プロジェクトの終結は、プロジェクト管理に不可欠な要素である。プロジェクトの最終段階で、成果物のテストが行われる。 KPIとスコープ プロジェクトが完了し、未解決の問題が解決され、教訓を学び、引継ぎが完了し、プロジェクトに署名する。
多くの点で、プロジェクトの終結は、キックオフミーティングや 仕事の範囲 (SOW）。マネージャーが時間を設定すべきことである。 プロジェクトの成果物 が期待通りに完了したこと、そして プロジェクトが成功したことを示す。 .
この記事では、プロジェクトをクローズするためのステップバイステップのプロセスを説明し、チームのプロジェクトクローズプロセスを効率化するために使える5つの便利なテンプレートを紹介します。
プロジェクト終了とは？
プロジェクトが社内のものであれ、ソフトウェア開発会社やマーケティングエージェンシーなどの第三者が共同で提供するものであれ、プロジェクトは必ずプロジェクト終了フェーズで終了する必要があります。
プロジェクト終了は、プロジェクトの最終的なミッションクリティカルなフェーズです。 プロジェクト管理 ライフサイクル。プロジェクトの終わりを示す。 鍵である。 成果物が組織に影響を与え始める前に。
目標を最も重要なKPIまで追跡し、進捗の詳細ビューを自動的に取得します。
例：企業で新しい顧客リレーションシップ管理ソフトウェアを展開する場合、特にサードパーティの場合、時間がかかることがあります。 ベンダーやコンサルタント が関与している。
しかし、必要な時間をかける価値はある：ほとんどのプロジェクトは（サイズを問わず）、/%ref.があったほうがスムーズに進む。 プロジェクト管理ソフトウェア を使えば、全員がタスクに集中し、同じページを見ることができる。
なぜプロジェクト終了が重要なのか？
効果的なプロジェクトのまとめは、チームの文化を定義するのに役立ちます。チームメンバーやプロジェクトリーダーは、プロジェクトの実施と実施から学んだことすべて⏤成功も失敗も⏤、将来のプロジェクトに生かすことができます。
文書、資産、その他の成果物をクライアントに確実に渡し、サインオフすることも同様に重要です。そうでなければ、クライアントからプロジェクトが期待通りに完了しなかったと言われかねない。特に、それらの資産が契約に含まれていた場合はなおさらだ。
プロジェクト終了には、すべてが完了したことを確認するために、以下のような質問に答える必要があります：
- 目標やオブジェクトは達成されたか？
- クライアントはプロジェクトの文書や成果物に満足しているか？
- プロジェクトは予算と納期通りに完了したか？
- ボトルネックやプロセス途中の問題から、今後のプロジェクトチームに役立つ教訓は得られているか？
- シニアリーダーや管理者、その他の利害関係者はプロジェクトの成果に満足しているか？
- どのような投資対効果が期待できるか、あるいはプロジェクトを閉じた後、クライアントはどのような投資対効果を体験できるか？
- 将来の参考のために-投資した時間、努力、資金に見合うものだったか？
- 納品された今、その成果物（例えば新しいソフトウェア・アプリケーション）を使用する利害関係者やスタッフは、それを認識し、トレーニングを受けているか？
これらの質問にどう答えるかは、プロジェクトを社内で行うか、クライアントのために行うかによって異なります。このプロジェクト管理プロセスへのアプローチは、各当事者によって異なります。
のボードビューを活用しよう。 ClickUp プロジェクト管理教訓テンプレート 前のプロジェクトの洞察をレビューし、文書化し、追跡し、整理する。
それが、パフォーマンス ポストモーテムとプロジェクト閉じたプロセス はとても価値がある。この時間を使って、クライアントや社内で成果や教訓を確認することができます。
プロジェクト管理者は、この情報を社内の360度ラーニングミーティングに利用し、実行可能な教訓を今後のプロジェクト文書、ワークフロー、プロセスに生かすこともできる。
チームメンバーは、プロジェクトのパフォーマンスに関するフィードバックや方向性を得ることで、次回以降さらに良い結果を出すことができる。
3.クライアント報告会と社内360度ラーニングミーティングを完了する。
報告会は、閉じたプロセスの中で最も有用なもののひとつである。プロジェクト管理者は、360度ラーニングミーティングとも呼ばれる社内報告会と、クライアント報告会・引き継ぎミーティングの2つの時間を作るべきである。
社内ミーティングは、クライアントと話す前に電話か直接セッションを行うようにしましょう。こうすることで、プロジェクト管理プロセスの全員が同じページに立つことができる。
プロジェクト終了段階で何か問題が発生した場合、誰がその所有権を持ち、どのように問題を解決したかを知ることは有益です。
プロジェクトマネージャーは、この時間を使って、マイルストーンも含め、最初から最後まで、プロジェクトチームとプロセス全体を見直す必要がある。
360度ミーティングでは、自分自身にもプロジェクトチームにも正直になろう。自問自答してください：
- 何が悪かったのか？
- うまくいったことは？
- プロジェクトのリソースは効果的に使われたか？
- チームはプロジェクトプランに対してどの程度成功したか？
- 何を学んだか？
- 次回は何をもっとうまくやることができるか？
クリックUpドキュメントでは、リッチフォーマットと スラッシュコマンド を使うと、より効率的に仕事ができる。
社内ミーティングの結果を文書化し、クライアントとのプロジェクト終了段階での報告会に備える。
ほとんどのクライアントは、上記のリストと同じような質問をするでしょう。さらに、スコープ、最初の概要、目標、オブジェクトに照らして、アウトプットや成果物を評価したがるでしょう。
プロジェクトの成功を測るステークホルダーやシニアリーダーは、最終的に、自分たちが支払ったものが得られたかどうかを確かめたいと思っている。徹底したいのであれば、これらすべてをプロジェクト終了レポートとして作成し、プロジェクトプランと比較できるようにしましょう。
PRO TIP もしプロジェクトがプラン通りに進まなかったら？何が起こったのか、なぜ起こったのかを記録することが重要です。プロジェクト中、起こったことはすべてプロジェクト管理ソフトに記録し、ミーティングや電話を録音し、電子メールのコピーもプラットフォームに保存しておきましょう。こうすることで、プロジェクト終了時にクライアントが請求書に異議を唱えることがなくなります。
4.ドキュメンテーションが完了し、引継ぎが行われていることを確認する。
プロジェクトの引継ぎのプランをやること？もしあれば、今こそ、クローズアウトプロセスの一環として、このプランを実行に移す時だ。もしそうでないなら、プロジェクト管理者がプランを立てるべきだ。
プロジェクト終了のこのフェーズでは、文書やファイル、その他の資産をクライアントに期待通りに渡すだけでよいことが多い。ソフトウェアやアプリなど、より複雑なプロジェクトの成果物については、プロジェクト終了後のライフサイクルに、テスト、トレーニング、デバッグが含まれることもある。
ウェブサイトからソフトウェアに至るまで、何かを引き渡すとき、クライアントはそれがどのように機能するかを知る必要がある。そうでなければ、運転できない車にお金を払うようなものだ。その一環として、クライアントに必要なものをすべて提供するようにしましょう：
- プロジェクト成果物への管理者レベルのアクセス権
- ドキュメントとマニュアル
- トレーニングまたはトレーニング教材
- 知的財産およびその他の資産
- 必要に応じた継続的サポートへのアクセス
引継ぎは、長期的な信頼を確立するために有効です。一つのプロジェクトを成功裏に閉じたと知ることで、今後のプロジェクト受注も容易になる。プロジェクト終了報告書は、同じ企業から次のプロジェクトを受注する際に役立ちます。
また、スムーズな引継ぎは、クライアントの満足度を高め、終了後の質問も少なくなり、継続的な仕事を確保できる可能性がある。プロジェクト文書化ツールのプロジェクト完了チェックリストにチェックを入れ、やることが完了したことを確認しましょう。
5.関係者全員に感謝し、プロジェクトチームを解散する
クライアントが満足し、プロジェクトが完了し、引き継ぎが完了し、プロジェクト文書が引き継がれたら、あとはみんなにお礼を言って、プロジェクトチームを解散するだけです。 🙌
プロジェクトマネージャーとして、チームメンバー全員に、自分たちがどれだけのパフォーマンスをしたかを知ってもらいましょう。教訓を内面化する。今後のプロジェクトで実施したいプロセスやワークフローの変更を忘れずに文書化する。
勝利やショートカット、新しいツールを試した場合も同様だ。今後の仕事をより効率的に進めるのに役立つものを見つけたのであれば、学んだことをすべて今後のワークフローやプロセスに取り入れることができる。
あとは、チームメンバーを他のプロジェクトやタスク、クライアントに配置転換すればいい。
プロジェクト管理をより簡単にするために、保存しておく価値のあるプロジェクト終了テンプレートを5つリストアップした。
役に立つプロジェクト終了テンプレート5選
テンプレートは、数多くのプロジェクト管理シナリオ、ワークフロー、プロセスに役立ちます。特に、以下のようなプロジェクト管理ソフトウェアと統合することができれば、その価値は高まります。 ClickUp .
1.ClickUp プロジェクト閉鎖リストビューテンプレート
ClickUpプロジェクト終了テンプレートのリストビューバージョン
このシンプルな ClickUp プロジェクト閉鎖リストビューテンプレート ですべてを追跡できます。
カスタムフィールドとステータスの範囲を使用すれば、このテンプレートをClickUpに追加して、シンプルなプロジェクト終了のための最適なアプローチにすることができます。
ガントチャート、ボード、タイムラインなど様々なビューが用意されています。あなたのチームがプロジェクトタイムラインをどのようにビューし、仕事を進めたいか、簡単に設定することができます。
2.ClickUpプロジェクト終了タスクビューテンプレート
カスタマイズ可能なフィードバックフォームテンプレートで顧客からのフィードバックを収集し、改善しましょう。
その ClickUp フィードバックフォームテンプレート は、プロジェクトが完了してサインオフしたときにクライアントのビューを収集するのに便利です。社内のフィードバックやクライアントの声にも使えます。
クライアントは通常、報告電話でフィードバックを行います。たとえそれが否定的なものであっても、記録として残しておく価値がある。
肯定的なフィードバックや証言はさらに価値がある。クライアントの許可を得て、オンラインで公開しましょう。ClickUpのデジタルフィードバックテンプレートでフィードバックを収集し、信頼できるプロジェクト管理ツールにこれらの教訓を組み込みましょう。
5.ClickUp プロジェクト引継ぎテンプレート
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/ClickUp-Project-Handover-Template.png ClickUpプロジェクト引き継ぎテンプレート /クリックアップ
引き継ぎテンプレートはプロジェクト終了に不可欠です。
をやること？ プロジェクトの引継ぎ .
引き継ぎを成功させるために、このドキュメントに重要な詳細をすべて記載しましょう。ログインやフォルダへのリンクされているもの、ドキュメント、トレーニングマニュアル、その他クライアントが引き継ぎ後に必要とするものなど、必要不可欠なものを含めてください。
プロジェクトを円滑に進め、コストのかかる遅延や連絡ミスを防ぎましょう。ClickUpのプロジェクト引き継ぎテンプレートを使えば、関係するすべてのチームメンバーにシームレスなプロセスを提供できるオールインワンのソリューションが手に入ります。
プロジェクト管理ソフトウェアでプロジェクト終了を合理化する
テンプレートとプロセスは、貴重な時間の節約になります。 組織ツール プロジェクト終了のチェックリストとアクションアイテムを実行するときに、次のようなことを考える：
- すべてのタスクは完了したか？
- すべてのアウトプットと成果物は、社内とクライアントのサインオフを得たか？
- クライアントへの引き継ぎと関連トレーニングはやったこと？
- プロジェクトは閉じたか？
- プロジェクトの完了タスクはすべてやること、管理者のサインは済んでいるか？
しかし、このプロセスを誰もがスムーズに行えるようにするには、エンドツーエンドのプロジェクトライフサイクル全体を管理する生産性ソフトウェアが必要です。生産性ソフトウェアがあれば、プロジェクトチーム全員がタスクを遂行し、アカウント責任を果たすことができます。
クライアントにアクセス権を与えれば、クライアントも意見やアイデア、フィードバック、リソースを提供し、プロジェクトが成功裏に納品され、閉じたことを確認することができます。 今すぐClickUp無料アカウントに登録する プロジェクトのライフサイクル全体を1つの強力なソフトウェアスイートで管理できるため、プロジェクト終了のプロセスが誰でも簡単になります。