常に情報が氾濫している現代において、同じ情報を一口サイズの「スナック」バージョンで提供するという前提は、ユーザーにとって画期的なことである。
では、組織内の情報格差を効率的に埋めるためにやることは何だろうか？チームや機能を超えて、学習やトレーニング、情報をうまく広めることはできるのだろうか？
ここで役に立つのがクイック・リファレンス・ガイドだ。クイック・リファレンス・ガイドは、簡単に消化できる情報カプセルとして、外出先でも利用できる。
このガイドでは、リファレンス・ガイドとその意義、そしてチーム用にリファレンス・ガイドを簡単に作成する方法について説明します。始めよう。👷
リファレンスガイドとは？
リファレンスガイドとは、エンドユーザーに製品に関する説明や情報を凝縮した文書です。
この文書の目標は、ユーザーマニュアルとは異なり、可能な限り迅速な方法で情報を見つけ、クエリを解決することです。
簡潔でわかりやすく、読者にとって必要な情報にアクセスしやすくなっています。
リファレンスガイドは一般的に、ユーザーが特定のタスクを実行するための、簡単でフォローしやすいステップバイステップの指示を含んでいます。その簡潔さゆえに、製品やサービスの採用を加速する上で大きな役割を果たします。
インスタンスは、新しく購入したガジェットに付属している製品のインストールガイドである。詳細に焦点を当てたマニュアルとは異なり、これらのガイドは、簡単に消費し、実行可能なポイントを押さえた情報を共有することに重点を置いている。
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リファレンスガイドの要素とは？
クイック・リファレンス・ガイドは、目的別に分かれていますが、学習（またはトレーニング）を有機的で簡単に感じさせるという共通の目標で統一されています。
ステップバイステップのガイドであれ、製品/プロセスの概要ガイドであれ、ガイドを素早く、消費しやすく、効果的にするための要点は以下の通りです。👇
**1.タイトル
リファレンスガイドのタイトルはシンプルにし、誰のためのガイドで、何を解決するガイドなのかを一目でわかるようにしましょう。これにより、エンドユーザーが自信を持って製品やサービスをナビゲートできるようになり、全体的なカスタマーの喜び指数が高まります。
**2.コンテンツ
リファレンスガイドを書くときは、常に断捨離すること。 専門用語や複雑な表現、まとまりのない段落は削ぎ落とそう。情報が彼らの問題を早く解決すればするほど、彼らはすぐにあなたのサービスを楽しむことができる。
**3.ビジュアル
人間の脳は、画像を保持し処理するのに必要な時間を
.したがって、スクリーンショット、アイコン、UI画像などの要素をガイドに取り入れ、視覚的に魅力的なものにすることは当然のこととなります。その上、製品のウォークスルーや説明ビデオは、視覚的要素によってより魅力的になります。
**4.フォーマット
クイック・リファレンス・ガイドの目的によって、最も適切なフォーマットが決まります。
インスタンスンスでは、1つのプロセスガイドライン文書では、わかりやすい構成が必要かもしれません。一方、ハウツーガイドを作成する場合は、複数のセクションを組み込むことになります。
5.簡潔さ。
効果的なリファレンスガイドは、ほとんど常に読み飛ばし可能で、せいぜい2ページ程度に抑えられている。簡潔さを実践することは、製品やプロセスの情報を単純化しないための素晴らしい訓練となる。そうすることで、技術に疎い人でもアクセスしやすくなります。
👀 ボーナス：* 以下の方法を学んでください。
技術仕様書を書く
を誰にでもわかりやすく書く。
なぜリファレンスガイドが重要なのか？
リファレンスガイドはその重みを持たなければなりません。つまり、エンドユーザーが持つであろうクエリを予測し、それに答えながら、自明でなければなりません。
すべては、クイック・リファレンス・ガイドがいかに正確で使いやすいかどうかにかかっています。
しかし、クイック・リファレンス・ガイドがどのようにカスタマーのロイヤリティを築き、あるいは喜びを増大させるかを探る前に、なぜクイック・リファレンス・ガイドが重要なのかを考えてみよう。
クイック・リファレンス・ガイドは、さまざまな複雑さの課題やシナリオに対応できるという点で、汎用性があります。
教育機関では、カリキュラムや授業計画を定義し、標準化するために教師が使用することができる。サービスベースの組織は、サービス提供の一貫性を維持し、評判を守るために、ベストプラクティスガイドを参考にすることができる。同時に、カスタマーエクスペリエンスのリーダーは、カスタマーサービス担当者のトレーニングを迅速化するために参考資料を利用することができる。
リファレンスガイドはまた
- ユーザーが自分のペースで製品に慣れ、摩擦を減らす。
- 従業員と関係者を文書化し調整することでトレーニングを簡素化し、トレーニングコストの削減を支援する。
- 便利な回答をプロバイダーすることで、ユーザーが迅速に解決策を見つけられるようにする。
- サービスベンチマークを設定し、確実に遵守することで、ブランドインテグリティを向上させます。
クイック・リファレンス・ガイドの作成方法
リファレンスガイドは、文化やプロセス、コンプライアンスの枠組みなど、重要な基本事項を説明したり、指示を伝えたりするのに欠かせません。同様に重要なのは、リファレンスガイドをどのようにデザインするかである。適切な構造を持ち、想定する読者にとって利用しやすいものでなければなりません。
/参考文献 https://clickup.com/ ClickUp /参照
は、クイック・リファレンス・ガイドを簡単に整理、デザイン、配信できるオールインワンのプラットフォームを提供することで、このプロセスを簡素化します。
以下のステップに従って、利用者に最適なリファレンスガイドを作成してください。
ステップ1：利用者を特定する。
優れた有益なリファレンスガイドは、読者の苦痛のポイントに対処し、すべてのクエリに答えることを目的としています。
これにより、共有する情報とそのレベルが決まります。営業チームや見込み客開拓チーム向けのガイドに含まれる情報の深さは、製品概要ガイドに含まれる情報とは異なるだろう。
読者を特定するには、ガイドのステークホルダーを認識することから始めます。まだ明確なアイデアを持っていない場合は、ガイドが誰に最も影響を与えるかを探る価値があるかもしれません。既存のデータをアンケート調査したり、業界や職場の仲間にインタビューしたり、いくつかの調査を行うことで実現できます。
読者を特定する仕事をする際には、次のような方法を検討してください。
ClickUpプラットフォームに組み込まれたAIアシスタント。このツールは、市場動向、カスタムレビュー、競合他社の活動などの鍵データを分析する。
ClickUp Brainを活用してデータを分析し、視聴者のニーズを効果的に掘り起こそう
ClickUp Brainは、オーディエンスペルソナを用いて、様々なステークホルダーの具体的なニーズや課題を特定し、効果的にコンテンツをカスタマイズすることができます。
ステップ2：目的とアウトラインの確立
最終的なオーディエンスを念頭に置いて、リファレンスガイドを作成しましょう。
やることの前に、いくつかの質問に答える必要があるかもしれません：
- どの情報が優先されるのか？
- 本題に入る前に、どの程度の文脈設定が必要か？
- アウトラインを作成する際に考慮すべきベストプラクティスはありますか？
聴衆の最大のクエリに答えるようなフレームワークを最初に作るのは良い習慣です。広範な情報を網羅する代わりに、1つのトピック、テーマ、クエリに超集中することを考えましょう。
ClickUp Brainは、ガイドの構造を構築する際、AIが目的とアウトラインを提案します。重要なトピックや、明瞭で焦点を絞ったコンテンツの最適な構成方法に関する推奨事項を提供します。
正確なコンテンツ生成のために、ClickUp Brainをお客様のニーズや好みに合わせて再読み込みします。
ステップ3：コンテンツを読みやすくフォーマットする。
コンテンツは、オーディエンスがいる場所に合わせて作成する必要があります。つまり、技術的な背景を持つ読者を対象としているのでない限り、リファレンスガイドには業界の専門用語を使わないようにしましょう。
しかし、単に言葉の問題だけではありません-あなたのリファレンスガイドは、読み飛ばし可能で、最も間違いなく、それ自体で価値があるものである必要があります。
他のリソースを勉強することなく支離滅裂なガイドを作成した場合、そのガイドに価値はありません。
ここでは、あなたのガイド文書のコンテンツが有用で理解しやすいものであることを保証するためにできることを説明します：
- 曖昧さをなくす： 既存のコンテンツに関連しないテーマやプロセスは紹介しない。
- シンプルにする： シンプルで普遍的な言葉を使う。プロセスを詳しく説明する場合は、技術的な表現に頼るのではなく、説明する。
- わかりやすくフォーマットする： 長く、まとまった段落は圧倒される可能性がある。可能な限り、文章を小さな段落に分割し、概念を箇条書きにする。読みやすく、読みやすいフォントを選ぶ。
- 情報の検証は、このプロセスの不可欠な部分である。
特に、さまざまな利害関係者の賛同を必要とするプロセスや製品に関する詳細が含まれる場合、リファレンスガイドの作成は必ずしもクイックではないかもしれません。
このようなシナリオでは、ドキュメントへのアクセスをセキュリティで保護しながら、自由にカスタマイズやコラボレーションができるプラットフォームを選択することは譲れません。
を参照してください。
クリックUpドキュメント
ClickUp Docsで機能横断的なコラボレーションを促進する
なぜClickUp Docsがクリアされたのでしょうか？それは、Docsがあるからです：
- スタイルオプションやネストされたページから、ブックマークやテーブルの埋め込みまで、お好みに合わせてドキュメントをフォーマットできます。
- 検索、並べ替え、そして ClickUp ドキュメントハブ を検索し、必要なドキュメントを見つけることができます。
- チームとリアルタイムで編集したり、テキストをタスクに変換したり、その他にも様々なことができます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/important-points-in-ClickUp-Docs.gif リッチなフォーマットオプションやスラッシュコマンドにアクセスし、ClickUpドキュメントで重要なポイントを強調できます：クイックリファレンスガイド /%img/
リッチフォーマットオプションとスラッシュコマンドにアクセスし、ClickUpドキュメントで重要なポイントを強調表示します。
📖あわせてお読みください。
AIをドキュメンテーションに活用する方法（ユースケースとプロンプト）
ステップ4：ガイドを魅力的なものにする。
構成とコンテンツは整ったので、ガイドに足りないのはちょっとした華やかさだけです。なぜでしょうか？
人は視覚的な刺激に素早く反応し、記憶する傾向があります。だから、難しいカスタマーサービスへの対応や、タスク管理ツールやCRMツールの使い方のステップバイステップのガイド／手順は、適切な「刺激」があればより効果的になる。
ビデオ、GIF、製品紹介のような要素は、最も退屈なプロセスや情報でさえも魅力的に学習させます。
ClickUp Clipsでプロセス文書やリファレンスガイドを洗練させましょう。
を使用すると、ボイスオーバーを統合するオプションを使用して、インスタント画面の記録をキャプチャ、記録、共有することができます。
ClickUp Clipsは、ClickUpインターフェイス全体にシームレスに埋め込むことができ、プロセスや機能のデモンストレーションを行う際に、迅速かつ便利に画面を録画することができます。コンテンツは簡単に共有することができ、共有オプションやダウンロードオプションをパブリック、プライベートから選択できます。
もし
を作成し、リファレンスガイドを補完することで、Clipを取り入れることで学習体験を大幅に向上させることができます。
さらに、ClickUp Brainでは、外出先でもClipを書き写すことができるため、リファレンスガイドへのアクセス性が向上します。すべての録音は保存され
視聴者が必要な情報を見つけられるようにします。
クリックアップクリップハブにアクセスして、必要なときにいつでも簡単にクリップを閲覧、検索、取り出せます。
リファレンスガイドを使い始めるには、ClickUpのテンプレートリポジトリをご覧ください。👇
ClickUp Product Brief Template （クリックアップ製品概要テンプレート
ClickUpの製品概要テンプレートは、製品開発にとって最も重要な要素を1つのまとまったドキュメントに即座に整理するのに役立つ、あらかじめ作成されたClickUpドキュメントです。
その
は、プロダクトマネージャーの万歳三唱の答えです。製品の成功が、開発の異なるフェーズにまたがるクロスファンクショナルチームに依存している場合、コンセンサスは非常に重要です。
このテンプレートにより、プロダクトマネージャーは、目標、成功基準、リリースプラン、機能仕様を1つのアクセス可能なドキュメントにまとめることで、すべてのチームの足並みをそろえることができます。プロダクトがゼロから作られたものであれ、再発明されたものであれ、プロダクトマネージャーは、プロジェクトについてまとまった説明をし、追跡し、効率的に管理するための1つのプラットフォームを発見します。
ClickUpは、プロジェクト管理、ブレーンストーミングオプション、タスク管理、プロジェクトプランニング、ドキュメント管理など、多くの機能を備えています。使いやすく、UIもよくデザインされており、チーム内や他のチームとのコラボレーションも簡単なので、生活が比較的楽になったのは間違いありません。私たちは仕事をよりよく管理し、簡単に仕事を追跡し、報告することができ、毎日の進捗ハドルに基づき、将来のプラン作成が簡単になりました。
Airbnb、ビジネスプロセス改善アナリスト、Ansh Prabhakar氏
クイック・リファレンス・ガイドを作成するベストプラクティス
クイックリファレンスガイドは、まさに「クイック」である必要がある。作成するガイドにもよりますが、これは複雑なプロセスを分解したり、専門用語を避けたりすることを意味します。
ここでは、最初の（または次の）クイックリファレンスガイドを作成する際に採用すべき、検証済みのベストプラクティスを紹介します。🗒️
**1.読者とそのニーズを理解する
最高のリファレンスガイドは、利用者があなたの製品を理解し、ナビゲートしたいと思ったときに、究極のチェックポイントとなる。そのために必要なのは、彼らが持つ可能性のあるすべてのクエリを予測することだ。
オンラインフォーラムやアンケートを調べたり、消費者と定期的に交流しているチームに相談したりすることで、洞察の宝庫が得られるかもしれません。特に、あなたの製品やサービスを利用する際に彼らが直面する障壁について。
これは、チェックリストを作成し、クイック・リファレンス・ガイドのアウトラインを作成するのに役立ちます。
**2.読みやすさとアクセシビリティのためにガイドフォーマットを最適化する。
リファレンスガイドをデザインするときに考慮すべき重要な要素は、ユーザーファーストにすることです。
これは、きれいに包装された製品の売り込みを破棄し、機能名のような本質にこだわることを意味するかもしれません。ユーザーの質問にまず答え、ユーザーが理解できる言葉で伝える。
専門用語は捨て、必要な箇所には箇条書きにし、短く歯切れの良い文章を採用することで、より良いフォーマットを身につけましょう。読者をさらに惹きつけるために画像を加える。情報のアクセシビリティが鍵です。
**3.関連する情報のみを掲載する
製品の幅と奥行きが広がると、何が関連するのか見失いがちになる。
製品のリファレンスガイドを作成するときは、一度に1つの側面に焦点を当て、視聴者が製品を自律的にナビゲートするために必要なすべての情報を得られるようにします。つまり、他の機能や関連する機能に関する情報は、ガイドに記載しないことです。
4.一貫してコンテンツを微調整する。
リファレンスガイドは、製品やプロセスと同じように動的であるべきです。しかし、リファレンス・ガイドを随時監査し、修正する必要がある理由はこれだけではありません。
これらのガイドで採用すべき良いプラクティスは、ガイドがオーディエンスに提供する目的を確認することである。リファレンス・ガイドは、変化する製品、ユーザーの懸念や期待、ユーザビリティに関する洞察を反映するために、必要に応じて進化する必要があります。
クイック・リファレンス・ガイドにはどのような種類がありますか？
利用者のニーズを理解することが、利用者にとって適切なガイドを作成するための基礎であることは明らかです。焦点を当てる対象を俯瞰的にビューしても、それについてのより具体的なクエリには対応できないでしょう。
ここでは、クイック・リファレンス・ガイドの世界を少し紹介します。✅
クイックスタートガイド
これらのガイドは、シンプルで手間がかからず、ユーザーがすぐに使い始められるように作られています。クリアされた指示とわかりやすいイラストで、「入門」ガイドを完璧なものにすることができます。
例：ソフトウェアのインストールとアンインストールを説明するインストー ルガイド。
製品概要ガイド＊＊＊。
これは、新規ユーザーが製品の生産性について幅広く学ぶのに最適なツールです。核となる機能を強調しながら、このガイドが提供する価値を確立するための完璧なプラットフォームを提供します。
製品概要ガイドは、カスタマが製品を知り始めたり、製品のアウトリーチチームが見込み客への売り込みを準備したりするシナリオで理想的な選択肢となります。
例：コーディングキットのようなEdTech製品のカタログ。
👀ボーナス:
を使えば、構造化されたフォーマットで、必要な情報を把握しやすくなり、執筆プロセスが簡素化されます。
タスクガイド
タスクガイドやチュートリアルは、製品の特定の生産性を探求するための没入型の方法です。特定のワークフローを示すことで、特定のタスクを達成するための簡潔でクリアされた指示を提供します。
例：家具販売店などのオンライン消費者向け店舗が共有するDIYガイド。
製品アップデートガイド。
機能レベルでは、これらのガイドはエンドユーザーへのアップデートとその意味を文書化します。その一方で、製品の顧客体験を向上させるという組織の生産性をアピールするために最適化することもできます。
例:ソフトウェアやプラットフォームに行われた機能アップデートのナビゲート方法の説明。
ハウツーやステップバイステップのガイド。
ユーザーを手取り足取り教えるようなガイドです。 順を追って説明するハウツーガイドは、ステップごとに詳細な情報を使ってタスクを簡略化します。
スクリーンショットのような視覚的な補助は、消化しやすい方法で包括的なワークフローを表すために使用されます。
例:サーバーの再起動やネットワークエラーへの対応など。
オンボーディングガイド
プロセスと同じように、人は周囲の世界をナビゲートするために、構造とフレームワークに依存する。 オンボーディングガイドは、新しいチームメンバーに組織のシステム、文化、慣行を教え込むための優れたツールです。
例： 企業における従業員導入プロセス。
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クイック・リファレンス・ガイド例
リファレンスガイドを作成する際には、適切なテンプレートを選択することが不可欠です。フォーマットが決まれば、ガイドの作成プロセスが大幅に合理化されます。
クリックアップでは、クイック・リファレンス・ガイドの作成例として使用できるさまざまなテンプレートをご用意しています。
例
ClickUpクイックスタート：プロジェクト管理テンプレート
は、製品ロードマップを管理するためのリファレンスガイドテンプレートを提供します。また
は、マーケティングチームが包括的なブランドガイドを編集するためのすぐに使えるリソースを提供します。
ナビゲートやカスタムが簡単で、他のテンプレート例もご覧いただけます：
ClickUpライティングガイドラインテンプレート
ClickUpのライティング・ガイドライン・テンプレートは、組織全体で一貫したライティングができるようデザインされています。
どんなブランドにとっても、強い声とトーンは不可欠です。その ClickUp執筆ガイドラインテンプレート ブランドは、すべてのコミュニケーション・タッチポイントにおいて一貫した正確なアイデンティティを維持することができます。
/を含む。 https://clickup.com/ja/blog/111583/undefined/ 技術文書 /%href/
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すべてのコンテンツにブランドの価値とメッセージを反映させることで、視聴者にまとまりのある体験を提供できます。テンプレート内のカスタムステータスとカスタムフィールドを活用することで、あらゆるフェーズでライティングプロジェクトを効果的に管理・追跡できます。AIや自動化などに対応することで、プロジェクトコラボレーションが容易になります。
ClickUp製品ドキュメンテーションテンプレート
ClickUpのプロジェクト・ドキュメンテーション・テンプレートは、プロジェクト・ドキュメンテーションを整理し、簡単にアクセスできるように設計されています。
その
ClickUp製品ドキュメントテンプレートは、すべての製品開発プロジェクトを効率化します。このテンプレートは、プロジェクトプランの定義、予算の設定、ロードマップの追跡を一元化したプラットフォームを提供し、最終的に製品仕様を成功に導きます。
関係するチームはこれを使用して進捗を追跡し、関連ドキュメントにアクセスし、タイムラインと予算を管理することができます。また
このテンプレートを使うことで、製品チームは、コミュニケーションミス、情報やデータの不正確さ、プロジェクトのボトルネック（予見されたもの、予見されなかったもの）の可能性を排除することができます。
ClickUpでClickするクイックレファレンスガイドを作成する
クイックリファレンスガイドは、コストを抑えながら学習曲線をシンプルにする鍵です。
長いマニュアルとは異なり、簡単に更新できるように設計されているため、膨大な文書を改訂したり、時間のかかるワークショップを実施したりすることなく、チームは常に最新の情報にアクセスできます。
ClickUpのようなツールは、コンテンツ作成の合理化など、多くのメリットをもたらします。さらに、テンプレートはガイドの強固な基礎となり、時間を節約し、一貫性を確保します。
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