Formulir yang dapat diisi di Microsoft Word terdengar sederhana karena, secara teknis, memang begitu.
Aktifkan tab Developer, tambahkan bidang teks, kotak centang, pemilih tanggal, atau menu tarik-turun, lalu kunci dokumen agar orang lain dapat mengisinya tanpa mengubah tata letak yang telah Anda buat dengan cermat.
Panduan ini akan memandu Anda melalui setiap langkah tersebut. Kami akan membahas cara memilih kontrol konten yang tepat untuk setiap jawaban, melindungi bagian-bagian yang tidak boleh diubah, dan menguji formulir sebelum didistribusikan.
Namun, perlu diingat, bagian yang sulit dimulai saat formulir-formulir tersebut dikembalikan. Satu file Word yang sudah diisi tidak menjadi masalah. Namun, ketika harus mengunduh, mengganti nama, membuka, dan mencari jawaban dari 20 dokumen terpisah, prosesnya menjadi sangat melelahkan.
TL;DR: Alat formulir di Word memiliki beberapa keanehan yang tidak terlihat jelas hanya dari tab Developer saja.
- Buat formulir tersebut di Word versi desktop. Word for the Web dapat mengisi beberapa kolom pada formulir yang tidak dilindungi, tetapi tidak dapat membuatnya dan tidak mendukung semua jenis kontrol.
- Gunakan kontrol konten modern untuk formulir baru kecuali jika Anda secara khusus memerlukan fitur lama
- Simpan master sebagai templat .dotx agar tidak ada yang menimpa file aslinya
- Uji formulir tersebut pada versi Word yang kemungkinan besar akan digunakan oleh responden Anda
- Jangan berharap fitur Simpan sebagai PDF akan mempertahankan bidang yang dapat diisi di Word
- Kolom wajib dan pertanyaan bersyarat memerlukan VBA atau alat formulir lainnya
Jika batasan-batasan tersebut tidak memengaruhi kebutuhan Anda, Word dapat menangani formulir tersebut sendiri.
Yang Anda Butuhkan Sebelum Memulai
Anda memerlukan versi desktop Word untuk membuat formulir.
Perbedaan ini bisa menghemat banyak waktu Anda dalam mencari-cari cara. Microsoft menyembunyikan alat pembuat formulirnya di bawah tab Developer, yang tersedia di Word versi desktop tetapi dinonaktifkan secara default.
Word for the web merupakan pengecualian. Microsoft menyatakan bahwa Anda tidak dapat membuat formulir yang dapat diisi di versi browser. Anda dapat membuka formulir yang dibuat di Word desktop, dan bidang teks biasa serta teks kaya akan berfungsi jika dokumen tersebut tidak dilindungi. Namun, menu tarik-turun, pemilih tanggal, dan kotak centang tidak akan berfungsi. Dokumen yang dilindungi dengan opsi “Mengisi formulir” akan terbuka dalam mode hanya baca di browser. Oleh karena itu, selalu uji di Word for the web sebelum mengirim.
| Versi Word | Tab Developer | Bisakah membuat formulir yang dapat diisi? |
|---|---|---|
| Word untuk Windows | Ya, setelah diaktifkan | Ya |
| Word untuk Mac | Ya, setelah diaktifkan | Ya |
| Word untuk web | Tidak | Kolom teks biasa dan teks kaya dalam dokumen yang tidak dilindungi dapat diisi. Menu tarik-turun, pemilih tanggal, dan kotak centang tidak didukung. Formulir yang dilindungi akan terbuka dalam mode hanya baca. |
Untuk panduan ini, gunakan Word untuk Windows jika Anda memilikinya. Versi Windows dari Microsoft menyediakan rangkaian kontrol konten terlengkap, termasuk bidang teks biasa dan teks kaya, kotak centang, menu tarik-turun, kotak kombinasi, pemilih tanggal, dan kontrol gambar.
Sebelum mulai membuatnya, aktifkan tab Pengembang:
- Windows: Buka File > Opsi > Sesuaikan Pita, lalu centang Pengembang di bawah Tab Utama.
- Mac: Buka Word > Preferensi > Pita dan Bilah Alat > Sesuaikan Pita > Tab Utama, centang Pengembang, lalu pilih Simpan.
Setelah tab Developer muncul di pita, Anda siap untuk membuat formulir.
Cara Menyisipkan Bidang Formulir yang Dapat Diisi di Word (Langkah demi Langkah)
Untuk menyisipkan bidang yang dapat diisi di Word, mulailah dengan pertanyaan-pertanyaannya, lalu buat formulir di sekitarnya.
1. Tulis pertanyaan-pertanyaannya sebelum Anda menyentuh satu kontrol pun
Buatlah draf seluruh formulir sebagai teks biasa terlebih dahulu. Setiap pertanyaan, instruksi, judul, dan pemisah bagian harus dimasukkan sebelum satu bidang pun ditambahkan.
Anda dapat menyesuaikan kata-katanya nanti tanpa perlu membuat ulang kontrol, tetapi menentukan pertanyaan-pertanyaan tersebut sejak awal berarti Anda dapat menghindari siklus menyeret-seret bidang, mengatur ulang properti, dan menguji formulir yang sama dua kali. Hal ini juga memaksa Anda untuk memutuskan apakah bidang tertentu memang perlu ada.
Pakar formulir Caroline Jarrett menyebutnya sebagai lapisan “percakapan” dalam desain formulir:
Pada dasarnya, formulir hanyalah serangkaian pertanyaan dan jawaban.
Pada dasarnya, formulir hanyalah serangkaian pertanyaan dan jawaban.
Model tiga lapisnya membagi formulir menjadi tiga bagian: hubungan, percakapan, dan tampilan. Pastikan percakapannya sudah tepat sebelum Anda memikirkan aspek tampilan. Dan jika organisasi Anda sudah memiliki informasi tertentu, tampilkan informasi tersebut untuk konfirmasi daripada meminta informasi tersebut lagi.
2. Buat tata letak yang tetap mempertahankan bentuknya
Ingin label di sebelah kiri dan jawaban di sebelah kanan? Gunakan tabel dua kolom dan sembunyikan batasnya setelah selesai.
Tabulasi, spasi, dan baris garis bawah terlihat rapi saat formulir masih kosong. Namun, begitu seseorang mengetik jawaban yang panjang, seluruh halaman akan bergeser. Tabel memberikan struktur yang kokoh bagi Word untuk dipertahankan. Baris akan melebar seiring bertambahnya jawaban, dan setiap label tetap menempel pada bidangnya.
Meskipun demikian, formulir yang lebih sederhana sering kali berfungsi lebih baik tanpa tabel. Tata letak vertikal dengan pertanyaan di atas kolom isiannya lebih mudah dirawat dan biasanya lebih mudah diakses. Microsoft merekomendasikan untuk menghindari penggunaan tabel jika memungkinkan dalam dokumen Word yang mudah diakses. Jika Anda memang membutuhkannya, buatlah sesederhana mungkin dan hindari sel yang digabungkan, dipisahkan, atau bersarang.
Untuk formulir multipage, gunakan pemisah bagian di mana pun header, footer, orientasi, atau penomoran halaman perlu diubah.
3. Tambahkan kontrol konten yang tepat untuk setiap jawaban
Klik di tempat yang sesuai untuk jawaban, lalu buka Developer > Controls dan sisipkan kontrol yang sesuai dengan jawaban yang Anda harapkan.
Microsoft mendukung kontrol konten, termasuk bidang teks, kotak centang, kotak kombinasi, daftar tarik-turun, pemilih tanggal, dan kontrol gambar.
Biarkan jenis jawaban yang menentukan kontrol yang digunakan.
| Kontrol | Gunakan untuk | Perhatikan |
|---|---|---|
| Teks Biasa | Nama, ID, nomor referensi, jawaban singkat | Paling cocok jika responden tidak memerlukan pemformatan teks |
| Teks Berformat | Komentar dan jawaban yang lebih panjang, terdiri dari beberapa paragraf | Memungkinkan pemformatan yang dapat mengubah tata letak |
| Daftar Tarik-Turun | Serangkaian pilihan tetap dengan satu jawaban | Responden hanya dapat memilih opsi yang Anda sediakan |
| Kotak Daftar | Jawaban yang disarankan serta opsi untuk mengetik jawaban lain | Jawaban teks bebas lebih sulit untuk distandarisasi di kemudian hari |
| Kotak Centang | Pertanyaan ya/tidak atau daftar "pilih semua yang berlaku" | Gunakan kontrol terpisah untuk setiap pilihan; Insert > Symbol hanya akan membuat sebuah karakter |
| Pemilih Tanggal | Tanggal | Word for the web tidak mendukung semua jenis kontrol konten, termasuk pemilih tanggal |
| Gambar | Foto, logo, atau gambar yang dipindai | Gambar berukuran besar dapat dengan cepat meningkatkan ukuran dokumen |
| Bidang Formulir Lama | Template lama, batasan karakter, atau bidang yang memicu perhitungan | Formulir ini bekerja secara berbeda dari kontrol konten modern dan biasanya memerlukan perlindungan formulir |
Microsoft tetap mempertahankan kontrol lama demi kompatibilitas dengan versi Word yang lebih lama, dan kontrol-kontrol tersebut masih memiliki beberapa fitur yang tidak pernah diadopsi oleh kontrol modern. Bidang teks lama, misalnya, dapat menetapkan batas panjang karakter maksimum, dan properti CalculateOnExit dapat menghitung ulang bidang-bidang yang bergantung begitu pengguna meninggalkan bidang tersebut.
Namun, untuk formulir baru, sebaiknya gunakan kontrol konten modern kecuali Anda memiliki alasan khusus untuk menggunakan sistem lama. Menggabungkan keduanya akan membuat perilaku perlindungan dan pengeditan menjadi lebih sulit diprediksi.
4. Beri nama setiap kontrol dan ganti petunjuk bawaan
Pilih sebuah kontrol, lalu pilih Pengembang > Properti.
Mulailah dengan bidang Judul. Berikan nama yang singkat dan deskriptif pada setiap kontrol: “Nama karyawan,” “Tanggal mulai,” “Status proyek.”
Pemeriksa Aksesibilitas Microsoft merekomendasikan agar bidang kontrol konten memiliki judul, karena teknologi bantu menggunakan judul tersebut untuk memberi tahu pengguna tentang isi bidang tersebut dan apa yang diminta di dalamnya.
Selanjutnya, aktifkan Mode Desain dan ganti teks umum “Klik atau ketuk di sini untuk memasukkan teks” dengan sesuatu yang benar-benar membantu.
Microsoft memungkinkan Anda menyesuaikan teks petunjuk di dalam kontrol konten:
- Masukkan nama lengkap Anda sesuai dokumen resmi
- Pilih departemen
- Pilih tanggal mulai
- Jelaskan masalahnya dalam 2–3 kalimat
Tempatkan pertanyaan sebenarnya di luar bidang formulir. Teks placeholder menjelaskan jawaban yang diharapkan dan akan menghilang begitu seseorang mulai mengetik.
Atur opsi Penguncian selagi Anda berada di sini:
- “Kontrol konten tidak dapat dihapus” membuat bidang tersebut tetap ada di halaman. Aktifkan opsi ini untuk setiap pertanyaan yang ingin Anda jawab. Responden masih dapat mengetik di bidang tersebut, tetapi mereka tidak dapat memilihnya dan menekan tombol Delete, yang merupakan cara paling umum sebuah formulir yang dapat diisi kehilangan pertanyaan secara diam-diam sebelum dikirimkan. Hal ini sesuai dengan properti LockContentControl dalam dokumentasi Microsoft
- “Isi tidak dapat diedit” mengunci apa pun yang sudah ada di dalam bidang tersebut. Aktifkan opsi ini untuk nilai yang telah Anda isi sebelumnya dan ingin tetap persis seperti aslinya: ID aplikasi, nomor referensi, atau tanggal tetap. Responden dapat melihat nilai tersebut tetapi tidak dapat mengubahnya. Opsi ini sesuai dengan properti LockContents
Jangan aktifkan opsi Isi tidak dapat diedit pada bidang yang Anda harapkan akan diisi oleh seseorang.
Untuk pemilih tanggal, atur format tampilan sekarang. 03/04/2026 adalah 4 Maret di satu negara dan 3 April di negara lain. Word memungkinkan Anda mengatur format tanggal di properti kontrol tersebut.
5. Simpan master sebagai templat
Setelah bidang-bidang tersebut dimasukkan, simpan salinan master sebagai Template Word (.dotx).
Word dapat menyimpan dokumen sebagai templat .dotx, yang memungkinkan pembuatan dokumen baru tanpa mengubah dokumen induk. Cara ini lebih baik daripada harus menyebarkan berkas .docx kosong hingga seseorang mengisinya dan menimpa berkas aslinya (hal ini pasti akan terjadi).
Simpan berkas .dotx di tempat yang tidak dapat dijangkau oleh responden, dan bagikan salinan berkas .docx yang dihasilkannya. Prinsip yang sama berlaku setiap kali Anda membuat templat dokumen yang dapat digunakan kembali.
Satu hal yang perlu diperhatikan saat mencetak: Microsoft menyebutkan bahwa kotak di sekeliling kontrol konten tidak akan tercetak.
Jika versi kertas memerlukan kotak, garis, atau area tulis yang terlihat, tambahkan elemen tersebut ke dalam dokumen menggunakan garis tepi tabel, garis tepi paragraf, atau elemen cetak lainnya.
6. Kunci strukturnya, lalu coba hancurkan formulir Anda sendiri
Setelah formulir siap, lindungi bagian-bagian yang tidak boleh diubah oleh responden.
Untuk kontrol konten, pilih sekelompok kontrol dan gunakan Pengembang > Kelompok > Kelompok. Microsoft menggolongkan kontrol konten sebagai cara untuk melindungi sekelompok kontrol konten sambil tetap memungkinkan bidang-bidangnya diisi.
Untuk seluruh formulir, gunakan Restrict Editing. Di Windows, buka Developer > Restrict Editing, pilih batasan pengeditan yang diinginkan, lalu pilih Yes, Start Enforcing Protection. Microsoft juga memungkinkan Anda melindungi hanya bagian-bagian tertentu, yang berguna ketika sebagian dokumen harus tetap dapat diedit.
Di Mac, buka Pengembang > Lindungi Formulir. Setelah perlindungan diaktifkan, uji berkas tersebut seperti yang dilakukan responden untuk memastikan kolom-kolomnya masih menerima masukan sementara label, judul, dan tata letak di sekitarnya tetap terlindungi.
Jika Anda menggunakan bidang formulir versi lama, langkah ini sangat penting. Kontrol-kontrol tersebut dirancang berdasarkan alur kerja formulir Word yang lebih lama dan mengharuskan fitur perlindungan dalam keadaan aktif.
Kemudian, uji versi yang persis akan Anda kirim. Gunakan tombol Tab untuk menelusuri setiap kolom. Ketik jawaban yang panjangnya tiga kali lipat dari yang wajar. Coba hapus sebuah kontrol, buka setiap menu tarik-turun, pilih tanggal, dan centang setiap kotak centang. Cetak formulir tersebut, lalu ekspor ke PDF.
Jika responden mungkin membukanya di Word for the Web, uji juga di sana. Microsoft menyatakan bahwa versi browser tidak mendukung semua jenis kontrol konten.
Cara Mengubah Dokumen Word yang Sudah Ada Menjadi Formulir yang Dapat Diisi
Mengubah dokumen Word yang sudah ada menjadi formulir yang dapat diisi sebagian besar merupakan pekerjaan pembersihan. Pertahankan pertanyaan dan tata letak yang masih berfungsi. Hapus apa pun yang tampak seperti bidang input. Gantilah dengan kontrol konten yang sebenarnya.
Berikut cara tercepatnya:
- Simpan salinan yang bersih terlebih dahulu. Biarkan file aslinya tetap utuh, terutama jika orang lain sudah menggunakannya sebagai formulir. Kerjakan dari salinan duplikat atau simpan sebagai templat .dotx sebelum Anda mengubah satu bidang pun
- Hapus area input palsu. Baris garis bawah, kurung kosong, kotak centang yang diketik manual, celah yang disatukan dengan tab: semuanya harus dihapus. Jika tata letak bergantung pada tab atau spasi, perbaiki hal itu sebelum Anda menambahkan kontrol, atau setiap jawaban panjang akan menggeser elemen lain dari posisinya
- Ganti setiap tempat penanda dengan kontrol yang tepat. Letakkan kursor Anda di tempat yang sebelumnya kosong. Kemudian gunakan Pengembang > Kontrol untuk menambahkan bidang teks, kotak centang, menu tarik-turun, pemilih tanggal, atau kontrol lainnya. Alur kerja formulir Microsoft didasarkan pada penambahan kontrol konten ke dokumen yang sudah ada, sehingga file yang sudah Anda miliki adalah file yang akan Anda selesaikan.
- Atur propertinya sambil mengerjakan. Berikan judul yang jelas pada setiap kontrol, ganti teks placeholder bawaan, konfigurasikan pilihan dropdown dan format tanggal, serta tentukan apakah responden dapat menghapus kontrol itu sendiri
- Lindungi dan uji versi yang telah dikonversi. Kunci bagian-bagian yang tidak boleh diedit oleh responden, lalu isi formulir tersebut seolah-olah Anda belum pernah melihatnya sebelumnya. Jawaban yang panjang sangat efektif untuk mengidentifikasi tabel yang terlalu sempit, trik spasi lama, dan pemisah halaman yang tidak lagi berfungsi.
Menyalin kontrol konten akan memberi Anda kontrol kedua yang independen. Ketik nama klien di halaman satu, dan bidang yang disalin di halaman empat akan tetap kosong hingga seseorang mengisinya secara terpisah.
Agar bidang yang berulang dapat diperbarui secara bersamaan, kontrol-kontrol tersebut harus berbagi satu sumber. Word mendukung pemetaan kontrol konten ke data XML, yang memungkinkan beberapa kontrol membaca nilai yang sama. Untuk opsi yang lebih ringan, Sisipkan > Bagian Cepat > Properti Dokumen menyediakan properti bawaan seperti Judul dan Penulis yang tetap sinkron di mana pun Anda menempatkannya.
Catatan: Quick Parts > Document Property menyediakan sekumpulan properti yang telah ditentukan sebelumnya, dan “Client Name” tidak termasuk di dalamnya. Anda dapat menggunakan salah satu properti tersebut, seperti Title atau Subject, untuk menampung nilai yang berulang. Ingatlah bahwa Anda juga mengubah metadata sebenarnya dari properti dokumen tersebut.
Beri label pada kolom dengan jelas agar orang berikutnya yang mengedit formulir tersebut mengetahui alasannya, misalnya, kolom "Judul" digunakan untuk menyimpan nama klien.
Gunakan pintasan ini saat nama, judul proyek, atau nomor akun muncul berulang kali di formulir yang panjang.
Dan jika dokumen yang akan Anda ubah berformat umum, periksa apakah ada templat siap pakai sebelum Anda melakukan penyesuaian apa pun. Kumpulan templat formulir pendaftaran klien untuk Word yang kami sajikan mencakup beberapa format standar. Salah satunya mungkin bisa menghemat waktu Anda sepenuhnya dari proses pembuatan ulang.
Mengapa Formulir yang Dapat Diisi di Word Sulit untuk Mengumpulkan Tanggapan
Formulir Word yang dapat diisi memang menyediakan dokumennya, tetapi hampir tidak memberikan bantuan mengenai apa yang terjadi setelah seseorang mengisinya.
Word tidak memiliki tombol kirim, layar konfirmasi, dasbor respons, atau tempat terpusat untuk menampung semua jawaban. Panduan resmi Microsoft hanya mencakup proses pengisian, penyimpanan, atau pencetakan formulir oleh pengguna, sedangkan Microsoft Forms menyertakan alur kerja khusus untuk mengumpulkan respons.
Jalur pengembalian yang hilang itulah yang menjadi titik awal pekerjaan manual.
Kirim file .docx yang sama ke 30 orang, dan Anda tetap harus memutuskan bagaimana 30 file tersebut akan dikembalikan. Satu orang melampirkan dokumen yang sudah diisi ke email; yang lain menempelkan jawabannya ke badan pesan. Kemudian Anda melacak siapa yang telah merespons, menyimpan setiap file, dan mencari apa pun yang ingin Anda bandingkan.
Tanyakan apa yang terjadi setelah formulir dikembalikan: Apakah ada yang perlu membandingkan jawabannya dengan tanggapan lainnya?
Jika ya, jawaban-jawaban tersebut merupakan hasil yang diharapkan, dan pembuat formulir dapat mengumpulkannya di satu tempat. Jika dokumen yang telah diisi itu sendiri perlu ditandatangani, diarsipkan, dicetak, disimpan, atau diserahkan kepada seseorang, Word memiliki keunggulan yang lebih besar. Pikirkan tentang surat pelepasan tanggung jawab, formulir persetujuan, lembar inspeksi, jadwal kontrak, dan catatan lain yang perlu mempertahankan format berbasis halaman.
Jadi, saran “cukup gunakan pembuat formulir” hanyalah saran yang terlalu umum di sini, yang artinya tidak membantu. Word tetap menjadi pilihan yang tepat jika Anda perlu menyimpan dokumen yang sudah diisi. Komprominya adalah Anda biasanya mengumpulkan, membandingkan, dan menindaklanjuti tanggapan-tanggapan tersebut di tempat lain.
Bisakah Anda Mengonversi Formulir Word Menjadi PDF yang Dapat Diisi?
Ya, dengan satu syarat: Simpan sebagai PDF hanya menyelesaikan setengah pekerjaan.
Kontrol konten Word dan bidang formulir PDF adalah dua sistem yang berbeda. Jika Anda mengekspor formulir Word ke PDF, tata letaknya akan tertransfer, tetapi bidang interaktif biasanya tidak ikut tertransfer. W3C memperingatkan bahwa alat pembuat dokumen yang dilengkapi fitur desain formulir mungkin tidak sepenuhnya mempertahankan bidang formulir yang dapat diisi selama konversi ke PDF, terutama pada formulir yang kompleks.
Jadi, jika PDF yang dapat diisi adalah hasil akhir yang diinginkan, rencanakan tiga langkah berikut: rancang halaman di Word, ekspor ke PDF, lalu tambahkan bidang interaktif di editor PDF.
Di Adobe Acrobat Pro, misalnya, Semua Alat > Siapkan Formulir dapat secara otomatis mengidentifikasi bidang formulir statis dan mengubahnya menjadi bidang teks yang dapat diedit. Dari sana, Anda dapat menambahkan kotak centang, tombol, bidang tanda tangan, dan apa pun yang terlewatkan oleh Acrobat.
Untuk formulir yang pendek, menyusun ulang bidang-bidangnya hanya membutuhkan waktu beberapa menit. Untuk formulir yang padat dan terdiri dari beberapa halaman, sediakan waktu untuk memeriksa setiap bidang, labelnya, dan urutan tabnya sebelum Anda mengirimkannya.
Jika Anda sudah tahu sejak awal bahwa file akhir akan menjadi PDF yang dapat diisi, buatlah dokumen Word dengan mempertimbangkan proses konversi tersebut. Pertahankan tata letak yang rapi dan sisakan ruang yang cukup untuk setiap jawaban. Kemudian, buatlah kotak atau garis tulis yang terlihat dengan menggunakan batas tabel atau paragraf agar tetap utuh saat dikonversi ke PDF.
Apa Cara Termudah untuk Membuat Formulir yang Dapat Diisi?
Bagi kebanyakan orang, pembuat formulir web adalah pilihan yang paling mudah: tidak perlu tab Developer, tidak ada langkah perlindungan, dan setiap jawaban terkumpul di satu tempat. Word hanya menjadi pilihan yang lebih mudah jika halaman yang sudah jadi itu sendiri adalah hasil akhir yang diharapkan.
Berikut adalah penjelasan mengenai opsi-opsi tersebut:
| Langkah-langkah | Cocok untuk | Di mana batasnya |
|---|---|---|
| Formulir Word (Microsoft Word) | Dokumen yang ditandatangani, dicetak, disimpan, atau dilampirkan ke dokumen lain | Tidak ada alur kerja pengiriman atau dasbor tanggapan bawaan |
| PDF yang Dapat Diisi (Adobe Acrobat Pro) | Formulir yang tata letak halamannya harus tetap sama di semua perangkat | Pengaturan bidang memerlukan usaha ekstra, dan respons tetap diterima sebagai berkas terpisah |
| Pembuat formulir web (Google Forms, Microsoft Forms, Typeform, Jotform, ClickUp Forms) | Permohonan, aplikasi, pendaftaran, survei, dan apa pun yang perlu Anda kumpulkan atau susun | Kurang cocok untuk kasus di mana halaman yang sudah jadi itu sendiri merupakan catatan |
| Spreadsheet bersama (Google Sheets, Microsoft Excel) | Kelompok kecil yang memasukkan data yang dapat diprediksi ke dalam kolom yang sudah diketahui | Mudah untuk menimpa sel, merusak rumus, atau mengekspos jawaban kepada editor lain |
Dalam kategori formulir web, perbedaannya cukup jelas.
Google Forms dan Microsoft Forms sangat cocok untuk pengumpulan data sederhana. Google Forms dapat mengirimkan tanggapan ke Sheets, sedangkan Microsoft Forms dapat membuka tanggapan di Excel.
Typeform menekankan pengalaman responden. Jotform menawarkan fitur lebih lanjut terkait pembayaran dan integrasi. Terakhir, ClickUp Forms unggul ketika pengiriman formulir perlu diubah menjadi tugas, karena setiap tanggapan dapat menciptakan tugas dan terintegrasi ke dalam alur kerja yang sudah ada.
Lima Kesalahan yang Dapat Merusak Formulir Word
Beberapa kesalahan pada formulir Word baru terlihat setelah berkas tersebut tidak lagi berada di tangan Anda. Sebuah bidang berperilaku berbeda dari yang diharapkan, tata letak bergeser, atau pengaturan perlindungan menghalangi sesuatu yang masih perlu Anda sunting.
Inilah hal-hal yang perlu Anda perhatikan sebelum mengirimkan formulir tersebut.
1. Menyimpan formulir yang sudah jadi sebagai berkas .doc
Sebuah formulir bisa saja sempurna dalam format .docx, tetapi fitur-fitur yang Anda buat akan hilang begitu seseorang menyimpannya dalam format Word yang lebih lama.
Kontrol konten modern memerlukan format file Open XML Word, yaitu .docx, .dotx, atau format terbaru lainnya. Format .doc Word 97–2003 yang lama sama sekali tidak kompatibel dengan format-format tersebut.
Solusinya: Simpan formulir yang sedang digunakan sebagai berkas .docx dan templat induk sebagai berkas .dotx. Jika ada yang meminta berkas .doc, anggaplah itu sebagai permintaan kompatibilitas. Anda mungkin perlu membuat ulang formulir tersebut dengan bidang-bidang lama untuk memenuhinya.
2. Menggunakan kotak kombinasi saat Anda membutuhkan jawaban yang jelas
Kotak kombinasi dan menu tarik-turun terlihat hampir sama di halaman, tetapi keduanya mengumpulkan jenis data yang berbeda.
Menu tarik-turun memungkinkan responden memilih dari opsi yang Anda sediakan. Kotak kombinasi memungkinkan mereka memilih opsi atau mengetik jawaban mereka sendiri.
Kebebasan tersebut menjadi masalah ketika Anda mengharapkan nilai yang konsisten. Mintalah “Departemen,” dan Anda mungkin mendapatkan “Marketing,” “Mktg,” dan “Growth Marketing” dari tiga orang.
Solusinya: Gunakan daftar tarik-turun (dropdown) jika jawaban yang valid sudah diketahui. Gunakan kotak kombinasi (combo box) untuk pertanyaan di mana jawaban di luar daftar benar-benar dapat diterima.
3. Memberikan kemampuan teks kaya pada setiap bidang teks
Rich Text mendukung pemformatan dan beberapa paragraf, yang menawarkan fleksibilitas lebih daripada yang dibutuhkan oleh banyak bidang formulir. Seseorang dapat menempelkan teks tebal, font yang berbeda, atau pemformatan lain yang tidak pernah Anda rancang untuk didukung oleh formulir tersebut.
Solusinya: Gunakan Teks Biasa sebagai pengaturan default untuk nama, ID, penjelasan singkat, dan jawaban terkontrol lainnya. Gunakan Teks Kaya hanya jika responden benar-benar membutuhkan pemformatan atau konten terstruktur yang lebih panjang.
4. Membuat sepuluh baris kosong terlebih dahulu untuk hal yang mungkin terjadi dua kali
Pos pengeluaran, tanggungan, aset, peserta, dan perusahaan tempat bekerja sebelumnya: semua ini adalah contoh kasus di mana Anda tidak tahu berapa banyak entri yang akan dibutuhkan seseorang.
Tumpukan baris kosong hanya membuang-buang ruang bagi satu responden dan tetap membuat responden lain kekurangan ruang. Word memiliki Kontrol Konten Bagian Berulang untuk pola seperti ini. Kontrol ini dapat mengulang blok yang berisi kontrol lain, termasuk baris tabel.
Solusinya: Gunakan bagian berulang (repeating section) jika sekelompok pertanyaan yang sama dapat muncul sebanyak yang tidak diketahui. Biarkan responden menambahkan entri lain saat mereka membutuhkannya, dan hindari menebak-nebak mengenai jumlah maksimum.
5. Melindungi formulir dengan kata sandi dan lupa kata sandi
Fitur perlindungan dapat mencegah orang lain memodifikasi formulir tersebut. Fitur ini juga dapat mencegah Anda sendiri mengedit master formulir tersebut enam bulan kemudian.
Microsoft menyatakan bahwa Word tidak dapat memulihkan kata sandi dokumen yang hilang. Jika berkas tersebut milik organisasi Anda, tim TI mungkin dapat membantu, tetapi hanya jika alat pemulihan telah disiapkan sebelum kata sandi tersebut hilang.
Solusinya: Jika Anda menambahkan kata sandi, simpanlah di pengelola kata sandi atau sistem dokumentasi yang disetujui oleh tim Anda. Dan simpanlah salinan master yang tidak dilindungi di tempat yang aksesnya terkontrol.
Formulir tersebut harus sulit dirusak oleh responden dan mudah dipelihara oleh pemiliknya. Jika upaya mencapai hal pertama membuat hal kedua menjadi mustahil, berarti perlindungan yang diterapkan sudah berlebihan.
Cara Kami Mengumpulkan Tanggapan Formulir di ClickUp
Kami menggunakan ClickUp Forms ketika pengiriman formulir memerlukan tindak lanjut. Setiap respons dapat langsung masuk ke Daftar tempat tim menugaskan, mendiskusikan, dan melacaknya.
Begini cara pengaturannya bekerja bagi kami:
- Formulir ClickUp: Setiap pengiriman yang dilakukan melalui formulir ClickUp akan membuat tugas di Daftar yang kita pilih, dengan jawaban formulir terlampir
- Tugas ClickUp: Dari sana, kita dapat menugaskan permintaan, menetapkan prioritas dan tanggal jatuh tempo, menambahkan subtugas, serta memprosesnya melalui alur kerja.
- ClickUp Docs: Ketika sebuah permintaan memerlukan SOP, ringkasan, kebijakan, atau riwayat keputusan, kami menautkan dokumen yang relevan ke tugas tersebut
Setelah pengajuan mulai menumpuk, kita dapat menggunakan Brain², AI bawaan ClickUp, untuk mengidentifikasi permintaan yang berulang, merangkum perubahan, dan mengidentifikasi pola di seluruh daftar penerimaan.
Pengaturannya hanya memerlukan beberapa langkah: buat formulir, pilih daftar tujuan, tambahkan pertanyaan, dan konfigurasikan pengaturan pengiriman.
Berikut ini penjelasan lebih detail mengenai proses pendaftaran di ClickUp Forms:
Ketika setiap permintaan memerlukan daftar periksa, subtugas, atau kolom pendukung yang sama, kami menerapkan templat tugas ke pengajuan yang masuk sehingga setiap pengajuan sudah siap diproses. Untuk proses penerimaan yang lebih kompleks, kami menggunakan logika bersyarat untuk menampilkan pertanyaan lanjutan yang relevan atau menambahkan kolom ke tugas yang dihasilkan berdasarkan jawaban sebelumnya.
Cocok untuk: Pengajuan awal, permintaan, persetujuan, dan pengiriman berulang yang memerlukan penanggung jawab, tindak lanjut, atau konteks dari bagian lain Workspace.
Lewati saja jika: Anda hanya memerlukan dokumen sekali pakai untuk dicetak, ditandatangani, diarsipkan, atau dikirim kembali sebagai dokumen yang sudah selesai.
Buat Formulir di Tempat yang Tepat
Word memberikan Anda kendali yang lebih besar daripada yang terlihat pada pandangan pertama. Dengan kontrol konten yang tepat, pengaturan perlindungan, dan pengaturan templat yang sesuai, Anda dapat membuat formulir yang tetap rapi.
Pengujian singkat sebelum mengirim biasanya dapat mendeteksi masalah-masalah kecil: bidang yang tidak berfungsi sesuai harapan, jawaban yang mengacaukan tata letak, atau kontrol yang bekerja secara berbeda di versi Word lainnya.
Sebaiknya juga pisahkan master yang tidak dilindungi dari salinan yang akan diisi oleh pengguna.
Jika pengiriman formulir tersebut perlu dimasukkan ke dalam alur kerja yang sedang berjalan setelahnya, coba ClickUp secara gratis dan ubah setiap respons menjadi tugas yang dapat dilacak, yang dapat ditugaskan dan ditindaklanjuti oleh tim Anda.
Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Formulir yang Dapat Diisi di Word
Apakah Anda bisa menjadikan suatu bidang sebagai bidang wajib dalam formulir Word?
Bukan melalui pengaturan kontrol konten standar. Word tidak menyediakan tombol “Wajib” sederhana untuk kontrol konten modern yang mencegah pengguna meninggalkan bidang kosong. Jika Anda memerlukan bidang wajib, Anda harus menambahkan validasi menggunakan VBA. Acara ContentControlOnExit di Word dapat memeriksa nilai saat pengguna keluar dari kontrol dan mencegah mereka melanjutkan jika entri tidak memenuhi aturan Anda.
Apakah formulir Word yang dapat diisi dapat menyertakan tanda tangan elektronik?
Ya. Microsoft Word versi desktop memungkinkan Anda menambahkan baris tanda tangan yang dapat diisi oleh seseorang dengan mengetikkan namanya, menambahkan gambar, atau menggunakan pena digital pada perangkat yang didukung. Tanda tangan digital tidak hanya sekadar menempatkan nama di halaman. Setelah Anda menandatangani dokumen secara digital, Word akan mengubahnya menjadi read-only untuk membantu melindungi konten yang telah ditandatangani dari perubahan di kemudian hari.
Apakah responden dapat mengunggah file melalui formulir Word?
Tidak seperti yang dapat dilakukan pada formulir web. Word dilengkapi dengan Picture Content Control, sehingga pengguna dapat menyisipkan gambar ke dalam tempat yang telah ditentukan. Namun, tidak ada kontrol serbaguna yang setara untuk melampirkan file PDF, spreadsheet, ZIP, atau file lain apa pun. Jika lampiran merupakan bagian dari proses pengisian formulir itu sendiri, Anda memerlukan metode pengumpulan data yang lain.
Apakah Anda dapat menambahkan pertanyaan bersyarat ke formulir Word?
Bukan dari kontrol pembuatan formulir standar di Word. Daftar tarik-turun dapat menampung jawaban yang berbeda, tetapi memilih salah satunya tidak secara otomatis menampilkan serangkaian pertanyaan yang berbeda. Anda dapat membuat perilaku tersebut dengan VBA karena Word menyediakan peristiwa untuk memasukkan, keluar, menambahkan, dan memperbarui kontrol konten. Namun, pada tahap itu, Anda harus mengelola logika VBA serta formulir itu sendiri, yang menambah beban pemeliharaan tambahan.
Apa yang sebaiknya Anda gunakan sebagai pengganti Word untuk survei?
Gunakan formulir web. Microsoft Forms dirancang untuk survei, kuis, dan jajak pendapat, serta memungkinkan Anda melihat tanggapan seiring masuknya. Google Forms memiliki fungsi serupa dan dapat mengirimkan tanggapan ke Google Sheets untuk dianalisis. Word lebih cocok jika Anda perlu menyimpan dokumen yang sudah jadi.
Apa yang sebaiknya Anda gunakan jika setiap tanggapan memerlukan tindak lanjut?
Gunakan ClickUp Forms. Setiap pengiriman formulir dapat secara otomatis menjadi tugas, dengan Daftar tujuan, penanggung jawab, prioritas, dan Bidang Kustom yang sudah ditetapkan. Hal ini menjadikannya pilihan yang lebih tepat untuk formulir pendaftaran, permintaan kreatif, laporan bug, permintaan TI, dan kasus-kasus lain di mana seseorang harus menindaklanjuti tanggapan tersebut.
Bagaimana cara membuat garis di Word yang bisa ditulis tanpa garis tersebut bergeser?
Gunakan tabel satu sel dengan hanya garis batas bawah, lalu letakkan Kontrol Konten Teks Biasa di dalamnya. Microsoft merekomendasikan untuk mengaktifkan garis batas bawah pada baris yang dapat diisi karena garis tersebut tetap terpisah dari teks yang Anda masukkan. Hindari membuat baris menggunakan garis bawah. Karakter tersebut dapat memindahkan atau mengubah tata letak baris saat Anda mengetik di sekitarnya. Tanda tab yang digarisbawahi lebih cocok untuk formulir cetak, tetapi untuk bidang yang akan diisi pengguna di layar, metode garis batas tabel lebih dapat diandalkan.