Bahkan dengan rencana pengadaan yang solid, apakah transaksi Anda mengalami kebuntuan? Apakah pemasok tidak memenuhi komitmen atau mengingkari diskon kuantitas yang dijanjikan?
Hambatan umum seperti ini dapat merusak semua upaya yang Anda lakukan untuk merampingkan pengadaan. Bahkan dengan waktu berjam-jam yang dihabiskan untuk mengelola penawaran harga , perbandingan biaya, dan pesanan pembelian, kita sering kali mengabaikan detail penting: Kontrak Pengadaan - yang bisa dibilang merupakan bagian paling penting dalam proses ini.
Pemasok dapat dengan mudah mengingkari janji yang diucapkan, tetapi dengan kontrak pembelian, mereka harus menepati komitmen mereka.
Kami akan memandu Anda melalui detail, manfaat, dan jenis kontrak pembelian untuk meningkatkan proses pembuatan kesepakatan dan memaksimalkan keuntungan! Selain itu, perkenalkan platform ClickUp - platform ini menyederhanakan manajemen kontrak dengan perpanjangan otomatis untuk pengalaman yang tidak merepotkan.
Apa itu Kontrak Pengadaan?
Kontrak pengadaan adalah perjanjian yang mengikat secara hukum antara pembeli dan penjual, yang menguraikan syarat dan ketentuan untuk memperoleh barang, jasa, atau pekerjaan. Pengaturan kontrak ini berfungsi sebagai kerangka kerja untuk mengatur seluruh proses pengadaan yang merinci spesifikasi produk, jumlah, harga, jadwal pengiriman, syarat pembayaran, dan ketentuan lain yang relevan yang disepakati oleh kedua belah pihak.
Anggap saja ini sebagai lembar kosong tempat Anda menuliskan poin-poin penting dari perjanjian Anda dengan penjual-meliputi kualitas bahan, tanggal pengiriman, biaya, dan banyak lagi. Setelah kedua belah pihak menandatangani kontrak, penjual terikat secara hukum untuk memenuhi janjinya.
Kontrak pembelian berlaku dua arah - kontrak ini juga mengikat Anda, pembeli, secara hukum untuk menerima pengiriman dan melunasi tagihan untuk persediaan atau biaya proyek . Kontrak pengadaan menghilangkan dugaan, menghilangkan keraguan di kedua belah pihak, dan menumbuhkan hubungan yang solid hubungan pelanggan-penyedia . Hal ini juga membuat hidup lebih mudah bagi tim pengadaan dengan mencegah kerepotan di menit-menit terakhir atau kegagalan komitmen.
Manfaat Menggunakan Kontrak Pengadaan
Kontrak pengadaan memberi Anda manfaat jangka panjang. Inilah alasan mengapa kami sangat menyarankan Anda untuk menggunakannya:
1. Kejelasan dan kepastian
Di dunia yang penuh dengan pergeseran geo-politik, perubahan kebijakan, dan dinamika pasar, bisnis harus memanfaatkan apa pun yang dapat mengurangi ketidakpastian.
Kontrak pengadaan dapat membantu mengarahkan operasi bisnis Anda dengan jelas. Kontrak yang solid memberikan persyaratan yang jelas, menghindari kesalahpahaman, serta menghemat waktu dan uang untuk semua orang yang terlibat.
2. Perlindungan dari potensi risiko
Kontrak pengadaan dapat melindungi Anda dari ketidakpastian pasar, seperti fluktuasi nilai tukar, dengan memberikan pasokan barang dengan harga yang telah ditentukan sebelumnya.
Kontrak memungkinkan pembeli dan penjual untuk berkolaborasi dari posisi saling percaya. Kontrak melindungi kepentingan keduanya dan membantu mereka bekerja sama dengan percaya diri. Dengan menjabarkan semua syarat dan ketentuan kesepakatan dengan jelas, kontrak membantu bisnis menghindari risiko yang tidak perlu.
3. Menyediakan informasi bisnis
Dengan mencantumkan semua detail yang disepakati-harga, kualitas material, parameter layanan, tanggal, dll., kontrak pengadaan atau pembelian menciptakan transparansi dan membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat.
Pertimbangkan kontrak jangka panjang dengan pemasok sebagai contoh. Kontrak tersebut menjamin harga pengadaan di masa mendatang. Hal ini memungkinkan Anda untuk memperkirakan pengeluaran di masa mendatang, menetapkan harga yang lebih akurat, dan menilai apakah Anda mendapatkan nilai yang cukup untuk uang Anda dari pemasok.
3 Jenis Kontrak Pengadaan
Ada beberapa perjanjian pemasok yang berbeda untuk menyesuaikan dengan seberapa besar risiko yang siap Anda tanggung, tujuan perusahaan Anda, dll.
Kontrak pengadaan pada dasarnya dapat dikategorikan ke dalam tiga jenis. Mari kita lihat masing-masing secara mendetail
1. Kontrak harga tetap
Seperti namanya, kontrak harga tetap menentukan harga tetap untuk barang atau jasa yang dikontrak.
Kontrak semacam ini juga disebut kontrak lumpsum. Kontrak ini menetapkan harga pembeli untuk bahan atau layanan yang dibeli, terlepas dari fluktuasi pasar atau faktor lainnya. Kontrak ini mungkin merupakan jenis kontrak yang ideal untuk pasokan penting yang diperlukan untuk fungsi bisnis . Kontrak-kontrak ini bermanfaat dalam dua hal:
- Pertama, mengurangi kemungkinan pembengkakan biaya karena Anda mengetahui harga pasti yang akan Anda bayarkan untuk kuantitas tertentu
- Kedua, ini membantu penjual memperkirakan pendapatan mereka secara akurat, selama mereka dapat menyediakan produk yang dikontrak dalam jumlah yang diharapkan
Satu-satunya hal yang perlu diingat adalah Anda harus menilai kualitas secara teratur, terutama selama fluktuasi harga pasar. Kontrak harga tetap dapat dibagi menjadi tiga kategori. Ini termasuk:
Harga tetap perusahaan
Kontrak paling dasar ini memastikan pemasok mengikuti harga dan ketentuan yang telah ditentukan sebelumnya. Untuk memahaminya dengan lebih baik, pikirkan cara kerja kontrak pemerintah.
Mereka menetapkan harga untuk proyek akhir terlebih dahulu.
Harga tetap dan biaya insentif (FPIF)
Pengaturan ini adalah bentuk kenaikan level di mana Anda memberikan insentif kepada penjual ketika mereka melampaui ekspektasi yang biasa.
Ini adalah sistem berbasis imbalan dengan harga tetap yang ditetapkan untuk layanan yang diberikan, tetapi insentif yang telah ditentukan sebelumnya setiap kali pemasok mengungguli. Bentuk kontrak ini menguntungkan pemasok dan biasanya digunakan dalam kasus di mana barang yang dimaksud langka.
Harga tetap dengan penyesuaian harga keekonomian (FPEPA)
Harga tetap dengan kontrak penyesuaian harga ekonomi menetapkan ruang lingkup pekerjaan dan harga yang harus dibayar, tetapi dengan ketentuan untuk perubahan harga pasar dan inflasi. Ini berarti bahwa harga akhir dapat disesuaikan jika biaya produksi meningkat karena faktor-faktor di luar kendali pemasok.
Ini adalah kontrak yang paling sering digunakan untuk kesepakatan multi-tahun di mana pemasok membutuhkan bantalan untuk keadaan pasar yang tidak terduga. Kontrak ini juga biasa digunakan ketika pembeli ingin mengamankan inventaris untuk produk yang mereka perkirakan akan memiliki permintaan selama bertahun-tahun.
2. Kontrak yang dapat diganti biaya
Dalam kontrak yang dapat diganti biaya, penjual berjanji untuk menanggung biaya pengembangan, produksi, dan pengiriman produk dengan pemahaman bahwa pembeli akan mengganti biaya tersebut setelah kontrak berhasil diselesaikan.
Meskipun masih ada ruang untuk perubahan, pembeli dan penjual menyepakati anggaran potensial dan menetapkan harga maksimum yang dapat diterima. Berbagai jenis kontrak penggantian biaya meliputi:
Biaya ditambah harga tetap (CPFF)
Apakah pemasok proyek ragu-ragu untuk terlibat karena adanya risiko yang dirasakan? Tidak masalah - cukup tutupi semua risiko mereka.
Dalam kontrak semacam ini, penjual mendapatkan pembayaran untuk semua biaya mereka ditambah jumlah tetap, memastikan mereka aman dari risiko atau ketidakpastian pembayaran. Jumlah tetap bisa berupa persentase dari total harga.
Jika penjual tidak dapat memenuhi persyaratan kontrak, mereka juga dapat bertanggung jawab di bawah kontrak ini untuk menanggung sejumlah biaya.
Biaya plus biaya insentif (CPIF)
Melangkah lebih jauh dari kontrak sebelumnya, kontrak ini melibatkan biaya tetap, menanggung risiko dari pihak pembeli, dan memberikan sistem insentif berdasarkan kinerja penjual.
Insentif di sini tergantung pada seberapa besar kinerja penjual dapat menghemat biaya. Semuanya sudah ditentukan dalam kontrak, jadi tidak perlu khawatir dengan jumlah yang berfluktuasi.
Jika penjual tidak dapat memenuhi persyaratan kontrak, maka biaya proyek yang gagal harus dibagi antara pembeli dan penjual.
Biaya plus biaya penghargaan (CPAF)
Dengan kontrak semacam ini, pembeli mengganti biaya produksi penjual ditambah dengan biaya penghargaan tambahan. Biaya ini bisa tinggi atau rendah sesuai keinginan pembeli.
Biaya ditambah persentase biaya (CPPC)
Dalam jenis kontrak penggantian biaya yang terakhir ini, penjual dibayar penuh - mencakup biaya layanan ditambah persentase biaya sebagai keuntungan.
Hal ini mendorong penjual untuk meningkatkan penjualan mereka untuk meningkatkan persentase keuntungan. Tetap perhatikan layanan dan kualitas mereka untuk hasil yang optimal.
3. Kontrak waktu dan bahan
Jika Anda masih ragu-ragu untuk memilih kontrak biaya tetap atau penggantian biaya, dan Anda ingin menikmati kedua fasilitas tersebut, Anda dapat mempertimbangkan kontrak waktu dan bahan.
Kontrak ini memadukan yang terbaik dari kedua hal tersebut-harga tetap dan kontrak penggantian biaya-untuk menawarkan solusi yang ideal bagi Anda. Di bawah kontrak tersebut, pembeli setuju untuk membayar penjual untuk waktu dan material yang diinvestasikan ke dalam layanan atau produk. Untuk menjaga agar biaya tetap terkendali, kontrak menetapkan tarif tetap untuk bahan dan tenaga kerja serta menetapkan batas atas jumlah waktu dan bahan yang dapat digunakan. Ini adalah cara terbaik untuk proyek di mana Anda tidak dapat menentukan ruang lingkup atau persyaratan.
Kontrak waktu dan bahan memberikan ketenangan bagi penjual dan pembeli dengan membagi risiko secara merata di kedua belah pihak.
Saat memilih kontrak ini, tetapkan batas atas untuk melindungi diri Anda dari potensi pembengkakan biaya.
Proses Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa: Tinjauan Rinci
Setelah mengetahui berbagai kontrak pembelian, Anda dapat dengan yakin membuat pilihan terbaik untuk kebutuhan Anda. Berikut ini adalah ikhtisar proses pengadaan barang dan jasa yang terperinci untuk membantu Anda memulai.
Langkah 1: Tentukan ruang lingkup pekerjaan
Langkah pertama sebenarnya bukan milik Anda. Langkah ini berasal dari manajemen proyek tim yang mengidentifikasi kebutuhan bisnis dan mengirimkan permintaan pembelian kepada Anda.
Sebelum melibatkan tim pengadaan, pemohon harus mengevaluasi secara menyeluruh ruang lingkup pekerjaan dan persyaratan barang dan jasa. Setelah menerima permintaan, Anda akan melihat kebutuhan tim dan spesifikasi produk.
2. Meminta penawaran dari vendor
Setelah Anda memahami cakupan tugas, hubungi vendor potensial dan kumpulkan penawaran. Jika persyaratannya mirip dengan pengadaan sebelumnya, Anda bisa menghubungi pemasok sebelumnya dan meminta penawaran harga .
Namun, untuk persyaratan baru, mintalah calon pemasok untuk menyarankan rencana tindakan dan ajukan permintaan proposal sebagai gantinya.
3. Pilih proposal vendor
Dengan semua proposal dan penawaran vendor yang Anda miliki, kini Anda bisa memilih vendor yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Saat meninjau proposal, perhatikan proposal yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan menawarkan nilai terbaik untuk investasi Anda. Carilah keseimbangan antara memenuhi kebutuhan Anda secara efektif dan memberikan solusi yang hemat biaya. Hal ini akan memastikan bahwa Anda memenuhi tujuan bisnis Anda dan memaksimalkan sumber daya keuangan Anda.
4. Membuat draf kontrak pengadaan
Setelah Anda memilih penjual, mari kita masuk ke langkah penting yang telah kita bahas-menyusun kontrak.
Untuk kontrak standar, gunakan templat kontrak dan isi detail Anda. Namun, jika ini adalah kasus yang unik, Anda mungkin perlu membuat kontrak dari awal dan meminta saran dari departemen hukum.
5. Menyetujui kontrak
Setelah kontrak disiapkan, kontrak akan ditinjau lagi oleh departemen pembelian sebelum dikirim ke penjual.
Negosiasi apa pun terkait persyaratan kontrak terjadi pada tahap ini, dan setelah kedua belah pihak setuju, mereka menandatangani kontrak. Hal ini memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama, dan persyaratan yang telah disepakati didokumentasikan secara resmi dalam kontrak yang ditandatangani.
6. Mengarsipkan kontrak
Setelah kedua belah pihak menyelesaikan dan menandatangani kontrak, simpanlah di tempat penyimpanan khusus. Dengan melakukan hal ini, Anda dapat dengan mudah mengakses dan merujuk pada kontrak jika ada masalah atau perselisihan di kemudian hari.
Menyimpan semua kontrak di satu tempat membuatnya mudah ditemukan dan menyimpan catatan lengkap untuk referensi di masa mendatang, memastikan transparansi dan akuntabilitas.
7. Lanjutkan dengan proses pembelian
Setelah semuanya siap, sekarang saatnya memesan barang menggunakan pesanan pembelian.
Setelah produk atau layanan yang dikontrak dikirimkan, pastikan produk atau layanan tersebut sesuai dengan spesifikasi kontrak. Anda mungkin ingin mencocokkan pesanan pembelian, tanda terima pengiriman, dan faktur pemasok.
Setelah semuanya sesuai, lakukan pembayaran dalam jangka waktu yang disepakati. Langkah terakhir ini memastikan bahwa seluruh proses pengadaan, mulai dari penempatan pesanan hingga pembayaran, telah selesai dan mengikuti ketentuan yang Anda setujui.
8. Penutupan kontrak
Setelah memenuhi semua persyaratan kontrak, saatnya untuk mempertimbangkan pemutusan kontrak.
Jika layanan vendor terbukti memuaskan, Anda bisa menyimpannya dalam catatan Anda, membangun fondasi untuk hubungan bisnis jangka panjang yang dapat diandalkan.
Dengan melakukan hal ini, Anda mempertahankan kolaborasi yang sukses, sehingga menambah stabilitas dan efisiensi proses pengadaan Anda dalam jangka panjang.
Menerapkan Kontrak Pengadaan
Mengelola kontrak pengadaan secara efektif mungkin tampak seperti sebuah tugas, namun dengan pendekatan yang tepat alat manajemen pengadaan anda dapat dengan mudah melewatinya.
ClickUp melengkapi Anda dengan semua alat yang Anda butuhkan untuk memulai. Berikut adalah beberapa cara ClickUp dapat membuat proses pengadaan Anda lebih lancar dan terorganisir.
Manajemen Kontrak ClickUp
Gunakan Templat Manajemen Kontrak ClickUp untuk menyederhanakan manajemen kontrak pembelian.
Dengan bantuannya, Anda bisa memantau dan mengelola semua kontrak pengadaan Anda melalui setiap tahap mulai dari pengembangan hingga persetujuan dan penyerahan akhir. Anda tidak perlu melakukan sendiri alat bantu tambahan untuk melacak proses pengadaan; semuanya bisa dilakukan dalam ClickUp.
Pantau semua kontrak Anda dengan mudah di setiap tahap, mulai dari pengembangan, persetujuan, hingga penyerahan!
Templat Pengadaan ClickUp Templat Pengadaan ClickUp adalah solusi satu atap untuk semua kebutuhan pengadaan Anda. Ini membantu Anda menstandarkan proses, memastikan transparansi dan manajemen yang lebih sederhana.
Kelola proses pengadaan Anda dengan mudah dengan status khusus dan bidang khusus. Lacak aktivitas pengadaan dengan menggunakan label prioritas, tugas, penerima tugas, dan tag. Gunakan pembaruan status untuk memberi tahu para pemangku kepentingan tentang kemajuan secara otomatis.
Lacak tugas di Tampilan Daftar; analisis hubungan vendor dengan Tampilan Tingkat Pemasok; buat proses terstandardisasi dengan Tampilan Prosedur Operasi Standar Pengadaan; pantau jadwal dengan Tampilan Kalender.
Dengan ClickUp, Anda bisa mengabaikan pemeriksaan kalender harian karena fitur ini mengirimkan notifikasi tepat waktu. Fitur ini memastikan Anda tetap mengetahui tugas dan tenggat waktu Anda tanpa perlu melakukan pemantauan manual secara terus-menerus, merampingkan alur kerja Anda dan meningkatkan efisiensi proses pengadaan Anda.
Menavigasi seluruh proses pengadaan secara efektif melalui tabel, daftar, dan dokumen untuk berbagai tujuan menggunakan Template Pengadaan ClickUp
Tugas ClickUp
Merasa kewalahan menangani beberapa proses dan kontrak pengadaan sekaligus? Tugas ClickUp meringankan beban Anda dengan membuatnya lebih mudah untuk menyelesaikan sesuatu. Dengan Tasks, Anda bisa memecah proses Anda menjadi beberapa langkah dan sub-tugas yang dapat dikelola dan menugaskannya ke berbagai pemilik.
Buat Daftar Periksa untuk melacak semua item yang harus dilakukan dan mengatur tugas berdasarkan prioritas. ClickUp juga menyederhanakan kolaborasi dengan tim Anda dalam berbagai tugas dengan utas komentar, rekaman layar yang dapat dibagikan, dan berbagi file. Peningkatan efisiensi ini meningkatkan produktivitas, sehingga Anda dapat mencapai lebih banyak hal.
rencanakan, atur, dan berkolaborasi dalam proyek apa pun dengan manajemen tugas yang dapat disesuaikan untuk setiap kebutuhan
Otomatisasi ClickUp
ClickUp Automations merevolusi proses kontrak pengadaan dengan secara otomatis memicu tugas yang berulang, seperti pembaruan kontrak.
Fitur ini memastikan pengelolaan kontrak pengadaan yang tepat waktu dan lancar tanpa perlu intervensi manual.
mengotomatiskan tugas yang berulang Menggunakan ClickUp AI_
Sederhanakan Kontrak Pengadaan Anda Dengan ClickUp
Setelah Anda mengenal tiga jenis kontrak pengadaan dan fitur-fiturnya yang berbeda, Anda bisa merencanakan strategi pengadaan Anda dengan percaya diri.
Templat pengadaan ClickUp, manajemen kontrak, dan manajemen tugas dapat membantu Anda membangun alur kerja pengadaan yang efisien dan efektif. Daftar dengan ClickUp hari ini dan jadikan manajemen kontrak pengadaan barang dan jasa menjadi mudah