일 과부하 해결: ClickUp 마케팅 부문 수석 부사장이 말하는 미래의 일 방식

업무 분산은 현대 직장에서 생산성, 혁신, 사기를 저해하는 침묵의 살인자입니다. 이는 종종 단절된 tools와 프로세스에서 비롯됩니다. 저는 이를 직접 경험하고, 극복하며 이끌어왔으며, 무엇보다도 이를 퇴치하는 방법을 배웠습니다. 이 글에서는 업무 분산과의 여정, 제가 발견한 숨겨진 비용, 그리고 진정한 의미에서 사람을 위한 통합 작업 공간과 AI가 업무의 미래를 좌우한다고 믿는 이유를 공유하고자 합니다.

일 확산이란 무엇인가? 개인적인 보기

B2B 마케팅 및 영업 개발 팀을 이끌기 시작했을 때, 가장 큰 과제는 단순히 비용 관리—tools에 과도한 지출을 하지 않도록 하는 것—라고 생각했습니다. 그러나 시간이 지나면서 진정한 문제는 훨씬 더 깊고 교묘하다는 것을 깨달았습니다.

제가 진정으로 맞서야 했던 것은 일 분산 현상이었습니다. 이는 너무 많은 연결되지 않은 tools, 시스템, 프로세스에 일 분산되는 현상으로 정의됩니다. Teams가 플랫폼을 전환하며 맥락을 잃고, 실제 일 완료보다 서로에게 상황을 업데이트하는 데 더 많은 시간을 소비할 때 발생하는 문제입니다.

생산성에 미친 영향은 부인할 수 없었습니다. Teams들은 속도가 느려지고, 노력이 중복되며, 실행보다 조율에 더 많은 시간을 할애했습니다. 정보는 흩어지고 협업은 단절되었으며, 프로젝트는 시작도 하기 전에 추진력을 잃었습니다.

업무 확산의 네 가지 양상

1. 애플리케이션 확산

이것이 제게 모든 것이 시작된 지점입니다. 저는 새로운 역할에 부임했을 때 우리 팀이 수십 가지의 서로 다른 tools를 사용하고 있다는 사실을 발견했습니다. 그 중 상당수는 동일한 기능을 수행하거나, 더 나쁘게는 아무 기능도 하지 않았습니다. 우리는 쓸모없는 소프트웨어에 돈을 지불하고 있었고, CFO는 (당연히) 좌절감을 느끼고 있었습니다. 하지만 비용은 단순히 금전적인 것만이 아니었습니다. 통합의 부재는 일의 파편화와 방향성 상실로 이어졌는데, 이는 일 확산의 전형적인 징후였습니다.

2. 컨텍스트 스프롤

리더로서 가장 크게 와닿았던 부분입니다. 팀원들이 어떤 작업을 진행 중인지 명확히 파악하려 했지만, 정보가 Google Docs, Slack, 이메일 스레드, 프로젝트 관리 tools 등에 흩어져 있었습니다. 단일 정보 원천이 없었죠. 저는 끊임없이 '이야기를 이어붙이는' 작업을 해야 했습니다. 설계상 통합이 불가능한 분산된 tools들의 결과였습니다. 저는 가시성을 잃었고, 팀들은 최상의 성과를 내기 위한 맥락을 상실했습니다.

3. 프로세스 확산

이 문제는 최고의 팀조차 무너뜨리는 걸 목격했습니다. 각 팀이 각자의 tools와 워크플로우를 사용할 때 통합된 프로세스가 존재하지 않습니다. Teams들이 프로세스를 '퍼즐처럼 맞추려' 애쓰다가 결국 비효율, 혼란, 협업 기회 상실로 이어지는 모습을 지켜봤습니다. 이는 일 분산 현상을 유발하는 완벽한 예시입니다: 분산된 tools, 조화를 이루지 못한 팀, 성급한 결정.

4. AI 확산

이것이 가장 새롭고 가장 빠르게 성장하는 과제입니다. AI 도입 열풍 속에서 조직들(저희 회사도 포함)이 사소한 문제만 해결하고 큰 그림과 연결되지 않는 AI 도구들을 조각조각 모으는 모습을 목격했습니다. 이 도구들은 이전의 SaaS tools처럼 금방 선반 위의 먼지만 쌓이는 제품이 됩니다. 더 심각한 것은 AI가 실제 맥락과 통합되지 않을 때 잘못된 결과를 내고 신뢰를 훼손한다는 점입니다. 이는 도입률이 떨어지기 전까지 대부분의 Teams가 인지하지 못하는 숨겨진 비용입니다.

숨겨진 비용: 대부분의 리더가 간과하는 것

저는 업무 확산의 주요 비용이 예산 항목 하나라고 생각했었습니다. 하지만 진짜 비용은 숨겨져 있습니다—물속의 빙산처럼 말이죠.

*사기 및 혁신

사람들은 맥락을 이해하지 못할 때 고립감과 무관심을 느낍니다. 저는 우수한 인재들이 필요한 정보를 얻기 위해 '무작정' 노력하는 모습을 지켜봤습니다—추가 회의를 설정하고, 동료들을 찾아다니며, 정보를 조각조각 모아내는 식이죠. 하지만 모두가 그렇게 할 수 있는 것은 아니며, 할 수 있는 사람들에게조차 이는 지치게 만드는 일입니다.

모든 구성원이 진행 상황을 파악할 기회를 제공하면 사기와 혁신이 증진됩니다. 그렇지 않으면 모든 이의 잠재력을 제한하는 꼴이 됩니다.

*생산성 저하 요인

제게 깊은 인상을 남긴 통계가 있습니다: 지식 근로자는 하루 평균 1,200번 앱과 웹사이트를 토글하며, 매주 4시간 이상을 단순히 방향을 재조정하는 데 소비합니다. 저는 이를 직접 목격했습니다. 사람들이 복사-붙여넣기를 하고, 일을 중복하며, 정보와 실행 사이의 일종의 디지털 공간 불일치인 '이중 작업'으로 매주 몇 시간을 낭비하는 모습을 말이죠. 이는 비효율적일 뿐만 아니라 사기를 떨어뜨립니다.

맥락 없는 /AI는 무용지물이다*

저는 맥락이 부족해 실패하는 수많은 AI 프로젝트를 목격했습니다. 특히 팀이 정확성과 명확성에 의존하는 빠르게 변화하는 기술 기업에서 더욱 그렇습니다. AI가 브랜드 가이드라인, 영업 팀, 비즈니스의 미묘한 차이를 모른다면, 그것은 단지 잡음을 생성할 뿐입니다. 그리고 사람들이 AI에 대한 신뢰를 잃으면 도입률은 급격히 떨어집니다.

clickUp에서 업무 분산 문제를 해결하는 방법

융합: 통합 작업 공간의 힘

저에게 가장 큰 잠금 해제는 융합—앱, 프로세스, 사람, 지식, AI를 한곳에 모으는 것—이 모든 것을 바꾼다는 점이었습니다. ClickUp에서는 맥락이 사라지지 않고, 프로세스가 지도되며, AI가 진정으로 통합된 ClickUp 작업 공간을 구축하고 있습니다.

일은 종종 기록 시스템에 제대로 반영되지 못한 흩어진 노트와 희미한 아이디어에서 시작됩니다. 그래서 우리는 ClickUp Brain Max의 '말한 내용을 텍스트로 변환' 같은 기능을 사용합니다. 이 기능은 생각이 떠오르는 순간 바로 포착해 작업, 문서 또는 알림으로 직접 전환함으로써 그 간극을 메웁니다. 타이핑도, 맥락을 쫓는 수고도 필요 없이, 일을 계속 전진시키는 원활한 지식 포착이 이루어집니다.

Brain이 기본적으로 내장되어 있어 내 일이 통합되는 것을 넘어, 내 일에 지능이 녹아드는 모습을 직접 목격합니다. 브리프 초안 작성, 문서 요약하다, 또는 워크플로우 자동화가 필요하신가요? 업무가 이루어지는 바로 그 시스템 안에서 해결됩니다.

개인적인 경험담: /AI/ 노트테이커*

저에게 가장 혁신적인 tools 중 하나는 ClickUp AI 노트테이커였습니다. 모든 회의에 참석할 수는 없지만, AI 노트테이커 덕분에 그럴 필요가 없습니다. 이 도구는 논의 내용을 기록하고 키 포인트를 요약하며 필요한 모든 사람에게 맥락을 공유합니다. 중요한 제품 회의에 참석하지 못했던 적이 있었는데, 많은 이들이 원격 근무에 적응하듯, 저는 단순히 AI가 생성한 요약본을 검토했을 뿐, 회의록이나 요약본을 찾아 헤매지 않았습니다. 순식간에 상황을 파악하고 지체 없이 결정을 내릴 수 있었습니다.

*지식 문서화 및 공유

가장 가치 있는 맥락은 종종 사람들의 머릿속에 갇혀 있다는 사실을 저는 어려운 경험을 통해 깨달았습니다. 저는 Teams와 저 자신에게 20분을 내어 기록하도록 독려합니다. 쉽지 않지만 필수적입니다. 우리가 배운 점, 프로세스, 통찰력을 문서화할 때 모두가 혜택을 보는 공유 저장소를 만들게 됩니다.

리더십 교훈: 모든 경영진에게 전하는 조언

1. 프로세스 지도로 만들기

지도하지 않은 일은 자동화할 수 없습니다. 일의 완료 방식에 대해 문서화하는 데 시간을 투자한 후, 간소화하고 자동화할 방법을 모색하세요.

2. 맥락을 최우선으로

사람(과 /AI)이 필요한 정보에 쉽게 접근할 수 있도록 하세요. 지식을 중앙화하고, 문서를 표준화하며, 사일로를 허물어보세요.

3. 신중하게 /AI를 통합하라

반짝이는 오브젝트만 쫓지 마십시오. 단순한 포인트 솔루션이 아닌, 워크플로우와 맥락에 깊이 통합된 AI에 투자하십시오.

또한 AI를 최대한 활용하려면 팀의 요구사항과 워크플로우에 맞춰 조정 가능한 tools를 선택하는 것이 중요합니다. ClickUp Brain을 사용하면 대규모 언어 모델(LLM) 간 전환이 가능해 AI 경험을 개인화할 수 있습니다. 이러한 유연성은 사용하는 AI가 단순히 일반적인 솔루션이 아닌, 고유한 상황과 목표에 맞춤화된 솔루션이 되도록 보장합니다.

4. 문화적 변화 주도

변화는 기술적 차원을 넘어 문화적 변화입니다. 투명성, 문서화, 변화에 대한 의지 등 원하는 행동을 직접 보여주세요.

일의 미래: 나의 비전*

미래는 업무 산발성을 해결할 수 있는 조직의 몫이라고 믿습니다. 단순히 비용을 절감하는 것이 아니라 명확성, 협업, 지속적인 개선의 문화를 구축함으로써 말이죠. 통합된 AI 에이전트, 통합된 작업 공간, 그리고 끊임없는 맥락 중심 접근은 사람들이 최상의 창의적인 일을 수행할 수 있도록 해줄 것입니다. 이것이 바로 융합된 AI 작업 공간의 힘입니다. 단순히 tools를 묶는 것이 아니라, 단일한 지능형 플랫폼을 중심으로 업무 자체를 재구성하는 것입니다.

비전은 간단합니다: 인간을 반복적인 작업에서 무료화하고, 맥락을 제공하여 역량을 강화하며, 진정으로 중요한 일에 집중할 수 있도록 하는 것입니다. 이것이 급변하는 세상에서 우리가 경쟁력을 유지하는 방법입니다.

일 산재는 저절로 해결되지 않습니다. 팀의 속도를 늦추고 전략을 클라우드하며, 추적조차 어려운 비용을 발생시킵니다. 이제 명확한 리더십을 발휘할 때입니다. 이를 해결하기 위해 우리가 구축한 도구를 사용해 보세요.