リモート設定の新入社員が、会社の機密保持ポリシーを知らずに、社内文書を外部ベンダーと共有し始めた。明確な行動規範がなければ、彼らは意図せずにプロトコルに違反し、潜在的なセキュリティリスクや緊張した仕事上の関係につながります。
このシナリオは、従業員の行動規範の重要性を強調しています。明確な期待を確立し、リスクを最小限に抑え、会社の価値観に沿った行動を取るようにします。
このブログでは、強力な行動規範がなぜ重要なのか、また、尊敬と責任に満ちた仕事環境をサポートするために、行動規範をどのように企業価値と一致させることができるのかを探ります。👥
60秒要約
従業員の行動規範を作成するには、以下のステップに従います：
1: コンテンツを特定する。
- 職務、会社の価値、コミュニケーション基準、リソースの使用など、鍵 となるトピックについて概説する。
- 仕事時間、会社の所有物の取り扱い、服装コードなどに関する重要な方針を盛り込む。
従業員の行動規範を作成する。
- 実際の例を挙げながら、クリアされた簡潔な草案を作成する。
- 期待事項を理解しやすくするため、わかりやすい言葉を使う
3：利害関係者と協働する
- ClickUp ドキュメントを使用して、チームメンバーの意見を取り入れながら草案を作成・編集する。
- 特定の人にコメントを割り当てて、集中的にフィードバックする
4: 文書を洗練させる。
- クリックUp Brainを使用して、言語、文法、スタイルを洗練させ、明瞭でプロフェッショナルなものにします。
**5: 効率性と正確性のためにテンプレートを使用する。
- クリックアップの人事テンプレートを使って、強固な基盤を作りましょう。
- テンプレートをカスタマイズして、貴社独自のポリシーを反映させましょう。
6: 最終レビューを実施し、フィードバックを求める。
- クリックアップドキュメントでドラフトを共有し、関係者からのフィードバックを得る。
- ドキュメント内で直接修正を加え、透明性の高いコラボレーションを実現
7: 文書を最終化し、定期的に更新する。
ClickUpタスクを使用して、必要に応じて文書を見直し、更新するスケジュールを設定します。
ClickUp ドキュメントを使用して、最終的な行動規範を従業員に配布する。
従業員の行動規範を理解する。
従業員行動規範とは、企業内で従業員に期待される行動、価値、倫理基準を設定した一連のガイドラインです。
プロフェッショナリズムを維持し、対立を解決し、会社の資産を守るための頼れるリソースと考えてください。しっかりとした行動規範は、明確性を提供し、リスクを軽減し、敬意と責任を重んじる文化を促進します。
通常、人事部門は上級幹部と協力して従業員の行動規範を起草します。人事の専門家は、法的文書が会社の価値観や法的要件に合致していることを確認し、リーダーは企業文化や行動基準に関する見識を提供します。
企業のサイズによっては、行動規範にあらゆる視点が反映されるよう、部門横断チームが関与することもある。
行動規範には何を含めるべきか？
充実した従業員行動規範は、いくつかの鍵になる分野をカバーする必要があります：
- 期待される行動： プロ意識、尊敬、誠実さの観点から従業員に期待される行動を概説する。
- 会社の価値と文化： 組織を形づくる基本原則を、従業員がどのように体現すべきかを定義する。
- 紛争解決：従業員が意見の相違や紛争に対処するための建設的な方法を提供する。
- 機密情報、知的財産、会社の資産を保護するためのガイドラインを設定する。
- コンプライアンスと法的義務：法律、規制、会社方針を遵守するための明確な期待事項を設定する。
**IBM の「ビジネス・コンダクト・ガイドライン」は、1960 年に制定された企業で最も古 い行動規範のひとつです。
行動規範を導入する鍵は何ですか？
包括的な行動規範を導入することは、従業員と会社の双方にいくつかのメリットをもたらします：
- 前向きな仕事環境のプロモーション： 従業員が職場の価値を理解し、尊重することを助け、チームワークと士気の強化につながる。
- 倫理に反する行動を防ぎ、法律や規制の遵守を徹底することで法的リスクを軽減する。
- 期待事項の明確化：従業員が何を期待されているかを理解するのに役立つ明確なガイドラインを提供し、混乱や曖昧さを軽減します。
効果的な従業員行動規範の作成ステップ
優れた従業員行動規範は、企業の価値を反映し、行動の明確なガイドラインを設定します。
どのように始めればよいかとお悩みなら
ClickUp 人事ソフトウェアを参照
を使えば、すべてのプロセスをスムーズに進めることができます。クリックアップ
ClickUpを使えば
を使えば、アイデアを簡単に整理し、チームのリーダーからフィードバックをもらい、最終稿を誰もがアクセスできるようにすることができます。
以下はその方法です。
効果的で、チームと実際に一致する行動規範を書く。👇
含むべきコンテンツを特定する。
行動規範の鍵になる要素をリストアップすることから始めましょう。企業文化を定義する価値観や行動について考えましょう。
トピックには、敬意あるコミュニケーション、紛争管理、秘密保持、保護、会社資源の適切な使用などが含まれるかもしれません。
を使うことができます。 ClickUp ドキュメント をクリックして、さまざまなチームメンバーから意見を集め、このアウトラインの共同草案を作成する。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/ClickUp-Docs-5-1400x935.png ClickUp ドキュメント：行動規範における倫理的行動の概要を示す最良のツール。 /%img/
ClickUp Docsを使って行動規範を共同で作成する。
ドキュメントは生きている文書なので、草案が進化しても簡単に更新することができます。
やること?
アムジェン社では、組織の価値を行動規範に統合し、透明性と倫理的な意思決定を重視しています。また、このコードには、従業員が実際の状況で倫理原則を適用できるよう、シナリオに基づいたQ&Aも含まれています。
ラフ案を作成する。
主なトピックの概要がまとまったら、会社の行動規範の草案を作成します。
全員が期待されることを理解できるよう、クリアされたわかりやすい言葉を使いましょう。簡潔でありながら包括的で、容認できる行動の具体例を示すことを目指しましょう。
ClickUp Brainを使って、草稿の言葉遣いと分かりやすさを改善しましょう。
ClickUpブレインを見る
は貴重なツールだ。これはワークスペースに組み込まれたAI搭載のアシスタントで、あなたの文章を分析し、明瞭さ、文法、スタイルを改善するための提案をしてくれる。
このツールは、あなたの原稿をプロフェッショナルでありながら親しみやすいものに磨き上げ、社員が読みやすく理解しやすい文書に仕上げます。
👀ボーナス：ドキュメンテーションにAIを使う方法を参照
コンテンツ作成を効率化し、正確性を高め、時間を節約する。
テンプレートで構成する。
飛躍的な進歩をお望みであれば、以下のようなテンプレートの利用をご検討ください。 人事テンプレート .これらのテンプレートは、必要不可欠なポリシーやガイドラインをカバーしながら、各セクションを企業独自の文化に合わせてカスタマイズできる強力な土台を提供します。
まずは
/で始まる。 https://clickup.com/ja/blog/56858/employee-handbook-templates/ 従業員ハンドブックテンプレート /%href/
を使えば、時間を節約し、重要な詳細を見落とさないようにすることができます。
ClickUpの従業員ハンドブックテンプレート
The
は、会社の重要な方針を示しながら、新入社員の入社を容易にします。あなたの会社のニーズに合った包括的な文書を作成できるように構成されています。
このテンプレートは、行動基準、チーム方針、服装規定などの基本的な項目はもちろん、仕事時間やコミュニケーション方針など、見落とされがちな項目もカバーしています。既存のポリシーをそのままコピーして貼り付けたり、セクションを追加したり削除したりして微調整することもできます。
特筆すべき機能として、ビジュアルでエンゲージメントを高める機能があります。GIFやチャート、画像を追加して、ハンドブックをより魅力的で見やすくしましょう。
また、特定のセクションにジャンプできるテーブル・オブ・コンテンツも作成できます。
ボーナス: 探検
/参照 https://clickup.com/ja/blog/154589/employee-handbook-examples/ 従業員ハンドブックの例 /%href/
を参照し、自分のハンドブックをどのように構成すればよいかを理解してください。
ドラフトを見直し、推敲する。
ドラフトができたら、ドキュメントを使って関係者と共有し、フィードバックをもらいましょう。
ClickUp Docsの共有機能を活用してチーム間のコラボレーションを強化する
ドキュメントを共有することで、素早く意見を収集し、必要な調整を行うことができます。こうすることで、全員の足並みをそろえ、行動規範が会社の基準を正確に表していることを確認することができます。
文書内で直接修正を加えることができ、すべての変更は自動的に追跡されます。すべての変更は自動的に追跡されます。このため、全員が同じページを参照し、効率的で透明性の高いコラボレーションが可能になります。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/ClickUp-Assign-Comments-4.png ClickUp Assign Commentsを試して、ドキュメントで集中的なフィードバックを提供しよう : 従業員の行動規範 /%img/
ClickUpでコメントを付与して、ドキュメントに集中的なフィードバックを提供しよう。
フィードバックをさらに効率化するには
ClickUp コメントの割り当て機能を見る
.特定のコメントやタスクを文書内の同僚に直接割り当てることができます。
あるセクションに追加意見や修正が必要な場合、関連するチームメンバーにタグを付けると、そのメンバーに直接通知が届き、レビューや対応ができるようになります。これにより、特に複数の部署と共同作業を行う場合に、全員のアカウント責任を保ち、ミスコミュニケーションや遅延を避けることができます。
💡 プロからのアドバイス： 一貫性を保つために、
(従業員の行動規範に沿った標準業務手順（SOP）を作成します。例 えば、あなたのコードが敬意あるコミュニケーションを重視しているのであれば、SOPに対立をプロフェッ ショナルに処理するためのステップを盛り込みます。
最終バージョンを従業員に配布する。
行動規範がまとまったら、いよいよ配布です。
ClickUp Docsを使用して、行動規範の最終バージョンをチームと簡単に共有できます。
ドキュメントを使えば、わずか数クリックでチームと文書を共有できます。また、誰がコードをビューしたか、または承認したかを追跡することができ、すべての従業員が期待されていることを確実に知ることができます。
💡 プロからのアドバイス： 人事チームは、行動規範に次の項目を追加する必要があります。
/を追加する必要があります。 https://clickup.com/blog/employee-voice// 従業員の声 /%href/
セクションを行動規範に加える。これにより、従業員は懸念を共有し、フィードバックを提供し、職場文化の形に貢献するための明確な方法を得ることができます。
定期的に再評価し、文書を更新する。
行動規範は決して固定的なものであってはなりません。
あなたの会社が進化するにつれ、あなたが設定する行動指針も進化すべきです。定期的に文書を見直し、企業文化や法律、業界の変化に沿ったものにしてください。
更新を追跡し、全員の足並みをそろえるには、次のような方法があります。
ClickUpタスク機能を使用する
.
ClickUpタスクを設定して、レビューと更新プロセスを整理・追跡する
行動規範を定期的に見直し、改訂するためのタスクを作成します。チームメンバーに特定のタスクを割り当て、期日を設定し、進捗を追跡することで、レビュープロセスを組織的かつタイムリーに保つことができます。
最新の行動規範バージョンをタスクに直接添付して、簡単にアクセスできます。
従業員は、コード内の特定のガイドラインについて不安や戸惑いを抱いているかもしれません。これらに積極的に対処することで、信頼が育まれます。
例：よくあるクエリに答えるFAQセクションを文書に含める：
- 「知らずにコードに違反したらどうなりますか？
- "インシデントを匿名で報告するにはどうすればよいですか？"
行動規範チェックリストの作成
- 企業文化に沿ったコアバリューと行動を定義する
- 包括的な意見を得るために、リーダーや鍵になる部署と協力する
- クリアされた専門用語を使わない、理解しやすい言葉を使う
- 親近感を高めるため、実際の例を含める
- 現代の課題（リモートワーク、サイバーセキュリティなど）に対応する具体的なポリシーを追加する。
- ClickUpテンプレートとAIツールを使って草案を構成し、洗練させる。
- 最終化する前に関係者からフィードバックを集める
- 文書にアクセスしやすくし、従業員と簡単に共有できるようにする
従業員行動規範の例
強力な従業員行動規範は、いくつかの重要な分野で明確な期待事項を設定し、企業が前向きで生産性の高い職場を維持するのに役立ちます。
ここでは、実際に違いを生み出すことができる方針の例をいくつか紹介します。🙌🏼
利息の衝突
利益相反に関する行動規範は、従業員が会社の利益よりも個人的な利 益を優先するような意思決定をしないよう、明確な境界線を設定します。これにより、ビジネス上の意思決定が外部からの影響ではなく、会社の最善の利息に基づいて行われるようになります。
例:ある金融サービス会社は、次のようなことをする可能性があります。
を制定し、従業員に対し、株式を所有している、または家族がパートナー団体に雇用されているなど、ビジネスでやることに関するあらゆる金銭的利息の開示を義務付ける。
プロフェッショナリズム
プロフェッショナリズムの方針は、時間通りに出勤することにとどまりません。それは、敬意を払い、生産性の高い仕事環境を作ることです。
行動規範は、同僚を尊重し、破壊的な行動を避け、ストレスの多い状況でも前向きな態度を維持することを取り上げるかもしれません。
例:📌 ある企業のオフィスでは、適切なコミュニケーションスタイル、時間厳守の期待、服装に関するガイドラインを盛り込み、従業員は電子メールに24時間以内に返信すること、正式なミーティングに出席する場合を除きビジネスカジュアルな服装で出席することを明記することがあります。
ハラスメント防止
確固たるハラスメント防止方針は、従業員を差別や不適切な行動から守るものである。行動規範には、性別、人種、性的指向、その他の要因に基づくハラスメントに対して、ゼロ・トレランスの明確な姿勢を示すことが含まれる。
例:📌 ハイテク企業では、厳格なハラスメント防止方針を導入し、口頭、物理的、デジタルのいかな る種類のハラスメントであっても、即刻懲戒処分が下される結果となることを明記することができます。この方針はまた、従業員が匿名でインシデントを報告し、サポートを受けるためのリソースを提供する。
あなたは知っていましたか？
は、敬意、誠実さ、アカウンタビリティの文化を強調しています。この行動規範には
誠実さ、多様性の尊重、法の遵守を含む。
守秘義務
機密保持方針は、会社やクライアントの機密情報を保護するものです。しっかりとした行動規範があれば、従業員は独自のデータを守秘し、無許可の第三者に開示してはならないと明記されているはずです。これには、顧客情報、内部文書、企業秘密が含まれる。
また、プライバシーとセキュリティを維持するため、デジタル記録や紙記録を扱う際には、特定のプロトコルに従うよう従業員に求めることもできる。
例:*📌 コンサルティング会社では、行動規範に秘密保持条項を盛り込み、全従業員に秘密保持契約書（NDA）への署名を義務付け、クライアント情報の漏洩に対する厳しい罰則を概説することがあります。
行動規範を起草する際に陥りがちな落とし穴
従業員の行動規範を作成する際、その実効性を損なうような間違いを犯しがちです。
ここでは、避けるべき一般的な落とし穴をいくつか紹介します。⚠️
不適切なトーンの設定。
行動規範のトーンは重要です。厳しすぎたり、堅苦しすぎたりすると、従業員がこの文書に参加する意欲を失いかねません。
✅ 解決策:会社の価値を反映した、友好的でありながらプロフェッショナルなトーン を目指しましょう。
現代的な職場の課題に対するシナリオ例＊＊＊。
特にハイブリッドワークやリモートワークの設定に適した、現実的で親しみやすいシナリオで例セクションを拡張する：
- 秘密保持の例：* "チームZoomミーティングでは、必要かつ承認されたディスカッション以外、機密データの画面共有は避ける"
- コミュニケーションに関する例："チームのSlackチャンネルでは、同僚を怒らせるような個人的な議論や不適切なユーモアを避け、プロフェッショナリズムを維持する"
非現実的な期待をする。
過度に厳しい、または非現実的な期待を設定することは、従業員にガイドラインを守ることが不可能だと感じさせる可能性があります。
解決策： 行動規範が達成可能で、職場にとって妥当なものであることを確認する。
十分な指示をプロバイダーしていない。
曖昧な表現は解釈の余地を残しすぎます。従業員は自分に何が期待されているのかを容易に理解する必要があります。
解決策：許容できる行動と許容できない行動の両方の具体例を提示する。
例えば、「メンテナーは仕事中に適切な服装を保つべきである」は曖昧です。より明確にする方法は以下の通りです：
従業員は、仕事中はビジネスカジュアルな服装をすることが期待されています。例
- 許容される服装： 襟付きシャツ、ブラウス、スラックス、膝丈スカート、つま先の閉じた靴。
- 受け入れられないもの： ロゴやスローガンの入ったTシャツ、破れたジーンズ、短パン、ビーチサンダル
企業文化やオブジェクトに合致していない。
行動規範は企業文化と使命を反映したものでなければなりません。職場の日々の現実と一致していなければ、社員は真剣に受け止められないかもしれません。
✅ 解決策:従業員の日常的な経験と共鳴するような言葉や例を使用する。
/を使う。 https://clickup.com/ja/blog/41834/hr-goals/ 人事目標 /%href/
.
例えば、インターネットの利用を全面的に禁止するのではなく、生産性を維持し、会社の時間を尊重しながら、従業員が貴重なオンラインリソースにアクセスすることを奨励する責任ある利用方法に焦点を当てる。
ビジネス活動の鍵を見落とす。
優れた行動規範は、ビジネスのあらゆる分野に対応しています。機密情報の取り扱いや利息の衝突の管理など、重要な活動をカバーしていない場合、ギャップが生じ、後の混乱につながる可能性があります。
解決策: ✅ 関連部署と協力して重要な分野を特定し、ビジネスに必要なすべての側面をカバーする、実例を伴う明 確なガイドラインを作成する。
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人事チームのための10ベスト従業員ハンドブックソフトウェアを見る
行動規範の伝達と実施
明確な行動規範を持つことは最初のステップに過ぎません。真の課題は？全員がそれを理解し、一貫して従うようにすることです。
行動規範を組織の日常文化の一部にする方法を考えてみましょう。🤝
効果的なコミュニケーション
入社時にコードを紹介し、簡単にアクセスできるようにすることから始めましょう。チームミーティングで継続的な会話を促し、電子メールや社内コミュニケーションを通じて定期的にリマインダーを提供する。
鍵は、明確にし、全員が期待されていることを理解できるようにすることです。
エンフォースメント戦略
コードの実施には一貫性が不可欠です。
違反をレポート作成し、懲戒処分が一貫した公正なものであることを確認する。
違反が発生した場合に、従業員が何を期待されるかを確実に知ることができるプロセスを構築する。
🧠 楽しい事実: 行動規範の概念は、古代文明にさかのぼります。最も古いコードとして知られているのは、メソポタミアのウル・ナン ム法典で、紀元前2100年頃に市民の公正な行動基準を設定したものです。
違反への対処
違反が起きたら、プロンプトで透明性をもって対処する。是正措置に重点を置き、徹底的に調査する。
組織内の信頼を維持するために、プロセスが公正かつ公平であることを従業員に周知させなければならない。
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クリックアップで強力な行動規範を作るための次のステップ
従業員行動規範の作成は、敬意と接続のある職場の土台作りに役立ちます。誰もが期待されていることを理解し、それが会社のコアバリューにどのように合致しているかを理解することで、自信を持ち、ベストを尽くそうという意欲が高まります。
ClickUpを使えば、この文書の起草、洗練、共有が、よりスムーズで協力的なプロセスになります。その文書編集ツールにより、人事チームはガイドラインを起草・更新し、リアルタイムで意見を収集し、最終バージョンを組織全体で簡単に共有することができます。
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