Anda bisa menyelenggarakan berbagai aktivitas team building, namun satu hal yang akan sangat dihargai oleh tim Anda adalah fleksibilitas kerja. Di dunia saat ini, ini adalah keuntungan utama di tempat kerja.
Dalam survei Deloitte, 94% responden mengatakan bahwa fleksibilitas kerja meningkatkan kesehatan mental dan membantu mereka menyeimbangkan pekerjaan dengan kehidupan pribadi.
Jadi, bagaimana perusahaan mengikuti perubahan ini sambil memastikan pekerjaan tetap selesai (dan dilakukan dengan baik)? Masuklah ke tokoh utama dalam cerita kita: rapat tanpa sambungan.
Tidak seperti rapat tradisional yang menghabiskan waktu, rapat asinkronisasi memungkinkan anggota tim berkolaborasi dengan kecepatan masing-masing.
Mengurangi rapat yang tidak perlu juga dapat menghemat lebih dari $25.000 per tahun per karyawan . Itu bukan uang receh. 😱
Dalam panduan ini, kita akan membahas rapat asinkron, pro dan kontranya, dan praktik terbaik untuk membantu tim Anda tetap produktif sambil menikmati fleksibilitas yang layak mereka dapatkan.
⏰ Ringkasan 60 Detik
- Rapat asinkron memungkinkan para peserta untuk berkontribusi sesuai jadwal mereka masing-masing, tanpa perlu hadir secara bersamaan. Fleksibilitas ini ideal untuk tim yang berada di lokasi yang jauh dan tersebar
- Manfaat komunikasi asinkron: Peningkatan fleksibilitas, peningkatan produktivitas, dan berkurangnya kebutuhan akan interaksi waktu nyata
- Kekurangan dari rapat asinkron: Umpan balik yang tertunda dan risiko miskomunikasi karena kurangnya klarifikasi waktu nyata
- Rapat asinkron ideal untuk percakapan empat mata, stand-up harian, pelatihan, dan pembaruan proyek
- Langkah-langkah untuk melakukan rapat asinkron yang efektif meliputi:
- Mengedukasi anggota tim mengenai proses rapat asinkron dan menetapkan ekspektasi
- Menguraikan agenda rapat dan menyediakan akses ke dokumen yang relevan
- Memperjelas bagaimana setiap anggota tim harus berkontribusi
- Mengundang hanya peserta yang penting dan menetapkan tanggung jawab
- Mendokumentasikan hasil dengan alat bantu seperti AI Notetaker ClickUp untuk mentranskrip diskusi dan meringkas keputusan
- Untuk rapat asinkronisasi yang produktif, dorong pemblokiran waktu, konsolidasi pesan dan tugas dalam satu platform sepertiClickUpmengelola notifikasi untuk fokus pada hal yang penting, memasukkan catatan suara dan pesan video untuk sentuhan manusiawi, dan memusatkan dokumentasi di pusat pengetahuan
- Bagaimana ClickUp mendukung rapat asinkron:
- Manajemen tugas: Tetapkan item tindakan, tetapkan tanggal jatuh tempo, dan pantau kemajuan
- Dokumen dan Notepad: Mengumpulkan informasi dan membuat daftar periksa untuk memprioritaskan tugas
- Obrolan dan Klip: Menggabungkan pesan dan berbagi rekaman layar untuk komunikasi yang jelas
Apa yang dimaksud dengan Rapat Asinkron?
Rapat asinkron adalah rapat yang pesertanya tidak perlu hadir pada waktu yang sama.
🌟 Begini cara kerjanya: Alih-alih pendekatan "semua orang bergabung pada pukul 10 pagi", peserta dapat berkomunikasi dan berkontribusi sesuai jadwal mereka sendiri-apakah itu jam 8 pagi sambil minum kopi di New York, jam 2 siang saat istirahat makan siang di London, atau bahkan tengah malam di Tokyo. Setiap orang mendapatkan fleksibilitas untuk berpartisipasi sesuai dengan kecepatan dan jadwal mereka sendiri tanpa mengganggu alur atau prioritas harian mereka.
Pertemuan-pertemuan ini biasanya menggunakan asinkron saluran komunikasi seperti email, pesan instan, atau video yang telah direkam sebelumnya, sehingga memudahkan anggota tim untuk berkolaborasi tanpa harus "berada di ruangan yang sama" pada saat yang sama.
💡 Tip Pro: Anda pikir rapat asinkron hanya untuk tim jarak jauh? Pikirkan lagi. Fleksibilitas rapat asinkron membuatnya ideal untuk tim yang tersebar maupun yang berada di kantor untuk menghemat waktu.
Perbedaan utama antara rapat sinkron dan asinkron
Perbedaan utama antara kedua format rapat ini terletak pada waktu. Rapat sinkron menuntut kehadiran waktu nyata, sedangkan rapat asinkron memberikan kebebasan kepada para peserta untuk bergabung pada waktu yang paling tepat bagi mereka.
Berikut ini adalah tabel singkat yang menunjukkan perbedaan utama:
| Aspek | Rapat Sinkron | Rapat Asinkron |
|---|---|---|
| Waktu | Waktu nyata, semua orang hadir secara bersamaan | Kontribusi terjadi pada waktu yang berbeda |
| Alat bantu | Panggilan video, panggilan telepon, rapat tatap muka | Email, pesan instan, video yang telah direkam sebelumnya |
| Fleksibilitas | Penjadwalan yang tidak terlalu membutuhkan banyak waktu | Dapat digunakan di berbagai zona waktu dan jadwal |
| Contoh | Rapat mingguan, pembaruan operasi, sesi curah pendapat | Pembaruan proyek melalui email, demo alur kerja yang direkam |
| Tantangan | Konflik penjadwalan, waktu yang terbuang dalam rapat yang tidak produktif | Membutuhkan disiplin diri, dapat menunda tanggapan langsung |
📌 Contoh: Tim produk yang bekerja di AS, Eropa, dan Asia perlu meninjau desain aplikasi baru. Alih-alih mengatur rapat sinkron yang memaksa seseorang untuk hadir larut malam, perancang utama mengunggah maket dengan penjelasan yang direkam ke alat bantu manajemen proyek seperti ClickUp dan tuliskan detailnya di kolom komentar. Anggota tim dapat memberikan saran di thread yang sama sesuai dengan kecepatan masing-masing, sehingga setiap orang dapat berkontribusi tanpa mengganggu jadwal mereka.
Pro dan Kontra Komunikasi Asinkron
Setelah mengetahui perbedaan antara rapat tradisional dan komunikasi asinkron, kini saatnya untuk menjawab pertanyaan besar: mana yang paling cocok untuk tim Anda?
Berikut adalah beberapa alasannya pekerjaan asinkron mungkin cocok untuk Anda atau tidak.
Manfaat menggunakan komunikasi asinkron
1. Peningkatan fleksibilitas
Tidak semua orang memiliki kondisi yang sama-beberapa anggota tim Anda masih terjaga pada pukul 6 pagi, sementara yang lainnya baru sadar setelah tengah malam. Tambahkan tim global yang bekerja di berbagai zona waktu, dan komunikasi sinkron mulai terasa seperti mimpi buruk bagi perusahaan. Alat komunikasi asinkron memungkinkan semua orang bekerja dengan kecepatan mereka sendiri tanpa memaksa siapa pun untuk mengikuti rapat dengan piyama. Selain itu, alat ini menghemat uang-mengapa harus menghabiskan anggaran untuk biaya perjalanan jika Anda bisa menginvestasikannya kembali ke tim Anda?
2. Meningkatkan produktivitas
Kita semua pernah mengalaminya-dalam sebuah panggilan telepon di mana seorang rekan kerja yang terlalu antusias mendominasi sementara yang lain diam-diam menelusuri email.
Jalankan rapat asinkron untuk menyamakan kedudukan, memberikan setiap orang kesempatan yang sama untuk berkontribusi tanpa gangguan. Hal ini mendorong masukan yang bijaksana.
Lebih baik lagi, komunikasi asinkron meminimalkan ping notifikasi yang terus menerus dan tekanan untuk selalu siap sedia.
🧠 **Tahukah Anda? 64% karyawan mengatakan rapat mengganggu waktu berpikir mendalam mereka. Dengan metode asinkronisasi, anggota tim Anda bisa fokus pada tugas dan memberikan tanggapan tertulis yang dipertimbangkan dengan baik yang sering kali menghasilkan keputusan yang lebih baik.
Potensi kelemahan dan tantangan
1. Umpan balik yang tertunda
Terkadang, komunikasi asinkron terasa seperti menunggu seorang teman membalas pesan teks-Anda tahu bahwa mereka akan membalas pesan Anda, namun hal itu tidak akan terjadi dalam waktu dekat. Jika proyek Anda membutuhkan respons segera, metode asinkronisasi mungkin memperlambat prosesnya.
Pekerjaan yang mendesak, tenggat waktu yang ketat, atau keputusan yang sensitif terhadap waktu sering kali membutuhkan rapat sinkron, di mana detailnya bisa didiskusikan saat itu juga.
Misalnya, lokakarya atau sesi curah pendapat berkembang pesat dengan percakapan bolak-balik dan komunikasi waktu nyata. Dalam kasus ini, metode asinkron tidak akan berhasil.
💡 Kiat Pro: Jika gaya komunikasi Anda tidak cocok dengan tim Anda, Anda bisa merasa lelah. Hindari hal ini dengan panduan kami tentang mengadaptasi gaya komunikasi yang efektif di tempat kerja .
2. Risiko miskomunikasi
Komunikasi adalah tulang punggung kerja tim yang efektif, dan tanpa kemampuan untuk mengklarifikasi saat itu juga, komunikasi asinkron dapat menyisakan ruang untuk kesalahpahaman.
Berikut ini adalah bagaimana hal tersebut dapat terjadi:
- Eksekusi yang salah: Kurangnya klarifikasi waktu nyata dalam format asinkron menyebabkan kesalahpahaman dan eksekusi tugas yang salah
- Salah tafsir data: Ketergantungan pada pembaruan tertulis tanpa umpan balik langsung menghasilkan informasi yang disalahartikan dan keputusan yang salah
- Kesalahan yang meningkat: Tanggapan yang tertunda dalam alur kerja asinkronisasi memungkinkan kesalahan kecil tidak diketahui dan berkembang menjadi masalah yang lebih besar dari waktu ke waktu
Kasus Penggunaan Umum Rapat Asinkronisasi
Berikut ini beberapa contoh cara mengintegrasikan rapat asinkronisasi ke dalam alur kerja Anda.
1. Rapat empat mata yang tidak sinkron
Secara tradisional, pertemuan empat mata dilakukan secara langsung atau melalui panggilan terjadwal. Namun, seperti yang disebutkan dalam Status Pekerjaan Jarak Jauh Buffer, pertemuan asinkron satu lawan satu adalah dengan cepat mendapatkan daya tarik .
Alih-alih memblokir waktu di kalender, manajer dan karyawan dapat check-in melalui email atau Obrolan ClickUp berbagi pesan pembaruan, umpan balik, atau permintaan saat mereka membutuhkannya.
via Laporan Kondisi Kerja Jarak Jauh Buffer
**2.
Masih saja menghadiri rapat stand-up yang tak ada habisnya hanya untuk mengatakan, "Saya sedang mengusahakannya"? Pertemuan asinkron harian yang tidak sinkron hadir untuk menghemat waktu Anda.
Rapat asinkron memungkinkan anggota tim berbagi informasi terbaru mengenai tugas, sasaran, dan penghalang dalam saluran atau utas khusus. Setiap orang bisa berkontribusi sesuai tenggat waktu yang ditetapkan, memastikan transparansi tanpa membuang waktu.
📌 Contoh: Tim pemasaran Anda bisa menggunakan alat manajemen proyek seperti ClickUp untuk mencatat pembaruan pada pukul 10 pagi setiap hari. Anggota tim meninjau pembaruan, memberikan komentar, dan menyesuaikan tugas mereka-semuanya tanpa panggilan video.
Anda juga bisa menggunakan Manajer Proyek AI seperti ClickUp Brain untuk menyusun laporan asinkronisasi standup dengan lebih cepat dari data ruang kerja ClickUp Anda!
3. Pelatihan asinkron Pelatihan asinkron
Pelatihan asinkronisasi mengurangi biaya dan waktu dengan menyampaikan materi melalui platform e-learning, video yang telah direkam sebelumnya, atau podcast.
Karyawan dapat belajar sesuai dengan kecepatan mereka sendiri, dan perusahaan dapat melacak kemajuan dan menawarkan dukungan saat dibutuhkan.
🧠 Tahukah Anda: Menurut Laporan Industri Pelatihan, perusahaan menghabiskan rata-rata $954 per peserta didik dengan setiap karyawan menghabiskan 57 jam pelatihan setiap tahunnya. Itu berarti lebih dari satu minggu kerja yang didedikasikan hanya untuk pelatihan.
4. Rapat pembaruan proyek yang tidak sinkron
Menjadwalkan pembaruan proyek secara langsung untuk tim yang tersebar secara geografis bisa terasa lebih rumit dari biasanya.
Pembaruan rapat asinkron memungkinkan para peserta berbagi kemajuan, tantangan, dan langkah selanjutnya sesuai keinginan mereka dengan menggunakan alat bantu seperti email atau platform kolaborasi.
🔗 Baca Juga: Template Rencana Komunikasi Proyek Gratis
Bagaimana Melakukan Rapat Asinkron yang Efektif di Organisasi Anda
Meskipun rapat asinkron menawarkan banyak manfaat, banyak hal dapat dengan cepat menjadi buruk tanpa rencana yang tepat. Berikut ini cara untuk menyederhanakan pekerjaan asinkron untuk memberikan dampak positif kolaborasi:
Panduan langkah demi langkah untuk transisi ke rapat asinkron
Langkah 1: Libatkan tim Anda
Tidak seperti rapat sinkron, di mana semua orang berada dalam lingkaran secara bersamaan, rapat asinkron mengharuskan semua orang untuk memahami hal yang sama sebelum dimulai. Hal ini terutama berlaku untuk anggota tim baru yang mungkin tidak tahu di mana menemukan dokumen atau data yang relevan.
Mulailah dengan mengedukasi tim Anda tentang apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam rapat asinkron, alur proses organisasi Anda, dan cara mengakses sumber daya utama.
Selain itu, jangan lupa untuk menetapkan ekspektasi lebih awal-ya, termasuk tenggat waktu untuk catatan rapat dan item tindakan.
Langkah 2: Jelaskan agenda rapat Anda
Tidak ada agenda, tidak ada rapat-sinkron atau tidak. Uraikan dengan jelas tujuannya, apakah itu untuk umpan balik, pembaruan, atau menangani proyek tertentu.
Jika peserta perlu merujuk pada dokumen atau data yang relevan, pastikan mereka memiliki akses sebelumnya. Agenda rapat yang dipersiapkan dengan baik akan menghemat waktu semua orang dan membuat semuanya tetap produktif.
Kiat Pro: Kiat Pro pertemuan terbaik adalah yang paling singkat. Tukar panggilan telepon selama dua jam dengan sepuluh item agenda dengan sesi 20 menit yang terfokus yang hanya mencakup dua poin utama.
Langkah 3: Tentukan bagaimana setiap anggota diharapkan untuk berpartisipasi
Rapat asinkronisasi dapat mencakup banyak pembaruan kemajuan di lapangan, perencanaan strategi, atau umpan balik. Jelaskan bagaimana setiap anggota tim harus berpartisipasi.
- Apakah mereka diharapkan untuk mempresentasikan pembaruan?
- Menyusun draf strategi?
- Memberi masukan pada poin-poin tertentu?
Mendefinisikan peran akan menghindari ambiguitas dan menjaga agar rapat tetap fokus.
🔗 Baca juga: Alat-alat Kerja dari Rumah Terbaik
Langkah 4: Pastikan setiap anggota terlibat
Tidak ada gunanya mengajak setengah anggota tim ke dalam rapat jika mereka tidak memiliki kontribusi apa pun.
Undang hanya mereka yang masukannya penting, dan tetapkan tanggung jawab khusus agar semua orang terlibat secara aktif. Ingat, asinkronisasi bukan berarti lepas tangan.
Langkah 5: Mendokumentasikan diskusi, masukan, dan keputusan
Rapat hanya akan berharga jika hasilnya dicatat. Daripada mengandalkan memori, gunakan alat bantu perekaman dan transkripsi rapat AI seperti Pencatat AI dari ClickUp . Transkrip diskusi secara real time saat Anda fokus pada percakapan, temukan informasi yang tepat dengan cepat dalam transkrip rapat, dan secara otomatis mengubah keputusan menjadi item tindakan.
Tonton penjelasan singkat ini untuk memanfaatkan AI Notetaker di ClickUp secara maksimal.
Alat untuk rapat asinkronisasi
Seperti yang Anda ketahui, alat bantu yang tepat bisa membuat atau menghancurkan strategi rapat asinkron Anda. Berikut adalah beberapa pilihan terbaik:
- Google Drive: Untuk menyimpan dan berbagi dokumen
- Slack: Untuk komunikasi waktu nyata, membuat saluran untuk pembaruan, dan mendorong diskusi informal
- ClickUp: Platform pusat untuk mengelola pekerjaan asinkron, berkolaborasi secara efisien, dan menyimpan semua pengetahuan di satu tempat
📮 Wawasan ClickUp: 83% dari pekerja pengetahuan mengandalkan email dan obrolan untuk komunikasi tim. Namun, hampir 60% dari hari kerja mereka hilang untuk beralih di antara alat-alat ini dan mencari informasi.
Dengan aplikasi untuk segala hal untuk pekerjaan seperti ClickUp manajemen proyek, pesan, email, dan obrolan Anda semua berkumpul di satu tempat! Saatnya untuk memusatkan dan memberi energi!
Mari kita lihat lebih dalam bagaimana Anda bisa mendapatkan keuntungan dari ClickUp.
Bagaimana ClickUp dapat mendukung rapat asinkron
Ketika mencari alat bantu untuk rapat asinkron, Anda perlu menemukan alat bantu yang sesuai dengan budaya kantor Anda dan menjadikan pembaruan sebagai bagian dari percakapan yang alami.
ClickUp melakukan pekerjaan yang luar biasa dalam hal itu dengan menggabungkan manajemen tugas, kolaborasi waktu nyata dan fitur komunikasi semua dalam satu platform. Dengan cara ini, anggota tim Anda bisa fokus pada pekerjaan yang sesungguhnya dan bukannya terkubur di bawah notifikasi yang terus menerus.
Berikut ini adalah video penjelasan sederhana tentang cara memanfaatkan alat asinkronisasi ClickUp:
Untuk lebih memahami kegunaan ClickUp dalam pekerjaan sehari-hari, mari kita lihat Miya, seorang manajer proyek yang sering kali tertekan oleh beberapa tenggat waktu.
Alih-alih mengejar pembaruan melalui email yang tersebar, dia menggunakan Tugas ClickUp untuk menetapkan item tindakan, menetapkan tanggal jatuh tempo, dan memantau kemajuan. Miya menambahkan deskripsi yang jelas, tingkat prioritas, dan status tugas agar semua orang mengetahui hal yang sama-tidak ada lagi momen "Tunggu, tentang apa ini?".
Apa yang Miya sukai dari ClickUp Tasks:
- Transparansi: Semua orang tahu tanggung jawab dan tenggat waktu mereka
- Akuntabilitas: Tugas dilacak dari awal hingga akhir, memastikan tidak ada yang terlewatkan
Miya juga membutuhkan timnya untuk bekerja sama dalam dokumentasi proyek yang penting. Dengan ClickUp Docs dia mengumpulkan semua informasi yang relevan ke dalam satu ruang yang diformat dengan rapi.
clickUp Docs memungkinkan pengeditan waktu nyata dengan anggota tim dan AI yang kuat untuk dokumentasi cepat_
Timnya mengedit dokumen secara real time atau menambahkan komentar ketika tersedia. Dengan @menyebutkan rekan tim, Miya memastikan mereka terlibat ketika mereka siap.
🍪 Bonus: Jika ClickUp Docs memberi Anda cara yang rapi untuk mengatur catatan rapat Anda, maka ClickUp Notepad adalah asisten terpercaya yang membuat tugas-tugas Anda diurutkan dan diprioritaskan, memastikan Anda menangani yang paling mendesak terlebih dahulu.
Dengan Notepad, Anda selalu siap untuk rapat, baik saat membuat daftar periksa, menyematkan tautan penting, atau mengubah ide menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti dengan tanggal jatuh tempo dan prioritas.
Bagaimana ClickUp Docs dan Notepad membantu:
- Menciptakan satu sumber kebenaran dengan ClickUp Docs, menghindari miskomunikasi
- Pengeditan waktu nyata memastikan pembaruan dilakukan secara instan dan kolaboratif
- @Pemberitahuan untuk memberi tahu dan melibatkan rekan tim pada waktu yang tepat
- Daftar periksa cepat dan tautan yang disematkan dengan ClickUp Notepad untuk memprioritaskan tugas
Untuk komunikasi internal, Miya memanfaatkan fitur Templat Komunikasi Internal ClickUp -dokumen komprehensif untuk memelihara budaya perusahaan, memberikan informasi kepada karyawan, dan menciptakan keterlibatan staf yang mulus.
Dengan alat bantu lain, Miya akan selalu menghadapi satu masalah-aplikasi perpesanan yang konstan bisa terasa seperti disodok setiap lima menit-mengalihkan perhatian dan tidak produktif.
clickUp Chat memastikan bahwa tidak ada percakapan yang hilang dan diskusi penting yang langsung berubah menjadi tugas_
Sebaliknya, Obrolan ClickUp meningkatkan alur kerja dengan perpesanan asinkron -semua pesan dikonsolidasikan ke dalam satu ruang dan ditautkan ke ruang kerja, proyek, tugas, atau dokumen yang relevan, sehingga Miya dan timnya bisa meninjau pembaruan ketika mereka siap, bukan ketika mereka terganggu.
✅ Inilah cara ClickUp Chat membantu:
- Obrolan yang terorganisir, tidak perlu repot menggulir banyak thread
- Pemberitahuan yang disesuaikan untuk menghormati waktu fokus
- Konteks terpusat-tidak perlu berpindah-pindah di antara beberapa alat untuk mengumpulkan informasi yang Anda butuhkan
- Pembuatan tugas yang didukung AI yang mengubah pesan menjadi tugas dalam satu klik
Namun, pesan teks terkadang tidak cukup untuk menjelaskan topik yang rumit, dan nadanya bisa hilang saat diterjemahkan. Miya menggunakan Klip ClickUp untuk berbagi rekaman layar, umpan balik suara, dan panduan, sehingga komunikasi menjadi lebih jelas dan menarik.
alih-alih mengulang informasi, ClickUp Clips menawarkan cara yang sederhana dan cepat untuk mengomunikasikan pengetahuan_
✅ Berikut ini adalah cara ClickUp Clips membantu:
- Komunikasi yang jelas dengan rekaman layar, umpan balik suara, dan panduan
- Pembaruan cepat dan dapat digunakan kembali yang menghilangkan kebutuhan untuk mengulang informasi
_ClickUp telah membuat penyelarasan asinkron menjadi lebih sederhana dan efektif. Dengan membangun kerangka kerja untuk menguraikan dan menyusun tujuan dan hasil, tim jarak jauh dapat memahami ekspektasi dan memberikan pembaruan status dengan lancar. Bertukar pikiran dengan papan tulis menjadi mudah, mengatur ulang prioritas menjadi mudah, dan menambahkan gambar referensi, dll., semuanya menjadi sangat lancar Bazza Gilbert manajer Produk di AccuWeather
Seperti Bazza, Miya juga menyukai Papan Tulis ClickUp . Timnya menggunakannya untuk memetakan strategi dan menghubungkan ide-ide secara visual.
menindaklanjuti diskusi penting dengan mengubah teks dan catatan menjadi tugas dengan Papan Tulis ClickUp
💡 Tip Pro: Dengan Papan Tulis ClickUp, ubah catatan tempel dan bentuk menjadi tugas dengan pemilik dan tanggal jatuh tempo.
Baik untuk merencanakan sprint atau menangani proposal klien, kanvas virtual yang tak terbatas membuat sesi tetap teratur dan dapat ditindaklanjuti. Karena fitur kolaborasi waktu nyata, alat ini sangat bagus untuk sesi curah pendapat.
Dan tidak berhenti sampai di situ. Sama seperti yang lainnya, pemeriksaan menjadi lebih mudah dengan ClickUp.
Begini cara kerjanya: Buka lampiran di tugas, klik "Tambahkan komentar" di kanan atas, tandai tempat tertentu, dan tinggalkan komentar.
Anda bahkan bisa menugaskannya ke anggota tim sehingga mereka bisa segera mengambil tindakan. Dari PNG hingga PDF, aplikasi ini mendukung berbagai jenis file, sehingga memudahkan untuk menandai perubahan secara langsung pada file.
📮 Klik Wawasan: 50% dari responden survei kami melaporkan hari Jumat sebagai hari yang paling produktif. Ini bisa jadi merupakan fenomena yang unik untuk pekerjaan modern. Hari Jumat cenderung memiliki lebih sedikit pertemuan, dan ini, dikombinasikan dengan konteks yang terakumulasi dari minggu kerja, dapat berarti lebih sedikit gangguan dan lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang mendalam dan terfokus.
Ingin mempertahankan produktivitas di hari Jumat sepanjang minggu? Rangkullah praktik komunikasi asinkronisasi dengan ClickUp, aplikasi segalanya untuk bekerja! Rekam layar Anda dengan ClickUp Clips, dapatkan transkripsi instan melalui ClickUp Brain, atau minta AI Notetaker ClickUp untuk turun tangan dan meringkas sorotan rapat untuk Anda!
Dan bagian terbaiknya? ClickUp tidak hadir dalam ruang hampa-ia terintegrasi dengan kalender, alat berbagi file seperti Google Drive, dan aplikasi produktivitas lainnya.
Dengan Lebih dari 1000+ Integrasi ClickUp miya menyinkronkan jadwal dan dokumen timnya dengan mudah, memastikan setiap alat bekerja bersama untuk mendukung komunikasi asinkron.
Metode pelatihan dan edukasi untuk implementasi yang lancar
Memberikan alat bantu baru dan mengharapkan anggota tim Anda menguasainya begitu saja tidaklah realistis. Sebaliknya, siapkan mereka untuk sukses dengan tips pelatihan ini:
- Bagikan panduan langkah demi langkah, video, atau FAQ yang disesuaikan dengan proses tim Anda agar mudah dipelajari
- Tawarkan sesi interaktif untuk membiasakan tim dengan alat bantu seperti ClickUp Docs, Papan Tulis, dan Klip, dan rekam untuk referensi di masa mendatang
- Pasangkan karyawan yang paham teknologi dengan karyawan yang membutuhkan bantuan ekstra untuk membangun keterampilan dan kolaborasi
- Buat kursus orientasi asinkron dengan alat bantu seperti ClickUp Docs yang menyertakan video, kuis, dan ruang untuk umpan balik
🔗 Baca juga: Cara Memilih Irama Rapat yang Tepat untuk Tim Anda
Tantangan Rapat Asinkron dan Cara Mengatasinya
Bagi tim yang baru mengenal kerja asinkron, kurangnya respons langsung dan kebutuhan akan dokumentasi mandiri yang jelas mungkin terasa seperti hambatan.
Namun, dengan strategi dan alat bantu yang tepat, tantangan-tantangan ini dapat diatasi.
Sebagai permulaan, berikut ini adalah beberapa tantangan rapat asinkron yang paling umum dan beberapa solusi mudah untuk membuat pekerjaan Anda bebas dari stres.
1. Manajemen waktu pribadi
⚠️ Tantangan: Pekerjaan asinkronisasi sangat bergantung pada individu yang mengelola waktu mereka sendiri secara efektif, yang bisa jadi rumit bagi mereka yang berkembang dengan jadwal terstruktur.
✅ Solusi: Dorong pemblokiran waktu, tetapkan tenggat waktu yang jelas untuk hasil kerja, dan identifikasi jam-jam puncak produktivitas untuk tugas-tugas yang berbeda. Gunakan Tampilan Kalender ClickUp untuk mengukir waktu fokus, memvisualisasikan jadwal Anda dalam sekejap, dan mengelola tenggat waktu dengan lebih baik.
tetap berada di atas komitmen Anda, blokir waktu untuk tugas, dan atur jadwal Anda dengan Tampilan Kalender ClickUp_
2. Pemberitahuan yang berlebihan
⚠️ Tantangan: Tanpa pertemuan langsung, volume pesan dan pembaruan bisa terasa sangat banyak.
*Solusi: Gunakan alat khusus seperti ClickUp Chat untuk mengkonsolidasikan pesan, membisukan notifikasi selama pekerjaan yang mendalam, dan menetapkan pedoman komunikasi yang jelas. Anda dapat menyesuaikan notifikasi secara mendalam di ClickUp Chat, membungkam ping yang mengganggu dan mengganggu untuk fokus hanya pada hal-hal yang penting.
sesuaikan pemberitahuan untuk fokus pada hal-hal penting dengan ClickUp Chat_
3. Membangun kepercayaan dengan interaksi langsung yang lebih sedikit
⚠️ Tantangan: Kehilangan nada bicara, bahasa tubuh, dan momen spontan dapat mempersulit pembangunan hubungan.
✅ Solusi: Masukkan catatan suara, pesan video, atau ritual sentuhan ringan seperti berbagi sorotan akhir pekan atau menggunakan reaksi emoji untuk membina hubungan.
💡 Tip Pro: Rapat video sangat bagus untuk tim jarak jauh, namun perlu struktur agar tidak membuang-buang waktu. Berikut ini cara menggunakan komunikasi video asinkron untuk meningkatkan pekerjaan jarak jauh.
4. Pembuatan pesan yang memakan waktu
⚠️ Tantangan: Menulis pesan asinkronisasi yang jelas, ringkas, dan kaya konteks dapat memakan waktu lebih lama daripada penjelasan verbal yang singkat.
✅ Solusi: Gunakan alat bantu seperti ClickUp Clips untuk rekaman layar, tambahkan hyperlink untuk konteks, dan susun pembaruan untuk meminimalkan percakapan bolak-balik.
rekam layar Anda dengan voice over dan bagikan Klip dengan mudah di ClickUp untuk menggantikan rapat sinkron dan menjelaskan konsep yang rumit dengan mudah_
5. Ketergantungan pada dokumentasi layanan mandiri
⚠️ Tantangan: Alur kerja asinkronisasi bergantung pada dokumentasi yang mudah diakses dan terperinci, yang dapat memakan waktu untuk membuatnya.
Solusi: Gunakan alat bantu seperti ClickUp Docs untuk membangun pusat pengetahuan, memperbaruinya secara teratur, dan memastikannya mudah dinavigasi.
🔗 Baca juga: Memanfaatkan Etika Obrolan Tim di Tempat Kerja untuk Kolaborasi yang Optimal
Bagaimana ClickUp Menyinkronkan dengan Sempurna dengan Rapat Asinkron Anda
Tujuan penggunaan ClickUp pada awalnya adalah untuk mengawasi tugas semua orang dari sudut pandang manajer, namun berkembang menjadi sesuatu yang jauh lebih besar. Semua orang mulai menyusun tugas mereka dengan jadwal, dan ini menjadi alat kolaborasi yang luar biasa-lebih dari yang kami harapkan. Kami beralih dari mengelola karyawan menjadi mengelola tugas dan memantaunya dengan lancar. Ahmad Abu Sharea insinyur Proyek, Primeland Real Estate Development
Itulah keindahan ClickUp- aplikasi ini berkembang seiring dengan kebutuhan Anda, disinkronkan secara sempurna dengan rapat dan alur kerja yang sinkron.
Ketika Anda mulai menggunakan ClickUp, ClickUp mulai menyederhanakan hari kerja Anda satu per satu fitur. Misalnya, Tugas ClickUp menetapkan tanggung jawab dengan jadwal, Dokumen menyederhanakan kolaborasi, dan Obrolan mengkonsolidasikan percakapan untuk referensi yang mudah. Buat akun di ClickUp secara gratis dan biarkan ClickUp melakukan pekerjaan berat sementara Anda fokus untuk menyelesaikan pekerjaan!