Pernahkah Anda merekrut seseorang yang sangat sesuai dengan deskripsi pekerjaan, namun kemudian terkejut karena orang tersebut ternyata tidak mampu berkembang dalam peran tersebut?
Sebagai bagian dari proses perekrutan, setiap organisasi menyusun deskripsi pekerjaan, yang biasanya mencakup serangkaian keterampilan dan pengalaman yang harus dimiliki oleh calon karyawan. Namun, untuk berhasil dalam suatu peran tertentu, karyawan membutuhkan lebih dari sekadar itu. Mereka membutuhkan serangkaian ‘kompetensi’ yang lebih holistik.
Membuat dan menggunakan kerangka kompetensi membantu organisasi mengevaluasi, melibatkan, dan mendukung karyawan agar dapat berkembang. Dalam postingan blog ini, kami akan membahas apa itu kerangka kompetensi, mengapa Anda harus menggunakannya, dan bagaimana Anda dapat membuatnya untuk organisasi Anda.
Apa Itu Kerangka Kompetensi?
Kerangka kompetensi adalah serangkaian pengetahuan, keterampilan, sikap, sifat, dan perilaku yang harus dimiliki seorang karyawan agar dapat berkembang dalam peran kerjanya.
Bagaimana kerangka kerja kompetensi berfungsi?
Misalkan Anda sedang merekrut seorang pengembang Python. Biasanya, Anda akan mencari seseorang yang memiliki sertifikasi atau pengalaman dalam pemrograman dengan Python. Namun, jika menggunakan kerangka kerja kompetensi, Anda akan mencari seseorang yang memiliki hal-hal berikut:
- Pengetahuan tentang Python dalam konteks bahasa pemrograman, filosofi desainnya, fitur-fiturnya, dan semantiknya
- Keterampilan dalam menggunakan Python untuk pemrograman aplikasi, algoritma pembelajaran mesin, dan sebagainya.
- Sikap terhadap pemrograman Python dan teknologi lain yang digunakan oleh perusahaan
- Atribut yang berkaitan dengan partisipasi dalam komunitas, kontribusi pada perangkat lunak sumber terbuka, dan sebagainya.
- Keterampilan perilaku dalam pemecahan masalah, kolaborasi, kerja jarak jauh, transparansi, dan sebagainya.
Kapan sebaiknya Anda menggunakan kerangka kompetensi?
Situasi pertama di mana suatu organisasi menggunakan kerangka kompetensi adalah saat merekrut. Sebelum memilih kandidat tertentu untuk suatu posisi, kerangka kompetensi memastikan bahwa kandidat tersebut sesuai dengan posisi tersebut.
Namun, ini merupakan alat yang sangat berguna sepanjang karier karyawan. Kerangka kerja ini dapat digunakan dalam evaluasi kinerja, saat promosi, merancang pelatihan dan pengembangan, serta untuk manajemen perubahan. Kerangka kerja ini juga bermanfaat untuk perencanaan suksesi.
Apa saja yang termasuk dalam kerangka kerja kompetensi?
Tidak ada satu set komponen tunggal yang membentuk kerangka kompetensi. Tergantung pada organisasi, tim, peran pekerjaan, jabatan, tanggung jawab, dan sebagainya, kompetensi yang dibutuhkan dapat bervariasi.
Namun, kerangka kompetensi pada umumnya terdiri dari komponen-komponen berikut.
🏆 Nilai-nilai inti: Organisasi saat ini mengharapkan prinsip dan keyakinan karyawan selaras dengan nilai-nilai perusahaan pada dimensi-dimensi tertentu.
Misalnya, jika nilai-nilai inti perusahaan Anda adalah keberagaman dan integritas, Anda tentu mengharapkan calon karyawan memiliki standar etika yang tinggi sebagai bagian dari kompetensi mereka.
🏆 Kompetensi inti: Semua peran pekerjaan memerlukan kompetensi ini, yang umumnya mencakup keterampilan organisasi, keterampilan interpersonal, pemecahan masalah, orientasi pada pelanggan, dan sebagainya.
Misalnya, jika Anda adalah organisasi jasa, seperti pusat kebugaran atau spa, Anda tentu mengharapkan semua karyawan memiliki keterampilan layanan pelanggan. Jika Anda terutama merupakan organisasi penjualan, seperti afiliasi atau dealer mobil, keterampilan negosiasi akan menjadi kompetensi inti. Berikut adalah beberapa contoh kompetensi inti lainnya yang mungkin berlaku bagi Anda.
🏆 Kompetensi fungsional: Ini adalah keahlian khusus yang diperlukan untuk peran tertentu. Hal ini bisa berupa keterampilan teknis, penguasaan perangkat lunak, keahlian riset, dan sebagainya. Tidak semua orang memerlukan kompetensi ini.
Misalnya, jika Anda merekrut seorang pengembang, mereka harus memiliki kompetensi fungsional dalam pemrograman menggunakan bahasa pemrograman tertentu.
🏆 Kompetensi kepemimpinan: Ini adalah kompetensi yang harus dimiliki oleh manajer dan pemimpin, seperti manajemen proyek, pengawasan, penyelesaian konflik, penanganan krisis, dan sebagainya. Dalam arti tertentu, kompetensi kepemimpinan merupakan kompetensi fungsional bagi manajer.
Sebuah organisasi mengharapkan setiap karyawan memiliki keselarasan antara nilai-nilai inti dan kompetensi inti. Tergantung pada perannya, ada yang mungkin hanya memerlukan kompetensi fungsional, sementara yang lain mungkin memerlukan kompetensi fungsional dan kepemimpinan.
Cara langsung untuk memastikan Anda mengevaluasi karyawan Anda berdasarkan semua kompetensi ini adalah dengan memiliki kerangka kerja yang komprehensif. Berikut ini cara mengembangkan kerangka kerja tersebut.
Langkah-langkah untuk Mengembangkan Kerangka Kompetensi
Sebelum memulai, ingatlah bahwa kerangka kompetensi adalah dokumen yang komprehensif. Dokumen ini mencakup pekerjaan, karyawan, dan budaya organisasi. Oleh karena itu, pembuatan kerangka kompetensi memerlukan pendekatan yang teliti serta platform kolaboratif seperti ClickUp untuk Sumber Daya Manusia. Berikut cara memulainya.
1. Tentukan tujuan Anda
Kerangka kompetensi dapat digunakan untuk berbagai tujuan. Sebelum Anda mulai membangun kerangka tersebut, tentukan terlebih dahulu mengapa Anda membutuhkannya. Tanyakan pada diri Anda:
- Untuk apa Anda akan menggunakannya?
- Apa yang ingin Anda capai dengan kerangka kerja ini?
- Bagaimana hal ini akan meningkatkan kinerja?
- Bagaimana hal ini akan membantu karyawan dan organisasi?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda mempersempit tujuan Anda. Namun, sangat wajar jika ada lebih dari satu jawaban untuk setiap pertanyaan ini, dan Anda perlu memprioritaskan yang paling penting di antaranya.
Sederhanakan diskusi tersebut dengan ruang kerja virtual kolaboratif seperti ClickUp Whiteboards. Pastikan semua pemangku kepentingan yang relevan, termasuk kepala departemen, pemimpin talenta, HR, dan keuangan, memiliki pemahaman yang sama mengenai kompetensi Anda.
Setelah itu, gunakan alat seperti ClickUp Goals untuk membuat tujuan dan rencana Anda terlihat oleh setiap pemangku kepentingan yang relevan. Hubungkan tujuan kerangka kerja kompetensi Anda dengan tujuan organisasi. Kemudian, delegasikan kepada setiap kepala departemen untuk menentukan tujuan mereka masing-masing.
2. Kumpulkan informasi
Untuk membuat kerangka kompetensi, Anda memerlukan informasi mengenai empat komponen: nilai-nilai inti, kompetensi inti, kompetensi fungsional, dan kompetensi kepemimpinan. Kumpulkan informasi mengenai dimensi-dimensi ini dari karyawan yang sudah ada.
Tanyakan kepada tim Anda
Gunakan ClickUp Forms untuk melakukan survei di seluruh organisasi. Tanyakan kepada anggota tim mengenai kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan yang terkait. Tanyakan kepada manajer mengenai kompetensi apa yang mereka harapkan dari anggota tim mereka. Tanyakan kepada pimpinan senior mengenai nilai-nilai apa yang diutamakan oleh organisasi.
Periksa data yang sudah ada
Analisis informasi dari perangkat lunak keterlibatan karyawan, templat penilaian kinerja, dan sebagainya untuk mengidentifikasi kesenjangan. Telusuri umpan balik yang diberikan manajer kepada tim mereka dan amati tren yang muncul.
Lakukan juga analisis proses untuk memahami bagaimana sistem tersebut beroperasi.
Pelajari pasar
Bandingkan organisasi Anda dengan keterampilan yang diminati di pasar. Jika Anda sedang mengembangkan sesuatu yang disruptif atau inovatif, pastikan Anda juga memetakan keterampilan yang mungkin Anda butuhkan untuk beberapa tahun ke depan.
Dengan daftar lengkap setiap kompetensi yang Anda butuhkan, buatlah kerangka kerja tersebut.
3. Buat kerangka kerja tersebut
Susun kompetensi: Kelompokkan daftar tersebut ke dalam nilai-nilai inti, kompetensi inti, kompetensi fungsional, dan kompetensi kepemimpinan. Berikut adalah beberapa contoh cara melakukannya.
| **Nilai-nilai inti** | **Kompetensi inti** | **Kompetensi fungsional** | **Kompetensi kepemimpinan** |
|---|---|---|---|
| Keragaman dan inklusi, Kasih sayang, Empati, Integritas dan kejujuran, Tanggung jawab pribadi | Komunikasi, Kolaborasi, Kerja jarak jauh, Pemecahan masalah, Keterampilan analitis, Penalaran logis | Pemrograman, Pengujian Perangkat Lunak, DevOps, Keamanan Siber, Penyuntingan berdasarkan panduan gaya APA, Kepatuhan | Pemikiran holistik, Pemecahan masalah, Penyelesaian konflik, Kecerdasan emosional, Keterampilan negosiasi, Kesadaran diri |
Tentukan kompetensi: Anda mungkin menganggap keterampilan seperti komunikasi, kolaborasi, dan sebagainya sudah jelas. Seringkali, hal itu tidaklah demikian. Akan sangat membantu jika Anda mendefinisikan kompetensi-kompetensi ini secara jelas beserta tindakan kunci yang sesuai. Misalnya, jika kerja jarak jauh merupakan suatu kompetensi, Anda dapat mendefinisikannya sebagai:
- Kemampuan untuk bekerja secara mandiri di luar kantor
- Keterampilan manajemen waktu
- Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif melalui alat kolaborasi berbasis teks
- Mampu menggunakan alat digital untuk konferensi video, berbagi layar, merekam layar, kolaborasi virtual, dan sebagainya.
- Kecerdasan emosional untuk mendeteksi ketidaknyamanan atau kesalahpahaman dan menyelesaikannya secara proaktif
- Kesediaan untuk mengulang atau menjelaskan kembali konsep-konsep tersebut guna memastikan pemahaman yang baik
Saat melakukannya, memberikan contoh juga akan membantu. Misalnya, Anda bisa mengatakan, “ketika Anda merasa seorang rekan kerja kesulitan memahami sesuatu, Anda akan secara proaktif menawarkan bantuan kepada mereka.”
Ingatlah bahwa kompetensi umumnya berupa keterampilan, sikap, dan perilaku yang sulit diukur seperti metrik KPI biasa. Namun, hal itu tidak menjadi masalah. Pertimbangkan penggunaan ukuran kualitatif untuk mengidentifikasi dan mengembangkannya.
Mapping kompetensi: Setelah Anda memiliki kategori-kategori tersebut, sesuaikanlah dengan setiap peran. Nilai-nilai inti dan kompetensi inti kemungkinan besar akan dibutuhkan oleh setiap karyawan. Luangkan waktu untuk memetakan kompetensi fungsional dan kepemimpinan ke peran-peran spesifik yang relevan. Selain itu, tentukan bagaimana kompetensi-kompetensi ini mendukung perkembangan karier.
Template Pemetaan Keterampilan ClickUp adalah cara yang sederhana namun komprehensif untuk melakukannya. Template yang sepenuhnya dapat disesuaikan dan ramah pemula ini sangat ideal untuk mencatat, mengatur, dan memetakan kompetensi tim Anda.
⚡️Arsip Template: Berikut adalah template matriks keterampilan lainnya yang dapat Anda pilih.
4. Terapkan kerangka kerja tersebut dan komunikasikan di antara tim-tim
Perkenalkan: Sampaikan kerangka kerja ini kepada seluruh anggota staf. Libatkan para pemimpin tim, manajer, dan pimpinan senior dalam kerangka kerja baru ini, serta ajak mereka untuk menerapkannya dalam proses perekrutan, pelatihan, dan pengembangan profesional mereka.
Dokumentasi: Publikasikan kerangka kompetensi dan bagikan kepada semua pemangku kepentingan yang relevan di organisasi. ClickUp Docs membantu Anda membuat dokumentasi kerangka kompetensi yang menarik secara visual dan membagikannya dengan tingkat akses yang tepat.
Terapkan: Integrasikan kerangka kerja tersebut ke dalam semua proses yang telah Anda identifikasi sebagai relevan saat menentukan tujuan.
- Jika Anda ingin menggunakan kerangka kompetensi dalam proses perekrutan, integrasikan ke dalam perangkat lunak manajemen talenta Anda dan rancang program penyaringan yang relevan
- Jika Anda menggunakannya dalam evaluasi tahunan, integrasikan ke dalam perangkat lunak evaluasi kinerja
- Jika Anda berencana menggunakannya dalam pengembangan karier berkelanjutan, integrasikan data terkait kompetensi ke dalam alat manajemen kinerja Anda
Gunakan Template Laporan Kinerja ClickUp untuk memvisualisasikan bagaimana kinerja setiap karyawan/tim dalam berbagai kompetensi yang telah Anda tetapkan.
⚡️Arsip Template: Tingkatkan kompetensi Anda dengan template rencana peningkatan kinerja ini.
Tinjau dan sesuaikan: Meskipun tidak berguna untuk terus-menerus mengubah kerangka kompetensi Anda, penting untuk meninjaunya secara berkala. Misalnya, jika salah satu kompetensi fungsional tim pemasaran Anda adalah SEO, kompetensi tersebut memerlukan pembaruan besar-besaran mengingat meningkatnya penggunaan AI.
Pada momen-momen penting seperti ini, peninjauan menyeluruh terhadap kerangka kompetensi Anda sangat diperlukan.
⚡️Arsip Template: Rancang revisi kerangka kerja Anda secara efektif dengan template peningkatan proses ini.
Saat Anda membaca ini, jika Anda berpikir, “kami sudah memiliki deskripsi pekerjaan, evaluasi, dll., mengapa kami perlu kerangka kerja lain lagi?” inilah jawabannya.
Manfaat Kerangka Kerja Kompetensi
Kerangka kompetensi yang baik secara signifikan memperkuat kemampuan organisasi dalam merekrut, melatih, mengembangkan, dan melibatkan karyawan karena:
Meningkatkan proses perekrutan: Kerangka kerja kompetensi memastikan bahwa hanya kandidat yang tepat yang dipilih untuk posisi yang tersedia. Hal ini mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan perekrutan dan mencegah masalah keterampilan. Selain itu, hal ini juga meminimalkan biaya pelatihan dan orientasi setelah kandidat diterima.
Menetapkan ekspektasi yang jelas: Kerangka kerja ini secara jelas menetapkan ekspektasi kinerja bagi calon karyawan, karyawan, dan manajer. Hal ini mempersiapkan mereka untuk sukses, sekaligus mendorong mereka untuk memfokuskan upaya mereka pada pengembangan kompetensi yang penting.
Menciptakan transparansi: Kerangka kompetensi memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama. Calon karyawan mengetahui apa yang diuji dari mereka. Karyawan mengetahui di bidang apa mereka unggul dan keterampilan apa yang masih kurang. Hal ini menghilangkan kecemasan yang tidak perlu terkait kinerja.
Meningkatkan kinerja: Dengan kejelasan yang lebih besar mengenai apa yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, kinerja individu kemungkinan besar akan meningkat. Ketika seluruh organisasi memiliki nilai-nilai dan kompetensi yang sama, efek gabungannya sangat besar.
Mendukung bisnis yang berkelanjutan: Kerangka kompetensi yang baik memastikan bahwa organisasi memiliki fondasi yang kokoh saat ini dan fleksibel untuk menghadapi masa depan. Hal ini memungkinkan para pemimpin bisnis untuk mengembangkan keterampilan dan kemampuan yang menjadi pendorong keunggulan kompetitif di masa depan. Selain itu, hal ini memudahkan pengelolaan talenta dalam jangka panjang.
Perkuat Kerangka Kerja Kompetensi Anda dengan ClickUp
Proses perekrutan bisa sangat melelahkan. Perekrutan yang salah dapat mengakibatkan kerugian yang cukup besar akibat pemutusan hubungan kerja, perekrutan ulang, orientasi karyawan baru, pelatihan, dan sebagainya. Yang lebih parah lagi, Anda mungkin tidak menyadari bahwa Anda telah membuat keputusan perekrutan yang tidak efektif hingga semuanya sudah terlambat.
Misalnya, Anda mungkin telah merekrut seseorang yang sangat ahli dalam pemrograman Python tetapi tidak memiliki keterampilan kolaboratif atau keahlian industri yang diperlukan untuk mengembangkan produk Anda. Pada saat Anda menyadari adanya kesenjangan ini, Anda mungkin telah menanggung biaya aktual dan biaya peluang.
Kerangka kompetensi yang dirancang dengan matang dapat mencegah terjadinya situasi seperti itu dan membantu Anda mengambil keputusan yang tepat. Lakukan brainstorming, rencanakan, buat, terapkan, dan optimalkan kerangka kompetensi Anda dengan ClickUp.