10 Templat Permintaan Informasi (RFI) yang Praktis

Dihantui oleh vendor? Itu bukan Anda, tapi RFI Anda. 🤷

Tidak ada proyek yang dimulai dengan semua peralatan dan perlengkapan yang diperlukan sudah tersedia. Untuk mendapatkan perangkat keras atau perangkat lunak baru, Anda harus mengikuti standar proses pengadaan yang dimulai dengan meminta informasi dari pemasok atau penyedia layanan.

Untuk memformalkan proses tersebut, Anda harus terlebih dahulu mengirimkan dokumen Permintaan Informasi (RFI) kepada vendor, dan mereka akan menggunakannya untuk menentukan apakah mereka ingin bekerja sama dengan Anda.

Templat RFI sangat penting jika Anda ingin memberikan kesan yang baik pada vendor dengan tampilan dan nada yang lebih profesional. Memiliki proses standar untuk dokumen RFI Anda juga membuat proses pengadaan Anda dan tim Anda sukses.

Dokumen ini memiliki kolom yang telah dirancang sebelumnya untuk mengumpulkan data secara formal, sehingga proses pengumpulan informasi menjadi cepat dan mudah bagi kedua belah pihak. Tidak yakin di mana menemukan template yang sempurna? Kami siap membantu Anda!

Kami telah memilih 10 templat Permintaan Informasi yang paling fungsional yang akan membuat komunikasi dengan pemasok menjadi mudah.

Apa yang dimaksud dengan Permintaan Informasi?

Permintaan Informasi adalah dokumen formal yang digunakan oleh manajer proyek dan tugas, serta tim perencanaan, untuk bertanya kepada vendor potensial apakah mereka memiliki kapasitas untuk menyediakan layanan atau bahan yang diperlukan untuk proyek tertentu.

Dokumen ini juga dapat digunakan untuk menanyakan tentang produk, barang, atau layanan yang telah diperoleh. Sebagian besar RFI diuraikan dalam lima kategori ini:

1. Nama dan informasi kontak perusahaan yang mengajukan permintaan
2. Gambaran umum tentang proyek yang membutuhkan pasokan
3. Pertanyaan tentang produk atau layanan yang dipesan (kemampuan produk, pengalaman, dan harga) ❓
4. Tenggat waktu untuk mengirimkan tanggapan
5. Instruksi kontekstual

Anda biasanya mengirim RFI ke beberapa penyedia dan membuat daftar vendor untuk mengumpulkan informasi dan membandingkan opsi berdasarkan kriteria pilihan Anda. Karena vendor dapat merespons dalam dokumen yang sama, ini berfungsi sebagai catatan pertukaran informasi.

Mengapa Anda memerlukan templat RFI

Untuk menulis lembar RFI yang sempurna, Anda harus fokus dan tepat sasaran. Itulah mengapa manajer yang cerdas mengandalkan templat RFI yang dibuat oleh para ahli untuk melakukan pekerjaan berat tersebut. 🏋️

Templat RFI menyederhanakan proses meminta informasi dari vendor. Mengikuti struktur formal untuk mengekstrak informasi. Bagian-bagiannya yang ditentukan memastikan konsistensi, kejelasan, dan keringkasan dalam komunikasi eksternal Anda serta menghemat waktu dan tenaga.

Menggunakan templat Permintaan Informasi menawarkan banyak manfaat, termasuk:

• Kustomisasi: Templat ini mudah diedit agar sesuai dengan persyaratan unik dari setiap skenario pengadaan dengan tetap mempertahankan kerangka kerja yang seragam
• Pembandingan yang mudah: Format terstandardisasi menyederhanakan proses membandingkan respons dari penyedia, sehingga membantu dalam pemilihan yang lebih cepat
• Dokumentasi: Templat memudahkan untuk melacak semua percakapan yang Anda lakukan dengan penyedia, yang berfungsi sebagai deskripsi terperinci atau bukti bahwa Anda telah membuat pilihan secara adil
• Pengurangan biaya: Templat membantu mengurangi biaya administrasi yang terkait dengan pelaksanaan pengadaan dengan menyederhanakan proses RFI

10 Templat dan Formulir RFI yang Praktis untuk Dicoba

Ada berbagai macam templat RFI yang tersedia secara online, dan kami telah mengumpulkan yang terbaik untuk Anda! Kami memiliki opsi yang mudah digunakan dari penyedia terkemuka seperti ClickUp dan TemplateLab. Lihatlah lebih dekat fitur-fitur eksklusif mereka di bawah ini. 👀

1. Template RFI Standar ClickUp

Tetap terorganisir dan lacak semua permintaan informasi dengan lancar dengan Templat RFI Standar ClickUp

Tetap fokus dan terorganisir untuk setiap inisiatif RFI atau proses pengadaan dengan Templat RFI Standar ClickUp . Templat RFI yang serbaguna dan gratis ini membantu Anda mengumpulkan data dari semua jenis vendor, menjaga tanggapan tetap terpusat, dan membuat perbandingan yang adil dan lancar. ⚖️

Untuk menggunakan dokumen ini, cukup unduh dan buat formulir Tiket RFI untuk pemasok potensial. Tambahkan detail sebanyak mungkin, seperti nama pemohon, departemen, dan tanggal jatuh tempo. Kirim formulir dan lacak melalui status seperti Permintaan Baru, Pengakuan, Dibatalkan, Selesai, dan Pengiriman. Bandingkan tanggapan yang diterima melalui beberapa tampilan yang dapat disesuaikan.

Tampilan Daftar Permintaan menampilkan RFI yang disusun berdasarkan kategori seperti Masalah, Saran, dan Modifikasi. Ada juga tampilan RFI Process Board, yang secara visual merepresentasikan permintaan sebagai kartu di papan Papan Kanban . Kartu-kartu ini dikelompokkan berdasarkan status dan prioritas agar lebih baik visualisasi tugas .

Pindahkan permintaan dari satu tahap ke tahap lainnya dengan alat bantu seret dan lepas yang sederhana. Atau tetapkan kriteria evaluasi di seluruh status Anda untuk proses yang efisien.

Pada tampilan Kalender Jadwal Pengiriman, fokus utamanya adalah pada tanggal jatuh tempo untuk setiap tenggat waktu permintaan, sehingga Anda dapat mengetahui dengan cepat apa yang telah dipenuhi atau terlewatkan. Anda dapat menjadwal ulang tenggat waktu dengan mengklik tombol Kerangka Waktu di layar.

2. Template Permintaan Informasi ClickUp

Kumpulkan data RFI dan catat semua detail penting dengan mudah menggunakan templat respons RFI ClickUp yang dibuat khusus untuk proyek konstruksi

Mencari cara yang tidak merepotkan untuk mengumpulkan data pemasok atau kontraktor dengan lebih jelas? Tidak perlu mencari yang lain selain Templat Permintaan Informasi ClickUp sebuah formulir RFI yang kuat yang dirancang khusus untuk membangun proses pengumpulan informasi yang mudah diikuti namun tetap konsisten. 🧐

Gunakan templat ini untuk mengumpulkan data pemasok seperti kualifikasi, bahan, dan harga dengan mudah. Anda dapat mengelola data beberapa kontraktor melalui satu antarmuka dan melacak kemajuan dengan pembaruan waktu nyata, seperti perubahan dalam penjadwalan waktu respons, atau harga.

Fitur ini khususnya bermanfaat dalam industri seperti konstruksi dan manufaktur, di mana perubahan biaya yang sering terjadi dapat menimbulkan kekacauan pada anggaran. Melacak tanggapan RFI melalui empat tampilan yang mudah digunakan:

1. Tampilan Formulir Pengajuan RFI: Membantu memeriksa kembali detail RFI seperti judul dan deskripsi, nama proyek, ruang lingkup, dan prioritas
2. Tampilan Daftar Log RFI: Memberikan ringkasan semua data RFI Anda yang dikelompokkan berdasarkan status dan menawarkan bidang khusus untuk Tanggapan, Perubahan biaya, dan Perubahan Jadwal
3. tampilan Dewan Proyek: Menampilkan RFI yang dikelompokkan berdasarkan nama proyek, meningkatkan korespondensi departemen
4. Tampilan Tabel Cakupan RFI: Menampilkan RFI yang diurutkan berdasarkan cakupan, sehingga memungkinkan manajer untuk memutuskan persetujuan yang diperlukan (jika ada)

Kami merekomendasikan penggunaan Email di ClickUp untuk mengirimkan dokumen RFI kepada pemasok tanpa berpindah platform.

3. Template Pengadaan ClickUp

Menavigasi seluruh proses pengadaan secara efektif melalui tabel, daftar, dan dokumen untuk berbagai tujuan menggunakan Templat Pengadaan ClickUp

Mendapatkan barang dari vendor tepat waktu dan dalam jumlah yang tepat adalah salah satu tugas yang menegangkan yang membutuhkan perencanaan dan kolaborasi yang cermat. Percayai Templat Pengadaan ClickUp untuk membuat seluruh proses menjadi sangat mudah! 🌳

Ketika datang ke pengadaan bahan baku templat Ruang Kerja ini mencakup semuanya, mulai dari perencanaan dan koordinasi hingga pelaksanaan tugas, menerima proposal harga mengawasi inventaris, dan menstandarisasi proses pengiriman.

Aplikasi ini dilengkapi dengan delapan tampilan berbeda untuk memberikan Anda kendali atas semua tahapan penting dalam pengadaan. Misalnya, tampilan Dokumen Prosedur Operasional Standar Pengadaan sangat ideal untuk menetapkan peran tim dan menentukan matriks persetujuan.

Anda mendapatkan beberapa tampilan yang berfokus pada pemasok - seperti tampilan Master Supplier Directory dan Supplier Risk - untuk mengkategorikan vendor Anda dan memperhitungkan risiko pengiriman yang terkait dengan masing-masing vendor. Gunakan tampilan Tingkat Pemasok untuk mengklasifikasikan vendor menurut tingkat kekritisan pasokan mereka untuk suatu proyek.

Templat ini dilengkapi dengan Formulir Permintaan Pemasukan bawaan untuk mengumpulkan permintaan pengadaan internal. Gunakan status seperti Terbuka, Dalam Peninjauan, Negosiasi Aktif, dan Klarifikasi Dibutuhkan untuk memperbarui tim Anda pada tugas pengadaan yang sedang berlangsung.

Sesuaikan templat untuk pelacakan waktu, peringatan dependen, dan pelacakan tonggak dengan menggunakan Konfigurasi ClickApps .

4. Templat Proses RFP ClickUp

Templat Proses RFP ClickUp

Siap untuk menarik mereka proposal proyek dari para penawar yang bersemangat? The Templat Proses RFP ClickUp ada di sini untuk membantu! Templat tugas ini menyederhanakan atribut proyek dan kriteria umum untuk penilaian objektif, membuat proses evaluasi proposal menjadi mudah. 🌬️

Permintaan Proposal (RFP) biasanya digunakan saat meminta penawaran atau proposal dari calon pemasok atau penyedia layanan, yang merinci bagaimana mereka berencana melaksanakan proyek jika mereka terpilih untuk pekerjaan tersebut. Templat Tugas ini menggabungkan daftar periksa, ekspektasi, dan Bidang Khusus untuk memfasilitasi proses RFP yang mulus dan mengamankan kemitraan pemasok yang andal.

Biasanya, Anda bisa menambahkan detail utama tentang proyek Anda di bawah lima kategori default:

1. Fase proses: Menampilkan menu tarik-turun untuk memilih tahap proses yang sedang berlangsung seperti Penyusunan, Perencanaan, atau Peninjauan. Periksa kemajuan tugas dan subtugas Anda menggunakan ikonfitur kemajuan otomatis2. Anggaran: Tentukan anggaran yang dialokasikan untuk seluruh tugas RFP atau subtugas tertentu
2. Lampiran: Bidang file yang menyimpan masukan dan/atau keluaran yang diperlukan dari subtugas
3. Tanggal Pemberian: Bidang tanggal untuk menentukan kapan kontrak akan diberikan
4. Batas akhir proposal: Kolom tanggal yang menunjukkan batas waktu penyerahan proposal

Meskipun templat ini dilengkapi dengan daftar periksa yang sudah jadi, daftar periksa tugas dan subtugas dapat disesuaikan sepenuhnya. Setelah Anda memiliki proposal Anda, gunakan Pencapaian di ClickUp untuk bernegosiasi dan menyelesaikan kesepakatan.

5. Template Pernyataan Kerja RFP ClickUp

Buat ringkasan proyek pertama Anda bersama dengan pemasok Anda dengan membagikan Template Pernyataan Pekerjaan ClickUp RFP, dokumen SOW yang dirancang sebelumnya yang dapat disesuaikan sepenuhnya

Menguraikan Pernyataan Pekerjaan (SOW) dari awal merupakan tantangan tersendiri. Untungnya, fitur Templat Pernyataan Kerja RFP ClickUp membantu membentuk proposal yang komprehensif dan profesional dalam waktu singkat. ⏳

Bagi yang belum tahu, SOW memberikan pemahaman bersama tentang proyek hasil kerja dan ketentuan pembayaran, menambahkan kejelasan dan arahan pada proyek. Templat ClickUp Doc yang ramah pemula ini dilengkapi dengan bidang yang telah dirancang sebelumnya untuk menulis SOW yang berkualitas dengan mudah. Mulailah dengan mendefinisikan detail terukur mengenai pekerjaan yang diperlukan, durasi, proses yang terlibat, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai setiap hasil.

Jika Anda mengalami kesulitan dalam menavigasi suatu bagian, panduan bawaan templat dapat membantu. Misalnya, jika Anda tidak yakin apa yang harus ditambahkan ke bagian Otorisasi, dokumen akan menyarankan agar Anda menjelaskan jika eksekusi proyek memerlukan izin perangkat keras atau perangkat lunak. Anda juga dapat mencari bantuan saat memasukkan segmen seperti Hak Cipta dan Merek Dagang, Privasi Data, dan Hukum Keamanan yang relevan dengan industri Anda.

ClickUp menawarkan dukungan AI untuk berbagai macam tugas menulis . Cobalah ClickUp AI untuk menghasilkan SOW, nada, dan proposal dengan cepat untuk nada dan gaya tertentu.

Templat ini memungkinkan Anda dan penyedia Anda untuk mengedit Pernyataan Pekerjaan (SOW) bersama-sama dan membuat revisi secara real-time melalui tautan yang dapat dibagikan.

6. Template SOP Pembelian Bahan Baku ClickUp

Tulis Prosedur Operasi Standar untuk mendapatkan bahan baku untuk bisnis Anda dengan mudah dengan mengisi bagian yang telah dibuat sebelumnya menggunakan Templat SOP Pembelian Bahan Baku ClickUp

The Template SOP Pembelian Bahan Baku ClickUp adalah opsi ramah pengadaan lainnya dalam daftar kami. Ini membantu menjaga hubungan dengan pemasok, mengelola alur kerja pembelian, dan mengoptimalkan tingkat inventaris dengan pengiriman yang tepat waktu dan pengelolaan limbah.

Templat ini memungkinkan Anda menentukan prosedur operasi standar (SOP) untuk menjaga pasokan bahan baku yang konsisten, mendorong efisiensi operasional dengan perbedaan yang minimal.

Gunakan bagian yang sudah dibuat sebelumnya dari templat ini untuk menulis SOP Anda secara efektif. Anda dapat menyatakan tujuan dan ruang lingkupnya. Kemudian, buat garis besar langkah-langkah pemesanan yang tepat di bagian Prosedur.

Jika Anda mendelegasikan tugas pengadaan, kami sarankan untuk menyiapkan standar untuk pemasok pilihan, jumlah yang diinginkan, dan biaya yang dianggarkan untuk menghindari kesalahpahaman. Kerangka kerja ini menyertakan bagian FAQ yang dapat disesuaikan di bagian paling akhir templat.

Anda bisa menyimpan templat ini di Dokumen ClickUp untuk akses mudah ke seluruh tim atau melampirkannya ke kontrak pemasok atau vendor hanya dengan beberapa klik. Setelah Anda menempatkan file pesanan pembelian , lacak perkembangannya di Dasbor ClickUp melalui tag status seperti Pesanan Ditempatkan, Menunggu Persetujuan, dan Bahan Diterima. Anda dapat menggunakan Otomatisasi di ClickUp untuk mendapatkan pemberitahuan untuk skenario kritis seperti tingkat inventaris yang rendah dan pengiriman yang tertunda.

7. Templat Formulir Pesanan Pasokan ClickUp

Lacak permintaan pasokan dan pantau tenggat waktu pengiriman di satu tempat menggunakan Templat Formulir Pesanan Pasokan ClickUp

Ada beberapa pesanan masuk yang membanjiri sekaligus? Sederhanakan proses pemesanan persediaan dengan templat Templat Formulir Pemesanan Pasokan ClickUp . 🎁

Templat ini bertujuan untuk menyederhanakan beban administratif yang muncul dari siklus pemesanan yang rumit. Template ini dapat digunakan oleh pemasok dan pembeli. Anda mendapatkan Panduan Memulai untuk menunjukkan kepada Anda cara menavigasi alat yang penuh fitur, mengatur inventaris dan logistik pengiriman, dan berkolaborasi dengan vendor.

Templatnya menyiapkan Anda dengan Formulir Pesanan Persediaan yang tidak berbelit-belit untuk entri data yang mudah. Isi kolom dengan informasi seperti nomor pesanan persediaan, informasi pemesan dan pemasok, departemen, dan jenis persediaan.

Lacak aliran pesanan pasokan/pembelian Anda dengan tag status yang mudah digunakan:

1. Permintaan Baru
2. Dibayar
3. Kirim ke Pemasok
4. Ditambahkan ke Persediaan
5. Selesai
6. Ditolak
7. Faktur Diterima
8. Untuk Persetujuan
9. Dalam Perjalanan
10. Persediaan Diterima

Jika Anda adalah pemasok, buka tampilan Daftar Pesanan Baru pada template untuk melihat permintaan pesanan terbaru yang dikelompokkan berdasarkan statusnya. Anda juga dapat melihat pesanan berdasarkan departemen dan melacak tanggal jatuh tempo pembayaran.

8. Templat Permintaan Informasi Budaya Keselamatan

Tulis dan bagikan RFI, lampirkan gambar untuk referensi yang lebih jelas, dan pilih pemasok Anda dengan mudah menggunakan Templat Permintaan Informasi Budaya Keselamatan

Dokumen RFI untuk pekerjaan konstruksi perlu menanyakan banyak spesifikasi dan referensi proyek sebelumnya. Templat Permintaan Informasi Budaya Keselamatan dapat membantu Anda mencari data dengan referensi yang memadai untuk hal-hal seperti gambar yang diusulkan, izin bangunan, dan masalah kesehatan dan keselamatan.

Templat yang mudah digunakan ini berisi bidang default seperti nomor RFI, tanggal permintaan, dan ID proyek, yang dapat Anda gunakan untuk memfasilitasi kolaborasi dengan para pemangku kepentingan proyek. Templat ini menawarkan bagian RFI Overview khusus, yang memungkinkan referensi gambar dan teks.

Untuk pertanyaan RFI, Anda bisa sedetail yang Anda inginkan. Untuk menggunakan templat ini, Anda harus mendaftar di platform Safety Culture (sebelumnya iAuditor).

Setelah Anda memiliki akun, Anda dapat dengan mudah menemukan RFI tertentu dengan mencari ID uniknya. Selain itu, Anda dapat mengirimkan templat RFI sebagai laporan PDF, mengekspornya ke Word, Excel, Google Spreadsheet, dan Google Documents, atau menugaskan templat tersebut ke penerima eksternal melalui email. ✉️

9. Templat Word Permintaan Laporan Informasi (RFI) oleh TemplateLab

Gunakan templat Word ini untuk membuat RFI yang dapat disesuaikan untuk berbagai skenario permintaan informasi

Jika Anda mencari RFI yang sangat terperinci dengan bagian boilerplate umum, manfaatkan Templat Word Permintaan Laporan Informasi (RFI) oleh TemplateLab.

Templat Word sepanjang delapan halaman ini terdiri dari bagian standar bersama dengan judul, subjudul, daftar isi, dan halaman depan yang terlihat formal. Yang harus Anda lakukan adalah mengganti teks yang ditulis dengan warna merah untuk menyesuaikan templat dengan maksud Anda.

Templat ini berfungsi sebagai panduan langkah demi langkah untuk menulis RFI yang terperinci. Anda akan mendapatkan instruksi untuk menangani bagian-bagian penting seperti maksud dan tujuan RFI, latar belakang data, deskripsi sistem saat ini dan masalah yang dihadapi, informasi yang diminta, dan informasi teknis.

Panduan ini juga dapat dikustomisasi sepenuhnya, sehingga Anda dapat mengubah gaya, ukuran, dan warna huruf, menambahkan tabel, dan menyisipkan gambar untuk memastikan kejelasannya.

10. Templat RFI Serba Kata Terbaik oleh RFP360

Gunakan templat Word ini untuk membuat RFI yang dapat disesuaikan untuk berbagai skenario permintaan

Jika Anda tidak tertarik dengan templat yang panjang dan bertele-tele, Templat RFI Serba Bisa dari RFP360 mungkin menarik bagi Anda.

Baik Anda sedang mencari informasi tentang layanan konsultasi atau memiliki proyek tertentu yang membutuhkan bantuan, templat ini Templat RFP adalah alat bantu Anda untuk menyampaikan persyaratan secara efektif kepada vendor dalam format yang ringkas.

Templat ini memungkinkan Anda menyesuaikan RFI melalui lima bagian:

1. Informasi perusahaan: Tawarkan wawasan tentang organisasi atau jenis industri Anda
2. Persyaratan vendor: Jelaskan spesifikasi/keterampilan yang Anda cari pada vendor potensial
3. Deskripsi proyek: Berikan detail tentangtujuan proyek dan gambaran umum tentang tantangan
4. Pedoman pengajuan: Tentukan dengan jelas bagaimana Anda ingin menerima dan memformat tanggapan
5. Informasi yang diminta: Ajukan serangkaian pertanyaan yang menggali informasi tentang perusahaan vendor, pengalaman, solusi yang diusulkan, dan harga

Sederhanakan Proses Pemesanan Pasokan!

Jika Anda berada dalam lanskap yang berpusat pada pemasok yang kompetitif, RFI yang berkualitas memberi Anda keunggulan strategis sebagai sebuah bisnis. RFI menciptakan kesan pertama yang baik dan membantu Anda menemukan mitra yang layak. Untungnya, menyusun dan mengirimkan formulir RFI kelas atas sangatlah mudah dengan templat yang kami sediakan.

Anda dapat melihat pada bagian Pustaka templat ClickUp untuk menemukan lebih dari 1.000 templat serbaguna yang dirancang untuk mengoptimalkan operasi bisnis Anda. 🦸