IKEA の家具を説明書なしで組み立てたことはありますか？ある瞬間は木の板とネジを手に持っていたのに、次の瞬間にはヨガをしているようなテーブルが出来上がっている、といった経験はありませんか？
これが、手順説明文が欠如している場合に起こる現象です。
手順書は、夕食のレシピカードのようなものです。テクノロジーのトラブルを未然に防ぐユーザーマニュアルのようなものです。そして、何十回も「どうやって...？」と迷うことなく、プロジェクトをスムーズにスタートさせるセットアップガイドのようなものです。
プロフェッショナルとして実際に使われる指示書を作成したい方、または生徒に優れた手順文の書き方を教えたい教師の方、どちらにも役立つ内容です。
手順文とは何ですか？
手順書作成とは、何かを行う方法 を、明確で論理的なステップバイステップのフォーマットで説明する文章のことです。読者が混乱や推測をすることなく、最初から最後までプロセスを順を追って理解できるようにガイドします。
手順文とは、本質的には「やり方」を書く文章です。手順文は、人々が正確かつ独立して、混乱なく物事を完了するのに役立ちます。
手順書は、効果的なプロセス文書を作成するための鍵となる役割を果たし、読者が繰り返しワークフローを一貫して実行するのに役立ちます。手順書を含む文書を使用して、実験室での実験、アプリのインストール、さらには手順書に関するブログ記事の作成（そう、まさにメタな内容です）を行うこともできます。
本質的に、手順説明文は次の3つの点を明確にします：
- 必要なもの
- やること
- 次回の内容
以下は、実際に遭遇する手順の説明文の例です。
- 数学の問題解決ガイド： PEMDASや筆算などの方法を使った方程式の解き方の手順説明
- 標準業務手順書 （SOP）： 新入社員の研修や請求書の処理など、定期的なタスクに関する詳細な SOPまたはワークフロー。
- カスタマーサポートスクリプト：Wi-Fi ルーターの再接続など、よくある問題を解決するためのステップバイステップのトラブルシューティングガイド
- レシピカード：ずっと作りたかった料理を作るためのステップバイステップの説明
- DIY家具の組み立てマニュアル： デスク、棚、またはナイトスタンドを組み立てるための手順書
- 手順解説ブログ記事： 「コーヒーメーカーの掃除方法」や「30分以内にクローゼットを整理する方法」など。
なぜ手順説明文が生徒にとって重要なのか
手順文の書き方は、生徒が明確に考え、構造的にタスクに取り組むことを訓練するのに役立ちます。
なぜこれが重要なのか：
- 論理的思考力を養う：ステップバイステップの指示を書くことで、生徒は自分の考えを順番に整理しなければなりません。これにより、論理的推論力が強化され、問題解決、科学、さらにはコーディングの鍵となる因果関係を理解しやすくなります。
- コミュニケーションの明確さを高める：手順文の書き方は、生徒たちに正確かつ明確に表現することを教えます。生徒たちは、無駄を省き、行動、明確さ、結果に焦点を当てる方法を学びます。
- 現実社会への準備力を高める： 実験レポートの執筆からインターンシップの応募まで、あらゆる場面で明確な指示が必要です。それらをうまく書く方法を学ぶことで、フォームの記入や、グループプロジェクトで他のメンバーを指導するといった、現実のタスクに備えることができます。
- 自立心と自信をサポート：生徒が手順を正しく書いたり（またはそれに従ったり）すると、結果を確認することができます。誰かの説明を待つことなく、複雑なタスクにも自信を持って取り組むことができるようになります。
💡プロのヒント：ClickUp Brainなどの AI アシスタントを使用して、手順書を作成しましょう。ツールに指示を入力するだけで、あっという間に完成です。ClickUp Brain ユーザーは、ClickUp ワークスペースから GPT-4o や Claude などの複数の AI モデルから選択することもできます。
優れた手順文の鍵となる機能
では、手順文の書き方は、どのような点で効果的なのでしょうか？明確で役立つガイドと、混乱を招く雑然としたガイドを区別する鍵となる機能を、詳しく見ていきましょう。
✅ 明確で行動指向の言語：各ステップは動詞（例：混ぜる、挿入する、クリックする）で始まります。そして、読者に「やること」を正確に伝えます。
✅ 論理的な順序：ステップは実行すべき順序でリストアップされています。しかし、読者が戻ったり、次に何が来るかを推測したりしなければならない場合、手順のテキストの順序に改善の余地があります。
✅ 視覚的なヒント（必要な場合）：箇条書きや番号付きリスト、太字のキーワード、図式化された整理表、図やスクリーンショットを使用すると、特に視覚的な学習者にとって指示が理解しやすくなります。
✅ 必要なもののリスト：良い手順は、読者が途中で戸惑わないように、「必要なもの」のセクションから始めるのが良いでしょう。道具、材料、前提条件などです。
✅ 警告やヒント：優れた手順書は、ユーザーのエラーを予測しています。よくある間違いや難しい部分がある場合は、簡単な警告やプロのヒントを記載することで、読者が手順を成功させるのに大いに役立ちます。
✅ 明確な結果：良い手順は、期待される結果を説明しています。「確認メッセージが表示されます」や「ケーキの上面が黄金色になったら、焼き上がりです」など。読者は、自分が成功したかどうかを知ることができます。
💡 プロのヒント： 手順の各ステップには「逆ピラミッド」手法を使用してください。まず、必要な行動コマンドから始め、その後に詳細を明確にし、最後に理由や背景を説明します。読者は、サポート情報とともに重要な行動をスキャンできる必要があります。
時間を節約するには、ClickUp のピラミッドホワイトボードテンプレートを使用して、アイデアをピラミッド構造に整理し、トピックのクラスターを素早く理解できるようにします。
⚡️テンプレートアーカイブ：無料の会社ポリシーおよび手順テンプレート
教室で手順説明文を書く方法を教える方法
手順文のレッスンは、生徒のコミュニケーション能力を向上させます。実践的で現実的な文章の書き方を教えることを計画している場合は、このセクションで、その方法を明確なステップに分けて説明しています。
ステップ 1：手順文の目的を紹介する
生徒が強力な手順文を書く前に、まず「なぜ」手順文が重要なのかを理解する必要があります。 教室での実践：
- 親しみやすいシナリオから始める：質問：*「あなたが病気で、友人が科学の実験であなたの代わりをする必要があると想像してください。あなたの指示を読んだだけで、その友人は実験を行うことができますか？手順文を書くことを紹介するときは、読者にわかりやすい文章を書くことを意識するよう生徒たちに促す必要があります。
- 2つを並べて比較する：ホワイトボードに、自分の手順の書き方を比較対照します。生徒たちに、不足している部分、分かりにくい部分、役立つ部分を見つけさせます。
❌ 「ビーカーに酢を加える」という指示は曖昧です。
✅ 明確な手順は、次のように記述されます。「メスシリンダーで 10ml の酢を測り、A と記したビーカーに注ぎます。
生徒たちがこの基礎を身につけたら、仕事のためのあらゆる機能を備えたアプリ「ClickUp」内の柔軟で共同作業が可能なスペース「ClickUp Docs」を使用して、レッスンをダイナミックで参照可能な学習資産に変えることができます。
ClickUp ドキュメントを生徒の共同作業スペースとして活用する方法をご紹介します。
- 「手順文とは何ですか？」というタイトルのクラス用ドキュメントを作成します。「なぜ重要なのか」、「主な機能」、「例と例ではないもの」などのヘッダーを使用します。これは、生徒がいつでも確認できる、頼りになる説明文書となります。
- トグルリストとコールアウト を使用して、ドキュメントをインタラクティブにします。定義には折りたたみ可能なセクションを追加し、教師のヒントやリマインダーにはコールアウトブロックを使用します。
- 学習をより充実させるために、メディアを埋め込んでください。短いデモビデオ（ツールへのログイン画面を録画したものなど）を挿入するか、よく書かれた手順のサンプルをPDF ファイルとしてアップロードして、参考資料としてください。
- 参加状況や最新情報を 1 か所で追跡できます。 各学年の生徒が最初のプロセスライティングのアイデアや感想を提出すると、そのバージョンとフィードバックを同じドキュメントにまとめて保存できます。
次に、そのレッスンをダイナミックで参照可能な学習資産に変換するか、ClickUp Docs を中心的なハブとして 手順書作成ユニット を作成してください。
📮ClickUp の洞察： 知識労働者の 92% は、チャット、電子メール、スプレッドシートに散在する重要な意思決定情報を失うリスクにさらされています。
意思決定を収集して追跡するための統一されたシステムがない場合、重要なビジネス上の洞察はデジタルノイズの中で失われてしまいます。ClickUp のタスク管理機能を使えば、その心配はまったく必要ありません。チャット、タスクのコメント、ドキュメント、電子メールから、ワンクリックでタスクを作成できます。
ステップ 2：構造と言語を教える
生徒たちが「なぜ」を理解したら、次は、手順を明確かつ論理的に書く方法を教えます。
- コア構造を教える：タイトル、材料/必要なもの、ステップの番号、期待される結果などのコア要素で手順文を分析します。
- 接続詞の使用： 指示は、理解しやすいものでなければなりません。原因と結果を説明するには、「because（なぜなら）」、「so that（そうすることで）」、「therefore（したがって）」などのフレーズを使用してください。バリエーションは、「if desired（必要に応じて）」、「alternatively（あるいは）」などで表現してください。最後に、「however（ただし）」、「note（メモ）」、「otherwise（それ以外の場合）」などの注意を喚起する接続詞を使用して、警告を強調し、エラーを回避してください。
- 行動動詞を使って明瞭さを強調する：ボードに強力な動詞（混ぜる、挿入する、特定するなど）をリストアップし、やるや得るなどの曖昧な動詞よりも、これらの動詞が読者をより効果的に誘導する方法を示します。
- 短いタスクを割り当てる：生徒たちに、出典の引用や PowerPoint や Google スライドの作成など、学校に関連する手順を、先ほど教えた構造と動詞を使って書かせる。
ClickUp では、この構造をClickUp タスクを通じて簡単に追跡、確認することができます。
概要：
- 「手順を書く」のメインタスクを作成する
- 各要素（タイトル、材料、ステップ、結果）に ネストサブタスク を追加します。
- ClickUp のカスタムフィールドを使用して、明確さを追跡します（例：「動作動詞を使用している？
- ステップ 1 の参考ドキュメント を添付して、生徒たちが統一した理解ができるようにしてください。
- 生徒は「進行中」や「レビュー準備完了」などのタスクのステータスを更新して、ワークフローを管理することができます。
理解を容易にするために、ClickUp SOP テンプレートをご利用ください。
このガイドが生徒にもたらすものは以下の通りです：
- このSOP テンプレートを使用すると、生徒は手順が「目的」、「範囲」、「手順」にどのように分けられているかを視覚的に確認することができます。これは、生徒が自分の文章を構成する方法とまったく同じです。
- 番号付きのステップ、箇条書き、埋め込み画像を使用することで、明確性、読みやすさ、ユーザーファーストの文章の標準が確立されます。
- 「レビューと修正」などの組み込みの見出しは、生徒たちが文章の完成と改善について考えるきっかけになります。
ステップ 3：練習タスクを割り当てる
生徒たちが構造を理解したら、次は実践に移す段階です。文章を書くことは「やってみる」ことで習得するスキルなので、ここでの目標は、生徒たちが指示書を作成するために活用できる、関連性の高い指示書を提供することです。これには、以下のことが含まれます。
- まず、生徒たちの教科に関連するタスクから始めます。生徒たちは、実験の準備、数学の方程式の解法、プレゼンテーションの準備など、学校で行うことを手順書として書きます。
- 仲間同士の明確さを促す：他の人が助けなしでは自分のステップを理解できない場合は、その手順が十分に明確ではないことを生徒たちに伝えましょう。また、クラスメート同士で手順のテキストをテストし、フィードバックし合うこともできます。
- 明確な成功基準を設定する：タイトル、材料リスト、番号付きステップ、期待される成果という 4 つの要素をすべて含める必要があります。提出前に、自己評価用のチェックリストを生徒たちに渡してください。
時間を節約するには、ClickUp のナレッジマネージャーを使用して、仕事を自動的に「理解」し、「追跡」してください。簡単に言えば、
- 各生徒の手順書作成は、ナレッジベースに保存してください。クラス、トピック、ステータス（下書き、ピアレビュー済み、最終提出など）で整理することができます。
- AI を使用して欠落している要素を明らかにする：ClickUp Brainは、ドキュメントから、資料の欠落や順序の不明確さなどの構造上の欠落をスキャンするため、すべての行を手作業で読むことなく、より迅速かつ具体的なフィードバックを提供することができます。
- ピアレビューを効率的かつターゲットを絞ったものにする：ピアレビューのドキュメントを割り当て、ClickUp Brain に、執筆者が不明瞭または曖昧な表現を使用した部分を強調表示させ、生徒たちがフィードバックの焦点を絞るべき箇所をすぐに把握できるようにします。
ステップ 4：ピアレビューとコラボレーションをサポートする
他のすべてのことと同様に、手順文の書き方も、実際に「試してみる」まで完了したとは言えません。ピアレビューは、生徒たちが自分の文章が実際の条件下でどのように機能するかを確認するのに役立ちます。他の人が助けを求めずにその文章を理解できるかどうか、つまり、その文章が「理解できる」かどうかを確認できるのです。
ピアレビューとコラボレーションをサポートするためにできることは、次のとおりです。
- 生徒をペアにしてテストを行います。各生徒は、パートナーの手順を読み、それをステップごとに実行します。 行き詰まった場合は、どこで行き詰まったか、その理由をメモします。
- フィードバックのフォーマットを導入する： 「ステップ ___ で、次の理由で混乱しました」 「次の点について、より具体的に説明していただけますか」 「このステップは、次の理由で非常に効果的でした」 など、シンプルで構造化されたプロンプトを使用します。
- 「ステップ___で、次の理由で混乱しました...」
- 「もう少し具体的に説明した方がいいかもしれません…」
- 「このステップが効果的だった理由は…
- 改訂の考え方を強化する：フィードバックは文章作成プロセスの一部ではないことを明確にします。レビューの後、生徒たちはパートナーが指摘した点に基づいて手順を改訂します。
- グループワークでさらにレベルアップ：生徒たちが自信をつけたら、共同執筆に進みましょう。グループで、クラスのイベントを企画したり、科学展の展示を準備したりといった、より複雑な手順を書かせます。
- 「ステップ___で、次の理由で混乱しました...」
- 「もう少し具体的に説明した方がいいかもしれません…」
- 「このステップが効果的だった理由は…
💡 プロのヒント： 創造的な文章作成中の共同プランニングには、ClickUp ホワイトボードを使用してください。生徒たちがグループで文章作成を始める前に、ホワイトボードに付箋を使って各ステップを視覚的にマップアップしてもらいます。1 つのスペースで、色分け、役割の割り当て、ドキュメントやタスクへのリンクもすべて行うことができます。チームワークをより整理し、透明性を高めるためのシンプルな方法です。
ステップ 5：進捗を追跡し、成長する
この段階では、修正から成長への焦点を移します。単に間違っている部分を直すのではなく、生徒がレベルアップした文章を書くよう促しましょう。
- 若い作家たちに、新しい読者（例えば、年下の生徒やその分野外の他人）を念頭に置いて改訂するよう挑戦させましょう。
- 生徒たちに、ステップをより簡潔に書き直すよう指示します（明確であるということは、長いということではありません）。
- この方法を意見文に転換できるでしょうか？
- 情報文、説明文、手順文の違いを明確に理解していますか？
- 生徒たちに最終バージョンを交換し、お互いの文章の長所を 1 つずつ見つけるよう促します。生徒たちに「文章の成功例」リスト、つまり、下書きから最終版までに改善した点をリストアップするよう促します。
手順文の書き方を教える場合、このフェーズは、生徒が構造に従うことから、構造を自分のものにする段階へと移行する段階です。
⌛時間の節約： 手順書作成のスキルを徐々に向上させたいとお考えですか？このプロセス改善テンプレートを使用すると、フィードバックを記録し、不足部分を発見し、改訂のたびに明確さを向上させることができます。
手順文の書き方を強化するための魅力的な活動
手順文を、堅苦しく定型的なものから、楽しく効果的なものに変える方法をご紹介します。
1. 完成品をリバースエンジニアリングする
完成品、たとえば折り紙で折った飛行機、サンドイッチ、基本的なアプリのセットアップなどから始めましょう。それを一から再現するために必要な手順を、誰にでもわかるように書いてみてください。ゆっくりと、小さな動作ひとつひとつについてよく考えてください。
📚 詳細：SOP の例：生産性とコンプライアンスのためのベストプラクティス
2. 書くことと交換する
携帯電話の設定の更新や、フレンチプレスでコーヒーを淹れるなど、よく知っているタスクを考えてみてください。そのステップを書き出し、そのタスクに不慣れな人に渡してください。ただし、何も説明はしないでください。ただ観察してください。
生徒たちが手探りしたり、何かを省略したり、助けを求めて先生の方をちらちら見たりしたら、それはその文章の弱点です。先生は事前の知識があるので、他の生徒が助けを必要とするようなタスクはスキップしてもかまいません。
📚 詳細：Word および ClickUp での無料の会社方針および手順テンプレート
3. 時計を設定する
文章を書く際は、プロセスに時間をかけましょう。これにより、重要な点に集中し、要点を明確に伝えることができます。
📚詳細はこちら：効果的なオペレーション戦略を設計するためのフレームワーク
4. 悪い指示を改善する
わかりにくいチュートリアルや不適切なマニュアルを書き直してください。この演習の目的は、不適切な手順のテキストから、欠落部分、不明確な指示、不自然な構造を見つけ、それを修正する方法を学ぶことです。
📚詳細はこちら：最良の標準作業手順書（SOP）ソフトウェア
5. 視覚的にマップを作成
電子メールのフィルタの設定や家具の組み立てなど、複数の手順や選択肢を含むタスクを選びます。それをステップバイステップのハウツーガイドとして書く代わりに、フローチャートに変換します。
各決定事項と結果をマップ化することで、構造や順序についてより明確に考えることができるようになります。このような視覚的なプランニングは、手順をわかりやすく整理する能力を高め、手順文の書きやすさを向上させます。
📚詳細：最高のプロセスマッピングツール&ソフトウェア
効果的な手順文の指導の鍵となるヒント
1. タスクをナレーションに変える
マニュアルを使って、タスクを行う自分の様子を録音します。それを、1 年生にタスクを指導するナレーションスクリプトに変換することができます。ナレーションなどの言語機能を使用すると、文章を実際の行動と結びつけながら、ペース、単語の選択、明瞭さを把握することができます。
2. 手元にクイックチェック用の参考資料を常備しておきましょう。
文章を書く際には、指示が明確で実行しやすいように、チェックリストを用意しましょう。
文章を焦点を絞って、読みやすいものにするために、以下のチェックリストを参考にしてください。
- ステップは論理的な順序で並んでいますか？
- 動作を表す動詞は明確で具体的ですか？
- 必要な詳細（ツール、設定など）はすべて記載していますか？
- 言葉はシンプルで直接的ですか？
- ステップは番号が付けられているか、リストで一貫して記載されていますか？
- 潜在的な障害や課題はアカウントに考慮しましたか？
- 必要な場所に視覚的な要素（スクリーンショットや図など）を挿入していますか？
3. 行動を優先し、説明は後回しにしましょう。
読者をタスクに誘導することに重点を置いてください。背景情報を過度に提供すると、プロセスが遅くなる可能性があります。説明は簡潔で、実行可能なものにしましょう。
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✅ このアップデートでは、セキュリティが強化され、バグが修正されています。以下のステップに従ってインストールしてください。
手順文作成で避けるべきよくある間違い
1. 重要なステップを省略する
タスクのフローを乱すものほど、重要なステップを省略することほどありません。読者は次に何をすべきか知っているだろうと思うかもしれませんが、説明文の執筆では、どのような形であれ、仮定は指示の抜けにつながります。
✅ 解決策： 仲間たちに、自分がその指示に従っているかのように指示文を読んでもらいます。不完全または不明確な部分があれば、不足している詳細を追加します。
2. 曖昧な言葉の使用
手順文は、明確さ、正確さ、再現性に依存しているため、曖昧な表現は敵です。
このガイドでは、曖昧な表現を編集するためのチェックリストを使用します。
| 確認してください | 避けるべき間違い | 修正方法 |
| 主観的な副詞 | 「丁寧にやること」 | 具体性を重視：「ボルトを締め、しっかり固定するまで締め、無理に締めすぎない」 |
| 相対的な時間表現 | 「少し待って」または「素早く混ぜる」 | 測定可能な時間を設定する：「30秒待ってください」または「2分間かき混ぜてください」 |
| 不正確な正しさの用語 | 「きちんとやる」/「正しくやる」 | 具体的に指示する：「接着する前に端を揃えてください」 |
| 不完全なアイテムリスト | 「など」/「以下に例を挙げると」 | 「以下の各セクションについて繰り返してください」を完全にリストアップするか、使用してください。 |
3. 指示に情報を過剰に盛り込むこと
徹底しようと思うあまり、すべてを含めたくなるかもしれません。背景情報、無関係なステップ、実際のタスクから注意をそらす余分な例などです。しかし、それは読者を圧倒し、プロセスを理解しにくくして、かえって悪影響をもたらす可能性があります。
✅ 解決策： 必要不可欠なものに固執する。タスクの完了に直接役立たない詳細は省く。すべてのステップに目的を与え、実行しやすいものにする。
4. 一貫性のないフォーマットの使用
ステップごとにフォーマットが変わると、読者が文章を追うのが難しくなります。番号付きリスト、箇条書き、異なるフォントやスタイルを混在させると、指示が整理されていない印象になります。明確なコンテンツでも、レイアウトが乱雑だと意味が伝わりづらくなります。
✅ 解決策：フォーマットの標準化は、コンテンツの明確化と同じくらい重要です。プロセスの標準化により、混乱が軽減され、ワークフローの効率が維持されます。
5. 過度に形式的または学術的すぎる
手順説明文は研究論文ではありません。形式的に書きすぎると、指示が硬く感じられたり、混乱を招いたりする可能性があります。
✅ 解決策： わかりやすく、直接的な言葉を使う。「適切なインターフェースオプションを選択してプロセスを開始してください」ではなく、「青いボタンをクリックしてください」と表現する。
ClickUp で手順書作成を効率化
効果的な手順文は、明確さと構造がすべてです。行動指向の言語、論理的な順序、適切な文脈に焦点を当てることで、読者が指示を簡単に理解できるようにします。
ClickUp は、手順書作成プロセスを効率化する包括的なツールスイートを提供しています。ClickUp Docs を使用すると、いつでも参照できる、明確で整理された手順書作成資料を簡単に作成できます。
ClickUp ホワイトボードは、複雑なプロセスやアイデアを視覚化して、理解と追跡を容易にするツールです。最後に、ClickUp ナレッジマネージャーは、すべてのドキュメントとタスクに簡単にアクセスでき、常に最新の状態に保つことで、常に最新の情報を手元に確保します。
ClickUp を無料で試して、手順書作成マニュアルの作成を始めましょう。