職場における水平コミュニケーションとは？

「コミュニケーションが鍵」というのは、誰もが耳にしたことがある言葉でしょう。効果的なコミュニケーションは、あらゆる人間関係の基盤ですが、それは職場でも同様に、あるいはそれ以上に重要な要素です。

成功する職場は、理想的な水平コミュニケーションによって繁栄します。したがって、同僚にタスクについて話す場合でも、電子メールを送る場合でも、効率的な水平コミュニケーションの原則を実践する必要があります。

しかし、この概念の具体的な詳細に深く入る前に、まず水平コミュニケーションとは何か、そしてそれが職場の相互作用にどのように影響を与えるのかを理解しましょう。

水平コミュニケーションとは何ですか？

水平コミュニケーションとは、組織内の同じレベルで働く人々や部門間の相互作用のことです。これは「横のコミュニケーション」とも呼ばれ、社外とのコミュニケーションと同様に、企業にとって重要な役割を担っています。

マイケル・J・パパ氏の著書『Organizational Communication』では、水平コミュニケーションは、組織のある特定のレベルにおける「機能分野間のメッセージのフロー」と定義されています。同僚と直接かつ効果的にコミュニケーションをとることができれば、「問題解決、異なる作業グループ間の情報共有、部門やプロジェクトチーム間のタスクの調整」が容易になります。

小規模なビジネスでも大規模なビジネスでも、社内のコミュニケーションフローは、オフィスでの雰囲気のトーンを決定し、職場での人間関係の構築に役立ちます。

このコミュニケーションは、直接会う、電話、電子メールなど、さまざまな方法で行われます。しかし、その方法が何であれ、コミュニケーションは生産性やビジネスパフォーマンスに直接影響します。そのため、職場では効果的なコミュニケーションを理解し、実践することが重要です。

水平コミュニケーション（ラテラルコミュニケーション）の理解

すべての職場は、円滑に機能するために定期的なコミュニケーションが必要です。

非公式な個人的な交流は同僚との人間関係を築くのに役立ちますが、効果的な仕事上のコミュニケーションは、あらゆる組織の発展に欠かせない鍵です。

公式のコミュニケーションフローには、タスクの指示、プロジェクトの最新情報に関する電子メール、支援の依頼などが含まれます。厳密にワークスペースの文脈では、これらは横のコミュニケーションに該当します。

例えば、あなたの会社のグラフィック部門が、コピーライティング部門に次の広告キャンペーンのアイコンやテーマの変更について説明する必要があるとします。この件についてミーティングを開き、新しい基準を記載した電子メールを送信する場合があります。

このような場合、コミュニケーションの連鎖は長くなり、時間がかかり、集中力を乱す原因となります。気がつくと、電子メールやメモの送受信だけで 1 日の仕事の半分を費やしている、という状況に陥ってしまうでしょう。

効果的な水平コミュニケーションの主な特徴

効果的な水平コミュニケーションには、いくつかの特徴があります：

水平コミュニケーションが最もうまく機能している場合は、チームワークが促進され、責任感が強化され、同僚間の可視性が向上します。組織内で共通の目標に向かって取り組んでいるという意識が強化され、適切なコミュニケーションツールを使用することで、その意識はさらに強まります。

職場コミュニケーションツールは、効果的なコミュニケーションの鍵となる特徴に焦点を当て、すべてのやり取りを一元化し、チームの連携を維持するのに役立ちます。

まず、水平コミュニケーションは、職場における他の2つのコミュニケーション形態である対角線コミュニケーションと垂直コミュニケーションと異なります。

水平コミュニケーションと対角線コミュニケーション

水平コミュニケーションは、同じ階層の個人や部門の間で行われますが、対角線コミュニケーションはよりハイブリッドな形態です。

これは、部門に関係なく、階層の下位にある従業員との下向きのコミュニケーションと、階層の上位にある従業員との上向きのコミュニケーションの両方を指します。

たとえば、季節限定キャンペーンを担当する営業マネージャーだとします。マーケティングの専門家やマネージャーと協力して、キャンペーン用の広告コピーやニュースレターを定期的に作成する必要があります。この業務に関するすべてのコミュニケーションフローは、対角線上のコミュニケーションとみなされます。

効果的な横のコミュニケーションは、企業の生産性と従業員の満足度を向上させます。縦のコミュニケーションについても同じことが言えます。

水平コミュニケーション vs. 垂直コミュニケーション

垂直コミュニケーションは、組織階層の2つのレベルに属する人の間で発生します。このフォームのコミュニケーションは、上向きまたは下向きのいずれかになります。

たとえば、会社の経営陣が、次の会計年度の予算やプランについて話し合う全社会議を開催したとします。経営陣は、階層の最下層にある従業員まで、現場の全員にビジョンや決定事項を共有します。

その逆は、従業員がプロジェクトの進捗状況を上司に報告する場合です。このレポートは、より適切な意思決定のために、部門の副社長にも伝達されます。

これらはどちらも、縦のコミュニケーションの好例です。

水平コミュニケーション構造とは異なり、垂直コミュニケーションはより強力で明確なフィードバックチャネルがあり、同じ問題について議論になる余地が少なくなります。

しかし、その透明性と柔軟性、そして職場文化に与えるプラスの影響から、現代の企業では水平コミュニケーションが勢いを増しています。

水平コミュニケーションの重要性と目的

繰り返しになるかもしれませんが、水平コミュニケーションは、健全で協力的な職場環境を構築する上で鍵となります。水平コミュニケーションは、チームワーク、効率性、問題解決能力、仕事への満足感という、ポジティブな職場文化の 4 つの重要な柱を強化します。

水平コミュニケーションの目的とメリットについて、詳しく見ていきましょう。

協業とチームワークを強化します

プロジェクトの成功は、従業員と部門間のリアルタイムのコラボレーションにかかっています。問題が解決しやすくなり、情報の共有も容易になります。ボトルネックを減らし、より迅速に結果を出せるため、生産性が向上します。

たとえば、複数の人が同時に 1 つのファイルで作業している場合は、アクセス許可が設定されたオンラインバージョンのファイルを用意し、必要に応じて共同作業を行い、タスクを迅速に完了できることが最適です。

迅速かつ効率的な情報のフローを実現

情報のフローとは、チャットや電子メールによる情報の共有だけではありません。組織内のプロセスやツール間でデータを共有することも含まれます。スマートなコミュニケーション管理ツールは、レポート作成の階層を維持し、すべての関係者を巻き込みながら、効果的なコラボレーションと情報共有を促進します。

情報チャネルを追跡し、必要に応じていつでもどのスレッドにも戻ることができます。

問題解決と紛争解決の向上

紛争やワークフローの障害は、あらゆる組織において避けられない問題です。組織的な横のコミュニケーションチャネルを維持することで、このような状況に対処しやすくなります。

さまざまな人やチームに最新情報を提供し、ワークグループ間でコミュニケーションを図ることができます。また、効果的なコミュニケーションに基づく、公平で情報に基づいた意思決定プロセスにより、より透明性の高い紛争解決方法を見つけることもできます。

効果的な横のコミュニケーションにより、交流のオープンさを促進し、従業員に自分の考えや見解を共有するよう促すことができます。これにより、より親しみやすい職場環境が生まれ、従業員と会社の関係が大幅に改善されます。

ClickUp ホワイトボードは、あなたとチームメンバーが一緒にアイデアを出し合い、視覚化し、プランを立てるのに最適な場所です。チームメンバーは、どこにいても同時にホワイトボードで共同作業を行うことができます。

フラット組織における水平コミュニケーション

組織の構造は、部門間のコミュニケーションの有効性を大きく左右します。情報共有の停滞、コミュニケーションの孤立、組織全体の遅延など、さまざまな問題を引き起こす可能性があります。

厳格なサイロ型の組織構造は、効果的なコミュニケーションを妨げることは間違いありません。その代替案として、部門間の階層構造を廃止したフラットな組織があります。この組織では、あらゆるコミュニケーションが水平に行われます。

フラットな組織の代表的な例としては、Amazon、Netflix、Spotify が挙げられます。これらの企業は、イノベーションと意思決定の迅速化、そして問題解決の迅速化を図るため、中間管理職層を排除しようとしています。

簡単に言えば、部門間の連携とは、階層構造を飛び越えることです。上司が連絡を待つのではなく、他の部門に直接連絡を取り、協力して問題をより早く解決することができます。

このような場合、階層を最小限に抑えることで、協調的なコミュニケーション、従業員の意欲、横の学習、より革新的な思考が促進されます。従業員は独立して意思決定を行うため、所有権が高まり、会社の知識の蓄積が強化されます。

他のものと同じように、水平コミュニケーションも全てが順風満帆なわけではありません。メリットとデメリットの両面があります。

水平コミュニケーションのメリットとデメリット

水平コミュニケーションが適切に実践されれば、効果的なチームワーク、生産性の向上、運用コストの削減につながります。また、従業員に団結心を植え付け、共通の目標に向かって働いているという意識を醸成します。

水平コミュニケーションを正しく管理しないと、ビジネスにボトルネックが生じる可能性があります。従業員は、マルチチャネルコミュニケーションの落とし穴に陥り、目標を見失い、ワークフローに遅延が生じます。

何百通もの電子メールを読み、返信し、重要なタスクをリストアップし、フィードバックのために連絡を取り、プロジェクトに変更を反映させるのにどれほどの時間がかかるか想像してみてください。非効率的なコミュニケーションの量が多いほど、良い結果を出すことは難しくなります。

メリット

最良のケースでは、水平コミュニケーションには多岐にわたるメリットがあります：

注意

水平コミュニケーションの欠点は、それが体系的に活用または組織化されていない場合に生じ、次のような問題につながります。

課題の軽減方法

デメリットは懸念されるかもしれませんが、水平コミュニケーションのリスクを軽減するための簡単な対策があります。

マネージャーや上司を常に情報共有する

横のコミュニケーションを規制する最善の方法は、上司に情報を常に提供し続けることです。これにより、上司はタスクのステータスを常に把握し、情報交換にも参加することができます。また、上司の関与が必要な難しい状況でも役立ちます。さらに、上司はプロジェクトに関するレポートを作成し、必要に応じて他のチームとコミュニケーションをとることができます。

メッセージングチャネルの導入により、過剰な電子メールを削減

一元化されたコミュニケーションソフトウェアは、ほとんどの電子メールによるコミュニケーションを、メッセージングプラットフォームによるリアルタイムのチャットに置き換えることで、コミュニケーションの過負荷を防ぎます。これはより効果的で、時間の節約にもなります。人々は、電子メールよりも短いチャットメッセージの方がより迅速に返信する傾向があります。したがって、コンセプトについて SME の迅速な支援が必要な場合でも、電子メールの返信を待つ必要はありません。メッセージングはよりスマートで高速です。

ClickUp チャットビューは、コメントの割り当てや人物のタグ付けなどの高度な機能を備え、職場のコミュニケーションニーズに最適なソリューションです。特定のプロジェクト、チーム、トピックごとにチャットルームを作成して、会話を整理し、情報過多を回避しましょう。

利用可能な時間帯を明確に

水平コミュニケーションに主に依存する場合は、厳格な勤務時間を維持することが重要です。同僚は、あなたが 24 時間対応可能だと思い、不規則な時間にクエリやリクエストを送ってくるかもしれません。それを避けるために、対応可能時間を 明確に設定 し、通知のスケジュールを設定して、勤務時間中にのみメッセージを受信するようにしてください。

ほとんどのメッセージングプラットフォームには、毎日特定の期間、通知を一時停止できる「サイレントモード」機能があります。この機能とミュートやサイレントオプションを併用して、ワークライフバランスを改善しましょう。

コミュニケーションの目標を設定する

コミュニケーションの目標はSMART でなければなりません。

ClickUp の目標機能を使用して、コミュニケーションの明確な目標を設定し、予定通りにタスクを完了し、生産性を最適化しましょう。大きな目標は、より良い結果を得るためにClickUp タスクに簡単に分割することができます。これらのタスクは、レポートの作成や関係者に最新情報の共有など、コミュニケーションのニーズを明確にするのに役立ちます。

そのためには、コラボレーション全体を強化するための、いくつかの情報に基づいた戦略が必要です。

水平コミュニケーションを強化するための戦略

プロジェクト管理ツールを採用する

インテリジェントなプロジェクト管理ソフトウェアには、チャットやインスタントメッセージ、ドキュメント、ビデオ通話、受信トレイなど、コラボレーションのための複数のコミュニケーションチャネルが備わっています。これにより、マルチプラットフォームのコミュニケーションを 1 つにまとめ、ミーティングのリマインダーや不在通知などのタスクを自動化することができます。

AI を搭載したClickUpを使用すると、職場でのコミュニケーションとコラボレーションに関するあらゆるニーズに対応するワンストップソリューションを見つけることができます。

仕事を整理し、チームメンバーとチャットし、チームメイトにアクションアイテムを割り当て、リンクを埋め込んで共有し、ドキュメントを共有し、豊富な編集機能でメッセージを微調整します。これらの機能により、チームコミュニケーションが強化され、パフォーマンス管理が向上します。

ClickUp Brain のAI の力を活用して、文書によるコミュニケーションを改善しましょう。ClickUp Brainは、ClickUp タスク内の長い文書、電子メール、ディスカッションを自動的に要約します。これにより、異なる部門で働く同僚が、お互いの仕事の要点を素早く把握でき、理解と情報のフローが向上します。

コミュニケーションプランのテンプレートを使用する

コミュニケーションテンプレートは、ビジネスでのやり取りを計画するための頼もしいリソースプールです。カスタムフィールド、ビュー、プロジェクト管理機能を備えており、パーソナライズされたメッセージの作成や、関係者との会話の調整に役立ちます。

コミュニケーションプラン は、次のような点で役立ちます。

コミュニケーションプランのテンプレートは、チームメンバー間のコラボレーションを改善する上で重要な役割を果たします。テンプレートを使用すると、不要な部分を削除し、ターゲットとする読者を効果的に絞り込むことで、効果的なメッセージを作成することができます。

コミュニケーションプランにカスタマイズ可能なテンプレートを使用することで、適切な対象者チャネルやコミュニケーションのフォームに焦点を当て、有用な CTA を作成し、ビジネスに合わせたコミュニケーション戦略をプランニングおよび整理し、スタイルやトーンの一貫性を保つことができます。

このテンプレートをダウンロード

ClickUp コミュニケーションプランテンプレートを使用して、コラボレーションを改善し、取り組みを追跡しましょう。カスタムフィールド、ステータス、ビューを追加して、特定のビジネスニーズに合わせてプランをカスタマイズできます。期日、タスクコメント、自動化、AI などの機能により、このテンプレートを社内外のコミュニケーションに効果的に活用できます。

人事部門と協力する

社内のコミュニケーションを円滑にする上で、人事部門は強力な味方となります。人事部門は、各部門間の交流、アイデアの共有、イノベーション、協力、建設的な紛争解決を公式に奨励することができます。

各企業には、コミュニケーションの問題に対処するための方針がありますが、いくつかの標準的な対策により、あらゆる組織構造で円滑な運営を実現することができます。

このテンプレートをダウンロード

人事および採用向けの ClickUp テンプレートは、横のコミュニケーションをサポートし、レポート、年間目標、応募フォーム、会社の wiki など、さまざまなシナリオに対応したコンテンツを作成するのに最適です。

内部コミュニケーションの監査

コミュニケーションを追跡、分析しなければ、何が問題なのか、その原因をどのように見つけることができるでしょうか？

すべての組織は、内部監査の恩恵を受けています。内部監査は、主にワークフローのパフォーマンスの低い領域を特定し、結果の改善のためにそれらを最適化することに重点を置くべきです。定期的な分析とフィードバックの実施は、生産性を最大化し、非効率的なコミュニケーションチャネルを排除するのに役立ちます。

効果的な水平コミュニケーション戦略を策定する

コミュニケーション戦略は、組織の要件や目標に応じて、高度にカスタマイズすることができます。

ClickUp で水平コミュニケーションを極める

水平コミュニケーションとは何か、そしてそれが職場文化にどのようなメリットをもたらすかについて、おおまかな理解が得られたところで、次のステップは、組織に適したコラボレーションプラットフォームを決定することです。適切なプラットフォームは、透明性、柔軟性、チームワーク、コミュニケーションの生産性など、水平コミュニケーションのあらゆるメリットを強化します。

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