Pernahkah Anda bertanya-tanya seperti apa keseharian seorang manajer pengadaan? Ini adalah peran yang bisa terasa misterius dan membingungkan jika Anda tidak menjalaninya sendiri, namun hari ini kami akan membuka tabir tentang seperti apa kehidupan seorang pemimpin pengadaan dan apa saja yang terlibat di dalamnya.
Dalam panduan mendalam ini, kami akan membahas apa itu manajer pengadaan, apa saja yang dilakukan dalam operasi harian mereka, keterampilan dan teknik mereka, serta bagaimana Anda dapat membangun karier yang sukses di industri pengadaan. 💼
Apa itu Manajer Pengadaan?
Peran seorang manajer pengadaan adalah mengawasi manajemen rantai pasokan dan bagaimana perusahaan membeli (atau mendapatkan) bahan, layanan, atau pasokan. Tugas mereka meliputi menemukan pemasok yang tepat, menegosiasikan biaya kontrak atau pesanan pembelian, dan mencari layanan atau bahan terbaik dengan nilai terbaik.
Meskipun kita akan membahas tentang manajer pengadaan dalam artikel ini, Anda mungkin juga akan mendengar peran yang digambarkan sebagai manajer pembelian atau spesialis pengadaan. Sebutan spesifiknya akan bergantung pada kebijakan perusahaan, namun perannya sama, yaitu untuk mendapatkan pasokan secara efisien bagi organisasi.
Hari-hari yang Biasa Dilakukan Manajer Pengadaan
Mari kita bahas apa yang sebenarnya dilakukan oleh seorang manajer pengadaan sehari-hari. Tugas-tugas ini sering disebutkan dalam deskripsi pekerjaan namun hanya secara samar-samar, jadi mari kita lihat lebih dekat apa saja yang terlibat sehingga Anda bisa memutuskan apakah ini peran yang tepat untuk Anda.
Mengerjakan perjanjian pembelian
Sebagian besar peran manajer pengadaan melibatkan pengadaan barang dan jasa untuk perusahaan. Ini termasuk mengerjakan perjanjian pembelian-kontrak di mana Anda setuju untuk membeli sejumlah produk atau layanan dengan imbalan diskon. 🤝
Perjanjian pembelian dan manajemen kontrak membutuhkan waktu, yang berarti banyak manajer menghabiskan sebagian waktu setiap hari untuk bernegosiasi, meninjau kontrak, dan menyelesaikan perjanjian. Namun, tugas-tugas ini dapat dilakukan secara mingguan atau bulanan.
Setelah disepakati, kesepakatan ini memberikan potongan harga untuk layanan atau pasokan dari waktu ke waktu-memudahkan semua orang untuk memperkirakan biaya dan mempertahankan anggaran.
Gunakan tombol Perjanjian Penjualan dan Pembelian ClickUp untuk membuat kontrak Anda sendiri dari awal
Memastikan kepatuhan
Sebagai manajer pengadaan, Anda memerlukan pemahaman yang baik tentang proses dan prosedur untuk memastikan Anda tetap patuh. Bagian dari peran ini mencakup pembuatan dan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur pengadaan, mengelola risiko, dan menjalankan audit untuk memastikan kepatuhan. ⚖️
Berpegang teguh pada kebijakan pengadaan internal Anda sendiri sangat penting, karena jika tidak, Anda akan menghadapi tantangan dari calon pemasok atau tuduhan favoritisme atau penyuapan. Selain mempertahankan kebijakan Anda sendiri, Anda perlu memeriksa apakah pemasok Anda memiliki kebijakan yang memadai-terutama jika Anda adalah penerima dana atau hibah dari pemerintah yang mengharuskan Anda melakukannya.
Gunakan ini Templat ClickUp untuk merencanakan dan mengelola kepatuhan, termasuk evaluasi persyaratan, pengukuran kemajuan, dan tindakan korektif
Mengevaluasi pemasok
Sebelum Anda dapat menandatangani perjanjian pembelian dengan pemasok, Anda harus terlebih dahulu menemukan pemasok yang tepat. Peran spesialis pengadaan termasuk mencari pemasok potensial, membuat daftar, dan kemudian mengevaluasi mereka untuk menemukan yang paling sesuai.
Kecuali jika Anda berada dalam organisasi kecil, tugas ini akan melibatkan anggota tim lainnya dan mungkin perlu dibawa ke tingkat direksi untuk mendapatkan keputusan akhir. Tim pembelian akan bekerja sama untuk mencari pemasok, memeriksa kredensial, mencari penawaran harga dengan permintaan templat penawaran harga dan menggunakan kerangka kerja atau metode evaluasi untuk menilai mereka satu sama lain atau di seluruh rantai pasokan.
Lacak semua vendor dan pemasok Anda saat ini dan yang potensial menggunakan fitur Templat Daftar Master Vendor ClickUp
Mengelola dan mengkoordinasikan staf
Jika Anda berperan sebagai manajer pembelian atau pengadaan, Anda akan sering bekerja sama dengan tim pengadaan yang dapat mendukung Anda dalam upaya mendapatkan penawaran terbaik untuk organisasi Anda. Peran seorang manajer melibatkan koordinasi staf dan memberdayakan mereka untuk bekerja sebaik mungkin. 🎉
Dalam organisasi yang lebih besar, Anda dapat mengelola berbagai peran dukungan tingkat pemula dan petugas pengadaan. Tergantung pada struktur tim Anda, peran Anda mungkin menetapkan tugas, mengawasi pelatihan, menawarkan dukungan, dan bertindak sebagai pemimpin untuk memandu tim Anda menuju kesuksesan.
Lacak karyawan anda, beban kerja, dan gaji mereka dengan Templat Daftar Staf ClickUp
Mempertahankan data yang diperbarui
Dunia pembelian dan pengadaan melibatkan banyak data. Ada segalanya mulai dari data daftar vendor untuk harga yang tepat per unit pada setiap bahan atau pasokan yang ingin Anda beli. 📝
Jika Anda bekerja sendiri atau sebagai bagian dari tim kecil, bagian dari kegiatan sehari-hari Anda akan melibatkan pemeliharaan data ini dan memastikan data tersebut selalu diperbarui dan akurat. Dalam tim yang lebih besar, petugas pengadaan atau asisten dapat mengambil peran ini.
Keterampilan Utama untuk Manajer Pengadaan yang Sukses
Setelah kita mengetahui beberapa tugas harian atau mingguan manajer pengadaan, mari kita lihat lebih dekat keterampilan dan pengetahuan yang Anda perlukan untuk menjadi manajer pengadaan yang sukses.
Keterampilan negosiasi
Profesional pengadaan yang hebat adalah negosiator yang brilian. Ini adalah keterampilan yang akan Anda andalkan berulang kali untuk mendapatkan diskon yang menguntungkan dan membuat perjanjian pembelian dengan pemasok yang paling banyak diminati.
Jika saat ini ini bukan salah satu area terkuat Anda, ambil kelas di keterampilan negosiasi atau mencoba mencari pengalaman kerja di lingkungan yang banyak menggunakan keterampilan ini, seperti di bagian penjualan. Untuk berhasil dalam industri pengadaan, Anda harus mampu mengartikulasikan maksud Anda, bernegosiasi, dan mendapatkan kesepakatan yang lebih baik daripada yang bisa Anda temukan di tempat lain-jadi, ini harus ada di bagian atas daftar keahlian Anda. 💡
Keterampilan analitis
Manajer pengadaan membuat banyak keputusan, yang berarti Anda perlu mengetahui cara menganalisis data untuk membuat keputusan berdasarkan informasi terbaik yang Anda miliki saat itu.
Para pemimpin pembelian tahu bagaimana menafsirkan data, apa yang harus dilakukan dengan data tersebut, dan bagaimana menggunakannya untuk menginformasikan pilihan mereka. Mereka dapat menggunakan data yang mereka miliki, mengetahui ke mana harus bertanya untuk mendapatkan wawasan yang tidak mereka miliki, dan menggabungkan semua pengetahuan mereka untuk memilih pemasok yang tepat. ✅
Keterampilan manajemen hubungan pemasok
Mungkin terdengar bahwa pengadaan barang dan jasa adalah tentang data dan persediaan, namun sebenarnya hal ini melibatkan banyak keterampilan manajemen hubungan dan komunikasi. Jika Anda tidak dapat membangun hubungan yang kuat, Anda tidak mungkin menjalin kemitraan jangka panjang dengan pihak lain.
Calon manajer pengadaan harus fokus pada komunikasi, mendengarkan, dan keterampilan orang lain jika ingin sukses di industri ini. Anda perlu mengetahui cara mengenal orang lain, memahami keinginan dan kebutuhan mereka, serta mampu berkomunikasi secara efektif di semua titik dalam proses pengadaan. 💬
Keterampilan kontrol inventaris
Anda tidak dapat mengetahui apa yang Anda butuhkan untuk melakukan pemesanan jika Anda tidak yakin seperti apa tingkat stok Anda. Untuk alasan ini, keterampilan kontrol inventaris yang kuat harus dimiliki dalam industri pengadaan.
Manajer pengadaan yang baik mengetahui seperti apa tingkat stok dan inventaris mereka setiap saat. Anda berpikir jauh ke depan, memesan dengan jumlah yang cukup waktu tunggu sehingga Anda dapat mempertahankan pasokan, dan beradaptasi dengan perubahan apa pun jika Anda mengambil proyek atau kontrak baru. 📋
Pengetahuan ERP
Untungnya, Anda tidak perlu hafal apakah Anda kehabisan pasokan atau perlu meningkatkan pasokan di area tertentu. Ada alat bantu manajemen perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) untuk itu.
Berapa banyak dan sumber daya apa saja yang perlu Anda kelola tergantung pada peran Anda dalam tim pengadaan. Pada tingkat dasar, Anda harus mengetahui cara mengelola inventaris dan menjadwalkan ketersediaan tim Anda, namun Anda mungkin juga diharapkan menangani anggaran atau kontraktor. 📊
Pemahaman ekonomi
Meskipun Anda berfokus untuk mendapatkan penawaran terbaik untuk persediaan dan kontrak untuk perusahaan Anda, Anda tidak bisa mengabaikan gambaran ekonomi yang lebih luas.
Manajer pengadaan harus mengetahui detail keuangan dan rencana pertumbuhan perusahaan mereka, baik di dalam maupun di luar, namun juga harus mengetahui apa yang terjadi di dunia sekitar mereka. Faktor-faktor seperti resesi, masalah politik, dan tantangan rantai pasokan dapat memengaruhi kemudahan mendapatkan pasokan dan berapa biayanya-sehingga Anda harus memperhatikan gambaran ekonomi yang lebih besar. 🌍
Keterampilan manajemen risiko
Idealnya, pemasok Anda dapat memenuhi kebutuhan Anda, Anda dapat memenuhi pesanan klien tepat waktu, dan proyek Anda berjalan dengan lancar. Namun, hal itu tidak selalu terjadi, itulah sebabnya mengapa pimpinan pengadaan juga harus mahir dalam manajemen risiko dan mengidentifikasi hambatan sebelum menjadi masalah.
Manajer pengadaan terbaik tahu cara menghitung risiko, memantau perubahan, dan mengantisipasi masalah kecil sebelum menjadi tantangan yang lebih besar. Manajemen risiko merupakan bagian yang melekat dalam pekerjaan Anda sehari-hari, bukan sesuatu yang Anda pertimbangkan ketika terjadi kesalahan. ❌
Alat dan Teknik yang Digunakan oleh Manajer Pengadaan
Proses pengadaan barang dan jasa sangat panjang dan terperinci, dan mengelola begitu banyak ekspektasi, anggaran, tenggat waktu, dan persyaratan dapat membuat Anda stres. Namun, ini bukanlah sesuatu yang harus Anda kerjakan sendiri. Ada banyak alat dan teknik pengadaan yang dapat mempercepat proses, menyederhanakan tugas, dan memperkenalkan cara yang lebih mudah untuk mengelola alur kerja dari awal hingga akhir.
Berikut adalah beberapa yang paling populer alat perangkat lunak manajemen pengadaan dan teknik yang digunakan manajer pengadaan untuk bekerja lebih efektif. 🤖
Kerangka kerja manajemen pengadaan
Menjalankan proses pengadaan yang panjang untuk setiap proyek atau kebutuhan pasokan tidaklah realistis, dan menyita waktu dari tugas-tugas berharga lainnya. Cara mengatasinya adalah dengan membuat atau bergabung dengan kerangka kerja manajemen pengadaan yang sudah ada.
Kerangka kerja ini bertindak sebagai rute siap pakai menuju pemasok dan layanan berkualitas, tanpa menjalankan proses tender atau pengadaan penuh. Anda membutuhkan volume pesanan atau kuantitas yang tinggi agar kerangka kerja ini masuk akal bagi semua orang yang terlibat, sehingga biasanya digunakan oleh organisasi besar dan lembaga pemerintah.
Alat bantu manajemen proyek
Meskipun manajer pengadaan tidak bertanggung jawab menjalankan proyek secara langsung, memiliki pemahaman yang kuat tentang manajemen proyek dan menggunakan alat bantu tim mereka dapat memberikan keunggulan dan membuat prosesnya lebih mudah.
Cari, atur, atau urutkan status tugas dalam tampilan Daftar ClickUp untuk melihat kemajuan di semua pekerjaan
Alat-alat seperti ClickUp merampingkan manajemen proyek dan membuat semuanya lebih mudah diakses oleh seluruh organisasi. Dengan Hirarki proyek ClickUp dengan cepat melihat kemajuan proyek secara sekilas, mengidentifikasi hambatan, berkomunikasi dengan manajer proyek tentang kebutuhan pasokan mereka, dan membangun sistem internal yang membantu semua orang lebih terorganisir dalam hal pengadaan.
Tidak seperti banyak alat manajemen proyek pada umumnya, ClickUp memiliki fitur khusus yang membuatnya mudah diadaptasi untuk manajemen pengadaan. Sebagai contoh, fitur Templat Pengadaan oleh ClickUp memungkinkan Anda menjalankan seluruh proses dari awal hingga akhir, dengan semua proyek, tugas, dan informasi di satu lokasi.
Alat Keterlibatan Pemasok
Sebagian besar pekerjaan sehari-hari Anda melibatkan pembicaraan dengan pemasok dan menjaga hubungan baik dengan mereka. Keterlibatan yang tepat dan alat bantu perangkat lunak manajemen vendor dapat membuat perbedaan besar di sini, mengubah apa yang bisa menjadi tugas yang memakan waktu menjadi sesuatu yang menjadi bagian dari proses yang jauh lebih cepat.
Utas komentar menjaga percakapan tetap teratur dalam tugas sehingga pengguna tidak perlu menelusuri setiap komentar
ClickUp menyederhanakan proses keterlibatan pemasok dengan menyimpan semuanya di satu tempat. Anda tidak hanya bisa berkomunikasi dengan anggota tim melalui tugas, komentar, dan pengeditan waktu nyata, tetapi Anda juga bisa mengelola email eksternal-semuanya tanpa meninggalkan platform manajemen proyek Anda.
Temukan informasi yang Anda butuhkan dengan menggunakan salah satu dari sekian banyak Tampilan ClickUp lalu hubungi pemasok Anda dengan cara yang lebih efisien.
Alat bantu manajemen risiko
Mengelola risiko merupakan bagian integral dari peran manajer pengadaan. Mulai dari memastikan pemasok Anda benar-benar dapat memenuhi pesanan pembelian hingga mengelola anggaran agar Anda dapat membayar pemasok tepat waktu, ada banyak peluang untuk terjadinya kesalahan.
Sederhanakan seluruh proses dengan menggunakan alat bantu dan fitur untuk membuat sistem manajemen risiko Anda sendiri. Gunakan fitur Templat Daftar Risiko Manajemen Risiko oleh ClickUp untuk mulai membangun basis data internal Anda sendiri yang mempermudah identifikasi, mitigasi, dan refleksi risiko, dan mencoba alat pemetaan proses untuk membuat alur kerja tentang cara mengelola risiko.
Pasangkan ini dengan alat pemetaan ClickUp manajemen tugas dan fitur manajemen proyek untuk menyimpan semua pekerjaan sehari-hari Anda di satu tempat.
Alat perencanaan sumber daya perusahaan
Hampir tidak mungkin mengelola pengadaan secara efektif jika Anda tidak mengetahui seperti apa inventaris Anda, bagaimana stok Anda dibandingkan dengan apa yang dikatakan oleh sistem point of sale (POS) Anda, berapa banyak anggota tim yang Anda miliki, dan batasan anggaran yang Anda miliki. Itulah mengapa perencanaan sumber daya perusahaan dan perangkat lunak logistik sangat bermanfaat.
Manajer pengadaan terbaik memahami bagaimana Alat perangkat lunak ERP bekerja dan bagaimana menggunakannya untuk keuntungan mereka. Perangkat ERP mencakup segala hal, mulai dari penjadwalan karyawan hingga pembelian inventaris, dan area mana yang menjadi tanggung jawab Anda bergantung pada ukuran organisasi Anda.
Sesuaikan alur kerja Anda, lihat semua detail proyek dengan anggota tim yang ditugaskan dalam satu platform, dan bagikan sumber daya dengan Manajemen Proyek di ClickUp
Dorong organisasi Anda untuk mulai menggunakan alat seperti ClickUp untuk merampingkan manajemen operasi sehingga Anda tidak hanya dapat mengawasi bahan dan persediaan, tetapi juga ketersediaan anggota tim.
Dengan semua strategi operasi perencanaan dan manajemen sumber daya yang terjadi dalam satu sistem, akan lebih mudah untuk memeriksa dengan cepat untuk memastikan Anda memiliki semua yang Anda butuhkan-atau membuat keputusan berdasarkan apa yang Anda perlukan di masa depan.
Pelajaran dan Kiat Utama dari Profesional Pengadaan yang Berpengalaman
Menjadi profesional pengadaan yang sukses bukan hanya tentang menganalisis data dan menegosiasikan penawaran dengan pemasok potensial. Jika Anda ingin sukses di industri ini, pertimbangkan saran berikut ini dari para ahli yang telah berkarier di bidang ini.
Menghadiri acara industri
Mendedikasikan diri Anda untuk mengetahui organisasi Anda luar dalam memang bermanfaat, namun melangkah ke luar kantor dan membenamkan diri dalam industri yang lebih luas juga berguna.
Menghadiri acara-acara industri memberikan banyak manfaat. Anda berkesempatan untuk bertemu dengan orang lain yang berada di posisi yang sama dengan Anda, atau yang sudah lebih maju dalam karier mereka, dan belajar dari mereka. Anda dapat bertemu dengan kontak potensial, pemasok, atau bahkan perekrut untuk posisi di masa depan. Anda dapat menghadiri seminar dan lokakarya untuk menyegarkan kembali keterampilan Anda atau mempelajari keterampilan baru.
Menghadiri acara industri adalah suatu keharusan jika Anda ingin melakukan lebih dari sekadar menjadi ahli dalam pekerjaan Anda. 💻
Kembangkan jaringan Anda
Salah satu keahlian utama yang Anda perlukan sebagai profesional pengadaan adalah kemampuan berkomunikasi dengan baik. Cara terbaik untuk melatihnya adalah dengan membangun jaringan dan mengembangkan komunitas pribadi Anda.
Mulailah membangun eksistensi diri Anda di platform seperti LinkedIn, dan kembangkan daftar pengikut Anda dengan menjadi pemimpin atau anggota komunitas yang suportif. Terhubunglah dengan calon pemasok atau pemangku kepentingan baik secara digital maupun secara langsung, menggunakan pertemuan dan acara industri sebagai jembatan yang sempurna untuk membangun hubungan yang kuat dan langgeng. 📣
Cari seorang mentor
Cara lain untuk mendapatkan manfaat dari pengalaman dan keahlian orang lain adalah dengan mencari mentor. Ada banyak orang yang telah merintis karier di industri pengadaan dan dengan senang hati membantu orang lain untuk meraih kesuksesan.
Tanyakan terlebih dahulu pada organisasi Anda untuk mengetahui apakah ada orang yang mereka pikirkan, atau hubungi jaringan Anda. Jika tidak ada orang dalam jaringan Anda, cobalah untuk mengembangkannya-atau hubungi orang-orang yang Anda kagumi untuk menanyakan apakah ini adalah sesuatu yang mereka tawarkan. 🏆
Memulai atau Melanjutkan Karier Anda sebagai Manajer Pengadaan
Menjadi manajer pengadaan membutuhkan keterampilan dan keahlian, namun juga harus mengetahui kapan harus mendelegasikan tugas atau proses ke alat dan perangkat lunak. Memilih perangkat lunak yang tepat dapat membantu Anda merampingkan alur kerja, mengotomatiskan tugas-tugas sederhana, dan mendapatkan gambaran yang lebih jelas sehingga Anda dapat membuat keputusan yang lebih strategis.
Jika Anda mencari satu alat yang mengalahkan semuanya, coba ClickUp secara gratis hari ini dan rasakan cara yang lebih baik untuk mengelola semua hal terkait pengadaan. ✨