あなたのサービスに興味を示してくれたクライアント候補と電話で話したとしよう。その後、別のクライアントからの電子メールを読んだとします。
1週間が過ぎ、あなたはその会話の詳細を思い出すのに必死になっている。そして、受信トレイを延々とスクロールし、その1通の電子メールを探すのだ。苛立ちについて話そう！👀
もし、社外とのコミュニケーションを記録するシンプルで整理された方法があったらどうだろう？そこで便利なのが通話記録テンプレートです。電話や電子メール、その他のやりとりをクリアで包括的なログとして残すことができます。
この記事では、ExcelやClickUpで印刷可能な無料通話記録テンプレートを10個共有します。これにより、コミュニケーションを効率化し、生産性を高め、重要な情報が漏れるのを防ぐことができます。それでは、さっそくご覧ください！🚦
コールログテンプレートとは？
通話記録テンプレートは、電話、対面での会話、電子メールなど、さまざまなフォームのコミュニケーションを記録・追跡できるカスタマイズ可能な文書です。誰でも使用できますが、一般的にはテレマーケティング、セールス、カスタマーサポートチームがコミュニケーションを構造的かつ整理された方法で追跡するために使用します。
コールログのテンプレートは、対話の日時、発信者や発信者の名前、連絡先の詳細、対話の目的、関連するメモやフォローアップアクションなどの情報を記録します。この徹底した記録管理により、過去のディスカッションを参照し、より強固なクライアントリレーションシップを構築し、重要なタスクやコミットを常に把握することが容易になります。🙌
良い通話記録テンプレートとは？
社外とのやりとりを記録・管理する場合、優れた通話記録テンプレートがあれば、以下のようなことが可能になります。 プロジェクトの実行 を実行し、コミュニケーションのフローを改善する。しかし、通話記録テンプレートを「良い」ものにするのは一体何なのだろうか？注目すべき鍵を探ってみましょう：
- 構造化されたレイアウト：テンプレートは、シンプルで整理されたレイアウトで、クリアされたセクションがあり、必要な情報を簡単に入力し、見つけることができる。
- テンプレートは、連絡先情報、通話期間、メモ、必要なフォローアップ・アクションなど、関連する詳細をキャプチャする必要があります。
- ユーザーフレンドリーなデザイン： シンプルさ、わかりやすさ、スムーズなナビゲーションを優先したテンプレートを探しましょう。こうすることで、イライラや無駄な時間を省きながら、やりとりの追跡に集中することができます。
- 柔軟性とカスタマイズ性: 余分なフィールドを追加したり、ブランディングに沿った調整を行うかどうかにかかわらず、良いテンプレートは、特定のニーズに合わせてカスタマイズする自由と柔軟性を与える必要があります。
- 便利なアクセス：優れた通話記録テンプレートは、必要なときにいつでも簡単にアクセスできる必要があります。パソコンでも、タブレットでも、電話でも、クリックするだけでアクセスできるべきです。
2024年に使いたい通話記録テンプレート10選
電話の発着信やクライアントからの問い合わせを追跡するにしても、単に会話の記録を残すにしても、適切な通話記録テンプレートがあれば、すべてが違ってきます。
ありがたいことに、ゼロから作成したり、適切なものを探すのに数え切れないほどの時間を費やす必要はありません。私の仕事が完了したので、あなたがやる必要はありません！ここでは、今年から使えるコールログテンプレートのトップ10をリストアップします！✨
1.ClickUp セールスコールログテンプレート
ClickUp セールス・コールログ・テンプレート
たくさんのスプレッドシート、散らばった付箋、見当違いのスクリプトでセールスコールを管理することを考えると、頭が痛くなりませんか？もしそうなら、この営業電話記録テンプレートはあなたのためのものです。
この ClickUpセールスコールテンプレート は、セールスコールを効率化するために必要なものがすべて入ったフォルダに入っています。その中には、セールスコールトラッカーとコールスクリプトの2つのリストがあります。セールスコールトラッカーでは、名前、住所、電子メール、ウェブサイト、セールスコールの種類など、クライアントの鍵情報を取得できます。
また、カレンダービューも用意されており、一刻の猶予もありません。営業電話、提案書、フォローアップをシームレスにスケジュールし、締め切りが近づくとタイムリーなアラートを受け取ることができます。⏰
マップビューもやることです。マップビューを使えば、さまざまな場所でのセールスコールを俯瞰できます。テリトリープランニングを最適化するのに最適なツールです、 効果的なリソース配分 または市場拡大の可能性のある分野を特定する。
では、自動化の話をしよう。新規エントリーやステータスが変更されるたびに、コールスクリプト リストから対応するスクリプトがトリガーされるため、手動でスクリプトを検索する必要がなくなります。
他のClickUpテンプレートと同様、このテンプレートにはユーザーガイドが付属しており、ニーズに合わせて機能の追加、編集、削除が可能です。🛠️
2.ClickUp 営業パイプラインテンプレート
ClickUpセールス・パイプライン・テンプレート
テンプレート ClickUpセールス・パイプライン・テンプレート は以前のテンプレートをより包括的にしたバージョンです。営業パイプラインとアカウントを一元管理できます！
パイプライン管理セクションでは、以下の方法で新しいリードを獲得することができます。 ClickUp フォーム をクリックし、セールスパイプラインの最上部で回答を収集します。ここから、パイプラインのさまざまなフェーズに沿って新しいリードを移動させることができます。また、このプロセスを最適化したい場合は、チームビューに切り替えることで チームの仕事キャパシティを可視化することができます。 作業量を戦略的に再配分する。
クライアントを獲得すると、そのクライアントは自動的にアカウント・マネジメント・セクションに移動し、アカウント・チームのチーム・メンバーとペアを組むことになる。
アカウントチームは、優先度（低、中、高）、ステータス（オンボーディング、育成、要注意、更新）、エンゲージメント（アクティブ、非アクティブ、リスクあり）ごとに現在のクライアントをグループ化し、可視化することができます。これにより、戦略的に努力の優先順位をつけ、各クライアントの具体的なニーズに応じて、卓越したサービスを提供することができます。 🤩
また、クライアントがサービスの更新に失敗すると、再び自動的に過去のクライアントのセクションに移動します。
しかし、それだけではありません！ドキュメントビューを使用して、リアルタイムで次のような情報を作成、共有、共同作業することができます。 標準作業手順書 (SOPs)をチームで作成します。これにより、一元化された文書化と シームレスな知識共有 ビジネスにおけるシームレスな知識共有。 チームに最適なミーティングのペースを見つける。 !
3.ClickUp カスタマーコンタクトフォームテンプレート
ClickUpカスタマーコンタクトフォームテンプレート
ウェブサイト、電子メール、そして顧客からの問い合わせを管理する。 ソーシャルメディアプラットフォームの管理 を管理するのは、猫の群れを追うようなものだ。絶え間ないやり取り、散乱するメッセージ、追跡を続けるための絶え間ない努力に、圧倒され、疲れ果ててしまうこともあるだろう。
ありがたいことに
/参照 https://clickup.com/templates/customer-contact-form-t-182377072 ClickUp カスタマーコンタクトフォームテンプレート /%href/
は、この混沌に注文をもたらすように設計されています。ウェブサイトに埋め込んだり、電子メールで共有したり、ソーシャルメディアで宣伝したりするためのカスタマーコンタクトフォームができます。
顧客がコンタクトフォームに入力すると、その詳細がコンタクト要約リストに保存され、ステータス新規リクエストが割り当てられます。ここから、問い合わせをチームメンバーに割り当て、期日と優先度を設定できます。さらに、ボードビューを使用して、各問い合わせのステータス（新規リクエスト、レビュー中、ブロック済み、完了）を管理および追跡することができます。
このテンプレートを使用して、カスタマーの問い合わせを管理しましょう。すべての ユーザーに関する重要な詳細を一元化する 私の仕事は、問題を解決し、サービスの質を向上させ、ユーザーを増やすことです。 カスタム・リレーションシップ・マネジメント (CRM)。📈
4.ClickUp カスタマーサービス エスカレーション テンプレート
ClickUpカスタマーサービスエスカレーションテンプレート
カスタマーサポートのレベル分けが必要なカスタマーからの問い合わせが多いビジネスでは、シンプルなフォームテンプレートでは対応できない場合があります。
そこで
/となります。 https://clickup.com/templates/customer-service-escalation-t-127248368 ClickUpカスタマーサービスエスカレーションテンプレート /%href/
の登場です。このフォームの核となるのは、クライアントが問題や懸念を提起できるようにする、完全にカスタマイズ可能なログフォームです。
顧客からの回答は、自動的にTier 1レベルのチケットとして記録されます。このレベルで問題を解決することもできますし、ティア2にエスカレーションして専任のカスタマーサポートチームに依頼することもできます。より複雑な問題については、Tier 3で、製品、開発者、またはエンジニアリングチームを関与させることができ、将来のアップデートがこれらの問題に対処することを保証します。
問題が解決されると、閉じたチケットリストにアーカイブされ、後で参照できるようになります。自動化を有効にすることで、異なるティアのエスカレーション間での問い合わせの移動を合理化し、スムーズで効率的なワークフローを実現できます。
効果的に チームの作業負荷を管理する。 テンプレートには チームキャパシティ ビュー。一目見るだけで、どのチームメンバーに援助が必要か、また誰が援助できるかがわかります。 カスタマーチケットを処理できます、 作業負荷のバランスを効率的にとることができます。
カスタマーレスポンスの作成には時間がかかりますが、返信定型文機能を使用すると、ストレスを軽減できます。このテンプレートには、イライラしている顧客への対応や、解決したチケットの通知など、さまざまなシナリオをカバーする11種類の電子メールテンプレートがあらかじめ用意されています。これらのテンプレートを使用することで、貴重な時間を節約し、一貫性のあるプロフェッショナルなコミュニケーションをお客様に提供することができます。
顧客からの問い合わせの大小に関わらず、このテンプレートを活用することで、顧客一人ひとりに合わせた特別なサービスを提供することができます。
5.ClickUp 顧客サービス管理テンプレート
ClickUp 顧客サービス管理テンプレート
テンプレート ClickUp 顧客サービス管理テンプレート お問い合わせフォームテンプレートのシンプルさとサービスエスカレーションテンプレートの高度な機能。
以前のテンプレートと同様に、このテンプレートにも顧客からの問い合わせを取得し、中央のスペースに保存するためのカスタマイズ可能なフォームがあります。このテンプレートの設定は、効果的な管理のための多様なビューです。カテゴリービューに切り替えることで、関連する問い合わせを素早くナビゲートすることができます。
このテンプレートでは、ボードビューのユニークなバリエーションとして、特別な「担当者」フィルター機能を導入しています。チームメンバーがこのビューに切り替えると、ワークフローで自分に割り当てられたタスクのみが表示されるため、気が散ることがなく、集中して仕事ができます。
さらに、自動化セットアップにより、各チケットに割り当てられた期日を追跡し、割り当てられたチームメンバーにチケット解決に必要なアクションを取るようプロンプトが表示されます。これにより、顧客からの問い合わせに対するタイムリーなフォローアップと積極的な対応が保証されます。
このテンプレートを使用して、整理整頓を強化し、追跡機能を向上させます。 チームのコラボレーションを促進する。 .
6.ClickUp クライアントディスカバリーテンプレート
ClickUpクライアント発見テンプレート
セールスパイプラインテンプレートのいずれかを使用する場合、重要なステップの1つは、フォームに記入したり、興味を示したりした新規リードの適格性を確認することです。この資格認定プロセスには、多くの場合、カスタムとの通話が含まれます。
しかし、具体的に何を話すべきなのでしょうか？聞き逃しがないようにするためにはどうすればいいのでしょうか？また、後でその内容をどうやって思い出すのでしょうか？そんな心配は無用だ。その ClickUpクライアント発見テンプレート は、このような悩みを解決し、資格認定プロセスを合理化します。
このテンプレートには、一語一語正確に何を話すべきかを伝えるコールスクリプトが用意されています。さらに、潜在的なカスタマーをより深く知るための質問集も用意されています：彼らが何を必要としているのか、何が彼らを突き動かしているのか、何が彼らを妨げているのか、そして彼らがどのように決断を下すのか。さらに、リードごとにディスカバリー・コールのセクションを複製し、通話中にメモを取ることもできます。
このテンプレートを出発点としてリードに好印象を与え、忘れ物をしないようにしましょう。このテンプレートは
/に組み込まれているので https://clickup.com/features/docs に組み込まれています。 ClickUp ドキュメント /%href/
を使えば、何が仕事で何がそうでないかに基づいて継続的に更新し、あなたの好みや会社のガイドラインに基づいて構造をカスタマイズすることができます。
7.ClickUp会話ログテンプレート
ClickUp会話ログテンプレート
その ClickUp会話ログテンプレート は、すべての通話の記録ツールとして使用することで、クライアントディスカバリーテンプレートを補完します。
クライアントディスカバリーテンプレートを使用した適格な会話を行う際、会話ログテンプレートを使用して各通話に関する鍵詳細を記録することができます。これらの詳細には、通話の時間、話した相手、相手の電話番号、通話期間、完了すべきアクション、会話の鍵メモなどが含まれます。
ClickUp内で両方のテンプレートを活用することで、通話中のクライアントディスカバリーテンプレートの使用から、通話後の会話ログテンプレートへの記入へとシームレスに移行することができます。
その結果、今後の参照やフォローアップのために、詳細かつ正確な記録を残すことができます。
8.テンプレートラボのExcelクライアントコールログテンプレート
via Template.Net
このデイリーコールログテンプレートは、着信と発信の任意のタイプを追跡し、記録するために使用することができる汎用シートのテンプレートです。
記録された時間には、日時、電話番号、担当者、目的、通話期間、オブジェクトの有無などのフィールドが含まれています。このコンタクトログのテンプレートを使用して、整理整頓、通話番号の追跡、通話メトリクスの分析を行いましょう。
無料通話記録テンプレートで会話を効率化しよう
ExcelやClickUpで印刷可能な10種類の無料通話記録テンプレートを使えば、コミュニケーションを効率化し、かつてないほど整理された状態を保つことができます。すべての通話記録を保存し、検索できる中心的なハブがあるという安心感を想像してみてください。🌻
カスタマーサポートやセールスチーム、テレマーケティング、コールセンターや中小ビジネスの所有者、または整理整頓をしたい人であろうと、これらの通話記録テンプレートは画期的なものです。 ClickUpテンプレート無料ダウンロード をダウンロードし、自分好みにカスタムして、会話ややりとりを簡単に文書化しましょう！