Apakah bisnis Anda membutuhkan komponen prototipe untuk mesin atau beberapa laptop untuk karyawan baru? Meskipun itu adalah permintaan kecil, melakukan pemesanan adalah kuncinya.
Ini lebih dari sekadar mengirim email.
Anda perlu mengumpulkan detail seperti deskripsi produk, harga, tanda tangan persetujuan, dan info pusat biaya, lalu mengirimkannya ke pemasok atau tim internal sebagai bagian dari proses permintaan pembelian. Ini semua adalah kunci untuk menjaga agar semuanya berjalan dengan lancar!
Di situlah peran templat formulir permintaan pembelian. Ini adalah solusi cepat dan siap pakai untuk melakukan pemesanan dan melacak persediaan, yang penting untuk setiap proses pengadaan.
Untuk menghemat waktu dan tenaga Anda dalam mencari, kami telah menyusun daftar sepuluh templat terbaik dengan fitur dan kegunaan utama.
**Apa Itu Templat Formulir Permintaan Pembelian?
Templat formulir permintaan pembelian adalah solusi siap pakai dengan bidang yang sudah diisi sebelumnya untuk menyederhanakan proses pemesanan bisnis Anda. Meskipun terutama ditujukan untuk pembelian barang atau jasa, ini juga mencakup pengeluaran modal, perlengkapan kantor, dan permintaan pemeliharaan.
Tujuan utama dari templat ini meliputi:
- Menangkap detail penting (informasi pemohon, barang yang dibutuhkan, dan perkiraan biaya) untuk mengoptimalkanmanajemen pengadaan dan pemrosesan faktur
- Menyederhanakan persetujuan kepala departemen dan manajer pengadaan untuk pengadaan
- Memperkuat komunikasi internal danmanajemen vendor hubungan
Mengadopsi metode ini juga menawarkan beberapa manfaat, seperti mengurangi kesalahan manusia, meningkatkan penelusuran pengeluaran, dan meningkatkan efisiensi pengadaan secara keseluruhan.
➡️ Read More: Belajar Tentang Sehari dalam Kehidupan Manajer Pengadaan 🤓 Trivia: Apakah Anda bingung membedakan antara permintaan pembelian dan pesanan pembelian? Meskipun keduanya berisi informasi yang serupa, keduanya tidaklah sama. Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang digunakan untuk meminta persetujuan untuk pembelian, sedangkan pesanan pembelian adalah dokumen eksternal yang memesan barang dan jasa kepada vendor.
Apa yang Membuat Template Formulir Permintaan Pembelian yang Baik?
Saat memilih templat formulir permintaan pembelian Anda, memastikan templat tersebut memberikan beberapa elemen penting adalah penting. Inilah yang harus dimiliki oleh setiap solusi yang efektif:
- Antarmuka yang intuitif dan mudah diakses: Pilih templat dengan tata letak yang jelas dan mudah digunakan untuk mengurangi kesalahan manusia dan menyederhanakan entri data. Menggunakan templat yang dapat diakses dari perangkat seluler apa pun juga meningkatkan fleksibilitas dan dapat mempercepat persetujuan
- Bidang yang dapat disesuaikan: Pilih hanya solusi dengan bidang yang mudah disesuaikan dan diedit. Kustomisasi membantu Anda menyesuaikan templat untuk kebutuhan departemen atau organisasi tertentu
- Pengambilan data yang komprehensif: Opsi penyaringan dengan bagian dan kolom yang terperinci untuk kode anggaran, rincian vendor, dan rincian biaya. Hal ini meningkatkan transparansi dan juga memberikan Anda kebebasan untuk menambahkan informasi terperinci untuk persediaan yang lebih akurat
- Alur kerja otomatis: Lebih memilih template dengan pelacakan persetujuan dan pemberitahuan otomatis. Kemampuan untuk melacak setiap permintaan dengan mudah membantu meningkatkan efisiensi dan menghilangkan upaya manual yang tidak perlu
- Kemampuan integrasi: Memilih alat bantu dan solusi yang kompatibel dengan sistem eksternal. Memiliki basis data yang terhubung, penyimpanan awan, atau perangkat lunak pengadaan memastikan berbagi data tanpa hambatan
➡️ Read More: 10 Templat Permintaan Informasi (RFI) yang Praktis Tahukah Anda? Permintaan pembelian mengikuti alur kerja standar untuk merampingkan pembelian dan meningkatkan visibilitas. Meskipun prosesnya mungkin berbeda di setiap bisnis, berikut ini tujuh langkah yang paling umum:
- Kirimkan formulir permintaan pembelian
- Manajer lini menyetujui formulir permintaan pembelian
- Departemen inventaris memeriksa tingkat stok
- Departemen pembelian meninjau permintaan tersebut
- Membuat pesanan pembelian
- Pengiriman dan penilaian pesanan
- Pembayaran faktur
10 Templat Formulir Permintaan Pembelian
Sekarang setelah Anda mengetahui apa yang harus dicari dalam templat formulir permintaan pembelian, sekarang saatnya untuk menyelami pilihannya. Berikut ini sepuluh templat yang akan menghemat waktu dan meningkatkan alur kerja pengadaan Anda.
1. Templat Formulir Pesanan Pembelian ClickUp
Templat Formulir Permintaan Pembelian: Templat Formulir Pesanan Pasokan ClickUp
Butuh solusi yang memetakan dan melacak kebutuhan Anda? Coba Templat Formulir Pesanan Pasokan ClickUp untuk formulir yang telah dirancang sebelumnya untuk mencatat kebutuhan bisnis Anda.
Ini memvisualisasikan input dengan beberapa tampilan khusus yang dikelompokkan berdasarkan status dan departemen. Templat ini bahkan memiliki papan Kanban untuk mengelola setiap pesanan persediaan berdasarkan tanggung jawab dan kemajuan.
Fitur utama
- Tinjau atau lacak pesanan yang mendekati tanggal jatuh tempo dalam satu klik dengan tampilan khusus
- Memetakan permintaan secara rinci untuk transparansi dan akuntabilitas dengan detail tambahan seperti informasi pemasok dan pemohon
Cocok untuk: Tim yang mengelola proses pembelian di berbagai departemen
➡️ Read More: 10 Template Formulir Pesanan Gratis di Excel & ClickUp
2. Templat Permintaan Tim ClickUp
Templat Formulir Permintaan Pembelian : Templat Permintaan Tim ClickUp
Templat Permintaan Tim ClickUp adalah solusi sederhana untuk kebutuhan internal tim Anda. Templat folder ini menampilkan daftar dengan tiga tampilan untuk memetakan informasi yang relevan seperti status permintaan, tingkat prioritas, penerima, peminta, dan kategori.
Kolom datanya menyederhanakan pengelolaan segala sesuatu-mulai dari mempekerjakan ahli TI untuk perbaikan hingga pembelian aset baru. Templat ini bahkan memvisualisasikan kapan permintaan dibuat untuk membantu meningkatkan pemenuhan.
Fitur utama
- Atur dan susun kebutuhan tim Anda dengan membuat beberapa templat dengan mudah (mis., layanan, permintaan aset, dll.) di ruang yang sama
- Temukan dan prioritaskan persyaratan pembelian dengan kategori tugas berkode warna yang jelas dan tingkat prioritas
Cocok untuk: Bisnis yang ingin meningkatkan proses permintaan internal mereka untuk layanan atau aset
3. Template Permintaan dan Persetujuan Proyek ClickUp
Templat Formulir Permintaan Pembelian : Templat Permintaan dan Persetujuan Proyek ClickUp
Templat formulir permintaan pembelian berikutnya adalah Templat Permintaan dan Persetujuan Proyek ClickUp menyederhanakan manajemen permintaan proyek.
Ini memproses setiap permintaan proyek dengan status tugas penting mulai dari Dalam proses hingga Disetujui. Sistem ini juga memetakan atribut seperti dampak dan biaya yang diperlukan untuk permintaan proyek.
Singkatnya, template ini merupakan pendekatan yang sederhana namun sistematis bagi para manajer dan pimpinan tim untuk memproses dan menyetujui proyek.
Fitur utama
- Menyimpan informasi penting dan memvisualisasikan data proyek dengan bidang data yang terperinci dan dapat disesuaikan
- Tambahkan konteks dan tingkatkan pelacakan permintaan dengan subtugas, komentar, dan ketergantungan tugas bawaan
Ideal untuk: Bisnis yang mengikuti proses persetujuan terstruktur untuk setiap permintaan proyek
4. Templat Proposal Anggaran ClickUp
Templat Formulir Permintaan Pembelian : Templat Proposal Anggaran ClickUp
Jika Anda perlu menyelaraskan permintaan pembelian dengan pengendalian biaya, Templat Proposal Anggaran ClickUp adalah solusi satu atap untuk Anda. Ini adalah templat dokumen untuk mengoptimalkan pembuatan dan peninjauan proposal.
Templat ini memiliki lima subhalaman yang telah dirancang sebelumnya, termasuk logistik dan personalia, untuk mencakup setiap aspek bisnis atau biaya proyek.
Membagi anggaran Anda menjadi beberapa bagian segmen yang jelas juga membantu Anda mengakomodasi permintaan pembelian yang lebih jelas. Selain itu, permintaan diarahkan ke orang yang tepat dan semua pembelian disediakan, baik aset TI, layanan eksternal, atau bahkan daftar harga material.
Fitur utama
- Berikan proposal dan permintaan Anda struktur yang komprehensif dan jelas dengan beberapa sub-halaman templat
- Temukan informasi penting dengan mudah dengan bidang data yang dapat disesuaikan dan fitur pemformatan yang kaya
Ideal untuk: Bisnis dan profesional yang ingin menyeimbangkan pembelian dengan ketentuan dan anggaran yang jelas
5. Template Pesanan Pembelian dan Inventaris ClickUp
Templat Formulir Permintaan Pembelian : Template Pesanan Pembelian dan Inventaris ClickUp
Templat Pesanan Pembelian dan Inventaris ClickUp membantu bisnis menyelaraskan pembelian dengan kebutuhan pengisian ulang. Ini dilengkapi dengan daftar tugas Inventaris untuk melacak produk, pembeli, dan prioritas. Setiap tugas dikelompokkan berdasarkan tahap inventaris-dari pesanan hingga stok.
Templat ini juga menyertakan daftar tugas pesanan pembelian yang merinci produk, harga, dan jumlah yang diperlukan serta memetakan pengiriman pemasok. Jika tingkat stok turun, tim dapat langsung menaikkan pesanan pembelian dan membagikannya dengan pemasok untuk pengisian ulang.
Fitur utama
- Memvisualisasikan dan mengoptimalkan inventaris di setiap tahap bisnis dengan empat belas status yang berbeda, termasuk pembayaran dan konsumsi
- Memungkinkan pemangku kepentingan yang relevan untuk memperbarui pemenuhan pesanan pembelian atau melampirkancatatan penerimaan barang dengan fitur pengeditan waktu nyata
Cocok untuk: Fungsi rantai pasokan atau departemen pembelian yang menangani bahan langsung dan tidak langsung untuk operasi mereka
➡️ Read More: 10 Templat Daftar Vendor Gratis untuk Mengelola Kontak
6. Templat Formulir Pemesanan Produk ClickUp
Formulir Pemesanan Produk ClickUp
The Templat Formulir Pesanan Produk ClickUp dibuat untuk komponen biasa atau prototipe unik untuk pengadaan yang efisien. Solusi ini dimulai dengan tampilan formulir yang memungkinkan pelanggan mengirimkan pesanan secara langsung. Bahkan menangkap detail kontak untuk pelacakan dan mengisi pelacak Anda secara instan.
Templat ini memiliki tampilan khusus untuk pesanan baru sehingga tim dapat segera bekerja. Pimpinan tim memiliki daftar masalah pesanan untuk menyelesaikan kemacetan dan topik masalah dengan cepat.
Fitur utama
- Kurangi pembaruan pesanan yang memakan waktu dengan produk, kategori, dan masalah pesanan khusus yang telah ditentukan sebelumnya
- Tinjau kepuasan pelanggan, waktu pengiriman rata-rata, dan biaya pengiriman dengan wawasan bertenaga AI dan bidang data yang mudah diotomatisasi
Cocok untuk: Profesional yang membutuhkan cara yang efisien untuk melacak pesanan dan menyelesaikan alur kerja kebutuhan produk
7. Templat Faktur ClickUp
Template Faktur ClickUp
Mencari cara sederhana untuk menyelesaikan pembayaran untuk pesanan pembelian yang dikirimkan? Sistem pembayaran yang Templat Faktur ClickUp telah membantu Anda.
Kolom yang dapat disesuaikan membantu menstandarkan detail utama seperti nomor permintaan, info pemasok, dan persyaratan persetujuan. Tabel bawaan melacak deskripsi, jumlah, dan biaya barang untuk komunikasi yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.
Templat formulir permintaan pembelian ini juga memiliki bagian khusus untuk logo perusahaan, info penagihan, detail faktur, dan tanggal jatuh tempo, yang sempurna untuk menyederhanakan persetujuan dan pemrosesan faktur.
Fitur utama
- Memastikan tindak lanjut pembayaran yang cepat dan penutupan permintaan pembelian yang mulus dengan mengubah konten apa pun menjadi tugas
- Berbagi atau mengekspor dokumen secara instan ke dalam berbagai format dengan opsi izin yang beragam
Ideal untuk: Bisnis dan tim yang lebih memilih dokumentasi minimal dan kehilangan informasi dalam proses pemesanan dan faktur mereka
8. Templat Formulir Permintaan Pembelian PDF oleh Pengisi PDF
via Pengisi PDF Mencari templat formulir permintaan pembelian yang langsung ke pokok permasalahan? Templat Formulir Permintaan Pembelian PDF Pengisi PDF memberikan hal itu.
PDF online memiliki bidang untuk detail departemen, vendor, dan pemohon. Ini juga mencakup tabel untuk mencatat jumlah, deskripsi barang, dan harga. PDF yang dapat diedit ini hanya perlu diisi dan dibagikan dengan semua informasi ini siap.
Templat ini membantu departemen yang meminta menyampaikan informasi penting untuk meningkatkan tugas pengadaan dan pemasok.
Fitur utama
- Mempersiapkan proses penerimaan vendor secara lebih efektif dengan kotak centang khusus untuk mengonfirmasi apakah vendor tersebut merupakan pemasok yang sudah berulang kali
- Mengoptimalkan otorisasi dengan ruang yang cepat dan jelas untuk informasi dan tanda tangan pemberi persetujuan
Ideal untuk: Bisnis yang memprioritaskan formulir yang cepat dan dapat diedit dalam proses pengadaan
9. Templat Formulir Permintaan Pembelian PDF oleh Planergy
via PlanergyTemplat Formulir Permintaan Pembelian PDF Planergy adalah solusi yang menggunakan pendekatan perangkat lunak untuk menyempurnakan proses permintaan pembelian. Solusi ini memastikan kolaborasi yang lancar dengan bidang yang terperinci, pembuatan PO otomatis, dan opsi untuk menambahkan catatan atau melampirkan dokumen.
Sistem ini juga dilengkapi dengan bidang data yang dapat disesuaikan dan logika bersyarat yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik.
Fitur utama
- Menghemat waktu dan tenaga dengan alur kerja pembuatan dan persetujuan PO otomatis
- Sederhanakan komunikasi dengan kolom bawaan untuk catatan internal dan detail vendor
Cocok untuk: Usaha kecil yang ingin membuat pesanan pembelian yang mendalam dengan cepat
10. Templat Formulir Permintaan Pembelian oleh FormDocs
via FormDocs Yang terakhir adalah Templat Formulir Permintaan Pembelian oleh FormDocs merek yang dapat diandalkan dalam bidang pengisian formulir elektronik. Solusi yang efisien ini dibuka dengan bagian yang jelas untuk permintaan pembelian, perusahaan, vendor, dan informasi pengiriman. Solusi ini juga memetakan tanggal permintaan, tanggal jatuh tempo, dan kode anggaran untuk penagihan yang lancar.
Templat ini mencakup tabel terperinci untuk mencatat kuantitas, deskripsi terperinci, harga, dan total biaya. Nomor akun G.L. membantu memetakan penggunaan anggaran terhadap pusat biaya yang jelas.
Fitur utama
- Menyelaraskan pemasok dengan kebutuhan produk Anda dengan ruang khusus untuk instruksi khusus
- Mempercepat pemrosesan dan penagihan pesanan dengan bagian tanda tangan pemohon dan penyetuju
Ideal untuk: Organisasi yang menggunakan FormDocs dan ingin meningkatkan proses permintaan pembelian mereka
➡️ Read More: 3 Jenis Kontrak Pengadaan Utama yang Perlu Anda Ketahui
Tingkatkan Proses Pengadaan Internal Anda dengan ClickUp
Templat formulir permintaan pembelian harus dimiliki untuk pengadaan, baik untuk memesan perlengkapan kantor atau pengiriman. Templat ini membantu mencatat semua detail penting, meningkatkan komunikasi, mempercepat persetujuan, dan mengurangi kesalahan-membuat semuanya berjalan lebih efisien.
Templat yang tepat membuat segala sesuatunya tetap teratur dan membantu Anda memprioritaskan tugas dan pesanan setelah setiap permintaan.
Bermitra dengan ClickUp adalah jawaban yang tepat untuk hal ini. Manajemen tugas yang terintegrasi, analisis mendalam, dan visualisasi yang hidup di setiap templatnya menunjukkan hal itu dengan sempurna.
Siap untuk meningkatkan proses pengadaan internal Anda? Daftar dengan ClickUp hari ini!