이벤트 관리가 어려운 이유는 무엇일까요? 하나의 큰 작업을 수행해야 하기 때문이 아닙니다. 오히려 예상치 못한 수많은 작은 작업들 때문입니다.
관리해야 할 타임라인, 배포해야 할 콘텐츠, 조율해야 할 스폰서, 공유해야 할 업데이트가 있습니다. 종종 이 모든 일이 동시에 발생하죠. 그리고 일을 주도하는 입장이라면, 전체적인 진행을 관리하면서 세부 사항이 누락될 때 즉시 개입해야 하는 경우가 대부분입니다.
혼자서 전체 이벤트를 관리할 때는 콘텐츠 전략가, 프로젝트 코디네이터, COO 역할까지 겸할 시간이 없습니다.
바로 이 문제를 해결하기 위해 ClickUp 슈퍼 에이전트를 활용한 AI 기반 이벤트 기획을 시작했습니다.
소개: ClickUp Verified Consultant
저는 ClickUp Verified Consultant인 안나 불록입니다. 팀이 복잡한 프로젝트를 진행하면서도 구성원들이 지치지 않도록 시스템을 설계하는 데 많은 시간을 할애하고 있습니다. 최근 ClickUp 커뮤니티 웨비나에서 저는 이벤트 관리를 위해 ClickUp 슈퍼 에이전트를 활용하는 방법을 공유했습니다.
이 블로그 글에서는 청소년 센터(가칭)에서 진행하는 연례 게임의 전체 이벤트 캠페인을 계층 구조부터 홍보까지 ClickUp의 AI 슈퍼 에이전트를 활용해 기획하는 실용적인 예시를 단계별로 안내합니다 .
구조 없이 AI 이벤트 기획이 무너지는 이유
대부분의 팀은 새로운 도구를 도입할 때와 마찬가지로 AI에도 먼저 화려한 작업을 시키는 방식으로 접근합니다.
"공지문 초안 작성." "타임라인 생성." "소셜 게시물 작성."
문제는 맥락이 없으면 AI는 추측만 할 수 있다는 점입니다.
이벤트 기획에서 추측은 일반적인 플랜, 누락된 의존성, 그리고 서류상으로는 훌륭해 보이지만 실행 시 무너지는 일로 이어집니다.
그래서 저는 자동화보다 항상 구조부터 시작합니다.
ClickUp 슈퍼 에이전트 역시 컨텍스트와 함께 작동할 때 최상의 성능을 발휘합니다. 성공적인 설정을 위해서는 먼저 그들이 작동할 환경을 구축해야 합니다.
ClickUp 슈퍼 에이전트 역시 컨텍스트와 함께 작동할 때 최상의 성능을 발휘합니다. 성공적인 설정을 위해서는 먼저 그들이 작동할 환경을 구축해야 합니다.
적절한 계층 구조만 갖춰진다면, 소규모 팀과 몇 개의 잘 설계된 슈퍼 에이전트만으로 전체 캠페인을 운영할 수 있습니다. 여러분은 리더십에 집중하세요.
🦄 ClickUp을 처음 사용하시나요?
이 글에서 모든 것에 가장 중요한 두 가지 개념은 ClickUp 계층과 슈퍼 에이전트입니다.
ClickUp 계층 구조는 일이 ClickUp 내에서 조직되는 방식입니다. 이를 통해 사람과 AI 모두 이해할 수 있습니다:
- 스페이스는 이벤트, 부서, 캠페인과 같은 대규모 작업 영역을 나타냅니다.
- 폴더는 해당 스페이스 내 관련 워크플로우(기획, 콘텐츠, 운영)를 그룹화합니다.
- 리스트에는 상태, 소유자, 마감일이 지정된 실제 작업이 포함됩니다.
이러한 구조가 명확해지면 ClickUp은 서로 연결되지 않은 tools들의 집합체가 아닌 단일 정보 원천(Single Source of Truth )이 됩니다.
ClickUp 슈퍼 에이전트는 해당 계층 구조 내부에 상주하는 AI 팀원입니다. 빈 채팅 창에서 작업하는 대신, 그들은:
- 작업, 문서, 타임라인 및 활동을 컨텍스트 내에서 확인하세요
- 팀과 동일한 권한 및 구조를 따르세요
- 이벤트 기획, 콘텐츠 관리, 우선순위 도출과 같은 집중적인 업무를 수행하세요.
계층 구조를 지도로, 슈퍼 에이전트를 그 지도를 실제로 탐색할 수 있는 운영자로 생각해보세요.
구조가 더 의도적일수록 에이전트는 더 스마트하고 신뢰할 수 있게 됩니다.
이벤트 기획을 위한 AI 에이전트 추가 전 계층 구조부터 시작하세요
단 한 명의 에이전트에게도 이벤트 기획, 콘텐츠 작성, 외부 연락 관리 등을 요청하기 전에, 저는 청소년 센터를 위한 깔끔한 ClickUp 계층 구조를 설계했습니다.
아웃리치 센터 전용 스페이스를 생성했습니다. 그 안에 소수의 집중된 폴더와 리스트를 추가했습니다:
- 연간 게임 캠페인용 단일 폴더
- 뉴스레터 및 공지사항용 커뮤니티 업데이트 폴더
- 센터의 일상 업무를 위한 운영 목록
이것이 어떤 프롬프트보다 중요했습니다.
모든 관련 일을 단일하고 의도된 스페이스 안에 모아두어 슈퍼 에이전트에게 명확한 경계를 설정했습니다. 그들은 중요한 일을 파악하고, 중요하지 않은 일은 무시하며, 관련 없는 일에 휘둘리지 않고 운영할 수 있었습니다.
💡 프로 팁: 막 시작하셨다면, 여기서 잠시 멈추고 안나의 공간을 본떠 자신만의 버전을 설계해 보세요: 하나의 스페이스, 몇 개의 집중된 폴더, 그리고 팀이 실제로 ClickUp 작업과 ClickUp 보기를 활용하는 방식을 반영한 목록들로 구성하세요.
과대광고보다 계층 구조가 중요한 이유: AI 이벤트 기획을 위한 핵심 요소
눈에 띄는 부분부터 시작하고 싶은 유혹이 있습니다: 슈퍼 에이전트에게 이메일 초안 작성, 소셜 게시물 작성, 스폰서 연락을 요청하는 것 말이죠. 저는 의도적으로 그 부분을 미뤘습니다.
AI를 도입하기 전에, 각 리스트에 다음이 포함되도록 했습니다:
해당 구조가 마련되자, 저는 ClickUp AI를 워크플로우에 도입했습니다. 그때부터 에이전트들은 추측을 멈추고 실행에 나섰습니다.
소셜 미디어부터 시작하면 에이전트가 센터를 일반적으로 프로모션할 수 있습니다. 하지만 이벤트 맥락이 없으면 실제로 필요한 특정 캠페인을 구축할 수 없습니다.
작업, 문서, 채팅, 타임라인을 이해하는 컨텍스트 기반 AI는 실제 업무 데이터를 분석하므로 고립된 프롬프트보다 훨씬 정확하고 관련성 높은 인사이트를 제공합니다. ClickUp의 통합 AI 작업 공간은 업무와 인텔리전스를 하나로 모아 에이전트가 단편적인 신호가 아닌 전체 컨텍스트를 바탕으로 행동하도록 합니다.
소셜 미디어부터 시작하면 에이전트가 센터를 일반적으로 프로모션할 수 있습니다. 하지만 이벤트 맥락이 없으면 실제로 필요한 특정 캠페인을 구축할 수 없습니다.
작업, 문서, 채팅, 타임라인을 이해하는 컨텍스트 기반 AI는 실제 업무 데이터를 분석하므로 고립된 프롬프트보다 훨씬 정확하고 관련성 높은 인사이트를 제공합니다. ClickUp의 통합 AI 작업 공간은 업무와 인텔리전스를 하나로 모아 에이전트가 단편적인 신호가 아닌 전체 컨텍스트를 바탕으로 행동하도록 합니다.
👀 알고 계셨나요? 약 62%의 조직이 AI 에이전트를 실험 중이지만, 파일럿 단계를 넘어 확장하는 곳은 훨씬 적은 수(약 23%)에 불과합니다. 이는 성숙도, 워크플로우 통합, 운영 모델이 실질적 가치 실현에 중요함을 시사합니다.
AI 슈퍼 에이전트로 플래그십 캠페인을 위한 첫 번째 AI 이벤트 플래너 구축하기
제가 처음 구축한 에이전트는 플래그십 게임들을 위한 AI 이벤트 기획자 역할을 수행했습니다.
이것은 여러 활동, 자원봉사자, 마감일이 포함된 대규모의 수개월에 걸친 프로젝트였습니다. 저는 에이전트에게 캠페인 폴더에 대한 접근 권한과 명확한 임무를 부여했습니다: 대략적인 아이디어를 실행 가능한 플랜으로 전환하는 데 도움을 주는 것이었습니다.
빈 목록에서 시작하는 대신, 에이전트가 실제 이벤트 작업 방식에 맞춰 작업, 하위 작업, 그룹화 등 초기 구조를 초안으로 작성하도록 했습니다.
그 후, 모든 것을 직접 발명하기보다는 검토하고 다듬었습니다.
모호한 아이디어를 현실적인 AI 기반 이벤트 플랜으로 전환하세요
단일 프롬프트로 이벤트 기획 에이전트에게 다음과 같은 작업을 요청합니다:
- 연례 게임의 목표를 이해하세요
- 각 이벤트 유형 및 활동별로 작업을 생성합니다.
- 실제 워크플로우에 매핑되는 목록과 하위 작업으로 그룹 작업을 구성하세요
그런 다음 전체 플랜을 타임라인 뷰로 보고 시즌 전반에 걸쳐 모든 것이 어떻게 연결되는지 파악할 수 있었습니다.
팀은 처음부터 시작하는 대신 에이전트가 생성한 신중하게 고려된 초안을 기반으로 작업을 시작합니다 .
에이전트가 날짜와 의존성을 자동으로 조정해 드립니다
모든 이벤트 플랜의 첫 번째 버전은 문제를 숨깁니다. 마감일이 미뤄지고, 준비 작업이 실행 시한을 넘깁니다.
모든 작업을 수동으로 확인하는 대신, 이벤트 기획 에이전트에게 두 번째 임무를 부여했습니다: 실제 일정과 일정을 대조하는 작업입니다.
해당 에이전트는 지원 업무 이후에 예정된 작업을 표시하고, 타임라인을 조정하며, 위험 요소를 조기에 발견했습니다. 이로 인해 정리 작업에 소요되는 시간을 절약하고 막판에 허둥대는 상황을 방지할 수 있었습니다.
에이전트:
- 지원하는 이벤트 이후에 예약된 작업을 식별합니다
- 마감일을 재조정하여 경기일 전에 준비 작업이 완료되도록 합니다
- 전체 타임라인을 현실적이고 달성 가능하게 유지합니다
이벤트 기획 에이전트가 일정을 검토하고 조정하도록 함으로써, 막판에 허둥대는 상황을 피하고 캠페인을 현실에 기반하여 진행할 수 있습니다.
💡 전문가 팁: 처음 시작하거나 모든 목록과 필드를 처음부터 구축하는 과정을 건너뛰고 싶다면, 에이전트를 추가하기 전에 ClickUp의 이벤트 기획 템플릿을 기반으로 활용하세요.
이 템플릿에는 물류, 타임라인, 예산, 인력 배치 등을 위한 사전 구축된 목록이 포함되어 있어, 슈퍼 에이전트가 첫날부터 의미 있는 구조와 데이터를 활용할 수 있습니다.
스폰서십 및 이벤트 콘텐츠를 위한 전문 AI 이벤트 기획 에이전트 추가
이벤트 플랜이 확고해지자 진정한 일이 시작되었습니다: 스폰서십과 콘텐츠 기획이었습니다.
스프레드시트와 받은 편지함을 동시에 관리하는 대신, 각 작업 흐름을 전담 슈퍼 에이전트에게 배정했습니다.
후원 업무에 절대 후속 조치를 놓치지 않는 소유자를 지정하세요
모든 이벤트에는 자금이 필요합니다. 청소년 센터에서는 자체 재정이 도움이 되지만, 외부 후원자는 여전히 중요합니다.
다음과 같은 사용자 지정 필드가 포함된 전용 스폰서십 리스트를 생성했습니다:
- 스폰서 이름 및 연락처 정보
- 스폰서십 등급 및 혜택
- 접촉 및 합의 상태
그런 다음 해당 목록에 슈퍼 에이전트를 직접 할당했습니다.
🔑 핵심 요점: 에이전트가 전체 컨텍스트와 함께 ClickUp 내에 상주했기 때문에, 누가 후속 조치가 필요한지 추적하고, 스폰서 상태를 요약하며, 다음 단계를 제안할 수 있었습니다—누구도 진행 상황을 기억할 필요가 없었습니다.
캠페인의 핵심에 콘텐츠 관리자 에이전트를 배치하세요
이벤트 플랜과 스폰서 확보가 진행 중일 때에도, 여전히 관객에게 이벤트를 알리고 프로모션을 해야 합니다. 바로 이때 콘텐츠 매니저 슈퍼 에이전트가 등장합니다.
저희 팀과 저는 다음과 같은 것을 만들었습니다:
- 작성, 편집 및 발송 준비 완료 콘텐츠를 위한 보드 보기가 포함된 뉴스레터 목록
- 프로즌 게임즈와 연결된 소셜 미디어 리스트(주요 일정 및 자산 포함)
- 커뮤니티 제출물과 이야기를 위한 공개용 ClickUp 양식
콘텐츠 매니저 에이전트에는 이러한 목록과 전체 캠페인의 맥락이 제공되었습니다. 이를 바탕으로 다음과 같은 작업을 수행할 수 있었습니다:
- 리스트에 구조가 누락된 경우 상태 및 사용자 지정 필드를 제안하세요
- 새 필드가 추가되면 해당 필드에 데이터를 입력하세요.
- 특정 이벤트와 연계된 뉴스레터 초안 및 소셜 게시물 작성
- 등록 링크 확인이나 자원봉사자 모집 안내문 포함 등 사람이 놓칠 수 있는 세부 사항을 처리하기 위해 하위 작업이나 체크리스트를 생성하세요.
제가 즐겨찾기로 설정한 기능 중 하나는 콘텐츠 관리자 에이전트에게 커뮤니티 제출물을 검토하고 현재 캠페인에 가장 적합한 항목을 표시하도록 요청하는 것입니다.
제가 가장 좋아하는 기능 중 하나는 콘텐츠 관리자 에이전트에게 커뮤니티 제출물을 검토하고 현재 캠페인에 가장 적합한 항목을 표시하도록 요청하는 것입니다.
🔑 핵심 요점: 콘텐츠를 ClickUp 내부의 구조화된 워크플로우로 취급하면, 콘텐츠 관리자 에이전트가 아이디어 단계부터 게시까지 작업을 이동시키면서 누락 없이 처리할 수 있습니다.
ClickUp 팀이 AI 슈퍼 에이전트를 활용해 콘텐츠 프로그램을 운영하는 방법을 확인하세요:
상태, 양식, 제출 기능을 통해 품질 유지
슈퍼 에이전트는 강력하지만, 모두가 이해하는 명확한 워크플로우와 결합될 때 비로소 진정한 효과를 발휘합니다.
ClickUp 내 상태, 양식, 보기는 에이전트에게 가이드레일을 제공하여 브랜드 정체성을 훼손하지 않으면서도 신속하게 업무를 진행할 수 있게 합니다.
ClickUp 뷰와 작업 상태를 활용하여 모든 스토리가 원활하게 진행되도록 관리하세요
뉴스레터와 소셜 콘텐츠 제작 시에는 보드 보기 및 목록 보기에 크게 의존합니다:
- 보드 보기를 통해 작성 중, 검토 중, 승인 완료, 게시 완료 상태를 한눈에 확인할 수 있습니다.
- 목록 보기는 팀이 마감일과 소유자를 빠르게 확인할 수 있도록 지원합니다
- 색상 코드화된 작업 상태는 완료된 작업과 아직 시작되지 않은 작업을 명확히 구분해 줍니다.
콘텐츠 매니저 에이전트는 다음 단계를 제안할 때 이러한 상태를 반영하여 인간 협업자와 AI 간의 일관성을 유지합니다.
에이전트가 커뮤니티 제출물을 귀사의 목표에 맞춰 분류하도록 하세요
커뮤니티 구성원들이 이야기, 사진, 아이디어를 공유하려는 열의가 넘칠 때는 참여도 측면에서 환상적이지만, 수동으로 관리하기에는 부담스러울 수 있습니다.
공개 양식 제출 내용을 ClickUp 리스트로 라우팅함으로써 콘텐츠 매니저 에이전트에게 작업할 명확한 받은 편지함을 제공합니다. 해당 에이전트는 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다:
- 제출된 각 내용을 맥락 속에서 읽어보세요
- 이를 센터의 전략적 목표 및 진행 중인 캠페인과 비교하십시오.
- 지금 주목해야 할 스토리와 나중에 저장할 스토리를 추천하세요.
소음이 가득한 받은 편지함을 스크롤하며 시간을 낭비하는 대신, 팀은 미션을 진정으로 추진하는 선별된 커뮤니티 스토리 모음을 받습니다.
📮 ClickUp 인사이트: 응답자의 62%는 AI 에이전트가 아직 기대에 미치지 못한다고 답하며, 초기 단계에 머물거나 오히려 일을 줄이기보다 더 많은 일을 만들어낸다고 평가했습니다.
이러한 좌절감은 업무 인계 과정에서 자주 드러납니다. 에이전트가 회의를 요약하고, 다음 단계를 제안하거나, 문제를 표시한 후 작업을 중단합니다. 사용자는 여전히 실행 항목에서 작업을 생성하고, 소유자를 지정하며, 상태를 업데이트하고, 수동으로 후속 조치를 취해야 합니다.
슈퍼 에이전트는 이러한 모든 단계를 처리하도록 설계되었습니다 . 체인 액션을 활용해 회의 노트를 작업으로 전환하고, 프로젝트 상태를 업데이트하며, 작업을 적절한 소유자에게 배정하고, 실행이 이루어지는 동일한 시스템 내에서 워크플로우가 지속적으로 진행되도록 합니다.
AI 에이전트가 "이렇게 진행되어야 한다"는 단계에서 "이미 진행 중이다"라는 단계로 일을 전환할 수 있을 때, 진정한 값이 실현됩니다.
📚 함께 읽기: ClickUp으로 이벤트 관리하는 방법: 템플릿 & 워크플로우
COO 스타일의 AI 에이전트로 모든 것을 조정하세요
이벤트 기획자와 콘텐츠 매니저가 있어도 전체적인 그림을 보기 위한 누군가는 반드시 필요합니다. 저희에게는 바로 ClickUp 내부에서 구축된 COO 스타일 슈퍼 에이전트가 그 역할을 맡고 있습니다.
이 에이전트에게 전체 스페이스에 대한 가시성과 간단한 임무를 부여했습니다: 리더십의 관심이 필요한 사항을 표면화하고 나머지는 위임된 업무를 돕는 것입니다.
그렇게 되면 업무 위임은 단 한 단계의 대화로 해결됩니다. 예를 들어 이렇게 말할 수 있죠:
- 연례 게임 관련 업무는 모두 이벤트 매니저에게 위임해야 합니다.
- 커뮤니티 관련 사항은 모두 콘텐츠 관리자에게 전달해 주세요.
COO 에이전트가 해당 작업을 적절히 할당하므로, 제가 모든 카드를 수동으로 재할당하지 않아도 일이 올바른 소유자에게 전달됩니다.
세부 사항에 매몰되지 않으면서도 책임감을 유지하세요
이 설정의 장점은 저와 팀원들이 하루 종일 작업 목록에 매달리지 않아도 최신 정보를 파악할 수 있다는 점입니다.
- COO 에이전트는 리더의 결정이 진정으로 필요한 사항을 표면화합니다.
- 이벤트 기획자 및 콘텐츠 관리자 에이전트는 해당 지침에 따라 작업을 수행합니다.
- 알림은 중요한 항목이 완료되었을 때 사용자에게 알려줍니다.
🔑 핵심 요점: COO 에이전트가 전문 에이전트 간 일을 조정함으로써 리더는 결과를 통제하는 동시에 ClickUp이 번거로운 일을 처리하도록 할 수 있습니다.
📚 함께 읽기: AI 융합이 일 확산 문제를 해결하는 방법
팀의 슈퍼 에이전트와 함께 ClickUp에서 나만의 AI 이벤트 기획 시스템을 구축하는 방법
이 설정은 대규모 이벤트에만 국한되지 않습니다. 모든 고위험 캠페인에 적용 가능합니다.
다음은 이를 여러분의 팀에 적용하는 방법입니다:
- 단일 집중 스페이스 지도 출시, 이벤트 시리즈, 마케팅 프로그램 등 명확한 계획에 전념하는 단일 스페이스로 시작하세요.
- 폴더와 리스트를 설계하세요. 플랜, 실행, 커뮤니케이션을 위한 폴더를 만들고, 기존 업무 방식을 반영한 목록을 생성하세요.
- 맞춤형 상태 및 필드 정의 각 목록에 의미 있는 상태와 에이전트가 활용할 맞춤형 필드가 있는지 확인하세요.
- 첫 번째 슈퍼 에이전트를 시작하세요. 이벤트 기획자 또는 프로젝트 관리자 에이전트 하나로 시작하여 작업, 타임라인, 의존성을 초안으로 작성하게 하세요.
- 전문 에이전트 추가 워크플로우가 확장됨에 따라 스폰서십, 콘텐츠, 지원, 재무 또는 운영을 위한 에이전트를 단계적으로 추가하세요.
- COO 에이전트로 마무리하세요. 여러 에이전트를 운영 중이라면, 일을 조정하고 다음에 수행해야 할 작업을 제시하는 COO 스타일의 에이전트를 생성하세요.
💡 프로 팁: ClickUp에서 AI 이벤트 플래너 에이전트를 구축하는 데 코드가 필요하지 않습니다. AI 사이드바의 자연어 슈퍼 에이전트 빌더를 사용해 에이전트의 역할(이벤트 계획, 타임라인 관리, 위험 요소 표시)을 간단히 설명했습니다. ClickUp은 적절한 목록과 폴더 선택, 일정 설정, 에이전트가 이벤트 작업을 어떻게 처리할지 모양을 결정하는 과정을 안내해 주었습니다.
에이전트가 가동된 후, 채팅창에서 직접 타임라인과 날짜 확인을 요청하며 테스트했습니다. 작업, 문서, 일정을 종합적으로 분석할 수 있어 플랜이 실제 이벤트에 기반한 구체적인 내용이 되었으며, 일반적인 캠페인 아이디어에 그치지 않았습니다.
🔑 핵심 요점: 시작하는 데 엄청난 예산이 필요하지 않습니다. 목표에 맞춰 설계된 체계적인 계층 구조와 소규모 슈퍼 에이전트 팀만 있으면 됩니다.
수동 이벤트 기획에서 AI 주도 실행으로
그렇다면 ClickUp AI 슈퍼 에이전트를 도입한 청소년 센터에는 어떤 변화가 있었을까요?
여러 도구를 넘나들며 업데이트를 쫓는 대신, 팀은 하나의 통합 시스템 내에서 일했습니다. 에이전트가 구조와 후속 조치를 처리했습니다. 인간은 판단, 창의성, 리더십에 집중했습니다.
실전에서 효과적인 AI 이벤트 기획이란 바로 이런 모습입니다: 더 적은 tool, 더 적은 혼란, 그리고 야망에 짓눌리지 않고 함께 성장하는 시스템.
먼저 계층 구조를 구축하고 에이전트에게 명확한 업무를 부여하면, 대부분의 팀이 예상하는 것보다 훨씬 더 많은 운영 부하를 감당할 수 있습니다.
지금 바로 시작해보고 싶으신가요? 간단합니다. Free ClickUp 계정에 가입하세요!
애나 불록은 창의적 전략가, 프로젝트 관리자, 시스템 사고 전문가이자 명확함과 배려가 필요할 때 당신의 비즈니스 멘토입니다. 컨설팅, 콘텐츠, 온라인 작업 공간 개발을 통해 야심 찬 사람들이 아이디어를 실행으로 옮기고, 지원 시스템을 구축하며, 삶에 실제로 맞는 비즈니스를 성장시킬 수 있도록 돕습니다.