今日、オンラインミーティングは、10年前には週5日のオフィスでの仕事が当たり前だったのと同じくらい、一般的かつ受け入れられるものとなっています。
従業員の28％が少なくとも一部の時間を在宅勤務で過ごすようになり、リモートワークは仕事の一部として定着しました。それに伴い、オンラインミーティングも増え、フォーマルとカジュアルの境界線が曖昧になるという、多くの人が戸惑う状況が生じています。
しかし、このようなコミュニケーションには、オンライン上での行動規範が必要となります。通話に参加している全員が、自分の意見が聞かれていると感じ、積極的に関与し、有意義な会話に参加できるようにするには、どうすればよいのでしょうか？
オンラインミーティングのマナーは、チームの生産性向上、最良の印象を与えること、そしてプロフェッショナルな関係の構築に役立ちます。
バーチャルミーティングのマナーとは何か、そのメリット、そしてプロフェッショナルなオンライン環境における10の必須ルールなど、現代のミーティングマナーの基本について解説します。ぜひお読みください。
オンラインミーティングのマナーとは？
オンラインミーティングのマナーは、チームやリーダーがオンラインミーティング中にどのように振る舞い、他者を扱うべきかという基準を定めたものです。これは、あらゆる場面でプロフェッショナリズムを維持するための、標準化されたガイドラインのようなものと考えてください。🫱🏼🫲🏾
他部署とのビデオ通話、プロジェクトのキックオフミーティングの進行、チームとのアイデア出しなどを行う際には、適切なオンラインミーティングのマナーが求められます。組織におけるリモートミーティングのマナーは、その組織のコアバリュー、理念、そして目標と密接に関連しています。🎯
組織によって異なる点もありますが、誰と会っても長く良い印象を残すのに役立つ、バーチャルミーティングの共通ルールがいくつかあります。⬇️
相互尊重や一般的なビジネスエチケットは、決して新しい概念ではありません！しかし、オンラインミーティングと対面ミーティングにはいくつかの大きな違いがあり、ミーティングを順調に進め、時間を守り、情報を確実に把握するためには、これらの点を考慮する必要があります。
オンラインミーティングのマナー10選
普段、バーチャルミーティングのマナーは守れていると思っていても、細かな点こそが大きな違いを生みます。そこで、あらゆるオンラインビジネスシーンで役立つバーチャルミーティングのマナーをまとめました。
チームメンバーと共有し、皆で協力してオンラインミーティングの質を高めましょう。
さらに、この新しいスキルを習得する上で役立つ豊富なリソース、テンプレート、ヒントも多数ご用意しています。😎
1. 使用するミーティングプラットフォームを把握する
まず最初に、オンラインミーティングで使用するビデオ会議ソフトについて理解しておくことが重要です。
ミーティングの主催者である場合は、事前にオンラインミーティングプラットフォームの操作に慣れ、自信を持ってソフトウェアを使えるようにしましょう。参加者が慣れていないツールを使用する場合は、質問に素早く答えられるよう準備し、技術的な操作に気を取られることなく、ミーティングそのものに集中できるようサポートしてください。
ついでに言えば…ミーティングプラットフォームを選ぶ際は、参加者が以前に利用したことがある、あるいはすぐに使いこなせるものを選びましょう。Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなどのビデオ会議ツールや、チャット、業務管理、プロジェクト管理を統合したClickUpのようなプラットフォームが挙げられます。
💡プロのヒント：ClickUpのZoom連携機能を使って、ClickUpタスク内からZoomミーティングを開始しましょう。ワークスペースから離れることなく議論をリードできる上、ClickUpが自動的に参加者全員に「至急参加してください」と通知します。
ミーティングで必要となる場合、プラットフォームがブレイクアウトルームの作成、画面共有、または共有リソースでの共同作業をサポートしていることを確認してください。
ClickUpのようなダイナミックなミーティング管理ソフトウェアを活用すれば、毎回スムーズで生産的なミーティングを実現できます。
2. ミーティングのアジェンダを事前に準備しておく
いくら強調してもしすぎることはない——準備、準備、そして準備！
ミーティングが始まる前にプランを立て、最初から最後まで議論が明確な方向性を持つよう、アジェンダを作成しましょう。最高水準のバーチャルチームミーティングを実現するには、ミーティングのかなり前にアジェンダを参加者に共有し、彼らが内容を確認し、何を期待すべきか把握し、必要な事項を追加する時間を確保できるようにしてください。
議論に参加するために、参加者が事前に読んでおくべき資料や回答が必要な資料がある場合は、それらも共有してください。オンラインミーティングのアジェンダは道しるべのようなものだと捉え、参加者が準備するための十分な時間とリソースを確保しましょう。
オンラインミーティングの準備に最適なのは、あらゆる要素を網羅したカスタマイズ可能なミーティングアジェンダテンプレートです。ClickUpの豊富なテンプレートライブラリには、あらゆるユースケースに対応した無料リソースが満載です。もちろん、このテンプレートもその一つです！
ClickUpの「全社ミーティングテンプレート」や「委員会報告書テンプレート」を活用して、明確な目的を伝えましょう。
どちらのテンプレートも、チームや組織全体の透明性を高め、ミーティングの主要な目標やターゲットについてメンバーの認識を統一するのに役立ちます。
3. お互いの時間を尊重する
まず第一に、時間厳守です。⏱
ミーティングの主催者として、チームやクライアントを待たせることは、決して良いオンラインミーティングのマナーとは言えません。
しかし、このルールはミーティングの参加者にも当てはまります。主催者を待たせてはいけません！主催者は、おそらくチームメイト、他部署のメンバー、あるいは上司でしょう。あなたは彼らと毎日一緒に仕事をしているか、あるいは友人関係にあるかもしれません。予定された時間にミーティングを始める準備を整えて参加することで、誰もが受けるべき敬意をもって彼らに接しましょう。
日々の時間管理に時々苦労している方は、ClickUpを使ってリマインダーを設定しましょう！未来の自分が、この心遣いに感謝すること間違いなしです。🙌🏼
さらに、私たちは皆多忙なスケジュールを抱えていますが、ClickUpのこのインタラクティブなチームスケジュールテンプレートのようなリソースを活用すれば、今後数週間のミーティングの日程や内容を、メンバー全員が確実に把握できるようになります。
📮ClickUpインサイト：当社のミーティング効率に関するアンケートデータによると、ミーティングの25％は平均して8名以上の参加者が関与しています。また、平均的なミーティングの所要時間は約51分であることが判明しました。このような大規模なミーティングは、組織全体で週に少なくとも6～8時間のミーティング時間を費やすことの結果につながります。 もしこれを削減できたらどうでしょうか？ClickUpはチームのコミュニケーション方法を変革します！長時間のミーティングの代わりに、コメント、添付ファイル、音声メモ、ビデオクリップなどを活用して、タスク内で直接コラボレーションできます。すべてを一か所で完結させましょう。💫 実際の結果： STANLEY Securityのグローバルチームは、当社のオールインワン仕事アプリを活用することで、ミーティングや進捗報告にかかる時間を週に8時間以上削減しました！
4. 成功のための身だしなみ
オフィスであれオンラインであれ、適切な服装を心がけることは非常に重要です。マナーとして、ビデオ会議では対面での仕事環境と同じような服装を心がけることが推奨されます。
しかし、良いニュースもあります。画面は腰よりかなり上までしか映らないため、バーチャルミーティングには多少の融通が利くのです。つまり、はい、あのアグのブーツを履いても大丈夫です！
単に見た目が良いだけでなく、オンラインミーティングの服装はミーティング自体の雰囲気にも合うようにすべきです。注意をそらすようなアクセサリーや、ビデオではうまく映らない柄、他人が理解できないようなグラフィックTシャツなどは避けましょう。
5. 注意散漫になることを避ける
手元のミーティングに集中し、マルチタスクをしたくなる衝動を抑えましょう。ミーティングの前に、次のことを忘れないでください：
- 携帯電話は片付けておきましょう
- テレビや音楽を消す
- 通知をすべてミュートする
- 不要なタブを閉じてください
そして、どうか、生産性の高い環境を守るためにも、通話中に食事をしないでください。
画面を共有する際は、共有する前に画面の内容を確認しましょう。1,000ものタブを開いたままにするのは、見栄えが良くありません。機密の社内情報やSlackのプライベートな会話、Spotifyのプレイリストを誤って共有してしまうケースは珍しくありませんが、自分にはそんなことが起こってほしくないはずです。
こちらもご覧ください：チームメンバーとのコミュニケーション方法とアイデアの共有方法
背景が雑然としていることも、オンラインミーティング中に集中力を妨げるよくある要因の一つです。カフェにいる場合や、子供を預かっている場合、あるいはパートナーとオフィスのスペースを共有している場合は、別の背景を選ぶか、ぼかし効果を使って、自分だけでなく他の参加者全員の集中力を維持できるようにしましょう。
背景は、清潔でシンプル、かつ中立的なものを選びましょう。そうすれば、見た目が最も美しい壁を探すのではなく、家の中で最も照明の良い場所を見つけることに集中できます。
とはいえ、完璧な背景画像を探してネット中をくまなく探す必要はありません！
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6. いつ発言し、いつ聞くべきかを知る
アクティブ・リスニングは、一人ひとりに発言の機会を与え、相手の話に真剣に耳を傾けていることを示します。
ミーティングの主催者と参加者は、相手を貶めるのではなく、理解するために、発言、傾聴、質問のバランスを見極める必要があります。柔軟な姿勢と率直なコミュニケーションが、関係者全員にとってより有意義な会話につながるでしょう！
ミーティング中の発言に関する、オンラインミーティングのマナーについてのヒントをさらにいくつかご紹介します：
- 自信を持って話すこと。ただし、簡潔にまとめること
- 同じことを繰り返したり、主張を強引に押し付けたりしないようにしましょう
- 発言中以外はマイクをミュートにしておきましょう
- 司会者が質問を求めていない限り、質問は議論の最後に取っておきましょう
オンラインミーティング中に誰もが経験したことがあるもう一つの問題は、あの厄介な音声の遅延です。🙄
Wi-Fiの接続がどれほど安定していても、オンラインミーティング中に接続が切れてしまうことはあります！他人の話を遮ったり、会話のフローを乱したりしないよう、可能であればプラットフォームの「手を挙げる」機能を利用するか、チャットで発言したい旨を伝えてください。🙋🏼♀️
7. メモを取ることは最小限に抑える
善意からであっても、指示がない限り、詳細なミーティングメモを取ることは避けてください。代わりに、会話の要点を記録し、後でメモに明らかな抜け落ちがある場合にのみ、議事録を確認するようにしましょう。
オンラインミーティングの大きなメリットは、ミーティングの全内容を録画したり、ミーティングの要約を作成したりできる点です。これらの機能を最大限に活用して、ミーティングそのものを可能な限り充実したものにしましょう。会話中に頻繁に間を空けると、情報のフローが途切れ、アジェンダの進行が遅れ、貴重な時間を無駄にしてしまいます。
ミーティングの主催者は、チームメンバーの1人を議事録担当に指名し、ミーティング終了後すぐに配布されることを参加者に伝えておきましょう。これにより、主催者も参加者もミーティングに集中でき、同じことを何度も繰り返す手間が省けます！
ミーティング議事録は、重要なミーティングの概要と主な要点を要約したものです。関係者全員と共有することで、進捗状況を常に把握し、フォローアップやアクションアイテムをより迅速に実行できるようになります。
当社の「取締役会議事録テンプレート」 やClickUpの「ミーティング議事録テンプレート」などのリソースを活用すれば、カスタマイズ可能な既成のページを使ってチームやメモ、詳細情報を共同編集可能なClickUpドキュメントで管理でき、プロセスをより整理整頓し、効率化できます！
ミーティングの議事録が生産性をどのように向上させるか、詳細はこちらで知りたいですか？毎回効果的なミーティング議事録を作成するためのこのハウツーガイドをぜひご覧ください！
💡プロのヒント：ClickUp Brainを活用してミーティングのメモを要約し、ClickUp内でタスクやサブタスクを作成すれば、ミーティング後の貴重な時間を節約できます。ミーティングを録画している場合は、Brainが録音の文字起こしや翻訳も行ってくれます！
8. ミーティングが長引く？休憩時間を設けましょう
ミーティングが長引くことが予想される場合は、アジェンダの中に短い休憩時間を組み込んでおきましょう。
自分や同僚のために、画面から離れて一息ついたり、軽食をとったり、ストレッチをしたりする時間を設けましょう。会話の妨げになるどころか、むしろ会話の質を飛躍的に向上させます！短い休憩は、疲労や頭痛に悩まされることなく、全員が明るい気分でいられる助けとなります。
長くする必要はありません。ClickUpでタイマーを5分に設定し、その炭酸水をパッと開けてください。だって、あなたはそれだけの価値があるのですから。
参加するミーティングで休憩の有無が明記されていない場合は、一息つきたい時にチャットに「brb！」と一言残すだけでOK。💬
9. 質問にスペースを確保する
ミーティングのアジェンダに質疑応答の時間を組み込み、同僚が質問を考えたり、意見を述べたり、提案をしたりするための十分な時間を確保できるようにしましょう。
これらのオンラインミーティングのマナーをすべて心に留めておけば、きっと充実した有意義な会話ができたことでしょう。参加者の皆さんから、そのことについて何か感想が寄せられるかもしれませんよ。🙂
💡プロのアドバイス：ミーティングが閉じた後も、参加者に質問やアイデア、コメントを気軽に寄せてもらえるよう促しましょう。
10. 締めくくりの言葉を述べる
数分かけて適切に締めくくり、オンラインミーティングを良い雰囲気で終わらせましょう。
参加者が退出する前に、直近の次のステップ、フォローアップの方法と時期、成果物、そして今後のタイムラインについて簡単に確認しておきましょう。
💡プロのヒント：ClickUpを使えば、ドキュメント、ホワイトボード、コメントなどからアクションアイテムをタスクとして割り当てることができるため、作業を中断することなく、すぐにタスクに取り掛かることができます！テキスト、画面録画、オブジェクトをワークフローに直接接続するタスクに変換することで、効率を高め、ミーティングの勢いを維持しましょう。
そして何より重要なのは、チームの皆さんに時間を割いてくれたことへの感謝を伝えることです！今日は皆さん、素晴らしい仕事をしてくれました。👏
なぜオンラインミーティングのマナーが重要なのか？
オンラインミーティングのマナーは、リモートミーティングにプロフェッショナルな雰囲気を醸成し、強固な業務上の関係を築くのに役立ちます。オンラインミーティングのルールを守る必要がある主な理由は以下の通りです：
- 適切なマナーを守ることはプロ意識を示すこととなり、同僚、クライアント、またはステークホルダーとの間で信頼と信用を築くのに役立ちます
- ミーティングが行われる前に時間と努力を割いて準備をすることは、チームメンバーやリーダー、そして潜在的なクライアントに対して、あなたが彼らを尊重していることを示すことになります。さらに、事前に準備を設定し、会話の方向性を示すことで、ミーティングを円滑に進めることができます。
- オンラインミーティングでは、異なる場所やタイムゾーンから参加者が集まることがよくあります。時間通りに参加する、発言していないときはマイクをミュートにする、話題から逸れないなど、適切なマナーを守ることで、注意散漫を防ぎ、ミーティングの集中力と効率を維持することができます。
- 他者に発言の機会を与える、話を遮らない、文化的な配慮を忘れないといった、オンラインミーティングの適切なマナーを守ることは、相互尊重と協力の環境を育みます。
- クリアな音声とビデオを使用すること、（カメラを通じて）アイコンタクトを保つこと、積極的に参加することといった適切なマナーを守ることで、コミュニケーションが円滑になり、誰もが混乱することなく会議の内容についていけるようになります
- 整理整頓を心がけ、マルチタスクを避け、ミーティングのアジェンダを尊重することで、参加者は集中力を維持できます。これにより、特に連続したミーティングにおいて、フラストレーションやストレスを軽減できます。
こうしたルールを守らなければ、本来なら電子メールで済んだはずのミーティングに、週の貴重な数分、あるいは数時間もの時間を費やしてしまうことになりかねません。画面越しにチームメンバーの顔を見られるのは嬉しいことですが、私たち全員が時間をより有意義に過ごす方法は他にもあります。⏳
配慮の行き届いたオンラインミーティングのマナーは、互いに耳を傾け、考え、応答するための十分な時間を確保します。これは参加者間の信頼関係を築くだけでなく、あなたが何を期待しているか、そして参加者に何を求めているかを明確にすることで、全員が成功を収められる環境を整えることにもつながります。
オンラインミーティングのマナーに関するよくある質問とヒント
オンラインミーティングの「やること」と「やることでないこと」とは？
オンラインミーティングでは、対面ミーティングとは異なる参加への期待が寄せられることがよくあります。全員が議題に沿って議論を進め、会話に貢献できるよう、以下のマナーガイドラインに従ってください：
やること
- 時間厳守を心がけましょう。 オンラインミーティングには数分早めにログインし、必要な技術的なセットアップを整えておきましょう。
- 集中力を保つ。 対面でのミーティングと同じように、話者に注意を向けてください。
- 話していないときはミュートにしてください。 これにより、周囲の雑音を減らすことができます。
- 可能な限りビデオを使用しましょう。 これにより、より親密な交流が生まれます。
- 静かで明るい部屋で参加しましょう。 クリアで気が散らない環境は、全員が集中し続けるのに役立ちます。
- 事前に準備をしましょう。 プレゼンテーションを行う場合は、ミーティングが始まる前にすべての資料を準備しておきましょう。
やってはいけないこと
- マルチタスクは避けましょう。 それは相手への失礼となり、重要な情報を見逃す原因にもなります。
- 話を遮らないでください。 自分が話し始める前に、相手が話を終えるのを待ちましょう。
- ミーティング中に食事をしないこと。 他の参加者の集中を妨げ、プロフェッショナルさに欠ける行為となります。
- 機器の確認をお忘れなく。 事前にインターネット接続、マイク、カメラが正常に動作しているか確認してください。
- 急に退出しないこと。 ミーティングを途中で退席する必要がある場合は、事前に主催者に伝えてください。
オンラインでのミーティングはどのようにやればよいでしょうか？
バーチャルなミーティングは、リモートワーク中でも同僚との信頼関係を築くための素晴らしい方法です。ここでは、バーチャルミーティングを成功させるためのヒントをご紹介します：
- 一人ひとりに挨拶をしましょう。 会話の冒頭では、まず自己紹介をし、相手の様子を尋ねてみましょう
- 簡潔かつ要点を絞って。 会話の焦点を定めて、話が脱線しないように心がけましょう。
- 積極的に耳を傾けましょう。 相手の発言に注意深く耳を傾け、真剣に耳を傾けましょう
- テクノロジーの使い方を確実に理解しておくことで、中断や技術的なトラブルなく、全員がリアルタイムでコミュニケーションをとれるようにしましょう
- ボディランゲージに気を配りましょう。お互いの顔しか見えない場合でも、ボディランゲージは重要です。姿勢を正し、表情にも意識を向けてください
- 丁寧に会話をお別れにする 相手の方にお時間を割いていただいたことに感謝し、また近いうちに接続したいという意思を伝えましょう
参加者として、バーチャルミーティングで適切なマナーを守るには？
ミーティングを成功させる上で、参加者は重要な役割を担っています。参加者として守るべきビデオミーティングのマナーに関するヒントをいくつかご紹介します：
- 事前の準備を怠らないでください。 ミーティングの前に配布された資料をすべて読み、質問やコメントを用意して臨みましょう。
- ディスカッションに参加しましょう。 遠慮せずに発言し、その話題について自分の考えを共有してください
- 集中力を保つ。 マルチタスクは、参加者全員の集中を妨げる可能性があるため、避けるようにしましょう。
- 敬意を払うこと。 議論に参加している他のメンバーに耳を傾け、礼儀正しく接しましょう
- 画面を共有しましょう。 共有すべき資料がある場合は、参加者が内容を追えるよう、必ず全員と画面を共有してください。
- テクノロジーを適切に活用しましょう。 ミーティングが始まる前に、すべての参加者がテクノロジーの使い方を理解していることを確認してください
- 本題から逸れないようにし、 会話が本題から大きく外れ始めたら、遠慮なく会話の内容を元に戻しましょう。
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