkelijk kunt doen met behulp van een
/href/
https://www.linkedin.com/pulse/20141027055146-261205916-swot-analysis-in-project-management
SWOT-analyse
/%href/
. Zoals vermeld in het vorige hoofdstuk vallen de meeste risico's typisch onder financiële en projectprestaties. Voorbeelden zijn vertragingen in planningen, vertragingen in de communicatie, datalekken, enz.
Nadat je deze hebt geïdentificeerd, gebruik je een
/href/
/blog?p=37971
tool voor risicobeheer
/%href/
zoals ClickUp om deze risico's te rangschikken en prioriteren.
ClickUp biedt honderden functies om u te helpen
/href/
/blog?p=63180
een risicoregister te maken
/%href/
om potentiële risico's gemakkelijk bij te houden en preventieve maatregelen te nemen nog voordat ze zich voordoen.
Hier volgt een voorbeeld:
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/image9-1-1400x762.jpg
Risicoregister in de lijstweergave ClickUp
/%img/
Houd uw projectrisico's zichtbaar, georganiseerd en centraal in de lijstweergave van ClickUp (via schrijver: Tam Pham)
En als u wilt zien hoe een goed risicoregister eruitziet, gebruik dan de optie
/href/
https://clickup.com/templates/risk-register-t-126294038
Sjabloon risicoregister map door ClickUp
/%href/
om u te helpen bij de instelling!
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/Risk-Register-Template-by-ClickUp.png
Sjabloon voor risicoregister door ClickUp
/%img/
Beheer je projecten en vermijd risico's met behulp van het sjabloon voor de map Risicoregister van ClickUp
Zodra u deze risico's hebt geprioriteerd met het risicoregister, wordt het eenvoudiger om ze dienovereenkomstig te beheren.
Download het sjabloon Risicoregister van ClickUp
4\. Verander het controleproces
Soms hebben belanghebbenden de neiging om extra deliverables in het project op te nemen of deadlines te verschuiven. Dit is scope creep. Scope creep kan resulteren in vertragingen in tijdlijnen en kostenoverschrijdingen.
Maar gelukkig is er een manier om scope creep te voorkomen - het proces van wijzigingsbeheer.
Het change control proces is een proactieve maatregel die je voorbereidt op mogelijke veranderingen in de project scope. Met dit proces kun je de veranderingen beoordelen om te zien of ze nodig zijn of niet.
Als dat nodig is, kun je de zaken verder uitdiepen door te bepalen welke je kunt toestaan zonder de reikwijdte of de tijdlijn van je project aan te tasten.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-Change-Management-Plan-Template.png
ClickUp sjabloon voor wijzigingsbeheer abonnement
/$$$img/
Plan, implementeer en bewaak alle noodzakelijke veranderingen in het bedrijf met succes met het
/href/
/blog?p=57863
Sjabloon voor veranderingsbeheer
/%href/
door ClickUp
Als deze wijzigingen geen invloed hebben op de tijdlijn of scope, kunt u ook een
/href/
https://clickup.com/templates/change-management-plan-t-115385254 INTEGREREN
sjabloon voor wijzigingsbeheer
/%href/
in uw werkstroom. Hiermee kunt u deze wijzigingen gemakkelijk plannen, controleren en implementeren.
Met een wijzigingsbeheerproces kun je de leden van je team bij elke wijziging synchroniseren. Hierdoor voelen ze zich betrokken en geïnformeerd. Zo kunnen ze de wijzigingen effectief verwerken.
Sjabloon voor wijzigingsbeheer downloaden
5\. Prestaties bewaken
Prestaties bewaken helpt je om het succes van je project te beheren. Om prestaties te monitoren, heb je SMART KPI's nodig. Deze KPI's bereiken een bereik van uw ROI en gefactureerde uren tot tijdige levering en het bijhouden van uitgaven in verhouding tot de basislijn.
SMART KPI's voldoen aan de onderstaande criteria.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/S.png
SMART doelen
/%img/
via ClickUp
Je hoeft niet te wachten tot het einde van het project om te bepalen of het succesvol is of niet. Deze projectmetriek dient als een effectief hulpmiddel voor projectcontrole waarmee u de voortgang kunt meten en kunt zien of u nog steeds op de goede weg bent.
Projectmanagement met een Work Breakdown Structure?
Om de WBS effectief te gebruiken, moet je het overkoepelende doel invoeren dat je wilt bereiken. Laten we zeggen dat je een cursus wilt maken. Dit is het overkoepelende doel. Vervolgens verdeel je dit project in beheersbare stukken en fasen zoals bedenken, schrijven, proeflezen, publiceren, enz.
Alles wat in je
/href/
/blog?p=46282
WBS
/%href/
moet precies de functie hebben die nodig is om je doel te voltooien. Je hebt geen extra of ongerelateerde taken nodig.
Voer deze taken vervolgens in de WBS grafiek in op verschillende niveaus, van control accounts tot werkpakketten, zoals hieronder getoond.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/image6-2.png
Voorbeeld van een op te leveren werk gebaseerde afbraakstructuur
/$$$img/
Voorbeeld van een op te leveren werkstructuur via
/href/
https://www.workbreakdownstructure.com/
workbreakdownstructure.com
/%href/
U kunt uw eigen
/href/
/blog?p=59776
structuur voor werkverdeling
/%href/
in ClickUp vanaf nul of gebruik gewoon de
/href/
https://clickup.com/templates/work-breakdown-t-188471145
ClickUp Werk Breakdown Structuur sjabloon
/%href/
hieronder om iets vergelijkbaars te maken.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/image8-1-1400x761.jpg
Sjabloon voor structuur van de werkverdeling door ClickUp
/%img/
Maak, visualiseer en beheer eenvoudig uw Work Breakdown Structure in de weergave Whiteboard van ClickUp (via schrijver: Tam Pham)
Met deze structuur op zijn plaats kunt u gemakkelijk uw taken controleren en zien hoe goed u bent afgestemd op tijdige levering en optimaal gebruik van het budget.
Download het sjabloon Work Breakdown Structure van ClickUp
Projectmanagement met ClickUp!
Projectmanagement is noodzakelijk om uw projecten te beheren en tijdige oplevering te garanderen. Het heeft ook voordelen zoals optimale toewijzing van middelen, voorkomen van budgetoverschrijdingen, kwalitatief hoogwaardige producten en optimale planning.
U moet echter rekening houden met factoren zoals projectdeadlines, kosten, reikwijdte en risico's, zodat u uw projectcontroles niet in het honderd laat lopen.
Goede projectcontrole houdt in dat je je middelen beheert, projectplanningen bijhoudt en analyseert en een consistente risicoanalyse uitvoert. Bewaak ook je prestaties met KPI's en besteed aandacht aan je veranderingscontroleproces om scope creep te voorkomen. Integreer tot slot de work breakdown structure in je werkstroom.
Volg deze ultieme gids voor projectcontrole en gebruik tools zoals
/href/
https://clickup.com/project-management-software
ClickUp
/%href/
en
/href/
https://tara.ai/
Tara A
/%href/
Ik help je om projecten consistent op tijd en binnen budget af te leveren.
Probeer ClickUp vandaag nog gratis!
Gastschrijver:_
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/image2-2.png
/%img/
_/href/_
_https://www.linkedin.com/in/tam-a-pham/_
tam Pham
_/%href/_
is de Business Operations Manager bij Tara AI. Tara is een platform voor productlevering dat is ontworpen om engineeringteams te helpen inzichten in ontwikkeling te verwerven,_
_/href/_
_/blog?p=56354_
_prestaties te verbeteren_
_/%href/_
en leveren met voorspelbaarheid._
