ソーシャルメディアの情勢は絶えず変化しています。昨日有効だった手法が今日では通用しないこともあれば、今日有効な手法が明日には通用しなくなることもあります。だからこそ、コンテンツ戦略を体系的に整理し、効果的に運用し続けるために、信頼できるソーシャルメディアのワークフローを確立することが重要なのです。
すべてのビジネスに通用する万能な解決策はありませんが、自社に合ったソーシャルメディアのワークフローを構築するのに役立つベストプラクティスはいくつかあります。ここでは、効率的で成功につながるソーシャルメディアのワークフローを構築するために実践できる8つのベストプラクティスをご紹介します。
ソーシャルメディアのワークフローとは？
ソーシャルメディアのワークフローとは、ソーシャルメディア投稿の作成、公開、プロモーションを管理するための仕組みのことです。ソーシャルメディアチームの各メンバーが担当し、アイデアの考案から分析に至るまで、コンテンツの作成、準備、公開、プロモーションに関わるすべてのステップが含まれます。
優れたソーシャルメディアのワークフローは柔軟性があり、状況に応じて調整可能です。変化する環境に合わせて必要に応じて微調整を行うことができます。また、チームがソーシャルメディアのタスクを可能な限り効率的に管理できるよう、使いやすく、理解しやすいものであるべきです。
効率化されたソーシャルメディアワークフローのメリット
ソーシャルメディアのワークフロー管理には、次のような多くのメリットがあります：
- コンテンツ作成プロセスを効率化し、貴重な時間を節約できます
- すべてのコンテンツが高品質で、エラーがなく、インパクトのあるものになるよう保証します
- （ソーシャル）メディアキャンペーンの結果をより的確に測定するのに役立ちます
- リソースの割り当てが格段に容易になります
- 努力の重複や無駄を防止します
さて、具体的なソーシャルメディアのワークフローのベストプラクティスについて掘り下げる前に、まずは始めるにあたって留意すべきいくつかの一般的なポイントを確認しておきましょう：
- シンプルに保つこと。 誰も理解できず、使い方も分からないような、複雑で難解なシステムは絶対に避けましょう。チーム全員が簡単に使えるよう、ソーシャルメディアのワークフローはできるだけシンプルに保ちましょう。
- 柔軟性と適応性を確保する。ソーシャルメディアのワークフローは、刻々と変化するソーシャルメディアの動向やチームの状況に対応できるだけの柔軟性を持つべきです。必要に応じて、新しいステップを追加したり、不要なステップを削除したりすることが容易でなければなりません。
- 可能な限り自動化しましょう。ソーシャルメディアのワークフローにおいて、自動化は時間と努力を大幅に節約するのに役立ちます。投稿のスケジュール設定やリマインダーの送信など、反復的なタスクを自動化する方法を探しましょう。
- ソーシャルメディア用テンプレートを活用する。ワークフローテンプレートを使えば、コンテンツ作成プロセスを効率化して時間を節約できます。ブログ記事やインフォグラフィックなど、人気のあるコンテンツタイプのテンプレートを作成しておけば、コンテンツをより迅速に作成できるようになります。テンプレートを作成する良い方法は、既存のコンテンツを基に、背景や写真を変更し、将来の使用に備えて保存しておくことです。そうすれば、さまざまな試行錯誤や創作に活用できる要素のライブラリが手に入ります。
- 進捗状況を把握しましょう。何がうまくいっていて、何がうまくいっていないかを把握できるよう、進捗状況を確実に追跡してください。これにより、ワークフローやソーシャルメディア戦略を微調整し、必要な変更を加えることができます。
ソーシャルメディアのワークフローについて大まかな理解が得られたところで、次は、あなたやチームに合ったワークフローを構築するための具体的なベストプラクティスについて詳しく見ていきましょう。
効果的なソーシャルメディアのワークフローを構築するための8つのベストプラクティス
1. 役割と責任を明確にする
ソーシャルメディアのワークフローを構築する最初のステップは、誰が関与し、それぞれの役割と責任を明確にすることです。これにより、全員が同じ認識を持ち、プロセスにおける自分の役割と貢献を理解できるようになります。
ソーシャルメディア管理において連携できる役割をいくつかご紹介します：
- ソーシャルメディアマネージャー： ソーシャルメディアマネージャーは、ソーシャルメディアチャネルの日常業務の管理、効果的なソーシャルメディア戦略の策定、そしてチームにおける円滑なソーシャルメディアワークフローの確保を担当します。これには、コンテンツの公開、コメントへの返信、分析データのモニタリングなどのタスクが含まれます（ただし、これも組織によって大きく異なります）。
- コンテンツ作成者： この役割は、コンテンツのアイデアを具現化し、マーケティングチーム向けのコンテンツを作成する人を指します。必ずしもソーシャルメディア向けのコンテンツに限定されるわけではなく、ブログ記事などをソーシャルメディア向けに再利用することも可能です。例えば、ブログ記事をInstagramストーリー向けに短く切り分けるといった例が挙げられます。
- コミュニティマネージャー：コミュニティマネージャーは、コミュニティの構築を担当します。具体的には、ソーシャルメディアアカウントの運営管理、強力なソーシャルメディア上の存在感の確立、コミュニティとの交流を通じてその役割を果たします。また、複数のプラットフォームにわたってオーディエンスとの信頼関係を築き、コメントやメッセージへの返信、ネガティブな感情のモニタリング、質問への回答を行う責任があり、そのすべてにおいてブランドのトーンを貫くことが求められます。
- デザイナー：デザイナーは、ソーシャルメディア投稿用のビジュアルコンテンツを作成するほか、ビデオの撮影や編集に携わることもあります。効率を高めるためには、デザイナーはコピーライターやコンテンツ作成者と密接に同期する必要があります。また、多くの組織において、これら2つの役割は互いに密接に補完し合っています。
- アナリスト：アナリストは、各ソーシャルメディアキャンペーンやマーケティング活動の成果を分析する役割を担います。これには、メトリクスの追跡、調査の実施、チームへの重要データの提供、レポートの作成などのタスクが含まれます。
これらの役割のすべてがすべてのビジネスに当てはまるわけではないため、自社の具体的なニーズに合わせてチームを編成する必要があります。誰が関与するかを決定したら、次はソーシャルメディアコンテンツのワークフローの構築に取り掛かりましょう。
AIを活用したソーシャルメディアツールでワークフローを最適化しましょう！
具体的な状況についてはどうでしょうか？
ソーシャルメディアのワークフローを構築する際には、考慮すべき具体的な状況がいくつかあります。以下にその例をいくつか挙げます：
- 複数のチームメンバーと協力して仕事を行う場合は、各タスクの担当者を明確に定める必要があります。多くのソーシャルメディアチームがこの点を軽視し、責任分担に十分な注意を払っていないため、この点を改めて強調しておきます。
- 外部の委託業者と協業する際は、納期、成果物、期待される成果など、仕事に関する明確なガイドラインを策定する必要があります。また、これらのガイドラインには、ブランドの「ボイス」や「トーン」なども含める必要があります。ブランドの一貫性を保つために、コンテンツを絶えず編集・監督しなければならないことほど、時間を浪費し、生産性を低下させるものはありません。
- 複数のソーシャルメディアアカウントを運用することになる可能性が高いので、それぞれに個別のワークフローを確立する必要があります。これは、すべてのアカウントに対して包括的なワークフローを作成することを意味するのではなく、むしろ各ページの特性を考慮（pun intended）に入れる必要があるということです。カスタマーサポートページと、例えばブランドページでは、求められる要件が異なります。
法務、人事、その他の関係者はどうでしょうか？ 彼らはいつ関与すべきでしょうか？
このセクションでは、ソーシャルメディアのワークフローそのものというよりは承認プロセスについて取り上げますが、それでも別途説明しておく価値があります。
では、人事部門や法務部門をワークフローに巻き込むべきでしょうか？ それは、組織のサイズ、組織全体の共通目標、そしてコンテンツの範囲によって異なります。コンテンツの目標が雇用者ブランディングである場合は、人事部門が組織に関する専門知識と知見を持っているため、最初から必ず関与させるべきです。法務部門は、コンテンツが著作権上の問題がなく、法的に問題がないことを確認するために関与する必要があります。
2. 事前にプランを立てる：何を、いつ投稿したいかを明確にしておく
次のベストプラクティスは「プラン」です。どのようなコンテンツを投稿したいかについて大まかなアイデアを持ち、適切なタイミングで投稿する時期を把握しておく必要があります。これにより、整理整頓され、計画通りに進め、万全の準備を整えることができます。
そのためには、コンテンツカレンダーを作成する必要があります。ソーシャルメディアカレンダーとは、コンテンツのプランやスケジュール管理に役立つツールです。スプレッドシートのようなシンプルなものでも、Google カレンダーやClickUpのカレンダービューといったオンラインツールでも構いません。
ClickUpのコンテンツ管理テンプレートを活用して、マーケティングチーム全体で共有できるコンテンツカレンダービューを作成しましょう。電子メール、ソーシャルメディア、ブログ各チームが個別に利用できる専用のビューを用意しつつ、コンテンツカレンダー全体を把握できるようにします。
この記事の後半で詳しく解説しますが、まずはコンテンツカレンダーを作成するためのヒントをいくつかご紹介します：
- まずは、ソーシャルメディアのコンテンツアイデアをブレインストーミングすることから始めましょう。これには、ブログ記事、画像、インフォグラフィック、ビデオなどが含まれます。
- アイデアがまとまったら、タイムラインを決定し、いつ投稿するかをプランしましょう。ニュースのサイクルや祝日、コンテンツに影響を与えうるその他のイベントなどを考慮に入れてください。
- プランが固まったら、コンテンツ作成のタスクを割り当て、ソーシャルメディアカレンダーやその他のビジュアルコンテンツへの投稿スケジュールを設定し始めましょう。これには、ブログ記事の執筆、さまざまなソーシャルプラットフォーム向けのビジュアルデザイン、ビデオの撮影などが含まれます。
- カレンダーには必ずある程度の余裕を持たせておきましょう。状況は変わるものですし、プランの調整が必要になるかもしれません。予期せぬイベントに対応できるよう、多少の余裕を持たせておくのが賢明です。 たとえば、8月7日に、8月8日が「国際猫の日」であることを知ったものの、カレンダーはブランド関連の投稿で埋まっているとします。ブランド関連の投稿の合間に、かわいい猫の写真をかき集めるために大騒ぎしなければならないような「あの人」にはなりたくないですよね？
3. ワークフローに基づいてソーシャルメディア戦略を策定する
ソーシャルメディア戦略は、チームのワークフローに合わせて策定されるものであり、その逆ではありません。基本的に、戦略を練る前に、コンテンツの作成、配布、モニタリングといった実務的な側面を考慮する必要があります。その理由は非常に単純です。そうすることで、チームのニーズ、強み、そしてリミットに合わせて最適化された戦略を策定できるからです。
この点で最も基本的な例としては、ビジュアルを多用するコンテンツ企画を、それをサポートするのに必要な「リソース」がないままプランニングしてしまうことが挙げられます。「リソース」とは、必ずしも「Y個のビジュアルアセットに対してX人のデザイナー」という意味ではありません。残念ながら、これに関する決まった式は存在しません。また、リソースとは、コピーライター、エディター、承認担当者などとの連携も意味します。先ほど触れた「デザイナーとコピーライターの共生関係」を覚えていますか？ ここでもその関係が重要な役割を果たします。
さて、ワークフローに基づいたソーシャルメディア戦略を策定するための一般的なヒントとして、以下の点を念頭に置いておく必要があります：
- 目標を明確にする：ソーシャルメディア戦略を通じて何を達成したいですか？
- ターゲット層を調査する：この戦略で誰にリーチしようとしているのでしょうか？
- 適切なプラットフォームの選択： どのソーシャルメディアチャネルに注力すべきか、またソーシャルキャンペーンにおいてそれぞれをどのように活用するか？
- 魅力的なコンテンツを作成する： どのようなコンテンツがオーディエンスの共感を呼び、どのように投稿を作成すればよいでしょうか？
- 配布プランを立てましょう：ソーシャルメディアのコンテンツをどのようにしてオーディエンスに届けるか？
- モニタリングと調整：ソーシャルメディアマーケティングキャンペーンの成功をどのように追跡・測定しますか？
良い出発点として、以下の画像には、ソーシャルメディア戦略を策定する際に自問すべき質問の例がいくつか示されています：
4. ソーシャルメディアプラットフォームを把握する
ソーシャルメディアに関しては、数多くのプラットフォームから選択することができます。各プラットフォームにはそれぞれ長所と短所があるため、ソーシャルメディアコンテンツの作成を始める前に、自社の戦略に適したプラットフォームを選ぶ必要があります。
ソーシャルメディアプラットフォームを選ぶ際に考慮すべき点をいくつかご紹介します：
- 目標：ソーシャルメディア戦略で何を達成したいですか？コンバージョン？ブランド認知度？リードの獲得？例えば、コンバージョンの増加を目指している場合、Twitterは適切なプラットフォームではないかもしれません。あるいは、誰に聞くかによっては、適切なプラットフォームである可能性もあります。
- 対象読者：ソーシャルメディア戦略を通じて、どのような層にリーチしようとしていますか？ターゲット層はTwitterやLinkedInを利用していますか？それともRedditでしょうか？
- コンテンツ：どのようなコンテンツがオーディエンスの共感を呼ぶでしょうか？インフォグラフィック？ホワイトペーパー？ブログ記事？インフォグラフィック、ホワイトペーパー、ブログ記事は、Instagramストーリーとして共有されています。
この考え方を採用すれば、長期的には多くの悩みを解消できるでしょう。「あらゆる場所に存在したい」という誘惑に駆られるかもしれませんが、チームが制作できる質の高いコンテンツには限りがあります。手広くやりすぎず、チームの強みと、ターゲット層が頻繁に利用する場所に焦点を絞りましょう。
5. 投稿のスケジュール管理にはソーシャルメディア管理ツールを活用する
さて、ここからは当ブログの見どころの一つ（先を見渡すと、記事の半分以上が残っていることに気づく）――ソーシャルメディア投稿の運用についてご紹介します！
投稿のスケジュール設定は、堅実なソーシャルメディアワークフローの柱の一つだと言えるでしょう。それには十分な理由があります。最も明らかな理由は、そうすることでコンテンツの一貫性を保ち、定期的に公開できるようになるからです。納得できますよね？
ソーシャルメディア管理のためのPlanable
一部のプラットフォームではコンテンツのスケジュール設定機能が標準でサポートされていますが、Planableのような専用のソーシャルメディア管理ツールを利用することには、大きなメリットがあります。なぜなら、スケジュール設定ツールを使えば、各プラットフォームに個別にログインして手動で設定する代わりに、すべてのページへの投稿を1か所でまとめてスケジュールできるからです。
また、投稿を事前にスケジュールしておくことは、コンテンツの一貫性を保ち、定期的に公開するための優れた方法です。ただし、「国際猫の日」にまつわるエピソードを挿入、リアルタイムで投稿する準備もしておく必要があることを忘れないでください。
では、Planableはどのようにして完璧なワークフローの構築を支援できるのでしょうか？ さまざまな方法がありますが、ここでは「Planableの承認システム」と「コラボレーション機能」の2つに焦点を当ててみましょう。
Planableには、あらゆるサイズのチームに対応できるよう設計された4つの承認ワークフロー（「なし」、「任意」、「必須」、「多段階」）が搭載されています。この承認システムにより、コンテンツが100％完成するまでは公開されず、公開前に必ず関連する意思決定者に確認が行われることが保証されます。これにより、投稿が承認の行き詰まりに陥るのか、それとも時間通りに公開されるのかという大きな違いが生まれます。
さらに、コラボレーション機能も充実しています。Planableはソーシャルメディアの操作感やフローを再現しているため、フィードバックはコメントや返信の形で、対応が必要な投稿のすぐ横に表示されます。そこでチームメンバーやクライアントをタグ付けして意見を共有したり、アセット（画像、コピーなど、あらゆる素材）をアップロードしたりすることができます。
コンテンツ運用を効率化し、キャンペーンの進捗を追跡するには「ClickUp」が最適です
ソーシャルメディアチームのワークフローを効率化するもう1つの優れたツールが「ClickUp」です。ClickUpは、チームの組織化と効率化を支援するプロジェクト管理ツールです。チームメンバーは、このツールを利用して業務の進捗を追跡し、互いにコミュニケーションを取り、プロジェクトで共同作業を行うことができます。
ClickUpには、締切の管理、タスクの割り当て、進捗の追跡を行うためのツールも備わっています。柔軟な機能と直感的なインターフェースを備えたClickUpなら、規模の大小を問わず、あらゆるプロジェクトを簡単に管理できます。また、すぐに使えるカスタマイズ可能なテンプレートを活用して、現在のソーシャルメディアワークフローをさらにレベルアップさせることも可能です。総じて、Planableと併用することで、チームのための確実なワークフローを構築できる優れたツールです。
6. 承認プロセスを省略しない
ソーシャルメディアのワークフローには、承認プロセスを設けることが重要です。これは、チームで作業を行う場合には特に当てはまります。一貫した承認ワークフローを確立することで、すべてのコンテンツが高品質であり、ブランドイメージに沿ったものであることを保証できます。
承認プロセスを構築する際には、以下の点を考慮する必要があります：
- 誰が関与すべきか？
- 承認プロセスはどの段階で実施すべきでしょうか？
- 承認プロセスは、目標の達成にどのように役立つでしょうか？
承認プロセスには誰が関与すべきでしょうか？
この質問に対する答えは、チームや目標によって異なります。ただし、常に参画すべき重要なメンバーが数名います：
- コンテンツ作成者／コピーライター： 言うまでもないですよね？この担当者は、自身のコンテンツがすべての要件を満たしていることを確認するため、承認プロセスに関与する必要があります。
- 専門知識を持つ担当者：コンテンツの正確性についてフィードバックを提供します。特に、デリケートで重要なキャンペーンや、公開すべきコンテンツが大量にあり、綿密な校正が必要な場合に役立ちます。
- コピーエディター：コンテンツにエラーがないことを確認し、場合によってはブランドイメージに沿っているかを確認します。
- 最終決定者（承認者）：コンテンツが会社のポリシーに準拠していることを確認し、承認を与える担当者
7. 明確な投稿ガイドラインを設ける
ソーシャルメディアに関しては、明確な投稿ガイドラインを設けることが重要です。これは、チームで仕事を行う場合には特に当てはまります。投稿ガイドラインを設けることで、すべてのコンテンツが高品質であり、会社の方針に準拠し、ブランドのトーンを体現したものになることを確実にすることができます。
投稿ガイドラインを作成する際に考慮すべき点：
- どのような語り口やトーンを使うべきでしょうか？
- どのようなトピックを取り上げるべきでしょうか？
- どのような種類のコンテンツを投稿すべきでしょうか？
- コンテンツはどのくらいの頻度で投稿すべきでしょうか？
8. ワークフロー図を検討する
あるいは、ソーシャルメディアのワークフロー図を作成することも検討してみてください。プロセス図の優れた点は、プロセスを構成するタスクを概説するだけでなく（始まりと終わりがある「やることリスト」のように）、データやソーシャルメディアの投稿、意思決定の過程、さらには特定のプロセスにおける重要なマイルストーンまでを視覚化できることです。
すごいですよね？
また、可視化は数あるメリットのほんの一部に過ぎません。このドキュメントがあれば、関係者全員がプロセスを理解し、必要に応じて参照することで、作業を迅速に進めることができます。
ワークフローを「活用」する準備はできていますか？
ソーシャルメディアのワークフローは、あらゆるソーシャルメディア戦略において不可欠な要素であり（そして常にそうあるべきものです）。
明確な役割分担を定め、明確なガイドラインを設け、常にワークフローに合わせて可能な限りソーシャルメディア戦略を策定することを忘れないでください。これらのベストプラクティスを実践し、ソーシャルメディアのワークフローツールを活用することで、品質を損なうことなく、チームが迅速にコンテンツを配信できるようになります。
具体的には、Planableがソーシャルメディア管理とコラボレーションプロセスの効率化に重点を置いている点、およびClickUpのソーシャルメディアプロジェクト管理機能やテンプレートについてご紹介します。
スムーズな仕事の流れをお楽しみください！
マルコ・ギリアーニは、Planableのコンテンツマーケターであり、コンテンツ作成、SEO、コピーライティングの専門知識を持っています。