Sebagian besar pemimpin dukungan akan mengatakan ini: Umpan balik CSAT adalah harta karun.
Catatan penting? Hal ini hanya berguna jika Anda tahu cara menggunakannya.
Laporan CSAT di ClickUp: Mengubah Lautan Tiket Menjadi Tanda-Tanda yang Jelas
Jika Anda berada di tim dukungan, Anda pasti tahu rasanya: survei CSAT berdatangan, setiap tanggapan menjadi tugas, dan tiba-tiba Anda dihadapkan pada daftar panjang tiket yang seharusnya Anda baca… tapi tidak punya waktu untuk menganalisisnya secara mendalam.
Beginilah cara CSAT dengan cepat menjadi tidak berguna. Tidak diragukan lagi bahwa umpan balik tersebut berharga. Namun, umpan balik tersebut terjebak dalam alur kerja yang lambat untuk ditinjau, sulit untuk dirangkum, dan hampir tidak mungkin untuk dibagikan secara konsisten.
Saya merasakan kesulitan itu setiap minggu. Kami memiliki aliran sinyal pelanggan yang luar biasa, tetapi mengubah tugas-tugas tersebut menjadi wawasan yang jelas dan dapat dibagikan sangat melelahkan dan mudah ditunda ke “nanti.”
Jadi, saya membuat ClickUp Super Agent—CSAT Reporting Super Agent saya—untuk:
- Ambil tugas survei CSAT dari daftar khusus
- Gunakan panduan kualitas dukungan nyata yang disimpan di ClickUp Docs
- Grup umpan balik berdasarkan tema
- Hasilkan laporan siap eksekutif dalam hitungan menit, bukan jam.
Hasilnya bagi tim saya: wawasan yang lebih cepat, pola yang lebih jelas, dan lebih banyak waktu untuk benar-benar bertindak berdasarkan apa yang pelanggan kami sampaikan.
Saya telah mendemonstrasikan seluruh prosesnya dalam webinar komunitas ClickUp. Mari saya jelaskan langkah demi langkah dalam artikel ini, sekarang juga!
Siapa Saya: Seorang Profesional Dukungan yang Terobsesi dengan Pengalaman Pelanggan
Saya telah bergabung dengan Tim Dukungan ClickUp selama 4,5 tahun. Seperti banyak pemimpin dukungan dan anggota tim, saya berpegang pada satu nilai inti: memberikan pengalaman pelanggan (CX) terbaik yang mungkin.
Setiap tanggapan CSAT adalah sinyal langsung dari pelanggan tentang apa yang berjalan baik dan di mana produk, proses, atau komunikasi kami mungkin kurang optimal. Sebelum saya membangun agen ini, kami sudah memiliki dasar yang kuat untuk pelaporan CSAT di ClickUp:
- Sistem otomatis mengubah setiap survei CSAT menjadi Tugas ClickUp
- Daftar CSAT yang khusus mengumpulkan semua tugas umpan balik
- Sebuah panduan dukungan terperinci dalam dokumen ClickUp mendefinisikan apa yang dimaksud dengan "baik".
Secara teori, pengaturan kami terdengar ideal: setiap tanggapan CSAT menjadi tugas, semuanya dalam satu tempat. Namun, dalam praktiknya, hal ini justru menciptakan hambatan baru.
📚 Baca Juga: Template Survei Kepuasan Pelanggan Gratis
Tantangan CSAT: Umpan Balik yang Baik, Wawasan yang Lambat
Tim kami dihadapkan pada:
- Analisis yang memakan waktu: Membaca setiap survei, menandai tema, dan menulis ringkasan memakan waktu terlalu lama
- Interpretasi yang tidak konsisten: Orang yang berbeda mengidentifikasi masalah utama yang berbeda, terutama saat memeriksa dengan cepat.
- Polanya tersembunyi: Tema-tema sulit terlihat ketika umpan balik tersebar di puluhan tiket.
Kami membutuhkan sesuatu yang lebih cepat, konsisten, dan dapat diulang. Dan kami membutuhkannya tanpa kehilangan nuansa umpan balik manusia yang sebenarnya.
Itulah yang mendorong saya untuk membuat Super Agent Laporan CSAT saya.
⚡️ Penasaran apa itu Super Agent ClickUp?
Super Agents adalah rekan kerja yang didukung AI yang memiliki pemahaman lengkap tentang Workspace Anda. Mereka dapat menjalankan alur kerja multi-langkah secara mandiri. Anda dapat mengobrol dengan mereka, memberikan tugas, dan @menyebutkan mereka untuk menjalankan tugas—sama seperti Anda melakukannya dengan manusia.
Bagian terbaiknya? Anda dapat mengontrol alat dan sumber data mana yang dapat diakses oleh Super Agent, serta siapa di ruang kerja Anda yang dapat memicu dan mengelolanya.
Video ini menunjukkan semua yang mungkin dilakukan dengan Super Agents! 🤯
Mendesain Super Agent Laporan CSAT Saya di ClickUp
Jika ada satu hal yang saya pelajari tentang menggunakan AI, terutama agen, ini dia: Anda tidak memulai dengan masalah yang kabur. Anda mendefinisikannya dengan jelas, sehingga AI Anda tahu persis apa yang harus diselesaikan.
Jadi begini: Saya ingin dengan cepat memahami apa yang dikatakan pelanggan kami dan mengubahnya menjadi tema yang jelas dan dapat ditindaklanjuti.
Dari sana, saya mendesain Super Agent untuk melakukan satu tugas dengan sangat baik.
Inilah langkah-langkah tepat yang saya ikuti:
1. Mulailah dengan misi yang jelas
Agen saya memiliki nama yang sederhana: “CSAT Reporting Super Agent.” Nama ini tidak mewah, tapi sangat spesifik. Dan hal itu bisa membuat perbedaan besar saat Anda memiliki ribuan Super Agent di dalam ruang kerja Anda! 😅
Saya mendefinisikan misi agen ini seperti ini (ya, dalam bahasa alami, tanpa kode):
- Baca tugas survei CSAT dari daftar tertentu
- Terapkan kerangka kerja dukungan yang sudah ada
- Ringkaskan apa yang berjalan dengan baik
- Area peluang yang dapat dieksplorasi
- Usulkan langkah selanjutnya untuk tim
🔑 Poin Penting: Semakin spesifik Anda dalam menjelaskan masalah, semakin baik agen Anda dapat membantu. Alih-alih mencoba membuat asisten AI yang bisa melakukan segala hal, saya membangun spesialis yang fokus dan tahu persis jenis umpan balik apa yang harus dianalisis dan bagaimana cara melaporkannya.
2. Hubungkan agen Anda ke sumber data yang tepat
Selanjutnya, saya menghubungkan Super Agent saya ke konteks nyata yang ada di ClickUp:
- Daftar CSAT: Daftar khusus di mana setiap survei menjadi Tugas ClickUp
- Dokumen Rubrik: Dokumen ClickUp yang mendefinisikan rubrik dukungan pelanggan kami
- Fields Kustom: Fields Kustom Peringkat CSAT yang menyimpan skor kepuasan aktual
Dalam instruksi saya, saya memberitahu agen daftar mana yang harus dibaca dan dokumen mana yang digunakan sebagai pedoman. Saya juga menentukan bidang kustom mana yang berisi peringkat bintang. Karena agen ini didasarkan pada data ruang kerja nyata—bukan dataset generik—ia dapat:
- Filter skor berdasarkan tanggal saat tugas survei individu dibuat
- Hitung berapa banyak ulasan bintang lima yang masuk
- Ekstrak tema-tema konsisten dari teks
Ini adalah contoh bagus tentang AI yang memahami konteks daripada mengharuskan Anda menyalin semua teks ke jendela obrolan.
Dan itulah tepatnya yang juga disukai pelanggan kami tentang AI ClickUp:
AI yang terintegrasi dalam tugas-tugas sangat berguna, membantu dalam membuat ringkasan, mengalihkan tugas, mencari tugas, dan menghemat waktu secara umum untuk hal-hal kecil. Otomatisasi juga sangat powerful dan dapat membantu mengurangi banyak tugas repetitif seperti menetapkan prioritas, dll., dan Anda dapat menggantinya dengan agen AI, yang pada dasarnya adalah otomatisasi yang ditingkatkan lol.
AI yang terintegrasi dalam tugas-tugas sangat berguna, membantu dalam membuat ringkasan, mengalihkan tugas, mencari tugas, dan menghemat waktu secara umum untuk hal-hal kecil. Otomatisasi juga sangat powerful dan dapat membantu mengurangi banyak tugas repetitif seperti menetapkan prioritas, dll., dan Anda dapat menggantinya dengan agen AI, yang pada dasarnya adalah otomatisasi yang ditingkatkan lol.
🤝 Pengingat Ramah: Jika rubrik Anda tidak diperbarui, agen Anda akan merangkum ekspektasi yang sudah usang. Dan jika tugas CSAT tidak diformat secara konsisten, Anda akan mendapatkan analisis yang tidak konsisten.
Kunci utamanya adalah selalu memperbarui sumber data Anda agar agen Anda memiliki data terbaru dan paling dapat diandalkan untuk bekerja!
3. Berikan panduan dan prompt yang dapat digunakan ulang kepada agen
Setelah sumber data terhubung, saya fokus pada prompt dan batasan, sehingga agen selalu menghasilkan output dalam format yang saya butuhkan.
Saya membuat beberapa pola prompt yang dapat digunakan ulang, termasuk satu untuk ringkasan siap eksekutif. Ketika seorang manajer bertanya, “Apa tema-tema minggu ini?”, saya dapat memicu prompt yang memberi tahu agen untuk:
- Lihat survei antara tanggal tertentu
- Berikan tiga poin penting tentang apa yang berhasil
- Berikan tiga poin penting tentang apa yang tidak berfungsi
- Sarankan tiga langkah konkret berikutnya
Saya juga dapat menambahkan filter seperti:
- “Fokus hanya pada CSAT yang terkait dengan fitur spesifik ini”
- “Lihat umpan balik untuk rentang tanggal ini”
💡 Tips Pro: Prompt yang baik memberikan agen Anda misi yang jelas, filter yang tepat, dan format output yang diharapkan. Investasikan dalam kerangka kerja ini sehingga Anda dapat mempercayai outputnya dan menggunakannya kembali berulang kali.
Jika Anda membutuhkan bantuan untuk memahami prompt, coba Agent Studio tanpa kode di ClickUp. Pembuat bahasa alami dapat membantu Anda brainstorming ide dan membagikan instruksi yang berguna.
Memanfaatkan Agen untuk Bekerja
Setelah semuanya terhubung, alur kerja harian saya sangat sederhana. Saya mengirimkan rentang tanggal untuk survei CSAT kepada Super Agent. Super Agent tersebut mengumpulkan semua tugas yang sesuai dari daftar CSAT kami, mengelompokkan dan menganalisis umpan balik menggunakan pedoman penilaian kami, dan menghasilkan laporan yang konsisten dan terstruktur.
Alih-alih menghabiskan berjam-jam membaca tiket individu, sekarang saya mendapatkan:
- Ringkasan singkat tentang tema-tema
- Sorotan jelas tentang apa yang berjalan dengan baik
- Daftar singkat poin-poin gesekan terbesar
- Langkah-langkah selanjutnya yang dapat diambil oleh tim
🔑 Poin Penting: Agen ini tidak menggantikan siapa pun. Ia membantu tim dukungan kami dengan melakukan pekerjaan pengelompokan dan ringkasan yang memakan waktu untuk kami.
Hal ini membebaskan tim saya dan saya untuk fokus pada hal yang benar-benar penting: meningkatkan pengalaman berdasarkan apa yang diidentifikasi oleh agen.
Membagikan Wawasan CSAT di Tempat Tim Kami Sudah Bekerja
Sebuah laporan hanya berguna jika orang yang tepat melihatnya. Mereka juga perlu melihatnya tepat waktu untuk mengambil tindakan.
Karena semua data tersimpan di ruang kerja ClickUp bersama kami, saya tidak perlu menyalin-tempel hasil ke alat terpisah atau mengejar orang-orang di berbagai aplikasi.
📮 Wawasan ClickUp: Menurut survei kami, hampir 88% pemimpin masih mengandalkan pemeriksaan manual, dasbor, atau rapat untuk mendapatkan pembaruan.
Biayanya? Waktu yang terbuang, pergantian konteks, dan seringkali informasi yang sudah usang. Semakin banyak energi yang Anda habiskan untuk mengejar pembaruan, semakin sedikit yang Anda miliki untuk bertindak atasnya.
Super Agents ClickUp, yang tersedia di Lists dan Chats, menampilkan perubahan status dan thread diskusi kritis secara instan. Selamat tinggal pada permintaan kepada tim Anda untuk mengirim "update cepat". 👀
💫 Hasil Nyata: Pigment meningkatkan efisiensi komunikasi tim sebesar 20% dengan ClickUp—menjaga tim tetap terhubung dan selaras.
Begini cara saya membagikan wawasan CSAT kepada tim dan pemangku kepentingan saya:
1. Laporan sesuai permintaan melalui ClickUp Chat
Jika rekan tim atau pemimpin bertanya, “Apa yang dikatakan pelanggan minggu ini?”, saya tidak perlu meluangkan waktu untuk membuat laporan manual. Juga tidak perlu menggali daftar panjang tugas survei.
Saya membuka ClickUp Chat, mengirim pesan langsung (DM) ke Super Agent Laporan CSAT saya seperti mengirim pesan ke rekan tim, dan memberikan rentang tanggal. Beberapa saat kemudian, saya mendapatkan ringkasan terstruktur langsung di chat: tema utama, poin penting, masalah utama, dan langkah selanjutnya yang disarankan—berdasarkan kriteria yang sama yang sudah kami percayai.
Dari sana, saya dapat meneruskan atau mengutip output tersebut langsung ke kolaborator tanpa meninggalkan ClickUp.
2. Pembaruan mingguan otomatis di saluran CSAT
Saya tidak ingin pelaporan CSAT hanya dilakukan ketika seseorang ingat untuk memintanya. Wawasan terbaik adalah yang muncul secara konsisten, sebelum masalah menjadi tren.
Jadi, saya juga membuat saluran CSAT khusus di mana Super Agent memposting laporan mingguan dengan jadwal tetap. Saluran tersebut menjadi sumber informasi utama tentang "bagaimana perasaan pelanggan kami saat ini"—tanpa perlu ada yang secara manual mengumpulkan dan mendistribusikannya.
Pelaporan otomatis mengubah CSAT dari analisis mendalam sesekali menjadi aliran wawasan yang konsisten bagi semua yang peduli dengan pengalaman pelanggan.
📚 Baca Lebih Lanjut: Jika Anda ingin menjelajahi cara lain untuk mengonsolidasikan pekerjaan, cerita Yvonne Heimann tentang membangun pusat komando bisnis di ClickUp Chat sangat cocok dengan pengaturan CSAT yang saya fokuskan.
Dari Peninjauan CSAT Manual ke Peningkatan Strategis
Jadi, apa dampak terbesar dari beralih ke alur kerja berbasis agen?
Tentu saja, umpan balik CSAT menjadi jauh lebih mudah dibaca. Tapi lebih dari itu, menjadi lebih mudah untuk digunakan!
Setelah Super Agent mulai menghasilkan laporan terstruktur yang sama setiap kali, tim dapat dengan cepat mengidentifikasi tren yang sedang berkembang, perbaikan yang terjadi, dan hal-hal yang memerlukan perhatian sebelum menjadi masalah yang lebih besar.
Konsistensi tersebut juga mengubah cara kami berkolaborasi. Alih-alih mendebat apa arti umpan balik tersebut, kami dapat menyepakati langkah selanjutnya dengan lebih cepat—karena agen tersebut selalu menggunakan kerangka penilaian yang sama setiap kali.
📚 Baca Juga: Untuk ide-ide lebih lanjut tentang merancang alur kerja dengan AI, artikel ini tentang manajemen perubahan AI dengan ClickUp dapat menjadi panduan yang berguna.
Coba Ini untuk Laporan CSAT Anda Sendiri di ClickUp
Jika Anda mengelola CSAT—atau siklus umpan balik pelanggan berulang lainnya—Anda dapat menyesuaikan pengaturan ini di ClickUp tanpa perlu berpikir terlalu rumit. Mulailah dari yang kecil, buat satu jenis laporan berfungsi, lalu kembangkan dari sana.
- Jelaskan tujuan: Tentukan satu pertanyaan yang dapat diulang (misalnya, “Apa tema CSAT teratas minggu ini?”)
- Sentralisasi data: Simpan respons CSAT sebagai tugas dalam satu daftar ClickUp yang khusus.
- Standarisasi sinyal: Tambahkan bidang penilaian CSAT + tempat yang konsisten untuk komentar pelanggan
- Anchor ke rubrik: Arahkan agen Anda ke dokumen ClickUp yang mendefinisikan rubrik kualitas dukungan Anda.
- Gunakan prompt yang dapat digunakan ulang: Tentukan rentang tanggal untuk mengambil skor + tema utama + apa yang berhasil + apa yang tidak berhasil + langkah selanjutnya
- Bagikan di mana keputusan diambil: Jalankan laporan di ClickUp Chat (sesuai permintaan) atau posting otomatis setiap minggu di saluran CSAT.
💡 Tips Pro: Setelah beberapa siklus laporan, perbarui agen Anda agar tetap relevan. Pertimbangkan untuk memperbaiki satu hal sekaligus:
- Tambahkan filter baru (area fitur, segmen, jenis tiket)
- Perketat definisi rubrik
- Perbaiki format output agar lebih mudah untuk ditindaklanjuti
Ketika Anda menggabungkan umpan balik terstruktur, pedoman yang jelas, dan Super Agent yang fokus di ClickUp, CSAT tidak lagi menjadi "sesuatu yang Anda tinjau saat ada waktu" dan menjadi sistem yang andal yang dapat dijalankan tim Anda setiap minggu.
Ingin mencoba sistem saya untuk tim Anda? Daftar ke ClickUp hari ini — gratis!