Dari 6 Alat Menjadi 1: Bagaimana Path8 Productions Menghemat Waktu & Mengurangi Biaya Aplikasi

Mengembangkan bisnis kecil jarang sekali merupakan proses yang mulus dan linier. Biasanya, hal itu terjadi secara tidak sengaja.

Anda mengerjakan satu proyek, lalu proyek lainnya, dan tiba-tiba, Anda bukan lagi sekadar pekerja lepas.

Bagi Pat Henderson, Pendiri path8 Productions yang berbasis di Boston, transisi menjadi agensi produksi video berskala penuh disertai dengan beban tersembunyi: penyebaran alat yang berlebihan.

Untuk memenuhi permintaan, Path8 harus mengelola tumpukan teknologi yang besar dan terpisah-pisah. Mereka menggunakan SmartSheet untuk manajemen proyek, Toggl untuk pelacakan waktu, Dropbox Paper untuk dokumen, dan Slack untuk komunikasi. Alat-alat tersebut terus bertambah, namun efisiensi justru menurun.

Inilah cara Path8 keluar dari lingkaran setan, mengintegrasikan tumpukan teknologi mereka ke dalam ClickUp, dan mengembalikan waktu mereka.

Masalah dengan "Frankenstein" Tech Stack

Ketika sebuah tim bergerak cepat, perangkat lunak sering kali dibeli untuk menyelesaikan satu masalah mendesak pada satu waktu. Akibatnya? Jaringan aplikasi yang tidak saling terintegrasi.

Masalah terbesar bagi Path8 adalah ketidakselarasan antara tempat di mana pekerjaan direncanakan dan tempat di mana percakapan sebenarnya berlangsung.

Seiring pertumbuhan bisnis, saya hanya menambahkan alat-alat. Kami merencanakan proyek di SmartSheet, tetapi tidak ada satu pun anggota tim yang benar-benar memeriksa SmartSheet. Orang-orang hanya berkomunikasi di Slack: "Hei, bagaimana perkembangan proyek ini?" Jadi, Anda harus memperbarui informasi di dua tempat.

Karena daftar dan pelacak yang terpisah ini tidak dapat saling terhubung, tim terpaksa mengelola informasi yang terpisah-pisah, sehingga hampir mustahil untuk menjaga alur kerja tetap sinkron tanpa pembaruan manual yang terus-menerus.

Masalah entri data ganda ini mencapai puncaknya selama proyek besar yang melibatkan 30 video, yang membuat alat-alat lama Path8 melampaui batas kemampuannya. Lingkup pekerjaan tersebut terlalu besar dan kompleks untuk dikelola secara efektif di SmartSheet.

Tantangan Slack: Mengatasi loyalitas terhadap aplikasi

Transisi alat biasanya gagal ketika tim enggan melepaskan aplikasi komunikasi favorit mereka.

Ketika Pat menyadari bahwa tim membutuhkan satu sumber informasi yang terpercaya, ClickUp menjadi pilihan yang jelas. Hambatan besar apa yang menghalangi adopsi? Loyalitas tim terhadap Slack.

Hal terpenting bagi saya adalah Slack. Slack memang luar biasa. Tim kami menyukai Slack. Dan saya berpikir, kita bisa menggunakan ClickUp untuk manajemen proyek, tapi kita tetap akan menggunakan Slack karena semua orang menyukainya. Lalu ketika saya mulai menggunakan ClickUp dan melihat fitur obrolannya, saya berpikir, oke, ini pada dasarnya sama dengan Slack. Kita bisa mengatasinya.

Apa yang benar-benar mengubah segalanya? Mereka tidak perlu mengorbankan riwayat atau budaya tim mereka untuk melakukan peralihan ini.

Tim tersebut berhasil mengimpor seluruh data Slack mereka: pesan, saluran, dan percakapan hingga reaksi emoji terkecil sekalipun. 💪🏽

Bekerja lebih cerdas: Mengelola lebih dari 50 proyek

Menggabungkan alat-alat mereka tidak hanya menghemat biaya langganan.

Hal ini secara mendasar mengubah seberapa banyak pekerjaan yang dapat ditangani oleh tim ramping ini. Alih-alih mencari brief di satu aplikasi, mencari catatan waktu di aplikasi lain, dan meminta pembaruan di aplikasi ketiga, Path8 memusatkan semuanya. Dengarkan langsung dari tim. 👇🏼

Menjadi “AI-native”: Tanpa kurva pembelajaran

Dunia teknologi sedang tergila-gila dengan AI, tetapi bagi pemilik usaha kecil yang berfokus pada produksi video, menguasai perintah AI yang rumit bukanlah hal yang realistis.

Pendekatan Pat terhadap AI sepenuhnya pragmatis.

Saya akui bahwa saya masih pemula. Sebelum menggunakan ClickUp, saya tidak memiliki aplikasi AI di ponsel saya.

Alih-alih menggunakan alat AI eksternal, Pat memanfaatkan AI internal ClickUp untuk mengatasi masalah operasional yang sangat spesifik: menjawab pertanyaan berulang dari tim.

Dia mengembangkan agen AI untuk berfungsi sebagai basis pengetahuan internal perusahaan. Dia kemudian membuat saluran pesan langsung khusus agar tim dapat berinteraksi dengannya, dan dengan penuh kasih sayang menamai bot tersebut “Mr. Systems.”

Kini, setiap kali anggota tim memiliki pertanyaan tentang suatu proses atau alur kerja, mereka cukup mengirim pesan langsung (DM) ke Mr. Systems. Bot tersebut langsung mengambil jawaban yang tepat langsung dari dokumentasi perusahaan, sehingga Pat tidak perlu lagi terlibat dan menghilangkan “pajak gangguan” harian pada jadwalnya.

Cara Meniru Kesuksesan Path8: 5 Contoh Cepat ClickUp

Anda tidak perlu anggaran tingkat perusahaan untuk mengintegrasikan tumpukan teknologi Anda dan membangun ruang kerja yang sangat efisien.

Dengan ClickUp Small Business Suite , Anda dapat meniru strategi yang sama persis seperti Path8 untuk membuat pusat kendali terpusat Anda sendiri.

Berikut ini cara merancang alur kerja yang efisien dan berorientasi pada nilai untuk tim Anda sendiri:

1. Berdayakan tim Anda dengan agen AI

Mulailah dengan prosedur operasional standar (SOP) dan wiki perusahaan Anda. Dengan fitur Agents di ClickUp, Anda dapat mengubahnya menjadi basis pengetahuan interaktif yang dapat diakses sendiri.

Gunakan Agent Builder untuk menjelaskan kebutuhan Anda dalam bahasa Inggris yang sederhana guna membuat agen khusus yang berada langsung di ruang kerja Anda. Atau aktifkan agen jawaban otomatis di ruang kerja Anda.

Ketika seorang anggota tim memiliki pertanyaan tentang suatu proses, mereka cukup mengirim pesan langsung (DM) kepada agen untuk mendapatkan jawaban yang tepat dan segera, yang bersumber langsung dari dokumen internal Anda sendiri. Hal ini memberdayakan tim Anda untuk mencari informasi secara mandiri dan melindungi waktu fokus yang berharga bagi pimpinan.

2. Tingkatkan produktivitas dengan AI kontekstual

Selain agen mandiri, kekuatan sesungguhnya dari Small Business Suite terletak pada integrasi ClickUp Brain secara langsung di tempat Anda benar-benar bekerja.

Alih-alih menggulir thread yang panjang secara manual untuk mengejar ketinggalan, Anda dapat langsung menghasilkan pembaruan AI di dalam tugas individu untuk melihat persis apa yang berubah saat Anda tidak ada.

Anda bahkan dapat menggabungkan wawasan ini untuk menghasilkan ringkasan tingkat tinggi langsung di dalam dasbor dan tampilan daftar manajemen proyek Anda, sehingga pimpinan dapat melihat gambaran jelas mengenai kesehatan seluruh portofolio dalam hitungan detik. Jika Anda pernah kehilangan jejak file atau percakapan tertentu, Pencarian Perusahaan yang didukung AI memungkinkan Anda menemukan apa yang Anda butuhkan di seluruh tugas, dokumen, dan obrolan dengan mengajukan pertanyaan secara alami.

Akhirnya, Anda dapat mengubah percakapan Anda menjadi tindakan langsung dengan AI Notetaker, yang merangkum rapat Anda dan secara otomatis mengekstrak poin-poin penting menjadi tugas yang siap dikerjakan.

3. Hubungkan obrolan langsung ke pekerjaan Anda

Menjaga agar tim Anda tetap selaras bukanlah tugas yang mustahil! Yang perlu Anda lakukan hanyalah memindahkan percakapan ke tempat di mana hasil kerja sebenarnya berada.

Dengan mengintegrasikan komunikasi harian Anda ke dalam ClickUp Chat, setiap pesan, pembaruan singkat, dan rekaman layar akan terhubung langsung ke tugas yang relevan.

Hal ini memastikan bahwa siapa pun yang bergabung dalam proyek dapat langsung membaca riwayat dan memahami konteksnya, sehingga menghilangkan kesulitan dalam memeriksa aplikasi pesan yang terpisah-pisah untuk mencari informasi yang hilang.

4. Rancang alur kerja proyek yang otomatis

Ingin membangun alur kerja visual dan otomatis yang dapat dengan mudah ditingkatkan untuk menangani puluhan proyek secara bersamaan?

Mulailah dengan memetakan fase operasional Anda secara tepat menggunakan Status Kustom (seperti “Penulisan Skrip,” “Dalam Pengeditan,” atau “Tinjauan Klien”). Selanjutnya, manfaatkan Tampilan Papan Tingkat Tinggi di ClickUp Tasks agar pimpinan dapat langsung menilai kondisi setiap proyek sekilas.

Terakhir, tambahkan fitur Otomatisasi sehingga ketika suatu tugas berpindah ke status baru, anggota tim yang tepat secara otomatis ditugaskan dan diberi tahu, memastikan serah terima yang lancar.

Berikut adalah contoh alur kerja tim Penjualan yang sedang beroperasi. 🧰

5. Satukan operasi dengan pelacakan waktu bawaan

Dengan fitur pelacakan waktu bawaan yang terintegrasi dalam platform ClickUp, karyawan dan pekerja lepas Anda dapat mencatat jam kerja mereka langsung di dalam tugas yang sedang mereka kerjakan.

Integrasi yang mulus ini menghasilkan data yang sangat akurat untuk perencanaan kapasitas, menyederhanakan proses penagihan klien, dan memastikan setiap menit kerja keras tercatat dengan rapi dalam satu pusat data terpusat.

Intinya: Berhenti Berganti-ganti Perangkat Lunak

Bagi tim yang ramping dan ingin berprestasi jauh melampaui kapasitasnya, membuang-buang waktu berjam-jam untuk berpindah-pindah antar aplikasi bukanlah pilihan.

Path8 Productions membuktikan bahwa mengembangkan bisnis Anda tidak harus berarti hanya menumpuk lebih banyak aplikasi.

Dengan meninggalkan tumpukan teknologi “Frankenstein” mereka dan menggabungkan 6 alat yang terpisah menjadi 1, mereka membangun pusat kerja yang terintegrasi dan didukung AI yang menangani tugas-tugas berat.

Kini, pekerjaan rutin telah diotomatisasi, tim bekerja secara terkoordinasi, dan Pat akhirnya bisa kembali melakukan apa yang sebenarnya paling ia kuasai: membuat video yang luar biasa!