組織がリソースの必要量を予測するプランを持っていない場合、チャンスを逃し、チームを酷使することになる。
しかし、その重要性は明らかであるにもかかわらず リサーチマネジメント研究所 によると、公式化され文書化された資源予測プロセスを実施している企業は47％に過ぎない。
タイムリーなリソースプランニングにより、プロジェクト管理チームは、土壇場で慌てたり、不足したりすることなく、質の高い成果を出すことができる。
言い換えれば、ビジネスでは、さまざまなプロジェクトのリソース要件を予測し、課題を予測し、不測の事態が発生した場合のコンティンジェンシープランを用意しておく必要がある。
このブログでは、なぜリソース予測が重要なのか、どのように実施すればよいのか、そして起こりうる課題について説明します。
さあ、始めよう。
リソース予測プロセスを理解する
リソース予測は、ビジネスが将来のプロジェクト需要を予測し、準備するのに役立つマルチステッププロセスです。正しく完了することで、効率が向上し、プロジェクトの円滑な遂行に役立ちます。
しかし、その詳細に入る前に、ここではリソース予測の内容を正確に知っていただくために、基本的な概要について簡単に説明します。
リソース予測とは？
リソース予測は、ビジネスが人員、予算、設備などのリソースを適切なタイミングで十分に利用できるように支援します。履歴データ、チームの作業負荷、作業パターン、市場動向、今後のプロジェクトなどを分析し、パターンと傾向を明らかにします。
外的要因や内的要因による予期せぬ変化に備え、プロジェクトを最適な効率で進めることができる。
予測するリソースの種類
リソース（Resource）とは、人材から設備まで幅広くカバーできる言葉です。ここでは、必要なリソースの種類を簡単に説明します。
- 労働力：プロジェクトを完了するために必要な人的資源を指す。チームのサイズ、コア・コンピテンシー、専門知識、稼働率などがアカウントとなります。労働力には、正社員、フリーランサー、請負業者が含まれる。
- 財源：プロジェクトの開始から終了までに必要な予算です。これには給与、設備費、材料費、その他すべての経費が含まれます。正確な財務予測は、不必要なコストや使いすぎを削減することができる。
- 時間時間の予測には、プロジェクトが完了するまでの見積もり時間が必要です。これには、マイルストーンを計画し、予期せぬ遅れに備え、タスクや活動に現実的な期限を設定することが含まれる。
- 物的資源：物的資源：プロジェクトを成功完了するために必要なすべての設備、道具、材料である。
- テクノロジーとITインフラ：テクノロジーとITインフラ：ビジネスがプロジェクトを完了するために必要となるソフトウェア、サーバー、クラウドサービス、ハードウェアなどである。
資源予測のメリット
リソースプランニングが適切に完了すれば、プロジェクトの成果や長期的な戦略目標に大きな影響を与えることができる。鍵になるメリットは以下の通りです：
予算管理の改善
リソースニーズの適切な予測は、プロジェクト管理者が人件費、材料費、設備費を正しく見積もることで、コスト超過を防ぐのに役立ちます。
また、リソースニーズを早期に把握することで、資材コストの上昇など、想定される財務リスクに対する認識を高めることができます。
リソース配分の効率化
予測により、優先度の変化に対応したリソースの迅速な再配分が可能になり、優先度の高いタスクに必要な注意とリソースが与えられるようになります。
さらに、リソースの可用性とニーズを正確に予測することで、生産性が向上します。プロジェクトマネージャーは作業量をより均等に配分し、チームメンバーの過労を避けることができるため、士気と生産性の向上につながります。
プロジェクトプランニングとスケジューリングの改善
リソース要件を予測することで、プロジェクト管理者はタスクやマイルストーンにより効果的に時間を割り当てることができます。これにより、チームが非現実的な期限や仕事スケジュールのプレッシャーを感じることがなくなります。
さらに、リソース不足の可能性を予測することで、スタッフの増員や資材の事前調達など、タイムリーな調整が可能になります。これにより、遅延の可能性を減らすことができる。
情報に基づいた意思決定
正確で最新のリソース予測は、プロジェクト管理者のプロジェクト成功率を高めます。プロジェクトスコープ、タイムライン、リソース配分について慎重な意思決定が可能になります。
また、予測は、組織が長期的な目標を達成するために、複数のプロジェクトでリソースを効率的に使用することにも役立ちます。
効果的な資源予測の鍵テクニック
プロジェクト管理者は、効率的なリソース予測のために複数のテクニックを使うことができます。 リソース管理 そして予測。最も一般的に使用されるテクニックをいくつかリストアップし、それらがどのようにリソース配分の最適化に役立つかを説明します。
1.履歴データ分析
何であるか：過去のプロジェクトのデータを分析し、リソースがどのように活用されたかを理解し、成果とコストを比較し、タイムラインを評価すること。
どのように役立つか履歴データは、過去のプロジェクトにおける重要な傾向やパターンを特定するためのベースラインを提供します。これらの学習は、リソースの可用性を推定し、類似プロジェクトの正確な予測を作成するのに役立ちます。
2.仕事内訳構造(WBS)
WBSとは：WBSとは 仕事分解構造 ワーク・ブレークダウン構造とは、複雑なプロジェクトを管理しやすい小さなタスクに分解し、各タスクに必要なリソースの予測を容易にするものである。
どのように役立つかステップごとのリソースプランニングにより、各タスクに必要なリソースが確保されます。 リソース制約 で、資産の過負荷や過少利用を防ぐことができます。
経由 フォーブス
3.シナリオ分析
シナリオ分析とは：楽観的、悲観的、現実的なシナリオに対するリソースの利用可能性をプランニングすること。
どのように役立つかチームは、不確実性、遅延、またはプロジェクト変更中であっても、リソース不足に陥ることなく、アジャイルで応答性の高い状態を維持することができます。
4.スキルマップ
スキルマッピングとは？将来のプロジェクトに必要なスキルを予測し、現在のスキルと比較すること。スキルギャップの特定に役立つ。
どのように役立つかスキルギャップを正確に把握することで、そのギャップを埋めるためにエキスパートを雇用したり、既存の従業員をトレーニングしたりすることで、将来のプロジェクトに備えることができる。
リソース予測の導入方法
正確なリソース予測のメリットとテクニックを理解したところで、いよいよリソース予測システムを導入しましょう。このセクションでは、予測における様々なステップをカバーし、一つのツールで生産性を大幅に向上させ、これらすべてを容易にする方法を紹介します。
ClickUpについてお話します。
/参照 https://clickup.com/teams/project-management ClickUp /%href/
は、効果的なリソースプランに必要なすべてを提供するオールインワンのプロジェクト管理ツールです。このプラットフォームは、データの一元管理、タスクの作成と割り当て、コラボレーション、時間の節約を支援する機能を提供します。キャパシティプランニング、スキルマップ作成、リソース配分、レポート作成などにご利用いただけます。
クリックアップは素晴らしいと思う。なぜかって？私は数回クリックするだけで、4人分の1週間のプランを立てることができ、カスタマーを含む全員が概要を把握できます。効率的で論理的でわかりやすい。さらに、誰もが自分のビューやダッシュボードなどをデザインできます。- そのため、非常に個性的です。
ダニエラ、Peritus Webdesignのプロジェクト管理者
リソース予測の様々なフェーズでどのように使えるか見てみましょう。
ステップ1：プロジェクト要件の確認
プロジェクトを評価し、そのオブジェクト、タイムライン、成果物、マイルストーンを特定します。
これらの要素を定義することで、必要なリソースのプランニングの基礎ができます。これにより、プロジェクトライフサイクルのさまざまなフェーズで必要となるリソースの種類と数量を把握することができます。これは、集中的なリソースプランニングと予測に役立ちます。
プロジェクトのスコープとリソースの必要性をClickUpドキュメントで文書化します。
ClickUpを使用すると、重要な情報を一箇所にまとめて管理できます。
/参照 https://clickup.com/features/docs ClickUp ドキュメント /クリックアップ・ドキュメント
.スコープ、役割と責任、仕様、メモなど、プロジェクトに関連するすべての情報を保存するのに最適な、一元化された情報ハブとして機能します。
ClickUp Docsを使って、プロジェクトの要件を簡単に把握しましょう。
全員が同じ情報にアクセスできるため、ミスコミュニケーションやエラーのリスクを軽減できます。ClickUp Docsを使えば、以下のことが可能です：
- きちんとフォーマットされたドキュメントやwikiを作成し、プロジェクト要件を記録できます。
- チームメンバーからのインプットをリアルタイムで取得し、@メンションでタグ付けし、アクションアイテムを割り当てます。
- プロジェクトごとに複数のドキュメントを作成し、ドキュメントハブで整理することで、全員が最新の情報にアクセスできます。
- 画像、ビデオ、PDFを追加してコンテキストを改善
プロジェクトの要件を収集したら、必要なリソースの階層構造を作成します。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/198913/resource-breakdown-structure/ リソース分解構造 /%href/
)を使って、さまざまなタスクを完了することができる。これにより、プロジェクト管理者は、プロジェクトに必要な重要なリソースを取りこぼすことがなくなります。
ステップ2：履歴データの分析
新規プロジェクトに関する十分な情報が得られたら、同じようなオブジェクトを持つ過去のプロジェクトと比較することができます。リソースの利用状況、タイムライン、コストのパターンを把握することで、必要となる資産の種類を正確に見積もることができます。
過去の実績とKPIに関する履歴データは、改善すべき領域を特定し、ボトルネックを取り除き、リソース配分を最適化するために使用できます。
クリックアップダッシュボードで過去のプロジェクト・メトリクスを分析する
を使用して、生産性、チームパフォーマンス、プロジェクト進捗に関する詳細な洞察を得ることができます。
/参照 https://clickup.com/features/dashboards クリックアップダッシュボード /参照
.完全にカスタマイズ可能なダッシュボードは、リスト、カード、チャート、グラフによってデータを視覚的に表示し、主要なメトリクスを追跡したり、履歴データを分析したりします。
ClickUpダッシュボードで作業負荷や完了したタスクなどの履歴データを追跡します。
例えば、時間追跡ウィジェットを使って、特定のプロジェクトやタスクに費やされた時間の履歴分析をやることができます。これにより、過去にどのタスクがチームの帯域幅を大きく消費していたかを把握できるため、定期的なパターンを認識し、リソースの利用を最適化できます。
ダッシュボードは、他の部署や利害関係者と共有できるので、利用可能なリソース、依存関係、制約の全体像を把握でき、潜在的な競合を回避できます。
ステップ3：チームとのコラボレーション
正確なリソース予測を作成するには、経験に基づいてプロジェクト期間、タスクの複雑さ、必要な人員を現実的に見積もるために、部門を超えたチームとのコラボレーションが必要です。
また、リソースを1つまたは複数のチームで共有する場合にも、コラボレーションが必要になります。円滑なコミュニケーションは、このような依存関係を考慮し、リソース不足によってどちらのチームの仕事も中断しないようにします。
ClickUpタスクとClickUpチャットでステークホルダーの意見を集める
ClickUpのリソース管理ソフトウェアには、以下のような多くの機能があります。 プロジェクトコラボレーション そよ風。
複雑なプロジェクトを小さなタスクに分割し、各タスクを適切なチームメンバーに割り当てることができます。 ClickUpタスク .これにより、個人の強みや専門性に応じてタスクが割り当てられ、リソースの有効活用が図られる結果となる。
ClickUp チャットでチームと最新情報を共有しましょう。
ClickUp チャットでは以下のことが可能です：
- ClickUpアプリ内の接続タスクからチームメンバーと直接コミュニケーションができます。
- ClickUpのAI-を使用します。ClickUpブレイン 会話のスレッドを要約する。
- コメントを分析して実行可能なタスクに変換し、すべてのアクションアイテムに十分なコンテキストを持たせる。
- SyncUpsを使ってチームメンバーとのビデオ通話やオーディオ通話を整理する
もう一つの利息機能は ClickUp 割り当てられたコメント .あなたに割り当てられたすべてのコメントを一箇所でビューできるので、無限に続くコメントスレッドに混乱したり圧倒されたりすることがありません。
ClickUp Assigned Commentsを使ってタスクからチームメンバーにアクションアイテムをデリゲート済み。
💡プロのアドバイス: 割り当てられたコメントは、リアルタイムにチームメンバーに通知することができます。 プロジェクトモニタリング ツールである。別のデータベースを維持することなく、タスク、ドキュメント、プロジェクトに加えられた変更を追跡するための履歴記録として使用できます。
ステップ4：予測ツールの活用
リソースの過剰な割り当ては無駄を生み、過小な割り当ては最終的な成果を遅らせる原因になります。予測と キャパシティプランニングツール は、将来のリソース要件を正確に予測することで、この問題を軽減するのに役立つ。このようにして、すべてのタスクに適切な量だけが割り当てられる。
これらのツールは、分析およびデータモデリング技術を使用して、時間の経過に伴う需要の変動を追跡し、さまざまなシナリオをシミュレートし、リソースの割り当てに関する正確な予測のために外部要因を監視します。
クリックアップ・ワークロードビューでチームの作業負荷を可視化
を使用して、チームのタスク、個々のキャパシティ、スケジュールを視覚的に表示できます。
/参照 https://clickup.com/features/views。 クリックアップワークロードビュー /参照
.
クリックアップ・ワークロードビューでチームの作業負荷に目を光らせよう
どのようなプロジェクトでも、ワークロードビューを使用すると、チームメンバーの作業内容を把握することができます。これにより、以下を最適化できます。 リソースのロード 作業負荷のバランスをとり、タイムラインを現実的なものにする。リソース予測への活用方法を紹介します：
- チームの各メンバーにキャパシティリミット（特定の期間内にチームメンバーが処理できる仕事量）を設定する。
- 現在のチームのキャパシティと今後のタスクやプロジェクトの努力レベルを比較する。
- リソース予測コンティンジェンシープラン リソースの変動があってもプロジェクトを継続できるようにする。
ClickUpの膨大なテンプレートライブラリから、事前に作成されたリソースプランフレームワークを検索することもできます。
例 ClickUp 従業員作業負荷テンプレート を使えば、個人とチームの作業負荷を毎週分析し、最大の生産性を確保し、燃え尽きを防ぐことができます。
また ClickUp リソースプランテンプレート を使用すると、各プロジェクトのオブジェクトを定義し、それを完了するために必要なリソースを分類することができます。タイムラインを作成してリソース要件を追跡し、さまざまなプロジェクトフェーズにおけるリソースの需要と可用性をチェックすることができます。
ClickUpのリソースプランテンプレート
リソースプランテンプレートでできること
- プロジェクトごとにタスクを作成し、リソース配分を一元的に可視化します。
- チームの作業負荷を追跡し、タスク配布を最適化することで、チームに過度の負担がかからないようにします。
- 潜在的なリソースの競合を特定し、緩和策を策定する
- リソースの使用状況を監視し、必要に応じて調整を行う
より正確な予測を行うには、リソースプランニングテンプレートに ClickUp リソース配分テンプレート .これにより、リソース配分の決定にかかる時間が短縮され、プロジェクトの目標や優先度に合わせて適切に資産を配分することができます。
💡 プロヒント: を使う ClickUp リソース管理者テンプレート チームの明確な目標を設定し、その目標を達成するために必要なリソースを特定します。
ステップ5：モニタリングと調整
このフェーズでは、リソースの利用状況を注意深く監視し、予測と比較します。タスクの進捗は、あらかじめ設定したマイルストーンと比較します。これにより、プロジェクトがスケジュール通りに進んでいるかどうか、また、リソースの追加調整が必要かどうかを判断することができます。
プロジェクトの進捗に合わせて修正を加え、洞察を文書化することで、将来のプロジェクトリソース予測の精度を高めます。
リソース配分とプロジェクトの進捗をクリックアップダッシュボードで監視します。
クリックアップダッシュボードは ClickUpダッシュボード を使えば、チームのタスク進捗状況を追跡できます。担当者ごとのプロジェクトタスクや作業負荷のステータスを詳細に把握し、期限を監視できます。
/img/(英語) https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-65.png クリックアップダッシュボード /クリックアップダッシュボード
ClickUpダッシュボードでタスクステータス、担当者、タイムラインの概要が一度に完了します。
プロジェクト管理者は、このリアルタイムのデータを使って予測と比較し、調整が必要かどうかを確認することができます。リソースの過不足が見つかれば、人員を追加するか、仕事を再配分することで対応できます。
リソース予測における課題
資源予測には多くの利点があるが、そのプロセスを複雑にするいくつかの課題もやることである。これらの障害を理解することは、効果的なリソース管理と最適なプロジェクトパフォーマンスを実現するために非常に重要です。
1.不正確なデータ
これはおそらく効果的な予測における最大の障害である。履歴データが不完全であったり、不正確であったりすると、信頼性の低い予測と非効率的なリソースの利用につながります。
解決策
✅ 精度を上げるために堅牢なデータ収集ツールを使う
✅ 一貫してデータを収集するための標準化されたプロセスを確立する
✅ より包括的な資源予測のためにデータを相互参照する際、複数のチームメンバーを関与させる。
2.キャパシティプランニングの難しさ
チームのキャパシティを適切に追跡することは、特にチームメンバーが複数のプロ ジェクトを同時に進める場合、困難な場合がある。
解決策
を活用する。
/を利用する。 https://clickup.com/ja/blog/12212/workload-management/ を活用する。 作業負荷管理 /%href/
チームのキャパシティを可視化するツール
✅ 時間追跡を利用して、チームがどのように帯域幅を利用したかを記録し、予測を精緻化する。
✅ チームメンバーが燃え尽きることなく最適な仕事ができるよう、キャパシティのリミットを定義する
続きを読む: チームの作業負荷の配布を改善する方法
3.外的要因の見落とし
外部要因による遅延や変更をアカウントに入れなければ、リソース予測は不正確になる可能性がある。
解決策
✅ 業界と市場の動向を一貫して監視し、変動を追跡する。
✅ 潜在的な資源不足を予測するため、パートナー、ベンダー、その他の外部利害関係者と協力する。
✅ 予測分析を使ってシナリオベースの予測モデルを作成し、さまざまな状況や結果に備えられるようにする
4.部門間のコラボレーションの欠如
チームがバラバラに仕事をしていると、資源予測は特に難しくなります。優先度やタイムラインの混乱につながり、リソースを効果的に活用できないことが多い。
解決策
✅ 部署間で定期ミーティングを予定し、リソースを把握する。 リソーススケジューリング 要件
✅ClickUpのようなコラボレーションツールや仕事管理ツールを使い、タスク、優先度、期限に関して全員が同じページにいるようにする。
✅ 異なる部門のメンバーからなるクロスファンクショナルチームを作る。こうすることで、リソースプランニングの際に多様な視点が考慮される。
効果的なリソース予測でビジネスの成長を加速する
プロジェクト管理におけるリソース予測は、ダイナミックな市場でビジネスが成功するために不可欠である。チームに過度の負担をかけたり、不必要なコストをかけることなく、成長機会を十分に活用するための戦略的ステップです。
リソース予測プロセスに構造化されたアプローチを導入することが重要なのはまさにこのためです。ClickUpのようなプロジェクト管理ソフトウェアは、作業負荷の可視化、タスク管理、コラボレーションのための高度な機能により、あなたに代わって力仕事を行います。
ClickUp Docsは、チームとプロジェクト情報の中央リポジトリを作成し、共同編集を行うことで、成果物やタイムラインに関する全員の足並みを揃えることができます。ClickUp Chatを使えば、部門を超えたチームの役割や依存関係を把握し、すべてのプロジェクトが予定通りにスムーズに進むようにすることができます。
クリックアップダッシュボードを使えば、プロジェクト管理者は履歴データを分析して将来のリソースニーズを予測し、プロジェクトリソースを最適化できます。
/参照 https://clickup.com/signup ClickUpに無料登録する /%href/
リソース管理を改善し、プロジェクトを成功に導きます。