次の休日や休暇を心待ちにするあまり、営業時間外（OOO）電子メールの設定を忘れてしまうかもしれません。しかし、このステップを飛ばしてしまうと、クライアントや同僚との信頼関係を知らず知らずのうちに弱めてしまうことになりかねません。

不在時でもプロンプトの返信があれば、プロフェッショナリズムと信頼性を示すことができます。完璧な不在時のメッセージを作成することは、単なる礼儀作法ではなく、ビジネスエチケットの重要な要素です。クライアントやパートナーに、たとえあなたが充電中であっても、彼らのニーズが認識されていることを安心させるのです。

この記事では、プロフェッショナルなイメージを保ちながら、不在であることを効果的に伝える電子メールメッセージを作成するためのガイドをご紹介します。また、営業時間外のメッセージの例もいくつかご紹介します。

社外へのメッセージで非の打ちどころのない印象を残す方法を探ってみよう！

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# オフィス自動応答電子メールメッセージを理解する

オートレスポンダーの電子メールメッセージは、あなたの不在を送信者に通知し、すぐに返信できない場合でも継続的なコミュニケーションを確保します。プロフェッショナルなオフィス自動応答電子メールメッセージの必須要素は以下の通りです：

クリアされた不在通知: メッセージの冒頭には、休暇、ビジネス出張、病気休暇、産休など、あなたが不在であることをストレートに伝える必要があります。
復帰日: 復帰し、電子メールに返信できる正確な日をメンションしましょう。これによって、いつフォローアップが期待できるかを設定します。
代わりの連絡先： 緊急ですぐに対応する必要がある事柄については、同僚やチームメンバーの連絡先を提供する。その電子メール・アドレスと仕事の電話番号を社外との連絡に含める。
アクセス制限メモ：インターネットや携帯電話へのアクセスが制限されることが予想される場合、あなたの利用可能時間に関する期待を管理するために、この情報を含めてください。
プロフェッショナルなトーンとサインオフ：* たとえ面白い社外メッセージであっても、プロフェッショナルなトーンを維持し、最後は丁寧なサインオフで締めくくりましょう。

ヒント： 友人からの電子メールであれ、仕事上の連絡先からの電子メールであれ、すべての電子メールに1つの一般的な社外メッセージを使う可能性が高いので、適切なトーンのバランスを取るのが最善です。自分の都合や不在時の連絡先はクリアされたが、プライベートの詳細は伏せておくこと。

100のオフィス外メッセージ例

短期休暇から長期休暇まで、あらゆる欠勤シナリオに対応する100の業務外メッセージ例を紹介します。

始める前に： どのメッセージも、"Hi"、"Hope you're doing well"、"Thank you for reaching out "といった一般的な挨拶から始めると効果的であることを覚えておいてください。これらの普遍的なメッセージは、あなたのメッセージに丁寧でプロフェッショナルなトーンを加えます。

また、各メッセージには、誰かが緊急の用件で連絡してきた場合に備えて、緊急連絡先も記載しておきましょう。こんな感じです：

緊急の用件がある場合は、[連絡先メールアドレス]か[番号]に連絡してください。

または

お急ぎの場合は、電子メールかお電話でご連絡ください。

営業時間外のメッセージ例を見てみよう：

1.一般的なプロフェッショナルな社外メッセージ例.

1.電子メールをありがとうございます。ただいま外出中で、インターネットに接続できません。 2.日まで不在です。お急ぎの場合は、電子メールかお電話でご連絡ください。ありがとうございました！

2.短期休暇（短期間の欠勤に最適）*。

1.電子メールをありがとうございます。今日は外出中で電子メールがリミットです。戻り次第、返信します。 2.こんにちは！今、ちょっとお休みで事務所を離れています。よろしくお願いします！ 3.までお休みです。よろしくお願いします。 4.じゃ、また。 5.ご連絡ありがとうございます。只今、短期休暇で事務所を留守にしており、୧⃛(๑⃙⃘⁼̴̀꒳⁼̴́๑⃙⃘)୨⃛に戻ります。一般的なお問い合わせは、[一般的なお問い合わせ電子メール/電話番号]までご連絡ください。 6.こんにちは！今、ちょっとお休み中で、電子メールのチェックは[日付]までできません。帰ってきたらできるだけ早く連絡するね。 7.メッセージありがとうございます。チームは現在外出中で、[Date]に戻る予定です。お待たせして申し訳ございません。 8.ご連絡ありがとうございます！今、オフグリッドで、プロジェクトに取り組んでいて、୧⃛(๑⃙⃘⁼̴̀꒳⁼̴́๑⃙⃘)୨⃛に戻る予定です。すぐに接続できることを楽しみにしています。 9.電子メールありがとうございます。今、私の仕事・学校・大学を離れていて、◯月◯日に戻る予定です。期間中、電子メールが断続的に使用できます。 10.日まで不在です。戻り次第、電子メールに返信します。

3.長期休暇（長期休暇、サバティカル）*。

1.こんにちは！新しい経験やインスピレーションに浸っています。また新しいことにチャレンジしていきます。では、また！ 2.電子メールありがとうございます。まで長期休暇で不在です。お急ぎの場合は、担当者または担当部署までご連絡ください。 3.こんにちは！ただいま、久々の冒険に行っています。帰ってきたらまた連絡するね！ 4.現在、長期休暇で事務所を離れており、復帰するのは〚日付〛からになります。期間中、電子メールへのアクセスがリミットとなります。 5.こんにちは！充電と個人的な成長に集中するため、しばらく休暇を取っています。あなたからのメッセージは私にとって大切なものです。

**4.会議出席

1.こんにちは！チームに最新の業界動向・技術情報を提供するため、今カンファレンスに出席しています。開始日から終了日までオフィスを空けますが、電子メールに断続的にアクセスできます。日付が変わったら、できるだけ早く連絡します。 2.メッセージありがとうございます。学会に出席するため、◯月◯日まで不在です。 3.こんにちは！私は今、㈶会議名㈶に参加して、㈶主題㈶について勉強しています。日付が変わったら、また来るね。 4.開始日から終了日まで会議出席のため不在で、インターネットへのアクセスがリミットです。緊急の連絡は、代理の連絡先にお願いします。 5.こんにちは！会議名]で勉強とネットワーキングして、[日付]にまた活動する。戻ってきたら返信するけど、急用が入ったら連絡ください。よろしくお願いします！

**5.年末年始（休業）のお知らせ

1.現在、家族や友人とのお祝い事で外出中です。急ぎの用件がある場合は、☑にご連絡ください。では、楽しい年末年始をお過ごしください！ 2.季節のご挨拶！年末年始のお休みをいただきます。皆様にとって楽しい年末年始となりますように！ 3.電子メールをありがとうございました。ホリデーシーズンを祝って出かけていて、[Return Date]に戻る予定です。お急ぎの場合は、[Alternate Contact]をご利用ください。よい休日を！ 4.こんにちは！今、ホリデーシーズンを楽しむために休みを取っています。素敵なホリデーシーズンになりますように！ 5.私は只今お休みを頂いております。皆さんの休暇が喜びと笑いに満ちたものでありますように！ 6.メッセージありがとうございました。までお休みです。休暇を楽しんでください！

**6.緊急欠勤

1.ご連絡ありがとうございます。私用により急遽外出することになり、電子メールの使用がリミットとなります。 2.現在、緊急事態に対処しており、追ってお知らせするまでオフィスにはおりません。ご了承ください。 3.不測の事態のため、事務所を不在にしています。には戻るプランですが、急ぎの用件がある場合は【連絡先】までご連絡ください。 4.私用でインターネットがリミットです。ご了承ください。 5.緊急事態のため、追って連絡があるまで不在となります。ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

**7.産休・育休について

1.まで産休・育休中です。復帰したらまたよろしくお願いします。 2.電子メールありがとうございます。現在育児休暇中で、復帰は˶‾᷄ -̫̫ ˶‾᷅となります。 3.こんにちは！その間の連絡は、㊟㊟㊟㊟㊟㊟にお願いします。よろしくお願いします。 4.ご連絡ありがとうございます。まで育児休暇中で、定期的に電子メールをチェックできません。お急ぎの場合は、[連絡先メール・電話]の[代替連絡先]までご連絡ください。

**8.病気療養中。

1.現在、病気療養中で、電子メールにアクセスできません。ご了承ください。 2.体調不良のため外出中ですが、復帰は[予定日]を予定しております。緊急のお問い合わせは、[代替連絡先]へお願いします。よろしくお願いします。 3.体調不良のため事務所を不在にしており、電子メールの定期的なチェックができません。ご了承ください。 4.休職中ですが、[帰国日]までに復帰する予定です。 5.体調不良のため休職中ですが、[復帰日]までに復帰する予定です。よろしくお願いします。 6.ご連絡ありがとうございます。ただいま休職中で、[復帰日]に復帰する予定です。ご了承ください。

**9.研修または専門能力開発

1.現在、専門能力開発コースに参加しており、㊟日にオフィスに戻る予定です。 2.電子メールありがとうございます。研修のため外出中で、[Date]までインターネットがリミットです。 3.終了日まで研修会でスキルアップしています。帰ってから接続するのを楽しみにしています！ 4.研修セッションで外出中。取り急ぎ、[Alternate Contact]がサポートします。 5.メッセージありがとうございます。専門能力開発のため外出中で、[日付]までアクセスがリミットされます。

10.リモートワークの調整。

1.私は現在、新しいリモートワークのセットアップを調整中であり、返信が遅れる可能性があります。ご容赦ください。 2.リモートワークの調整のため、電子メールの返信が遅くなるかもしれません。ご了承ください。 3.私の仕事はリモートワークの環境に移行中ですので、返信が遅れることがあるかもしれません。柔軟な対応に感謝します。 4.電子メールをありがとうございます。新しいリモートワークのセットアップに適応するため、私の応答時間に影響が出るかもしれません。 5.リモートワークの環境を変更しているため、電子メールの返信が遅れる可能性があります。

11.自動化サービスメッセージ。

1.ご連絡ありがとうございます！チームは現在他のカスタマーをサポートしていますが、あなたのメッセージは重要です。予想される待ち時間は[Wait Time]です。 2.こんにちは！営業時間外にご連絡いただきました。営業時間外です。営業時間に戻り次第、折り返しご連絡いたします！ 3.お待たせいたしました！現在、担当者全員が他のカスタマーの対応をしております。お客様の見積もり時間は[待ち時間]です。 4.ご連絡ありがとうございます！現在、通常より多くのお客様をお待たせしております。お問い合わせに対する回答は、[回答時間]以内に返ると予想されます。 5.メッセージを受け取りました！すぐに対応します。お急ぎの場合は、緊急サポートまでお電話ください。

**12.クリエイティブで楽しいメッセージ

1.僕は今、2つの場所に同時にいる超能力を試しているんだ。ネタバレうまくいかない。また来るね。 2.電子メールありがとう！アトランティスの失われた都を探しに行っているので、見つかったらまた来ます。 3.こんにちは！ホグワーツ魔法魔術学校に通っています。日付が変わったら、フクロウがメッセージを届けます。マグルの用件は、[Alternative Contact]に連絡してください。 4.今のところ、私はドラゴンと戦って領域のセキュリティを確保するために出かけている。帰ってくるのは[日付]に予言されてる。私がいない間、助けが必要なら、いつでもご連絡ください。 5.今007と秘密のミッションに出てる。また世界を救ったら戻るか、㊙[Date]までに戻るか、どっちか早い方。バックアップが必要なら、㊟Alternative Contact㊟が代理人だよ。

**13.業界特有のメッセージ。

1.法務担当です：メッセージありがとうございます。私は現在裁判中で、電子メールにアクセスできません。緊急の法的事項は、⭕【Alternative Contact】に連絡してください。 2.アカデミック：こんにちは！日まで研究と学生指導に没頭しています。お急ぎの学術的なお問い合わせは、[部局長]または[代替連絡先]にご連絡ください。 3.医療関係です：現在回診中で戻ります。緊急の医療に関するお問い合わせは救急外来をご利用ください。 4.技術：ただいま未来のデバッグ中です。緊急の技術サポートは、技術サポートメールにエスカレーションしてください。 5.不動産：クライアントのために夢の家を探しに行っています。緊急の不動産問題については、[Alternative Contact]をご利用ください。

**14.時間外の返信

1.ご連絡ありがとうございます！現在、事務所は閉じた状態です。営業しております。また連絡します。 2.もしもし！営業時間外ですね。お客様のメッセージを大切にし、次の営業時間中にお返事させていただきます。 3.現在、私たちのオフィスは閉じたが、あなたのメッセージは私たちにとって重要です。次のビジネスデイにプロンプトを返します。 4.メッセージありがとうございます！ただいま外出中ですが、営業時間内に戻ります。あなたのメッセージは私たちのリストの一番上にあります。 5.営業時間外にご連絡いただきありがとうございます！ご安心ください、オフィスに戻ったら、真っ先にメッセージをお届けします。

**15.プロジェクト特有の欠勤について

1.電子メールありがとうございます。現在終了日の迫っているプロジェクトに参加しているため、終了日まで電子メールや電話へのアクセスがリミットとなります。 2.今、大きなプロジェクトに入ってるので、また[Date]に連絡します。 3.こんにちは！プロジェクトのミッションで外出中で、電子メールにアクセスできるのは˶‾᷄ -̫ ̫᷅˵まで。 4.現在、重要なプロジェクトに完全にかかわっているため、㊟までメールの返信が遅くなります。 5.まではプロジェクトモードで納品に集中します。緊急の用件がある場合は、☑に連絡してください。

**16.その他シナリオ別電子メール

**I.ウェルネス休暇

1.ご連絡ありがとうございます。現在、充電のためウエルネス休暇中で、[伊達]に会社に戻る予定です。ご了承ください。

ボランティアと社会貢献ボランティアと社会貢献

1.こんにちは！私は今オフィスを離れていて、地域社会に変化をもたらすために[Organization/Project]でボランティアをしています。日付が変わったら戻るよ。 2.サポートするためにチャリティーイベントに参加しています。日付）までに戻って対応します。

には戻って対応します。季節的な仕事パターンの調整。

1.メッセージありがとうございます！夏休みに入り、電子メールをチェックする頻度が減ります。次回のチェックイン日までには必ず返信します。 2.年末年始は、営業時間が変更になります。お返事できるのは、[返却日]までとなります。

海外勤務・出張海外や旅行先で仕事をする。

1.現在、私の仕事はリモートワークのため、タイムゾーンの関係で返信が遅れることがあります。プロンプトが出るようにやることはやります。 2.こんにちは！帰国日まで、リモートワークしながら場所探索中なので、返信が遅れるかもしれません。

**V.技術無料リトリート。

1.帰国日までデジタル・デトックス・リトリート中で、電子メールにアクセスしません。緊急の用件がある場合、連絡してください。 2.メッセージありがとうございます。私は若返るためにテクノロジーフリーのリトリート中で、[Return Date]まで完全にオフラインになります。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー忌引休暇

1.現在、忌引休暇で会社を不在にしています。緊急の用件がある場合、代替連絡先までご連絡ください。 2.電子メールありがとうございます。現在忌引き休暇中で、復帰まで電子メールへのアクセスがリミットとなります。お急ぎの場合は、[Alternative Contact]までご連絡ください。

VII.移行期間について

1.組織内の新しい役割に移行するため、応答時間が通常より遅くなる可能性があります。復帰日までには対応できるようにします。

Creative vs. Professional Out-of-Office Messages

職場外（OOO）メッセージは、不在時の重要なコミュニケーションの架け橋です。職場の文化や対象者によって、完璧なOOOメッセージはプロフェッショナルなものから、クリエイティブで面白いものまで、さまざまな範囲があります。

オフィス外でのプロフェッショナルなメッセージ例。

プロフェッショナルな外出メッセージは、余分な装飾を省き、必要な情報をストレートに伝えます：

「電子メールをありがとうございます。メールをありがとうございます。
「現在外出中でインターネットに接続できません。至急、電子メールか電話でご連絡ください。あなたのメッセージは私にとって重要です。

ユーモラスまたは独創的な社外へのメッセージ例＊＊＊。

ユーモアのある社外メッセージは、特に堅苦しくない業界や社風において、あなたの個性を反映し、記憶に残るものになります：

1.私は今、銀河系間のスペースアドベンチャーに出かけています。地球への到着予定時刻は、"Return Date "です。 2.帰国日まで、コーヒーの聖杯を探す旅に出ます。本当に急ぎの用事（またはお勧めのコーヒー）については、△△までご連絡ください。

Out-of-Office Messages in Different Eメールプラットフォーム

異なる電子メールプラットフォームでは、不在通知の設定に様々な機能を提供しており、ユーザーは不在通知を効果的にカスタマイズすることができます。

Microsoft Outlookでの不在通知の設定

/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/Microsoft-Outlook.png Microsoft Outlookでの自動返信の設定 /%img/

via {cH00ffff}このような場合 / https://clickup.com/ja/blog/134929/undefined/ マイクロソフト・アウトルック /%href/

には、自動返信を設定するためのユーザーフレンドリーなインターフェイスが用意されている：

ファイル」タブで「自動返信（オフィス外）」を選択します。
自動返信を送信する」を選択し、必要に応じて時間範囲を指定します。
提供されたテキストボックスに営業時間外のメッセージを入力します。組織内と組織外で異なるメッセージを設定できます。
OK」をクリックし、社外への返信を有効にします。

この機能により、ご不在時に電子メールを送信された方には、ご不在であることが自動的に通知され、必要に応じて代替の連絡先が提供されます。

異なる電子メールプラットフォームの業務外メッセージ機能を比較する。

Gmail:設定による休暇応答者の直感的なセットアップを提供し、すべての受信電子メールのための期間とテーラーメッセージを定義することができます。

を経由して

/参照 https://support.google.com/ Google サポート /%href/

Microsoft Outlook: 前述の通り、Outlookユーザーは社内と社外のビジネスコンタクトに対して異なるメッセージを指定することができ、コミュニケーションに柔軟性を提供する。Outlookアプリからメッセージを設定することもできます。
アップル・メール：ルールを使って自動返信を設定するため、他のプラットフォームと比べてより手動でのセットアップが可能。
Yahooメール:Gmailに似たシンプルなセットアップで、休暇中の返信を有効にすることができる。

業務外メッセージを書くための追加のヒント

効果的な業務外メッセージを作成することは、不在時のプロ意識と明瞭さを維持する鍵です。いくつかの AIライティングツールまたは電子メール作成ツール AIが完璧なメッセージ作りをサポート。

ここでは、優れたOOOメッセージを書くためのヒントと、避けるべき一般的なミスをご紹介します。また、ClickUpがこのプロセスをどのように効率化するかもご紹介します。

プロフェッショナルな社外向けメッセージを書くためのヒント

不在の目的を明確にする： 不在の理由を明確にしましょう。休暇なのか、ビジネス出張なのか、それともプライベートな日なのか。これは、正しい期待を設定するのに役立ちます。
期間を明示する： 欠席の日にちをメンションしましょう。正確な、あるいはおおよその帰国日を知ることで、通信相手の期待を管理することができます。
代わりの連絡先を提供する： あなたの不在をサポートできる同僚の名前、ポジション、連絡先を提供する。これにより、コミュニケーションの継続性が確保されます。
[Keep it professional and positive.](https://clickup.com/ja/blog/71998/undefined/)

ClickUpから離れることなく、単一の統一インターフェースから電子メールを送受信できます。

クリックアップ自動化クリックアップの自動化を設定することで、不在時に受信した電子メールに自動的に返信することができます。これは、電子メールキャンペーンや大量の電子メールを受信する場合に特に便利です。

ClickUpカスタム自動化例

カスタム自動化を作成し、その期間中にあなたに接触した人にOOOメッセージを自動送信する。

バーチャルな存在感をアピール：ClickUpでOut-of-Officeメッセージ術をマスターしよう。

適切なアプローチは、あなたの不在がどのように受け取られるかに大きな影響を与えます。短い期間であれ、長期休暇であれ、ここで紹介するヒントや例は、あなたの不在を確実にするものです。

/を確実にすることができます。 https://clickup.com/ja/blog/1918/undefined/ 職場コミュニケーション /%href/

は、あなたのプロフェッショナルなイメージを反映したものであり続けましょう。

ClickUpは、社外からのメッセージにさらに磨きをかけたい方や、高度な電子メール管理戦略を検討されている方に、一元化、合理化、そして、より効率的なコミュニケーションのための堅牢なプラットフォームを提供します。

電子メールのワークフローを自動化します。

ClickUp Docsで次の外出メッセージを作成したり、リマインダーを設定したり、ClickUpで直接電子メールコミュニケーションを管理したり、オフィスから離れていても生産性を高め、プロ意識を維持するための包括的なツールを自由に使うことができます。

この機会にぜひClickUpの機能をお試しください。

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よくある質問 (FAQ)

**1.良い自動応答メッセージとは何ですか？

説得力のある自動応答メッセージは、プロフェッショナリズムと個人的なタッチのバランスを保ち、職場コミュニケーションの継続性を確保します。不在の期間、インターネットへのアクセス制限、緊急時の代替連絡先などをクリアされたメッセージにする。

例：「電子メールをありがとうございます。現在、受信トレイへのアクセスが制限されているため、不在にしています。お急ぎの場合は、[連絡先]の[名前]までご連絡ください。ご了承ください。このメッセージは、共同コミュニケーションの規範を尊重しながら、あなたのコミュニケーション目標を支持します。

**2.自動返信メッセージには何を書きますか？

自動返信メッセージには、欠席の理由（適切な場合）、不在期間、アクセス制限通知、緊急の問い合わせに対する代替連絡先など、必要不可欠な要素を盛り込みましょう。受信トレイ管理ツールのベストプラクティスに合わせて、「アクセス制限」などの用語を盛り込むことで、あなたの状況をさりげなく伝えることができます。

バランスの取れたメッセージとしては、「こんにちは！理由]を中心に、[日付]まで外出中です。緊急の用件については、[Alternative Contact]が対応します。ご迷惑をおかけします。こうすることで、シームレスなチームコミュニケーションが保証され、ワークフローが尊重される。

**3.業務外の件名は何がよいですか？

効果的な業務外の件名は、簡潔で情報量が多く、送信者に直接、あなたが不在であることを伝えるものです。これは先手を打つコミュニケーション戦略であり、電子メールに代わる最良の手段を用いて期待を管理するのと同じようなものです。

Out of Office：このアプローチは、明確なチームコミュニケーションを促進し、包括的なコミュニケーション目標をサポートします。

プロフェッショナルな社外メッセージ100例