人手が足りず、予算オーバーで、プロジェクトの途中で納期を守れるか心配になったことはありませんか？👀
もしそうなら、その可能性を減らす方法があることを知ったら、きっと満足するはずだ。キャパシティプランニングの登場です。
需要プランニングや需要予測とも呼ばれるキャパシティ・プランニングは、プロジェクト管理の重要な要素です。正しく完了すれば、プロジェクトを通じて多くの時間、エネルギー、費用を節約することができる。
このガイドでは、さまざまなタイプのキャパシティプランニング戦略を定義し、例やテンプレートを使って簡単に始められるプロセスを紹介します。これらの原則をあなたの次のプロジェクトに適用し、フローがどれだけ簡単になるか見てみましょう！
キャパシティプランニングとは？
キャパシティプランニングの目標は、与えられた時間内に特定のプロジェクトを完了するために必要なリソースを見積もることです。
効果的なキャパシティプランニングでは、以下のことを考慮します：
- どれだけの仕事を完了する必要があり、どれだけの時間がかかりそうか。
- その仕事をやるために必要な知識とスキル設定
- プロジェクトに携わることのできるチームメンバー
- チームがプロジェクトに割ける時間
- 必要な資材、機材、ソフトウェア
- プロジェクト予算のリミット
キャパシティプランニングは、基本的に需要と供給の関係です。言い換えれば、必要なときに必要なリソースがあるかということです。⚖️
もしそうでないなら、適切なタイミングでリソースを確保する方法をプランニングする必要があります。例 えば、人員を増やすか、他部署からリソースを借りて臨時で対応する必要があるかもしれ ません。一方、キャパシティの余剰があれば、それを他の取り組みに振り向けることもできる。
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リソースキャパシティプランは、次のステップの第一歩です。 資源管理 .プランをやることが完了したら、次のことが必要になる。 リソースを割り当てる をプロジェクトの特定の部分に割り当てる。
そして、プロジェクトの進行状況を監視する。 リソースの利用状況 を参照して、見積もりが正確であったかどうかを確認してください。リソースの過不足やキャパシティ・ニーズの変化があれば、リソース配分を改善するために必要な調整を迅速に行うことができます。
キャパシティプランニングの利点
キャパシティプランニングをしっかりやることで、プロジェクト全体がさまざまな恩恵を受けます：
- サプライチェーン・マネジメントの改善： 優れたリソースプランニングにより、原材料や設備の不足に対処する必要がなくなります。プロジェクトプランに従って生産を継続するために必要なものを確保することができます。
- より生産性の高いチーム: 熟慮された労働力キャパシティ・プランニングにより、生産性が向上します。作業負荷管理 を容易にします。チームのキャパシティとスキルを把握しているため、全員が最適なレベルで仕事をしていることを確認できる。
- プロセスの非効率性が減る。プロジェクトの依存関係 と適切なリソースプランニングにより、適切な場所に十分なリソースを割り当てることができます。これにより、時間を浪費し、生産性を低下させるボトルネックを防ぐことができます。
- 優れた製品キャパシティプランニングにより、常に、顧客が望むものを望む時に提供することができ、競合他社ではなく、あなたにお金を使うことを保証します。
- より良い意思決定：あなたが明確を持っているとき要件管理プラン に加え、優れたキャパシティ管理があれば、状況が変化したときや規模を拡大したいときでも、ステップごとに十分な情報に基づいた意思決定を行うことができる。
- 再利用可能なプロセス:キャパシティプランニング戦略をテストし、それが仕事であることがわかったら、そのプランを将来のプロジェクトのテンプレートとして再利用することができるので、毎回ゼロから始める必要はありません。
- すべてのプロセスが最適化され、リソースの稼働率が高まれば、コストが削減され、収益が改善されます。
- ステークホルダーの満足度：物事がスムーズに進み、利益が上がれば、ステークホルダーは満足する可能性が高い。
ClickUpを使って、タスク間に "ブロック "または "待機 "依存関係を追加することで、明確な注文順序を設定する。
お分かりいただけたと思いますが、キャパシティ・プランニングの成功は当てずっぽうの問題ではありません。実際のデータと シナリオプラン -それに加えて、おそらく直感も必要だろう。ありがたいことに、試行錯誤を重ねたキャパシティプランニング戦略は、さまざまな範囲にサポートされている。
/によってサポートされている。 https://clickup.com/ja/blog/12466/undefined/ キャパシティプランニングツール /%href/
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キャパシティプランニング戦略
キャパシティプランニングにアプローチする方法はいくつかあります。それぞれの方法には長所と短所があり、異なるタイプのビジネスやリスクプロフィールに適しています。それぞれの利点を見てみよう。
ラグ戦略
ラグ・キャパシティ・プランニングは、戦略の中で最も保守的なものである。一定期間内に実際の需要を満たすことを目標とし、それ以上は求めない。
このリアルタイム戦略の利点は、必要な分だけの支払いで済むため、リソースを無駄にしないことである。しかし、顧客の需要が変化した場合、例えばレストランを経営していて、急に顧客が押し寄せた場合、その需要に対応するためにキャパシティを増やすまでに遅れが生じる可能性が高い。
一般的に、カスタマーの忍耐強さは知られていないため、顧客が追いつくのを待たずに競合他社に向かう可能性もある。そのため、競合他社が提供するものを顧客が気に入った場合、短期的にはもちろん、長期的にも損失を被る可能性がある。
この戦略は、価値の高い製品やサービスを販売する企業や、顧客のロイヤリティが確実であることを知っている企業がよく使う。
ClickUp でチーム全体のワークロードをビューし、新しい仕事を割り当ててリソースを割り当てます。
リード戦略
リードキャパシティプランニングは、より将来を見据えたプランニングです。ここでは、ある期間における将来の需要予測に基づいてキャパシティ要件をプランニングします。これにより、例えば特定の祝日や時期など、今後の売上急増を利用することができます。📊
しかし、これにははるかに大きなリスクも伴います。その期間の需要予測が楽観的すぎた場合、売れない余剰在庫を抱えることになったり、メンバーが何もやらずに座っているだけで経費がかかってしまったりする可能性があります。
多くの小売ビジネスでは、ホリデーのような季節性のある、確立された高需要期間のプランニングにこの戦略を用いている。
チームの仕事内容、達成度、キャパシティを見る
マッチ戦略
マッチ・キャパシティ・プランニングは、この両極端の中間に位置する。市場の変動を注意深く監視し、キャパシティプランニングを定期的に行うことで、中間点を見出すことを目的としています。また、利用可能なリソースに関するコンティンジェンシープランニングを行うことで、状況が変化した場合にやることを正確に把握します。
例えば、需要が増加した場合、最初はキャパシティを少し増やすだけで、万が一に備えて他のリソースを待機させておくこともできる。こうすることで、事前にリソースをコミットしすぎることなく、チャンスを生かすことができる。
この戦略は、ラグ・アプローチほどリスキーではなく、なおかつスケーラビリティがある。そのため、多くのビジネスにとって良い戦略だ。✅
ClickUpタスクへの見積もり時間のビューと追跡を簡単に行い、より良いリソース管理を実現します。
キャパシティプランニング・プロセスの導入方法
効果的なキャパシティプランニングを行うには、いくつかのステップを経て、すべてのベースがカバーされていることを確認する必要があります。
やることは可能です。 エクセルでキャパシティ・プランニングができる は、キャパシティプランニングを支援するために装備されている。プロセスステップを実行するためにどのように使用できるかを見てみましょう。
ステップ1：プロジェクト要件を理解する
ここでの目標は、プロジェクトを成功裏に完了するために必要なリソースをすべて 確保することであることを忘れないでください。そのため、やること を正確に検討することから始めることが重要です。
理想的には プロジェクトスコープ文書 またはプロジェクト憲章を作成する。そうでない場合は、プロジェクトのすべてのステップを、時間枠、優先度、依存関係とともに、できる限り文書化します。プロジェクト憲章の ClickUp ドキュメント , a ClickUpホワイトボード または ガントチャート .📝
ClickUp Docでプロジェクトの詳細と利用可能なリソースをすべて概説します。
ステップ2：必要なキャパシティを見積もる
プロジェクトプランを使って、プロジェクトの各ステップを完了するのに必要な時間を見積もりましょう。やることは、自分の知識と経験に加え、履歴データを活用すること。そして、見積もった時間を足して合計を出します。
ステップによって必要なスキルが異なる場合は、それを強調し、特定の人に割り当てる必要があります。チームに加わってほしい人、特に必要な専門スキルを持つ人を特定する。また、必要と思われる材料や機材もリストアップしてください。💻
クリックアップホワイトボードでのブレインストーミングとコラボレーション
ステップ3：チームの現在のキャパシティを確認する ClickUp 作業負荷ビュー は、チームメンバー全員が最適に仕事ができるように設計されています。
ワークロードビュー機能では、割り当てたタスクと見積もり時間を使用して、各チームメンバーの作業量を正確に表示します。🏖️
チームメンバーの作業負荷は、1 週間、2 週間、1 か月（時間枠を選択）のキャパシティの相対的なバーグラフとして表示されます。あなたは、彼らが余分な仕事を引き受けるために残された時間を正確に把握することができます。また、詳細をドリルダウンしたい場合は、クリックするだけで、彼らが忙しそうにしている特定のタスクを見ることができます。
各チームメンバーのワークスペースでのキャパシティをビューで確認できます。
ステップ 4: ギャップに注意する
チームが新しいプロジェクトで仕事をするための帯域幅がわかったので、キャパシティのギャップを計算することができます。例えば、プロジェクトでは週に200時間の特定の仕事が必要ですが、チームには100時間しかキャパシティがないとします。その場合、100時間分の臨時契約社員やフリーランサーを雇う必要があります。🙋♀️
ClickUpのダッシュボードで、チームや部署全体のプロジェクトステータスや残タスクを全体ビューで確認できます。
キャパシティプランニングの例とテンプレート
これらの戦略やプロセスが、実際のシナリオにどのように反映されるかを、以下の例で見てみましょう。 ClickUpの従業員作業負荷テンプレート .
ラグ戦略の例
ライリーは、ハンドメイドの高級ハンドバッグを製造する小規模ビジネスの生産マネージャーである。彼らはオンラインストアで毎月何個のハンドバッグが売れているかを把握しており、それに合わせてプランを立てている。👜
ある日、会社は幸運に恵まれ、あるインフルエンサーが彼らの製品に出会います。彼女はYouTubeやTikTokチャンネルでお気に入りのバッグをプロモーションし、突然、誰もがバッグを欲しがるようになった。注文が殺到し、ビジネスはすぐに在庫切れとなる。
同社はこの機会を利用し、バッグのキャンセル待ちリストを作成し、自社のチャンネルで宣伝する。ライリーは作業負荷テンプレート内でキャパシティプランニングを行い、4人のチームに熟練したバッグ製造者を3人追加しなければならないことに気づく。これにより、新たな需要を満たすのに十分な在庫量を増やすことができる。
ClickUpのワークロードビューで、各チームだけでなく個々の貢献者に割り当てられた仕事量を視覚化
新しいメンバーを雇い、フル生産性を上げるには時間がかかるだろうが、私の仕事はこのラグ戦略が功を奏している。なぜなら、この商品は高級品であり、大々的に告知されたウェイティングリストがより高級感を高めているからだ。顧客は待つ覚悟を決め、ようやくハンドバッグを手にしたときには興奮する。
リード戦略の例
アレックスはマーケティング会社のプロジェクト管理者です。このビジネスは、2ヶ月後に始まる大企業のマーケティング資料制作の契約を獲得したばかりで、さらに別の契約も控えている。
アレックスがキャパシティプランニングのテンプレートを使ったところ、現在の6人のチームでは、この2つの契約のために多くの残業をしなければ、余分な仕事時間に対応できないことがわかった。🕜
そこで、1つ目の契約がまだ確定しておらず、2つ目の契約が確定する前に、4人の新入社員を面接し、入社させた。最初の契約が正式に始まる頃には、新入社員はスピードアップし、準備万端になっている。
アレックスは、契約がまだ確定しておらず、何か問題が起こる可能性があるため、多少のリスクを負っているが、2つとも成立する可能性に賭けている。また、すでに仕事に対応できるチームを持っていることを、2つ目の契約のセールスポイントにすることもできるだろう。
もちろん、2つ目の契約を獲得できなかった場合は、チームのキャパシティが増えることになる。そうなれば、さらなるビジネスを探すか、余分な従業員を手放す必要が出てくる。
リストビューを使用して、チームの将来の割り当てをプロットします。
マッチ戦略の例
ジェイミーは、小売ビジネスでシフト制で働く8人のコールセンターエージェントのチームマネージャーです。🎧
この会社は、多くの利息が集まりそうな特別キャンペーンを実施しようとしている。コンタクトセンターには多くの電話がかかってくるかもしれないが、ウェブサイトやその他のチャネルにも多くの情報が掲載されている。
ジェイミーは作業負荷テンプレートを使い、各エージェントのキャパシティはある程度あるが、電話が多ければ余分なヘルプが必要になると計算した。余分なスタッフを雇うのではなく、代替シフトのチームメンバーの何人かに待機を頼んだ。
このマッチ戦略により、ジェイミーは必要なときだけ追加支援を入れるという慎重な判断が可能になる。チームメンバーの追加が必要なければ、無駄な出費はない。しかし、チームメンバーの増員が必要な場合は、電話による問い合わせの増加による売上増で、コストを相殺できるはずだ。
リソースプランニング中にClickUpワークロードビューを開くと、最新の情報が得られます。
ビジネスを成功に導くマスターキャパシティプランニング
キャパシティプランニングは、チームが処理できる仕事量を正確に把握するのに役立ちます。現在のキャパシティと今後の需要を比較し、スタッフを増員する必要があるかどうかを判断します。これにより、効率性、生産性、より良い意思決定が保証され、すべてが利益向上につながります。🙌
ラグ方式は最も保守的なキャパシティプランニング戦略で、需要が証明された場合にのみリソースを増やします。一方、マッチ戦略はこの両極端の間の妥協点を見つけることを目的としている。それぞれの戦略は、異なるタイプのビジネスや状況に対して仕事をしますが、優れたプランニングにこそ力があります。 無料会員登録 今すぐClickUpを使ってキャパシティ・マネジメントをマスターしましょう✨。