チームがバラバラになり始めるのは、必ずしも劇的なことではない。実際は、ほとんど気づかないほど静かに始まるのが普通だ。👀
締め切りに間に合わないこともある。あるいは中途半端な電子メールで、答えよりも疑問が多く残ることもある。私の仕事ではない」と考える人がいる一方で、「彼らが何とかしてくれるだろう」と思い込む人もいる。
そうやって、小さな亀裂が大きな穴へと変わっていく。締め切りは山積みになり、コミュニケーションは滞り、進捗は停滞し、アカウントは？説明責任などどこにもない。
必要なのは、適切なフレームワーク（グランドルールと呼ばれるもの）であり、それによってチームの連携が生まれ、効率が向上し、チームの能力が成功に結びつくのだ。
明確で実行可能なチームルールを作ることで、潜在能力を真の進捗に変える方法を探ってみよう。
⏰60秒要約
- チームルールはコミュニケーション、意思決定、全体的なパフォーマンスを向上させる
- チームルールの種類には、基本的価値観、コミュニケーションガイドライン、意思決定プロセス、仕事プロセスに関するルール、アカウンタビリティ対策、紛争解決フレームワークなどがある
- 効果的なチームルールを作るために
- 明確な目的を定め、成功を測るKPIを設定する。
- 役割、責任、直接責任者（DRI）を明確にする。
- ルールに優先順位をつけて分類し、注文を出す
- 私の仕事プロセスを理解し、ボトルネックを見つけ、それを取り巻くルールを作る
- フィードバックループのルールを明確にする
- コンフリクトマネジメントの仕組みを構築する
チームルールが重要な理由
一見すると、チームルールはやること、やらないことのリストのように見えるかもしれません。しかし実際は、チームメンバー間の相互作用の枠組みを提供し、全員が同じページに立ち、共通の目標に向かって仕事をするためのものなのです。
チームルールの重要性をさらに理解しよう。🗃️
1.混乱をなくす： 役割と責任が明確化されることで、誰もが自分が何をすべきなのかがわかる。誰が何を担当するのか混乱することもなく、明確な期待値で生産性を高めることができる。
2.一貫性と公平性のプロモーション： 全員が同じルールに従うことで、公平なフィールドが生まれます。これはお気に入り主義を防ぎ、役割や年功序列に関係なく、全員が平等に扱われることを保証します。
3.効果的なコミュニケーションのためのセーフティネットを提供する： ガイドラインは、いつ、どのようにコミュニケーションをとるべきかを定めているため、不明な点や緊急性の高い事柄に効果的に対処しやすい。
4.チーム文化を形づくる： 尊重、明確なコミュニケーション、効率的な問題解決といったポジティブな行動は、明確に定義されたルールによって育まれ、信頼と継続的改善の文化を促進する。
*楽しい事実: ジェフ・ベゾスがこのアイデアを広めた ジェフ・ベゾスは、チームはピザ2枚で足りるほど小さくあるべきだという考えを広めた。小さなチームはルールが少なくて済むことが多く、コラボレーションがスムーズになる。
チームルールの種類
チームを成功に導くためには、さまざまなルールが必要です。以下は主なルールの種類です。📑
1.基本的価値観と行動指針
これらは、以下の期間中に期待される基本的な行動と態度を定義するものである。
グループの運営方法の基礎を形成する。尊敬と信頼が育まれる環境を作る。
例:*📌 ブレーンストーミングセッションではチームメンバー全員が平等に貢献し、多様な視点を認めるなど、包括性を強調するルールを導入する。
2.コミュニケーションガイドライン
効果的なコミュニケーションは
高機能チーム
メッセージがクリアされ、プロンプトが届くようにする。
例:*📌 週1回のチームハドルや毎日のスタンドアップなど、定期的なチェックインを奨励し、課題に取り組み、成功を共有する。フィードバックは常に建設的であるべきで、問題を発見してから48時間以内に伝えることを義務付ける。
3.意思決定プロセス
意思決定に関する明確なガイドラインをクリアされたことで、強固な意思決定プロセスが構築される。
となり、著者をめぐる混乱を避けることができる。これらのルールは、誰が最終的な決定権を持つか、どのように意見を集めるか、あるいは決定を下す前にどのようなステップを踏まなければならないかを明らかにするものである。
例:*📌 予算関連の決定には、2人の利害関係者からの意見と管理者の承認が必要であるというルールを設定する。重要でない決定には投票制度を導入し、長時間の議論を避け、迅速な解決を図る。
4.仕事プロセスのルール
仕事の進め方のルールは、チームメンバー全員が効率よく同期して仕事を進めるためのものです。仕事をどのように完了させるかを規定する、日々の業務に不可欠なガイドラインと考えてください。
例： 📌 ハンドオフの方法を決める。あるチームメンバーがプロジェクトを完了したら、タスクの詳細な要約と次のステップを残す。アクセシビリティを向上させるために、ファイルやアセットは標準的な命名規則がある中央のフォルダにアップロードしなければならないというルールを強制する。
5.時間管理とミーティングのマナー
これらのルールにより、チームは無駄なタスクやミーティング過多に時間を費やすことなく、効率的で集中力のある状態を維持できます。
例:*📌 不必要なミーティング要請を防ぐために、チームメンバーがカレンダーで集中 時間をブロックするルールを設定する。ミーティングを録画し、ライブで参加できないメンバーと共有するなど、非同期コミュニケーションに関する方針を定める。
6.紛争解決ルール
意見の相違を解決するためのルールは、プロフェッショナリズムを維持し、混乱を最小限に抑えるのに役立つ。
例:*📌 問題をエスカレートさせる前に24時間のクールダウンドルールを設け、より思慮深い会話とより良い問題解決を可能にする。
➡️ 続きを読む:
/参考文献 https://clickup.com/ja/blog/209614/performing-stage/ パフォーミング・ステージでチームのパフォーマンスを最適化する方法 /%href/
効果的なチームルールの作り方
チームルールの作成は、全員の仕事を効率的に進めるために不可欠です。これらのガイドラインを熟慮して完了すれば、チームは集中力を維持し、衝突を解決し、摩擦を最小限に抑えながら集団目標を達成することができます。
ここでは、有意義で長続きする効果的なルールの作り方を紹介します👌。
ステップ #1: 明確な目的から始める
チームルールは、チーム運営の基盤です。その恩恵を真に受けるためには、その目的を確立する必要があります。なぜこのルールが必要なのか、具体的にどのような課題に対処するのか、チームに理解してもらいましょう。
明確な目的がなければ、ルールは紙の上の言葉にすぎません。
ここでは、その方法を紹介しよう：
- 痛点を特定する： 締め切りの遅れ、ミスコミュニケーション、不明確な意思決定などの問題をメモする。
- 目標を定義する： タイムラインの改善やアカウンタビリティの向上など、実行可能な目標で課題に対処する。
- KPIを設定する：時間内に完了したタスクの割合のような主要業績評価指標（KPI）で進捗を追跡する。
ClickUp Goalsでチームの目標を簡単に設定・追跡しましょう。
クリックアップ目標
を使用すると、高レベルのオブジェクトを作成し、測定可能な小さなターゲットを設定することができます。これらのターゲットは、数値、特定のタスク、または単純な真/偽にすることができます。
例えば、効果的な時間管理のルールを作りたいとします。時間管理ルール」というタイトルの目標を作成し、期日を追加し、所有者（進捗追跡の責任者）を割り当てます。
この目標の中で、「タイムブロックガイドラインの定義」や「遅延のためのバッファタイムの作成」といった小さなステップを設定できます。そして
/参照 https://clickup.com/features/tasks ClickUpタスク /参照
を使えば、ステップごとに個別のアクションアイテムを簡単に作成し、関連するチームメンバーに仕事を割り当てることができます。
各タスクが完了すると、進捗状況に合わせて目標が自動的に更新されます。
クリックアップインサイト: アンケート回答者の20%近くがクリックアップを利用しています。
/を送信しています。 https://clickup.com/ja/blog/252469/team-communication-survey/ 毎日50通以上のインスタントメッセージ /%href/
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このような大量のインスタントメッセージは、チームが常に迅速なやり取りで賑やかであることを示しています。ClickUp ChatやClickUp Assigned CommentsのようなClickUpの統合コラボレーションツールを使えば、会話は常に適切なタスクにリンクされているため、可視性が向上し、不必要なフォローアップの必要性が減ります。
/ctaBtn/パープル ORGANIC=organic&UTM_MEDIUM=Owned&UTM_Campaign=org_owned_arau_acq_blog_all-devices_x_lp_x_all-departments_x_growth_play&UTM_term=2022-01-01&UTM_CONTENT=US_interest_x 今すぐClickUpを試す /クリックボタン
ステップ#2：役割と責任を明確にする
役割の定義とは、役職を与えることではありません。誰が、いつ、何を、どのようにやることを明確にすることだ。直接責任者（DRI）を割り当てることで、さらに明確になる。
これが、役割を効果的に定義する方法です：
- ワークフローをマップする：チームが扱う定期的なタスクやプロジェクトをリストアップする。それぞれについて、次のように尋ねてください。誰がサポートしていますか？
- タスク、意思決定、または成果物の最終的な所有者（またはDRI）を決めます。インスタンスンスでは、「マーケティングコンテンツ」のDRIは、コンテンツマネージャーである。
- すべてを文書化する： 役割、責任、DRIなどのセクションをきちんと整理したチームハンドブックを作成する。目標は、チームのすべての重要な情報を1つの場所に保存し、整理して、簡単にアクセスできるようにすることである。
カスタムClickUp自動化でリマインダーなどを自動化しましょう。
ルールが確実に守られるように、可能な限り自動化しましょう。可能な限り自動化しましょう。
/href/ https://clickup.com/features/automations ClickUp自動化 /参照
クリックアップオートメーションでは、特定の条件が満たされたときにトリガーされるリマインダーやアクションを設定できます。例えば、タスクの期限の24時間前にリマインダーを送信したり、期限が近づくとタスクの優先度を自動的に更新する自動化を作成できます。
チームハンドブックの初稿が提出された場合、エディターにレビューのために割り当てる自動化を設定できます。これにより、ルールの実施がよりスムーズになります。
ClickUpダッシュボードでルール遵守とチームパフォーマンスを監視
次に、以下の方法でルールの遵守状況を追跡します。
/参照 https://clickup.com/features/dashboards。 ClickUpダッシュボード /参照
.
例えば、毎週のタスクは金曜日までに完了させるというルールがある場合、ダッシュボードは期限内に完了したタスクのパーセンテージを表示し、チームがどの程度フォローできているかを明確にビューします。
➡️ 続きを読む:
チームルールを適用する際の課題
チームルールは理論的には素晴らしいものですが、実際に実装するのは難しいものです。このような難題は、膝を突き合わせて考えてみないとわからないことが多い。
ルールの適用における一般的な課題（およびその解決方法）について説明しましょう。🔎
変化への抵抗
変化は簡単ではありません。慣れ親しんだもの（またはステータス）に固執するのが人間の本性であり、新しいアイデアや
チーム規範
は、しばしば不必要なお役所仕事のように感じられることがある。
☑️ 解決策: これを克服するには、各規範の背後にある目的と、それがチームのワークフローやコミュニケーションをどのように改善するのかを透明にする。チームメンバーをプロセスに参加させ、フィードバックを集め、必要に応じて調整する。
こうすることで、メンバーは変化に抵抗するのではなく、変化に積極的でオープンだと感じるようになる。
リーダーシップからの賛同が限られている。
チーム規約を守るために「忙しすぎる」マネージャーは、ルールは重要ではないというメッセージを送ることになる。
☑️ 解決策：ルール作成プロセスに最初からリーダーを参加させることで、より大きな賛同を得ることができる。ルールの作成に積極的に参加することで、実行をサポートしやすくなる。
ルールをめぐる対立
すべての人がすべてのルールに同意するわけではない。自分が管理されていると感じる人もいるかもしれない。ルールが不公平だと思う人もいるでしょう。これは緊張につながり、生産性の高いチームワークに影響を与えかねません。
☑️ 解決策: オープンな会話のスペースを作る。ルールが不公平だと思う人がいたら、代替案を提案してもらいましょう。根拠となるデータを活用する。
例：あるルールが締切遅れを減らすために導入されたのであれば、そのルールが追加される前の締切遅れの頻度を共有する。対立が続く場合は？中立の立場の人やコーチに話し合いを仲介してもらいましょう。
目標は勝つことではありません。誰もが納得できる解決策を見つけることだ。
ルールを複雑にしすぎる
制約が多すぎると、チームメンバーは卵の殻の上を歩いているような気分になり、創造性やモチベーションが低下する。
☑️ 解決策: チームのオブジェクトに直接貢献する、最も効果的で重要なルールに焦点を絞る。ルールはシンプルで実行可能なものにし、チーム全体の目標に沿うようにすることで、管理しやすく、目的があると感じられるようにします。
リモートチームにルールを適応させることができない。
リモートワークの増加に伴い、対面でのコラボレーションのために作られたチームルールがバーチャル環境にうまく適応できない場合があります。これは特にコミュニケーションやワークフローのプロセスにおいて、誤解や不明確な期待につながる可能性があります。
☑️ 解決策: チームの規範をリモートワークに適応させる。例：オンラインミーティングにクリアされた期待値を設定し、適切なコミュニケーショ ンチャネルを定義し、コラボレーションツールを効果的に使用する。
以下のことを徹底する。
バーチャルチーム
メンバーはオフィスチームと同じリソースやガイドラインにアクセスできるため、全員が足並みをそろえることができる。
チームルールとアカウンタビリティのベストプラクティス
ルールは雑用のように感じるべきではない。これらのベストプラクティスで、全員が尊重されるガイドラインを作成し、結束力のあるチームを構築することができます。
チームメンバーを巻き込む
トップダウンでルールを決めると、抵抗が予想されます。なぜなら、従業員は自分たちが作ったルールに従う可能性が高いからです。
例えば、電子メールの返信時間に関するルールを作成する場合、チームメンバーに現実的な時間を聞いてみましょう。私の仕事は24時間でいいという人もいれば、重要な依頼を優先したほうがいいという人もいるでしょう。
💡 プロのヒント：チームメンバーから直接アイデアを集めるには、ClickUpフォームを使いましょう。
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-415-1400x690.png クリックアップフォーム /クリックアップフォーム
ClickUp Formsでフォームの編集とプレビューを簡単に。
試験段階でのルールテスト
チーム全体にルールを展開する前に、小規模でテストしてみましょう。
例えば、ある部署で1ヶ月間、新しいコミュニケーションルールを試験的に導入する。より広範囲に導入する前に、フィードバックを使ってアプローチを改良し、よりスムーズな導入を実現する。
ルールを視覚的に強化する
インフォグラフィックやチームダッシュボードなど、視覚的なリマインダーを活用し、ルールを常に意識させる。
例えば、共有ワークスペースやバーチャルハブにコミュニケーションプロトコルのクイックリファレンスガイドを表示する。視覚的な手がかりがあれば、規範を守り、記憶することが容易になります。
柔軟性と構造のバランスをとる
ルールはワークフローに構造を加えますが、例外を受け入れる余地も必要です。
例えば、「電子メールは24時間以内に返信する」というルールがある場合、緊急性の高い問題は、他が多少遅れても優先すべきことを明確にする。
効果的なチームルールを設定し、ClickUpで成功を促そう
チームルールの作成と実施は、ほんの始まりに過ぎません。本当の価値は、それをどのように適応させ、進化させ、パフォーマンスの高いチームを作り上げるかにある。
ClickUpを使えば、このプロセスはより合理的で協力的なものになります。目標やKPIの追跡、包括的なルールブックのメンテナー、ルーチンチェックの自動化など、ClickUpは真に成功を導くチームルールを作成・導入するためのツールを提供します。
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