ミーティング中、すべて覚えているはずだと自信満々で座っていたのに、後になって詳細が抜け落ちていた......という経験は誰にでもあるはずだ。バーチャルのミーティングが主流になり、スケジュールが立て続けにあるため、重要な情報を見落としがちです。🗓️
そこで重要なのが、クリアされた実用的なミーティングメモです。メモを取ることで、重要なポイントを整理し、集中することができます。
Microsoft Teamsを使用しているのであれば、より整理されたミーティングへの正しい道をすでに歩んでいます。しかし、プロジェクトを推進するための洞察を得ることは不可欠です。
この記事では、Teamsでミーティングのメモを取りながら、ミーティング全体を明瞭にし、エンゲージメントを維持する方法をご案内します。さらに、メモをよりスマートに管理する方法もご紹介します。📝
はじめましょう！
チームでミーティングメモを取るには？
以上の
/を超える
https://www.statista.com/statistics/1033742/worldwide-microsoft-teams-daily-and-monthly-users/#:‾:text=Microsoft%20Teams%3A%20number%20of%20daily%20active%20users%202019%2D2023&text=The%20number%20of%20daily%20active,to%20300%20million%in%2023.
3億ユーザー
/%href/
を数え、Microsoft Teamsはビジネスコラボレーションに最適なプラットフォームとなっています。しかし、ミーティングの効果を最大化するには、効果的なメモの取り方を通じて、鍵となる洞察やアクションアイテムを把握することが不可欠です。📝
Teamsでより良いミーティングメモを取るためのステップバイステップガイドです：
ステップ1: Teamsミーティングプラットフォームにサインインします。
_チーム デスクトップアプリまたはウェブバージョンからTeamsにサインインする。Teamsを初めて使う場合は、公式サイトまたはアプリストアからダウンロードしよう。
ログインすると、ダッシュボードが表示されます。ダッシュボードは、Teamsミーティングに参加したり、チームとシームレスにドキュメントを管理したりするための指令センターです。
ステップ2： Teamsミーティングの設定
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss25-1400x358.png Teamsでミーティングメモを取る方法：Teams ミーティングの設定 /%img/
チーム
/参照 https://www.microsoft.com/en-in/microsoft-teams/download-app#download-for-desktop1 チーム /%href/
ミーティングのスケジューリング Teamsはスムーズなワークフローに欠かせません。ミーティングの目的、アジェンダ、タイムラインについて全員の足並みを揃えることができます。設定方法は以下の通りです：
- カレンダー'Calendar'に移動し、プランをビューしたり、今後のミーティングをスケジュールします。
- 新規ミーティング」をクリックし、ミーティングの詳細（タイトル、日時、出席者）を入力する。繰り返し招待する時間を節約するために、定期的なミーティングに再発機能を使用します。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss26-1.png チームでのミーティングメモの取り方：日付設定 /%img/
via
/参照 https://www.microsoft.com/en-in/microsoft-teams/download-app#download-for-desktop1 チーム /%href/
- 詳細セクションにミーティングのアジェンダを追加してディスカッションを誘導することで、ミーティングの詳細を拡大し、参加者に明確なロードマップを設定することができます。
via
/参照 https://www.microsoft.com/en-in/microsoft-teams/download-app#download-for-desktop1 チーム /%href/
- ミーティング参加者に通知するには、'Send'を選択します。Teams はミーティングの招待を処理し、自動リマインダーを送信します。
ミーティングのメモを取り始める前から成功のフェーズを設定したいですか？以下の手順に従ってください。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/44898/virtual-meeting-etiquette/ バーチャルミーティングのエチケットルール /%href/
は、より集中したセッション、熱心なステークホルダー、シームレスなコラボレーションにつながる。
やることは以下の通りです：事前に明確なアジェンダを共有し、全員の足並みをそろえ、集中力を維持する。 🎙️、メモ係を指名し、物事を整理してスケジュール通りに進める。 📝 すべての重要な洞察を確実に把握し、協力を促進するために、全員に考えを共有するようプロンプトを出す。
ステップ3: Teamsミーティングメモ機能にアクセスする。
/ステップ 3: Teams のミーティングメモ機能にアクセスする。 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss.png Teamsでミーティングメモを取る方法：Teams のミーティングメモ機能にアクセスする Teams でミーティングメモを取る方法 /%img/
via
/参照 https://www.microsoft.com/en-in/microsoft-teams/download-app#download-for-desktop1 チーム /%href/
Teamsには、ミーティングメモを直接アプリに取り、保存するためのセクションが組み込まれており、すべてを一元管理するのに役立つ。
その活用方法をご紹介します：
- ミーティングを開始または参加し、上部のタスクバーにある 'メモ' オプションをクリックします。表示されていない場合は、「その他のアクション」（3つの点）をクリックします。
- メモ専用ペインを使用して、発生したポイントや決定事項を記録します。
- 出席者にメモの編集や投稿に必要な許可を与えることで、リアルタイムのコラボレーションを実現し、より円滑に進めることができます。 /参照 https://clickup.com/ja/blog/1918/team-communication/ チームコミュニケーション /を作成します。
➡️ 続きを読む: ベストAIメモアプリ＆ツール15選 📝
ステップ4：メモの整理と構造化
ミーティングメモを取るのは始まりにすぎません。
以下のヒントに従って、より効果的なメモを作成しましょう：
- メモを「鍵」や「次のステップ」などのセクションに分け、参照しやすくする。
- 箇条書きを使って読みやすくする
- タスクを@メンションで割り当て、説明責任を果たす。
太字テキストやタグを使って、期限や重要な情報を強調する
整理しやすいようにタグをつける：メモに#marketing、#budget、#followupなどのタグを追加すると、ディスカッションを分類しやすくなり、後で特定のトピックを見つけやすくなります。複数のプロジェクトを管理している場合は特に便利です。
- 例：「マーケティング キャンペーン戦略について話し合う。#予算 コスト予測を概説する。
ステップ5：ミーティング参加者とメモを共有する。
ミーティングが終わったら、全員が同じページにいることを確認する。明確になっているか再確認し、無関係な詳細を削除する。
- ミーティング参加者全員にメモを送信するには、'メモを共有'をクリックします。Teams カレンダーのミーティングに自動的にリンクされているので、簡単に参照できます。
- フォローアップアクションを割り当て、全員のアカウントと責任を維持します。
ステップ 6: ディスカッション後のミーティングメモの編集
セッションは終わっても、ミーティング主催者としての責任は終わりません！ミーティングメモを洗練させ、ディスカッション中に浮かび上がった新しい洞察を加えましょう。
ここでは、見落としがないようにする方法を紹介します：
- チームカレンダー」に移動し、過去のミーティングを見つけ、選択すると詳細が表示されます。
- 新しいインプットや明確な情報に基づいて、メモを更新または修正する。
- 最新情報を参加者に通知するには、「*アップデートを送信」をクリックする。
Teamsでミーティングメモを取る方法を説明したので、ミーティングメモを洗練させ、ディスカッション中に浮かび上がった新しい洞察を追加します。
➡️ 続きを読む:
/参照
https://clickup.com/ja/blog/30119/free-screen-recorder-no-watermark/
ウォーターマークなしの無料スクリーンレコーダーは何がベストですか？
/%href/
Microsoft Teamsのメモ作成のリミット
Teamsは堅実だが
/を使うことができる。 https://clickup.com/ja/blog/56733/business-messaging-apps/#10-1-clickup- ビジネスメッセージングアプリ /を使用している。
リモートワークやハイブリッドな仕事環境向けのメッセージングアプリだが、メモを取ることに関してはいくつかのリミットがある。このような課題は、あなたの作業を遅らせ、効果的なチームワークを妨げる可能性があります。
ここでは、一般的なハードルをいくつか紹介しよう：
1.リアルタイムのコラボレーションのリミット
Microsoft Teamsでは、さまざまなユーザー（適切な許可が必要）がミーティングメモを編集できますが、ライブコラボレーションエクスペリエンスは必ずしもシームレスではありません。多くの参加者が同時に変更を加えようとすると、プラットフォームが遅れたり、リアルタイムの更新を取得できないことがあります。
それもそのはず
/参照 https://www.microsoft.com/en-us/worklab/four-ways-leaders-can-empower-people-for-how-work-gets-done 従業員の59 /%href/
の社員が、Teamsを含むコラボレーションツールが自分のワークフローに合っていないと回答しています。このような断絶は、動きの速い会話にペースを合わせることを難しくし、メッセージの断片化、詳細の見落とし、混乱につながります。🤔
2.基本フォーマットと編集 ツール
Teamsには、太字、斜体、下線などの基本的なテキストフォーマットしかないため、詳細なメモを整理することが困難です。テーブル、埋め込み画像、カスタマイズ可能なレイアウトなどの豊富なフォーマットオプションがないため、重要な情報を効果的に構造化することがリミットとなります。
さらに、スペルチェックや詳細なコンテンツ編集などのツールがないミーティングメモは、プロフェッショナルな文書に必要な明瞭さや洗練さに欠けることがよくあります。クリアされたプロフェッショナルなメモは、プロジェクト成功のための青写真です。
3.フォローアップの自動化不足
ミーティング専用の議事録ソフトウェアとは異なり、Teamsにはメモを実行可能なタスクに変換したり、自動的に担当を割り当てたりする機能が組み込まれていません。そのため、手動で業務を割り当てたり、期限を管理したりする必要があり、ワークフローが遅くなったり、エラーの可能性が高まったりします。
4.プラットフォーム依存関係
Teamsのメモ機能だけに頼っていると、プラットフォームのロックインにつながります。他のツールに乗り換える場合、ミーティングのメモや履歴データの移行は面倒で時間がかかります。
この依存関係は柔軟性をリミットし、組織の進化するワークフローにより適した新しいソリューションの採用を困難にします。
5.厳格な許可とアクセス制御
もう一つの重要な問題は、社外やゲストの出席者がミーティング中またはミーティング前にミーティングメモにアクセスするのに手助けが必要なことです。つまり、クライアントやベンダーは、会議後にメモを共有するまでループから外れてしまう可能性があるのです。
さらに、誰かがチームに追加されると、すべてのファイルにアクセスできるようになるため、機密データを扱う組織にとっては理想的ではありません。
ユーザーからのフィードバックは、さまざまな環境でTeamsがどのように機能するかについての貴重な洞察を与えてくれる。Redditのスレッドを調査した結果、ユーザーエクスペリエンスについて以下のことがわかりました：
あるユーザーは、Teamsを使用する上で重要な点を指摘しています。
/を指摘したユーザーがいた。 https://www.reddit.com/r/MicrosoftTeams/comments/163m3ee/meeting_notes ミーティングを繰り返す問題: 生産性を高めることができます。
ClickUpでミーティングメモを効率的に取る
プロジェクトがより多くのことを要求するとき、最先端のソリューションが必要です。ミーティング
/クリックアップ https://clickup.com/ ClickUp /クリックアップ
-ダイナミックでオールインワンのプロジェクト管理プラットフォームで、コラボレーションを合理化し、組織全体の生産性を高めます。
ClickUpがAIを活用したメモの取り方において画期的なのは、ミーティングを要約し、アクションポイントを作成し、ワークフローを自動化することで、チームの組織化と生産性を維持できることです。
一目で違いがわかる比較テーブルをご覧ください：
| 機能｜ Microsoft Teams｜ ClickUp｜。
| 内蔵テンプレート｜リミット｜拡張機能｜ミーティングテンプレート｜リアルタイムコラボレーション｜ベーシック。
| リアルタイムコラボレーション｜基本的な機能。
| タスク自動化｜手動フォローアップ｜メモからの自動タスク作成
| 高度なフォーマット｜制限付き｜完全なドキュメントエディター
| 外部共有｜制限付き｜URL経由で簡単に共有可能
Microsoft TeamsとClickUpの比較
ClickUpがメモを取るプロセスをどのように変えることができるかをご紹介します：
1.ミーティングメモをプロ並みに管理
/参照 https://clickup.com/clickup-meetings ClickUp ミーティング /%href/
は、チームのディスカッションを文書化し管理する方法を再定義し、生産性を高めます。エディターメニューでは、重要なポイントをハイライトしたり、メモをクリエイティブに整理することができます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss28.gif クリックUpドキュメント /クリックアップ・ドキュメント
ClickUp Docsでミーティングのメモ、アジェンダ、アクションプランを共同作成。
と
/参照 https://clickup.com/features/docs ClickUp ドキュメント /参照
ClickUp Docsは、ミーティングのアジェンダ、メモ、共同作業のチェックリストなど、ライブでダイナミックなドキュメントを作成できます。リッチテキストのフォーマットオプション（見出し、箇条書き、埋め込み画像、テーブルなど）は、従来のプラットフォームでは不足しがちな明快さと構造を提供します。
ClickUp Brainでメモの取り方をスピードアップし、クリックするだけでアイデアを鮮明なコンテンツに変える。
ClickUpの特筆すべき機能は以下の通りです。
/参照 https://clickup.com/ai です。 クリックUpブレーン /クリックアップ・ブレイン
-AIを搭載したアシスタントで、書くスピードを高め、思考を鋭くします。効率的にメモを作成し、重要なポイントを分析して包括的なメモを作成します。次のような使い方ができます：
- 長い議論をクリアされた要約にまとめる。
- 重要な結果やタスクをハイライトする。会話に基づいて自動的にやることリストを作成します。
あなたの
/参照 https://clickup.com/ja/blog/26158/meeting-agenda/ ミーティングアジェンダ /%href/
を実践的なメモ戦略の基礎とする。
これがあなたにどのようなメリットをもたらすかを紹介しよう：
- アジェンダを追跡することで、進捗を維持し、余談を避ける 🎯。
- クリアされた構成により、議論や決定事項を理解しやすくなる 🔍 議題のポイントを素早く参照することで、時間を節約できる。
- アジェンダのポイントを素早く参照し、メモを効率的に取ることで、時間を節約 ⏳。
- アジェンダに関連した意見を促すことで、コラボレーションを促進 🤝。
2.事前に作成されたミーティングテンプレートを使用する
あらかじめ用意されたミーティングテンプレートを使う チームでのミーティングメモの取り方
ミーティングのメモを取るには、白紙のページから始めるのが最も効率的な方法とは限りません。そこでClickUpのミーティングテンプレートが役に立ちます。そのような傑出したオプションの1つが
/です。 https://clickup.com/templates/meeting-notes-kkmvq-6438620 です。 ClickUp ミーティングメモテンプレート /%href/
.
あらゆるワークフローに対応し、メモの取り方をシンプルにすることで、重要なこと、つまり生産性の高い会議運営に集中できるように設計されています。アジェンダ、鍵、アクションアイテムのセクションで、ミーティングを整理し、効果的に保ちます。
このテンプレートが気に入る理由は以下の通りです：
- チームのニーズに合わせてカスタマイズ - ポイントの詳細な説明を追加したり、定期的なアジェンダを作成したりできます。
- チームメンバーとリアルタイムでコラボレーションできる
- ミーティングメモを課題に変換し、責任を割り当てることでアカウント管理を確実にします。
- ドキュメントを残したままフォローアップやアクションアイテムの追加が可能
もっと効果的なテンプレートが必要ですか？お気に入りのテンプレートを2つご紹介します：
- ClickUp ミーティング議事録テンプレート 公式な会話や決定を明確かつ正式に文書化します。チームメンバー、利害関係者、クライアントと議事録を共有することで、透明性と説明責任を果たすことができます。ClickUp ミーティングテンプレート:定期的に開催されるセミナーや講演をこのテンプレートで整理しておきましょう。オブジェクト、任務、フォローアップを常に把握し、鍵の詳細が失われないようにします。
➡️ 続きを読む:
/参照 https://clickup.com/ja/blog/75407/ai-tools-for-meetings/ ミーティング＆ミーティングアシスタントに最適なAIツール10選 /%href/
3.会話のフローを維持し、簡単に共同作業
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss31-1-1400x985.png ClickUp Chat チームでミーティングメモを取る方法 /%img/
ClickUpチャットでコミュニケーションを簡素化 - ミーティングメモの追加、リンクされたタスク、アップデートの共有がすべて一箇所で行えます。
ClickUpは、コミュニケーションとタスク管理を1つの直感的なプラットフォームに統合することで、チームコラボレーションを向上させます。以下の機能を備えています。
/参照 https://clickup.com/features/chat クリックアップチャット /をクリックしてください。
クリックアップチャットは、ワークフローにコンテキストをシームレスに統合しながら、リアルタイムで会話を行うことができます。💬
ClickUpを導入する前は、ミーティングや電子メールのやり取りで、アイテムが見えないまま放置されるブラックホールになっていました。そのため、タスクのレビューが間に合わず、クリエイティブな開発がどのように進んでいるのか誰も知りませんでした。現在では、チーム全員がアクションアイテムの期限を明確に把握し、チャットを行い、タスク内で共同作業を行うことができます。
/参照 https://www.linkedin.com/in/samanthadengate/ サマンサ・デンゲート /%href/
ディッグス社シニアプロジェクトマネージャー
ClickUpは全体的に、締め切りのプランニングやアイデアのブレーンストーミングなど、チームの足並みを揃えることでコラボレーションを体現しています。私の仕事はこうだ：
クリックアップチャットは、プロジェクト、締め切り、アイデアなど、チームの足並みを一箇所で揃えられるように設計されています。会話を生産性の高い行動に変える方法をご紹介します：
- SyncUpsによるリアルタイムのコラボレーション：ClickUpチャットで直接ビデオ通話やオーディオ通話を開始し、画面の共有、リンクされたタスク、コメントの割り当てを即座に行うことができます。SyncUpsは、ディスカッションを実用的なものにし、仕事に接続します。
- FollowUpsによるアカウント管理：重要なメッセージをFollowUpsとしてマークし、チームメンバーに割り当て、チャット内で進捗を確認できます。重要なアクションアイテムが見落とされないようにする簡単な方法です。
- AI CatchUpで情報収集：AI CatchUp は、長いスレッドを鍵に凝縮します。この機能により、過去のメッセージを読み返すことなく、次のステップを見つけることができます。
- チャットを直接タスクにリンクされている：会話を特定のタスクやプロジェクトにリンクさせることで、会話を集中させ、関連性を保つことができます。
- コメントをタスクとして割り当て：コメントをタスクとして割り当てることができます。 /コメントをタスクとして割り当てます。 https://clickup.com/features/assign-comments。 コメントを割り当てる /%href/ コメントをタスクに割り当てることで、チームが整理され、重要なToDoに集中できるようになります。
- チームメイトのメンションとリッチテキストの使用：リッチテキストフォーマットにより、適切な人をディスカッションに参加させ、わかりやすく、魅力的なコミュニケーションを維持します。
- 文書上でシームレスに共同作業：を使用して、複数の人が同じ文書で仕事ができるようにします。ClickUpのコラボレーション検出機能 *チャットをタスクと同期して簡単にアクセス：チャットをタスクに直接リンクされているClickUpチャットは、ツールを切り替えることなくすべての関連情報にアクセスできます。
- チャットを整理して集中：プロジェクト、チーム、優先度ごとにチャットチャンネルを設定することで、作業スペースが整理され、最も重要なことに集中できます。
4.自動化されたミーティング書き起こしにイエスと言おう
/ʕ-̫͡-ʔ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss32.gif ClickUpクリップ /クリックアップクリップ
ClickUpクリップを使って、タスク内のスクリーンキャプチャやブラウザタブを記録、ファイル保存、共有。
ミーティング全体をキャプチャできるのに、メモを取るだけで満足する必要はありません。クリックアップクリップで
/参照 https://clickup.com/features/clips ClickUpクリップ /をクリックしてください。
ClickUpClipsは、ClickUp Brainが会話を正確に書き起こしながら、高画質で透かしのないビデオを録画することができます。これにより、騒がしい環境や様々なアクセントの中でも、細部まで簡単にアクセスすることができます。
さらに
/参照 https://clickup.com/features/universalsearch ClickUpユニバーサル検索 /%href/
を使えば、ワークスペース全体で何でも見つけることができます。Teamsを含む20以上のクラウドアプリのコンテンツを一箇所で検索できるパーソナル検索エンジンを持っているようなものです。キーワードを入力すると、ユニバーサル検索がすべてのメンションをハイライトし、プラットフォームを切り替えることなく整理された状態を保ちます。
覚えておこう：AIを使ってミーティングメモを取るには、いくつかの要素を考慮する必要があります。インスタンスンス：
正確さ： AIツールが重要なポイントや決定事項を正確に捉え、伝達ミスを防ぐ。
コンテキスト: AIにコンテキストや特定のキーワードを提供し、AIが議論を理解し、関連性を高める。
Review and Edit: AIが作成したメモを参加者と共有する前に、エラーや漏れがないか必ず確認する ✏️
プライバシー: AIツールを使用して機密情報を取得する際は、機密性とデータセキュリティに留意する 🔒。
5.ClickUpの統合を活用する
/クリックアップ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss33-2-1400x935.png ClickUpインテグレーション /クリックアップ
ClickUp Integrationsを使用して1,000以上のアプリケーションと接続することで、ワークフローを最適化し、コラボレーションを強化します。
/参照 https://clickup.com/integrations ClickUpインテグレーション /クリックアップ
は、1,000以上のアプリとの接続を支援し、チームがワークフローを効率的に一元化できるようにします。ユーザーは、Google Drive、Slack、Zoomのような必須ツールを統合することで、プロジェクト管理プロセスを合理化できます。この接続により、コラボレーションが強化され、すべてのリソースが1つのプラットフォームで簡単にアクセスできるようになります。
例：Teamsを使い続けたい場合、 ClickUpのチームとの統合 は、コミュニケーションとタスク管理の架け橋となります。リアルタイムの更新通知や、リンクされているタスクを共有する際のコンテキストのためのリッチなタスクの展開、そしてプラットフォームを切り替えることなくタスクアプリ内で直接責任を管理することができます。
こうすることで
- ディスカッションとタスクを一か所にまとめることで、コラボレーションを強化。
- 関連するタスク情報への素早いアクセスによる生産性の向上
- 複数のアプリケーションを切り替える必要性を減らすことで、注意散漫を最小限に抑える
- 両プラットフォームのアップデートを自動的に同期し、ワークフローを最適化
➡️ 続きを読む:
/参照 https://clickup.com/ja/blog/118878/microsoft-teams-integrations/ コラボレーションのためのMicrosoft Teams統合ベスト10 /%href/
ClickUpでミーティングセッションを次のレベルへ
Microsoft Teamsは多くの組織で利用されていますが、特にワークフローとコラボレーションの全体的な管理に関しては、制限があることを認識することが重要です。断片的なコミュニケーションや基本的なメモ機能から、リアルタイムのコラボレーションや統合の柔軟性に関する課題まで、多くのユーザーはよりまとまりのあるソリューションを切望しています。
だからこそ、ClickUpは完璧なアップグレードを提供します。AIを活用したチャット、メモ、カスタマイズ可能なテンプレート、チームとのスムーズな連携により、ClickUpはワークフロー全体を変革します。
では、なぜこれ以下で妥協するのでしょうか？バラバラのツールで混乱する必要はありません。
/参照 https://clickup.com/signup ClickUpに登録する /%href/
今すぐ登録して、その違いを体験してください！🚀