효율성을 위한 수동 비즈니스 프로세스 자동화 방법

매일 같은 일이 반복되는 지루한 일상이지 않습니까? 아침에 일어나서 같은 이메일 답장을 처리하고, 같은 스프레드시트를 수동으로 업데이트하고, 또 다른 승인 절차를 거친 후, 다음 날 또 같은 일을 반복합니다.

많은 비즈니스가 인터넷이 등장하기 전의 시대에 머물러 있어, 생산성을 저하시키고 직원의 소진을 초래하는 반복적이고 지루한 작업에 매달리고 있습니다.

하지만, 자동화된 워크플로우로 전환하는 것이 생각만큼 복잡하지는 않습니다! 이 기사에서는 수동 비즈니스 프로세스를 자동화하여 시간을 절약하고, 비용을 절감하며, 생산성을 높이는 방법을 정확하게 소개합니다.

수동 프로세스 이해

수동 프로세스의 일반적인 예시는 다음과 같습니다.

수동 프로세스와 관련된 일반적인 과제

이러한 수동 프로세스는 종종 병목 현상, 오류 및 비효율성을 초래하여 비즈니스 성장과 운영의 우수성을 저해합니다.

이러한 프로세스는 필수적이지만 생산성에 영향을 미치기 쉽습니다. 수동 프로세스의 몇 가지 문제점은 다음과 같습니다.

시간 소모적

이메일 분류나 일일 업무 할당 등 모든 비즈니스에는 지루하고 반복적인 수동 작업이 있습니다. 이러한 작업은 개별적으로는 사소한 일로 보이지만, 모두 합치면 전략 및 창의적인 업무에 사용할 수 있는 수많은 시간을 소모합니다.

생각해보세요. 오전 9시, 커피를 마시며 신선한 마음으로 하루를 시작하는 대신, 단조로운 업무의 반복에 얽매여 있습니다. 누구에게도 즐거운 일은 아닙니다!

인적 오류가 발생하기 쉬운

누군가가 소수점을 놓쳐서 백만 달러의 청구서를 승인한 상황을 상상해보세요. 이런 수동 오류는 특히 재무나 규제 산업과 같은 데이터에 민감한 필드에서 심각한 문제를 야기할 수 있습니다.

간단한 오타나 실수로 프로젝트가 중단되고 워크플로우가 중단되어 비즈니스에 막대한 손실이 발생할 수 있습니다 (팀 회의에서 당하는 굴욕은 말할 것도 없습니다).

높은 인건비

수동 개입이 필요한 모든 작업에는 노동 시간이 필요하며, 이는 금전적 지출로 이어집니다. 프로세스를 완료하기 위해 추가 인력을 고용하거나 초과 근무 수당을 지급하는 등, 반복적인 작업에 인력의 노력에 의존하면 운영 비용이 불필요하게 증가할 수 있습니다.

표준화 부족

진실을 들을 준비가 되셨습니까? 관리자가 직면하는 가장 큰 문제 중 하나는 모든 사람이 일관된 결과를 얻기 위해 동일한 단계를 따르도록 하는 것입니다. 이는 종종 혼란과 업무 지연으로 이어집니다.

적절한 표준 운용 절차(SOP)가 없으면 직원들은 각자 자신의 방식으로 업무를 수행할 수 있습니다. 이는 5명에게 레시피 없이 같은 요리를 만들라고 하는 것과 같습니다. 한 요리는 너무 짜고, 다른 요리는 타버리고, 누가 무엇을 잘못했는지 아무도 알 수 없습니다.

그렇다면 당신은 나쁜 관리자일까요? 절대 그렇지 않습니다! 적절한 프로세스가 필요할 뿐입니다.

제한된 확장성

작업 처리를 수동 프로세스에 의존하면 사용 가능한 인적 자원이 제한됩니다.

비즈니스가 확장되어 더 많은 클라이언트를 확보하거나, 더 큰 데이터 세트를 처리하거나, 여러 이해 관계자를 관리해야 하는 경우, 현재의 비즈니스 프로세스가 압박에 무너질 수 있습니다.

비효율적인 협업

직장에서의 협업은 "이거 승인했어?" "네, 승인한 줄 알았어요!"라는 끝없는 이메일 공방이 아닌, 재미있는 일이 되어야 합니다

회의가 몇 개 추가되면 지연이 쌓입니다. 그 결과, 효과적인 의사소통이 이루어지지 않는 끝없는 커뮤니케이션 스레드가 발생하여 모든 사람이 지치고 좌절하게 됩니다.

수동 프로세스 자동화의 이점

이러한 모든 불규칙성은 간단한 솔루션, 즉 자동화로 해결할 수 있습니다.

자동화가 비즈니스에 도움이 될 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.

요약하면, 자동화는 비효율성을 해결할 뿐 아니라 비즈니스 전반을 개선합니다.

수동 프로세스를 자동화하는 방법

비즈니스 프로세스 자동화를 시작하려면 어떻게 해야 할까요? 온라인에서 수많은 비즈니스 프로세스 자동화 예시를 참고할 수 있지만, 그 모두가 귀사에 적합한 것은 아닙니다.

요구 사항에 맞는 고유한 워크플로우 프로세스를 실험하고 만들어야 합니다. 다음은 시작하기 위한 단계별 가이드입니다.

1단계: 프로세스 개선 사항 파악

자동화에 바로 뛰어들기 전에 한 걸음 물러서서 기존 프로세스를 평가해보세요. 다음 질문을 스스로에게 물어보세요.

다음 질문은 디지털 전환을 위한 준비가 된 프로세스를 파악하는 데 도움이 될 것입니다. 이 프로세스를 더 쉽게 진행하려면 비즈니스 프로세스 자동화 도구를 사용하세요.

ClickUp은 비즈니스 프로세스를 자동화하고, 협업하고, 진행 상황을 모두 한 플랫폼에서 추적할 수 있도록 지원하는 최고의 작업 자동화 소프트웨어입니다.

ClickUp 마인드 맵과 같은 도구를 사용하여 워크플로우를 시각화하고 개선이 필요한 부분을 한눈에 쉽게 파악할 수 있습니다.

2단계: 자동화 요구 사항 파악

비효율적인 부분을 파악한 후에는 명확한 목표를 설정할 차례입니다. 자동화를 통해 원하는 결과는 무엇입니까? ClickUp을 사용하면 비즈니스의 다양한 측면에 맞는 맞춤형 작업 유형을 만들 수 있습니다.

고객 문의 관리, 프로젝트 마일스톤 추적, HR 프로세스 처리 등 각 작업 유형에 목적을 반영한 고유한 사용자 정의 필드 및 상태를 정의할 수 있습니다.

ClickUp의 사용자 정의 필드를 사용하여 우선순위 레버를 위한 드롭다운 메뉴나 진행 상황을 계산하는 수식 등 각 작업 유형과 관련된 특정 정보를 추가할 수 있습니다.

이를 통해 정보 기록의 일관성을 유지할 수 있습니다. 이러한 맞춤형 작업 유형을 템플릿으로 저장하여 조직 전체에서 재사용할 수 있습니다.

3단계: 자동화 개발

작업이 정의되었으면 이제 자동화할 시간입니다! ClickUp 자동화를 사용하면 반복 작업을 설정하고 작업을 자동으로 시작하는 트리거를 만들 수 있습니다.

코딩 기술이 필요할 것이라고 생각할 수도 있습니다. 하지만 그렇지 않습니다! 도미노와 비슷합니다. 한 가지 작업이 다른 작업을 완벽하게 동기화하여 트리거하고, 가장 지루한 작업도 자동으로 실행됩니다.

더 이상 잊어버릴 수 있는 수동 알림이 필요하지 않습니다. 몇 번의 클릭만으로 모든 작업에 대한 피할 수 있는 실수의 위험을 방지할 수 있습니다!

자동화 이전에는 카피라이터가 작업을 완료할 때마다 카피가 준비되었다는 사실을 명령 체계를 통해 수동으로 전달해야 했습니다. 이 작업에는 36시간이 소요될 수도 있었습니다. 이제 전체 팀이 ClickUp에서 매일 작업을 추적하기 때문에 정말 좋습니다.

4단계: 자동화를 초기 단계부터 면밀히 모니터링

자동화 프로세스가 실행되면 이를 면밀히 모니터링하고 팀에 적합한 것을 테스트하세요.

15개 이상의 ClickUp 보기 중에서 팀에 적합한 방식으로 작업을 추적할 수 있는 보기를 선택하세요. 목록 보기를 사용하여 세부적인 작업 관리를, 달력 보기를 사용하여 마감일을 추적하고, 간트 보기를 사용하여 모든 마일스톤과 의존성을 확인하세요.

이러한 보기는 완전히 사용자 정의할 수 있으므로 원하는 대로 조정할 수 있습니다. 또한 상태, 담당자 등 작업 필터를 적용하여 비즈니스 프로세스 관리를 더욱 체계적으로 정리할 수 있습니다.

또한 ClickUp 대시보드는 워크플로우에 대한 실시간 개요를 제공하고 KPI를 효과적으로 추적할 수 있도록 지원합니다.

직원의 업무량부터 프로젝트 타임라인에 이르기까지, 이 대시보드를 사용하면 모든 것을 탭으로 관리하고 비즈니스 보고를 자동화할 수 있습니다.

5단계: 시간이 지남에 따라 자동화를 최적화합니다

자동화는 편리하지만, 어느 정도의 인적 감독이 여전히 필요합니다. 따라서, 일단 설정하고 잊어버리면 안 됩니다.

ClickUp은 자동화를 위한 가장 강력한 보고 도구를 제공합니다. 당사의 보고 소프트웨어를 사용하면 미션 관제 센터로 사용할 올인원 대시보드를 구축할 수 있습니다.

측정 카드와 차트를 추가하고, 데이터를 드롭하고, 시각 자료를 맞춤 설정하는 것만으로도 쉽게 가능합니다. 모든 작업을 한 곳에서 전체적으로 볼 수 있으므로 사람, 작업, 시간, 문서, 삽입물 및 스프린트를 한 곳에서 관리할 수 있습니다.

분기별 목표를 설정하고 단일 대시보드에서 모든 직원의 업무를 추적하세요. 리소스 관리를 통해 팀을 얼마나 잘 활용하고 있는지 시각화할 수 있으며, 작업량 분석을 통해 작업 완료 상태를 추적하여 팀의 생산성을 확인할 수 있습니다.

최종 목표는 무엇일까요? 효과적인 자동화를 통해 잘 하고 있는 일을 파악하고 프로세스의 병목 현상을 제거하는 것입니다. 워크플로우의 모든 단계를 시각화하면 팀을 더 효율적으로 운영하고 더 나은 성과를 달성할 수 있습니다.

대시보드를 거치지 않고 팀의 진행 상황을 빠르게 요약하고 싶으신가요? AI 기반의 어시스턴트인 ClickUp Brain을 사용해보세요!

Brain은 작업 공간(작업, 회의 노트, 채팅 대화 등)에서 정보를 가져오기 때문에 모든 프로젝트 관련 질문에 대한 답을 제공합니다. 즉, 불필요한 정보 없이 100% 정확한 정보만 얻을 수 있습니다!

또한 자연어 프롬프트를 사용하여 ClickUp에서 맞춤형 자동화를 구축할 수도 있습니다.

보너스 단계 6: 팀을 참여시켜 지속적인 개선을 달성하세요

팀은 가장 중요한 자산입니다. 팀을 참여시키세요! 작업에 댓글을 추가하여 자동화된 워크플로우에 대한 피드백을 수집하고 개선을 위한 제안을 장려하세요.

정기적인 체크인을 예약하여 잘 진행되고 있는 사항을 논의하고 최적화를 위한 아이디어를 브레인스토밍하세요.

아이디어 구상부터 구현, 보고에 이르기까지 모든 것이 ClickUp에서 이루어집니다.

ClickUp의 사용자 친화적인 인터페이스와 완벽하게 사용자 정의 가능한 기능을 통해 더 이상 번거로운 수동 작업에 시달리지 않아도 됩니다.

반복적인 프로세스를 자동화하고, 가시성과 책임감을 높이며, 솔직히 말해서 3명의 팀원에게서 정보를 수집하기 위해 공장을 3번이나 돌아다닐 필요가 없게 하는 데 매우 유용합니다. 대부분의 사람들은 관리 업무나 프로젝트를 지원하기 위해 이 도구를 사용하는 것 같은데, 저희는 제조 공정을 디지털화하기 위해 이 도구를 매우 효과적으로 구현했습니다.

성공적인 프로세스 자동화를 위한 최고의 실행 방식

비즈니스 프로세스 관리를 자동화하는 것은 목적지가 아닌 여정입니다. 원활하고 성공적인 전환을 위해 다음의 최고의 실행 방식을 따르세요.

작게 시작하세요

모든 것을 한 번에 자동화하려고 하지 마십시오. 특정 부서에서 명확하게 정의된 단일 프로세스부터 시작하십시오. 이렇게 하면 조직 전체에 자동화 노력을 확대하기 전에 상황을 파악하고, 잠재적인 문제를 파악하고, 접근 방식을 개선할 수 있습니다.

첫날부터 이해관계자와 협력하세요

자동화는 워크플로우를 크게 변화시키므로, 계획 단계부터 여러 이해 관계자를 참여시키세요.

이를 통해 모든 직원이 프로세스에 계속 참여하고 자동화 목표를 이해할 수 있습니다. 직원, 관리자, 심지어 고객으로부터 의견을 수집하여 문제점과 개선할 부분을 파악하십시오.

프로세스를 표준화하세요

자동화를 구현하기 전에 조직 전체의 프로세스를 정의, 문서화 및 표준화하십시오. 이를 통해 자동화된 워크플로우로 원활하고 성공적으로 전환할 수 있는 기반을 마련할 수 있습니다.

모든 키 프로세스에 대한 표준 운용 절차 (SOP)를 만들고 구현하여 신입 사원도 최소한의 수동 안내만으로 플랫폼을 사용할 수 있도록 하세요.

광범위한 테스트

자동화된 워크플로우를 최종 확정하기 전에 철저히 테스트하십시오. 구현 후 성능을 면밀히 모니터링하십시오. 처리 시간, 오류율, 고객 만족도 등 주요 메트릭을 추적하십시오.

이를 통해 문제를 신속하게 파악하고 해결할 수 있으므로 자동화가 예상한 결과를 달성할 수 있습니다.

인공지능을 도입하세요

AI는 자동화 노력을 크게 향상시킬 수 있습니다. 따라서 가능한 한 많이 활용하여 업무를 더 쉽게 만드세요. 데이터 분석, 예측 모델링 및 고객 서비스 작업을 위한 AI 기반 솔루션을 살펴보세요.

패턴을 파악하고, 더 많은 정보를 바탕으로 의사 결정을 내리고, 고객 경험을 개인화할 수 있습니다.

인간의 감독 유지

자동화는 사람의 개입을 크게 줄일 수 있지만, 일정 수준의 인적 감독을 유지하는 것이 중요합니다. 일부 작업은 항상 사람의 판단, 창의력 및 비판적 사고가 필요합니다.

자동화와 인적 감독의 균형을 유지하여 최상의 결과를 보장하십시오.

이러한 최고의 실행 방식을 따름으로써 프로세스 자동화의 이점을 극대화하고 워크플로우 효율성을 개선하며, 기술적인 측면에 부담을 느끼지 않고 자동화로 성공적으로 전환할 수 있습니다.

ClickUp으로 종이 문서의 사슬에서 벗어나세요

반복적인 작업은 신발에 들어간 작은 자갈과 같습니다. 처음에는 참을 수 있지만, 시간이 지날수록 답답함을 느끼고 속도가 느려집니다. 마침내 자갈을 빼낸 그 기분을 기억하십니까? 자동화는 바로 그런 느낌입니다.

하지만 자동화를 위해 ClickUp을 선택해야 하는 이유는 무엇일까요?

맞춤형 자동화, 대시보드 및 지능형 AI 어시스턴트를 갖춘 프로세스 자동화를 위한 최고의 플랫폼입니다. 더 원활한 워크플로우, 더 행복한 팀, 더 만족스러운 고객을 위한 키입니다. 몇 번의 클릭만으로 혁신을 실현할 수 있는데, 왜 단조로운 일상에 안주하겠습니까?

매우 간단합니다. 소규모로 시작하여 팀을 참여시키고 진행하면서 조정하세요. 어느새 자동화가 없었던 시절을 어떻게 버텼는지 의아해질 것입니다.

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