여러 프로젝트를 관리하는 프로젝트 관리자는 각 프로젝트의 진행 상황을 완전히 파악하지 못할까봐 걱정할 수 있습니다.
부적절한 계획으로 인해 결과물이 불만족스럽고, 마감일이 늦어지고, 예산이 초과될 수 있는 대규모 또는 복잡한 프로젝트를 관리하는 경우 이러한 걱정은 더욱 커질 것입니다.
그러나 이러한 과제를 해결하는 방법은 프로젝트 관리 워크플로우를 만드는 것입니다. 프로젝트 워크플로우는 모든 프로젝트의 작업, 리소스, 결과물 및 마일스톤에 대한 가시성과 제어력을 향상시킵니다.
프로젝트의 진행 상황을 추적하고 문제가 확대되기 전에 병목 현상을 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다.
이 블로그에서는 프로젝트 관리 워크플로우의 내용과 그 필요성을 살펴보겠습니다. 또한 프로젝트를 관리하기 위한 워크플로우 설정, 유용한 프로젝트 관리 도구 및 몇 가지 최고의 실행 방식을 살펴보겠습니다.
프로젝트 관리 워크플로우란 무엇일까요?
프로젝트 관리 워크플로우는 프로젝트가 시작부터 끝까지 진행되어야 하는 논리적 단계의 순서입니다. 여기에는 프로젝트 계획 및 실행에 대한 명확한 지침이 포함되어 있으며, 복잡한 프로세스를 관리 가능한 작업으로 세분화합니다.
프로젝트 관리 워크플로우는 모든 사람의 책임, 에스컬레이션 처리 방법 및 사용할 도구를 명확하게 정의합니다.
프로젝트 관리 워크플로우의 중요성
프로젝트 관리 워크플로우는 팀이 프로젝트를 성공적으로 실행하는 방법을 알려주는 명확한 로드맵을 제공합니다. 다음과 같은 이점이 있습니다.
- 투명성 향상: 프로젝트 워크플로우는 프로젝트 실행의 단계와 작업 의존성을 나타냅니다. 이를 통해 모든 사람이 프로젝트와 관련된 작업, 프로세스 및 타임라인을 쉽게 볼 수 있습니다
- 커뮤니케이션 개선: 프로젝트 관리 워크플로우는 커뮤니케이션 프로토콜을 정의합니다. 따라서 팀 회원은 프로젝트 정보를 어디에서 어떻게 공유해야 할지 알 수 있습니다. 이를 통해 혼란이 줄어들고 프로젝트 팀 회원이 업데이트를 쉽게 공유하고, 협업하고, 정보에 액세스할 수 있습니다
- 책임감 향상: 워크플로우는 각 팀 회원에게 할당된 작업과 책임을 정의합니다. 또한 결과물의 타임라인도 설정합니다. 이를 통해 모든 작업에 전담 소유자가 지정되고 누락되는 일이 없도록 할 수 있습니다
프로젝트 관리와 워크플로우 관리의 차이점
프로젝트 관리와 워크플로우 관리의 차이점을 살펴보세요.
| 요소 | 프로젝트 관리 | 워크플로우 관리 |
| 정의 | 프로젝트 관리에는 프로젝트의 시작부터 끝까지 모든 단계를 감독하는 것이 포함됩니다 | 워크플로우 관리는 프로젝트를 효율적으로 완료하는 데 필요한 단계의 순서를 요약한 것입니다 |
| 키 구성 요소 | 시작, 계획, 실행, 모니터링, 제어 및 마감 | 프로젝트에서 기대되는 입력, 프로세스 및 출력을 정의하세요 |
| 목표 | 예산 제약, 품질 기준 및 프로젝트 목표를 주시하면서 프로젝트를 적시에 전달하세요 | 다양한 프로세스를 간소화하여 생산성을 개선하고, 협업을 활성화하며, 운영 효율성을 높일 수 있습니다 |
프로젝트 관리 워크플로우의 키 요소는 무엇일까요?
1. 입력
프로젝트 관리 워크플로우의 시작점인 여기에서는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 입력을 목록으로 작성합니다. 여기에는 프로젝트를 원활하게 실행하는 데 필요한 리소스, 자료 및 정보가 포함됩니다. 입력을 정의하는 동안 다음을 정리해야 합니다.
- 워크플로우에서 다양한 작업을 수행하기 위한 프로젝트 플랜, 요구 사항, 연구 및 사양
- 프로젝트 실행에 필요한 물리적, 인적, 재정적 리소스
- 필수 작업 및 활동을 수행하는 방법에 대한 지침 및 안내
- 프로젝트를 실행하기 위해 충족해야 할 의존성
- 관계자가 지정된 기대사항 및 요구사항
2. 프로세스
입력 사항을 이해한 후 프로세스 및 프로젝트 실행 단계를 개략적으로 설명합니다. 워크플로우를 개별 작업으로 나누고 순서를 정하여 모든 이해 관계자에게 기대 사항을 명확하게 알려야 합니다. 각 작업의 마감일을 정의하고 이러한 작업을 완료하는 데 필요한 의존성을 파악합니다.
다음으로 워크플로우 다이어그램을 사용하여 프로세스 흐름을 지도에 표시하고, 워크플로우 자동화 작업이 어떻게 상호 연결되어 있는지 보여주고, 모든 프로젝트 단계에 대한 키 마일스톤과 결과물을 추가합니다.
3. 출력
출력은 워크플로우의 마지막 요소입니다. 워크플로우의 마지막에 예상되는 결과를 포함하며 워크플로우 내 각 작업의 유형적 및 무형적 결과를 보여줍니다.
워크플로우의 결과물에는 다음이 포함될 수 있습니다.
- 상태 보고서, 테스트 보고서, 사용자 피드백 등 완료된 작업 및 활동
- 문서, 프로토타입, 디자인 등 다양한 deliverables
- 전체 프로젝트 및 워크플로우 프로세스에 대한 보고서, 주요 결과 및 KPI
프로 팁 💡: 프로젝트 관리 워크플로우를 처음부터 새로 만들지 말고, 미리 만들어진 프로젝트 관리 워크플로우 템플릿 을 사용하여 비즈니스 프로세스를 지도에 표시하고 프로세스의 키 구성 요소를 시각화하세요.
비즈니스 프로세스 관리에서 프로젝트 관리 워크플로우의 중요성
워크플로우는 프로젝트를 예산 내에서 원활하게 관리하는 데 도움이 되며 비즈니스 프로세스 관리(BPM)에 큰 영향을 미칩니다. BPM은 비즈니스 성과를 개선하기 위해 프로세스와 워크플로우를 최적화하는 조직 전체의 활동입니다.
BPM에서 프로젝트 관리 워크플로우가 필수적인 이유는 다음과 같습니다.
1. 간소화된 프로세스 관리
워크플로우는 비즈니스 프로세스 내에서 다양한 활동을 처리하기 위한 표준 프레임워크를 제공합니다. 이를 통해 불일치를 줄이고 프로세스 실행을 간소화할 수 있습니다.
여기에서 프로젝트 워크플로우의 예시를 살펴보겠습니다. 워크플로우는 고객 지원 비즈니스 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 티켓 처리에서 분류, 할당, 조사, 해결, 후속 조치, 종료 등 다양한 단계를 정의할 수 있습니다. 이 워크플로우는 상담원에게 다양한 지원 요청을 처리하는 방법, 오류 및 혼란을 줄이는 방법, 일관된 고객 서비스를 보장하는 방법을 알려줍니다.
ClickUp의 고객 온보딩 템플릿을 사용하여 고객에게 일관된 온보딩 경험을 제공하고 고객이 제품/서비스를 빠르게 시작할 수 있도록 지원하세요.
이 템플릿을 사용하여 워크플로우를 만들면 고객이 온보딩 과정에서 필요한 정보와 지원을 받을 수 있으므로 고객 서비스 요청이 감소합니다.
2. 운영 효율성 향상
워크플로우는 다양한 비즈니스 프로세스를 분석하고, 사람의 개입 없이 일상적이고 반복적인 작업에 자동화를 구현하여 직원들이 더 복잡한 작업에 집중할 수 있도록 지원합니다.
3. 비즈니스 프로세스의 가시성 향상
워크플로우는 프로세스의 단계, 작업 및 활동을 시각적으로 표현하기 때문에 이해 관계자들은 전체 프로세스 흐름, 마일스톤, 의존성, 상호 작용 및 업무 인계를 확인할 수 있습니다.
예를 들어, 제조 회사의 조달 워크플로우를 생각해 보겠습니다. 여기에는 조달 요청, 승인, 공급업체 확인 및 구매가 포함됩니다. 워크플로우를 통해 이해 관계자들은 다양한 조달 요청의 상태를 정확하게 추적하고 예산 한도 내에서 진행되고 있는지 확인할 수 있습니다.
제품 수명 주기에서 프로젝트 관리 워크플로우의 역할
프로젝트 관리 워크플로우는 제품의 라이프사이클과 밀접한 관련이 있으며, 고품질의 제품과 서비스를 제공하는 데 도움이 됩니다.
예를 들어, 제품 개발 단계에서 프로젝트 관리 워크플로우는 제품 설계 및 구축에 중점을 둡니다. 도입 단계에서는 워크플로우가 마케팅 캠페인, 배포, 피드백 등 제품 출시에 관련된 작업을 요약합니다. 제품이 성장 단계로 넘어가면 워크플로우는 수익성 및 매출 개선에 중점을 둡니다.
프로젝트 관리 워크플로우를 만드는 단계별 가이드
프로젝트의 범위, 팀의 크기, 사용 가능한 예산에 따라 워크플로우를 만드는 방법은 여러 가지가 있습니다. 하지만 다음은 워크플로우를 정리하고, 프로젝트 관리 워크플로우를 만들고, 실행하는 데 도움이 되는 간단한 지침입니다.
1. 프로젝트 목표 정의
프로젝트에서 기대하는 광범위한 결과와 성과를 파악하는 것부터 시작하세요. 추가적인 계획 및 의사 결정에 도움이 될 수 있도록 구체적이고, 측정 가능하며, 현실적인 결과를 설정하세요.
프로젝트 목표의 예시는 다음과 같습니다.
- 시장 점유율 확대
- 평균 거래 규모 확대
- 제품 품질 개선
- 생산 비용 절감
- 신제품 출시
프로젝트의 목표와 목적을 설정했다면, 이를 더 작은 목표로 세분화하고 팀 회원들에게 할당해야 합니다.
ClickUp 목표를 사용하여 더 큰 목표를 더 작은 목표로 나눌 수 있습니다.
프로젝트 목표를 설정하고 이를 달성하기 위한 측정 가능한 목표를 설정하는 것으로 시작하세요.
예를 들어, 영업 팀의 목표가 평균 거래 크기를 늘리는 것이라고 가정해 보겠습니다. 영업 사원의 측정 가능한 목표는 다음과 같을 것입니다.
- 특정 금액 이상의 거래 성사(예시: 고객당 연간 50,000달러 이상)
- 연간 계약에 더 많은 제품 또는 서비스 번들링
영업 사원이 진행 상황을 진행하면서 ClickUp에서 목표를 업데이트할 수 있습니다.
가장 좋은 점은 ClickUp의 프로젝트 관리 소프트웨어가 프로젝트 진행 상황을 실시간으로 자동으로 계산한다는 것입니다.
ClickUp의 SMART 목표 템플릿은 목표를 관리하기 쉬운 시스템으로 정리하여 일일 목표 설정을 지원합니다. 이 템플릿은 목표를 구체적이고, 측정 가능하고, 달성 가능하고, 관련성이 있으며, 시간 제한이 있는 (SMART) 목표로 나누고, 진행 상황을 시각화하며, 작업을 더 작고 달성 가능한 단계로 나눕니다.
2. 프로젝트의 범위를 파악하고 작업 목록을 작성하세요
프로젝트의 예상 결과를 이해한 후에는 다음 단계로 프로젝트의 범위, 결과물, 리소스 및 프로젝트 작업을 파악해야 합니다.
이후 이해관계자의 의견을 수렴하여 범위(scope)가 포괄적이고 명확하게 정의되었는지 확인할 수 있습니다.
가장 좋은 팁은 ClickUp 문서를 사용하여 범위, 목표, 알림, 작업, 결과물, 리소스 등을 정의하는 것입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어에 포함된 협업 문서 에디터는 프로젝트 관리자가 프로젝트 실행 프로세스를 표준화할 수 있도록 지원합니다.
프로젝트 관리자가 ClickUp 문서를 좋아하는 이유는 다음과 같습니다.
- Clickup 문서의 텍스트를 실행 가능한 작업으로 변환하세요
- 태그 또는 멘션을 통해 팀 회원에게 댓글을 위임하세요
- 모든 사람이 중복 없이 문서를 보거나 편집할 수 있으며, 변경 사항은 실시간으로 반영됩니다
3. 프로젝트 로드맵 만들기
다음으로, 이러한 목표와 마일스톤을 프로젝트 타임라인에 표시하여 로드맵을 작성하면 모든 사람이 전반적인 방향을 이해할 수 있습니다.
프로젝트 관리 도구 내의 ClickUp 간트 차트 보기를 사용하여 로드맵을 시각적으로 표현할 수 있습니다.
이 프로젝트 관리 기법을 사용하면 동적인 타임라인에서 프로젝트의 진행 상황, 작업 및 의존성을 볼 수 있습니다. 마감일을 추적하고 프로젝트를 지연시킬 수 있는 병목 현상을 파악할 수 있습니다.
4. 리소스 가용성에 따라 작업 할당 및 위임
프로젝트에 필요한 다양한 역할을 정의하고 디자인, 연구, 개발, 승인 등 각 작업에 리소스를 할당하세요. 누가 어떤 작업을 할지 결정한 후에는 확인된 팀 회원에게 작업을 할당하세요.
ClickUp의 작업량 보기는 각 팀 회원의 업무 할당량을 표시하여 프로젝트를 성공적으로 완료하기 위해 리소스를 적절하게 파악하고 할당할 수 있도록 지원합니다.
5. 워크플로우를 시각적으로 표현하세요
프로젝트 워크플로우를 시각적으로 표현하면 모든 팀 회원이 로드맵을 파악하고 자신의 역할이 프로젝트 내의 다른 작업에 어떤 영향을 미치는지 이해할 수 있습니다.
ClickUp을 두 가지 방법으로 사용하여 워크플로우를 표현하세요: ClickUp 마인드맵과 ClickUp 화이트보드.
ClickUp의 마인드 맵을 사용하면 작업을 만든 다음 단일 보기에서 브랜치 형식으로 관련 작업과 의존성을 추가하여 워크플로우를 단계별로 표현할 수 있습니다. 마인드 맵에서 작업을 편집하거나 삭제하고 팀 회원들과 공유할 수도 있습니다.
또는 ClickUp 화이트보드를 사용하여 팀에 워크플로우를 발표할 수도 있습니다. 아이디어를 작업, 파일 및 기타 중요한 정보에 연결하여 컨텍스트를 추가하세요.
| 프로 팁 💡: ClickUp에는 가장 복잡한 워크플로우도 간단하게 만들 수 있는 여러 화이트보드 템플릿이 있습니다. |
6. 흐름도를 작성하여 개선이 필요한 분야를 식별하세요
프로젝트 관리의 플로우 차트는 하위 작업 및 의사 결정 지점을 포함한 프로젝트 프로세스를 지도에 표시하는 데 중점을 둡니다. 이 차트를 사용하면 단계의 논리적 순서를 이해하고 비효율이나 지연이 발생할 수 있는 부분을 파악할 수 있습니다.
문제가 발생하면, ClickUp의 사전 구축된 프로젝트 관리 워크플로우 템플릿을 사용하여 플로우차트에서 단계를 쉽게 되짚어 문제의 원인을 파악하고 해결책을 찾을 수 있습니다.
프로젝트 관리자는 ClickUp의 프로세스 흐름 차트 템플릿을 사용하여 모니터링하기 쉽고, 프로세스의 모든 단계를 문서화하고, 문제를 조기에 해결할 수 있는 프로세스 지도를 만들 수 있습니다.
7. 테스트 및 출시
프로젝트 실행 전에 워크플로우를 테스트하여 격차나 비효율적인 부분을 파악하세요. 프로젝트에 참여하는 이해 관계자와 팀원을 참여시켜 잠재적인 격차를 파악하세요.
그들의 의견을 활용하여 워크플로우를 개선하고 실행하세요.
프로젝트 관리 워크플로우 최적화
프로젝트 관리 워크플로우가 최적으로 작동하는지 확인하기 위해 정기적으로 검토해야 합니다.
이를 위한 가장 좋은 방법은 프로젝트 관리 워크플로우에 특화된 핵심 성과 지표(KPI) 및 메트릭을 추적하는 것입니다. 예를 들어, 고객 서비스 개선 워크플로우를 설계한 경우, 첫 번째 문의 해결, CSAT, 티켓 양, 해결률 등의 메트릭을 추적하면 그 효과에 대한 인사이트를 얻을 수 있습니다.
ClickUp의 KPI 템플릿을 사용하면 관리자와 팀이 성공 메트릭을 추적 및 시각화하고 모든 사람이 목표를 향해 일관되게 일할 수 있습니다. 이해 관계자는 조직 전체의 성과를 가시적으로 확인할 수 있으며, 관리자는 데이터와 개선이 필요한 부분을 분석할 수 있습니다.
효율적인 프로젝트 관리 워크플로우를 위한 최고의 실행 방식
효율적이고 효과적인 프로젝트 관리 워크플로우를 만드는 데 필요한 몇 가지 최고의 실행 방식을 소개합니다.
1. 명확한 커뮤니케이션 프로토콜을 수립하세요
효과적인 워크플로우 관리에는 명확한 커뮤니케이션 프로토콜이 필수적입니다. 이 프로토콜은 팀이 업데이트를 제공하는 빈도, 문제가 발생했을 때 알림을 보내야 하는 대상, 에스컬레이션 경로를 정의합니다.
또한 선호하는 커뮤니케이션 채널 또는 매체를 정의해야 합니다.
예를 들어, 이메일은 프로젝트 업데이트, 이해 관계자 커뮤니케이션, 주간 진행 보고서 및 공식 발표와 같은 공식적인 커뮤니케이션에 사용됩니다.
반면 인스턴트 메시징은 빠른 협업에 탁월합니다. ClickUp 채팅을 사용하면 팀원과 소통하고 실시간 업데이트를 공유할 수 있습니다. 채팅 대화에서 팀 회원을 태그하기만 하면 해당 회원에게 즉시 알림이 전송됩니다.
2. 투명성과 책임감 유지
프로젝트의 모든 정보, 진행 상황, 과제 및 요구 사항을 투명하게 공개하여 팀원들 간의 신뢰를 쌓고 모든 사람이 우선순위와 기대치를 공유할 수 있도록 하세요. 이는 의사 결정에 도움이 되며 원활한 프로젝트 관리 워크플로우에 필수적입니다.
3. 정기적인 점검 및 업데이트를 일정화하세요
프로젝트 팀원들과 정기적으로 연락하여 효율적인 프로젝트 관리 워크플로우를 확보하세요. 정기적인 체크인을 통해 팀원들이 어디에서 막혀 있거나 어려움을 겪고 있는지 파악하고 문제를 해결하기 위한 단계를 취할 수 있습니다.
4. ClickUp 대시보드를 통한 자동 보고서 및 인사이트
ClickUp 대시보드를 사용하여 보고 및 인사이트와 같은 프로젝트 관리 작업을 자동화하세요.
ClickUp 대시보드를 사용하면 프로젝트 관리자가 단일 제어 센터에서 프로젝트 진행 상황, 마감일, 작업 및 담당자를 시각화할 수 있습니다. 프로젝트 진행 상황에 대한 자세한 보고서를 받고 워크플로우의 병목 현상을 파악하세요.
5. 워크플로우 관리 소프트웨어 구현
워크플로우 관리 소프트웨어는 맞춤형 흐름을 만들고 작업을 자동화하여 프로젝트를 간소화할 수 있습니다.
예를 들어, ClickUp의 강력한 워크플로우 관리 기능을 사용하면 작업을 관리하고, 맞춤형 워크플로우를 설계하고, 자세한 보고서를 작성할 수 있습니다. ClickUp 자동화는 상태가 변경될 때 새로운 마감일을 설정하는 등 워크플로우를 자동화합니다. 자동화가 데이터 교환을 위해 다른 앱과 관련되어 있는 경우 통합 자동화를 사용할 수도 있습니다.
ClickUp으로 효과적인 프로젝트 관리 워크플로우 구축하기
프로젝트 관리 워크플로우를 만드는 것은 가장 복잡한 프로젝트에서도 혼란을 줄일 수 있는 실패 없는 방법입니다. 여러 프로젝트 또는 단일 프로젝트의 워크플로우를 관리하는 경우, 결과물, 결과물, 타임라인 또는 예산 등 모든 것을 추적하고 누락이 없도록 하기 위해서는 올바른 도구가 필요합니다.
다행히도 ClickUp에는 프로젝트 성공 가능성을 높이는 데 필요한 모든 기능과 템플릿이 포함되어 있습니다. 프로젝트 관리를 위한 ClickUp은 협업, 작업 관리, 리소스 관리 및 성과 추적을 위한 중앙 집중식 제어 센터입니다. 프로젝트 관리 워크플로우를 설정하는 수작업을 줄이고 필요와 우선순위에 따라 워크플로우를 맞춤 설정할 수 있도록 도와줍니다.
ClickUp에 무료로 가입하여 프로젝트 관리 워크플로우를 빠르게 구축하세요 .
자주 묻는 질문 (FAQ)
1. 프로젝트 관리 워크플로우란 무엇일까요?
프로젝트 관리 워크플로우는 프로젝트 실행에 관련된 작업, 프로세스 및 활동으로 구성된 잘 구조화되고 논리적인 순서입니다. 프로젝트 관리 워크플로우 프로세스는 프로젝트의 범위, 목적 및 목표를 설명하고 프로젝트를 완료하는 데 필요한 도구, 예산 및 인력에 대한 정보를 포함합니다.
이해 관계자들은 프로젝트 관리 워크플로우를 사용하여 프로젝트의 진행 상황과 결과를 개요로 파악하는 반면, 프로젝트 관리자는 이 워크플로우를 사용하여 병목 현상이나 위험을 파악하고 이를 해결하기 위한 사전 조치를 취합니다.
2. 워크플로우의 5단계는 무엇일까요?
프로젝트 관리 워크플로우의 5단계는 다음과 같습니다.
- 프로젝트 범위 정의: 프로젝트를 완료하는 데 필요한 목표와 리소스를 요약합니다. 프로젝트 범위를 통해 이해 관계자들은 프로젝트에 무엇이 포함되고 언제 완료될 것으로 예상되는지 이해할 수 있습니다
- 작업 분할: 프로젝트의 목표를 이해한 후, 여러 가지 높은 수준의 작업으로 분할하세요. 이렇게 하면 각 단계에서 프로젝트가 어떻게 진행되어야 할지 파악할 수 있습니다
- 타임라인 만들기: 모든 작업에 현실적인 마감일을 할당하세요
- 작업 위임: 팀원의 용량과 업무량에 따라 작업을 할당합니다
- 테스트 및 개선: 워크플로우가 의도대로 작동하는지 테스트하고, 이해 관계자의 피드백을 받고, 개선할 부분을 파악하세요. 그런 다음 워크플로우를 배포하고 모니터링하여 지속적으로 개선하고 변경하세요
3. 워크플로우가 프로젝트 관리에 중요한 이유는 무엇일까요?
워크플로우는 작업을 완료하고, 리소스를 효율적으로 할당하고, 오류를 줄이고, 비효율성을 최소화하기 위한 구조화된 프로세스를 구축하여 프로젝트 관리의 효율성을 향상시킵니다.