업무 분산 현상 해결: ClickUp 영업 팀 수석 부사장이 말하는 AI와 미래의 일 방식

사막에서 책상까지: 일 확산은 보편적인 현상입니다

얼마 전 사우디아라비아에서 이 나라 최초의 전기차 제조사와 세계 최대 국부펀드의 리더들과 회의를 가졌습니다. 이 조직들은 상상하기 어려운 규모의 프로젝트를 진행 중입니다—200억 달러 규모의 스키 리조트, 12개의 엠파이어 스테이트 빌딩 크기의 큐브 모양의 도시 등. 놀랍고도 영감을 주는 일이었습니다.

하지만 가장 인상 깊었던 것은 프로젝트 규모가 아니라 그들이 직면한 도전의 규모였습니다. 세계 어디에 있든 일 산재는 팀을 가로막는 보이지 않는 힘입니다. 미래형 도시를 건설하든 미국에서 영업 팀을 운영하든 증상은 동일합니다: 너무 많은 앱과 프로세스, 그리고 그 사이에서 사라져가는 맥락들.

전혀 다른 지역에서 ClickUp이 제 역할을 하는 모습을 보는 것은 놀랍지만, 현실은 업무 분산 현상이 어디에나 존재한다는 점입니다.

문제 정의: 일 확산(일 Sprawl)이란 무엇인가?

일 분산(Work Sprawl)은 연결되지 않은 시스템 간에 일 환경에서 앱, 프로세스, 맥락, 그리고 이제는 AI까지 분산되는 현상으로, 현대 팀에게 점점 더 흔한 도전 과제입니다. 이는 생산성, 혁신, 참여도에 대한 숨겨진 부담입니다. 우리는 전 세계적으로 생산성 손실로 인해 2조 5천억 달러 이상의 비용이 발생한다고 추정합니다. 그러나 진정한 비용은 측정하기 더 어렵습니다: 좌절감, 피로감, 그리고 일이 본래보다 더 어렵게 느껴지는 감각입니다.

일 산재의 교묘한 점은 스스로 드러나지 않는다는 것입니다. 대부분 사람들은 이를 명명하지 않고 단지 증상만 느낍니다: 지연, 좌절, 혼란. 일 완료에 시간이 너무 오래 걸립니다. 사람들은 좌절합니다. 전반적인 피로감과 지연이 느껴집니다. 그러나 그 모든 것의 근본 원인은 항상 동일합니다: 연결되지 않은 tools, 일관성 없는 프로세스, 누락된 맥락입니다.

첫 번째 일 스프롤 싸움: 스노우플레이크 시절

저는 스노우플레이크에서 처음으로 일 확산 현상을 접했습니다.

우리 영업 운영팀은 현지화 가격 책정부터 새로운 워크플로우까지 온갖 프로젝트를 기획했습니다. 하지만 모든 프로젝트는 Wrike에서 관리되고, 의존성은 Salesforce에 존재하며, 개발팀은 Jira에서 일을 추적했습니다. 양방향 동기화는 전혀 없었죠. 매주 우선순위가 일치하는지 확인하기 위해 회의를 열었는데, 정말 고통스러웠습니다.

이로 인해 팀 전반에 걸쳐 엄청난 좌절감과 대인 관계 갈등이 발생했으며, 아무런 해결책도 내놓지 못하는 회의로 가득 찬 달력이 이어졌습니다. 모두가 서로 다른 방향으로 힘을 쓰고 있었습니다.

기술은 우리를 더 빠르게 움직이게 할 거라 기대했지만, 오히려 속도를 늦췄습니다. 회의실에 앉아 있을 때의 고통을 기억합니다. 통합 부족이 시간뿐만 아니라 사기까지 갉아먹고 있다는 걸 알면서도 말입니다.

현대적 영업 팀 스택: 매 순간이 중요한 때

오늘날 영업 팀을 운영한다는 것은 무거운 기술 스택 속에서 살아간다는 의미입니다: 아웃리치, 세일즈포스, 줌인포, 클라리, 링크드인 세일즈 네비게이터 등 그 목록은 끝이 없습니다. 영업사원들은 단 한 통의 이메일을 보내기 위해 여러 tools 사이를 오가야 합니다. 그리고 영업에서 시간은 말 그대로 돈입니다. 이메일 전송에 2분이 아닌 10분이 걸린다면, 당신은 실제 수익을 잃고 있는 것입니다.

새로운 tool이나 기능이 도입되거나 누군가 무언가를 구매하거나 도입하려 할 때마다, 제 첫 번째 반응은 현재 시스템 내에서 이를 어디서 어떻게 완료할 수 있는지 묻는 것입니다. 절대적으로 필요하지 않은 한 추가적인 요소를 더하고 싶지 않습니다.

이 모든 것을 단일 창에서 관리할 수 있을까요? 더 나은 질문은: 이를 가능하게 하려면 무엇이 필요할까요?

진실은? 새로운 tool을 추가할 때마다 잡음이 늘어납니다—더 많은 '유령 일', 더 많은 사각지대, 그리고 더 복잡해진 업무 처리. 이미 업무는 복잡합니다—모든 팀에는 영업 팀이 따라야 할 프로세스가 존재합니다. 따라서 업무를 더 단순화할수록 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.

맞춤형 관점에서 본 일 확산의 숨겨진 비용: 증상 vs 근본 원인

대부분의 고객은 "업무 확산에 허덕이고 있습니다"라고 말하며 찾아오지 않습니다. 그들이 묘사하는 것은 증상입니다: "일이 혼란스럽습니다" "일을 완료하는 데 시간이 너무 오래 걸립니다" "사람들이 좌절하고 있습니다" 근본적인 병은 항상 업무 확산이지만, 그 모습이 너무 다양해서 명명하기 어렵습니다.

경영진과 대화할 때 저는 이렇게 묻습니다: "5년 또는 8년 전으로 돌아갈 수 있다면, 지금과 같은 방식으로 시스템을 설계하시겠습니까?" 모두가 똑같은 깨달음을 얻습니다: "아니요, 다시는 이런 식으로 하지 않을 겁니다."

그들은 정보 사일로, 데이터 전송, 협업에 대한 보다 신중한 접근이 수년간의 마찰을 줄일 수 있었음을 깨닫습니다. 그러나 대부분의 조직은 각 팀이 화이트보드, 프로젝트 관리 tools 등 자체 tools를 선택하는 등 시스템이 유기적으로 확산되도록 방치해 왔으며, 경영진의 개입은 거의 없었습니다.

직장에서 AI가 보편화되면서 통합된 작업 공간과 실시간 컨텍스트의 부재가 실제 효과를 한도 짓기 시작했습니다. AI는 접근 가능한 컨텍스트만큼만 효과적입니다. 데이터가 18개 tools에 흩어져 있다면(이를 '컨텍스트 확산'이라 부릅니다), AI가 제공할 수 있는 복합적 이점을 누릴 수 없습니다.

압도감을 극복하는 법: 북극성의 힘

그렇다면 일 산발 현상을 어떻게 해결하기 시작해야 할까요? 특히 문제가 압도적으로 느껴질 때는요? 저에게 있어 핵심은 북극성 같은 목표를 세우는 것입니다.

컨텍스트가 바로 그 북극성입니다.

AI의 진정한 힘은 완전한 맥락을 이해할 때 비로소 발휘됩니다. 그러나 이를 달성하는 것은 쉽지 않으며, 특히 복잡한 시스템의 혼란 속에 깊이 빠져 있다면 더욱 그렇습니다. 실제로 수많은 실제 사례에서 확인된 바와 같이, 일 분산 현상을 극복하려면 과감하지만 점진적인 단계가 필요합니다. 한 번에 하나의 워크플로우를 선택해 통합하고, 진정한 통합(Convergence)을 향한 추진력을 구축해 나가는 과정이 필수적입니다.

한 번에 한 가지씩 차근차근 진행해야 하지만, 그 한 가지에 대해서는 단호하고 과감하게 임해야 한다는 것을 배웠습니다.

예를 들어 프로젝트 관리를 살펴보자. "모든 것을 옮기기만 하면 된다"는 말은 간단해 보이지만, 흩어진 문서와 미완성 플랜에 부딪히면 이야기가 달라진다. 단계적으로 진행하든 단번에 전환하든, 핵심은 맥락을 과감히 이어가 시스템에 연결하는 것이다. 반쪽짜리 조치는 지식을 단절시키고, 과감한 조치는 AI에 전체 그림을 제공한다.

저는 종종 Slack에서 ClickUp 채팅으로 전환한 내부 사례를 공유합니다. 모두가 발을 끌었습니다. 한 팀씩 옮기려 했던 첫 시도는 실패로 끝났죠. 전혀 효과가 없었습니다. 그러다 단호하고 과감하게, 특정 날짜에 슬랙 사용을 중단하고 모두가 ClickUp 채팅으로 이동할 것이라고 명확히 선언하자, 실제로 이루어졌습니다! 슬랙은 사라졌고 모두가 이동했으며, 결과는 훌륭했습니다. 이제 우리는 ClickUp 채팅에서 다른 곳에서는 경험할 수 없었던 마법 같은 AI 기능을 누리고 있습니다.

알겠습니다, 상태의 상태의 관성은 강력합니다. 하지만일의 미래는 과감하고 의도적인 플랜을 요구합니다. 그러나 리더로서 우리는 위에서 아래로의 지침 부재가 애초에 일 분산 현상을 초래했다는 점을 인식해야 합니다.

매트릭스: AI 전환을 위한 청사진

제가 사용하는 프레임워크가 있습니다—일종의 AI 전환을 위한 매트릭스죠. 이는 눈부신 신기술을 좇거나 tools를 더 추가하는 것이 아닙니다. 핵심은 다음과 같습니다:

분산되고 고립된 데이터 위에 /AI를 얹는 것은 마치 18개 주방에 흩어진 재료로 요리하라고 셰프에게 요구하는 것과 같습니다. 그러나 작업 공간과 맥락을 통합한 진정한 '통합형 AI 작업 공간'에서는 AI가 비로소 본연의 약속을 실현합니다: 인사이트를 도출하고, 작업을 자동화하며, 팀이 핵심 업무에 집중할 수 있도록 해줍니다. AI로 일 분산을 해결하는 것이 단순한 효율성 문제가 아닌, 완전히 새로운 업무 방식을 잠금 해제하는 이유입니다.

ClickUp의 차별점: 실제로 당신을 위해 일하는 AI

팀과 AI에 대해 이야기할 때 가장 큰 과제는 열의가 아니라 실행입니다. 모두가 더 스마트한 tools를 원합니다. 하지만 팀이 현재 진행 중인 일, 이미 논의된 내용, 다음에 필요한 조치 등 실제 맥락에 접근할 수 없다면 대부분의 AI는 단절되고 실망스러운 느낌을 주게 됩니다.

바로 여기에 ClickUp Brain이 필요합니다 . 작업 공간 내에 존재하기 때문에 실제 상황을 이해합니다. 작업, 문서, 채팅, 목표를 종합하여 추측이 아닌 현실에 기반한 답변을 제공합니다.

또한 유연합니다. ChatGPT, Claude, Gemini 등 주요 AI 모델을 필요에 따라 즉시 전환할 수 있습니다. 빠른 초안 작성? 스마트 요약? 심층적 추론? 작업 흐름을 끊지 않고도 다양한 옵션을 활용할 수 있습니다.

데스크탑 AI 동반자인 ClickUp Brain MAX는 한 단계 더 나아갑니다. 말하면 그대로 듣습니다. '말하기-텍스트 변환' 기능을 통해 머릿속에 있는 생각을 말로 표현하면 업데이트, 작업, 문서 등 필요한 형태로 변환됩니다. 상황 인지가 가능하며 항상 작동하며, 사용할수록 더 똑똑해집니다.

단순히 AI를 위한 AI가 아닙니다. 실제로 여러분의 일을 더 나은 방향으로 이끌어주는 AI입니다.

문화 혁명: 10배 성장하는 팀 구축하기

일의 미래는 단순히 더 나은 tools를 넘어 새로운 사고방식에 관한 것입니다. 저는 미래는 인간이 인간을 관리하고, 개별 기여자가 에이전트를 관리하는 시대가 될 것이라고 믿습니다. 바로 그렇게 해야 인력을 10배로 성장시킬 수 있습니다.

하지만 기술만으로는 이를 달성할 수 없습니다. 이는 문화적 혁명입니다. ClickUp에서는 매주 금요일 한 시간을 할애해 영업 담당자들이 AI를 구축하도록 합니다. 영업 현장에서, 수익 창출 활동에서 벗어나 AI를 구축한다는 건 터무니없는 개념입니다. 하지만 이는 모든 구성원이 업무의 30~40%를 자동화하고 중요한 일에 시간을 할애할 수 있도록 하는 유일한 방법입니다.

이는 문화적 혁명입니다. 이를 실천하는 기업과 리더들은 회사가 10배 성장하고 승리하는 모습을 보게 될 것입니다.

IT만으로는 이를 주도할 수 없습니다. 업무의 세부 사항은 오직 최종 사용자만이 알고 있습니다. 성공하는 기업들은 모든 직원이 창업자처럼 사고하도록 권한을 부여하여, 각자 자신의 워크플로우와 에이전트를 구축하고 혁신을 하부 조직부터 주도하도록 할 것입니다.

저항 극복: 동료 챔피언의 역할

변화는 어렵습니다. Slack에서 ClickUp 채팅으로 전환한 예시를 다시 들어보겠습니다. 물론 저항이 있었습니다. 사람들은 맞춤형 이모지와 익숙한 인터페이스를 원했죠. 전사적으로 단호하게 전환이 완료되었을 때 비로소 정착되었습니다. 그리고 이 변화를 적극적으로 주도한 분들의 열정과 목소리가 큰 크레딧을 받았습니다.

조직 내에서 자연스럽게 시스템적 사고를 하는 인재를 발굴하고, 그들이 회사를 발전시키는 데 기여할 수 있는 플랫폼을 제공해야 합니다. 운영 챔피언을 양성하는 것이 키였습니다. 이들은 옹호자가 되어 동료들이 새로운 환경에 적응하고 성장할 수 있도록 지원했습니다. 변화 관리는 단순히 상위에서 하위로 내려오는 지시가 아닙니다. 리더십과 현장 지원이 모두 필요한 운동입니다.

실제 결과: 좌절에서 흐름으로

이러한 변화를 도입한 이후, 저는 직접 그 변화를 목격했습니다. 예전에는 방향 조정에만 집중되던 회의가 이제는 실행 계획 수립의 장이 되었습니다. 제가 요청하기도 전에 AI가 인사이트를 제시합니다. 영업 담당자들은 tool 간 전환에 소요되는 시간을 줄이고 영업 활동에 더 많은 시간을 할애합니다. 좌절감은 유연하고 효율적인 업무 흐름으로 대체되었습니다.

그리고 우리 고객들은? 이 접근법을 받아들인 이들은 동일한 결과를 경험합니다. 수년간 쌓인 일 산발성을 해소하는 일은 결코 쉽지 않습니다. 하지만 명확한 북극성(목표), 과감한 리더십, 그리고 문화에 투자하려는 의지만 있다면 가능합니다.

실적 번호로 입증됩니다. 포레스터의 총 경제적 영향(Total Economic Impact™) 연구에 따르면, ClickUp을 사용한 팀은 3년차에 384%의 투자 수익률(ROI)을 달성 하고 92,400시간을 절감했습니다.

결론: 지금이 바로 행동할 때입니다

일 산재는 현대 일의 가장 큰 문제입니다. 하지만 피할 수 없는 것은 아닙니다. 통합된 작업 공간, 풍부한 맥락을 제공하는 시스템, AI 기반 워크플로우를 통해 팀은 시간을 되찾고, AI로 생산성을 높이며, 혁신을 잠금 해제하고, 모두를 위한 효과적인 일 환경을 구축할 수 있습니다.

먼저 성찰부터 시작할 것을 권합니다: 조직 내에서 일 분산 현상은 어디에서 나타나나요? 이번 분기에 맥락을 통합하고 팀 역량을 강화하기 위해 단 한 가지 과감한 조치를 취할 수 있다면 무엇일까요?

일 스프롤을 해결하는 자에게 미래가 있습니다—하나의 플랫폼, 하나의 AI hub, 하나의 문화적 변화로.