클라이언트의 커뮤니케이션 과부하를 해결하기 위해 ClickUp 채팅과 AI 에이전트를 활용한 방법

매일같이 벌어지는 혼란, 끊임없는 알림, 그리고 과도한 커뮤니케이션. 지금 여러분 팀의 현실이 이렇다면, 믿어주세요. 여러분만 그런 게 아닙니다(특히 원격 근무를 한다면 더욱 그렇죠!).

과제: 커뮤니케이션 과부하 해결하기

몇 달 전, 한 원격 클라이언트가 IPM Software의 저희 팀을 찾아와 "소통 불꽃놀이"라고 표현한 문제를 제기했습니다.

저는 IPM Software의 프로젝트 관리자인 Uriel Asamoa입니다. 저희는 분산된 팀을 위한 ClickUp 구현을 전문으로 합니다. 이 클라이언트가 처음 연락했을 때, 그들의 일상적인 커뮤니케이션은 다음과 같았습니다:

중요한 결정, 업데이트, 요청 사항이 여러 도구에 흩어져 묻혀버렸습니다. 관리자들은 전체 상황을 파악할 수 없었습니다. 팀원들은 알림에 파묻힌 듯한 느낌을 받았습니다. 프로젝트 매니저로서 저는 그들의 PM들이 실제 상황을 이해하는 것이 얼마나 힘든지 느낄 수 있었습니다.

해결책: 내부 커뮤니케이션의 중앙화 및 자동화

도구를 더 추가하는 대신, 저는 정반대의 방법을 제안했습니다: 모든 커뮤니케이션을 이미 일이 이루어지고 있는 공간인 ClickUp으로 통합하세요.

ClickUp 커뮤니티 웨비나에서 저는 ClickUp 채팅과 슈퍼 에이전트를 활용해 이 팀의 커뮤니케이션 시스템을 완전히 재구축한 과정을 소개했습니다.

결과는? 회의 횟수 감소, "그 링크 어디 있었지?" 같은 질문 감소, 그리고 단 한 건의 지원 요청도 놓치지 않았습니다.

그 과정을 공유해 드릴게요!

워크플로우: 내부 커뮤니케이션의 90%를 담당하는 세 가지 ClickUp AI 슈퍼 에이전트

이 팀은 이제 하루를 ClickUp 채팅에서 시작하고 끝냅니다.

저는 그들이 ClickUp에서 간단하지만 강력한 세 가지 '슈퍼 에이전트'를 만들도록 도왔습니다. 이제 이 슈퍼 에이전트들이 내부 커뮤니케이션의 대부분을 처리하고 있습니다:

각 에이전트는 간단한 아이디어를 기반으로 합니다: 작업이 이미 ClickUp에 존재한다면—프로젝트, 문서, 표준 운용 절차 (SOP), 작업—해당 작업에 대한 커뮤니케이션도 그곳에 있어야 합니다.

이는 제가 업무 확산(Work Sprawl)에 대해 생각하는 방식과 일치합니다: tool 간 전환으로 발생하는 비용은 단순히 낭비된 시간과 알림 과부하뿐만 아니라, 맥락 상실과 더딘 의사 결정까지 포함합니다.

에이전트 1: ClickUp 채팅에 상주하는 일일 정렬 의식

제가 가장 먼저 해결한 것은 일일 업무 조율이었어요. 추가 회의를 만들지 않으면서도 팀의 도구 과다 사용을 줄이고 싶었죠.

업데이트가 Slack과 왓츠앱에 반반씩 흩어져 있고 가끔 이메일로도 오가면, 명확성은 어디에도 존재하지 않습니다. 더 나쁜 점은? 모든 것이 체계적이지 않다고 느껴져 결국 업데이트 자체를 건너뛰게 된다는 것입니다.

그래서 저는 그 혼란을 ClickUp 채팅 내 하나의 단일 루틴으로 대체하도록 그들과 함께 작업했습니다: 일일 운영 알림 에이전트입니다.

매일 아침, 이 AI 에이전트는 전용 ClickUp 채팅 채널에 짧고 친근한 프롬프트를 자동으로 게시하며 모든 구성원에게 다음을 공유해 달라고 요청합니다:

모든 내용이 단일 ClickUp 채팅 스레드에 통합되므로, 관리자는 여러 tools를 뒤지지 않고도 진행 상황과 장애 요소를 즉시 파악할 수 있습니다.

💡 프로 팁: 소통 과부하를 줄이는 가장 빠른 방법은 맥락을 반복하지 않는 것입니다. 모든 ClickUp 채팅 채널은 프로젝트, 목록, 작업과 직접 연결되어 있으므로, "일について 이야기하기" 위해 Slack이 필요하지 않습니다. 이미 일 안에서 이야기하고 있기 때문입니다. 모든 업데이트는 영향을 미치는 대상과 연결된 상태로 유지됩니다.

채팅에서 바로 메시지를 ClickUp 작업으로 전환할 수 있습니다(적절한 목록 + 소유자 지정). 팀원들이 Slack으로 이동하거나 Jira를 열거나, 또 다른 프로젝트 도구에 내용을 복사-붙여넣기할 필요가 없습니다.

회의가 아닌 몇 초 만에 요약된 StandUp

바로 여기서 ClickUp의 상황 인식 AI 어시스턴트인 ClickUp Brain이 진정한 변화를 가져옵니다.

답변이 접수되면 ClickUp Brain이 전체 스레드를 간결한 일일 요약으로 요약해 관리자가 단 몇 분 만에 확인할 수 있게 합니다. 20분 정기 회의 대신 다음과 같은 체계적인 요약본을 훑어보기만 하면 됩니다:

더 이상 사람을 쫓아다니지 않아도 되고, 업데이트를 쫓아다니지 않아도 되며, 20분짜리 StandUp 회의도 필요 없습니다.

이미 알림 피로감에 시달리던 원격 팀에게 이 기능만으로도 일상 일이 훨씬 수월해졌습니다.

에이전트 2: ClickUp wiki에서 직접 내용을 읽어주는 내부 답변 에이전트

두 번째 상담원은 거의 모든 도입 과정에서 목격되는 보편적인 문제, 즉 반복적인 "~는 어디 있나요?"라는 질문을 해결합니다.

성장 중인 많은 팀과 마찬가지로, 이 회사도 같은 내부 질문에 반복적으로 답해야 하는 상황에 처해 있었습니다:

답변은 기술적으로는 내부 문서와 표준 운용 절차 (SOP)에 존재했지만, 일상 일을 처리하는 와중에 그 답을 찾아내려는 사람은 아무도 없었습니다.

그래서 저는 회사 ClickUp wiki에서 직접 내용을 읽어오는 내부 답변 에이전트를 ClickUp 채팅에 설정했습니다.

이제 관리자에게 직접 문의하지 않고도 누구나 ClickUp 채팅을 열어 "휴가 정책이 어떻게 되나요?"와 같은 질문을 할 수 있습니다. 백엔드에서는 에이전트가 ClickUp 문서에서 관련 표준 운용 절차 (SOP)와 정책을 검색한 후, 정책의 핵심 내용을 명확하고 간결하게 요약하여 답변합니다.

🔑 이미 ClickUp wiki나 SOP hub를 운영 중이라면, 이 패턴을 쉽게 적용할 수 있습니다:

기존 지식을 실제로 활용 가능하게 만드는 컨텍스트 기반 AI 활용의 교과서적인 예시입니다.

에이전트 3: "사이트가 다운되었습니다" 메시지를 실제 지원 티켓으로 전환하기

세 번째 에이전트가 커뮤니케이션과 실행 사이의 연결 고리를 닫습니다.

변경 전에는 지원 요청이 사방에서 쏟아졌습니다:

당연하게도, 요청 사항 중 약 10%는 혼란 속에서 그냥 사라졌습니다.

이를 해결하기 위해 저는 팀이 ClickUp 채팅 내에 지원 티켓 에이전트를 생성하도록 도왔습니다.

🔑 작동 방식은 다음과 같습니다:

팀원들은 단순히 채팅에서 문제를 설명할 뿐입니다. ClickUp AI가 그 메시지를 체계적인 작업으로 전환하는 복잡한 작업을 대신합니다.

이미 ClickUp 작업에서 버그나 요청 사항을 추적하고 있다면, 이 패턴은 채팅을 또 하나의 막다른 커뮤니케이션 채널이 아닌 체계적인 일의 진입점으로 전환시킵니다.

이 접근법이 효과적인 이유: 커뮤니케이션은 일이 이루어지는 바로 그곳에서 이루어집니다

마법은 AI에만 있는 것이 아닙니다—일과 커뮤니케이션을 모두 아우르는 단일 공간으로 ClickUp을 선택하는 데 있습니다.

대화를 ClickUp 채팅으로 이동시키고 에이전트로 강화함으로써, 저희는 이 팀이 다음과 같은 성과를 거두도록 지원했습니다:

시간이 지나면서, 우리가 구축한 것을 설명하기 위해 간단한 모토를 사용하기 시작했습니다:

일이 이루어지는 곳에 커뮤니케이션이 함께하면, 팀은 노력하지 않아도 더 빠르게 움직입니다.

팀이 ClickUp을 '또 다른 앱'이 아닌 업무의 통합 지휘 센터로 활용할 때, 바로 이런 변화를 실현하는 것이 제가 가장 좋아하는 일입니다. ClickUp 채팅, 문서, AI 기반 에이전트 같은 기능들은 내부 커뮤니케이션을 작업, 자동화, 보고와 직접 연결합니다.

소통 과부하에 작별을 고하세요: 여러분의 작업 공간에서 바로 시도해 보세요

가장 큰 깨달음? 커뮤니케이션 격차를 해결하기 위해 더 많은 tools가 필요한 게 아닙니다. 필요한 건 그 커뮤니케이션을 위한 더 나은 홈뿐입니다.

이 구현 사례의 패턴을 활용하면 소규모로 시작해 점차 확장할 수 있습니다:

이러한 워크플로우를 개선해 나가다 보면, 클라이언트가 경험한 것과 동일한 변화를 목격하게 될 것입니다: 더 적은 도구, 더 적은 혼란, 그리고 실제로 업무를 처리하는 데 더 많은 시간을 할애하게 됩니다.

시작하는 데 필요한 건? Free ClickUp 계정만 등록하세요! ✨

유리엘 아사모아는 팀의 명확성, 일관성, 자동화를 지원하는 ClickUp 구현 파트너사인 IPM Software의 프로젝트 관리 담당자입니다. 그는 추가 도구 없이도 커뮤니케이션 혼란을 해소하고 일상 업무를 간소화하며 생산성을 높이는 ClickUp 솔루션 구축을 전문으로 합니다.