ペンと紙を捨てる：ミーティングメモにAIを活用する方法

素晴らしいアイデアが飛び交う中、ミーティングのメモを取ることに行き詰まりを感じることはありませんか？あなただけではありません！

人は平均して1分間に110～150語を話す。一方、人は1分間に 1分間に20～45語 を手書きのスピードとしている！

速記の専門家でもない限り、いつまでも追いつけ追い越せのゲームから抜け出せない。この苦闘の間、あなたは新しいアイデアの交換を逃し、取り残され、混乱し、圧倒された気分になる。

しかし、このような手間をかけずに正確なミーティングメモを取る方法があるとしたらどうだろう？

やることありますか？AIミーティング・アシスタントは、ミーティングに参加しながらメモ取りを自動化するツールです。

ここでは、ミーティングメモにAIを使う方法について知っておくべきことをすべて説明します。

メモを取るためのAIを理解する。

手作業でメモを取る方法は、時間がかかり、リソースを大量に消費します。このような背景から、人工知能（AI）はメモを平凡なタスクから戦略的なアドバンテージに変えます。

ここでは、AIが生成するメモの魔法をちょっと覗いてみよう。 ミーティングメモ :

自動音声認識（ASR）：AIが作成するミーティングメモの基盤。

自動音声認識（ASR）は、Speech-to-Text（STT）としても知られています。

このテクノロジーは、人工知能（AI）や機械学習（ML）を活用して、話し言葉を正確で読みやすいテキストに変換します。STTは、どんなに速い音声会話にも対応できるキャパシティを備えています。このようなリアルタイムでスケーラブルなテープ起こしにより、会話の細部まで確実に捉えることができます。

やること？

ASRはタイピングの3倍の速さです！その分、価値の高いタスクや複雑なタスクに集中したり、インターネット上の猫のビデオをスクロールしたりすることができます！

テープ起こし、要約、そしてその先へ。

ミーティングメモツールの主な目的は、ミーティングをリアルタイムで書き写すことですが、AIツールはこの仕事にさらなる価値を加えます。その方法を紹介しよう：

• 異なる発言者を認識するため、ミーティング参加者を簡単に区別できる。誰が何を言ったかを知ることで、アイデアの明確な帰属が容易になり、混乱がなくなる。
• 知識ギャップの分析、改善点の発見、過剰な発言や繰り返しの抑制などにより、ミーティングの効率を測定します。
• キーワードや発言者名で議事録を検索できるため、迅速で簡単な情報検索が可能
• わずか数クリックでミーティングのエッセンスをキャプチャー。AIツールにより、重要な論点や決定事項の要約と鍵を自動的に生成し、時間と努力を節約します。
• アクションアイテムを特定することで、フォローアップを逃しません。AIが作成するミーティングメモは、重要な決定事項、タスク、アクションをキャプチャし、強調表示します。
• 多言語チーム間のアクセシビリティとナレッジ共有を向上させるAIライティングツール ミーティングメモを多言語で生成する。

クリックUp Brainでミーティングメモの言語変換ができます。

ミーティングメモにAIを使うメリット

の役割をご理解いただけたと思います。 メモにおけるAIツール AIミーティングメモのメリットを簡単に説明しよう：

• 生産性の向上：生産性の向上：AIメモ作成ソフトは、手作業によるメモ作成の負担からあなたを解放します。その結果、AIメモテイカーが細部まで記録している間に、自由にブレインストーミングを行い、洞察を共有し、積極的に議論に参加することができます。その結果、ミーティングの生産性が向上します。
• 正確さと完了度の向上：AIがビデオ会議アプリの音声を丁寧に文字に書き起こします。早口のディスカッションから専門用語まで、すべてが忠実に文書化されるため、AIが作成したメモの正確さと完了を信頼しやすくなります。
• コラボレーションの向上：ミーティング参加者全員が同じ情報にアクセスできるため、メモによって同じページを共有することができます。この共有された理解が、明確で透明性のある、明確な目標を持った共同作業の道を開く。

/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/collboration-editing-in-clickup-docs.gif ClickUp ドキュメントでの共同ライブ編集 /%img/

ClickUp Docsでミーティングのメモやアクションプランを共同編集。

• 実行可能な成果のAIツール。ミーティング議事録ソフトウェア のAIツールは、メモ内の重要なToDoや決定事項を自動的に検出し、ハイライト表示します。これらのアクションアイテムをトップに押し出すことで、タスクを迅速かつ効率的に割り当てることが容易になります。さらに、期待事項やタイムラインなどを明確にすることで、ポジティブな成果を確保しやすくなる。
• 意思決定の向上：AIミーティングアシスタントは、ミーティングから鍵になる洞察を引き出し、要約を作成し、将来の行動をロードマップ化することもできます。これは、意思決定をサポートすると同時に、繰り返し発生するテーマやフォーカスすべき領域を特定するためのベンチマークとしても機能します。
• シャープな知識管理：ミーティングメモは、すべてのミーティングの記録です。AIツールを使えば、このナレッジベースを文書化、保存、整理し、簡単にアクセスしたり、将来参照したりすることができる。また、これらのデータを検索可能にすることで、過去のミーティングの情報を素早く探し出すことができます。
• 継続的な成長ミーティング・メモのためのAIツールの人気は高まっており、継続的な改善も期待できます。テクノロジーは本質的に反復的であるため、ミーティングメモ作成ツールの各バージョンはより洗練され、お客様のニーズをより良く満たします。その結果、ミーティング中のAIアシスタントから複合的な価値を期待することができる。
• 包括性へのステップ：AIミーティングメモで障壁を取り除き、多様なチームに力を与えます。会議のアジェンダをある言語から別の言語に翻訳したり、聴覚障がい者が利用できるようにリアルタイムのクローズドキャプションを提供したり、AIミーティングアシスタントは、インクルーシブでアクセシブルな職場という目標に近づけます。

ClickUp Pro Tip：アクセシビリティはもはや便利な機能ではなく、組織の成功に不可欠なミッションです。イノベーションの推進やマーケットリーチの拡大からコンプライアンスの維持に至るまで、アクセシビリティは大きな影響力を持っています。

こちらもお読みください クリックアップのアクセシビリティへのコミットメント

メモを取るための /AI ミーティング・アシスタントの実用例と応用

を利用するメリットはたくさんあります。 ミーティングメモのAIツール をご覧になって、これらのツールを試してみたいと思われたことでしょう。そこで、AIメモツールの使い方をいくつかご紹介しましょう：

ミーティング前の資料作成。

プロンプト例：。

• トピック／プロジェクト＞に関する過去のミーティングメモに基づき、鍵となる論点、未解決の質問、アジェンダになりそうなアイテムを特定する。
• <トピック/プロジェクト>に関する繰り返し出てくるテーマに基づき、ミーティングのアジェンダ案を作成する。
• 私の仕事は、<クライアントの詳細>に対する<生産性/サービス>の売り込みです。セールス・デッキには何を書くべきでしょうか？

クリックUp Brainを使用してミーティング前のアジェンダを作成する。

急なミーティングが予定されていませんか？私の仕事では、AIアシスタントを活用して、アジェンダ、ディスカッションポイント、スライドデッキなどの事前資料を作成します。

AIツールは、過去のミーティングメモを分析し、このミーティングに焦点を当てた分野、繰り返されるテーマ、未解決の質問、およびこのミーティングにつながったあらゆる詳細を特定します。このデータをもとに、関連する事前資料を作成し共有することで、ミーティングの準備を開始します。こうすることで、ミーティング参加者全員が情報を入手し、核となるトピックに飛び込む準備が整った状態で出席できるようになる。このような戦略は、時間を節約し、集中したディスカッションを促進し、非常に効率的で生産性の高いミーティングを実現します。

私は隔週で上司とミーティングを行いますが、アジェンダはClickUpを使っています。私のイベントやプレゼンテーションのリクエストはすべてここに登録され、最新のステータスも表示されるので、上司もチェックできます。

-マイアミ大学、アソシエイト・ディレクター、ミッシェル・ターナー氏

こちらもお読みください **クリックUp Brainを使ってミーティングノートを作成する方法*

ライブテープ起こしとメモの取り方

プロンプト例

• このミーティングのリアルタイム文字起こしを有効にする
• この会話を翻訳してください。
• 書き起こしの話者を特定し、区別する

ClickUp Brainを使えば、テキストを数秒で他の言語に翻訳できます。

リアルタイムの書き起こしとメモ作成は、AIミーティング・アシスタントの核となる価値提案である。メモ作成ツールは、参加者の番号に関係なく、ミーティングのすべてのディスカッションとトーキングポイントを詳細にキャプチャします。この品質は、誰がいつ何を言ったかを明確にできるため、ペースの速いミーティングや大規模な議論、電話会議では特に重要です。また、言語やアクセントに起因する、参加者が詳細を聞き逃したり、情報を誤解したりするような問題を克服するのにも役立ちます。

AIテープ起こしソフトウェアは、各発言者の音声を認識し、メモに記載された彼らの考えを属性化し、リアルタイムで翻訳し、クリアで正確なミーティング文書を作成します。包括性とアクセシビリティへの影響についてはすでに説明しました。 AIミーティングツール .

ミーティングの議事録や鍵をまとめる。

プロンプト例：.

• ミーティングで話し合われた鍵を要約する。
• すべてのアクションアイテムを特定し、対応する期限とともにリストアップする。
• このミーティングの会話を簡潔にまとめた議事録を作成する。

/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/06/Meeting-Notes-summary.jpg ClickUp Brainでミーティングメモを要約する /クリックアップブレイン

クリックUp Brainでミーティングメモを数秒で要約する。

長時間の議論から鍵を抽出するのに時間を費やす必要はありません。代わりに、AIツールを使って、会話全体の要点を捉えたミーティングの要約を作成しましょう！

AIメモツールは重要な洞察を抽出し、ミーティングの要点の簡潔な概要を作成します。これにより、長いページの議事録に目を通すことなく、参加者全員が同じページを見ることができます。また、これらの重要なハイライトのタイムスタンプも共有されるため、いつでもミーティングの録音や音声ファイルに戻り、会話をじっくりと振り返ることができます。

これらの議事録は、信頼できる記録として機能し、これまでに実施されたすべてのミーティングの概要を提供します。

創造的なブレーンストーミングの火付け役となる。

プロンプト例：。

• プロジェクト/トピック＞のステップ・バイ・ステップのプロセスについて説明しました。これをフローチャートに変換する
• ミーティングで浮き彫りになった課題や障害は何ですか？これらの回避策として、どのようなものが考えられますか？

メモを視覚的なClickUpマインドマップに変換する。

AI技術を活用してビジュアル思考を促進するミーティング・プラットフォームがある。これらのプラットフォームは、話し言葉や音声ファイルをコンセプトダイアグラムやマインドマップに変換します。このような視覚化によって、複数の視点や専門知識を横断した創造的な探求や共同ブレーンストーミングセッションがロック解除されます。

このようなツールを使用することで、配布チームは、一緒に問題に取り組んでいる間に、アイデアを視覚的に接続し、関係を特定し、イノベーションを喚起することができます。ミーティング・プラットフォームは、これらのコンセプトを示すだけでなく、それらを文書化し、すべての参加者が迅速かつ簡単にアクセスできるように一元化された場所に保存します。

最後に、ホワイトボード機能ですか？夢中です。このツールは、チームミーティングでアイデアを出し合ったり、特定の取り組みについて詳しく説明したりするためによく使われていた。

-ユタ・バレー大学、プログラム・マネージャー、ブリットニー・カートナー氏

ミーティング後のレポートのレビューと編集。

プロンプト例：。

• 発言者を特定した詳細なミーティングレポートを作成する。
• ミーティングで話し合われたアイデアの正確性を確認する。

ClickUp Brainの仕事用AI Writerを使って、レポート、電子メール、チャットを作成、要約、校正、強化、翻訳しましょう。

AIが作成する要約やミーティング議事録に加え、AIメモアプリの中には、ミーティング後の包括的なレポートを作成できるものもあります。これらのレポートには、会議の要点、会議期間、タイムスタンプ、参加者のプロフィールなどが完了し、会議が完了した後でも見直すことができます。

さらに、各レビューから情報を活用したり、インサイトを実装する方法がいくつかあります。インスタンスンスでは、複数の発言者の間でアイデアを支持または主張した特定の人物を特定し、その人物に説明を求め、クレジットを与え、関連タスクの所有権を割り当てることができます。

ミーティングの効率を評価する。

プロンプト例：。

• 会話のフローを見直し、繰り返しの多いセクションを特定する。
• どうすればミーティングの期間を短縮できただろうか？
• 次回のミーティングのアジェンダを作成し、どうすればもっと効率的にミーティングを実施できるか、洞察を共有する。

会話分析のトレーニングを受けたAIツールは、話し言葉を超えた貴重な洞察を得ることができる。音声会話を分析し、ミーティングのダイナミクスを浮き彫りにする高度な機能を誇ります。発言時間の配布、繰り返し発言している箇所、離脱している箇所、過剰な発言などのメトリクスを取得することで、既存のミーティング構造における改善点を特定することができます。

それに応じて、ミーティングのアジェンダ計画の改善、参加者のバランス調整などの介入策をプランニングし、今後のミーティングを最適化することで、集中と効率を高めることができます。

ミーティングアクションプランの個人化

プロンプト例：。

• このミーティングで私に割り当てられたタスクは何ですか？タスクリストに追加してください。
• このミーティングのアクションアイテムに基づいて、タスクの優先順位と期限を決めたアクションプランを作成する。
• このミーティングメモで特定したタスクをGoogleカレンダーに同期する

ミーティング用AIメモ・ソリューションは、やることリストやアクション・ポイントを個人別のロードマップに変換することもできる。これを促進するために、過去のミーティングメモ、個人のプロフィール、個人のカレンダー、スケジュールなどを分析し、繰り返されるテーマ、これらのミーティングにおけるあなたの役割、今後の期限などを特定することができる。

そして、そのような洞察に基づいて、タスクの優先順位付け、役割と責任の割り当て、期限を定義したパーソナライズされたプランを作成する。ミーティング・プラットフォームからメモ、タスク管理へのシームレスな移行は、フォローアップを容易にし、利便性を高めます。これにより、ミーティング参加者は最も重要なタスクに集中し、チーム全体の成功に有意義に貢献することができます。

AIツールをミーティングメモに取り入れるには？

AIミーティングアシスタントを使ってメモを作成する方法はいくつかあります。ここでは、いくつかのオプションを紹介します：

ライブAIテープ起こしにASRを使用する。

ASRを使えば、リアルタイムの書き起こしを設定し、メモを自動化することができます。以下のようなAI搭載のインテリジェントな機能があります。 ClickUpブレイン はメモを作成するだけではありません。Clip（詳しくは後述します）を通してキャプチャしたミーティングの録音を、自動的に書き起こすことができます。AI テープ起こしを使用して、ハイライトをスキャンしたり、タイムスタンプを使用してビデオをスキップしたり、スニペットをコピーしたりできます。

AIメモツールを使って録音をレビューする。

ASR ツールがリアルタイムでミーティングの書き起こしを生成するのに対し、メモ作成機能を持つ AI ツールは音声録音で仕事をします。

ClickUp Clipを使って画面を録画し、ミーティング参加者とビデオを共有しましょう。 ClickUpクリップ は、テキストベースのマニュアルメモをリッチメディアにアップグレードするスマートな方法です。ミーティングでの活用方法をご紹介します：

• プレゼンテーション、ビデオ・ウォークスルー、デモなどを行う際に、画面のアクティビティ、アプリケーション・ウィンドウ、デスクトップの録画をキャプチャします。
• 録画からトランスクリプト、注釈、タイムスタンプを自動入力し、ディスカッションの鍵になるポイントを強調します。
• ビデオクリップを共有することで、ライブミーティングに参加できなかったチームメンバーも非同期で参加可能

このようなAIツールは、これらのオーディオファイルやビデオファイルを分析し、詳細なメモを生成します。また、話者の識別、キーワードベースの検索、タイムスタンプの生成、重要な瞬間のハイライトなど、高度なAI機能を使いこなすこともできます。

ミーティング要約ツールを活用する。

ミーティングの録音をメモに変換し、そこから要約を作成したい場合もあるだろう。また、ミーティングの記録をすでに持っていて、それを要約したい場合もあるでしょう。ClickUp Brainなら、それが可能です：

• 会話を分析し、自動的にアクションアイテムをハイライトします。そして、これらの実行可能なトーキングポイントをタスクに変換し、関係者に割り当てることで、当初からアカウント責任を果たすことができます。
• 長いディスカッションや会話のスレッドを簡潔に要約します。ミーティングの核となる決定事項や次のステップを提示し、チームの連携を促進します。

/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/06/Meeting-summary-tools-1.png ClickUp Brainが作成したミーティングメモの詳細要約 /%img/

クリックUp Brainでミーティングメモを詳細に要約する。

• 要約する機能を使用すると、数回クリックするだけで、主要な決定事項、アクションアイテム、および要点の簡単な概要を生成できます。

プロジェクト管理ツールとの接続も可能です。

これには2つの方法がある。まず、プロジェクト管理プラットフォームと統合できるASRやAIメモツールを選択する。2つ目は、ClickUpのような、メモや文書管理のためのAI機能を内蔵したプロジェクト管理ツールを選択する方法です。

ClickUpがミーティングメモに最適なAI搭載ソフトウェアソリューションであるいくつかの機能をご紹介します：

**1.ドキュメント

/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/06/Notes-and-comments-on-ClickUp-Docs.png ClickUp ドキュメントに関するコメント付きミーティングメモ /%img/

ミーティングのメモを文書化し、ClickUp Docsにコメントを残す。 クリックUpドキュメント は、プロジェクトに関連するすべてのドキュメントを一元管理するハブです。あなたとチームが共同作業を行うスペースとして機能します：

• ミーティングメモを文書化することで、参照しやすく、明確に整理することができます。見出し、箇条書き、テーブルなど、さまざまなフォーマットオプションを使用して、ミーティングメモをより見やすく編集できます（追記：ドキュメントでClickUp Brainを使用することもできます）。
• ミーティングメモのレビューと投稿。Docsは共同作業と共有が可能なので、参加者はコメントを残すことができます。
• すべてのミーティングメモの集中リポジトリを構築できます。関係者間でメモを共有することで、透明性、説明責任、情報へのアクセスを確保しながら、チーム全体の足並みを揃えることができます。

**2.ホワイトボード ClickUpホワイトボード ClickUp WhiteboardはClickUpの数あるコラボレーションツールの一つで、ミーティング中のビジュアルなブレーンストーミングやアイデア出しを以下のような方法で支援します：

• アイデアやコンセプトをマインドマップ、フローチャート、ダイアグラムなどのビジュアルフォーマットに変換し、創造的な探求とコラボレーションを促進します。
• タスクやアイデア間のリレーションシップや相互依存関係を視覚化することで、全体像への集中を維持しながら、細かな仕事に取り組むことができる
• ホワイトボードをドキュメント上のミーティングコンテンツに埋め込むことで、ブレーンストーミングやプロジェクト開発を統合的に行うことができます。

/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/04/Release-2.176_Whiteboard-Doc-Edit_V1.gif ClickUpホワイトボードにDocカードを埋め込む /%img/

ClickUp Whiteboardsで統合エコシステムを構築する

**3.テンプレート

ClickUpは、プロジェクトやワークフローのニーズに合わせて100%カスタマイズ可能な無料テンプレートの豊富なライブラリも提供しています。

このテンプレートをダウンロードする

ClickUpミーティング議事録テンプレートでミーティング全体のディスカッションを文書化しましょう。

インスタンスンス ClickUpミーティング議事録テンプレート は、ミーティングの議事録をClickUpのドキュメントとして記録するための、明確な構造を提供します。 詳細なアジェンダから前回の議事録の変更、アナウンスまで、このテンプレートはすべてをカバーします。

テンプレートのダウンロード

ClickUpミーティングメモテンプレートでチームのディスカッションに方向性を与えましょう。

同様に、カスタマイズ可能なドキュメントテンプレートは ClickUpミーティングメモ は方向性を示します。ミーティングのガイドラインと構造を確立することで、毎日でも年1回でも、すべてのミーティングを重要なものにすることができます。

このテンプレートをダウンロードする

ClickUpミーティングメモスタイルテンプレートでミーティングを記録しましょう。

すべてのミーティングメモの記録を管理する必要があるため、このテンプレートも用意しています。 ClickUpミーティングメモスタイル .ミーティングテンプレートは、各ミーティングの要約をシンプルなフォーマットで記録し、検索可能な集中リポジトリを構築します。メモの整理が簡単になると同時に、チームや関係者のタイムリーな進捗アップデートを可能にします。

**4.インテグレーション

GoogleカレンダーとClickUpを同期し、会議の空き状況を効率的に管理します。

ClickUpに組み込まれた機能と機能だけでは十分でないかのように、ClickUpを既存のツール、プラットフォーム、システムと統合するオプションも用意されています。例

ClickUpはGoogle MeetやMicrosoft Teamsと統合し、ビデオミーティングを行うことができます。同様に、FirefliesやMeetGeekと接続して、ライブ議事録を作成することもできます。このような統合により、他のツールに強力なプロジェクト管理機能を追加し、拡張性を持たせることができます。

AIによるミーティングメモ作成で期待に応えよう。

活用方法

/を活用しても https://clickup.com/ja/blog/103551/undefined/ プレゼンテーション用AIツール /%href/

AIはミーティングのメモを取る部門で人気を集めている。さらに重要なのは、今後の展望を前向きで有望なものにしていることだ。

テクノロジーが成熟するにつれて、より直感的で価値にフォーカスした、実用的なAIミーティングアシスタントが見つかるだろう。センチメント分析のような高度な機能はチームの士気を知らせ、ライブ翻訳は地域をつなぐ。この変化を目の当たりにするのも時間の問題だ。

そのため、できるだけ早い段階でこのテクノロジーを活用することが、差し迫ったカーブを先取りする最善の方法の1つである。様々なツールに投資を分散するのではなく、より多くのROIを得るために単一のソリューションを選択しましょう。つまり、ClickUpを使い始め、AIがあなたのビジネスを変革するのです。 無料サインアップ 今すぐClickUpに無料登録しよう！