最近の研究では これは私の仕事の3分の1に相当する！アンケート対象者の42％が、生産性の高い仕事を中断することなく1時間続けるのがやっとだと回答しており、平均すると、人は年間127時間近くを注意散漫からの回復に費やしている。これにより、米国経済は毎年4,680億ドルの損失を被っている。
各業界の専門家は、従業員の生産性を向上させるために常に仕事をしている。組織は従業員をサポートするために、最新のツール、自動化、生成的AIなどを試している。しかし、根本的な行動を修正することなく、さらに技術を追加することは、劣悪な結果につながる可能性がある。
最高のパフォーマンスを達成するために最もよく使われる行動戦術の1つが、生産性スプリントだ。しかし、生産性スプリントとは何か？何が生産性スプリントを生み出すのか？生産性スプリントをやることは？
答えは私たちにあります。今すぐ時計をスタートさせよう！⏱️
生産性スプリントを理解する
アジャイル開発モデルが大規模で複雑なプロジェクトを小さなスプリントに分割するのと同じように、生産性スプリントは、仕事を短時間で集中的に行い、その後短い休憩を挟むことで、集中力と効率性を高める。
詳しく説明しよう。
生産性スプリントとは？
生産性スプリントとは、短時間の仕事と短い休憩のことです。25分の仕事と5分の休憩を推奨するポモドーロテクニックに似ている。
唯一の違いは、生産性スプリントでは、自分の注意力の持続時間に基づいて、集中する時間と休憩時間を選択することだ。通常2週間であるアジャイル・スプリントとは異なり、生産性スプリントは、1時間、数日、1週間、1ヶ月など、必要なだけ長くすることができる。しかし、スプリントをあまり長くしすぎると、逆効果になるかもしれないので、あまり長くしないほうがいい。
生産性スプリントのメリット
生産性スプリントは、次のようなスプリントと同じです。 スクラムイベント スクラムのイベントは、目の前の仕事に並外れた利点をもたらす。最も重要なものを見てみよう。
フォーカス
スプリントが始まる前に、チームはまとめて、取り組むタスク、期待される成果、見積もり時間、依存関係などを決定する。つまり、よく設計された生産性スプリントは、明確で、小さく、管理可能な、有限のタイムラインで完了する成果物のリストを提供する。
この明確さが、各個人が一度に1つのタスクに集中するための完璧な条件を作り出す。個人であれ共同作業であれ、いつ、どこで、何をやるべきかわかっているのだ。
スピード
スプリントは通常、気が散らない生産性の高い期間である。つまり、ミーティングやチームビルディング活動、緊急の問題など、スケジュールに食い込むようなことがない。その結果、チームはより速いスピードでタスクを達成することができる。
時間管理
スプリントはその性質上、時間に縛られます。この性質が切迫感を生み出します。チームメンバーは、仕事時間中にやることを理解し、効率的に日々を管理するようになる。
リソースの活用
チームとして、生産性スプリントはリソースの有効活用を可能にします。依存関係やワークフローにおける自分のフェーズに基づいて、各自が仕事のプラン を立てることができます。
例えば、品質アナリストは、開発者が仕事を完了した2日後のスプリントで仕事の予定を立てることができる。
従業員のエネルギーレベル
各スプリントで重要なのは休憩時間である。生産性スプリントでは、激しい仕事の終わりに、時にはスプリント自体の半分の時間の休憩を取ることを推奨しています。
これにより、チームメンバー全員が、目の前の仕事の激しさから回復する時間を得ることができる。彼らの努力を認め、若返りを促すのだ。
あなたがソフトウェアエンジニアなら、おそらく次のようなことに慣れているだろう。 スプリントプランニング とスクラムの方法論がある。しかし、スプリントはアジャイル/スクラムに限定する必要はない。どんな役割や仕事にも適用できる。その方法を見てみよう。
生産性スプリントのプランと実行方法
生産性スプリントの考え方は、1年中毎日、不当に高いアウトプットを出すことではない。その代わり、優れた生産性スプリントは、最も効果的で燃え尽きない方法で仕事をプランニングするのに役立ちます。
ここでは、以下のような強力なプロジェクト管理ツールのサポートを受けながら始めるためのステップバイステップのガイドを紹介する。 ClickUp スプリント .
1.明確なオブジェクト設定
スプリントを始める前に、何を達成したいのかを知る必要がある。正しいオブジェクトを設定することで、スプリント中に行うすべての仕事を正しい方向に進めることができる。
オブジェクトはSMARTにしましょう。具体的、測定可能、達成可能、適切、期限付きの目標を設定しましょう。
目標設定のベストプラクティスは成果志向であることですが、生産性スプリントの場合は少し異なることを覚えておいてください。ここでは、組織のオブジェクトを達成するために完了する必要があるタスクの目標設定に焦点を当てます。
例えば、新製品発売のためのマーケティングキャンペーンが目標なら、SMARTゴールは次のようになります：
- 2日目までにキャンペーンのキャッチフレーズを作る
- 3日目までに20のソーシャルメディアコンテンツのクリエイティブブリーフを書く
- 5日目までにデジタル広告の予算を確定する
これらの目標によって、仕事を効果的にスケジュールすることができる。例えば、1日目にマーケティングチームとのブレーンストーミングセッション、2日目にブリーフを書く2～3時間の集中時間、5日目に2～3時間の予算策定時間をプランニングするといった具合だ。目標設定に悩んだら ClickUpのSMART目標テンプレート が役立ちます。
2.目標を具体的なタスクに分解する
目標が決まったら、それを達成するために必要なタスクを設定する。毎回白紙の状態から始める必要はない。やってみる ClickUpのアジャイルスプリントプランテンプレート を使って、成功のためにチームを設定しよう。
ClickUpのアジャイルスプリントプランテンプレート
テンプレートは構造を提供するが、タスクの定義とプロジェクトの設計はあなた次第だ。そこで、タスクをどのように分解するかを考えてみましょう。例えば、キャッチフレーズの作成に関わるタスクは次のようなものです：
- クリエイティブチームとのブレインストーミング
- 可能性のあるキャッチフレーズのリストを作成する。
- 最適なキャッチフレーズをリストアップする
- 様々なチャネルでキャッチフレーズを適用する実験
- キャッチフレーズの最終決定
それぞれの活動の期日を決める。と ClickUpタスク を参考に、自分に合った仕事を見つけ、必要に応じてカスタマイズしてください！
3.現実的なタイムラインの作成
チームがスプリントを激しい仕事と言うとき、それは1週間を無数のタスクで過負荷にすることを意味すると思われがちだ。逆に、優れた生産性スプリントでは、現実的なタイムラインが設定される。
バックログを見直す：を使う。 ClickUp リスト をクリックしてバックログアイテムを収集し、スプリントに合理的に収まるものを特定します。をカスタムすることもできます。
/をカスタマイズすることもできます。 https://clickup.com/templates/sprint-backlog-t-211295146 をカスタマイズすることもできます。 ClickUpのスプリントバックログテンプレート /%href/
を使えば、このプロセスをより迅速かつ効果的に行うことができる。
見積もり時間：ClickUpタスクの中で、各タスクの見積もり時間を追加し、スプリントのプランに使用することができます。
作業量を考慮する：チームメンバーの休暇、既存のコミット、過去のスプリント速度を考慮します。 ClickUpの作業負荷ビュー はこのための素晴らしい出発点です。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-255.png ClickUpの作業負荷ビュー /%img/
クリックアップの作業負荷ビューは、効果的なリソース割り当てを保証する素晴らしい方法です。
依存関係を見る：期限を設定する際は、タスク同士がどのようにリンクしているかを考慮しましょう。タスクの アジャイルワークフロー を参照し、次のタスクが始まる前に完了しなければならないタスクを確認する。
ClickUpでカスタマイズ可能なダッシュボードを作成する。
レトロスペクティブ
最後に、各スプリントの終わりにチームでレトロスペクティブを実施しましょう。良い仕事を評価し、勝利を祝い、スプリント中に直面した課題を探ります。その ClickUp スプリント振り返りブレインストームテンプレート は、レトロスペクティブを実行するためのビジュアルでインタラクティブなフレームワークを提供します。
ClickUp スプリント振り返りテンプレート
振り返りミーティングの運営は難しいものです。なぜなら、仕事上のことだけでなく、感情的な側面についても話し合うことになり、そのすべてがポジティブなものばかりとは限らないからです。このようなミーティングの運営は、キャリアの浅いプロジェクト管理者にとって苦労の多いものですが、ClickUpがお手伝いします：
このような スプリントの振り返り例 を参考にしてください。自分でミーティングを運営する準備ができたら、以下を試してみてください。 スプリント振り返りテンプレート を参考にしよう。そして最後に、以下のボーナス読み物を紹介しよう。 スプリントレビューとレトロスペクティブの違い .
以上、生産性スプリントを実施するのがまだ大変そうなら、以下のいずれかを使ってください。 アジャイルテンプレート を参照し、基本を設定する。
スプリントを成功させるベストプラクティス
巨人の肩の上に立つことで、遠くまで見通すことができる。そこで、生産性スプリントのプランニングを容易にするために、試行錯誤を重ねたベストプラクティスというフォームで賢者の知恵を紹介しよう。
休憩を取る：デスクから離れ、ストレッチをしたり、散歩に出かけたりする。休憩中のスクリーンやソーシャルメディアは、より良い影響を与えるために避けましょう。長いスプリントの場合は、1日休みを取ってリフレッシュしよう。
祝う：成功を見逃さないこと。チームで成果を祝いましょう。
セルフケアを優先する：十分な睡眠、栄養価の高い食事、定期的な運動など、健康的な習慣をメンテナーする。
コミュニケーションをとる：悩んだり、圧倒されそうになったらサポートを求める。利用できるすべての特典や選択肢を活用する。
反省し、学ぶ：レポート作成と振り返りを活用する。個人的に何を改善できるかを考える。より良い結果を得るためのプロセスの最適化をシミュレーションする。
On Your Marks, Ready, Set, ClickUp
現在では 常識 によれば、部分的に集中して長時間仕事をするよりも、集中して短期間で仕事をし、その間に休憩を挟む方が良いということだ。個人であれチームであれ、スプリントは仕事を完了するのに最適な方法だ。
しかし、スプリントを成功させるには、善意だけでは足りません。クリアされたプランニング、綿密なスケジューリング、予測、見積もり、そして継続的な管理が必要です。
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