プロジェクト管理には、タスクの割り当てやレビューだけではありません。チームメンバーの作業負荷のバランスを取ったり、障害を予測・回避するワークフローを作成したり、手順のSOPを作成したりすることもある。
多くの可動部分があるため、プロジェクトのモニタリングとコントロールは、ビジネス活動を成功させるための重要な要素である。
効率的なシステムと適切なツールがあれば、プロジェクトのモニタリングは、ビジネスやプロジェクトマネージャーにとって面倒な作業ではありません。何から始めればいいのかわからない？
ここでは、プロジェクト・モニタリングとは何か、なぜチームにとって重要なのかを深く掘り下げていきます。さらに、ベストプラクティスのヒントや、簡単なステップでプロジェクト・モニタリング・コントロール・プランを作成する方法もご紹介します。✨
プロジェクト管理におけるプロジェクトモニタリングとコントロールとは？
プロジェクトのモニタリングとコントロールとは、プロジェクトの進捗を追跡することです。の5つの鍵ステップの1つです。
実行フェーズと並行して行われる。
プロジェクトライフサイクルのフェーズを簡単に説明する：
- プロジェクトの開始:プロジェクトのスコープ、マイルストーン、利害関係者、および成果物を定義します。
- プロジェクト計画： プロジェクトプランの立案、プロジェクトスケジュールの概要、プロジェクトリスクの特定など、プロジェクト目標を達成するためのロードマップを作成する。
- プロジェクトの実行* : チームメンバーをボードに参加させ、タスクを割り当て、コミュニケーションを管理することで、プロジェクトを開始する。
- プロジェクトのモニタリングとコントロール：* プロジェクトからデータを収集し、結果を分析し、課題に対処するために迅速に行動する。
- プロジェクトの閉じた:メトリクス、うまくいったこと、今後変更することを確認するために、最後にもう一度ミーティングを行うことにより、プロジェクトを終了します。
プロジェクト・モニタリングとは、プロジェクトの開始から終了までのデータを収集し、評価することです。これには、プロジェクトを構成する個々のタスクやステップの成功を可視化し、評価することも含まれます。
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タイムラインビューを使って、最も重要な情報を表示したり、タスクを時系列やアルファベット順、期日順、開始日順で見ることができます。
管理プロセスでは、これらの洞察を次のように変換します。
を作成し、スムーズに進行するように変更を加える。夢の世界では、すべてのプロジェクトがプラン通りに進むだろう。しかし現実は、ほとんどのプロジェクトが途中で躓くものだ：
- チームメンバーに家族の緊急事態が発生し、仕事から離れることになるかもしれない。
- サプライチェーンの問題で予想以上のコストがかかるかもしれない。
- スコープ・クリープ はプロジェクトの成果物を増やし、プロジェクトを遅らせる可能性がある。 プロジェクトのタイムライン プロジェクト管理者のために
スコープクリープに最初から対抗
どのような問題であれ、プロジェクトをモニタリングすることで、潜在的なリスクに対応する時間が生まれます。物事がうまくいかなくなった場合、このフェーズで収集したデータは、今後の努力を合理化し、プロセスを改善するために非常に貴重です。💪
チームにとってのプロジェクト・モニタリングの重要性
プロジェクトの成功には、プロジェクトモニタリングが欠かせません。そのひとつが
は、評価や監督の欠如である。
潜在的な問題を予測できなかったり、問題が発生したときにそれを見抜けなかったりすると、プロジェクトを軌道に乗せるために十分な速さで是正措置を取ることができません。そうでなければ、プロジェクトの失敗や遅延、予算超過のリスクを負うことになる。
ClickUpの
テンプレートは、次のプロジェクトを正しい足取りで始めるのに役立つ
テンプレート ClickUp プロジェクトプランテンプレート例 をクリックすると、使いやすく、すべてを網羅したテンプレートで、プロジェクトプランニングの手間を省くことができます。自信をもって、プロジェクトの開始から完了までを確実に軌道に乗せましょう。
全員が自分の責任を理解できるように、責任を割り当てる
部署をまたがる大規模なプロジェクトをマネージャーする場合でも、少人数のチームで仕事をする場合でも、責任の所在を明確にする必要があります。誰が何を担当し、どのように報告するのかを明確にしましょう。
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プロジェクトの割り当ては、チームメンバーへの過剰な通知と、責任に関するコミュニケーション不足のバランスが難しいものです。プロジェクトマネージャーは、タスクにコメントを割り当てる機能を活用することで、チームメンバーにいつ何かが待っているのかを知らせることができます。
コメントをClickUpタスクに変換したり、タスクに割り当てたりして、思考を即座にアクションアイテムに変える
評価基準を作成し、チームがどのように成功するかを理解する
プロジェクトの評価プランを立てましょう。このステップは、障害を特定し、調整するための十分な時間を確保するために重要です。
次のような質問に答える：
- 評価の頻度は？週に1回なのか、月に1回なのか？
- どのようにフィードバックを集めるのか？
- 変更要求のプロセスは？
- プロジェクトの進捗を評価するために、どのようなレポート作成が必要ですか？
2.仕事を分担する
プロジェクトのプランが決まったら、いよいよプロジェクトチームのメンバーにタスクやサブタスクを割り振ります。プロジェクトのステップごとに期日と期待値を設定する。
プロジェクトの進め方に応じて、フェーズや部署ごとにタスクをグループ分けし、整理整頓を心がけましょう。以下はその例です。
[チームによるClickUpダッシュボードの使い方](https://clickup.com/ja/blog/30206/dashboard examples in clickup/)
を使用して、プロジェクトのタスクを整理し、割り当てています：
ClickUpのダッシュボードビューでタスク、リソース、プロジェクト進捗を追跡・監視する
は、プロジェクトのすべてのタスクを管理するコントロールセンターを構築する簡単な方法を提供します。カスタムチャートを作成することで、週ごとのタスクやプロジェクトの様々なフェーズを視覚的に把握することができます。
進捗追跡機能でボトルネックを特定し、ワークロードビューで作業量を確認できます。
-従業員の帯域幅を把握することで、必要に応じて評価や調整を行うことができます。
クリックアップダッシュボードには以下の機能があります。
を使えば、プロジェクトのタイムライン、進捗状況、進捗漏れを簡単に確認することができます。ガントチャート /%ref/ を使って、タスクを完了するのにかかる時間を監視し、タスクの依存関係をすばやく確認しましょう。
ボーナス *プロジェクト管理アウトソーシング* !
3.KPIを追跡し、プロジェクトのパフォーマンスを監視する。
リアルタイムモニタリングはプロジェクト成功の鍵です。以下を使用する
KPI（主要業績評価指標）、ステータスレポート、パフォーマンスレポートなどのレポート作成ツールを使って、プロジェクトの進捗状況に目を配る。これらのレポート作成は成功を強調するだけでなく、プロジェクト仕事において問題が最初に出てくる場所であることが多い。
プロジェクトをモニタリングすることで、ベースラインからの差異や逸脱を特定し、品質管理を行うことができる。何か問題があるようであれば、詳しく調べ、改善するためのアクションアイテムのリストを作成することができる。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/10/KPI-2-1400x543.png ClickUpのKPIテンプレート /%img/
ClickUpのKPIテンプレートを使ってパフォーマンスメトリクスを追跡し、軌道に乗った目標、リスクのある目標、的外れな目標をハイライトします。
を使えば、プロジェクトの鍵となるメトリクスを簡単に特定・追跡できます。4つの異なるビューにより、パフォーマンスの概要を素早く把握したり、何がうまくいっていて、何がもっと調整が必要なのか、細かい詳細まで掘り下げることができます。
要約リストビューを使って、ステータス別にタスクをグループ化できます。これにより、追跡不能なもの、リスクのあるもの、完了したもの、進捗中のものを把握することができます。部門別ビューに切り替えれば、部門ごとにタスクを分類できます。
進捗ボードで潜在的な問題やリスクのあるタスクを全体ビューで確認できます。ここから、チェックすべきリストを作成し、再び軌道に乗せるための調整を行うことができます。
最後に、タイムラインビューは、開始日と期日に基づいてすべてのタスクをカレンダー上にプロットし、プロジェクトのスケジュールを監視するのに最適なオプションです。🗓️
Bonus: **Macユーザー向け従業員監視ソフトウェア !
4.ワークフローの改善
モニタリングの段階では、問題が見つかる可能性が高い。それがプロジェクト管理の本質だ。コントロール・フェーズでは、評価から得た洞察をもとに変更を加え、プロジェクトの残りをスムーズに継続したり、将来のプロジェクトをより成功させたりする。
プロジェクトに遅れはなかったか？収集したアナリティクスを使ってその原因を突き止めましょう。もしかしたら
より良い。おそらく、時間のかかるタスクや繰り返しの多いタスクのリソースの問題を解決する、より良い方法があったのでしょう。
ClickUpにあらかじめ組み込まれた自動化レシピを使用するか、ニーズに合わせてカスタマイズすることで、チームは最も重要な部分に集中することができます。
そのために
プロジェクト管理ツールの自動化は、ワークフローを改善する上で非常に重要です。プロジェクトマネージャーは、多くのワークフローと自動化をこなすことで、プロジェクトのライフサイクルの各フェーズを成功させるためのモニタリングとコントロールプロセスに集中することができます。
どのような問題であれ、何が問題だったのか、どのように対処したのか、他にどのようなアクションを実施できたのかを把握することに時間をかけましょう。このプロセスを経ることで、あなたはより良いプロジェクトマネージャーとなり、より成功することができる。
将来の仕事のために。🌻
プロジェクト・モニタリングのベストプラクティス
プロジェクトモニタリングとコントロールのプランを実行するステップがわかったところで、ベストプラクティスに焦点を当てましょう。結局のところ、やることとうまくやることは同じではないのです。🤩
ここでは、あなたやプロジェクトマネジャーが検討すべきプロジェクトモニ タリングのベストプラクティスをいくつか紹介します：
- 最初に明確な目標と期待を設定することで、進捗をモニターしやすくなります。各チームメンバー、プロジェクトマネージャー、または部署に期待することを決め、それを明確に伝えましょう。
- 下調べをする： 調査を行い、利害関係者とチームメンバーの両方とミーティングを行い、プロジェクトについての見識を深める。このプロセスを通じて、予算、作業負荷、リソースのリスクなど、プロジェクトのリミットについて学ぶべきである。
- コミュニケーションはクリアされた一貫性のあるものにすること。プロジェクトの最新情報やフィードバックを提供するスケジュールを設定しましょう。チームメンバーには、どのようなプランで、どれくらいの頻度で確認するかを伝えましょう。そして、あなたとプロジェクト管理者はスケジュールを守る必要があります。
- 定期的なフィードバックを得る：優れたプロジェクトマネージャーは、チームメンバーから洞察を得ます。結局のところ、彼らは現場にいて、最新の情報を提供することができる。さらに、潜在的な問題を最初に発見するのも彼らである可能性が高い。チームメンバーがチェックインし、フィードバックし、あなたに状況を伝えられるようなシステムを設定しましょう。
- 主な連絡先を特定する：問題が発生した場合、従業員は誰に問題をエスカレーションすればよいかを知っておく必要があります。問題の追跡、文書化、レポート作成の責任者を1人決め、プロジェクトを開始する。
- 進捗レポートの提出頻度を決める。プロジェクトによっては、週1回、月1回、隔月でのチェックインが望ましい場合もあります。プロジェクトのフェーズによっては、毎日チェックインが必要な場合もあります。タイミングを決め、チームメンバー全員とプロジェクトマネージャーに明確に伝えましょう。
- を作成する。 意思決定プロセスのフレームワーク 早い段階で、誰が意思決定を行うかのプロセスを確立する。それはあなたかもしれないし、他のチームメンバーかもしれない。また、プロジェクトの異なる側面（予算、リソースなど）に対して、複数の意思決定者がいるかもしれない。
プロジェクトのモニタリングとコントロールのテクニック
モニタリングとコントロールフェーズのベストプラクティスに加えて、プロジェクトモニタリングを容易にする有用なテクニックもいくつかあります。これらは、モニタリングプランを作成する際の意思決定プロセスに役立つ、試行錯誤の手法です。✍️
ここでは、モニタリングと評価の方法をいくつか紹介します：
クリティカルパス法（CPM）
ClickUpの切り替え一つで、クリティカルパスに残されたタスクによる作業負荷をビュー！
この方法では、チャートを使ってプロジェクトを進捗フェーズごとに分解します。クリティカルパスとは、プロジェクトが完了するまでに完了しなければならないタスクのうち、最も長いものを指します。
クリティカルパスはプロジェクト完了までの最も長いロードマップであり、アクティビティ、タスクの依存関係、タスクの期間を特定し、それを図に落とし込む。
アーンドバリューマネジメント
このモニタリング手法は、現在までに完了した仕事と、ベースライン予測と比較したコストを比較するものである。プランニングのフェーズでは、ドル価値を割り当てる-BCWS（budgeted cost for work scheduled）とも呼ばれる。
実行中は、実際のコストと完了した仕事の量を比較し、財務および資材の進捗を監視する。
プロらしくプロジェクトを監視・管理しよう
プロジェクト管理のモニタリングは複雑です。プランニング、緩和、管理に加え、プロジェクトの最初から最後まで監視し、管理しなければなりません。それだけでなく、プロジェクト管理のモニタリングでは、プロジェクトの進捗状況について十分な情報を得た上で意思決定を行う必要があります。
チームと同じページ（およびプロジェクト全体のパフォーマンスと鍵のパフォーマンス指標に関するリーダーシップ）を維持しながら。
この便利なガイドがあれば、プロジェクト・モニタリングはすぐにマスターできる。プランの作成からパフォーマンスの追跡、変更まで、わずかなステップでプロジェクトの成功をコントロールできるようになります。
をお試しください。プロジェクト管理を効率化し、成功に導きましょう。ユーザーフレンドリーなダッシュボードから詳細なチャートビューまで、プロジェクトを最初から最後まで管理するのに役立つツールが揃っています。🙌