Apakah bisnis Anda memerlukan komponen prototipe untuk mesin atau beberapa laptop untuk karyawan baru? Meskipun itu permintaan kecil, melakukan pemesanan adalah kuncinya.
Lebih dari sekadar mengirim email.
Anda perlu mengumpulkan detail seperti deskripsi produk, harga, tanda tangan persetujuan, dan info pusat biaya, lalu mengirimkannya ke pemasok atau tim internal sebagai bagian dari proses permintaan pembelian. Ini semua adalah kunci untuk menjaga agar semua berjalan dengan lancar!
Di situlah templat formulir permintaan pembelian berperan. Ini adalah solusi cepat dan siap pakai untuk melakukan pemesanan dan melacak persediaan, yang penting untuk setiap proses pengadaan.
Untuk menghemat waktu dan tenaga Anda dalam mencari, kami telah menyusun daftar sepuluh templat terbaik dengan fitur dan kegunaan utama.
Apa itu Templat Formulir Permintaan Pembelian?
Templat formulir permintaan pembelian adalah solusi siap pakai dengan kolom yang sudah diisi sebelumnya untuk menyederhanakan proses pemesanan bisnis Anda. Meskipun terutama ditujukan untuk pembelian barang atau jasa, permintaan pembelian juga dapat digunakan untuk pengeluaran modal, perlengkapan kantor, dan permintaan pemeliharaan.
Tujuan utama dari templat ini meliputi:
- Menangkap detail penting (informasi pemohon, barang yang dibutuhkan, dan perkiraan biaya) untuk mengoptimalkan manajemen pengadaan dan pemrosesan faktur
- Menyederhanakan persetujuan kepala departemen dan manajer pengadaan untuk pengadaan
- Memperkuat komunikasi internal dan hubungan manajemen vendor
Mengadopsi templat ini juga menawarkan beberapa manfaat, seperti mengurangi kesalahan manusia, meningkatkan penelusuran pengeluaran, dan meningkatkan efisiensi pengadaan secara keseluruhan.
➡️ Baca Selengkapnya: Pelajari Tentang Sehari dalam Kehidupan Manajer Pengadaan
🤓 Hal-hal sepele: Apakah Anda bingung membedakan antara permintaan pembelian dan pesanan pembelian? Meskipun keduanya berisi informasi yang serupa, namun keduanya tidak sama. Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang digunakan untuk meminta persetujuan untuk pembelian, sedangkan pesanan pembelian adalah dokumen eksternal yang memesan barang dan jasa kepada vendor.
Apa yang Membuat Templat Formulir Permintaan Pembelian yang Baik?
Ketika memilih templat formulir permintaan pembelian, pastikan templat tersebut menyediakan beberapa elemen penting. Inilah yang seharusnya dimiliki oleh setiap solusi yang efektif:
- Antarmuka yang intuitif dan mudah diakses: Pilih templat dengan tata letak yang jelas dan mudah digunakan untuk mengurangi kesalahan manusia dan menyederhanakan entri data. Menggunakan templat yang dapat diakses dari perangkat seluler apa pun juga meningkatkan fleksibilitas dan dapat mempercepat persetujuan
- Bidang yang dapat disesuaikan: Pilih hanya solusi dengan bidang yang mudah diadaptasi dan diedit. Kustomisasi membantu Anda menyesuaikan templat untuk kebutuhan departemen atau organisasi tertentu
- Pengambilan data yang komprehensif: Opsi filter dengan bagian dan bidang yang terperinci untuk kode anggaran, detail vendor, dan rincian biaya. Hal ini meningkatkan transparansi dan juga memberikan Anda kebebasan untuk menambahkan informasi terperinci untuk persediaan yang lebih akurat
- Alur kerja otomatis: Lebih suka templat dengan pelacakan persetujuan dan pemberitahuan otomatis. Mampu melacak setiap permintaan dengan mudah membantu meningkatkan efisiensi dan menghilangkan upaya manual yang tidak perlu
- Kemampuan integrasi: Pilih alat bantu dan solusi yang kompatibel dengan sistem eksternal. Memiliki database yang terhubung, penyimpanan cloud, atau perangkat lunak pengadaan memastikan berbagi data tanpa hambatan
➡️ Baca Selengkapnya: 10 Templat Permintaan Informasi (RFI) yang Praktis
Tahukah Anda? Permintaan pembelian mengikuti alur kerja standar untuk merampingkan pembelian dan meningkatkan visibilitas. Meskipun prosesnya mungkin berbeda di setiap bisnis, berikut adalah tujuh langkah yang paling umum:
- Kirimkan formulir permintaan pembelian
- Manajer lini menyetujui formulir permintaan pembelian
- Departemen inventaris memeriksa tingkat stok
- Departemen pembelian meninjau permintaan tersebut
- Buat pesanan pembelian
- Pengiriman dan penilaian pesanan
- Pembayaran faktur
10 Templat Formulir Permintaan Pembelian
Setelah Anda mengetahui apa yang harus dicari dalam templat formulir permintaan pembelian, sekarang saatnya untuk menyelami pilihannya. Berikut sepuluh templat yang akan menghemat waktu dan meningkatkan alur kerja pengadaan Anda.
1. Templat Formulir Permintaan Pembelian ClickUp
Butuh solusi yang memetakan dan melacak kebutuhan Anda? Cobalah Templat Formulir Pesanan Pembelian ClickUp untuk formulir yang telah dirancang sebelumnya untuk mencatat kebutuhan bisnis Anda.
Ini memvisualisasikan input dengan beberapa tampilan khusus yang dikelompokkan berdasarkan status dan departemen. Templat ini bahkan memiliki papan Kanban untuk mengelola setiap pesanan persediaan berdasarkan tanggung jawab dan kemajuan.
Fitur-fitur utama
- Tinjau atau lacak pesanan yang mendekati tanggal jatuh tempo dalam satu klik dengan tampilan khusus
- Memetakan permintaan secara detail untuk transparansi dan akuntabilitas dengan detail tambahan seperti informasi pemasok dan pemohon
Ideal untuk: Tim yang mengelola proses pembelian di berbagai departemen
➡️ Baca Selengkapnya: 10 Template Formulir Pesanan Gratis di Excel & ClickUp
2. Templat Permintaan Tim ClickUp
Templat Permintaan Tim ClickUp adalah solusi sederhana untuk kebutuhan internal tim Anda. Templat folder menampilkan daftar dengan tiga tampilan untuk memetakan informasi yang relevan seperti status permintaan, tingkat prioritas, penerima, pemohon, dan kategori.
Bidang datanya menyederhanakan pengelolaan segala sesuatu-mulai dari mempekerjakan ahli TI untuk perbaikan hingga pembelian aset baru. Templat ini bahkan memvisualisasikan kapan permintaan dibuat untuk membantu meningkatkan pemenuhan.
Fitur-fitur utama
- Atur dan susun kebutuhan tim Anda dengan membuat beberapa templat dengan mudah (misalnya, layanan, permintaan aset, dll.) di ruang yang sama
- Temukan dan prioritaskan persyaratan pembelian dengan kategori tugas berkode warna yang jelas dan tingkat prioritas
Ideal untuk: Bisnis yang ingin meningkatkan proses permintaan internal mereka untuk layanan atau aset
3. Templat Permintaan dan Persetujuan Proyek ClickUp
Templat formulir permintaan pembelian berikutnya adalah Templat Permintaan dan Persetujuan Proyek ClickUp, yang menyederhanakan manajemen permintaan proyek.
Sistem ini memproses setiap permintaan proyek dengan status tugas penting mulai dari Dalam proses hingga Disetujui. Sistem ini juga memetakan atribut seperti dampak dan biaya yang diperlukan untuk permintaan proyek.
Singkatnya, templat ini merupakan pendekatan yang sederhana namun sistematis bagi manajer dan pimpinan tim untuk memproses dan menyetujui proyek.
Fitur-fitur utama
- Menyimpan informasi penting dan memvisualisasikan data proyek dengan bidang data yang terperinci dan dapat disesuaikan
- Tambahkan konteks dan tingkatkan pelacakan permintaan dengan subtugas, komentar, dan ketergantungan tugas bawaan
Ideal untuk: Bisnis yang mengikuti proses persetujuan terstruktur untuk setiap permintaan proyek
4. Templat Proposal Anggaran ClickUp
Jika Anda perlu menyelaraskan permintaan pembelian dengan kontrol biaya, Templat Proposal Anggaran ClickUp adalah solusi lengkap untuk Anda. Ini adalah template dokumen untuk mengoptimalkan pembuatan dan peninjauan proposal.
Templat ini memiliki lima subhalaman yang telah dirancang sebelumnya, termasuk logistik dan personalia, untuk mencakup setiap aspek bisnis atau biaya proyek.
Membagi anggaran Anda menjadi beberapa bagian segmen yang jelas juga membantu Anda mengakomodasi permintaan pembelian yang lebih jelas. Selain itu, hal ini membuat permintaan dialihkan ke orang yang tepat dan semua pembelian disediakan, baik aset TI, layanan eksternal, atau bahkan daftar harga material.
Fitur-fitur utama
- Berikan proposal dan permintaan Anda struktur yang komprehensif dan jelas dengan beberapa sub-halaman templat
- Temukan informasi penting dengan mudah dengan bidang data yang dapat disesuaikan dan fitur pemformatan yang kaya
Ideal untuk: Bisnis dan profesional yang ingin menyeimbangkan pembelian dengan ketentuan dan anggaran yang jelas
5. Template Pesanan Pembelian dan Inventaris ClickUp
Templat Pesanan Pembelian dan Inventaris ClickUp membantu bisnis menyelaraskan pembelian dengan kebutuhan pengisian ulang. Dilengkapi dengan daftar tugas Inventaris untuk melacak produk, pembeli, dan prioritas. Setiap tugas dikelompokkan berdasarkan tahap inventaris-dari pesanan hingga stok.
Templat ini juga menyertakan daftar tugas permintaan pembelian yang merinci produk, harga, dan jumlah yang dibutuhkan serta memetakan pengiriman pemasok. Jika tingkat stok menurun, tim dapat langsung meningkatkan pesanan pembelian dan membagikannya kepada pemasok untuk pengisian ulang.
Fitur-fitur utama
- Memvisualisasikan dan mengoptimalkan inventaris di setiap tahap bisnis dengan empat belas status yang berbeda, termasuk pembayaran dan konsumsi
- Izinkan pemangku kepentingan terkait untuk memperbarui pemenuhan pesanan pembelian atau melampirkan catatan penerimaan barang dengan fitur pengeditan waktu nyata
Ideal untuk: Fungsi rantai pasokan atau departemen pembelian yang menangani bahan langsung dan tidak langsung untuk operasi mereka
➡️ Baca Juga: 10 Templat Daftar Vendor Gratis untuk Mengelola Kontak
6. Templat Formulir Pesanan Produk ClickUp
Templat Formulir Pesanan Produk ClickUp dibuat untuk komponen biasa atau prototipe unik untuk pengadaan yang efisien. Solusi ini dimulai dengan tampilan formulir yang memungkinkan pelanggan mengirimkan pesanan secara langsung. Bahkan menangkap detail kontak untuk pelacakan dan mengisi pelacak Anda secara instan.
Templat ini menampilkan tampilan khusus untuk pesanan baru sehingga tim dapat segera bekerja. Pimpinan tim memiliki daftar masalah pesanan untuk menyelesaikan kemacetan dan topik masalah dengan cepat.
Fitur-fitur utama
- Kurangi pembaruan pesanan yang memakan waktu dengan produk, kategori, dan masalah pesanan khusus yang telah ditentukan sebelumnya
- Tinjau kepuasan pelanggan, waktu pengiriman rata-rata, dan biaya pengiriman dengan wawasan yang didukung AI dan bidang data yang mudah diotomatisasi
Ideal untuk: Profesional yang membutuhkan cara yang efisien untuk melacak pesanan dan menyelesaikan alur kerja kebutuhan produk
7. Templat Faktur ClickUp
Mencari cara sederhana untuk menyelesaikan pembayaran untuk pesanan pembelian yang telah dikirim? Templat Faktur ClickUp siap membantu Anda.
Kolom yang dapat disesuaikan membantu menstandarkan detail utama seperti nomor permintaan, info pemasok, dan persyaratan persetujuan. Tabel bawaan melacak deskripsi, jumlah, dan biaya barang untuk komunikasi yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.
Templat formulir permintaan pembelian ini juga memiliki bagian khusus untuk logo perusahaan, info penagihan, detail faktur, dan tanggal jatuh tempo, yang sangat cocok untuk menyederhanakan persetujuan dan pemrosesan faktur.
Fitur-fitur utama
- Pastikan tindak lanjut pembayaran yang cepat dan penutupan permintaan pembelian yang mulus dengan mengubah konten apa pun menjadi tugas
- Berbagi atau mengekspor dokumen secara instan ke dalam berbagai format dengan opsi izin yang beragam
Ideal untuk: Bisnis dan tim yang lebih memilih dokumentasi minimal dan kehilangan informasi dalam pemesanan dan pemrosesan faktur mereka
8. Templat Formulir Permintaan Pembelian PDF oleh Pengisi PDF
Mencari templat formulir permintaan pembelian yang langsung ke pokok permasalahan? Templat Formulir Permintaan Pembelian PDF dari PDF Filler memberikan hal itu.
PDF online memiliki kolom untuk detail departemen, vendor, dan pemohon. Ini juga termasuk tabel untuk mencatat jumlah, deskripsi barang, dan harga. PDF yang dapat diedit ini hanya harus diisi dan dibagikan dengan semua informasi ini siap.
Templat ini membantu departemen yang meminta menyampaikan informasi penting untuk meningkatkan tugas pengadaan dan pemasok.
Fitur-fitur utama
- Mempersiapkan orientasi vendor secara lebih efektif dengan kotak centang khusus untuk mengonfirmasi apakah vendor tersebut merupakan pemasok berulang
- Optimalkan otorisasi dengan ruang yang cepat dan jelas untuk informasi dan tanda tangan pemberi persetujuan
Ideal untuk: Bisnis yang memprioritaskan formulir yang cepat dan dapat diedit dalam proses pengadaan mereka
9. Templat Formulir Permintaan Pembelian PDF oleh Planergy
Templat Formulir Permintaan Pembelian PDF Planergy adalah solusi yang menggunakan pendekatan perangkat lunak untuk menyempurnakan proses permintaan pembelian. Ini memastikan kolaborasi yang lancar dengan bidang yang terperinci, pembuatan PO otomatis, dan opsi untuk menambahkan catatan atau melampirkan dokumen.
Sistem ini juga dilengkapi dengan bidang data yang dapat disesuaikan dan logika bersyarat yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik.
Fitur-fitur utama
- Hemat waktu dan tenaga dengan alur kerja pembuatan dan persetujuan PO otomatis
- Sederhanakan komunikasi dengan kolom bawaan untuk catatan internal dan detail vendor
Cocok untuk: Usaha kecil yang ingin membuat pesanan pembelian mendalam dengan cepat
10. Templat Formulir Permintaan Pembelian oleh FormDocs
Yang terakhir adalah Templat Formulir Permintaan Pembelian dari FormDocs, merek yang dapat diandalkan dalam bidang pengisian formulir elektronik. Solusi yang efisien ini dibuka dengan bagian yang jelas untuk permintaan pembelian, perusahaan, vendor, dan informasi pengiriman. Solusi ini juga memetakan tanggal permintaan, tanggal jatuh tempo, dan kode anggaran untuk penagihan yang lancar.
Templat ini mencakup tabel terperinci untuk mencatat kuantitas, deskripsi terperinci, harga, dan total biaya. Nomor Akun G. L. membantu memetakan penggunaan anggaran terhadap pusat biaya yang jelas.
Fitur-fitur utama
- Menyelaraskan pemasok dengan kebutuhan produk Anda dengan ruang khusus untuk instruksi khusus
- Mempercepat pemrosesan dan penagihan pesanan dengan bagian tanda tangan pemohon dan pemberi persetujuan
Ideal untuk: Organisasi yang beroperasi di FormDocs dan bertujuan untuk meningkatkan proses permintaan pembelian mereka
➡️ Baca Selengkapnya: 3 Jenis Kontrak Pengadaan Utama yang Perlu Anda Ketahui
Tingkatkan Proses Pengadaan Internal Anda dengan ClickUp
Templat formulir permintaan pembelian wajib dimiliki untuk pengadaan, baik untuk memesan perlengkapan kantor maupun pengiriman. Templat ini membantu menangkap semua detail penting, meningkatkan komunikasi, mempercepat persetujuan, dan mengurangi kesalahan-sehingga semuanya berjalan lebih efisien.
Templat yang tepat membuat segala sesuatunya tetap teratur dan membantu Anda memprioritaskan tugas dan pesanan setelah setiap permintaan.
Bermitra dengan ClickUp adalah jawaban yang tepat untuk hal ini. Manajemen tugas yang terintegrasi, analisis mendalam, dan visualisasi yang hidup di setiap templatnya menunjukkan hal itu dengan sempurna. Siap untuk meningkatkan proses pengadaan internal Anda? Daftar dengan ClickUp hari ini!