Bisnis saat ini lebih banyak menggunakan data dan konektivitas, sehingga lebih rentan terhadap gangguan yang tidak terduga.
Survei Krisis dan Ketahanan Global PwC tahun 2023 menemukan bahwa 96% pemimpin bisnis telah mengalami gangguan dalam dua tahun terakhir. Yang lebih memprihatinkan, 76% mengatakan bahwa gangguan terburuk yang mereka alami berdampak serius pada operasi.
Dan inilah masalahnya-tidak perlu serangan siber besar-besaran untuk menyebabkan kekacauan. Terkadang, hanya satu file yang disusupi atau celah keamanan kecil saja sudah cukup untuk membuat segalanya menjadi kacau. Itulah mengapa Forum Ekonomi Dunia menempatkan serangan siber dan pelanggaran data di antara 10 risiko bisnis global teratas.
Kunci untuk tetap unggul? Rencana keberlanjutan bisnis (BCP) yang solid yang membuat tim Anda siap, operasi Anda berjalan, aset bisnis terlindungi, dan gangguan terkendali.
Mari selami apa arti keberlanjutan bisnis yang sebenarnya, mengapa hal ini penting, dan bagaimana cara membuat rencana yang benar-benar berhasil.
โฐ Ringkasan 60 Detik
- Rencana Kesinambungan Bisnis adalah rencana yang membantu perusahaan tetap beroperasi selama terjadi gangguan seperti serangan siber, kegagalan rantai pasokan, atau krisis keuangan
- Bisnis menggunakan BCP untuk kegagalan TI, pandemi, kemerosotan ekonomi, dan ancaman siber
- Membuat Rencana Keberlanjutan Bisnis melibatkan identifikasi risiko, perencanaan pemulihan, pengujian rencana, dan memperbaruinya
- Contoh keberlangsungan bisnis di dunia nyata menunjukkan bagaimana perusahaan seperti Netflix dan Ford secara efektif menangani krisis melalui perencanaan proaktif dan manajemen risiko
- Rangkaian fitur ClickUp (dan templat gratis), seperti Tugas, Dasbor, Dokumen, Otak, dan Otomatisasi, membuat BCP lebih efisien dari sebelumnya
Apa yang dimaksud dengan Rencana Keberlanjutan Bisnis (BCP)?
Rencana Keberlanjutan Bisnis (Business Continuity Plan/BCP) adalah pedoman yang membantu bisnis tetap berjalan saat terjadi gangguan tak terduga, seperti bencana alam, kegagalan teknologi, atau kesalahan manusia.
Templat ini menjabarkan langkah-langkah yang jelas sehingga bisnis tahu persis apa yang harus dilakukan dalam suatu krisis. Hal ini memastikan bahwa operasi, karyawan, dan mitra tetap berjalan sesuai rencana dengan gangguan minimal.
Rencana kontinuitas mempersiapkan organisasi untuk menghadapi risiko seperti serangan siber, pandemi, dan pemadaman listrik atau TI. Tidak perlu diragukan lagi, rencana yang terdefinisi dengan baik sangat penting untuk melindungi stabilitas, reputasi, dan kesuksesan jangka panjang perusahaan.
๐ Tahukah Anda? Untuk sebagian besar bisnis menengah dan besar-lebih dari 90% di antaranya-setiap jam waktu henti menghabiskan biaya lebih dari $300.000! Itu merupakan kerugian besar dalam hal produktivitas, kepercayaan pelanggan, penjualan, dan bahkan penalti kepatuhan.
Komponen Utama Rencana Keberlanjutan Bisnis
BCP yang kuat membutuhkan beberapa elemen kunci agar efektif:
1. Pencadangan dan pemulihan
Kehilangan data penting dapat menghentikan operasi dalam sekejap. Pencadangan rutin-baik di lokasi maupun di luar lokasi-menjaga agar informasi tetap aman dan dapat diakses. Siapkan pencadangan otomatis, uji langkah-langkah pemulihan, dan pastikan tim Anda terbiasa dengan prosesnya untuk menghindari kerepotan saat dibutuhkan.
2. Orang dan komunikasi
Dalam sebuah krisis, setiap orang perlu mengetahui peran mereka. Tetapkan tanggung jawab utama, perbarui daftar kontak, dan tetapkan cara yang jelas untuk menyampaikan informasi. Miliki beberapa saluran komunikasi-email, telepon, aplikasi perpesanan-sehingga tidak ada kebingungan saat keputusan cepat diperlukan.
3. Manajemen risiko
Ancaman datang dalam berbagai bentuk-bencana alam, serangan siber, kegagalan sistem, dan kesalahan manusia. Mengidentifikasi titik-titik lemah sejak dini membantu mengurangi kerusakan sebelum meluas. Rencana proaktif hari ini dapat menghemat waktu, uang, dan rasa frustrasi di kemudian hari.
4. Pengujian dan pembaruan
Rencana yang tidak diuji hanyalah dokumen. Jalankan latihan rutin, latih tim Anda, dan sesuaikan berbagai hal seiring dengan perkembangan bisnis Anda. Pergeseran teknologi, pergantian staf, dan risiko baru bermunculan, jadi dengan menjaga rencana tetap segar berarti Anda selalu selangkah lebih maju.
Tujuannya? Lebih sedikit waktu henti, lebih sedikit stres, dan bisnis yang tetap kuat apa pun yang terjadi.
๐ก Kiat Pro: Buatlah kartu skor *Business Impact Analysis (BIA) untuk setiap departemen sebelum mengunci BCP Anda. Buatlah dengan sederhana - beri nilai setiap fungsi bisnis pada skala 1-5 di tiga area: dampak pendapatan, pengalaman pelanggan, dan ketergantungan operasional. Jika sebuah fungsi mendapat skor 12 atau lebih, maka fungsi tersebut merupakan operasi yang kritis dan harus mendapat prioritas utama ketika terjadi masalah.
Contoh Rencana Keberlanjutan Bisnis
Saat terjadi bencana, seberapa siapkah bisnis Anda? Setiap krisis menuntut rencana tindakan yang berbeda, mulai dari serangan siber hingga bencana alam.
Berikut ini lima contoh rencana keberlanjutan bisnis dunia nyata yang menunjukkan bagaimana bisnis cerdas menangani krisis dan langkah-langkah penting untuk membangun rencana keberlanjutan bisnis Anda sendiri.
1. Rencana pemulihan bencana TI
Rencana pemulihan bencana TI adalah cetak biru strategi, prosedur, dan protokol-termasuk aspek perencanaan kapasitas TI-yang dirancang untuk membantu perusahaan memulihkan infrastruktur dan operasi TI mereka setelah peristiwa yang mengganggu seperti serangan siber, kegagalan perangkat keras, atau kesalahan manusia.
Contoh dunia nyata: Salah satu contoh keberlangsungan bisnis terbaik, BCP Netflix diuji selama pemadaman AWS pada tahun 2011. Alih-alih mengandalkan satu titik kegagalan, mereka membangun sistem menggunakan layanan tanpa kewarganegaraan, replikasi data lintas zona, dan redundansi untuk menjaga operasi tetap berjalan. Ini adalah salah satu contoh rencana keberlanjutan bisnis terbaik!
Daftar periksa untuk rencana pemulihan bencana TI yang kuat
pencadangan dan pemulihan: Lakukan pencadangan secara rutin agar Anda dapat memulihkan data penting dengan cepat saat dibutuhkan
pemulihan berbasis awan: Andalkan layanan awan untuk opsi pemulihan yang fleksibel dan dapat diskalakan
โ Tanggapan insiden: Miliki rencana langkah demi langkah untuk mendeteksi, menganalisis, dan memulihkan layanan penting Anda dari masalah (berinvestasilah dalam perangkat lunak manajemen insiden!)
โ Redundansi: Sistem duplikat untuk mencegah kegagalan (jangan menaruh semua telur Anda dalam satu keranjang)
2. Rencana tanggap pandemi
Rencana tanggap pandemi membantu bisnis tetap berada di jalur yang benar selama wabah penyakit menular. Rencana ini berfokus pada menjaga keamanan karyawan, mendukung pekerjaan jarak jauh, memperkuat rantai pasokan, dan menjaga kelancaran komunikasi.
Contoh rencana keberlanjutan bisnis ini terbagi dalam tiga fase:
1๏ธโฃ Pra-pandemi: Ini adalah tahap persiapan. Anda merencanakan, menguji, dan menyesuaikan BCP Anda sehingga semuanya ready2๏ธโฃ Selama pandemi: Saatnya menerapkan rencana ke dalam tindakan, menjaga agar operasi tetap berjalan dengan disruption3๏ธโฃ Pasca-pandemi: Setelah semuanya beres, Anda meninjau apa yang berhasil, memperbaiki apa yang tidak, dan mengembalikan bisnis ke kecepatan penuh
๐ Contoh dunia nyata: Saat COVID-19 melanda, rencana respons pandemi Walmart berjalan dengan cepat. Mereka melindungi karyawan dengan cuti sakit berbayar, APD, dan lainnya sambil menjaga toko tetap berjalan dengan pengiriman tanpa kontak. Untuk menjaga keamanan pelanggan, mereka memangkas jam buka toko, meningkatkan sanitasi, dan memberlakukan lokasi pengujian COVID-19 di tempat parkir!
Daftar periksa untuk rencana tanggap pandemi
koordinator pandemi: Tunjuk tim khusus dan tunjuk pemimpin tim untuk mengawasi respons
kebijakan kerja jarak jauh: Siapkan sistem kerja jarak jauh yang aman sehingga karyawan dapat bekerja dari rumah tanpa ketinggalan
menangani karantina: Mengembangkan protokol untuk larangan perjalanan dan penutupan perbatasan
3. Rencana kesinambungan rantai pasokan
Rencana keberlangsungan rantai pasokan adalah strategi yang memastikan rantai pasokan perusahaan tetap beroperasi selama terjadi gangguan, seperti konflik geopolitik, serangan siber, atau kegagalan pemasok. Rencana ini membantu bisnis memitigasi risiko, meminimalkan waktu henti, dan menjaga aliran barang dan jasa.
๐ Contoh dunia nyata: Ketika gempa bumi dan tsunami Jepang tahun 2011 melanda, rantai pasokan Toyota mengalami dampak yang signifikan-tetapi rencana keberlanjutan mereka membuat mereka tetap bertahan. Mereka bangkit kembali lebih cepat daripada banyak pesaing dengan bekerja sama dengan pemasok cadangan, menimbun suku cadang penting, dan memetakan seluruh rantai pasokan mereka. Bicara tentang perencanaan organisasi!
Daftar periksa untuk rencana keberlanjutan rantai pasokan yang kuat
identifikasi pemasok penting: Buat daftar semua pemasok utama dan nilai tingkat risiko mereka (lokasi, stabilitas keuangan, opsi alternatif)
diversifikasi pemasok: Hindari ketergantungan pada satu pemasok atau wilayah dengan memiliki vendor cadangan di lokasi yang berbeda
memetakan rantai pasokan Anda: Pahami dari mana setiap suku cadang atau bahan berasal, termasuk pemasok Tingkat 2 dan Tingkat 3
โ Timbun inventaris penting: Simpan stok penyangga untuk bahan penting untuk menghindari kekurangan selama gangguan
kembangkan rencana logistik darurat: Rencanakan rute pengiriman dan moda transportasi alternatif jika terjadi gangguan
4. Rencana manajemen krisis keuangan
Rencana manajemen krisis keuangan membantu bisnis menavigasi kemerosotan ekonomi, kekurangan likuiditas, dan kemunduran keuangan yang tidak terduga. Rencana ini berfokus pada mempertahankan arus kas dan mengamankan pendanaan alternatif agar operasi tetap berjalan.
Beberapa tindakan utamanya termasuk mengidentifikasi risiko keuangan, mengoptimalkan piutang dan utang, menegosiasikan ulang kontrak vendor, dan memprioritaskan pengeluaran penting.
๐ Contoh dunia nyata: Contoh yang bagus dari FCMP yang sedang beraksi adalah Ford selama krisis keuangan tahun 2008. Sementara produsen mobil lain seperti GM dan Chrysler membutuhkan dana talangan pemerintah, Ford telah mendapatkan $23,5 miliar dalam bentuk pinjaman swasta dua tahun sebelumnya. Hal ini memberi mereka bantalan uang tunai untuk bertahan hidup tanpa bantuan dari luar.
Daftar periksa untuk rencana manajemen krisis keuangan yang kuat
โ Memprioritaskan operasi penting: Memastikan penggajian, hutang/piutang, kepatuhan pajak, dan manajemen pendapatan tidak terganggu
โ Mengantisipasi risiko sebelum terjadi: Identifikasi ancaman seperti ketidakstabilan ekonomi, serangan siber, dan denda peraturan. Gunakan templat rencana kontinjensi untuk memetakan risiko dan memperkuat ketahanan
โ Perlindungan teknis yang aman: Melindungi sistem keuangan berbasis cloud, mencadangkan data penting, dan mengamankan aset penting seperti polis asuransi dan kontrak vendor dari ancaman siber
5. Rencana respons insiden keamanan siber
Rencana tanggap insiden keamanan siber adalah suatu keharusan, namun hanya 45% perusahaan yang memilikinya. Pertanyaannya bukan apakah serangan akan terjadi, tetapi seberapa siap Anda saat serangan terjadi.
Saat itulah manajemen risiko keamanan siber, atau respons insiden, hadir sebagai pendekatan terstruktur untuk mendeteksi, merespons, dan memulihkan diri dari ancaman siber. Hal ini memastikan bahwa fungsi bisnis yang penting tetap berjalan dengan gangguan minimal, bahkan saat terjadi serangan.
๐ Contoh dunia nyata: Salah satu peringatan terbesar dalam keamanan siber adalah serangan ransomware WannaCry. Serangan ini menyerang 34% dari National Health Service (NHS) di Inggris, membuat sistem terhenti.
Daftar periksa untuk rencana tanggap insiden keamanan siber yang kuat
identifikasi aset-aset utama: Sistem dan data penting apa yang membuat bisnis Anda tetap berjalan? Lindungi mereka terlebih dahulu
melakukan penilaian risiko: Mengevaluasi kerentanan dan celah keamanan secara teratur melalui proses seperti tes pena
โ Data cadangan: Menyimpan cadangan terenkripsi di lokasi yang aman seperti penyimpanan awan atau drive
โ Uji rencana: Jalankan latihan keamanan siber untuk memastikan kesiapan
โก๏ธ Baca Lebih Lanjut: * template Manajemen Perubahan Gratis Dengan Contoh Rencana
6. Rencana keberlanjutan bisnis manufaktur
Rencana keberlangsungan bisnis manufaktur adalah kerangka kerja yang dirancang untuk memastikan bahwa perusahaan manufaktur dapat terus beroperasi selama dan setelah gangguan, seperti bencana alam, serangan siber, kegagalan rantai pasokan, kerusakan peralatan, atau kekurangan tenaga kerja.
Rencana ini menguraikan langkah-langkah pencegahan, strategi tanggap darurat, dan prosedur pemulihan untuk meminimalkan waktu henti dan kerugian finansial sekaligus mempertahankan efisiensi produksi.
๐ Contoh dunia nyata: Serangan ransomware tahun 2017 di AS menghantam raksasa farmasi Merck & Co. dengan keras, menutup operasi manufaktur, penelitian, dan penjualan. Karyawan kehilangan akses email, dan 70.000 pekerja terkunci dari komputer mereka.
Daftar periksa untuk rencana keberlanjutan bisnis manufaktur yang kuat
โ Ketahui proses internal: Mengidentifikasi proses dan aset penting (misalnya, mesin, rantai pasokan, logistik)
โ Miliki jalur komunikasi langsung: Kembangkan jalur komunikasi yang jelas untuk karyawan, pemasok, dan pemangku kepentingan
memiliki rencana keamanan: Menerapkan protokol keselamatan dan prosedur evakuasi untuk keadaan darurat di lokasi
โ Menjaga kepatuhan: Memastikan kepatuhan terhadap peraturan OSHA, lingkungan, dan industri
๐ฎ ClickUp Insight: Sekitar 41% profesional lebih memilih pesan instan untuk komunikasi tim. Meskipun menawarkan pertukaran yang cepat dan efisien, pesan sering kali tersebar di berbagai saluran, utas, atau pesan langsung, sehingga lebih sulit untuk mengambil informasi di kemudian hari.
Dengan solusi terintegrasi seperti ClickUp Chat, utas obrolan Anda dipetakan ke proyek dan tugas tertentu, sehingga percakapan Anda tetap sesuai konteks dan selalu tersedia.
7. Rencana keberlanjutan bisnis konstruksi
Rencana keberlanjutan bisnis konstruksi membantu perusahaan tetap siap, merespons dengan cepat, dan pulih dengan lancar dari gangguan tanpa berdampak besar pada operasi atau pendapatan.
Dalam konstruksi, kemunduran yang tidak terduga dapat membuat proyek keluar dari jalur, menunda jadwal, dan menyebabkan kerugian finansial yang besar. Meskipun bencana cuaca adalah risiko yang jelas, masalah rantai pasokan dan kekurangan tenaga kerja bisa sama sulitnya untuk ditangani.
๐ Contoh dunia nyata: Perusahaan Konstruksi Al-Thuwairat menghadapi risiko besar seperti gangguan cuaca dan masalah tenaga kerja, tetapi tantangan terbesar mereka adalah kurangnya sistem yang jelas untuk mengelola risiko-risiko ini. Untuk mengatasinya, mereka meningkatkan komunikasi antar departemen dan memperkenalkan pendekatan penilaian risiko yang terstruktur. Hal ini membuat operasi mereka lebih tangguh, membantu mereka menangani gangguan tanpa menggagalkan proyek.
Daftar periksa untuk rencana keberlanjutan bisnis konstruksi yang kuat
rencanakan hal yang tidak terduga: Mengidentifikasi risiko seperti cuaca buruk, penundaan rantai pasokan, atau ancaman siber, dan menyiapkan rencana cadangan untuk menjaga proyek tetap berjalan sesuai rencana
memiliki strategi pemulihan yang cepat: Siapkan langkah-langkah yang jelas untuk merelokasi operasi, memulihkan data, dan membuat kru kembali bekerja sesegera mungkin
โ Jaga keselarasan tim: Pastikan semua orang mengetahui peran mereka selama gangguan dengan rencana respons yang telah dilatih dengan baik
8. Rencana keberlangsungan bisnis insiden keamanan fisik
Rencana Kesinambungan Bisnis Insiden Keamanan Fisik memastikan Anda siap menangani keadaan darurat, melindungi aset, dan kembali ke jalur yang benar dengan cepat. Rencana yang baik mencakup segala hal mulai dari tanggap darurat hingga kepatuhan dan penilaian risiko yang sedang berlangsung sehingga bisnis Anda tetap tangguh.
๐ Contoh dunia nyata: Selama Badai Katrina pada tahun 2005, rumah sakit dan bisnis di New Orleans menghadapi kegagalan keamanan fisik yang sangat besar, dengan penjarahan, pemadaman listrik, dan kerusakan infrastruktur yang membuat keadaan menjadi lebih buruk. Mereka yang memiliki daya cadangan, rencana evakuasi darurat, dan persediaan yang cukup berhasil menjaga operasi terbatas tetap berjalan.
Daftar periksa untuk rencana keberlangsungan bisnis insiden keamanan fisik yang kuat
โ Selaraskan dengan pemulihan TI: Memastikan integrasi yang mulus dengan rencana pemulihan bencana TI untuk menangani gangguan sistem
โ Tetap patuh secara hukum: Ikuti peraturan keamanan dan persyaratan pelaporan untuk menghindari komplikasi hukum
tinjau dan tingkatkan secara teratur: Terus menilai risiko, perbarui protokol, dan terapkan pelajaran dari insiden masa lalu agar tetap siap
9. Rencana tanggap darurat pemadaman listrik
Pemadaman listrik dapat membuat operasi bisnis terhenti. Lebih buruk lagi, pemadaman listrik dapat berlangsung berhari-hari. Dengan Rencana Tanggap Darurat Pemadaman Listrik yang tepat, Anda dapat menjaga fungsi-fungsi penting tetap berjalan, meminimalkan gangguan, dan menjaga kepercayaan pelanggan. Strategi yang dipersiapkan dengan baik memastikan tim Anda mengetahui apa yang harus dilakukan, sumber daya yang harus dikerahkan, dan cara memulihkannya dengan cepat.
๐ Contoh dunia nyata: Pemadaman listrik melumpuhkan Delta Air Lines pada tahun 2016, yang memaksa ribuan pembatalan penerbangan. Sebagai tanggapan, perusahaan berinvestasi dalam infrastruktur TI, membangun sistem yang berlebihan, dan meningkatkan protokol komunikasi untuk mencegah gangguan serupa.
Daftar periksa untuk rencana tanggap darurat pemadaman listrik yang kuat
โ Identifikasi fungsi-fungsi penting: Tentukan operasi mana (sistem TI, manufaktur, layanan pelanggan, dll.) yang paling rentan terhadap gangguan listrik
โ Solusi daya cadangan: Berinvestasi dalam generator, sistem UPS, dan sumber daya alternatif
rencana kontinjensi operasional: Memprioritaskan tugas, mengalokasikan ulang sumber daya, dan menetapkan alur kerja untuk mempertahankan produktivitas
10. Manajemen krisis dan rencana penarikan produk
Manajemen krisis dan rencana penarikan produk yang kuat sangat penting untuk mengendalikan keadaan darurat seperti kontaminasi produk, masalah keamanan, atau kegagalan rantai pasokan. Misalnya, jika FDA mengumumkan bahwa suatu bahan dalam produk Anda tidak aman, tindakan cepat sangat penting untuk melindungi pelanggan, menjaga kepercayaan, dan menghindari masalah hukum.
๐ Contoh dunia nyata: Johnson & Johnson menghadapi krisis besar pada tahun 1982 ketika kapsul Tylenol yang dicampur sianida menyebabkan banyak kematian. Perusahaan ini dengan cepat menarik 31 juta botol dan memperkenalkan kemasan anti rusak. Respons cepat dan transparansi mereka memulihkan kepercayaan dan berujung pada peluncuran kembali produk yang sukses.
Daftar periksa untuk manajemen krisis dan rencana penarikan produk yang kuat
memperkuat kontrol kualitas: Melakukan analisis akar masalah untuk menentukan apa yang salah, memperketat pemeriksaan keselamatan, dan mencegah kecelakaan di masa mendatang
โ Berkomunikasi dengan percaya diri: Melatih juru bicara untuk menangani masalah media, regulator, dan pelanggan dengan lancar
โ Mendukung pelanggan Anda: Mengatur penggantian produk dengan cepat atau solusi alternatif untuk menjaga kepercayaan dan meminimalkan gangguan
Cara Membuat Rencana Keberlanjutan Bisnis
Gangguan tak terduga dapat menimpa Anda kapan saja, namun rencana keberlangsungan bisnis yang solid akan membuat operasi Anda tetap berjalan lancar.
Berikut ini cara membuat rencana yang melindungi bisnis Anda dari hal-hal yang tidak terduga ๐
Tahap 1: Temukan risiko dan perkuat titik lemah
Hal pertama yang harus dilakukan adalah mencari tahu apa yang bisa salah dan seberapa buruk dampaknya terhadap bisnis Anda. Langkah ini membantu Anda menentukan risiko, meminimalkan kerusakan, dan membuat rencana agar bisnis tetap berjalan.
Penilaian dan mitigasi risiko
Pikirkan tentang potensi ancaman seperti kegagalan sistem, gangguan rantai pasokan, atau serangan siber yang dapat mengacaukan operasi Anda. Siapkan proses bisnis yang transparan untuk mengukur dan mengelola risiko-risiko ini sehingga Anda tahu apa yang dapat ditangani oleh bisnis Anda dan kapan harus mengambil tindakan.
๐ก Kiat Pro: Identifikasi potensi risiko dan petakan dampaknya pada templat penilaian risiko yang telah dibuat sebelumnya. Hal ini memudahkan untuk memetakan kemungkinan ancaman, berkolaborasi dengan tim Anda, dan mengatur semuanya di satu tempat!
Analisis Dampak Bisnis (BIA)
Cari tahu bagian mana dari bisnis Anda yang tidak dapat melambat ketika gangguan mulai berdampak pada pelanggan, persyaratan hukum, operasi, atau bahkan reputasi Anda. Setelah mengetahui titik kritisnya, Anda dapat membuat rencana untuk meminimalkan risiko dan bangkit kembali dengan cepat.
โก๏ธ Bonus: Cara Menulis Laporan Insiden di Tempat Kerja
Tahap 2: Buat rencana pemulihan yang solid dan lakukan komunikasi dengan benar
Setelah Anda mengetahui risikonya, buatlah rencana yang jelas untuk menangani gangguan sekaligus memberi informasi kepada semua orang.
Singkatnya, ini mencakup:
โ Tanggapan dan manajemen keadaan darurat: Bertindak cepat untuk menstabilkan situasi, melindungi orang, dan mengendalikan sistem internal. Tetapkan peran, koordinasikan dengan petugas tanggap darurat, dan pastikan semua orang mengetahui tanggung jawab mereka
strategi komunikasi krisis: Tim kesinambungan bisnis Anda harus memutuskan siapa yang berbicara di depan umum, saluran mana yang akan digunakan, dan bagaimana memprioritaskan pembaruan. Siapkan prosedur eskalasi sehingga tim tahu persis bagaimana menangani skenario krisis yang berbeda
pemulihan dan kesinambungan bisnis: Bagaimana Anda memulihkan fungsi bisnis yang penting setelah terjadi gangguan? Jelaskan prosedur pemulihan seperti memulihkan data, menghubungi klien dan vendor utama, menerapkan rencana kontinjensi, dan menyiapkan solusi kerja sementara
Identifikasi fungsi-fungsi penting, bertindak cepat, dan kembali ke jalur yang benar dengan percaya diri!
Tahap 3: Uji, perbarui, dan tingkatkan
Fase terakhir ini memastikan bahwa BCP Anda akan tetap relevan, efektif, dan mutakhir.
- Rencanakan audit dan pembaruan: Rencana keberlanjutan bisnis bukanlah 'atur dan lupakan. ' Tinjau, uji, dan perbarui secara teratur agar tetap segar. Jalankan simulasi, sempurnakan strategi, dan tetap selaras dengan kebijakan keberlangsungan bisnis Anda
- Pelatihan karyawan: Tim Anda perlu mengetahui dengan pasti apa yang harus dilakukan dalam suatu krisis. Adakan sesi pelatihan, perjelas peran, dan perkuat komunikasi agar semua orang siap saat dibutuhkan
- Uji coba dan simulasi: Jangan menunggu bencana terjadi-latihanlah sebelum bencana itu terjadi. Latihan membantu menemukan titik lemah, meningkatkan waktu respons, dan memastikan semuanya berjalan tanpa gangguan
Alat dan Sumber Daya untuk Perencanaan Keberlanjutan Bisnis
Dalam hal tetap siap dan merespons dengan cepat, alat bantu yang tepatlah yang akan membuat perbedaan nyata.
Berikut ini beberapa yang membantu bisnis mengelola risiko dan pemulihan dengan lancar:
- Sistem Kerangka Kerja Fusion: Membantu memetakan fungsi bisnis penting dan mengotomatiskan pemantauan risiko
- Hubungkan Risiko: Memusatkan perencanaan keberlanjutan bisnis dengan pelacakan risiko secara real-time.
- Nol: Berfokus pada pemulihan bencana TI dan perlindungan data
- LogicManager: Menyediakan pendekatan terstruktur untuk mengidentifikasi risiko dan perencanaan respons
Namun, bagaimana jika Anda membutuhkan solusi yang lebih fleksibel dan lengkap untuk mengelola semuanya-tanpa kerumitan? Banyak alat bantu yang hanya berfokus pada satu aspek kelangsungan bisnis, sehingga Anda harus menyulap beberapa platform. Di sinilah Anda membutuhkan ClickUp (aplikasi untuk segala hal, untuk pekerjaan)!
Templat ini menyatukan segala sesuatu di satu tempat, sehingga lebih mudah untuk melacak risiko, menetapkan tugas, dan menjaga keselarasan tim Anda saat terjadi gangguan. Berikut caranya. ๐
Dokumentasi terpusat untuk manajemen risiko
Manajemen risiko dan perencanaan respons yang efektif bergantung pada akses cepat ke informasi penting. Dengan ClickUp Docs, Anda dapat membuat, menyimpan, dan memperbarui rencana keberlangsungan bisnis, penilaian risiko, dan protokol respons di satu lokasi terpusat. Hal ini memastikan semua pemangku kepentingan memiliki informasi terbaru di ujung jari mereka, sehingga memungkinkan respons yang cepat dan terkoordinasi.
Perencanaan dan alokasi tugas
Setelah rencana Anda siap, kejelasan dalam eksekusi adalah kuncinya. Klik Tugas membantu menetapkan dan melacak setiap item tindakan yang terkait dengan manajemen risiko, prosedur pemulihan, dan fungsi bisnis yang penting. Tetapkan prioritas, tenggat waktu, dan ketergantungan sehingga tim Anda tahu persis siapa yang bertanggung jawab atas apa-menghilangkan kebingungan dan memungkinkan tindakan cepat saat dibutuhkan.
Untuk lebih meningkatkan efisiensi, gunakan panduan prioritas tugas ClickUp untuk menyusun alur kerja dan memastikan tugas yang paling mendesak ditangani terlebih dahulu.
Pemantauan dan penyelarasan waktu nyata
Selama fase pengujian dan krisis nyata, Anda dapat tetap mengetahui rencana keberlanjutan Anda dengan Dasbor ClickUp, yang memberikan gambaran kemajuan secara real-time. Baik Anda melacak penyelesaian tugas, waktu respons, atau potensi penundaan, Dasbor memberi Anda visibilitas instan ke dalam BCP Anda, membantu Anda tetap terorganisir dan selaras saat setiap detik sangat berarti.
Templat rencana keberlanjutan bisnis yang dapat disesuaikan
Tidak ada yang suka membuat dokumen dari awal, terutama jika melibatkan entri data manual yang ekstensif dan informasi yang berulang-ulang. Pada hari-hari seperti ini, template siap pakai bisa menjadi teman terbaik Anda. Dengan templat CheckUp Business Continuity Plan, dasar-dasarnya sudah disiapkan untuk Anda - yang perlu Anda lakukan hanyalah mengisi secara spesifik.
Inilah alasan mengapa Anda akan menyukai templat ini:
- Pelacakan kemajuan yang mudah: Status khusus seperti 'Selesai, 'Sedang Berlangsung,' dan 'Harus Dilakukan' membantu Anda melihat secara instan posisi tugas
- Informasi yang terorganisir: Bidang khusus seperti 'Kategori Rencana Bisnis' dan 'Detail' memungkinkan Anda menyimpan dan memvisualisasikan informasi penting dengan mudah
- Beberapa tampilan yang nyaman: Pilih dari empat tampilan yang berbeda-Prioritas, Dewan, Daftar, dan Panduan Memulai-untuk menjaga agar data Anda tetap teratur dan mudah diakses
ClickUp telah menjadi pengubah permainan mutlak bagi tim kami, dukungan yang mereka berikan selama orientasi sangat luar biasa! Mereka telah menghemat waktu kami selama berjam-jam, memberikan kami data untuk mengalokasikan sumber daya kami secara lebih efektif, dan menjaga proyek kami tetap sesuai jadwal sambil terus memberi tahu pelanggan kami.
ClickUp telah menjadi pengubah permainan mutlak bagi tim kami, dukungan yang mereka berikan selama orientasi sangat luar biasa! Mereka telah menghemat waktu kami selama berjam-jam, memberikan kami data untuk mengalokasikan sumber daya kami secara lebih efektif, dan menjaga proyek kami tetap sesuai jadwal sambil terus memberi tahu pelanggan kami.
ClickUp telah menjadi pengubah permainan mutlak bagi tim kami, dukungan yang mereka berikan selama orientasi sangat luar biasa! Mereka telah menghemat waktu kami selama berjam-jam, memberikan kami data untuk mengalokasikan sumber daya kami secara lebih efektif, dan menjaga proyek kami tetap sesuai jadwal sambil terus memberi tahu pelanggan kami.
ClickUp telah menjadi pengubah permainan mutlak bagi tim kami, dukungan yang mereka berikan selama orientasi sangat luar biasa! Mereka telah menghemat waktu kami selama berjam-jam, memberikan kami data untuk mengalokasikan sumber daya kami secara lebih efektif, dan menjaga proyek kami tetap sesuai jadwal sambil terus memberi tahu pelanggan kami.
ClickUp telah menjadi pengubah permainan mutlak bagi tim kami, dukungan yang mereka berikan selama orientasi sangat luar biasa! Mereka telah menghemat waktu kami selama berjam-jam, memberikan kami data untuk mengalokasikan sumber daya kami secara lebih efektif, dan menjaga proyek kami tetap sesuai jadwal sambil terus mengabari pelanggan kami.
Kolaborasi real-time dan otomatisasi tugas untuk eksekusi tanpa hambatan
Dalam sebuah krisis, komunikasi instan tidak bisa ditawar lagi. Anda membutuhkan tim dan departemen untuk segera bekerja sama tanpa harus berpindah-pindah aplikasi atau mencari informasi. Itulah mengapa ClickUp Chat adalah pengubah permainan.
Hal ini memungkinkan semua orang untuk mendiskusikan rencana pemulihan dan strategi mitigasi di satu tempat, menjaga komunikasi tetap terbuka dan cepat saat paling dibutuhkan. Anda bahkan bisa memberikan tugas langsung dari obrolan, mengubah diskusi menjadi tindakan secara instan.
Namun, itu baru permulaan. Dengan ClickUp Brain (asisten AI ClickUp sendiri) tepat di dalam Chat, Anda dapat dengan cepat menampilkan pembaruan yang paling relevan atau dokumen penting tanpa perlu mencari-cari.
Dan untuk mewujudkan rencana ini menjadi kenyataan, ClickUp Automations adalah pilihan yang tepat. Ingin dokumen atau tugas pemulihan yang penting sampai ke tangan orang yang tepat pada saat ditugaskan? Siapkan perintah khusus yang cepat, dan ClickUp akan melakukan sisanya.
Jika Anda tidak ingin membuat perintah secara manual, jangan khawatir-cukup tanyakan pada ClickUp Brain dengan perintah sederhana. Ini akan menangani pengaturan otomatisasi untuk Anda dalam hitungan detik. Lebih sedikit kesibukan, lebih banyak aksi.
โก๏ธ Baca Juga: Perangkat Lunak Manajemen Risiko Perusahaan Terbaik
Buat Rencana Kesinambungan Bisnis yang Solid Dengan ClickUp
Jika ada satu hal yang telah kita pelajari, yaitu ketidakpastian bukan tentang 'jika' tetapi 'kapan. gangguan akan terjadi, entah itu serangan siber, gangguan rantai pasokan, atau pergeseran pasar yang tidak terduga.
Pertanyaan sebenarnya adalah, apakah bisnis Anda siap?
BCP memberikan organisasi kesempatan terbaik untuk berhasil menavigasi skenario bencana dengan memberikan arahan yang siap pakai.
Namun, mari kita jujur saja - BCP tidak akan efektif jika terkubur dalam folder yang terlupakan, tidak pernah diperbarui, atau terlalu rumit untuk diikuti oleh tim.
Dengan beragam fitur ClickUp dan templat yang dapat disesuaikan, perencanaan keberlangsungan bisnis menjadi lebih sederhana, lebih terorganisir, dan tidak terlalu menakutkan.