비즈니스를 위한 워크플로우 문서화를 위한 최고의 가이드

미국 지식 근로자 낭비 5.주당 3시간 정보를 기다리거나 기존 기관의 지식을 재창조하는 데 소비합니다. 이는 모든 직원의 생산성을 낭비할 뿐만 아니라 프로젝트 지연, 표준 이하의 납품, 그리고 무엇보다도 직원들의 업무 몰입도 저하로 이어집니다.

원격 환경에서는 정보/제도적 지식에 대한 접근성 부족이 매우 치명적일 수 있으며, 종종 조용히 퇴사하는 경우도 있습니다.

간단하고 반복 가능하며 일관된 시스템을 통해 직원들에게 작업을 수행하고 올바른 업무 결정을 내리는 방법을 알려주면 이러한 상황을 방지할 수 있습니다. 즉, 워크플로우를 활용하면 됩니다.

워크플로우란 일반적으로 프로젝트나 작업이 처음부터 끝까지 거치는 일련의 단계를 말합니다. 이는 맞춤형 마이크로서비스를 클라우드에 배포하는 것처럼 복잡할 수도 있고 비즈니스 비용 승인처럼 간단할 수도 있습니다.

또한 앞뒤로 이동할 수 있는 상태 머신 워크플로우나 규칙 중심 워크플로우와 같이 순차적이지 않은 워크플로우도 있습니다.

어떤 유형이든 좋은 워크플로우가 작업을 완료하는 로드맵 역할을 하여 올바른 방향을 제시하고 적절한 가드레일을 배치합니다.

하지만 워크플로우가 제대로 작동하기 위해서는 문서화 가지고 있습니다. 명확하고 간결하며 완료한 문서가 없으면 워크플로우가 잊혀지거나 무시되어 원점으로 돌아갈 가능성이 높습니다.

이 글에서는 효과적인 워크플로우 문서화가 필요한 이유와 작성 방법, 그리고 작업을 더 쉽게 하기 위해 사용할 수 있는 도구에 대해 설명합니다.

워크플로우 문서란 무엇인가요?

워크플로우 문서는 조직의 지식을 기록하고 이를 필요로 하는 모든 사람이 쉽게 액세스할 수 있도록 하는 프로세스입니다. 일반적으로 보안 인터페이스를 통해 제공되는 일련의 문서로, 비즈니스의 모든 측면을 수행하는 방법을 개괄적으로 설명합니다.

좋은 워크플로우 문서의 핵심 기능은 다음과 같습니다:

세분화: 좋은 워크플로우 문서는 가정을 전제하지 않고 프로세스의 모든 단계를 간략하게 설명합니다. 경비 승인을 위한 워크플로우 문서를 작성하는 경우, 경비 요청의 형식, 제출 플랫폼, 승인자의 이름/지명, 응답에 대한 SLA, 에스컬레이션 매트릭스, 연락 담당자 등을 다뤄야 합니다.

접근 가능: 찾을 수 없는 워크플로우 문서는 쓸모가 없습니다. 따라서 좋은 워크플로우 문서는 공유 드라이브, 로컬 인트라넷 또는 보안 링크와 같은 중앙 집중식 플랫폼에서 검색을 통해 쉽게 액세스할 수 있어야 합니다.

명확하고 간결하게: 간단한 작업을 수행하기 위해 끝도 없이 긴 문서를 읽는 것을 좋아하는 사람은 아무도 없습니다. 따라서 문서를 짧고 명확한 지침으로 작성하세요. 흐름도, 실행 가능한 섹션/체크리스트, 이모티콘으로 해야 할 일이나 하지 말아야 할 일을 강조하는 등의 시각적 도구를 사용하세요.

업데이트: 고성장 조직에서는 상황이 빠르게 변합니다. 워크플로우를 정기적으로 검토하세요. 분기별 1회 또는 조직에 적합한 주기를 설정하세요. 진화하는 프로젝트인 경우 실시간으로 문서를 업데이트하세요.

팀이 매일 수월하게 수행하는 업무에 비해 서류 작업이 너무 많다고 느껴진다면 워크플로우 문서화가 어떻게 1인당 약 6시간, 장기적으로 수백만 달러의 비용을 절약할 수 있는지 보여드리겠습니다.

효과적인 워크플로우 문서화의 이점

흔히 워크플로우를 이야기할 때 프로세스 효율성, 생산성 향상, 시간 절약 등을 목표로 합니다.

하지만 효과적인 워크플로우 문서는 직원에게도 도움이 됩니다. 모든 직원이 업무를 처리하는 데 도움이 되는 자조 가이드 역할을 하기 때문입니다. 방법은 다음과 같습니다.

조직 지식 공유: 워크플로우가 명확하게 문서화되어 있으면 팀원 모두가 업무를 잘 수행하기 위해 알아야 할 사항을 알 수 있습니다.

신입 직원은 암묵적인 지식과 최고의 실행 방식에 접근할 수 있어 같은 실수를 반복하지 않게 됩니다. 이렇게 하면 조직이나 새로운 프로젝트에 대한 직원의 온보딩이 빨라집니다.

더 나은 협업: 워크플로우가 프로세스의 모든 단계를 설명하여 모든 팀원에게 작업을 완료하기 전과 후에 어떤 일이 일어나는지 알려줍니다.

이를 통해 필요한 모든 정보를 수집하고 효율적으로 업무를 완료하여 다음 사람에게 전달할 수 있습니다.

전달 속도: 모든 팀원이 해야 할 일과 그 방법을 알고 있으면 방해받지 않고 작업을 완료할 수 있습니다.

또한 좋은 워크플로우 문서는 발생할 수 있는 문제와 그에 대한 잠재적인 해결책을 명시하여 프로세스의 문제점을 해결합니다.

팀 정렬: 팀 전체가 표준 워크플로우를 팔로우하면 오류가 줄어들고 매번 일관된 결과물을 제공할 수 있습니다.

이는 결과적으로 고객 경험의 일관성을 높여 브랜드 인지도를 강화하고 더 많은 매출, 더 높은 수익, 더 빠른 성장으로 이어집니다.

계정: 좋은 워크플로우란 프로세스의 단계뿐만 아니라 관련된 이해관계자도 고려해야 합니다.

각 팀원의 책임을 개괄적으로 설명하여 조직 표준에 맞는 일을 제공하도록 책임을 부여합니다.

보안: 세계경제포럼에 따르면 사이버 보안 문제의 95%는 사람의 실수에서 비롯된다고 합니다. 피싱 사기에 넘어가거나 실수로 코드에 기밀을 입력하는 등의 실수가 이에 해당합니다.

잘 문서화된 워크플로우에는 하지 말아야 할 일이 명시되어 있어 직원들이 따라야 할 보안 조치를 알려줍니다.

지속적인 개선: 워크플로우를 문서화하면 각 작업이 어떻게 수행되는지 세심하게 가시성을 확보할 수 있습니다.

이를 통해 조직은 프로세스를 검토하고 지속적으로 개선할 수 있습니다. 이를 통해 조직은 관행을 염두에 두고 정기적으로 미세 조정할 수 있습니다.

본질적으로 워크플로우란 비즈니스를 수행하는 '방법'입니다. 즉, 프로젝트를 수행하는 고유한 방식인 레시피입니다.

워크플로는 여러분의 지적 재산입니다. 워크플로우를 적절히 문서화하면 조직 전체가 IP를 활용하는 데 도움이 됩니다. 이를 실현하는 방법은 다음과 같습니다.

워크플로우 문서와 워크플로우 문서 - 같은가요?

문서 워크플로우와 워크플로우 문서화는 비슷하게 들리지만 프로세스 관리의 다른 측면을 나타냅니다. 다음은 각 용어에 대한 분석입니다:

1. 문서 워크플로우란?

• 정의: 문서가 생성부터 완료 또는 보관에 이르기까지 문서의 수명 주기 동안 거치는 일련의 프로세스 또는 단계를 말합니다.
• 목적: 조직 내 문서의 이동, 승인, 관리를 간소화하여 효율성과 규정 준수를 보장합니다.
• 예시:
  • 초안이 최종 확정되기 전에 여러 이해관계자의 검토와 편집을 거치는 문서 승인 프로세스, 문서가 계정 부서에서 경영진의 승인을 위해 이동하는 인보이스 승인 자동화.

핵심 요소

• 적합한 사람 또는 부서에 문서 라우팅.
• 승인 계층 설정.
• 문서 상태 추적(예: 보류 중, 승인됨, 거부됨).
• 규정 준수 및 감사 추적 보장.

사용 사례 예시:

• 법률 계약서 검토.
• 콘텐츠 퍼블리싱 파이프라인.
• HR 문서 관리(예: 직원 기록, 온보딩 양식).

2. 워크플로우 문서화

• 정의: 특정 작업, 프로젝트 또는 작업 집합이 완료되는 방법을 설명하는 프로세스 또는 워크플로우를 문서화하는 행위.
• 목적: 일관성, 명확성, 직원 교육을 보장하기 위해 프로세스를 공식화하고 표준화하는 데 도움이 됩니다.
• 예시:
  • 신입 직원 온보딩 방법에 대한 단계별 가이드 작성.지원팀에서 고객 불만 관리 절차를 기록합니다.

핵심 요소

• 단계별 지침을 삭제됨.
• 각 단계에서의 역할과 책임 파악.
• 사용되는 도구, 시스템 또는 문서 정의.
• 결정 포인트와 비상 상황의 개요를 설명합니다.
• 사용 사례:

사용 사례 예시:

• 직원 교육 매뉴얼.
• 표준 운용 절차(SOP).
• 소프트웨어 개발 프로세스 문서.

주요 차이점:

본질적으로 문서 워크플로우는 문서의 이동과 관리에 관한 것이고 워크플로우 문서화는 워크플로우의 작동 방식을 자세히 설명하는 것으로, 문서 워크플로우를 하위 집합으로 포함할 수 있습니다.

워크플로우 문서화 프로세스를 만드는 방법

아직 워크플로우가 없는데 무엇을 문서화해야 하냐고 생각할 수 있습니다

누구나 의도적으로 또는 무의식적으로 팔로워하는 일종의 워크플로우가 있습니다. 워크플로우를 문서화하는 것은 전혀 다른 문제입니다. 어떻게 하면 잘 문서화할 수 있는지 알아봅시다.

1. 이미 문서화된 워크플로우 수집하기

좋은 워크플로우 문서화 프로세스는 조직 전체에 흩어져 있는 최고의 아이디어를 모아 모두에게 힘을 실어주는 강력한 시스템으로 만듭니다.

기존 문서를 찾거나 프로세스 지도를 확인하세요 . 이러한 맵은 워크플로우 관리 소프트웨어 또는 문서로 다운로드하세요.

팀 매니저가 팀원에게 보내는 이메일, 화이트보드에 그린 순서도, 온보딩/교육용으로 만든 프레젠테이션에 포함될 수도 있습니다.

현재 워크플로우 문서가 존재하는 양식에 대해 열린 마음을 유지하세요. 이 모든 정보를 통합하세요. 단계별로 정리하세요.

2. 팀과 대화하기

모든 조직에는 팀원들 사이에 암묵적인 지식, 즉 자신도 모르는 지식이 존재합니다. 비즈니스 프로세스에 대해 팀원들과 이야기를 나누다 보면 프로세스 문서에서는 명확하게 드러나지 않는 것들을 발견할 수 있습니다.

3. 개별 팀원 인터뷰하기

역학 관계를 파악하기 위해 그룹 회의를 진행하는 것도 도움이 되지만, 개별 인터뷰는 더 깊이 있는 정보를 제공합니다. 다음은 이러한 대화를 유도하기 위한 몇 가지 질문입니다.

• 전체 워크플로우의 일부로 어떤 단계를 따르고 있나요?
• 이러한 단계는 어떤 순서로 흐르나요?
• 각 단계의 이해관계자는 누구인가요?
• 각 단계에서 어떤 어려움에 직면했으며 어떻게 극복했나요?
• 워크플로우에 공백이 있는 부분은 어디인가요? 현재 그 공백을 어떻게 메우고 있나요?
• 결과물은 무엇인가요?
• 성과와 성공의 척도는 무엇인가요?

4. 워크플로우를 문서화하세요

ClickUp 작업 공간에서 프로젝트 업데이트를 모니터링하고, 워크플로우를 관리하고, 팀과 협업하세요

지금까지 수집한 모든 정보를 종합적으로 기록하세요. 처음부터 끝까지 단계별로 프로세스 흐름으로 구성하세요.

각 단계에서 가능한 한 많은 세부 사항을 포함하세요. 워크플로우를 문서화할 때 염두에 두어야 할 몇 가지 요소는 다음과 같습니다:

• 목표 추적 : 이 프로세스가 달성하고자 하는 목표와 이를 측정하는 방법
• 이해관계자: 각 단계에 대한 책임자, 에스컬레이션 매트릭스, 우려 사항/질문이 있을 경우 연락할 사람
• 의존성: 각 단계의 결과가 누군가의 행동이나 승인에 따라 달라지는지 여부
• 액세스: 워크플로우를 완료하기 위해 도구, 환경, 자산 및 리소스에 대해 어떤 권한이 부여되어야 하는지 여부
• 결과물: 각 단계가 끝날 때 예상되는 결과물(각 단계의 메트릭 포함)
• 마일스톤: 완료해야 하는 워크플로우의 특정 단계
• 시간 프레임: SLA 및합리적인 타임라인 워크플로우의 각 단계에 대해
• 리뷰: 진행 상황을 추적하기 위한 리뷰/회의 일정
• 용어집: 특정 용어에 대한 의미 및 사용 지침프로젝트 범위 ### 5. 워크플로우 문서 디자인하기

3단계에서는 워크플로우의 세부적인 내용을 설명하지만, 텍스트만 가득하다면 그다지 유용하지 않을 수 있습니다.

따라서 나중에 쉽게 사용하고 참조할 수 있도록 워크플로우 문서를 디자인하는 것이 중요합니다. 워크플로우를 디자인할 수 있는 몇 가지 간단한 방법은 다음과 같습니다:

• 프로세스를 시각화하기 위한 흐름 차트
• 작업과 하위 작업을 정리하기 위한 체크리스트
• 타임라인과 겹치는 작업 보기를 위한 간트 차트
• 중요한 단계를 강조하기 위한 제목 및 부제목
• 중요한 요소를 강조하는 알림 상자(Alert Box)

6. 워크플로우 문서화 소프트웨어 사용

강력한 워크플로우 문서화 소프트웨어는 주로 다음 세 가지에 도움이 됩니다:

• 간소화: 워크플로우에 구조를 부여하여 읽고 팔로우하기 쉽게 만듭니다
• 연결: 다양한 관련 워크플로우를 연결하여 큰 그림을 더 잘 지도합니다
• 상호 작용: 작업 생성이나 알림 전송과 같은 실행 가능한 단계를 더 간단하게 만들 수 있습니다

스프레드시트, 프레젠테이션 또는 스프레드시트, 프레젠테이션과 같이 일반적으로 사용 가능한 도구로 이 작업을 수행할 수 있습니다 프로세스 지도 작성 소프트웨어 . 그러나 목적에 맞게 설계된 워크플로우 문서화 소프트웨어가 훨씬 더 효과적입니다. ClickUp 마인드 맵 는 워크플로우를 간단하고 시각적으로 디자인할 수 있는 방법을 제공합니다. 기존 템플릿을 사용하여 워크플로우 다이어그램을 즉시 디자인하거나 단계 간의 연결을 쉽게 드래그 앤 드롭하여 의존성을 제안할 수 있습니다. 노드를 사용하여 모든 단계에 대한 리소스를 제공하는 참조 지점을 만들 수 있습니다. ClickUp 문서 는 기록, 공유, 그리고 워크플로우 문서 공동 작업 . 중첩된 페이지, 북마크, 연결된 문서를 통해 ClickUp 문서를 사용하여 복잡한 프로세스에 대한 문서를 작성할 수 있습니다.

문서를 안전하게 공유하고, 실시간으로 협업하고, 동적으로 편집하고, 워크플로우에 연결하여 변경할 수 있습니다 프로젝트 상태 . 또한 ClickUp 문서에는 워크플로우 문서의 활용도를 높이기 위한 다양한 형식 옵션이 있습니다. ClickUp 작업 를 사용하면 마인드 맵이나 문서에서 실행 가능한 항목으로 워크플로우를 가져올 수 있습니다 프로젝트 관리 소프트웨어 .

이미 ClickUp을 작업에 사용하고 있다면 마인드 맵에 연결하여 작업을 지도화할 수 있습니다. ClickUp을 처음 시작하는 경우, 노드 기반 마인드 맵 도구에서 작업을 만들 수도 있습니다.

7. 정기적으로 검토 및 업데이트

워크플로우 문서는 프로세스가 발전함에 따라 정기적으로 업데이트되고 개선되는 살아있는 문서가 되어야 합니다. 검토할 때마다 팀이 참여하여 워크플로우에 대한 심층적인 인사이트를 수집하고 그에 따라 조정하세요.

워크플로우 문서 예시 및 템플릿

직원 온보딩 워크플로우

ClickUp의 직원 온보딩 프로세스 예시

모든 인적 자원 워크플로우 중에서 직원 온보딩은 가장 복잡하고 광범위합니다. 직원 온보딩을 위한 워크플로우를 작성하려는 경우 다음 단계가 도움이 될 수 있습니다.

이 예시는 필요에 따라 맞춤형으로 확장할 수 있는 충분한 기회를 제공하기 위해 골격을 유지했습니다.

가입할 때까지 참여 유도하기: 일반적으로 채용 제안을 수락하고 조직에 합류하기까지 몇 주가 걸립니다.

• 이 기간 동안 일주일에 한 번 이메일을 통해 계속 연락하세요

계정: HR 임원 | 타임라인: 제안 수락부터 입사까지 | 의존성: 없음_

첫날: 다음 관리 작업을 완료합니다.

• 고용 계약에 대해 논의하고 서명 받기
• 환영 패키지 제공
• 자산(워크스테이션, 이메일, Slack, HRMS, 명함, 주차 시설 등)을 제공합니다.
• 급여 계정 정보 수집
• 버디/멘토와 연결하기
• 오리엔테이션 일정 공유
• 점심 식사 또는 가상 커피 한잔

_계정: HR 임원 | 타임라인: 하루 | 의존성: 법무, 인사, 급여, IT, 친구 _ 종속관계: 법무, 인사, 급여, IT, 친구

오리엔테이션: 다음과 같이 역할의 성공을 위해 설정하세요.

• 해당 역할과 관련된 모든 오리엔테이션/교육 세션에 등록하도록 합니다
• 대면 세션을 위해 출장해야 하는 경우에는 그에 맞는 준비를 하세요
• 궁금한 점이 있으면 오리엔테이션 팀과 연결해 줍니다.
• 오리엔테이션에 함께 참여할 수 있는 다른 신입사원을 소개합니다

_계정: HR 임원 | 타임라인: 3일 | 의존성: HR, 트레이너 종속 대상

관련 회의 일정 잡기*

• 보고 관리자 회의를 통해 다음 사항을 논의합니다
  • 역할과 책임
  • 30/60/90일 목표
  • 커리어 대화
  • 성공의 척도
  • 피드백 메커니즘
  • 즉각적인 과제
• 각 대화에 대한 구체적인 목표를 가지고 신입 사원이 일하게 될 팀과의 회의 일정 잡기

_계정: 보고 관리자 | 타임라인: 2주 | 의존성: 관련 이해관계자의 참석 가능 여부

ClickUp 프로젝트 문서화 워크플로우 템플릿

프로젝트 문서를 하나의 ClickUp 문서에 저장하세요

모든 프로젝트에는 마일스톤, 작업, 의존성 및 책임과 함께 프로젝트에 대한 모든 제도적 지식을 개괄적으로 설명하는 위키 문서가 필요합니다. 이 프로젝트 문서 워크플로우 템플릿 의 ClickUp에는 성공을 위한 설정에 필요한 모든 것이 있습니다. 사용

• 프로젝트 개요를 위한 문서
• 오브젝트 및 마일스톤을 위한 목표
• 각 단계별 작업
• 각 작업의 마감일
• 진행 상황을 시각화하기 위한 간트 차트 보기

ClickUp 프로세스 및 절차 템플릿

ClickUp 프로세스 및 절차 템플릿으로 워크플로우 문서화 프로세스를 맞춤화하세요

직원 온보딩, 경비 승인, 콘텐츠 게시, 영업팀 협상, 소프트웨어 배포 등 어떤 업무든 문서화하세요, 비즈니스 프로세스 문서 는 팀이 자신 있게 일을 할 수 있도록 도와줍니다.

다음은 ClickUp 프로세스 템플릿 를 사용자 지정할 수 있습니다. 이 템플릿은 사용자 지정 상태, 사용자 지정 필드, 보드/테이블 보기 및 프로젝트 관리 필요한 모든 프로세스에 적합한 기능을 제공합니다.

ClickUp 프로세스 흐름 화이트보드 템플릿

엔드투엔드 워크플로우에 대한 명확하고 간결한 개요로 프로젝트 시각화를 간소화하세요

The 프로세스 흐름 화이트보드 템플릿 는 복잡한 워크플로우를 팀원들에게 간단하고 시각적으로 보여줄 수 있는 방법을 제공합니다. 워크플로우 디자인을 시작할 수 있는 흐름 차트를 제공하여 빈 화면이 주는 부담을 덜어줍니다.

워크플로우의 다양한 단계를 작업으로 손쉽게 변환하고, 마감일을 추가하고, 팀원을 할당할 수 있습니다.

ClickUp으로 워크플로우 문서 개선 # 워크플로우 문서 개선

좋은 워크플로우 문서는 조직 효율성의 기초입니다. ClickUp에서는 프로젝트 관리와 문서화가 긴밀하게 연결되어 있습니다.

더 나은 워크플로우 문서 작성하기

정보를 세분화하고 형식 지정 옵션으로 시각적 단서를 추가하여 문서가 무시되지 않고 소비될 수 있도록 하세요.

ClickUp 문서로 워크플로우 문서화를 시작하세요. 중요한 내용을 강조할 수 있도록 형식을 지정하고 버튼, 배너 또는 코드 블록을 추가하여 중요한 사항을 강조하세요.

워크플로우를 실행 가능하게 만들기

ClickUp 마인드 맵으로 워크플로우를 시각화하세요. 워크플로우에서 바로 작업을 생성하고 프로젝트로 전환하세요. 중첩된 하위 작업과 체크리스트를 사용해 원하는 수준의 세부 정보를 얻을 수 있습니다.

각 작업에 책임이 있는 직원에게 태그를 지정하여 명확하게 볼 수 있도록 하세요. 필요할 때마다 워크플로우를 복제하기만 하면 됩니다.

워크플로우 검토 및 해결

15개 이상의 강력한 보기 중 하나를 사용해 각 워크플로우의 상태를 파악하세요.

• 보드 보기로 워크플로우의 상태를 보기
• 박스 보기로 개요 보기
• 기한이 지난 작업, 현재 작업, 향후 작업을 볼 수 있는 달력 보기
• 업데이트/대화를 추적하는 활동 보기
• 팀원 성과를 볼 수 있는 작업량 보기

가장 편한 보기를 사용해 장애물을 파악하고 필요에 따라 개입하세요.

팀과 공동 작업하기

워크플로우에 팀이 참여하는 경우 문서도 마찬가지입니다. 팀과 워크플로우 문서를 공유하고, 피드백을 초대하고, 팀원들이 편집하거나 댓글을 남길 수 있도록 하세요.

AI가 알아서 일하게 하세요

ClickUp AI를 사용해 긴 문서화된 워크플로우를 요약하고, 실행 항목을 생성하고, 텍스트를 편집/형식화하고, 작업/서브 작업을 자동화하는 등 다양한 작업을 수행할 수 있습니다.

워크플로우 문서는 좋은 프로세스의 기초입니다. 장거리 조종사부터 중환자실 간호사까지 워크플로우 문서를 사용하여 업무를 올바르게 수행합니다.

예를 들어, 존스 홉킨스 병원의 중환자 치료 전문가인 피터 프로노보스트는 강력한 체크리스트와 행정적 지원을 통해 업무를 효율적으로 처리하고 있습니다, 예방에 도움이되었습니다 43건의 감염을 예방하고 8명의 생명과 200만 달러를 구했습니다.

성숙한 기업은 명확하고 액세스 가능한 워크플로우 문서를 통해 수백만 달러를 절약하고 효율성을 몇 배로 개선합니다.

여러분도 ClickUp으로 그렇게 할 수 있습니다. ClickUp에서 문서, 작업, 마인드 맵, 화이트보드, 수십 가지 워크플로우 문서 템플릿, AI 등을 영원히 무료로 이용하세요! 🦄ˀ