今日も仕事が終わり、またもや自分かチームの誰かが何かを見落としているような余韻に浸っている。
やることリストで追跡を続けようとしても、誰がどの詳細を担当しているのか誰も正確に把握していないのが問題だ。つまり、何か問題が発生したとき、プロジェクトを進めるための行動を起こすのではなく、またもや責任の所在を推測するゲームになってしまうのだ。
幸いなことに、日々の仕事管理（DWM）を面倒に感じる必要はない。いくつかの簡単な戦略を使えば、チーム全員が同じページを見ながら、それぞれの責任に集中できるような仕組みを構築することができる。
このブログでは、そのやることをご紹介します。
TL;DR：
毎日の具体的で実行可能な目標を設定し、アイゼンハワーマトリックスやMoSCoWメソッドなどのフレームワークを使って優先順位をつけ、チームが影響力の高いタスクに集中できるようにする。
👍🏾 タスクを明確に割り当て、誰が責任者かを全員が把握し、混乱と遅れを減らす。
📅 毎日の仕事管理ミーティングを素早くスタンドアップし、優先度を合わせ、障害 を解決し、成果を祝う。
🗄️ 💢ClickUpのようなプラットフォームを使って、タスク管理を合理化し、反復タスクを自動化し、チームコミュニケーションを強化する。
👩🏾🤝👩🏽チームメンバーが最新情報や課題を気軽に共有できる文化を醸成し、問題の迅速な解決を図る。
📈 タスク完了、エラー率、チームの自主性などのメトリクスに注目し、プロセスを改善し、生産性を維持する。
私の仕事管理とは？
デイリー 私の仕事 (DWM)とは、タスク、プロセス、目標の日々の一貫した実行を保証する体系的なアプローチです。DWMは、短期的ターゲットと長期的戦略的成果の両方に合致しながら、業務効率を維持するのに役立ちます。
プロセス所有者またはビジネスリーダーとして、継続的な改善を推進し、問題を迅速に解決し、長期にわたってチームのパフォーマンスを維持するために、日々の活動をプラン、監視、調整します。
ビジネス・オペレーションにおける日々の仕事管理の役割
DWMは、戦略プランを実際に測定可能な進捗に変えるために必要な規律ある行動を推進する、日々のエンジンだと考えてください。DWMがビジネスオペレーションに果たす役割を説明しよう。
1.敏捷性の向上
DWMは、コアタスクのコントロールを維持しながら、予期せぬ変化に迅速に対応することを可能にします。この適応性により、不測の事態が進捗を遅らせることなく、効率的に処理できるようになります。
2.フォーカスの強化
明確に定義された毎日の仕事プランによって、チームは特定のタスクに集中し、雑念や不確実性を排除することができます。優先度が明確になることで、無駄な努力が減り、生産性が向上します。
3.仕事の質の向上
標準化されたプロセスと明確なパフォーマンスメトリクスを導入することで、DWMはチームがすべてのタスクにおいて高い品質を維持することを可能にします。この視覚的な管理により、ばらつきを最小限に抑え、各成果物が確立された基準を満たしていることを保証します。
4.所有権の文化
明確な責任には明確なアカウントが伴います。DWMは、各チームメンバーがプロジェクト共有に意欲的に取り組み、それを遂行できるようにします。これにより、アカウント責任が構築され、余計なプロンプトがなくても締め切りが尊重される文化が育まれます。
5.継続的改善の重視
DWMは、ステータスを維持しながら、最適化のための領域を積極的に特定することを目的としています。非効率な部分を早期に発見し、次のことを実践することで、継続的にプロセスを改善し、チーム全体の機能を向上させます。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/45595/automation-examples/ 自動化の例 /%href/
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日々の仕事管理の実践：生産性を高めるためのステップバイステップガイド
最終的には、ただタスクを割り当てるだけではいけません。全員の努力を一致させ、生産性を最大化し、進捗を可能にするフレームワークを作りたいのだ。ここでは、無駄のない日常管理システムを効果的に導入する方法を紹介する。
1.日々のオブジェクトを定義する
目標を設定すること自体が大変なタスクであり、定期的にやることであれば、その恐ろしさは想像に難くない。深呼吸をして、チームとして毎日何を達成したいかを明確にしよう。
例えば、製品立ち上げの仕事なら、その日の優先度は以下のようになる：
- 発売記念電子メールのコピーの最終決定
- PPC広告概要の承認を得る
- ランディングページの最終的なウォークスルーを行い、直前のエラーを発見する。
これらの目標がいかに明確で、製品のローンチにどのような影響を与えるか、やることがわかりますか？
/参照 https://clickup.com/features/goals ClickUp 目標 /%href/
は、日々の優先度の透明性を確保するための優れた機能である。
目標やターゲット（数値、はい/いいえ、金額など）をグループ化し、ユニークな説明を追加して分類することができます。
ClickUpは、タスクやリストを目標にリンクさせることができ、目標を完了すると自動的に進捗を追跡します。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-828-1400x935.png ClickUp GoalsでSMART目標を設定し、日々の仕事を管理しましょう。 /%img/
ClickUp Goalsで目標達成のためのスケジュールを管理しましょう。
2.各オブジェクトに優先度をつける
すべてのタスクをその場で完了させる必要はありません。目標は、緊急度の高いタスクにはプロンプトを出す一方で、緊急度の低いタスクは時間をかけて分散させることだ。明確な階層を確立することで、次のことがわかる。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/159285/how-to-plan-your-work-day/ 仕事のプランの立て方 /%href/
効果的に
アイゼンハワーマトリクスは素晴らしい手始めだが、MoSCoW法（Must have, Should have, Could have, Won't have）のようなフレームワークをランキングの目的に使うこともできる。
例
- 顧客体験に影響する重要なバグ修正？それは今日「なくてはならない」ものだ。
- 将来のマーケティング戦略のプランニング？重要だが、重要なタスクが完了するまで待つことができる。 ClickUpのリストビュー 誰が何に取り組むのかが完璧にクリアされた状態でない限り。
例えば、部門横断的なチームでマーケティングキャンペーンに取り組んでいる場合、コンテンツ作成は1人、広告デザインは別の人、アナリティクスの追跡は3人目に割り当てる。
幸運なことに、ClickUpはチームの作業負荷を完了することができるため、個々の締め切りを設定し、週次スコアカードを使って進捗を監視することができます。
作成できるのは ClickUpタスク を参照し、それが何であるか、プロジェクトにどのような影響を与えるかについての詳細な洞察を提供する。
追加
/参照 https://clickup.com/features/custom-fields ClickUpのカスタムフィールド /を追加する。
リンク、ドロップダウン、電子メールなど、各チームメンバーが仕事を完了するために必要なコンテキストを提供します。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/ClickUp-Tasks-12.png 日々の仕事を管理するClickUpタスク /クリックアップタスク
ClickUpタスクでプロセスに合わせてワークフローをカスタマイズ。
4.規則的な毎日のルーチンに従う
オブジェクトの設定はコインの一面に過ぎない。その日の主な焦点を強調するための日課も必要だ。
例えば、朝に10分間のスタンドアップミーティングを行い、優先度を確認する。
ここでのアイデアは、チームとしての成功を祝い、問題が深刻化する前にその場で解決する手助けをすることである。
5.適切な仕事管理ツールを使う
次のことをしたい。
/参照 https://clickup.com/blog/save-one-day-every-week// 毎週1日節約したい /%href/
?
シームレスなコラボレーションとタスク管理をサポートするツールをチームに装備しましょう。
インスタンスンス
/例えば https://clickup.com/features/kanban-board ClickUpのカンバンボード /%href/
スコープ」、「進行中」、「レビュー待ち」、「完了」など、プロジェクトのフェーズを反映します。優先度の変化に合わせて、タスクの追加、非表示、並べ替えが簡単にできます。
一方
/参照 https://clickup.com/features/project-time-tracking ClickUpでのプロジェクト時間追跡 /クリックアップ
を使えば、チームの時間の使い道を確認し、見積もり設定を行い、非効率な仕事を特定するためのレポートをビューすることができます。ClickUpの無料Chrome拡張機能を使えば、デスクトップ、モバイル、ウェブブラウザから文字通り時間を記録することができます。
チームマネージャーのスケジュール管理は難しいものですが、明確なプランがあればずっと簡単になります。その
/参照 https://clickup.com/templates/employee-schedule-t-900200017485 ClickUp従業員スケジュールテンプレート /%href/
は、シフトの編成、稼働状況の追跡、各部門の人件費の管理、さらには時間外勤務の申請まで、すべてを一箇所で行うことができます。
/すべて一箇所で行えます。 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/99933f5-1000.png ClickUp 従業員スケジュールテンプレート https://app.clickup.com/signup?template=t-900200017485&department=hr-recruiting テンプレートダウンロード /%cta/
スケジュールを設定するには、いくつかのステップに従うだけです：
- カバレッジのニーズを確立する
- チームメンバーの空き状況を収集する。
- スケジュールを立案し、構造化されたレビューの仕組みを導入し、変更を確定する。
6.定期的なコミュニケーションを可能にする
チームメンバーは、一日中いつでも誰かに助けを求めたり、説明を求めたりすることができるべきです。そのため、積極的にコミュニケーションをとる文化を育み、最新情報を提供したり、懸念を共有したり、単にチャットしたりすることを奨励しましょう。
例えば、開発者が納期に影響しそうなバグに遭遇したら、すぐに関連するチームメンバーに知らせることができます。
同様に、営業担当者が直前になってクライアントからフィードバックを受け、デザインチームによる調整が必要になった場合も、遅れを避けるためにすぐに共有できるようにすべきです。このようなリアルタイムのコミュニケーションにより、潜在的な問題に迅速に対処し、進行中のプロジェクトを軌道に乗せることができる。
日々の仕事管理を導入する際によくある課題とその克服法
たとえ最善の意図があったとしても、DWMアプローチに従うことは一筋縄ではいかず、次のような障害に悩まされることが多い：
1.マイクロマネジメントを感じる
日常業務通りの運営
/参照 https://clickup.com/ja/blog/56577/work-plan-templates/ 仕事プランテンプレート /%href/
チームメンバー、特に創造的な自由を生きがいにしているメンバーにとって、チェックインに対応することは過度に制限的に感じられるかもしれない。
したがって、アカウンタビリティについて議論するときは、マイクロマネジメントのフォームとして説明するのではなく、よりスムーズなコラボレーションやチームの明確化など、そのメリットを強調すること。
プロからのヒント： また、成果物に対する責任を果たしつつも、チームが自分のリズムに合った方法で、深い仕事や最優先度に追いつくことができるような「集中ブロック」の時間をスケジュールする必要があります。
2.進捗の追跡に苦労している
タスクの完了を定期的にレポート作成するのは、努力のように感じられるかもしれない。チームメンバーは、コンテキストの切り替えのために集中力を失い、フラストレーションや生産性の低下につながるかもしれない。
更新についてチームから何度も連絡を受けるよりも、ユーザーフレンドリーな タスク管理ソフト を使えば、努力なしに重要なアップデートを落とすことができる。 ClickUpチャット 例：イベント、アポイントメント、用事、タスクの設定に役立ちます。また、信頼できるチームメンバーに責任の一部を委任することもできます。
日々の仕事管理の効果を測定する：私の仕事管理のベストプラクティス
どんなことでも 仕事スケジュールテンプレート を導入するのであれば、それが結果をもたらすという具体的な証拠が必要になる。
しかし、その証拠はどうやって手に入れるのだろうか？
日々の仕事の成果に関連する重要業績評価指標（KPI）を設定し、追跡することである。
もちろん、「1タスクあたりの平均作業時間」や「1人1日あたりの平均タスク完了数」など、お決まりの指標もある。しかし、日々の仕事管理を真に包括的に見るためには、これらのメトリクスは見逃せない。
1.フォーカス率
優先度の低いタスクと比較して、優先度の高いタスクに費やされた時間の割合を測定します。集中比率が高いほど、チームが重要なタスクに集中していることを示します。
2.エラー率
を知るための重要な要素
/を知る上で重要なことである。 https://clickup.com/ja/blog/120843/how-to-save-time/ 時間を節約する方法 /%href/
は、どの程度の頻度でタスクの修正ややり直しが必要かを測定するものである。エラー率が高い場合は、次のことを見直してみてください。
/を見直したほうがよいかもしれません。 https://clickup.com/ja/blog/111525/task-management-skills/ タスク管理スキル /%href/
指示がどれだけクリアされたか、タスクごとにどれだけ期待値が高かったかという点である。
3.私の仕事バックログ
これは、ある時点でどれだけの仕事が未完了のまま残っているかを測るものです。常にクリアされずに苦労していませんか？その日のタスクの優先順位と割り当て方を考え直す必要があるかもしれない。
4.チームの自主性レベル
これは、チームメンバーがあなたや他のチームリーダーに指導を求める頻度を示す指標です。目標は、メンバーができるだけ自立していると感じられるようにすることです。彼らが頻繁にあなたに相談するようであれば、仕事を調整することを検討してください。 スケジュールテンプレート を使うことで、意思決定の明確さと信頼性を高めることができる。
5.タスク所有権の満足度
タスクの所有権と責任について、チームがどのように感じているか、定期的にアンケートを実施する。満足度のスコアがそれほど高くない場合は、配布のバランスをとるために作業負荷の再調整を検討する価値があるかもしれない。
次のような支援を受けることができる。 ClickUpの簡単仕事プランテンプレート を使えば、やること、完了することがよりイメージしやすくなります。
6.問題解決までの時間
あなたのチームは、日々のタスクにおける問題やボトルネックを解決するのに、どれくらいの時間がかかりますか？これが時間とともに短くなればなるほど、問題解決に対するチームのアプローチはより効率的になります。
7.アドホックタスクの所要時間
全体のスケジュールを乱すことなく、突発的なタスクを迅速に処理できるかどうかで、日々の仕事管理がいかに柔軟で効果的かを測ることができる。
8.1日を通してのエネルギーレベル
疑問
/参照 https://clickup.com/ja/blog/57770/how-to-work-faster/ どうすれば速く仕事ができるか？ /どうすれば速く働けるか？
チームとして？ タスクをチームのエネルギーレベルとできるだけ一致させる。1日の始まり、中盤、終わりにチームがどう感じるか簡単なアンケートを実施し、チームが負担を感じすぎないようにタスクのペースを調整する。
毎日の仕事管理を改善するツール
1.ClickUp
ClickUpは生産性を集中管理するハブだと考えてください。
カスタムダッシュボードを使えば、アプリやタブを切り替えることなく、タスク、メッセージ、更新情報をすべてのツールに取り込むことができ、急ぎの仕事を確認できます。
また
/参照 https://clickup.com/features/calendar-view ClickUpのカレンダー・ビュー /%href/
で一日の優先度をプランニングできます。重要な締め切りやミーティングを逃さないように、アラートやイベントのリマインダーを設定できます。
ClickUpのカレンダービューでスケジュール通りに。
最高の機能
- ビルド済みの /参照 https://clickup.com/features/automations ClickUp自動化 /を使う。 を使って、AIによるステータス更新をトリガーする。
- ショートショートでメッセージに素早く返信しClickUpブレイン が完璧なトーンでメッセージを作成します。
- ClickUpの仕事管理テンプレートを使って、毎日のルーチンワークからうまくいったこと（あるいはうまくいかなかったこと）を見直し、プロセスを改善しましょう。
- スプリントを成功に導き、チームがアジャイルで成果に集中できるようにします。 /参照 https://clickup.com/features/dashboards クリックアップダッシュボード /クリックアップダッシュボード
2.Trello
経由
/参照 https://trello.com/home Trello /%href/
Trelloのビジュアルカンバンシステムは、タスクが分かりやすく整理されているのを好む人に適している。 例えば、バトラー自動化機能は、チームメイトにカードを自動割り当てしたり、タイムラインが変更されたときに期日をずらしたりするような日常的な更新を処理する。
最高の機能
- カードエイジング機能で、数日間触っていないタスクをさりげなくハイライト
- Slack、Google Drive、EvernoteなどのすべてのツールをPower-Ups（統合）で同期。
- チェックリストテンプレートを使って、定期的なプロセスを簡単に標準化。
3.Microsoft やること
経由
/参照 https://www.microsoft.com/en-in/ マイクロソフト やること /%href/
一日をまっさらな状態でスタートさせたい方には、Microsoft To DoのMy Dayが最適です。毎朝、優先度リストを新たに作成し、今やることに集中することで、圧倒されることを減らすことができます。
主な機能
- Outlookとの統合により、フラグを付けた電子メールを実行可能なアイテムに変換。
- スマートサジェスチョンで忘れがちなタスクをお知らせ
- ドラッグ＆ドロップで開始日や期日をその場で調整。
4.Asana
経由 Asana Asanaは、複数のプロジェクトやチームを管理するのに最適なツールだ。 例えば、ルール機能を使えば、常に監視することなく、誰かの都合が変わったときにタスクを再割り当てするような、繰り返しの更新を処理することができる。
最高の機能
- 所有者と期日が明確で、仕事を一口サイズに分割できる。
- 作業負荷機能でチームの1日のキャパシティを視覚的に把握。
- カスタムレポートを作成し、どの目標が軌道に乗っているか、軌道から外れているか、またはリスクがあるかを即座に確認できます。
効果的なマネジメントで日々の成功をマスターしよう
日々の仕事管理は、ビジネスの優先度が変化し、仕事プロジェクトが複雑化する中で、全体像を把握し、正気を保つための最良の方法です。
全員を同じページに集めることで、各タスクに責任を持ち、必要なときにはいつでも助けを求めることができる、やる気のあるチームを作ることができる。
ただし、彼らが引き受けられる仕事については、現実的であることを忘れないこと。適切なKPIを測定することで、燃え尽きることなく日々の結果を最適化するための調整に集中することができる。
そして何よりも、適応することを恐れないことだ。
では、日々の仕事管理を強化するための次のステップは？ClickUpのような堅牢なプラットフォームを活用しましょう！
タスク、Gols、チャットなどの数多くの機能により、プロジェクトのアイデアやミーティングのメモなど、シームレスなチームコラボレーションが可能になります。
/参照 https://clickup.com/signup ClickUpを無料で使い始める /%href/
を使って、効率的な仕事をコントロールしましょう。頑張ってください！