職場で会話に窮した経験はありますか？厄介で、気まずく、時には本当に不快なチャット。それは、人事考課、紛争解決、解雇、職場差別、倫理的ジレンマについてかもしれません。
私たちの最初の本能は、職場でこうした難しい会話をすることを避けようとすることだ。しかし、このような会話を避けても、会話がなくなるわけではなく、状況を悪化させる可能性がある。
こうした難しい会話は、仕事を確実に軌道に乗せ、理解とチームワークを促進し、問題を解決し、フィードバックを共有するのに役立つ。
ほとんどの社員が難しい会話を避けているのは、その方法を知らないからだ。そこで、仕事で難しい会話をする方法について、包括的なガイドをまとめた。
仕事で難しい会話をする適切なタイミングを見極めるには？
難しい会話をする適切なタイミングを見極めることは、効果的なコミュニケーションと解決に不可欠です。ここでは、このような話し合いを始めるタイミングを見極めるためのヒントをいくつか紹介する：
- 生産性、士気、チームワークに影響を与えるような問題や行動が繰り返し起きていないか、目を光らせる。
- 状況の深刻さと、個人または組織全体に対する潜在的な影響を評価する。
- 苛立ち、緊張、回避などの合図に注意を払う。これらは、対処すべき根本的な問題を示している可能性がある。
- 関係者全員が建設的な会話に参加するのに適した考え方をしているかどうかを判断する。
- 適切なタイミングを選択する： 関係者全員が気を散らさずに集中できる時間帯、および感情が比較的安定している時間帯を選択する。
- プライバシーを優先する： 守秘性を確保し、判断や気まずさを恐れずにオープンなコミュニケーションを促すために、プライベートな設定を選択する。
- 作業量を監視する： 作業負荷のピーク期間中やストレスの高い瞬間に、デリケートな話題について話し合うことは避ける。
- 方針を確認する： 紛争解決やコミュニケーションプロトコルに関する会社の方針をよく理解し、遵守する。
- ガイダンスを求める： 難しい会話のタイミングや対処法を判断できない場合は、人事部または上司に相談し、サポートを求める。
これらのポイントをすべて覚えておき、会話を長引かせないこと。難しい会話を避けたり、長く待ったりすると、問題が悪化する可能性があります。ですから、心の準備をして会話に臨みましょう。
職場でよくある会話の課題
コミュニケーションと
にはそれなりの共有課題がある。そのいくつかについて説明しよう：
受動的リスニング
受動的なリスニングは、職場での会話で最も一般的な課題の1つです。相手の話を理解せずに聞いてしまうことです。
会話は、関係者全員がお互いを理解し、共感しようとしなければ不完全なものとなり、誤解や摩擦を生むことになる。
そのため
コミュニケーション目標を忘れてはならない。
難しい会話を始める前に、話し手に十分な注意を払い、積極的に聞く練習をする。
文化の違い
今日の労働力は多様化しており、従業員、経営陣、クライアントは世界中に広がっています。この文化的多様性は、異なる規範、価値観、コミュニケーションスタイルから生じるコミュニケーションの障壁、誤解、衝突につながる可能性があります。
オープンな対話をプロモーションし、文化的感受性を育むことで、こうした違いを管理することができます。異なる背景を持つ人々をグループ化することで、協力し合い、お互いを知ることができます。
パワー・ダイナミクス
上司、マネージャー、従業員間の力の不均衡は、オープンなコミュニケーショ ンと透明性を妨げる可能性があります。また、発言したり、反対ビューを表明したりすることを恐れるようになることもあります。
パワー・ダイナミクスを管理するためには、従業員が自分の意見や懸念を表明する権限を与えられていると感じられるようにすることが重要です。オープンドア・ポリシー、定期的なフィードバック・セッション、リーダーシップの透明性を奨励しましょう。
適切なタイミングを逃す。
多くの企業は、厳しい会話をする適切なタイミングを逃しがちで、結果的に大きな誤解を招いている。問題に対処し、適切なタイミングで適切な方法で情報を共有することは、最も重要なことの1つです。
.
これにより、従業員は常に会社の出来事を知ることができ、対立を素早く解決する機会を得ることができます。
利息の欠如。
相手が議論や対処、対立の解決に利息を持っていない場合、それを前に進めることは不可能です。相手もあなたのメッセージを無視する可能性が高くなります。
その背景には、話題から外れている、無関係だと思われている、モチベーションが低いなどの理由が考えられます。会話の目的を明確にし、次のような使い方をするとよい。
を使えば、この無関心と戦うことができる。
仕事で難しい会話をするための10のヒント
仕事で難しい会話を成功させるための10のヒントがここにある。
**1.先延ばしにしない
前にも言ったが、もう一度言う：難しい会話を避けてはいけない。避ければ避けるほど、恨みや不安を募らせる可能性が高くなる。そのため、対立であれ、成績不振であれ、状況に見出しで向き合おう。
会話をする適切なタイミングを見つける。関係者のスケジュール、作業負荷、準備状況を確認する。参加者が感情をコントロールできそうな時間を選ぶ。
できるだけ早くセッションの日程を決める。そうすることで、問題が大きくなるのを防ぎ、状況を迅速に改善することができる。
**2.事前に準備する
厳しい会話で使う言葉はとても重要です。ですから、咄嗟にやることではありません。会話に入る前に準備に時間をかけましょう。
何を達成したいのか、会話の目的を明確にすることから始めましょう。目標を書き出し、サポート文書や証拠を準備し、対立を文書にする。会話中に参照できるよう、アクセスしやすいメモ帳に話のポイントを書き留めておく。
クリックアップノートパッドを使えば、どのデバイスからでもメモを取ったり、チェックリストを作成したり、メモにアクセスすることができます。
また、会話の結果をすべて考えてみましょう。それに接続する感情と、それにアプローチする最善の方法を特定することができます。そうすることで、最善の結果も最悪の結果も想定して準備し、それが起こったときに落ち着いて対処することができる。
**3.具体的に、事実に集中する
難しい会話の準備をするときは、具体的に、事実に集中するのが一番。思い込みやプロジェクトを排除するために、自分の感情と状況を切り離すようにする。
そうすることで、状況の事実をリストアップしやすくなります。自分の役割に責任を持ち、対立の影響を見極め、戦略を練り、証拠を集める。
会話の目的を具体的かつ明確にする。率直に、しかし丁寧に。ただし、あなたが自分の感情を会話から排除しても、相手がそれをやるとは限らないことを忘れないでください。そのため、感情的な反応に対処できるよう、事前に準備しておく必要がある。
**4.信頼関係を築く
信頼と相互尊重は
協力的なコミュニケーションを高める。
とチームワーク。困難な会話は避けられない。そのため、会話をするための土台は最初から作っておく必要がある。
従業員との定期的なフィードバック交換や1対1のセッションを行い、オープンで正直なコミュニケーションを奨励する。そうすることで、従業員は対立を解決するためにあなたにアプローチしやすくなり、フィードバックを受け取ることに前向きになります。
タフな会話（あるいはどんな会話でも）を行い、信頼関係を築く際に考慮すべきもうひとつの重要な点は、物理的な環境である。話し合いの場として公共の場を選んではいけない。代わりに、オフィスや中立の場所、あるいはバーチャルミーティングを使うことができる。
5.理解と共感を目指す。
難しい会話をするときは、正直でありながら親切であることを目指す。紛争解決の仕事をしているのであれば、紛争は通常、意見が合わなかったり、誤解したりすることから結果が生じることを忘れないでください。
そのため、チームメンバーを理解し、自分の見解を共有するスペースを与えることが重要です。状況を解決することを目指していることを伝え、安心させましょう。
従業員に対して否定的なフィードバックをしようとする場合は、共感的で思いやりのある態度で接することを心がけよう。その従業員の気持ちを想像し、それに従って会話を管理する。
相手が感情的になったら、安心させるようにする。考えをまとめる時間を与えるために、適切な間を取る。相手を思いやることです。
**6.I'ステートメントを使う
I'文を使うことで、守りに入ったり相手を責めたりすることなく、自分の懸念や経験を共有することができます。例えば、このようにしましょう：
あなたは期限を守っていない。
私は、納期が守られず、チームの進捗にどのような影響があるか心配しています。
最初の文は非難に焦点を当て、2番目の文は個人的な感情を表現し、その影響について論じている。前者は批判的なフィードバックであり、後者は建設的なフィードバックである。
したがって、一人称の言葉を使ってポジティブにビューを伝えましょう。そうすることで、相手を非難することなく、自分の言いたいことを明確に伝えることができます。
7.積極的に聞く。
相手の立場を理解するために重要なのは、相手が話しているときに積極的に耳を傾けることです。これには、相手の話に十分に集中し、メッセージを理解し、思慮深く応答することが必要です。
すぐに返答することだけに集中するのではなく、相手の言っていることを理解することを目指しましょう。混乱した場合は質問をする。相手が言ったことを自分の言葉で言い換えて理解を深めることもできる。
傾聴は、信頼関係を築き、対立を解決し、相手の話を理解するのに役立ちます。
チームダイナミクスを助ける。
より良いリレーションシップを築くことができる。積極的傾聴を実践するには、相手の話に集中する、話を遮らずに聞く、内省する、感情を肯定する、明確な質問をする、などの方法があります。
**8.解決策をブレインストーミングする
成功する会話の特徴は、進むべき道を決めることができることです。職場での難しい会話はすべて、生産性のある解決策を導き出すことでまとめるようにしましょう。
チームメンバー間の意見の相違による対立であれ
や従業員の業績不振を改善するためのアクションプランを立てる必要があります。時間をかけて解決策をブレインストーミングし、共通の土台を見つけましょう。
クリックアップホワイトボードを使えば、ブレインストーミングやコラボレーションが簡単にできます。
チームメンバーが困難な状況にある場合、できる限りのサポートをしてあげましょう。また、他のチームメンバーを加えて（全員が同意している限り）解決策を話し合うこともできます。
計画を文書化し、タイムラインを作成して進捗を追跡する。具体的な方向性を示し、測定可能な目標を設定することが重要である。
9.フォローアップする。
会話を最高のメモで終わらせることを想像してみよう。あなたは問題を指摘し、解決策を考え、すべてが最高だった。ある日、そうでなくなるまで。多くの人は、会話をよりよく処理するために会話を巻き戻す傾向がある。そのため、反応が遅れたり、苛立ちや恥ずかしさを感じたりすることがある。
そのため、定期的に相手に確認するフォローアッププランを立てることを忘れずに。バーチャル・コーヒー・ミーティングのような非公式なミーティングを予定して、仕事の進捗状況を把握し、相手の反応を見ることができる。また、正式なミーティングに出向いて進捗状況を確認することもできる。
**10.人事部門を巻き込むタイミングを見極める
仕事環境での難しい会話をうまくこなすことは、リーダーであれ社員であれ、必須のスキルだ。しかし、人事部や上司を巻き込むタイミングを知ることも不可欠です。
会話にポリシー違反や重大な事柄が含まれる場合は、人事チームを巻き込むのがベストです。また、対立がエスカレートしている場合、不正行為や法律違反の疑いがある場合、デリケートな議論の場合にも、人事チームを巻き込むことができます。
事前にHRチームと正確な状況を共有し、会話における自分の役割を明確にします。人事担当者は、会話の間、公平な仲介者として、守秘義務を守り、すべての当事者の利 益を保護します。
チームを成功に導くための設定
職場において困難な会話や問題は避けられません。それを防ぐことはできませんが、減らすことはできます。仕事上の問題を避けるためのヒントをいくつか紹介しよう：
オープンなコミュニケーションを育む
チームメンバー、上司、リーダー間の透明で正直なコミュニケーションを奨励することは、対立を避けるのに役立ちます。チームが率直に発言し、問題に取り組むよう動機付けましょう。
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Chat-menu-expanded-1400x934.png ClickUp 3.0 チャットメニューの拡張 /クリックアップ
クリックアップチャットでチームのコミュニケーションを一つ屋根の下で。
フィードバック、提案、懸念事項をオープンで建設的に共有するチャネルを作成します。合理化されたツールを使って会話を行うことで、全員が最新の状況を把握できます。
定期的なフィードバックやディスカッションの機会をプロバイダーとして提供します。チームミーティングを開き、ビューについて話し合ったり、お互いの近況を把握したりすることができます。また、自動フィードバックフォームを設定し、全員が迅速にフィードバックを共有できるようにすることもできます。
明確な期待を設定する。
問題を回避するもう一つの有効な方法は、明確な期待と境界線を設定することです。役割、責任、期待されるパフォーマンスを全従業員に伝えましょう。また、行動やコミュニケーションに関するガイドラインを設けるべきである。
混乱や誤解を最小限にするため、全員が自分の職務とオブジェクトを理解していることを確認する。さらに、期待を設定する際には、透明性を保ち、率直であること。そうすることで、曖昧さや対立を防ぐことができる。
テンプレートを使用する。
テンプレートを使う
すべての組織コミュニケーションの戦略とオブジェクトの概要を示す。これらのテンプレートは、メッセージのタイプ、コミュニケーションの方法、頻度、ターゲットオーディエンスを指定します。
包括的なコミュニケーションプランを簡単かつプロンプトに作成する。
ClickUpの
コミュニケーションプランのテンプレート
には、コミュニケーション・プロセスを合理化するために必要なものがすべて揃っています。チームに一貫した社内外コミュニケーションのための明確なプランを提供します。
コミュニケーションのオブジェクト、タイムライン、ステークホルダーを整理し、最も効果的なチャネルをリストアップし、成功を追跡・測定し、戦略を整理することができます。
トレーニングを提供する。
従業員の知識、能力、対人スキルを高めるために、継続的な研修や能力開発の機会に投資する。職場の課題を成功に導くために、紛争解決、効果的なコミュニケーション、多様性の認識に関するトレーニングを提供する。
また、部門を超えたコラボレーション、チームビルディング活動、共有目標設定を奨励し、社員間の仲間意識と相互尊重を育むこともできます。
コラボレーションツールの活用
コラボレーションツールを活用してコミュニケーションを強化し、透明性の高い仕事環境を育みましょう。クリックアップは、組織のプロジェクト管理、コミュニケーション、チームワークを効率化するために設計された強力なコラボレーションツールです。
ClickUpで人材管理を簡素化しよう
包括的な機能と直感的なインターフェイスにより、仕事の衝突を防ぎ、透明性とアカウンタビリティを促進する効果的なプラットフォームです。
人事向けClickUp
チームマネージャーを簡素化し、情報のハブを作成します。
クリックアップの活用方法をご紹介します：
作業量ビューでチームキャパシティに基づいたタスクの分配が可能
- 作業負荷ビューを含むClickUpの15以上のユニークなビューを活用し、タスクを効率的に配布。
- お気に入りのアプリを統合し、ClickUpの1,000を超える統合機能ですべての仕事を一元管理。
- コメントをタスクとして割り当てる ClickUp ドキュメントとホワイトボードを使ってコミュニケーションを図り、全員が同じページを見ることができる。クリックアップホワイトボードでアイデアや解決策を出し合いましょう。
- ClickUp ドキュメントを使用して、プロセスを文書化し、リアルタイムで共同作業。
- リアルタイムレポート作成で目標達成のための追跡を継続
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難しい会話は障壁ではなく、より深い理解とより強いリレーションシップへの入り口です。難しい会話をマスターすることは、健全な関係を築き、成長を促し、組織の成功を導くために必要なスキルです。
これらのヒントを参考に、明確なオブジェクトでフェーズを設定し、積極的な傾聴と共感を実践することで、複雑な職場コミュニケーションを成功させましょう。
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