出張費や経費の精算を手作業で行うのは面倒な作業です。スプレッドシートの管理、従業員からの出張経費領収書の回収、その確認、データの入力、そして精算の承認といった作業が必要になります。また、エラーが発生する可能性もあります。
出張・ 経費管理ソフトウェアを使えば、このプロセスを自動化できるのに、なぜわざわざ手間のかかる経費データの処理に時間を費やす必要があるのでしょうか？
何百枚もの紙の領収書や膨大な数の従業員の経費記録を管理する代わりに、領収書をスキャンするだけで経費を記録し、定義されたワークフローを通じて承認プロセスを自動化できるため、企業の出張管理がこれまで以上に簡単になります。
出張や経費管理のニーズをサポートする、トップ10の出張・経費管理ソフトウェアとその主な機能、価格について見ていきましょう。
出張・経費管理ソフトを選ぶ際、どのような点に注目すべきでしょうか？
出張・経費管理ソフトウェアは、予約、請求書発行、経費精算を簡素化すべきです。以下に、経費精算プロセスを効率化する機能の一部をご紹介します：
- 直感的なダッシュボード：直感的なダッシュボードがあれば、従業員がデジタル経費報告書を提出した際に、各従業員の出張経費を簡単に把握できます。カスタマイズ可能なビュー、アプリ連携、リアルタイム追跡機能を備えた製品を選びましょう。
- 自動化：ソフトウェアは、法人カードのトランザクション利用明細を自動入力し、経費精算額を算出できるものであるべきです。
- デジタルレシートの取り込み：デジタルレシートからデータを抽出して経費のフィールドに自動入力できる機能があり、手動でのデータエントリーが不要になるべきです。
- 高度な分析機能：優れた経費管理プラットフォームは、ビジネスが出張経費を分析・管理できるよう、詳細なレポート作成および分析機能を提供しています。
- 費用対効果：ソフトウェアは、貴社のビジネスニーズに合わせて、カスタムで妥当な価格設定を提供している必要があります。
おすすめの経費・出張管理ソフト10選
ここでは、旅行の予約から経費管理、予算追跡、領収書管理に至るまで、ビジネス出張に関するあらゆるニーズを包括的に管理できる、おすすめの出張・経費管理ソフト10選をご紹介します。
1. TravelPerk
TravelPerkは、出張および経費レポート作成の管理をシームレスに行うプラットフォームです。オフサイト会議のための団体旅行予約、出張管理、経費管理、一元化された請求書発行など、さまざまなユースケースをサポートしています。
内蔵の出張トラッカーにより、人事担当者は従業員の出張状況をリアルタイムで把握し、出張経費規定やコンプライアンスが遵守されているかを確認できます。
TravelPerkの主な機能
- インタラクティブなTravelPerkダッシュボードから得られるリアルタイムの情報で、出張予算を管理しましょう。
- ワンクリックで強力な連携機能を追加し、すべての経費を一元管理しましょう
- 「Flexi Perk」を使えば、いつでも予約内容を変更できます。ワンタップで、あらゆる料金プランの航空券やホテルを予約し、いつでもキャンセルできるソリューションです。
- インタラクティブなマップで、出張のステータスをリアルタイムで確認できます
- 持続可能な出張ソリューションの導入に向けた、出張に伴うカーボンフットプリントに関する重要な知見を得ましょう。
TravelPerkのリミット
- 出張予約の選択肢がリミットされている
- 出張予約機能については、UIの改善の余地があります。例として、ホテルを直接検索することができず、リスト全体をスクロールして探す必要があります。
TravelPerkの料金体系
- スターター：無料
- プレミアム：月額99ドル＋予約手数料3％
- Pro：月額299ドル＋予約額の3％
- 企業：カスタム見積もり
TravelPerkの評価とレビュー
- G2：4.6/5（1,500件以上のレビュー）
- Capterra：4.8/5（404件のレビュー）
2. Fyle
Fyleは、経費および精算プロセスを自動化する経費管理ソリューションです。これには、法人カードの利用明細の照合や、従業員の経費精算処理などが含まれます。会計ソフトと接続することで、仕入先、プロジェクト、部門ごとの経費を追跡できます。
Fyleは、NetSuite、Xero、Sage Intact、BambooHR、QuickBooksと連携可能です。出張管理機能は備えていませんが、TravelPerkと連携することで、従業員の出張経費の分析やレポート作成を行うことができます。
Fyleの主な機能
- 会話型AIを活用してデジタル経費報告書を収集し、クレジットカードのトランザクション履歴と照合しましょう。
- 経費フォームの入力や報告書の提出を自動化し、QuickBooks、Sage、Xeroなどの会計ソフトと経費データを同期させましょう。
- 強力で高度な分析ダッシュボードを通じて、支出データに関するリアルタイムで実用的なインサイトを得ることができます。
Fyleのリミット
- Fyleの経費カテゴリのリミットにより、あらゆる種類の経費を正確に記録することが困難です
- 習得には時間がかかります
Fyleの料金体系
- スタンダード：ユーザー1人あたり月額6.99ドル（年額一括払い）
- Business：ユーザー1人あたり月額11.99ドル（年額一括払い）
- 企業：カスタム見積もり
Fyleの評価とレビュー
- G2：4.6/5（1,300件以上のレビュー）
- Capterra：4.5/5（146件のレビュー）
3. WeGoPro（旧Travelstop）
WeGoProは、出張の予約・管理に加え、経費追跡機能も備えたソフトウェアです。800社以上の航空会社と60万軒以上のホテルがリストされており、ビジネスの出張予約や管理を容易にします。
WeGoProを使えば、1つのダッシュボード上で全社の経費をリアルタイムで追跡できます。また、頻繁に出張規定やコンプライアンス違反を繰り返す社員の記録を管理することも可能です。
WeGoProの主な機能
- 手作業による事務処理の時間を大幅に削減し、経費レポート作成の自動化により経費精算を迅速化します。
- リアルタイムの為替レートを活用して多通貨の経費を管理し、グローバルなビジネス経費を遅滞なく管理しましょう
- 経費カテゴリ別または部署別に、支出のビューを一元的に把握することで、データに基づいた洞察を得ることができます。
- インタラクティブな地図を通じて、出張者のデータをリアルタイムで追跡し、安全確保と即時のサポートを実現します。
WeGoProのリミット
- 他の出張管理プラットフォームと比較すると、宿泊施設の選択肢がリミットされています。
- 1件あたりの予約単価が高くなると、特に中小企業において出張予算に影響を与える可能性があります。
WeGoProの料金体系
- スタンダード：1件あたり10ドル
- プレミアム：価格についてはお問い合わせください
- 経費：ユーザー1人あたり月額5ドル
WeGoProの評価とレビュー
- G2：4.4／5（12件のレビュー）
- Capterra：4.3／5（18件のレビュー）
4. Expensify
Expensifyは、領収書の追跡管理に無制限の経費管理アプリです。その「SmartScan」機能を使えば、ワンクリックですべての領収書をスキャンし、ダッシュボードに自動的にアップロードできます。
Expensifyをビジネス会計、人事、出張管理ソフトウェアと同期させることで、すべてのデータを一元化し、財務監査プロセスを円滑に進めることができます。
Expensifyの主な機能
- SmartScanでワンクリックですべての領収書をスキャンし、経費データを自動的に取り込んで、迅速な精算を実現しましょう
- Expensifyカードで25万ドル以上のトランザクションを行うと、最大2％のキャッシュバックが受けられます。
- 経費ルールを設定して、定期的な支払いを自動的に分類しましょう
Expensifyのリミット
- 私用とビジネス用のカードごとに別々の経費報告書を提出することは、従業員にとって大きな負担となる可能性があります
- 領収書のスキャン処理で頻繁に不具合が発生するため、経費精算の提出には努力が必要となります。
Expensifyの料金体系
- Collect：ユーザー1人あたり月額5ドル（年額一括払い）
- Control：ユーザー1人あたり月額9ドル（年額一括払い）
Expensifyの評価とレビュー
- G2：4.5/5（5,100件以上のレビュー）
- Capterra：4.5/5（1,000件以上のレビュー）
5. Navan
Navanは、従業員の領収書や法人カードの利用明細からビジネス上の支出の詳細を収集する、経費管理自動化ソフトウェアです。企業は、従業員による過剰な支出を防ぐために、カードの利用にリミットを設けることができます。
Navanを利用すれば、45カ国・25通貨に対応し、ビジネス出張者の実費精算を行うことができます。さらに、「Navan Rewards」では、従業員が出張を通じて特典を獲得することも可能です。
Navanの主な機能
- 高度な経費レポート作成・分析機能で、従業員の出張経費を管理しましょう
- リアルタイムの二酸化炭素排出量データを取得し、持続可能な出張目標の進捗状況を追跡しましょう
Navanのリミット
- カスタマーサポートチームによるサポートチケットへの回答には、通常より時間がかかる場合があります。
- オフラインでのGPSサポートがないため、国際SIMカードを持たずに海外へ出張する従業員の出張記録が困難になります。
Navanの料金体系
- Growth：無料
- プロフェッショナル：カスタム見積もり
Navanの評価とレビュー
- G2：4.7/5（7,500件以上のレビュー）
- Capterra：4.6/5（176件のレビュー）
6. Happay
Happayは、出張および経費管理のための包括的なプラットフォームです。ビジネス目的の航空券やホテルの予約を行う「セルフブッキングツール（SBT）」や、6つ以上の情報源からの経費を自動的に追跡する「Xpendite」など、さまざまなユースケースに対応した経費管理ソリューションを提供しています。
そのスマートな監査ソリューションにより、管理者は従業員による出張規定違反を特定し、警告することができます。Happayのインテリジェントな分析機能は、従業員の支出パターンに関する貴重な洞察を提供し、ビジネス経費のより効果的な管理を可能にします。
さらに、会計システムとのシームレスな連携により、効率的な財務管理を実現する究極のソリューションとなっています。
Happayの主な機能
- Happay Xpenditeを使えば、6つ以上の情報源から100％正確な経費レポート作成を実現できます。
- SmartAuditを活用して重複する領収書や規定違反を検出し、コンプライアンスを確保しましょう
- Happayのモバイルアプリなら、ウェブ版と同じすべての機能を利用でき、どこからでも出張や経費を管理できます。
- DeepAnalyzeを活用して、出張や経費に関するリアルタイムの分析情報を得て、的確な意思決定を行いましょう。
Happayの制限事項
- 時間がかかり、誤ったレポート作成につながる可能性があります
- 複数の経費カテゴリ、プロジェクト、通貨が絡む経費の管理は、困難を伴うことがあります。
Happayの料金体系
- カスタム価格
Happayの評価とレビュー
- G2：4.5/5（305件のレビュー）
- Capterra：4.6/5（829件のレビュー）
7. Emburse Certify
Emburseは、経費の作成、提出、承認を行うための人気のある経費管理ソフトウェアの一つです。また、出張計画、規定の遵守、経費の記録、および出張者のビザや健康情報の収集を効率化する出張・経費管理システムも提供しています。
出張経費の事前承認を設定することで、コスト管理を強化できます。また、経費報告書の提出や領収書の提出といったタスクも不要になります。
Emburse Certifyの主な機能
- ReportExecutiveで経費報告書の自動作成をスケジュールし、手作業によるレポート作成という面倒な作業を回避しましょう。
- Embrace Auditを活用して違反や重複を検知し、透明性の高い経費精算および経費管理プロセスを実現しましょう。
- 出張プログラムにおける事前承認機能により、キャッシュフローのボトルネックを解消します
- 経費や支出パターンを分析し、財務上の意思決定を改善しましょう。
Emburse Certifyのリミット
- UIが複雑であるため、ユーザーがアプリを操作するのが困難です。
- 統合機能は限定的です
Emburse Certifyの価格
- 今すぐ認定を取得：ユーザー1人あたり月額12ドル
- プロフェッショナル版： カスタム見積もり
Certifyの評価とレビューを参考にしてください
- G2：4.5/5（2035件のレビュー）
- Capterra：4.7/5（1279件のレビュー）
8. SAP Concur
SAP Concurは、経費、出張、請求書管理を統合したソリューションを提供しています。従業員の出張経費と請求書を単一のシステムに接続することで、トランザクションの可視性を高め、コンプライアンスを確実に遵守します。
SAP Concurの主な機能
- Concurの経費管理システムで支出管理を自動化し、経費精算をより迅速に処理しましょう
- 包括的なダッシュボードを活用して、ビジネス経費や請求書決済のタイムラインから得られるデータやインサイトを分析しましょう。
- Concur Travelを活用して、出張、出張者、旅程をすべて1か所に接続し、出張の詳細管理を効率化しましょう。
- 買掛金処理を自動化し、不正やコンプライアンス上のリスクを軽減しましょう。
SAP Concurの制限事項
- 90日以上経過した経費報告書を表示できない
- サポートチケットの対応に時間がかかる
SAP Concurの価格
- カスタム価格
SAP Concurの評価とレビュー
- G2：4.0/5（6,000件以上のレビュー）
- Capterra：4.3/5（2030件のレビュー）
9. TravelBank
TravelBankは、カード管理、経費追跡、出張管理を網羅した包括的なソリューションです。TravelBankを利用すれば、デジタル経費レポートの作成、承認プロセスの自動化、出張費の最適化、法人カードのトランザクション照合が可能になり、データの可視性も向上します。
TravelBankの主な機能
- 資金の配分と支出を監視し、ビジネス経費を管理しましょう
- 将来の出張経費を予測し、それに応じて出張予算のプランを立てましょう
- すべてのバーチャル法人旅行カードを連携させ、トランザクションデータをTravelBank経費管理プラットフォームに自動的に同期させます。
TravelBankのリミット
- 予約内容を変更するのは難しい場合があります
- スキャンツールでは、レシートをアップロードした際に誤った情報が取り込まれることがあります
TravelBankの料金体系
- 出張：ユーザー1人あたり月額25ドル
- 経費：ユーザー1人あたり月額10ドル
- Travel and Expense：カスタム価格設定
TravelBankの評価とレビュー
- G2：4.5/5（333件のレビュー）
- Capterra：4.7/5（226件のレビュー）
10. Zoho Expense
Zoho Expenseは、経費レポート作成を自動化し、出張予約を簡素化する、ビジネス向けの出張・経費管理ツールです。また、領収書と照合してクレジットカードや法人カードのトランザクションを自動スキャンし、照合作業を効率化します。さらに、地域ごとに従業員の日当を設定することも可能です。
Zoho Expenseの主な機能
- リアルタイムの分析機能と直感的なダッシュボードで、従業員の出張申請のビューを包括的に把握しましょう。
- データのセキュリティを損なうことなく、走行距離の追跡を自動化しましょう
- 経費監査と不正防止を強化し、すべてのトランザクションを手作業で確認する必要をなくしましょう。
- 14言語以上に対応した高度な自動スキャン機能により、ビジネス上の領収書追跡を簡素化します。
Zoho Expenseの制限事項
- 領収書認識機能にわずかな不一致があると、経費レポート作成の効率が低下してしまいます。
- 連携機能にはリミットがあります
Zoho Expenseの料金体系
- Free
- スタンダード：ユーザー1人あたり月額4ドル（年額一括払い）
- プレミアム：ユーザー1人あたり月額6ドル（年額一括払い）
- カスタム：カスタム価格設定
Zoho Expenseの評価とレビュー
- G2：4.5/5（1,100件以上のレビュー）
- Capterra：4.6/5（900件以上のレビュー）
その他の出張管理ツール
出張・経費管理ソフトウェアを活用すれば、出張費の超過や規定違反を追跡することができます。しかし、予算超過を防ぐためには、戦略的な出張プランが不可欠です。スマートな出張プランを作成できるオールインワンプラットフォーム「ClickUp」をお試しください。
ClickUp
ClickUpを使えば、低コストで詳細な個人旅行や出張の計画を作成できます。これは、旅行管理者や個人向けのオールインワン型旅行管理ツールです。まずは予算計画から始めましょう。この作業には、AI搭載の会計ツールは必要ありません。ClickUpのDocsを活用して、旅行チームと共同作業を行い、予算について話し合い、旅程表を作成しましょう。
「ClickUp for Finance」を使えば、あなたと財務チームは組織の財務目標を追跡し、それに応じて出張予算を設定することができます。
次に、スムーズな出張のプランを立てるためには、旅程テンプレートが必要です。
ClickUpでは、さまざまな出張ニーズに合わせて利用できる複数の旅程テンプレートを提供しています。これらのテンプレートを活用すれば、より効率的にプランを立てたり、直前の予定変更に対応したりすることができます。
また、ClickUpの「旅行プランナーテンプレート」を使えば、ビジネスやプライベートの旅行計画を簡単に立てることができます。このテンプレートを使えば、フライトやホテルの予約状況を追跡したり、旅行プランを友人、家族、同僚と共有したりすることができます。
旅行の計画と予算が決まったら、次はClickUpのカレンダービューを使って出張スケジュールを立てましょう。休息日や移動時間を含め、旅行中のすべての活動をプランすることができます。
ClickUpで出張のプランと管理を簡単に
コンプライアンスの遵守、キャッシュフローの維持、そして経費精算の迅速な処理を実現するには、適切な出張・経費管理ソフトウェアの選定が不可欠です。
しかし、これらのツールには出張プランの機能が不足していたり、予約オプションの料金が高額だったりすることがよくあります。
ClickUpは、この課題を解決する最適なソリューションです。ClickUpで出張および経費管理のプロセスを統合することで、出張の計画と実行を簡素化し、ひいては経費管理の効率化の結果につながります。